SUGARCRM VN
HR CRM USER GUIDE
Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM


















CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

1 | P a g e

MỤC LỤC
1 ĐĂNG NHẬP 2
1.1 Màn hình giao diện 2
1.2 Ý nghĩa phân hệ 3
2 QUẢN LÝ CANDIDATE 3
2.1 Tạo mới Candidate 3
2.2 Xem Danh sách Candidate 5
2.3 Tìm kiếm Candidate 7
2.3.1 Tìm kiếm cơ bản 8
2.3.2 Tìm kiếm nâng cao 9
2.3.3 Tìm kiếm cục bộ 10
3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR 10
3.1 Quy trình tổng quan 10
3.2 Khách hàng (Accounts) 11
3.2.1 Nhập thông tin khách hàng 11
3.2.2 Xem Danh sách khách hàng 13
3.2.3 Tạo tương tác với khách hàng 15
3.2.4 Tìm kiếm khách hàng 19
3.3 Vacancy 19
3.3.1 Tạo thông tin Vacancy 19
3.3.2 Xem Danh sách Vacancy 20
3.3.3 Tìm kiếm Vacancy 20
3.3.4 Tạo hoạt động 20
3.4 Mapping Va –Ca 20
3.4.1 Cách tính điểm matching 20
3.4.2 Mapping 23
3.5 Billing 33
4 REPORT 34







CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

2 | P a g e

1 ĐĂNG NHẬP
1.1 Màn hình giao diện

















CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

3 | P a g e

1.2 Ý nghĩa phân hệ

STT
Từ ngữ, khái niệm
Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú
1
Accounts (KH chính
thức)
Là những KH đã có ít nhất 1 lần sử dụng DV-SP của cty
2
Contracts (Người liên
hệ)
Là thông tin hợp đồng giữa KH-cty, HĐ này là HĐ nguyên
tắc.
3
Vancancy (Đầu mối
công việc)
Là những đầu mối việc làm bao gồm:
+ Job title = Sales Manager
+ Industry = Retail/ Wholesales,Trading -
Distribution


4
Candidate
Là những thông tin ứng viên, bao gồm chuyên môn, kinh
nghiệm, kĩ năng….
5
Billing
Là hóa đơn thu sau khi có một Candidate success giữa KH -
HR
6
Báo cáo (Reports)
Là báo cáo lại doanh số về cuộc hẹn, candidate,
vancacy….theo yêu cầu của quản lý

2 QUẢN LÝ CANDIDATE
2.1 Tạo mới Candidate

Bước 1: Vào Menu Chọn Candidates  Create Candidates





CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

4 | P a g e



Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate
Khi tạo một record ứng viên mới thì cần kiểm tra việc ứng viên trùng dựa vào các field:
- Full Name
- Email
- Mobile phone

Nếu báo trùng





CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

5 | P a g e


Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new. No
duplicated record was found.”

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin rồi chọn Save




2.2 Xem Danh sách Candidate






CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

6 | P a g e





Tại Profile ta có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa thông tin ứng viên





CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn


7 | P a g e










2.3 Tìm kiếm Candidate






CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

8 | P a g e





Tìm kiếm cơ bản












CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

9 | P a g e

Tìm kiếm nâng cao



Tìm kiếm nâng cao kết hop nhiều thông tin tìm kiếm khác nhau, cho kết quả tìm kiếm
chính xác.












CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

10 | P a g e

Tìm kiếm cục bộ



3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR
3.1 Quy trình tổng quan













CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

11 | P a g e

3.2 Khách hàng (Accounts)
Nhập thông tin khách hàng

Bước 1: Chọn Account -> Create Account


Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate
Khi tạo một record khách hàng mới thì cần kiểm tra KH trùng dựa vào các field:
- Company Name
- Phone





CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

12 | P a g e


Lưu ý:
Các ô có dấu (*) là bắt buộc.

Nếu tìm thấy record trùng thì hệ thống sẽ thông báo:







CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

13 | P a g e

Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new.
No duplicated record was found.”




Xem Danh sách khách hàng








CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

14 | P a g e















CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

15 | P a g e

Tạo tương tác với khách hàng

Trong Prolie khách hàng

Lưu ý:
Đối với khách hàng cũ, ta vào chọn tìm kiếm -> Profile khách hàng -> History để xem
những tương tác với khách hàng.


 Tạo cuộc gọi








CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737

W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

16 | P a g e



 Tạo cuộc hẹn









CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

17 | P a g e



 Compose Mail: Tương tự tạo cuộc gọi
 Create Task: tương tự tạo cuộc hẹn
 History


- Create Note or Attachment
Trường hợp muốn ghi chú hoặc đính kèm file cho công ty này thì sử dụng chức
năng Create Note or Attachment.






CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

18 | P a g e




- Archive Mail :Lưu những mail trao đổi với khách hàng













CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

19 | P a g e

Tìm kiếm khách hàng
(Tương tự như Tìm kiếm Candidate)

3.3 Vacancy
Tạo thông tin Vacancy










CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737

W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

20 | P a g e

Xem Danh sách Vacancy
Tương tự phần Candidate 2.2
Tìm kiếm Vacancy
Tương tự phần Candidate 2.3
Tạo hoạt động
Tương tự phần Account

3.4 Mapping Va –Ca
Mapping là chức năng tự động lọc những ứng viên tiềm năng thỏa các tiêu chí yêu cầu
của công việc để đưa vào danh sách ứng viên tiềm năng của một công việc.
Chức năng này được thực hiện tự động. Để chức năng chạy được như ý thì yêu cầu
người dùng nhập liệu thông tin đầy đủ và chính xác không chỉ cho Vacancy mà còn cả
Candidate.
Cách tính điểm matching

Bước 1: Vào đầu mối công việc (Vacancy)











CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

21 | P a g e


Bước 2: Trong profile Vacancy chọn Mapping Candidate


Bước 3: Tính điểm Lấy tất cả nhưng ứng viên thuộc về lĩnh vực của Vacancy tiến hành
tính điểm ( cách tính điểm như file Excel đính kèm theo Email ) sau quá trình tính điểm
màn hình hiển thị ra 10 ứng viên có điểm cao nhất trong panel Matching (xem hình
dưới).








CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn


22 | P a g e



Cách Tính điểm :
Field
candidate
Giá trị
Điều kiện
Field
vacancy
Giá trị
Điể
m
cộng
Desired
Function

Giá trị “developer” có
tồn tại trong field bên
candidate
Job title
developer
0
Career
Objectives
develop
er
Giá trị “developer” có
tồn tại trong field bên

candidate
Job title
developer
15
Professional
Summary
develop
er
Giá trị “developer” có
tồn tại trong field bên
candidate
Job title
developer
15
Job Function
Softwar
e/Hard
ware
Mỗi giá trị trùng + 5
điểm (nếu job function
và company industry
cùng trùng 1 giá trị thì
chỉ được +5 )
Selected
industry
IT –
Software
5
Company
Industry


Mỗi giá trị khớp + 5
điểm
Selected
industry
IT –
Software
0
Desired
W.Location
HCMC
Khớp (trùng)
Working
place
HCMC
15
Language
Level
Fair
Nếu cao hơn hoặc
bằng
Min
English
level
Average
10
Current
Salary
300
USD

Trong khoảng
Salary
from ->
Salary to
100->1000
USD
10
Desired
Salary
350
USD
Trong khoảng
Salary
from ->
Salary to
100->1000
USD
10





CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

23 | P a g e


Total year of
Exp
0
Lớn hơn hoặc bằng
Min Year
of
experience
s
2
0
Education
Level
Diploma
Nếu cao hơn hoặc
bằng
Min
Education
Intermediate
10

Mapping
Sau khi tính điểm matching ứng viên cho Vacancy ta có danh sách sau:
Bước 1: Chọn Add to Shortlist

Mô tả:
ID
Đối tượng
Mô tả chi tiết
1

CaID
Mã số Vacancy
2
Full name
Họ tên đầy đủ của ứng viên





CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

24 | P a g e

3
Pro Sum trên một dòng
được hover
Khi mouse hover lên ô này thì show 1 cái tool tip list ra
thông tin kinh nghiệm của từng công ty bao gồm:
Total years + Job Title + Company name theo đúng
format trong hình mô tả:

Lưu ý:
Pro sum sẽ được tính tự động giá trị bằng công thức sau:
Total years + Job Title + Company name
Total Years = Employment History > (Work To – Work

From)
Job title = Employment > Job title
Company Name = Employment > Company name
4
Yr of Exp
Số năm kinh nghiệm của ứng viên
5
Status
Tình trạng ứng viên
1. New
2. Interviewed by L&A
3. Locked
4. Retired
5. Blacklist
User không thể assign một candidate với status = “New”
vào một vacancy
7
Icon Matching %
Mặc định danh sách này được sort theo column Matching
%
Số điểm của matching % được tính toán từ 0 đến 100 dựa
vào việc so sánh các fields của một vacancy và CV của
một ứng viên
8

Action link
Các hoạt động
Add to shortlist
User click vào đây thì hệ thống làm các việc sau: