Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
N
h chỳng ta ó bit, cụng tỏc lu tr l mt lnh vc quan trng ca nh nc, bao
gm tt c nhng vn v lý lun, thc tin v phỏp ch liờn quan n vic t chc
khoa hc ti liu, bo qun v t chc khai thỏc, s dng ti liu lu tr, phc v
cụng tỏc qun lý, nghiờn cu khoa hc v cỏc yờu cu cp bỏch ca cụng dõn.
Cụng tỏc lu tr cú mt ý ngha ht sc quan trng, thit thc i vi mi hot
ng v chớnh tr, kinh t, vn húa xó hiChớnh vỡ th, vic thc hin tt ni dung
ca cụng tỏc lu tr s gúp phn vo vic bo v si sn ca dõn tc, ca quc gia,
ng thi gúp phn vo vic xõy dng v bo v t nc.
Trong quỏ trỡnh xõy dng v bo v t nc, ti liu lu tr l mt trong
nhng cụng c thit yu bo v vng chc ch quyn ca t quc, chng li mi
õm mu xõm lc ca bn quc, thc dõn. ng thi, ti liu lu tr cng chớnh
l phng tin thụng tin c ng v nh nc s dng tuyờn truyn ng li,
ch trng, chớnh sỏch n cỏc tng lp nhõn dõn. Ngoi ra, ti liu lu tr cũn c
s dng rng rói trờn mi lnh vc t hiu qu cao. Do ú, ti liu lu tr phi luụn
bo qun t th h ny sang th h khỏc, ú chớnh l ngun thụng tin vụ tn mi
ngi cụng dõn, mi ngnh, mi c quan u cú th s dng c.
Tuy nhiờn, t nc ta ó tri qua nhiu cuc chin tranh kộo di, chớnh vỡ
vy, nhiu ti liu ó b hy hoi, phõn tỏn khp ni, mt khỏc do mt s ngi thiu
ý thc, thiu tinh thn trỏch nhim, thiu hiu bit, ó tiờu hy nhiu ti liu cú giỏ
tr. Trc tỡnh hỡnh trờn, a cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr i vo n np ó
tr thnh mt trong nhng nhu cu cp bỏch ca ng v nh nc.
Trong my nm gn õy, tỡnh hỡnh cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr Trung
ng v a phng ngy cng c cỏc c quan, on th, t chc chỳ trng v phỏt
trin. ng v nh nc ta ban hnh hng lot cỏc vn bn phỏp quy, cỏc cụng vn
nhm hng dn, ch o, t chc mt cỏch cú h thng, cỏc c quan qun lý cụng
tỏc lu tr v ti liu lu tr t Trung ng n a phng. Bờn cnh ú, cỏc c
quan ó cú nhiu u t v c s vt cht, v trỡnh chuyờn mụn cỏn b lm cụng
tỏc lu trgúp phn lm cho cụng tỏc lu tr bc u i vo n np.
Qua t thc tp ny, em nhn thy rng cụng tỏc vn th lu tr ca y

ban nhõn dõn xó Long Thnh Bc cũn gp nhiu khú khn, hn ch v kho tng, c
s vt cht cha c trang b y . ng thi, vn dng cỏc kin thc ó c
hc nh trng trong t thc tp ny em ó ỳc rỳt ra c mt s kinh nghim
quý bỏu trong cụng tỏc lu tr giỳp cho em cú c kin thc v nghip v mt cỏch
vng chc hn.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 1
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
ẹ hon thnh t thc tp ny, em xin cm n s trau di kin thc ca cỏc
thy, cụ trong thi gian qua, cm n s giỳp nhit tỡnh ca cỏc cụ, chỳ lónh o
y ban nhõn dõn xó Long Thnh Bc ó to iu kin cho em hon thnh tt t thc
tp ny.
Xin chõn thnh cm n Ban Giỏm hiu trng Trung hc vn th lu tr
Trung ng II cựng cỏc thy cụ ca trng ó truyn t cho em nhng kin thc quý
bỏu cho em ỏp dng vo thc tin cụng tỏc ngy cng tt hn.
Xin chõn thnh cm n Ban Giỏm c Trung tõm giỏo dc thng xuyờn tnh
Tõy Ninh, cỏc phũng, ban v giỏo viờn ch nhim lp hnh chớnh vn phũng khúa 24
ti chc ó nhit tỡnh ch bo, chm lo õn cn, ó ginh cho hc viờn chỳng em nhng
tỡnh cm chan hũa v ú cng chớnh l ngun ng viờn, c v ln lao giỳp chỳng em
n vng bc tin vo tng lai phớa trc, ha hn nhiu iu tt p trong cụng
tỏc ca mỡnh ti c quan, ng thi úng gúp mt phn cụng sc nh bộ trong cụng
cuc xõy dng t nc giu mnh.
Xin cm n.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
PHẦN NỘI DUNG
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 3
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
PHN I: NHN XẫT TèNH HèNH
CễNG TC LU TR CA C QUAN
1. Chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca c quan

* Vi nột v UBND xó Long Thnh Bc:
Long Thnh Bc l mt xó bỏn thnh th, bỏn nụng thụn nm khu vc trung
tõm huyn Ho Thnh vi tng din tớch t nhiờn theo s liu kim kờ t ai nm
2005 l 493ha, dõn s ca xó khong: 17.233 ngi.
+ Phớa ụng giỏp xó Trng Ho v xó Bu Nng huyn Dng Minh
Chõu.
+ Phớa Tõy giỏp Th trn Ho Thnh v xó Long Thnh Trung.
+ Phớa Nam giỏp xó Long Thnh Trung v xó Trng Tõy.
+ Phớa Bc giỏp xó Ninh Thnh - Th xó Tõy Ninh.
Sau i thng mựa xuõn nm 1975, ng v nh nc ta ó tng bc xõy
dng, cng c li b mỏy chớnh quyn t Trung ng n a phng khc phc
hu qu chin tranh; cỏch ú 02 nm UBND xó Long Thnh Bc c thnh lp theo
Quyt nh s 143-CP ngy 04/04/1979 ca Hi ng B trng v vic phõn chia
a gii hnh chớnh v i tờn t huyn Phỳ Khng thnh huyn Hũa Thnh tnh
Tõy Ninh.
Chin tranh qua i, ngn la chin tranh gi ó li tn th nhng tỡnh hỡnh
nhõn dõn c nc núi chung v nhõn dõn trờn a bn xó Long Thnh Bc núi riờng
phi ng u vi khụng ớt nhng khú khn, thỏch thc, iu ú ó nh hng
khụng nh n hot ng ca b mỏy chớnh quyn a phng.
Lỳc ú trỡnh ca cỏn b xó cũn rt hn ch nờn vic bo qun cng nh lu
tr cỏc h s, ti liu rt ln xn, thng bú thnh nhng gúi, sp xp khụng theo th
t, mt s ti liu b h hoc tht lc.
Xỏc nh cụng tỏc lu tr gúp phn rt quan trng trong vic iu hnh lónh
o ca th trng c quan. Vỡ vy, vic o to, bi dng cỏn b cú trỡnh
chuyờn mụn nghip v b trớ vo chc danh vn th - lu tr l mc tiờu, nhim
v hng u ca xó.
* Chc nng UBND xó Long Thnh Bc:
- L c quan tha hnh Phỏp lut trong phm vi a gii hnh chớnh ca xó
Long Thnh Bc
- Tham mu giỳp ng u thc hin chc nng qun lý nh nc v cỏc lnh

vc kinh t, vn húa xó hi, an ninh quc phũng v chm lo i sng nhõn dõn trờn
a bn xó. Nhm m bo cho Hin phỏp v Phỏp lut c tụn trng v chp hnh
nghiờm chnh a phng, phỏt huy quyn lm ch ca nhõn dõn lao ng, ng
viờn mi ngi cụng dõn lm trũn ngha v i vi nh nc.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 4
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
Cú t cỏch phỏp nhõn, cú con du riờng v c m ti khon ti kho bc nh
nc huyn Hũa Thnh.
* Nhim v v quyn hn ca y ban nhõn dõn xó Long Thnh Bc:
- Xõy dng cỏc vn bn Quy phm phỏp lut (c quy nh ti Lut T chc
Hi ng nhõn dõn v y ban nhõn dõn ngy 26 thỏng 11 nm 2003 ca Chớnh ph);
- Bỏo cỏo, xut lónh o cp trờn v nhng vn cú liờn quan n i
sng ca nhõn dõn v cỏc cụng trỡnh phỳc li nhm phc v nhõn dõn trong hin ti
v lõu di;
- T chc tuyn truyn, giỏo dc Phỏp lut, gii quyt cỏc vi phm phỏp lut
v tranh chp nh trong nhõn dõn theo quy nh ca phỏp lut.
- T chc tip dõn, gii quyt khiu ni, t cỏo v kin ngh ca cụng dõn theo
thm quyn.
- T chc thc hin tt hoc phi hp vi cỏc c quan chc nng trong vic thi
hnh ỏn theo quy nh ca phỏp lut, t chc thc hin cỏc quyt nh x lý vi phm
hnh chớnh theo quy nh ca phỏp lut.
-Thc hin ch thụng tin bỏo cỏo theo quy nh ca cp trờn v thc hin
cỏc nhim v khỏc do y ban nhõn dõn huyn giao.
* C cu t chc ca y ban nhõn dõn xó:
U ban nhõn dõn xó gm cú:
- Ch tch;
- Phú Ch tch;
- Cỏc U viờn y ban nhõn dõn xó;
- Cỏc ban, ngnh trc thuc y ban nhõn dõn xó.
S c cu t chc ca UBND xó Long Thnh Bc

CH TCH
PHể CH
TCH
PHể CH
TCH
CễNG
AN
KHI KINH
T
KHI VN
HO - X
HI
QUN
S
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
VĂN
PHÒNG
THỐNG
KÊ
2. Tổ chức lưu trữ ở cơ quan
UBND xã Long Thành Bắc bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòng
UBND, diện tích 10m
2
, cán bộ thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ, kho
lưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc.
Cơ quan bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làm
công tác kiêm nhiệm, chưa qua trường lớp đào tạo.
3. Tình hình tài liệu của cơ quan
Tài liệu hình thành trong công tác từ năm 1979 đến hết năm 2009. Khối tài

liệu này nhìn chung còn với số lượng rất ít do bị mất mát thất lạc trong hoạt động của
các năm trước đây. Tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị và
chưa lập công cụ tra tìm vì vậy trong quá trình giải quyết công việc gặp rất nhiều khó
khăn.
Loại hình tài liệu chủ yếu là loại hình về hành chính, cũng có một vài tài liệu
về phim ảnh, không có tài liệu khoa học công nghệ. Tình trạng vật lý tài liệu: do chưa
có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, một số bị rách nát, lộn xộn. Tài liệu
được sắp xếp theo năm và được bó gói cẩn thận.
4. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ
4.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu:
Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa trong công
tác lưu trữ nhẵm quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động. Bên
cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo
quản và phục vụ sử dụng tài liệu tại cơ quan.
UBND xã thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định hàng năm, sau đó cán
bộ lưu trữ còn tổ chức thu vén tài liệu của các ban, ngành, cá nhân nộp chưa hết vào
kho lưu trữ; Tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan được kiểm tra cẩn thận, bó
gói, lập phông … Do chưa có chỉ đạo của ngành cấp trên nên lưu trữ UBND xã chưa
giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND huyện Hòa Thành.
UBND xã Long Thành Bắc chỉ có một phông lưu trữ, nội dung tài liệu trong
phông chứa đựng thời kỳ thành lập UBND, những sự kiện tồn tại và phát triển kinh tế
- văn hóa xã hội của địa phương, nội dung tài liệu còn phản ánh chức năng, nhiệm vụ
của UBND xã như: kế hoạch, chỉ tiêu, báo cá, các Quyết định …
Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như:
+ Báo cáo: tháng, quí, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm.
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 6
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
+ K hoch: thỏng, quớ, 06 thỏng, nm, 05 nm
+ Quyt nh, thụng bỏo, t trỡnh, bn ngh, biờn bn v cỏc loi cụng vn
hnh chớnh khỏc.

a. Nhúm ti liu hnh chớnh tng hp:
Bao gm ti liu (k c s tay) ca lónh o UBND, ti liu ca Vn phũng
UBND xó v ti liu ca b phn Vn th Lu tr.
b. Nhúm ti liu v lnh vc Kinh t:
Bao gm ti liu ca Ban GTNT, i Thu, Ban Ti chớnh - K toỏn v Ban
a chớnh Xõy dng.
c. Nhúm ti liu v Vn húa xó hi:
Bao gm ti liu ca ban VHTT-TDTT, Ban Lao ng Thng binh xó hi,
Trm y t, Ban Dõn s G&TE v cỏc hi ng cú liờn quan.
d. Nhúm ti liu v An ninh quc phũng:
Bao gm ti liu ca Ban t phỏp - h tớch, Cụng an, quõn s v cỏc hi ng
cú liờn quan.
4.2. Cụng tỏc chnh lý ti liu:
Xỏc nh giỏ tr ti liu ti UBND xó Long Thnh Bc c thc hin ch yu
kt hp trong chnh lý.
UBND xó Long Thnh Bc thnh lp Hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu, thnh
phn gm cú:
- Ch tch Hi ng: l Ch tch UBND xó
- Cỏc y viờn:
+ Cỏn b ph trỏch vn phũng, ph trỏch vn th lu tr.
+ Cỏn b lu tr UBND xó.
+ i din cỏc n v cú ti liu np lu
Vic quy nh thi hn bo qun cho cỏc h s, ti liu lu tr ch yu l cn
c vo thi hn bo qun mu cc lu tr nh nc ban hnh nm 1975.
- i vi nhng ti liu c hỡnh thnh trong thi im hin ti thỡ ó c
xỏc nh giỏ tr ti liu s b trong cụng tỏc vn th nh sau:
+ Sau khi h s c m phi thu thp tt c cỏc vn bn, ti liu vo trong h
s lm phng tin cho vic iu hnh gii quyt cụng vic. Sau khi h s c
m, tc l khi mt cụng vic c th c trin khai bt u t vn bn ngun, thỡ vi
yờu cu gii quyt cụng vic, cỏc vn bn t liu tip theo cú liờn quan c tip tc

b sung vo h s. õy chớnh l quỏ trỡnh hỡnh thnh h s v lp h s. Ton b vn
bn hỡnh thnh trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, ti liu tham kho cú liờn quan
u lu trong h s khi xem xột, kim tra cụng vic cú th tỡm thy ngay nhng
thụng tin vn bn, ti liu cn thit.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 7
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
+ La chn cụng vic t hp thnh h s. Khi cụng vic kt thỳc la chn
vn bn cú giỏ tr lu trong h s, b sung cỏc vn bn cũn thiu, ng thi loi
nhng ti liu giy t khụng cn thit ra khi h s
Nhng vn bn giy t, ti liu cn loi ra khi h s l:Vn bn trựng tha;
giy t khụng phi thnh phn bt buc trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, khụng
cú giỏ tr tra cu sau ny; sỏch bỏo tham kho gii quyt cụng vic; vn bn quy
phm phỏp lut dựng nghiờn cu khụng thuc thnh phn vn bn h s.
Giy t khụng cn thit ó loi ra khi h s hu n gin, tc l loi hu
ti liu ht giỏ tr khụng cn th tc lp hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu c quan
t vn xem xột. Riờng cỏc vn bn quy phm phỏp lut khỏc ó c tỏch khi h s
a v qun lý trong h s nguyờn tc.
+ Phõn loi giỏ tr, ghi thi hn bo qun cho h s
Sau khi hon thnh vic la chn v loi hu ti liu trong h s, c quan ó
tin hnh biờn mc bờn trong v bờn ngoi h s. Biờn mc bờn ngoi h s l ghi
thi hn bo qun
Ti liu c phõn ra thnh cỏc nhúm nh sau: H s, ti liu khụng cn giao
np vo lu tr c quan (cỏc h s, ti liu c qun lý ngay n v gii quyt
cụng vic khi cụng vic ó gii quyt xong); h s, ti liu cú thi hn bo qun tớnh
theo nm; h s, ti liu cú giỏ tr bo qun vnh vin.
- Nhng loi ti liu cú giỏ tr cao cn c gi li trong quỏ trỡnh chnh lý
xỏc nh giỏ tr bao gm:
+ Nhng ti liu phn ỏnh chc nng, nhim v chớnh trong hot ng qun lý.
Loi ti liu ny thng c bo qun vnh vin v cú 1 s h s bo qun lõu di.
+ Nhng ti liu v ti k toỏn, thng kờ, ti liu v Hnh chớnh - T chc,

Qun lý trang thit b, c s vt cht, trang thit b l nhng ti liu cú tớnh cht b
tr. Ti liu ca nhúm ny cú th bo qun lõu di hoc tm thi tu theo ni dung
tng ti liu.
+ Nhúm ti liu v nhõn s (h s cỏn b, cụng chc) thng bo qun lõu
di.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
Sơ đồ lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong công tác văn thư
UBND xã Long Thành Bắc
4.3. Công tác thống kê
Thống kê trong công tác lưu trữ là nhằm nắm được những số liệu về số lượng,
chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Trên cơ sở nắm chắc số liệu đó các cơ quan lưu trữ sẽ đề ra một số biện pháp trong
quản lý số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho.
Từ năm 2000 đến nay UBND xã tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm,
đơn vị dùng để thống kê theo cặp hồ sơ (cặp 3 dây).
Kho lưu trữ UBND xã có các loại sổ sách thống kê như:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ.
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
Theo định kỳ mỗi năm, UBND xã tổ chức kiểm tra tình hình tài liệu một lần,
thành phần kiểm tra gồm: 01 Phó Chủ tịch UBND xã, 01 Phó Chủ tịch Thường trực
HĐND xã và cán bộ làm công tác lưu trữ, kiểm tra tình hình tài liệu nhưng chỉ kiểm
tra tổng quát, kiểm tra cách sắp xếp, bố trí tài liệu, làm vệ sinh kho lưu trữ.
4.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhìn chung, điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan nói chung,
điều kiện cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ nói riêng còn rất thiếu thốn. Cơ quan
chưa xây dựng được các phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu. Hầu hết tài
liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan được bảo quản tại các tổ của cơ quan.
Các tổ chưa được trang bị các phương tiện bảo quản nhơ tủ, giá kệ đựng tài liệu. Tài
liệu còn chưa được lập bảo quản trong các hộp, cặp đựng tài liệu.

Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan còn được sắp xếp lộn xộn, lẫn
lộn các loại tài liệu với nhau.
4.5. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu
UBND xã Long Thành Bắc có xây dựng nội qua nghiên cứu, sử dụng tài liệu,
cơ quan hay cá nhân đến mượn tài liệu nghiên cứu đều có ghi số theo dõi cẩn thận và
quy định thời gian giao trả hồ sơ (nếu mượn đem về).
Qua thời gian theo dõi thực tế, người mượn chủ yếu là các cá nhân mượn tài
liệu về luật, pháp lệnh, các mẫu văn bản liên quan đến công việc và các sinh viên đến
thực tập tại UBND xã.
Nhìn chung tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu ở UBND xã chưa thông
dụng, người dân thường thì đến thư viện huyện hoặc tỉnh để tìm tài liệu nghiên cứu,
chỉ đến UBND xã để nghiên cứu tài liệu chủ yếu về lĩnh vực hành chính và cơ cấu tổ
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 9
Văn bản, tài liệu hình thành làm
phương tiện điều hành giải quyết
công việc
Lựa chọn tài liệu để tổ
hợp thành hồ sơ
Phân loại giá trị, ghi thời
hạn bảo quản cho hồ sơ
Hồ sơ có giá trị lịch sử
(giá trị bảo quản vĩnh
viễn)
Hồ sơ ghi số lượng
năm bảo quản, chỉ
quản lý ở LTHH
Hồ sơ, tài liệu
không giao nộp
vào LTHH
Loại riêng sách báo,

tư liệu tham khảo, tài
liệu kém giá trị ra
khỏi hồ sơ
Huỷ giấy tờ vô
dụng, tài liệu hết
giá trị
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
chức cơ quan nên việc nghiên cứu sử dụng tài liệu còn rất hạn chế, chưa phát huy hết
giá trị của tài liệu lưu trữ.
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 10
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
PHN II
TRC TIP THC HIN NHNG
NI DUNG NGHIP V
(thc hin nghip v chnh lý ti liu)
Ni dung cỏc cụng vic c thc hin trong quỏ trỡnh trc tip chnh lý c th
gm:
A. Phõn loi ti liu theo phng ỏn ó chn
Vic phõn loi chnh lý khi ti liu trong phụng t nm 2007 c tin hnh thn
trng, t m qua cỏc bc sau:
Bc 1: Ti liu ca ton Phụng (UBND xó) trc tiờn c phõn thnh cỏc
nhúm ln theo nm
Do chnh lý khi ti liu nm 2006, 2007 nờn bc ny ti liu trong phụng
s c phõn chia ra cỏc nhúm ln nh sau:
Ti liu nm 2006
Ti liu nm 2007
Khi phõn chia ti liu bc ny, phi cn c vo ni dung ca ti liu phõn
chỳng vo cỏc nhúm ln.
Trong mt s trng hp c th nh:
* Cỏc k hoch cụng tỏc, bỏo cỏo tng kt, ti liu thng kờ hng nm khụng

cn c vo ngy thỏng vn bn m da vo ni dung ca ti liu cp n a v
ỳng nhúm.
* i vi k hoch nhiu nm thỡ xp nm u thc hin k hoch, bỏo cỏo nhiu
nm thỡ xp nm cui.
Vớ d:
+ K hoch nm 2005 - 2010 v cụng tỏc phũng chng ti phm (c sp xp vo
phụng ca nm 2005).
+ Bỏo cỏo kt qu trin khai ph bin giỏo dc phỏp lut t nm 2002 n nm
2006 (thỡ c xp vo phụng ca nm 2006).
* Ti liu va cú ngy, thỏng, bn chớnh va cú ngy thỏng bn sao thỡ cn c vo
thi gian ca bn chớnh. Trng hp ngy thỏng ca bn chớnh vt quỏ gii hn thi gian
ca phụng lu tr thỡ xp theo ngy thỏng ca bn sao.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 11
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
Trc khi phõn loi ti liu bc 1 em ó tin hnh xem xột trt t sp xp ban
u ca ti liu cú th tn dng c s sp xp ú nhm tit kim thi gian trong qua
trỡnh phõn loi ti liu.
bc ny em ó loi ra nhng ti liu khỏc phụng, ti liu trựng tha, ti liu
rỏch nỏt khụng phc ch c, loi nhng giy t biu mu cha dựng, loi ra nhng ti
liu ht giỏ tr, khụng cú giỏ tr qua cỏc bc phõn chia ti liu bc 1, bc 2.
Tip tc loi ra nhng ti liu nh cỏc bc phõn chia cũn sút li, loi nhng ti
liu b bao hm hon ton, loi nhng ti liu trựng tha v d kin thi hn bo qun cho
h s khi tin hnh lp h s.
Bc 2: Phõn loi ti liu t cỏc nhúm ln ra cỏc nhúm va, nhúm nh, nh
hn, nh nht.
- Phõn loi ti liu t cỏc nhúm ln ra cỏc nhúm va:
bc ny, ti liu trong tng nhúm ln li c phõn chia ra cỏc nhúm va theo
mt hot ng ca c quan. C th:
Ti liu nm 2006 (nhúm ln)
I. Hnh chớnh - tng hp (nhúm va)

II. Khi Vn hoỏ - Xó hi
III. Khi An ninh quc phũng
IV. Khi Kinh t
- Phõn loi ti liu t cỏc nhúm va ra cỏc nhúm nh:
Ti liu nm 2006 (nhúm ln)
I . Hnh chớnh - tng hp (nhúm va)
II. Khi Vn hoỏ - Xó hi
III. Khi An ninh quc phũng
IV. Khi Kinh t
1. Ti chớnh Ngõn sỏch (nhúm nh)
2. Thu phớ l phớ
3. Xut nhp khu
4.
- Phõn loi ti liu t cỏc nhúm nh ra cỏc nhúm nh hn, nh nht:
Ti liu c tip tc phõn ra nhúm nh hn na cui cựng l n v bo qun (h
s)
Ti liu nm 2006 (nhúm ln)
I. Hnh chớnh tng hp (nhúm va)
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 12
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr

IV. Khi Kinh t.
1. Ti chớnh Ngõn sỏch (nhúm nh)
1.1. Ti liu ch o chung (Nhúm nh hn)
- Ngh nh ca Chớnh ph hng dn ch o v cụng tỏc ti chớnh ngõn sỏch nm
2006s.(Nhúm nh nht = h s)
- Quyt nh ca B Ti chớnh, UBND huyn, Phũng Ti chớnh, V cụng tỏc thu
chi ngõn sỏch nm 2006.
bc ny em tip tc loi ra nhng ti liu cỏc bc phõn chia cũn sút li, loi
nhng ti liu b bao hm hon ton, loi nhng ti liu trựng tha v d kin thi hn bo

qun cho h s khi tin hnh lp h s.
B. Lp h s
- Xỏc lp h s:
Trong quỏ trỡnh lp hon chnh h s (n v bo qun) em tin hnh kim tra mi
quan h ca cỏc nhúm nh nht c phõn chia bc 2, nhng ti liu cú giỏ tr tng
i ng u c gi li cựng mt nhúm, nhng ti liu cú giỏ tr chờnh lch nhiu so
vi cỏc ti liu khỏc c a ra khi nhúm v b sung vo nhúm khỏc phự hp hn.
Sau ú, a ti liu vo bỡa s mi tm: Ghi tờn nhúm ln, nhúm va v nhúm nh
lờn bỡa h s thun tin cho vic theo dừi qun lý v tp hp h s khi h thng húa.
Vớ d :
Ti liu nm 2006
VI. Khi Kinh t.
1. Ti chớnh Ngõn sỏch
1.1. Ti liu ch o chung
- D kin tiờu h s:
Tiờu h s phi phn ỏnh c y ni dung bờn trong v thng kt hp
cỏc c trng: tờn loi, tỏc gi, vn , thi gian.
Vớ d:
* Ngh nh ca Chớnh ph hng dn ch o v cụng tỏc ti chớnh ngõn sỏch
nm 2006.
* Tp Quyt nh ca B Ti chớnh, UBND huờn,PhũngTi chớnh, v cụng tỏc
thu chi ngõn sỏch nm 2006.
- D kin thi hn bo qun cho h s:
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 13
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
Thi hn bo qun ca h s c xỏc nh cn c vo thi hn bo qun ca ti
liu cú giỏ tr cao nht trong h s ú, nhm phự hp vi giỏ tr ni dung ca ti liu.
VD: Lõu di
C. Biờn mc bờn trong v bờn ngoi
Biờn mc h s bao gm 2 ni dung: Biờn mc bờn trong v biờn mc bờn ngoi.

- Biờn mc bờn trong: Gm cỏc cụng vic sau:
+ Sp xp th t vn bn trong h s:
Kim tra h s v cỏc vn bn bờn trong h s, tu tng h s m cú cỏch sp xp
thớch hp.
* i vi nhng h s lp theo c trng vn thỡ sp xp theo trỡnh t phỏt sinh,
phỏt trin n khi kt thỳc s vic.
* i vi h s lu vn bn i thỡ em chn cỏch sp xp theo tờn loi, s ký hiu,
ngy thỏng vn bn.
+ ỏnh s t:
H s sau khi c sp xp s c ghi s th t bng bỳt chỡ vo gúc phi phớa
trờn ca vn bn
Dựng bỳt chỡ en, mm ỏnh s th t ca t ti liu, t t u tiờn n t cui
cựng cú trong h s.
S t c ỏnh bng s rp vo gúc phi phớa trờn ca t ti liu
Trng hp i vi nhng t ó b b sút khi ỏnh s thỡ ỏnh s trựng vi
s ca t ú v ta thờm ch cỏi La tinh theo th t a,b,c sau
+ Vit Mc lc vn bn:
Sau khi vn bn c ỏnh s, bt u thng kờ vn bn cú trong h s vo t mc
lc vn bn theo mu c in sn trong bỡa h s theo tiờu chun ngnh TCN 01: 2002
Bỡa h s c ban hnh theo Quyt nh s 62/Q-LTNN ngy 07/5/2002 ca Cc
Lu tr Nh nc.
VD:
S
T
T
S ký hiu
vn bn
Ngy thỏng
vn bn
Tỏc gi vn bn

