ĐỀ TÀI: VĂN PHÒNG ẢO, THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

DANH SÁCH NHÓM 2
Lê Ngọc Yến (nhóm trưởng)
Trần Thị Thanh Vân
Phan Thị Hồng Anh
Phạm Thị Yến
Ung Thị Ý Nhi
Võ Thị Yến Nhi
Bùi Thị Hân
Lê Quang Nhật
Nguyễn Thanh Sang
Nguyễn Chí Tài
1
Mục lục:
2
Lời mở đầu:
Trong xu thế kinh tế hóa toàn cầu như hiện nay có rất nhiều công ty được thành
lập để phục vụ nhu cầu kinh doanh sản xuất. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó
khăn như hiện nay thì việc mở văn phòng làm việc để thực hiện giao dịch với đối
tác đang là vấn đề khó khăn đối với các nhà đầu tư, bởi những yếu tố như chọn địa
điểm, giá thuê mặt bằng, các trang thiết bị nội thất của văn phòng Do đó dịch vụ
văn phòng ảo đang là phương án khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi
vì văn phòng ảo có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của một văn phòng làm việc
thực sự và đồng thời khắc phục được những khó khăn khi doanh nghiệp mở văn
phòng làm việc thực sự.
Dịch vụ văn phòng ảo đã được phát triển khá rầm rộ trên thế giới, còn ở Việt Nam
vẫn còn khá mới mẻ, do vậy nhóm chúng tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Văn
phòng ảo thực trạng và giải pháp” để có thể hiểu rõ hơn nguyên tắc làm việc
cũng như nhưng ưu thế mà dịch vụ này mang đến cho khách hàng so với văn

phòng làm việc thực sự hiện nay. Hi vọng sau đề tài này sẽ giúp các bạn có thêm
những hiểu biết mới về văn phòng ảo, một dịch vụ khá mới lạ nhưng đầy tiện ích.
Trong quá trình làm tiểu luận nhóm chúng tôi cũng không thể không tránh khỏi
những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của quý
thầy, cô cũng như tất cả các bạn để cho bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn!
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ẢO
1.1. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử
lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu
cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
3

Văn phòng còn được hiểu theo nghĩa:
 Nghĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, một đơn vị
 Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan,đơn vị,là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
1.2. Vai trò của văn phòng:
- Tham mưu tổng hợp cho cơ quan đơn vị
- Gíup việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý xây dựng chương trình,kế hoạch,lịch
làm việc,…
- Là trung tâm,đầu mối giao tiếp của cơ quan
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng:
- Xây dựng chương trình,kế hoạch công tác
- Thu thập,quản lý thông tin
- Soạn thảo,phát hành văn bản quản lý,điều hành và tư vấn cho lãnh đạo giao kết
hợp đồng
- Giao tiếp đối nội,đối ngoại
- Quản lý tài sản, kinh phí hoạt động

- Tổ chứa hội nghị, sự kiện
- Quản lý nhân sự
- Lưu trữ tài liệu, văn bản
1.4. Khái niệm văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là văn phòng dùng để cho các chủ công ty, doanh nghiệp, tổ chức
hay là một cá nhân thuê để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch nhưng người thuê
không phải là chủ sở hữu mà trong đó công ty kinh doanh văn phòng ảo sẽ trao
cho người thuê quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa
thuận.
4
1.5. Cơ sở pháp lý:
Tại khoản 1 điều 35 của Luật doanh nghiệp quy định: Văn phòng được gọi là văn
phòng giao dịch thông thường cần có tên, địa chỉ rõ ràng, số fax, số điện thoại.
Văn phòng “ảo” đáp ứng đầy đủ những tính năng đó, nên loại hình văn phòng này
hoàn toàn đúng pháp luật”.
1.6. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ảo.
“Share office” (văn phòng chia sẻ): Chủ dịch vụ không chỉ cho một người thuê sử
dụng mà còn cho nhiều người thuê sử dụng tại cùng một thời điểm.
“Share cost” (chi phí chia sẻ): nhiều người thuê tại cùng một địa điểm nên chi phí
được chia ra cho nhiều người với những gói cước tương ứng giúp người thuê tiết
kiệm được tối đa chi phí.
5

1.7. Đối tượng sử dụng:
 Giám đốc doanh nghiệp vừa & nhỏ
 Cá nhân,doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc vừa thành lập doanh nghiệp
 Chuyên viên tư vấn, Nhóm dự án
 Văn phòng đại diện quy mô nhỏ (từ các tỉnh thành gần HCM, từ Hà Nội, từ
nước ngoài)
 Công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường

 Người nước ngoài muốn tìm hiểu về thị trường Việt Nam
 Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
 Các công ty ở miền Nam hoặc các tỉnh thành khác muốn lập văn phòng đại
diện tại Hà nội
 Các công ty vừa và nhỏ muốn bắt đầu sự nghiệp kinh doanh
 Các nhóm làm việc theo dự án
 Các công ty về truyền thông, tin học, dịch vụ gia tăng
 Các cá nhân hoạt động kinh doanh độc lập (tư vấn tài chính, kiểm toán, kế
toán, viết quảng cáo, tư vấn thương hiệu, franchise……)
6
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ VĂN PHÒNG ẢO
Như chúng ta đã biết “Văn phòng ảo” là một dịch vụ xuất hiện từ lâu và
phát triển rộng rãi trên khắp thế giới.Nhưng đối với Việt Nam thì văn phòng ảo
còn khá mới mẻ chưa phổ biến rộng rãi,theo xu hướng phát triển công nghiệp hóa
hiện đại hóa đất nước thì văn phòng ảo là giải pháp tối ưu kinh doanh cho các
doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.1. Thực trạng của văn phòng ảo ở Việt Nam hiện nay:
 Phát đạt nhờ suy thoái
Thời buổi kinh tế suy thoái, doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều khó
khăn trong sản xuất, kinh doanh khiến mọi chi phí được xem xét cắt giảm tối đa để
cạnh tranh. Hiện dịch vụ văn phòng ảo là một phương án khả thi cho việc cắt
giảm. Để giảm bớt gánh nặng ngân sách mà vẫn đáp ứng nhu cầu “hoành tráng”,
nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp nước ngoài lập văn
phòng đại diện tại Việt Nam đang chọn giải pháp thuê văn phòng ảo. Chỉ mất từ
50 - 120 USD mỗi tháng, bảng hiệu công ty của khách hàng sẽ có mặt trên những
tòa nhà hiện đại và tiện nghi nhất.
Chỉ trong vòng vài tháng kể từ khi có dấu hiệu của cuộc khủng hoảng kinh
tế thế giới cho tới nay, lượng khách hàng đến đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng
ảo tại Công ty Intel Office đã tăng hơn 250%, Quả là một con số “không tưởng”
đối với dịch vụ văn phòng ảo, vốn còn khá mới tại thị trường Việt Nam. Nguyên

nhân của hiện tượng này,có thể gói gọn trong cụm từ: ‘kinh tế suy thoái.”
Chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp
khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh văn
phòng ảo
Ông Huỳnh Quang Việt, Phó tổng giám đốc Công ty Incomnet, chuyên kinh doanh
lĩnh vực cho thuê dịch vụ văn phòng ảo, cho biết công ty thành lập được hơn hai
7
năm nay. Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có được 160 khách hàng. Nhưng từ
khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100% tính đến thời điểm
hiện tại .
Một khách hàng của Intel Office chuyên cung cấp các loại trang thiết bị cho
ngành dệt may trước đây có văn phòng tại Đồng Nai cho biết, trong tình hình khó
khăn như hiện nay, khách hàng của doanh nghiệp ngày càng ít dần, nếu vẫn phải
duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng thì khó
lòng kham nổi.
Trong khi đó, sử dụng “văn phòng ảo” tốn kém chưa đến 20% mức trên mà vẫn
đáp ứng được đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thật, do vậy công ty ông đã
chuyển sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.
Giám đốc Công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho
biết công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố
Vũng Tàu. Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn phòng ở
một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí quá cao
Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện,
nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác. Chưa kể phải tốn thêm những
khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn
phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi
hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất
trắng.
Thông qua một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết
định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, do đáp ứng được các yêu cầu như

