MỤC LỤC
Nội dung.................................................................................................................................4

1
Lời mở đầu
Trên thế giới, ở bất kì quốc gia nào cũng đều có hệ thống bảo hiểm xã
hội (BHXH) nằm trong hệ thống chính sách của quốc gia đó. BHXH đóng vai
trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo đời sống cho người lao động, ốn
định sản xuất kinh doanh. Nhận thức được vai trò đó, ở Việt Nam, BHXH đã
và đang được Đảng và nhà nước ta đặc biệt quan tâm để ngày càng hoàn
thiện. Tuy nhiên, không phải bất cứ người lao động hay chủ sử dụng lao động
nào cũng đều ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình khi tham gia
BHXH.
Tình hình triển khai BHXH ở Việt Nam hiện nay còn rất nhiều bất cập.
Việc trốn đóng phí BHXH còn diễn ra khá phổ biến, dù có hoạt động đầu tư
của quỹ BHXH nhưng hiệu quả lại không cao… Nguyên nhân sâu xa của
những tình trạng đó là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của BHXH của
người tham gia cũng như chính nhân viên của BHXH. Những bất cập đó chỉ
có thể khắc phục được khi giáo dục đầy đủ nhận thức cho mọi người về trách
nhiệm và nghĩa vụ của họ cũng như tầm quan trọng và sự cần thiết của
BHXH. Để làm được điều đó cần phải một quá trình tuyên truyền vận động
lâu dài cả trong và ngoài cơ quan BHXH, đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của
cả người tham gia và nhân viên BHXH nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn
nhau giữa họ.
Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức:
số lượng người tham gia BHXH ngày càng đông, cạnh tranh của nhiều các
lĩnh vực bảo hiểm thương mại trong việc cung cấp các sản phẩm có tính chất
giống BHXH,… Những thách thức đó đòi hỏi cần phải cải cách, đổi mới
BHXH để phù hợp với bối cảnh Việt Nam hiện nay.

2

Và hoạt động quan hệ công chúng ( public relation - PR ) là một hoạt
động thiết thực và hiệu quả nhất.
Tuy vậy, hiện nay ở Việt Nam, cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung
và cơ quan BHXH nói riêng đều chưa nhận thức được vai trò của hoạt PR.
Một mặt, do tàn dư của cơ chế bao cấp, mặt khác do PR còn là vấn đề khá
mới mẻ ở Việt Nam . Bởi vậy, dù có rất nhiều cải cách hành chính trong
những năm gần đây nhưng hiệu quả hoạt động của những cơ quan này vẫn
chưa cao.
Thông qua đề án “Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong BHXH”,
em hi vọng kết hợp được tình hình thực tế về triền khai BHXH ở Việt Nam và
trên thế giới cũng như những kiến thức, lý luận tiếp thu trên giảng đường để
có thể phân tích và đề ra một vài giải pháp trong hoạt động PR của BHXH.


3
Nội dung
I. Tổng quan về hoạt động quan hệ công chúng
(public relation - PR)
1. Khái quát chung về PR.
Hoạt động quan hệ công chúng là một hoạt động rất mới mẻ trong các
cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính
sự nghiệp. PR liên quan đến tất cả các tổ chức, thương mại hay phi thương
mại. Nó tồn tại cho dù chúng ta có muốn hay không, nói cách khác, nó không
thuộc quyết định của chúng ta. PR bao gồm tất cả hoạt động giao tiếp với mọi
người mà tổ chức liên hệ. Mọi cá nhân trong xa hội đều sử dụng PR, trừ khi
họ bị cách ly hoàn toàn và không có liên hệ với con người.
Mặc dù PR còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng trên thực tế, PR đã ra
đời từ rất sớm. Ngay từ thời cổ đại, các nhà truyền đạo đã đi khắp mọi nơi để
tuyên truyền về đạo giáo nhằm thu hút thêm số lượng người tham gia. Đến
năm 1809,việc Bộ Tài chính Anh đã bổ nhiệm một phát ngôn viên báo chí đã

đánh dấu sự ra đời của PR hiện đại.
Cho đến nay, có rất nhiều định nghĩa về PR, trong số đó có 3 định nghĩa
được chấp nhân trên phạm vi quốc tế và quen thuộc với các chuyên giaPR:
- Theo viện Quan hệ công chúng Anh Quốc: “PR là nỗ lực lên kế hoạch
và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau
của tổ chức và công chúng.”
- Theo tác giả Frank Jefkins ( tác giả của cuốn Public Relation –
Framework do Financial Times xuất bản): “PR bao gồm tất cả các hinh thức
giao tiếp đã được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ
chức hay công chúng của nó nhằm đạt được mục tiêu cụ thể liên quan đến sự
hiểu biết lẫn nhau.”

4
- Trong một cuôc họp giữa các viện sĩ thông tấn PR đến từ nhiều nước,
diễn ra ở thành phố Mê-xi-cô tháng 8 năm 1978, mọi người đã tán đồng lời
phát biểu sau: “PR là một môn khoa học xã hội và nghệ thuật phân tích những
xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức,
và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ
quyền lợi của cả tổ chức và công chúng.”
Tuy mỗi định nghĩa được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, nhưng
đều hướng đến việc là làm tăng sợ hiểu biết lẫn nhau giữa tổ chức và công
chúng của mình.
Trong bối cảnh của nước ta hiện nay, PR trong BHXH được nhấn mạnh
rõ là mối quan hệ giữa cơ quan BHXH với người tham gia bảo hiểm, người
thụ hưởng quyền lợi BH.
2. Phân biệt PR và quảng cáo.
Vì PR là hoạt động rất rộng, liên quan đến tất cả mọi hoạt động của tổ
chức, do đó, mọi người dễ hiểu nhầm PR với một vài hoạt động khác như:
tiếp thị, quảng cáo, truyền thông,… Trong khuôn khổ của bài viết này, em chỉ
xin đưa ra một vài sự phân biệt giữa PR và quảng cáo.

Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anh đưa ra một
định nghĩa như sau về quảng cáo: “ Quảng cáo trình bày thông điệp bán
thuyết phục và hợp lý nhất cho những khách hàng tương lai để có thể bán sản
phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất có thể .”
Theo định nghĩa này, “ Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục
và hợp lý nhất ” thông qua những kỹ năng sáng tạo trong việc viết lời quảng
cáo, minh họa, bố trí, trình bày bản in, viết bản thảo và làm video dựa trên
một chủ đề hay việc chọn phương tiện truyền thông để thực hiện. Trọng tâm
được đặt lên việc bán, khác biệt với vai trò của PR là cung cấp thông tin, giáo
dục và tạo sự hiểu biết thông qua kiến thức. Một chương trình quảng cáo sẽ có
nhiều khả năng thành công hơn nếu trước đó có hoạt động PR hỗ trợ cung cấp
kiến thức cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm hay dịch vụ đang được

5
quảng cáo. Nó thực tế và đúng đắn hơn việc chỉ đơn thuần chỉ dựa vào quảng
cáo để tiến vào thị trường mới hoặc giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới
chưa được biết đến.
PR là một hoạt động có tầm bao quát hơn quảng cáo. PR liên quan đến
toàn bộ việc giao tiếp trong tổ chức, trong khi quảng cáo chủ yếu chỉ giới hạn
trong chức năng tiếp thị ( với một số ngoại lệ nhỏ như: quảng cáo tuyển chọn
nhân vên hay thu hút tài chính ) mặc dù quảng cáo tốn nhiều chi phí hơn PR.
Hơn nữa, một vài tổ chức có thể không dùng đén quảng cáo nhưng ít nhiều
đều liên quan đến PR. Ví dụ, một đội chữa cháy không thể quảng cáo cho các
đám cháy hay thậm chí cho các dịch vụ của họ, nhưng chắc chắn có mối liên
hệ nhiều với công chúng.
Một điểm khác biệt nữa giữa PR và quảng cáo là vấn đề tài chính. Thu
nhập của các công ty quảng cáo chủ yếu từ phí hoa hồng thu được từ các công
ty truyền thông nhận phat sóng quảng cáo. Trong khi đó, các công ty PR chỉ
có thể bán thời gian và chuyên môn, về tiền công được tính theo số lượng
dịch vụ cung cấp.

Mặc dù theo nhận định của nhiều chuyên gia kinh tế, quảng cáo thoái vị
và PR lên ngôi và dù cho PR có nhiều điểm ưu việt hơn nhưng không có nghĩa
phải dần xoá bỏ quảng cáo, thực hiện PR mà cần phải kết hợp ưu điểm của hai
hoạt động đó để có kết quả tốt nhất.
3. Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH.
PR trong BHXH là hoạt động nhằm tăng cường mối hiểu biết lẫn nhau
giữa người tham gia, người thị hưởng nói riêng và công chúng nói chung với
cơ quan BHXH. Mặc dù là một cơ quan quan hành chính nhà nước nhưng để
nâng cao hiệu quả hoạt động của mình thì cơ quan BHXH phải sử dụng PR
nhằm tuyên truyền và giáo dục nhận thức cho mọi người. Bởi vì:

6
Thứ nhất, do vai trò rất quan trọng của BHXH trong đời sống. BHXH đã
được Đảng và nhà nước ta xác định là một trong những chính sách trọng yếu
của quốc gia vì:
• Người lao động nói chung không thể tránh khỏi việc gặp phải những
biến cố làm giảm hoặc mất một phần hay toàn bộ khả năng lao động. Các biến
cố người lao động gặp phải bao gồm ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp, thất nghiệp, sinh đẻ,…hoặc trường hợp giảm khả năng lao động là
chắc chắn xảy ra khi con người hết tuổi lao động. BHXH là sự đảm bảo thay
thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ gặp phải những
biến cố đó, là chỗ dựa tinh thần cho người lao động.
• Khi người lao động gặp phải những biến cố nêu trên, hoạt động của
các cơ quan, doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động
của đơn vị nói riêng và của toàn xã hội nói chung. Nếu những biến cố như
thất nghiệp mà kéo dài sẽ gây tâm lý chán nản cho người lao động nên gây
nên những bất ổn trong xã hội như: tệ nạn xã hội gia tăng,… Bởi vậy, BHXH
ra đời góp phần ổn định sản xuất, đảm bảo an toàn cho xã hội.
Thứ hai, do vai trò của việc giáo dục và tuyên truyền nhận thức trong
BHXH:

• Mặc dù, BHXH là một trong những chính sách quan trọng nhất của
quốc gia nhưng nhận thức của người dân còn rất hạn chế. Nhiều người tham
gia BHXH mới chỉ thấy được đó là nghĩa vụ nhưng chưa hiểu rằng đó cũng là
trách nhiệm của mình. Điều đó dễ gây tâm lý hiểu nhầm cũng như ức chế cho
người tham gia. Bởi vậy, việc nâng cao nhận thức cho người dân về BHXH là
điều rất quan trọng để hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn.
• BHXH là một chính sách xã hội của nhà nước. Để quản lý xã hội thực
sự hiệu quả, Nhà nước cần phải thực hiện tốt việc tuyên truyền các chính sách

7
đến mọi người dân. Do vậy, tuyên truyền có vai trò rất lớn trong việc nâgn
cao hiểu biết của người dân về các đường lối chính sách của nhà nước.
• Mỗi người dân trong xã hội đều có quyền tự do dân chủ. Việc tham
gia BHXH là thể hiện một phần quyền lợi đó. Như chúng ta đã biết, để đảm
bảo tính công bằng và dân chủ trong việc thực hiện chính sách BHXH, quỹ
BHXH do cả Nhà nước, người sử dụng lao động và người lao động đóng góp.
Tham gia BHXH, người lao động được hỗ trợ một phần thu nhập chính đáng
của mình khi bị giảm hoặc không còn khả năng lao động.
II. Hoạt động “quan hệ công chúng” trong Bảo hiểm xã hội.
1. Các phương tiện để hoạt động PR.
1.1. Thiết kế mẫu đơn, áp phích và tờ rơi.
a. Mẫu đơn.
Ngày nay, trong việc quản lý Bảo hiểm xã hội, nhìn chung có rất nhiều
tình huống liên quan đến số lượng rất lớn người tham gia và người thụ hưởng
bảo hiểm. Thông thường những tình huống này có thể dẫn đến việc tạo rất
nhiều những cách giao tiếp chuẩn mực để tìm hiểu về các nhu cầu của người
tham gia và người thụ hưởng. Những cách thức giao tiếp như vậy được gọi là
“mẫu đơn” và mỗi đơn đều có những mục đích nhất định.Tuỳ vào từng trường
hợp cụ thể mà người ta sẽ sử dụng mẫu đơn nào phù hợp nhất với mục đích
của cơ quan. Các mẫu đơn không chỉ đơn thuần là những mẫu đơn bảo hiểm

