HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
ĐỀ TÀI:
GVHD: NGUYỄN THỊ
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 2
DANH SÁCH NHÓM
MỤC LỤC
I.
KẾT LUẬN 28
LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên
thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái
trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt. Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao
khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản
lý .Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của
mình để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường.
Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu
tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp.Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S. Với triết lý
con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nêu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng,
tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hon, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn.
Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã ứng dụng mô
hình 5S vào công ty của mình và đã mang lại một môi trường làm việc hiệu quả.Nhận thấy được tầm quan trọng của nó
nên nhóm chúng em xin được làm rõ hơn về mô hình 5S này.
I. Muc đích chính của viẽc đưa 5S vào chương trình quán lv:
5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm
việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương
pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào
có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ.Không có hoạt động 5S thì không thê bàn đến việc quản
lý và cải tiến. 5 s ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 3
việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn.Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao
và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù họp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.
Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam.Muốn
nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh
cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị
máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.
Xuất phát tù’ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại
Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện
lợi và giúp cho to chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho
khách hàng.
II. GIỚI THIỆU 5S
2.1 Khái niêm 5S.
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điêm: Neu làm việc trong
một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn
và có điều kiện đê việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hưn.
5S là chữ cái đầu tiên của các từ:
• Theo tiếng Nhật là: “ seiri”, “ seiton”, “ seiso”, “ seiketsu”, và “ shitsuke”.
• Theo tiếng Việt là : “ sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “ săn sóc” và “sằn sang”.
• Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, và “ sustain”.
Nguyên bản 5S.
seteJ (ctteate tlòíness) selto« [night place) seteon
(deanlinessj

seic&tsu
(owgini
Tdtỉon)
shrtscdce (Dteciplfne)
(c)200( Strangot. Inc
5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 4
việc.
Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thê làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ ngăn năp thì tại sao lại
không thê làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và ngăn nắp như ở nhà.
2.2 Các thành phần 5S
2.2.1 Seiri: Sàng lọc
Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
Có nghĩa là xem xét tất cả các khoản vật xung quanh và chia ra làm hai loại là
các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng.
Trong đó:
> Khoản vật thường dùng sẽ phân loại thành:
- Khoản vật cần dùng hằng ngày.
- Khoản vật cần dùng hằng tuần.
- Khoản vật cần dùng 1 hoặc 2, 3 tháng 1 lần.
- Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1 lần.
- Khoản vật cần dùng hơn 1năm 1 lần.Đối với những khoản vật ít sử dụng ví dụ
trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra
đế lưu lại khoản vật này.
> Những khoản vật không thường dùng:
- Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch thanh lý và đặc biệt chú ý
trách nhiệm của người thanh lý.
- Các khoản vật chờ thanh lý: To chức cần có trách nhiệm lưugiữ khoản vật này.
VD: Địa điểm lưu giừ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật.

2.2.2 Seiton: sắp xếp
Khẳng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng.Nhiệm vụ các thành viên của tố chức giờ đây là sắp
xếp các khoản vật cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng.
Các lưu ý khi sắp xếp:
• Bố trí các đồ vật tùy theo tấn số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao khoản vật càng được bố trí gần noi
làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí càng xa nơi làm việc.
• Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật. Ví dụ như các khoản vật hay sử dụng với tần số
cao đánh sổ màu sắc khác với các khoản vật có tần số thấp.
• Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận.
Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật đê các thành viên biết được các khoản vật nào lưu trữ ở đâu.
2.2.3 Seiso: Sạch sẽ
Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra.
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 5
Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không
đợi đên khi bân mới làm vệ sinh. Đê thực hiện nội dung này phát động phong trào. VD Phong trào làm vệ sinh 3 phút
mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc.
Mọi người cần thê hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở' tổ
chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên đế các cá nhân tự phụ trách.
2.2.4 Seiketsu: Săn sóc
Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhàm duy trì sự sạch sẽ ớ nơi làm việc.Bên cạnh việc đặt ra các
hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đon vị tổ chức đế lôi
kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng
lọc- sắp xếp- sạch sê.
2.2.5 Shutshuke: sẵn sàng
Tạo dựng thói quen thực hiện 5s.
Tô chức phải làm cho các thành viên hiêu răng thực hiên 5S như là một hệ thống.Muốn vậy tổ chức cần thực
hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình.
2.3 Lỉch sử phát triển của 5S - Tại Nhật Bản
5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là sẻii Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất

Lượng, Hiệu suất và môi trường.
Namư 1980, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hon và
đầy đủ, bao gồm: SEIRI ( Sàng lọc), SEITON ( Sắp xếp), SEISO ( Sạch sẽ), SEIKETSU( Săn sóc), SHITSHUKE ( sẵn
sàng).
Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao.
Tai Singapore
5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án Năng suất JICA vào năm 1986.
Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới ủy ban 5S. Hiện nay nó đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức.
Tại nhiều quốc gia, công cụ 5 s đã rất thành công trong giai đoạn đầu nhưng nó nhanh chóng trở nên hời hợt,
hình thức và không hữu ích do áp dụng
Tại Việt Nam
5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp.HCM trong nhiều ngành khác nhau như: Y tế, khách
sạn, hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn
“ 5Sthông thường” và “ 5S thực tiễn” do ông SUZUKI sửa đổi.
2.4 5S thông thường và 5S thưc tiễn.
Bảng: SO SẢNH 5S THÔNG THƯỜNG VÀ 5S THựC TIỄN
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 6
2.5 Mối quan hê nôi bô giữa 5S
Seire, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu trong chưong trình 5S có mối liên hệ mât thiết với nhau. Khi thực hiện
chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri đê có thê loại bỏ những vật không cần thiết hoặc dời đi những vật
không cần thiết nhưng tấn suất sử dụng không cao.
Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sê được thuận lợi hơn và hiệu quả hơn. Seiton
chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiện xong.Seiton thực hiện việc sắp xếp những việc sau khi đã được sàng lọc kỳ càng.
Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty. Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và
sắp xếp gọn gàng có thê thực hiện song song nhưng sự gọn gàng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận
tiện và hiệu quả hơn.
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 7
STT 5S NỘI DƯNG

5S Thông thường
( Giai đoạn 1)
5S thực tiên ( Giai
đoạn 2)
1 Seire
Lọc ra các vật không cân thiêt
tại nơi làm việc và loại bỏ
chúng.
Lọc ra và dời đi những vật không
cần thiết và lượng không cần
thiết của những vật cần thiết ra
khỏi nơi làm việc.
2 Seiton
Săp xêp ngăn năp những vật
cần thiết sao cho có thê dễ
dàng lấy chúng ra để sử dụng.
Săp xêp đê dung. Những vật này
cũng phải được sắp xếp trong
điều kiện tốt sẵn sàng để dùng và
bảo đảm an toàn.
3 Seiso
Dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi làm
việc để không còn bụi bám
trên sàn, máy móc và trang
thiết bị.
Làm sạch băng cách lưu ý đôi
tượng, thu lượm rác mà không
vứt lung tung để nơi làm việc
sạch sẽ, tây sạch mà không làm
hư hại sản phấm đối với những

sản phấm sẵn sàng, kiểm tra và
sữa chừa trạng thái bất thường.
4 Seiketsu
Duy trì tiêu chuân cao vê giữ

gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm
việc gọn gàng vào mọi lúc.
Ngăn ngừa bụi bân và giữ vệ sinh
ở mức cao, duy trì vệ sinh ở mức
cao.
5 Shitsuke
Đào tạo mọi người tự giác tuân
theo quy tắc giữ gìn thật tốt
nơi làm việc.
Đào tạo mọi người tự giác tuân
theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi
làm việc.
Sau khi thực hiện xong 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sàng lọc, săn sóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn
và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Shitsuke.
Ket họp với thực hiện Shitsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhàm tạo ra một thói quen thực hiện 5S
trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S thực hiện ở mức cao.
Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau:
2.6Muc tiêu chung của 5S
- Thực hiện chương trình 5s là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiên
môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức.
- Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên công ty.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông
qua các hoạt động thực tế.
- Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiếu thời gian chết khi tìm kiếm, chuận bị, vận hành và tiến hành công việc.

- Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn.
- Giảm hang tồn kho do có thê kiếm kê dễ dàng và chính xác các hàng hóa trong kho.
- Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại.
- Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiêm tra Seiso.
- An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên
lối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn
trượt.
- Giảm chi phí.
- Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty.
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 8
HÌNH : VÀI HÌNH ẢNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THựC HIỆN 5S
KẾT QUẢ 5S TẠI KHO THIẾT BỊ
GVHD: NGUYỀN THỊ HIỀN HỆ THỐNG QUÁN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 9
Pic
Pic.l
Trước
2.7Các vấn đề có thề áp dung 5S đễ khắc phuc.
5S là công cụ quản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môi trường
làm việc sạch sè, an toàn và tiện lợi đối với người lao động. Đối với thực trạng
của công ty, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hon, thuận
tiện hơn và mọi người có thê thấy thoải mái hơn khi đến nơi làm việc.
Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất họp lý trong việc sắp xếp các vật
dụng cũng như mặt bàng tổ chức công ty.
5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trong
các phòng ban chức năng.
5S có thể giúp cho nhân viên công ty có thể có cách sắp xếp lưu trữ các
hồ sơ, sổ sách vật dụng có hệ thống và khoa học hon, từ đó tạo ra sự thuận tiện
trong quản lý, sử dụng và chuyển giao chúng.

Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực
hiện do công ty chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO,
KAIZEN, 6XICMA Những khoản chi phí mới phát sinh, sự ủng hộ của toàn
công ty và nhất là sự ngại thay đổi do công ty đã có những hoạt động quản lý
riêng trong sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc.
III.SU CẢN THĨẺT PHẢI ẢP DUNG 5S ĐẺ NẤNG CAO HIÊU
QUẢ LẢM VĨÊC TAĨ CẮC CỐNG TY
3.1 Những thuân loi khi thưc hiên 5S nói chung:
- 5S có thể áp dụng đổi với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp.
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vục nào: sản xuất,
thương mại, dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngũ
-
khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc.
- Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo. Khi đã sạch sẽ rồi có thê
sạch sè hon nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thê gọn hơn nữa, chính vì thế
luôn có thể cải tiến các cách thức theo thời gian để phát huy hiệu quả cao hơn.
3.2 Các vấn đề mà các công tỵ thường găp phài mà 5S cỏ thể khắc
phuc:
- Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng.
- Di chuyến đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hướng đến hoạt động khác.
- Tại nơi làm việc không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc.
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc do sự bố trí không hợp lý
dụng cụ làm việc.
- Tồn tại nhiều thiếu sót trong công việc.
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng thường xuyên chậm trễ và phải làm
thêm ngoài giờ.
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phấn quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dờ.
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng đến sức

khỏe người lao động.
- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến tai nạn lao động, sự cố xảy ra.
- Những nơi công cộng ( Phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không sạch sê.
- Tinh thần làm việc của công nhân kém.
- Người lao động không tự hào về công ty của mình.
3.3 Những loi ích chung của viêc thưc hicn 5S:
5S là một chương trình nâng cao năng suất phô biến ở Nhật Bản và dần trở nên
phô biến trên nhiều nước khác. Nó bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi,
trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện,
tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho
công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ trong phân xưởng người quản
lý cổ gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “ công việc của tôi”, “ chồ làm
việc của tôi”, “ máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chăm sóc “ chiếc
máy làm việc của mình”, “ chỗ làm việc của mình” và cố gắng đê hoàn thành “ công
việc của mình” một cách tốt nhất.
Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh
nghiệp cụ thể như sau:
HÌNH: THỰC HIỆN 5S
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.
- Mọi người trở nên kỷ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sang cho công việc.
- Chồ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tụ
-
hào về nơi làm việc của mình.
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hon.
- Đẩy mạnh sản xuất.
- Nâng cao chất lượng công việc.
- Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc.

- Giao hàng đúng hẹn.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc.
- Môi trường làm việc an toàn.
- Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới.
'p Thực hiện tốt 5S sẽ đủng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Cải tiến năng suất ( P-Productivity)
- Nâng cao chất lượng (Ọ-Quality)
- Giảm chi phí (C-Cost)
- Giao hàng đúng hẹn (D-Delivery)
- Đảm bảo an toàn (M-Morale)
IV. CẮC BƯỚC TỊRĨẺN KHAĨ THƯC HĨÊN 5S
4.1 Giai đoan chuẩn bi.
Trước khi ra quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những thuận lợi, những khó
khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong trào 5S mang lại. Trong giai đoạn này, lãnh đạo daonh
nghiệp có thê đi tham quan một số doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm. Trong quá
trình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thong qua một số tổ chức tư vấn hỗ trợ, ví dụ:
một trung tâm có các khóa đào tạo và cho quan sát thực tế các hoạt động 5S uy tín đó là Trung tâm họp
tác nguồn nhân lực Việt Nam-Nhật Bản viết tắt là VJCC.
Ket quả của giai đoạn này là ban lãnh đạo công ty nắm được lợi ích 5S, cách thức thực hiện và
đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S.
4.2 Các bước triển khai thưc hiên 5S
4.2.1 Bl. Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong trào 5S.
Sau khi có quyết định thực hiện chưong trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực
hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thê hiện tránh nhiệm và sự quyết tâm thực hiện đến cùng.Sự
cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình
5S.Cam kết của lãnh đạo là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt
ra.
Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong
trào 5S, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu
các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất đế thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, đồng phục đội 5S.

4.2.2 B2. Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S.
Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính đê tiến hành
phong trào này. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành
viên hướng dẫn thực hiện phong trào.
4.2.3 B3. Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S.
Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ
dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong
trào 5S. Thông thường 5S được thực hiện theo trình tự SEIRĨ, SEISO, SEIKETSU, sau khi thực hiện 3S
đầu tiên có thế kết hợp với SHITSUKE từ lúc đó. Ke hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho tùng s một với
nội dung và tiến độ của tùng giai đoạn.
4.2.4 B4. Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức.
Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực thi đó là việc đào tạo cho các
nhân viên về các quy định của công ty.Các quy định này có thế được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp
hay có thế là một buôi học ngoại khóa. Đê các giai đoạn này được đi vào thực tê lãnh đạo công ty triên
khai dần tòng bước và theo tùng giai đoạn thích họp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được
mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các
công việc cụ thể trong bước tiếptheo.
4.2.5 B5. Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức.
Trong lần tống vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành theo trình tự 5S. thực hiện theo 5 giai
đoạn:
> Giai đoạn 1: bắt đầu bằng Seiri.
HÌNH: Sơ ĐỒ QUÁ TRÌNH TĨẾN HÀNH SEIRĨ.
0)
Chuắn bị cho
Seiri (3)
Dọn d(,*p vật
dụng khỏtm
Cần thiết
(4)
Đánh giá vụt

dụng không
cần thiết
(5)
Vứt Ix» vật
duny khõtm
Cần thiết
(2)
Xiiy
dựng tiêu
chuàn
I
Y
Trong quá trình thực hiện Seiri cần có các tiêu chuấn đánh giá vật cần thiết và
vật không cần thiết.chuấn này được xây dựng dựa trên tần xuất được sử dụng của vật
dụng. Các vật cần dung cũng như vật không cần dùng đều phải có các tiêu chuân. Trong
các phân xưởng có quy mô người ta phân biệt các vật thường dùng và không cần dùng
bàng các thẻ.Thẻ đỏ là dấu hiệu vật không thường dùng, thẻ vàng là vật thường dùng,
thẻ xanh là hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu tại vị trí cũ chờ
chuyên đi. Đổi với các vật cần dùng có thứ tự ưu tiên rõ ràng với vật thường dùng nhiều
nhất, thứ hai, thứ ba, đê thuận tiện cho các bước thực hiện các s tiếp theo.
HÌNH: QUY TRÌNH THựC TẾ THựC HIỆN SEIRI
Bang tiêu chuán đánh giá
Vặt dụng
Thời gian không sư dụny Hoá
đơn
Danh
Sikh
* Xác định đối tượng
í Đoi đicm, vật dụng)
* Dật mục tiêu

* Chuắn bị thực hiv'n
HÌNH: MẢƯ HÌNH DANG THẺ ĐỞ
I^ỊIIHI IIII I I||I||
5S RED
TAG
HÌNH:QUY TRÌNH xử LÝ CÁC VẬT DỤNG KHÔNG CẦN THIẾT.
Danh sách đúne theo ticu chuân
Khôn” sứ dunu vào vicc iỉi Dang khôni: đươc sư duniỉ Ouá thừa Trà lai Bán
Chuvcn đỏi Phế licu
Danh sách các vât đune khônc cần thict
HÌNH: NỘI DƯNG THẺ XANH- THẺ ĐỎ-THẺ VÀNG
Chán hồi cùa ngưửi ra quyết định
Tên và chức vụ ngưửi ra quyét định
Ngưửi thứ 1:_________________________
Ngưừi thứ 2:
Quyết dịnh hoặc kc Hoạch loại bo: _______
Tra lại. Bán.Chuycn đòi.Sữa chừa.Bo.
(Ý kiến khác______________
Thực hiện boi:______
Nhận xét:
1—
Phán hồi cùa người ra quyết dịnh
Tên và chức vụ nguời ra quyét d|nh
Ngxrới thứ I:______
Người thứ 2:
Quyết định hoặc kc hoạch sừ dụng: (Ý
kỉển khác
Thực hiện
Số I
____

I
Thông báo không loại bó
Tên người điều tra_________
Mô tá vặt dụng_______________
Địa diém:________________________________
Ngà)';__________________________
> Giai đoạn 2: thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày tạo thói quen trong
công việc.
- Thực hiện SEITON
Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiện, tại nơi làm việc không còn những vật
dụng không cần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng
đối với từng cá nhân là không cao.
Khi thực hiện Seiton tức là làm thế nào các vật dụng của cá nhân cũng như của
tập thê được sắp xếp khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm việc, có thê tìm lấy ra và
xếp vào một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm, thống nhất trong cách sắp
xếp giúp cho việc bàn giao công việc, vật dụng không khó khăn, kiểm soát tốt số lượng
của giấy tờ, hồ sơ cần thiết.
Các dụng cụ thực hiện Seiton chính là các dụng cụ có thể đánh dấu được như
các nhăn mác, những nam châm dính các dụng cụ kim loại mang kí hiệu dấu các móc
treo, băng dính màu, sơn màu, các mẫu trạm khắc
HÌNH: HÌNH ẢNH VỀ MỘT SỐ DỤNG cụ THựC HIỆN 5S

HÌNH: QUY TRÌNH THựC HIỆN SEITON
- Thực hiện SEION
HÌNH: QUY TRÌNH THựC HIỆN SEION
(1)
Tim ra
nịỉUồn
góc và
nguyên

nhãn
gây ra
bụi bằn
(2
) Loại
bó bụi bằn
từ gcv
(3)
Nghĩ ra
cách tiến
hành Seiso
th;U đơn
giàn (4)
Lập hộ
thòng
quy tẳc
cho SE
ISO
:
(5)
Kicm Ira
việc
thực
hiộn
SE ISO
(1) về nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bấn thường được quan tâm loại bụi
bẩn gì ? Tại sao ?xuất phát tù’ văn phòng máy móc hay vật dụng. Xác định về
nguồn gốc và nguyên nhân bụi bấn có thê thành lập bảng sau:
XÁC ĐỊNH NGUỒN GỐC BỤI BẨN
Sắp xcp đối

tượng theo Ihú
tự uu ticn, và
bắt tay vào
việc săp xcp
chúng.
Thict kc kích
cờ,cách dicn đạt
(chữ. hinh ánh,
màu sắc) và cách
chi dản cho các
chi dần
Sir dụng các
dụng cụ và đồ
văn phòng phàm
đc chuân bị các
chi dần, nhàn,
bicn báo.
Dùng các dụng
cụ đc treo bicn
báo chi dàn
Nguồn gốc
Vật dụng Máy móc Văn phòng Con người
Loại bụi bân Rác Dâu mỡ Nước mưa Tóc
Bụi Phê liệu Mạng nhện Thuôc lá
Giây gói
Vệt bân sàn
nhà
Chât thải
(4) thiết lập hệ thống quy tắc cho SEISON
- Thực hiện SEĨKETSU

Săn sóc đó là một quá trình duy trì các tiêu chuẩn và công việc vệ sinh sạch sẽ
đạt được như lần thực hiện đầu tiên và ngày càng cải tiến nó.Mục đích của thực hiện
Seiketsu tạo một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc, tổ chức nên phát đông
phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia.
- Thực hiện SHITSƯKE
Mục đích của việc thực hiện Shitsuke là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích
cực hơn về công ty của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sơ tạo nên
một nền văn hóa trong doanh nghiệp.Thực hiện tôt Shitsuke sẽ giúp toàn công ty có tính
thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và luôn ý thức được 5S.
Muốn thực hiện Shutsuke tồ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực
hiện 5S như là một hệ thống.Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động đế các
thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình.
LỊCH THỰC HIỆN SEION THEO THỜI GIAN VÀ TẦN SUẤT
Loại Thời gian Tần suất
Người thực
hiện
SEISO hàng ngày 3-10 phút
Trước hoặc sau khi kêt
thúc công việc hàng ngày
Từng phòng
ban
SEISO hàng tuân 15-30 phút Cuôi tuân Mọi người
SEISO hàng tháng 30-60 phút Cuôi thàng Mọi người
SEISO hàng năm 2-4 giờ Trước kỳ nghỉ cuôi năm Mọi người
SEISO thỉnh
thoảng
1-2 giờ
Thỉnh thoảng đôi với đôi
tượng khó xử lý
Các phòng