một văn phòng thật nhưng với chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả kinh
doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật.
Nhiều giám đốc doanh nghiệp khác cũng cho rằng, trong thời điểm khó khăn hiện
nay, việc phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu
đồng/tháng sẽ rất khó khăn. Theo họ, việc sử dụng văn phòng ảo như một biện
pháp giảm thiểu tốn kém mà vẫn đáp ứng được các tiện ích như một văn phòng
thật hiện đang là một xu thế hợp lý.
Thời điểm kinh tế còn nhiều khó khăn như hiện nay sẽ là cơ hội cho dịch vụ “văn
phòng ảo” phát triển mạnh. Trên thực tế văn phòng ảo là thuật ngữ chưa có trong
quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Tuy nhiên, Luật
Doanh nghiệp có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao
dịch của doanh nghiệp,có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố, số điện
thoại, số fax, Những yêu cầu này, văn phòng ảo đều đã đáp ứng đủ.
8
2.2. Các đối tượng khách hàng trong thực tế:
2.2.1. Doanh nghiệp mới thành lập:
Các doanh nghiệp mới thành lập có quá nhiều công việc phải thực hiện để khởi
đầu kinh doanh. Chúng vừa hao tốn nguồn lực lẫn ngân sách. Bài toán ấy đặt áp
lực cho không ít doanh nghiệp có nguồn lực giới hạn, đặc biệt là những doanh
nghiệp mới thành lập.Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nhận được
sự khởi đầu hoàn hảo. Doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể chi phí thời gian, công sức,
lẫn ngân sách để tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm, dịch vụ và khách
hàng.
2.2.2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Hiện nay đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn phải đương đầu với vấn đề giảm
thiểu chi phí. Làm thế nào để giữ mức chi phí cố định luôn thấp trong khi quy mô
sản xuất kinh doanh vẫn tiếp tục mở rộng. Doanh nghiệp cần thiết những giải pháp
để chuyển đổi những khoản chi phí cố định trước đây thành chi phí biến đổi linh
hoạt theo quy mô sản xuất kinh doanh. Văn phòng ảo sẽ giúp các doanh nghiệp
9

vừa và nhỏ phong cách làm việc chuyên nghiệp và hình ảnh doanh nghiệp thân
thiện với đối tác, khách hàng.
2.2.3. Làm việc tại nhà
Các cá nhân kinh doanh độc lập, nhóm dự án, hay đại diện kinh doanh của các
công ty thông thường cố gắng tiết kiệm tối đa chi phí. Việc thiết lập văn phòng
làm việc khang trang dường như là không phù hợp bởi vì họ không có nhiều ngân
sách cho văn phòng, trang thiết bị và nhân viên. Họ thường tận dụng những không
gian ở thành nơi làm việc. Nhưng đó không phải là địa điểm phù hợp cho các cuộc
gặp kinh doanh và hình ảnh họ trong mắt đối tác và khách hàng là không chuyên
nghiệp. Khi sử dụng văn phòng ảo các cá nhân kinh doanh chỉ cần tập trung vào
công việc kinh doanh của mình, văn phòng ảo sẽ giúp và thực hiện tất cả những
việc còn lại để bạn thành công hơn.
2.2.4. Mở rộng thị trường
Các doanh nghiệp ngoài thành phố Hồ Chí Minh muốn phát triển thị trường
mới sau khi đã thành công tại các thị trường địa phương thường không đẩy mạnh
sản xuất kinh doanh ngay lập tức. Trước hết, họ tiến hành các hoạt động thăm dò
tại thị trường mục tiêu. Trong giai đoạn này, quy mô hoạt động tại thành phố Hồ
Chí Minh còn hạn hẹp với một vài nhân viên. Do vậy, lựa chọn một văn phòng
quy mô là rất lãng phí.Với một văn phòng trang bị đầy đủ như vậy, doanh nghiệp
có thể tập trung vào phát triển thị trường mới dưới sự hỗ trợ tối đa khi sử dụng văn
phòng ảo trong giai đoạn đầu.
2.2.5. Công ty nước ngoài
Phần lớn là các công ty nước ngoài thâm nhập vào thị trường Việt Nam trong giai
đoạn đầu muốn nghiên cứu và phân tích thị trường. Vì thế, họ chưa muốn đầu tư
một khoản chi phí khổng lồ cho việc thuê văn phòng, tuyển dụng và đào tạo nhân
10
viên. Tuy nhiên, họ vẫn cần một văn phòng chuyên nghiệp để phục vụ cho công
việc.
 Còn nhiều tiềm năng:


Các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại
Việt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng
bá. Khách hàng tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính.
Mô hình này có từ năm 2000, phát triển mạnh hơn vào năm 2008 – giai đoạn khó
khăn của nền kinh tế Việt Nam do bị ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng tài chính
toàn cầu. Tuy nhiên, trong giai đoạn đó dịch vụ này vẫn chưa thu hút nhiều sự chú
ý của khách hàng và cũng vướng nhiều rào cản về pháp lý như về việc đóng thuế,
tâm lý thiếu tin tưởng khi làm việc với một đối tác có văn phòng ảo.
Những rào cản về pháp lý đến nay không còn nữa. Nhiều doanh nghiệp đã chấp
nhận việc thuê văn phòng ảo như là một sự chọn lựa hợp lý và khôn ngoan trong
giai đoạn đầu mới thành lập nhằm tiết kiệm nhiều chi phí. Bên cạnh đó, các gói
dịch vụ đã được xây dựng gần hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, mức giá
cũng rẻ hơn nhiều so với cách đây vài ba năm trong khi chất lượng hạ tầng cơ sở
cũng như hạ tầng mạng tốt hơn.
Sự tăng trưởng nhanh của các nhà kinh doanh văn phòng ảo đã tạo ra sự cạnh
tranh khá sôi nổi trên thị trường. Không chỉ ở khía cạnh chi phí, các nhà cung ứng
còn ra sức cạnh tranh về dịch vụ hậu cần và hướng tới việc ngày càng chuyên
nghiệp hơn để thu hút khách hàng. Họ đầu tư cho đội ngũ nhân sự, công nghệ,
trang thiết bị nhằm hỗ trợ đắc lực cho xu hướng làm việc di động và tại gia của các
khách hàng, hay hỗ trợ những người làm công việc thường xuyên di chuyển,
hướng tới việc phục vụ khách hàng ở bất cứ nơi nào mà khách cần làm việc.
Theo nhận định của các chuyên gia, kinh tế thế giới sẽ còn tiếp tục khó khăn trong
năm 2009, và đó được xem là cơ hội cho loại hình kinh doanh dịch vụ văn phòng
ảo phát triển mạnh tại Việt Nam.Chỉ riêng tại Tp.HCM, theo thống kê của Sở Kế
11
hoạch và Đầu tư, tính đến hết tháng 12/2008, có khoảng hơn 300.000 doanh
nghiệp đăng ký hoạt động, phân tán khắp nơi, đó là chưa kể đến các tỉnh, thành
khác trên cả nước.
Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì cũng còn ít công ty
kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo, hoạt động chủ yếu tại Tp.HCM và Hà Nội,từ đó

cho thấy tiềm năng của thị trường này ở Việt Nam còn khá hấp dẫn
2.3. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo:
Trong xã hội những vấn đề nào cũng tồn tại song song hai mặt đối lập,chính vì
thế mà văn phòng ảo cũng tồn tại những ưu điểm và nhược điểm:
 Ưu điểm:
-Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức

Lý do đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng ảo là tiết kiệm được chi
phí. Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong
sự cảm nhận của đối tác và khách. Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử
dụng dịch vụ văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ. Dù không bỏ ra một khoản chi
phí lớn để thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải trả lương cho nhân
viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị, không trả tiền tiện ích; bạn vẫn có
một văn phòng hoàn hảo. Điều đó giúp bạn giảm bớt thời gian và công sức trong
rất nhiều công đoạn của điều hành doanh nghiệp và tập trung năng lực vào hoạt
động kinh doanh cốt lõi của mình.Hạn chế sự di chuyển của người làm việc.
Sử dụng Văn phòng ảo, chi phí thuê văn phòng đã trở thành biến phí, bạn chỉ cần
chi trả theo nhu cầu linh hoạt của doanh nghiệp. Với việc sử dụng văn phòng ảo
này, bạn cũng không cần phải di chuyển văn phòng khi mở rộng hay thu hẹp quy
mô. Địa điểm giao dịch của doanh nghiệp vừa ổn định, vừa đặt tại vị trí trung tâm
thuận tiện. Hơn nữa, doanh nghiệp còn được hỗ trợ quản lý cuộc gọi, thư từ và có
thể chọn thêm chỗ ngồi linh hoạt, hay cố định, hay phòng riêng.
- Giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh
Với văn phòng ảo, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí
12
trung tâm dành cho những công ty chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng địa chỉ này
làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc ký kết hợp
đồng, gặp gỡ đối tác, giao dịch thư tín,…
- Giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc
Hệ thống thông tin cho văn phòng ảo xử lí các loại thư từ, điện thoại, fax, … chính

xác, nhanh chóng và và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp của bạn với đối tác và
khách hàng vẫn hết sức thuận lợi dù rằng bạn đã tiết kiệm chi phí cho chúng đến
mức tối đa.
- Tạo hình ảnh doanh nghiệp với đối tác khách hàng
Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ
thống thông tin được tổ chức bài bản, chắc chắn hình ảnh của bạn sẽ trở nên
chuyên nghiệp trong tâm trí khách hàng.