liên quan đến người tham gia và người đóng phí mà mỗi cơ quan BHXH còn
thiết kế những mẫu đơn chỉ dùng cho việc quản lý nội bộ như: các đơn dùng
cho hoạt động quản lý nhân sự, hoạt động tài chính,.... Những mẫu đơn này sẽ
chỉ được sử dụng trong pham vi cơ quan đó.

8
Thiết kế những mẫu đơn bảo hiểm là công việc đầy khó khăn, bởi vì
luôn tồn tại những nhu cầu trái ngược nhau. Đối với người nhận, các mẫu đơn
phải thật sự rõ ràng và dễ hiểu, nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo tính pháp
lý và tránh gây thắc mắc, hiểu nhầm. Nói một cách văn hoa hơn, chúng phải
“thân thiện” với khách hàng, không được xa lạ với người đọc nhưng cũng
phải thể hiện phong cách của cơ quan bảo hiểm. Nhưng rất khó khăn để đạt
được sự cân bằng đó.
Và sẽ còn khó khăn hơn nữa khi mà các nhân viên phát hành các mẫu
đơn nhưng lại gặp phải sự thiếu quan tâm của người nhận. Thực tế có những
mẫu đơn được thiết kế đặc biệt chỉ để thu thập thông tin cần thiết. Những mẫu
đơn này thường là tập hợp những câu hỏi in sẵn và người tham gia đóng phí
sẽ trả lời những câu hỏi đó. Nếu như nhân viên của cơ quan BHXH phạm sai
lầm khi xoá đi những câu hỏi đã được trả lời đó, không những sẽ gây ấn
tượng xấu đối với người nhận đơn mà còn khẳng định rõ rằng mẫu đơn này đã
được thiết kế không cẩn thận. Điều đó sẽ làm giảm trầm trọng uy tín của cơ
quan BHXH, tức là sẽ làm giảm niềm tin của người lao động cũng như người
sử dụng lao động đối với BHXH.
Trên thực tế, để phân biệt giữa các mẫu đơn và để làm cho việc giải
quyết, in ấn, lưu giữ,… được dễ dàng hơn, mỗi mẫu đơn nên có những kí hiệu
nhất định. Những kí hiệu này có thể nên được bắt đầu bằng những chữ cái A,
B, C…và sẽ dễ dàng hơn nếu những kí hiệu đó là viết tắt tên của các mẫu
đơn. Ví dụ, đối với những mẫu đơn liên quan đến việc đóng phí thì sẽ kí hiệu
là CF ( viết tắt của Contribution Form ), những đơn liên quan đến việc xét thụ
hưởng thì kí hiệu là BF (viết tắt của Benefit Form ). Hoặc đối với những đơn

được dùng nội bộ như: đơn liên quan đến vấn đề nhân sự sẽ kí hiệu là Per
( viết tắt của Personnel ), những đơn liên quan đến hoạt động tài chính thì kí
hiệu là F ( viết tắt của Finance ).