ban li en quan
SEISO tức thì 1 phút Mọi lúc tức thì Mọi người
Người lãnh đạo phải là người đi đầu thực hiện 5S làm gương và phải thể hiện rõ ràng mong
muốn đạt Shutsuke là đúng đắn.
Người lãnh đạo phải nắm được tình hình thực hiện và cập nhật lien tục sự thay đổi của
công ty trong quá trình thực hiện nhằm phê bình cũng như tuyên dương kết quả. Việc kiểm tra này
có thể thực hiện bàng các phương pháp khác nhau theo báo cáo hoặc chụp ảnh đế lun các hình ảnh
cùng chụp ở 1 góc
Ket quả của giai đoạn này là sự thống nhất, đoàn kết và tự giác của toàn công ty thực hiện
chương trình 5S và các quy định, tiêu chuẩn mới của công ty.
- Thực hiện Seiri, Seiton, Seison hàng ngày tạo thói quen trong công việc.
Khi 5S đã được triển khai thì nó không dừng lại ở một lần duy nhất mà được thực hiện
nhiều lần và ở mức độ cao hơn, tiêu chuẩn khắt khe hơn và hướng đến hiệu quả cao hơn. Thực
hiện Seiri, Seiton, Seison hàng ngày thành thói quen nhưng nội dung công việc không phải như
nhau mà phải có kế hoạch và thay đổi họp lý nhàm đưa đến hiệu quả tốt nhất.
4.2.6 B6. Kiếm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S.
Kiềm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực
hiện. Kiêm soát 5S có thê thực hiện băng các cách khác nhau nhưng phô biến là phương pháp đánh
giá định kỳ bằng cách cho điêm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi.
4.2.7 B7. Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S.
Hoạt động cải tiến phong trào 5S được thực hiện dựa trên sự cải tiến các tiêu chuẩn và cách
thực hiện.Khi đã thực hiện 5S tốt rồi làm cách nào để có thể tốt hơn nữa.Quy trình và hoạt động
cải tiến chính là việc thực hiện tốt Kaizen.Thực hiện cải tiến 5S có thế theo quy trình của vòng
trong Demind.
V. CẮC YÉU TÓ CO BẢN ĐỂ THUc HIÊN THẢNH CỐNG 5S:
Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành
công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công
tác và chỉ đạo thực hiện
Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp
cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có

phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S
Mọi người cùng tụ’ nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một
môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.
Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không
ngùng các hoạt động nhàm duy trì và cải tiến công tác quản lý.
HÌNH: THỰC HIỆN TỐT 5S
KÉT LUẬN •
Đen đây ta có thê kết luận rằng 5S là một công cụ quản lý chất lượng hữu ích đê các công
ty, tô chức có thê áp dụng và nâng cao chât lượng môi trường làm việc của mình nhàm tạo ra một
hiệu quả làm việc tốt hơn.Nguyên lý của 5S không khó nhưng đê thực hiện hiệu quả thì cần có sự
nồ lực của toàn công ty.
Ngày nay khi đất nước ngày càng hội nhập, tất yếu những tiêu chuẩn đặt ra phải có tính
định hướng và các doanh nghiệp tự giác tham gia thực hiện, việc học hói cho các cách thức quản lý
từ các nước vừa tạo ra cái mới cho các công ty vừa tạo uy tín cho chính công ty khi tham gia các
mối quan hệ họp tác với các đối tác nước ngoài.
5S thực sự là một công cụ quản lý khá tốt hi vọng Việt Nam ngày càng có nhiều doanh
nghiệp biết đến và sử dụng nó một các có hiệu quả.
Mót số hình ảnh thục hành tốt 5S tại Khu vực Vàn phòngỊ
Mót số hình ảnh thục hành tót 5S tại Khu vực Phản xuòng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế NXB đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh,
Tác giả: TS Lưu Thanh Tâm, xuất bản năm 2003.
2. giai-
phap-hoan-thien-tao-moi-truong-lam-viec-hieu-qua-tai-cong-ty-tnhh- thuong-
50162/
3. truong-
lam-viec-hieu-qua-tai-cac-phong-ban-chuc-nang-cua-cong-ty-co-phan- dich-vu-
25011/
4.