Trớch yu ni dung
vn bn
T s
Ghi
chỳ
01
146/BC-
UBND
09/4/2006
UBND xó Long
Thnh Bc
K hoch t chc
Hi ngh tng kt
nm 2006
01-06
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 14
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
. .
+ Vit chng t kt thỳc
Ghi s lng ti liu, s lng t mc lc vn bn v c im ca ti liu vo t
chng t kt thỳc c in sn trong bỡa h s theo tiờu chun ngnh TCN 01: 2002 Bỡa
h s c ban hnh theo Quyt nh s 62/Q-LTNN ngy 07/5/2002 ca Cc Lu tr
Nh nc.
CHNG T KT THC
n v bo qun ny gm cú : 20 t
Vit bng ch: Hai mi t
Mc lc vn bn cú : 01 t
c im trng thỏi ca ti liu bờn trong h s: Tt
Tõy Ninh, ngy 12 thỏng 7 nm 2009
Ngi lp h s

Nguyn Vn Khoa
- Biờn mc bờn ngoi h s: Ghi nhng thụng tin lờn bỡa s mi tm thi vo t bỡa
chớnh thc v ghi y cỏc thụng tin sau :
- Tờn phụng: UBND xó Long Thnh Bc
- Tờn c quan hoc n v t chc: Vn phũng
- Tiờu h s:
Tp Quyt nh ca B Ti chớnh, UBND huyn, Phũng Ti chớnh, v
cụng tỏc thu chi ngõn sỏch nm 2006.
- Thi gian bt u v kt thỳc: 15/2/2006 26/8/2006
- S lng t: 30 t
- Phụng s: 01
- Mc lc s
- H s s
- Thi hn bo qun: Lõu di
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 15
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
Ch vit trờn bỡa phi rừ rng, sch p v ỳng chớnh t, ch c vit tt nhng t
ó quy nh trong bng ch vit tt;
Mc vit bỡa h s dựng loi mc en, bn mu.
D. H thng hoỏ h s
- Khi tin hnh h thng hoỏ h s, em tin hnh h thng hoỏ riờng nhng h s
cú thi hn bo qun vnh vin, lõu di v h thng hoỏ riờng nhng h s cú thi hn bo
qun tm thi.
- Sau ú, cỏc h s c sp xp theo th t thnh nhúm va, nhúm ln v
thnh khi ln ton phụng theo phng ỏn.
E. ỏnh s lu tr cho h s, sp xp vo cp hp, lờn giỏ k
- ỏnh s th t h s c nh cỏc h s trong phụng lu tr, s h s c
ỏnh s liờn tc t u nm n ht.
Vớ d: 01/2006; 02/2006.
- Sau khi h s ó c ỏnh s c nh, em tin hnh a vo hp v sp xp lờn

giỏ, k (hp c sp xp t trỏi sang phi, t trờn xung di).
F. Vit Mc lc vn bn
Mc lc h s c lp khi kt thỳc quỏ trỡnh chnh lý xỏc nh giỏ tr ti liu,
quyn mc lc hon chnh gm y cỏc thnh phn: T bỡa, t nhan , li núi u,
bng ch vit tt, phn thng kờ v t kt thỳc.
Cụng vic cui cựng em thc hin trong giai on trc tip chnh lý l tin hnh
thng kờ ti liu loi, ti liu trựng tha, ti liu tham kho, ti liu bao hm, ti liu khụng
thuc phụng xut bin phỏp tiờu hu theo quy nh.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
PHÔNG LƯU TRỮ UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
PHÔNG LƯU TRỮ UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
(Theo thời gian - Mặt hoạt động)
A. HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN.
+ Các kỳ họp HĐND xã.
B. VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
I. HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP
* Hành chính
1. Văn thư – lưu trữ
2. Lưu công văn đi
- Quyết định
- Chỉ thị
- Báo cáo
- Thông báo
- Biên bản
- Lưu chứng nhận sở hữu nhà
- Lưu giấy phép thành lập doanh nghiệp
- Lưu giấy phép xây dựng
- Lưu chứng nhận kết hôn