- Tập trung năng lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi
Bằng việc sử dụng văn phòng ảo, bạn sẽ tập trung nguồn lực vào các hoạt động
kinh doanh côt lõi của mình.
- Gói cước linh hoạt với chi phí thấp hơn rất nhiều so với văn phòng thực (chỉ từ
50 USD/tháng, bạn đã có ngay một văn phòng hiện đại bậc nhất).
 Nhược điểm:
13
- Về mặt luật pháp, một số các cơ quan chức năng nhà nước (cục thuế…) cho rằng
việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng
mua bán hóa đơn.
- Mô hình còn mới lạ nên nhà nước vẫn còn ‘ngại’ trong việc quản lý với lý do:
doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo không lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại văn phòng,
không có hoạt động thực tế tại văn phòng mà chỉ họp mặt, tiếp khách 1 - 2
lần/tháng nên khó kiểm soát việc xuất hóa đơn của doanh nghiệp. Một vài chi
cục thuế chỉ chấp nhận bán hóa đơn cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có hợp
đồng kinh tế với khách hàng. Sở Kế hoạch - Đầu tư TPHCM rất ngại cấp phép
kinh doanh vì: “Chưa có quy định nào hướng dẫn cấp phép cho mấy trăm doanh
nghiệp hoạt động trong cùng một văn phòng rộng vài trăm mét vuông”.
- Dễ bị lừa đảo
- Nhiều doanh nghiệp không xin được giấy phép kinh doanh, không mua được hóa
đơn tài chính trong suốt thời gian dài
- Gây ra rất nhiều khó khăn đối với việc quản lý như kê khai thuế, kiểm tra thuế

hay khó tránh được các trường hợp gian dối trong kinh doanh lẩn vào.
14
Chương 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG ẢO
- Tạo nền tảng cho công nghệ caoVăn phòng ảo được phát triển trên nền
Windows Service Sharepoint (WSS) theo mô hình 3 lớp đảm bảo được tính mở,
tính sẵn sàng và tính tin cậy cho hệ thống. văn phòng ảo hỗ trợ khả năng phân
quyền và bảo mật cho các lớp người dùng khác nhau, hỗ trợ sử dụng chuẩn truyền
thông SSL, cho phép ghi nhật ký hệ thống (System Log) và nhật ký sự kiện (Even
Log). Thêm vào đó, hệ thống có cơ chế sao lưu phục hồi dữ liệu đảm bảo được
tính an toàn dữ liệu và hệ thống, Lãnh đạo có thể theo dõi chính xác tình hình hoạt
động của từng đơn vị cũng như tiến độ công việc của nhân viên.
- Xây dựng mô hình làm việc trực tuyến
Hệ thống được thiết kế trên nền web cho phép kết nối và làm việc từ xa thông qua
Internet. Kiến trúc này rất phù hợp với mô hình doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
hoặc tổng công ty có nhiều xí nghiệp trực thuộc.
- Phần mềm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Văn phòng ảo hỗ trợ chuẩn font chữ Unicode và có giao diện thân thiện với
người dùng. Sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nâng cao được khả năng ứng
dụng công nghệ thông tin, tiết kiệm được rất nhiều tài nguyên cũng như chi phí và
đặc biệt là đẩy mạnh được hiệu quả công việc. Được phát triển trong một quá
trình dài với sự tham gia của nhiều chuyên gia công nghệ thông tin cũng như sự
đóng góp ý kiến của các doanh nghiệp trên cả nước, văn phòng ảothực sự là một
15
giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp để nâng cao và tăng tính hiệu quả cũng
như cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay.
Văn phòng ảo sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thuận lợi trong việc khởi đầu kinh
doanh. Giúp doanh nghiệp có địa chỉ giao dịch tại vị trí trung tâm thành phố, thuận
tiện cho việc kinh doanh hay giao tiếp với đối tác và khách hàng. Văn phòng làm
việc được trang bị đầy đủ các thiết bị và có nhân viên lễ tân chuyên nghiệp.
Chương 4: KẾT LUẬN

Diện tích đất ngày càng thu hẹp so với số dân và số doanh nghiệp, ngày
nay, để tìm được một nơi đặt văn phòng làm việc đã khó, để có yêu tố “thiên thời
địa lợi” để an cư lạc nghiệp lại càng khó khăn hơn. Văn phòng ảo chính là giải
pháp cho vấn đề này, càng ngày các công ty cho thuê văn phòng càng phát triển,
cung cấp những dịch vụ tiện nghi, thuận lợi cho khách hang. Văn phòng ảo không
những giúp giảm bớt chi phí cho các doanh nghiệp mà còn giảm bớt chi phí chung
cho xã hội. Đây cũng là một loại hình văn phòng đã phát triển ở nhiều nước và
đang phát triển ở Việt Nam!
16