9
Hầu hết các yêu cầu quản lý dù là đối nội hay đối ngoại đều cần đến các
mẫu đơn và chúng được ghi lại trên các giấy tờ liên quan, không những để ghi
lại những hoạt động, sự việc đã diễn ra mà còn ghi những sự việc sau đó nữa.
Khi thiết kế những mẫu đơn mới thường gặp rất hiều khó khăn. Những
khó khăn này có thể sẽ làm giảm đi sự quan tâm đối với công chúng. Nhưng
không phải vì thế mà hoạt động quan hệ công chúng không được quan tâm.
b. Áp phích.
Theo từ điển chuyên ngành, “Áp phích là tấm biển chứa đựng thông tin
và được trưng bày ở những nơi công cộng”. Và thông tin phải được thể hiện
một cách đơn giản.
Nhiệm vụ đầu tiên của bất kỳ tấm áp phích nào chính là thông báo thông
tin để đảm bảo rằng thông tin đưa ra là thích hợp và được hiểu một cách dễ
dàng và nhanh chóng. Hơn thế nữa, chúng phải được “trưng bày ở những nơi
công cộng”, nhưng những nơi này phải là những nơi tập trung những người
đóng phí và thụ hưởng mục tiêu. Ví dụ, những áp phích nói đến chế độ thai
sản thì đối tượng tiếp cận ở đây là phụ nữ mang thai, nên nếu được trưng bày
ở viện lão khoa thì sẽ không thu hút được nhiều sự chú ý. Tương tự, một áp
phích liên quan đến chế độ hưu, có đối tượng mục tiêu là những người về hưu
thì không thể được trưng bày ở bênh viện nhi. Như vậy, rõ ràng rằng,vị trí
trưng bày của một tấm áp phích cũng quan trọng không kém việc thiết kế, lựa
chọn ngôn từ, cách thức trình bày của nó.
Và một điều cũng thật sự quan trọng đó là một tấm áp phích của cơ quan
BHXH phải được dễ dang nhận ra. Để làm được điều đó, người thiết kế phải
quan tâm đến việc sử dụng logo, cách phối màu và hinh nền làm sao cho công
chúng có thể nhận biết ngay.


10
Mặc dù tham gia BHXH là nghĩa vụ của bất cứ người lao động nào
nhưng để làm cho họ nhận thức đúng đắn hơn thì áp phích của cơ quan
BHXH cũng phải “cạnh tranh” với hàng loạt các áp phích của rất nhiều những
lĩnh vực khác nữa. Chúng phải thu hút được sự chú ý của người đọc và cũng
phải thành công trong việc chuyển tải thông tin.
Thiết kế áp phích có thể là công việc của bộ phận “quan hệ công
chúng”. Đối với một vài cơ quan BHXH lớn sẽ có những người thiết kế
chuyên biệt, còn những cơ quan BHXH nhỏ hơn có thể thuê những công ty tư
vấn thiết kế hoặc các công ty quảng cáo. Dù sắp xếp thế nào, điều quan trọng
là các áp phích phải được thiết kế phù hợp, có sức thuyết phục, thể hiện được
nỗ lực của cơ quan BHXH trong việc truyền tải thông tin đến người đóng góp
và người thụ hưởng.
c. Tờ rơi.
Tờ rơi được hiểu một cách khái quát nhất là những mảnh giấy nhỏ hoặc
những tờ giấy gấp, trong đó có những thông tin in sẵn, được sử dụng trong
trường hợp cơ quan BHXH cung cấp những thông tin liên quan đến các vấn
đề BHXH. Những cơ quan BHXH lớn luôn có hàng loạt các loại tờ rơi đề cập
đến hầu hết các vấn đề BHXH.
Như đã trình bày phần trên, việc thiết kế và tạo ra các mẫu đơn là rất
quan trọng. Đó luôn là mối quan tâm lớn của các cơ quan BHXH. Và việc
thiết kế các tờ rơi cũng cần có sự quan tâm lớn như vậy. Tờ rơi phải được chú
trọng và được thiết kế cẩn thận, phải nêu bật được những mục đích cụ thể, rõ
ràng. Một nhân tố hết sức quan trọng của mục đích thiết kế đó là nhận thức về
những nhu cầu của những nhóm người khác nhau khi truyền đạt thông tin. Ví
dụ, người sử dụng lao động khi tiếp nhận cũng một tờ rơi dùng để cung cấp
thông tin về tỉ lệ đóng phí BHXH cho người lao động cũng sẽ hiểu theo
những cách khác nhau.


11