3. Lưu sổ công văn đi
4. Lưu sổ công văn đến
* Tổng hợp
1. Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân xã
- Báo cáo của các ấp.
2. Quy hoạch
- Các chủ trương của UBND tỉnh., huyện
- Giải quyết của Uỷ ban nhân dân xã và đề nghị.
- Báo cáo
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 17
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
3. K hoch - Thng kờ
a) Ch tiờu k hoch ca huyn
b) Thng kờ iu tra
- H thng s liu tng hp
- H thng s liu chuyờn ngnh
- Bỏo cỏo kt qu iu tra chuyờn
4. Ci cỏch hnh chớnh
- Ch trng ca huyn v ca tnh
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
- Thc hin theo cỏc ỏn ca huờn, tnh.
5. T chc
- Bu c
- T chc b mỏy
+ ỏn t chc
+ Quy ch lm vic
- T chc cỏn b
+ bt, b nhim, iu ng, luõn chuyn cỏn b

+ K lut, min nhim
+ Ngh hu, mt sc
6. Thi ua khen thng
II. KHI VN HO X HI
1. Vn hoỏ thụng tin xut bn
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Xõy dng xó vn hoỏ
- Bỏo cỏo
2. Giỏo dc
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 18
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
3. Y t
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
4. Th dc - th thao
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
5. Phỏt thanh truyn hỡnh
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
6. Dõn s gia ỡnh v tr em
7. Lao ng thng binh xó hi
- Ti liu ch o

- Chớnh sỏch xó hi
- Thng binh hu trớ
- Xoỏ úi gim nghốo - d ỏn nh
- Bỏo cỏo
III. KHI AN NINH QUC PHềNG
1. Quõn s
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
2. Cụng an
3. Phũng chỏy cha chỏy
4. T phỏp
- Ti liu ch o
- Trin khai phỏp lut + r soỏt vn bn
- H tch
- Kt hụn, con nuụi
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
- Công chứng
- Báo cáo
5. Thanh tra - Tiếp dân
6. Chống tham những – Lãng phí
7. Xử phạt vi phạm hành chính
IV. KHỐI KINH TẾ
1. Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp
- Chủ trương của tỉnh và huyện
- Giải quyết của UBND xã + đề nghị
- Báo cáo
2. Xây dựng cơ bản
- Tài liệu chỉ đạo chung

- Các công trình xây dựng cơ bản
- Giá, vốn XDCB
- Thanh tra XDCB
- Nâng cấp sửa chữa
- Báo cáo
3. Giao thông
- Tài liệu chỉ đạo chung
- Giao thông đường bộ
- Giao thông nông thôn
- Xây dựng các công trình giao thông
- Thanh tra giao thông, TTAT giao thông
- Báo cáo
4. Nhà đất
- Tài liệu chỉ đạo chung
- Sở hữu nhà, bán nhà, cho thuê nhà
- Báo cáo
5. Tài chính ngân sách
- Tài liệu chỉ đạo chung
- Vốn ngân sách
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 20
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
- Kinh phớ
- Thanh quyt toỏn
- Thanh tra ti chớnh.
6. Thu
- Ti liu ch o chung
- Thu thu cỏc loi
- Bỏo cỏo
7. Phớ - l phớ
8. Qun lý ti sn nh nc

9. Tin lng
10. Tr cp - ph cp
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
PHẦN III
CÁC PHỤ LỤC
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
Mục lục hồ sơ

SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 23
UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG: UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
Năm 2006
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
MỤC LỤC HỒ SƠ
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 24
UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG: UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
Từ hồ sơ 01đến hồ sơ số 20
Phông số: 01
Mục lục số:.05 Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn
Số trang: 120
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
STT Ni dung Trang
01
02
03

04
05
06
07
08
T bỡa
T nhan
T mc lc
Li núi u
Bng ch vit tt
Bng kờ thi hn bo qun cỏc h s
Bng ch dn
Phn kt thỳc
57
58
59
60
61
62
CU TO CA MC LC H S
- Mc lc gm cú cỏc thnh phn sau: T bỡa, t nhan , t mc lc, li núi u ,
bng ch vit tt, phn thng kờ h s v t kt thỳc.
- Mc lc ch thng kờ nhng n v b qun cú thi hn bo qun Vnh vin v
Lõu di.
- Cỏc n v bo qun c hỡnh thnh trờn c s chc nng, nhim v c th ca
n v cụng tỏc hoc ca tng b phn n v hỡnh thnh phụng, c sp xp theo th t
thnh tng nhúm ln. Vớ d:
HI ễNG NHN DN
- HND l tờn nhúm ln, tp trung cỏc n v bo qun phn ỏnh hot ng ca
HND

- U ban nhõn dõn:
- UBND l tờn nhúm tp trung cỏc n v bo qun phn ỏnh c hot ng lónh
o, ch o ca UBND.
- Trong mi nhúm c chia ra nhúm va tng ng vi chc nng nhim v ca
tng lónh o cụng tỏc. Vớ d:
U BAN NHN DN:
Hot ng ca UBND.
- Trong mi nhúm va li chia ra nhúm nh hn v c ly s kớ hiu l s la
mó. Vớ d:
I. HNH CHNH - TNG HP.
II. VN HO X HI.

SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 25