41

Đối với phương tiện chứa dữ liệu bên ngoài :công ty sẽ bồi thường bất
kỳ một chi phí nào nếu chứng minh được rằng người được bảo hiểm đã bỏ ra
trong thời hạn là 12 tháng kể từ ngày phát sinh sự cố nhằm mục đích duy nhất
là phục hồi lại các phương tiện lưu trữ dữ liệu bên ngoài trở lại tình trạng bình
thường, kể từ ngày xảy ra một sự được bồi thường, số tiền bảo hiểm đối với
thời hạn bảo hiểm còn lại sẽ giảm đi một lượng bằng số tiền bồi thường, trừ
khi số tiền bảo hiểm sẽ lại được phục hồi lại như ban đầu.
Số tiền bồi thường được giói hạn bởi số tiền bảo hiểm trừ đi mức khấu
trừ theo thoả thuận. Sau cùng là xét duyệt hồ sơ bồi thường và thông báo cho
khách hàng, hoàn chỉnh hồ sơ trình ban giám đốc. Sau khi thông báo ,nếu
khách hàng chấp nhận thì chuyển cho kế toán tài vụ trả tiền bồi thường ,nếu
không phải tìm hiểu lại và giải quyết cho thoả đáng.
Có thể nói, công ty PTI rất đề cao công tác giám định và bồi thường để
chất lượng sản phẩm luôn được nâng cao.
Sau đây là các bước công tác chủ yếu và nội dung cụ thể trong công tác
giám định và bồi thường tổn thất của công ty PTI:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý thông tin về tổn thất
Trong bước này khi nhận được thông báo tổn thất người được bảo hiểm
bằng các văn bản (hoặc qua điện thoại, hoặc qua các nguồn tin khác). Cán bộ
công ty cần nắm ngay những thông tin cần thiết như:
- Tên và địa chỉ của người thông báo tổn thất
- Địa điểm, thời gian xảy ra tổn thất
- Thông tin ban đầu về hậu quả thiệt hại
- Đánh giá ban đầu về nguyên nhân tổn thất
- Các biện pháp hạn chế tổn thất đã áp dụng
Tuy nhiên để đảm bảo chính xác thì công ty phải kiểm tra thông tin vừa
nhận được qua các nguồn tin khác như: công an, chính quyền sở tại, cấp chủ
quản của đơn vị xảy ra tổn thất. Sau đó các cán bộ công ty báo cáo ngay cho

cấp lãnh đạo trực tiếp để đề xuất phương án xử lý hoặc chủ động xử lý thông

42

tin về tổn thất với các vụ được phân cấp. Đối với các vụ tổn thất ước tính thiệt
hại đến 50.000USD các đơn vị phải báo cáo ngay với công ty bằng văn bản.
Bước 2: Công tác giám định
Nếu vụ tổn thất xảy ra trên địa bàn thuộc đơn vị quản lý thì:
Một là, đơn vị cử cán bộ giám định đến hiện trường nơi xảy ra tổn thất
để thu thập đủ thông tin về vụ tổn thất, bao gồm các công việc cụ thể sau:
- Ghi chép và thu thập đầy đủ thông tin, số liệu có liên quan đến hiện
trường vụ tổn thất.
- Thu thập vật chứng và lời khai nhân chứng.
- Đề xuất, phối hợp với người được bảo hiểm và các cơ quan chức năng
để áp dụng các biện pháp cần thiết để hạn chế tổn thất.
- Thu thập, tham khảo ý kiến của các bên có liên quan có mặt tại hiện
trường (cảnh sát PCCC, đơn vị xảy ra tổn thất, chính quyền địa phương).
- Lập biên bản hiện trường vụ tổn thất mô tả chi tiết hiện trường, sơ bộ
diễn biến, dự đoán nguyên nhân, ước tính thiệt hại.
Hai là, việc giám định được thực hiện gồm những việc sau:
- Phối hợp với các cơ quan chức năng điều tra, kết luận diễn biễn,
nguyên nhân vụ tổn thất.
- Thu thập đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc xác định số lượng
và giá trị tài sản được bảo hiểm tại thời điểm trức khi xảy ra tổn thấtl.
- Tiến hành so sánh, đối chiếu giữa chứng từ với những thông tin tài liệu
thu thập được tại hiện trường vụ tổn thất để xác định chính xác mức độ thiệt
hại. Từ đó lập biên bản giám định tổn thất.
- Tuy nhiên, đối với những vụ tổn thất lớn hoặc đòi hỏi có kiến thức
chuyên ngành hoặc theo yêu cầu của nhà tái bảo hiểm hoặc theo chỉ đạo của
công ty thì việc giám định có thể sẽ do một tổ chức giám định độc lập thực

hiện trên cơ sở hợp đồng giám định.
-Thẩm quyền kí kết và thực hiện hợp đồng giám định của các đơn vị theo
mức phân cấp bồi thường được qui định cụ thể ở phần phân cấp bồi thường.

43

Trong những trường hợp cụ thể khi cần công ty có thể cử cán bộ giám định
của công ty giúp các công ty tiến hành công tác giám định. Nhưng các đơn vị
là người chủ trì và kí biên bản giám định vụ tổn thất .
- Trong trường hợp cán bộ giám định của PTI không có mặt tại hiện
trường xảy ra vụ tổn thất trong thời hạn ghi trong quy tắc bảo hiểm hoặc vì lý
do cấp thiết phải dọn dẹp hiện trường và cơ quan chức năng thụ lý hồ sơ
chuyển cho PTI, cán bộ giám định và đơn vị có nhiệm vụ tìm hiểu nguyên
nhân, diễn biến vụ tổn thất nếu có điểm nào không rõ phải xác minh, bổ xung
bằng chứng cứ đủ tính pháp lý cần thiết.
Bước 3: Lập hồ sơ tổn thất
1. Trách nhiệm lập hồ sơ
Các đơn vị có trách nhiệm xử lý thông tin tổn thất và lập hồ sơ đối với
những vụ tổn thất xảy ra trên địa bàn đơn vị mình phụ trách. Căn cứ từng vụ
việc cụ thể, nếu vượt phân cấp thuộc các đơn vị thì công ty có thể cử cán bộ
nghiệp vụ trực tiếp giúp các đơn vị lập hồ sơ.
2. Hồ sơ đối với các tổn thất theo đơn bảo hiểm thiết bị điện tử bao gồm:
- Giấy yêu cầu bảo hiểm của người được bảo hiểm.
- Danh mục tài sản được bảo hiểm.
- Hoá đơn thanh toán phí bảo hiểm.
- Hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Giấy thông báo tổn thất của người được bảo hiểm.
- Bản kê khai thiệt hại và các chứng từ chứng minh thiệt hại.
- Biên bản hiện trường của các cơ quan chức năng hoặc của PTI
- Các văn bản, phim ảnh và tài liệu khác có liên quan đến vụ tổn thất.

- Biên bản giám định vụ tổn thất của PTI hoặc của tổ chức giám định độc
lập PTI chỉ định hoặc do PTI và người được bảo hiểm thoả thuận chỉ định.
- Tờ trình đề xuất giải quyết bồi thường
- Thông báo bồi thường của PTI.

44

Bước 4: Thủ tục xét giải quyết bồi thường
1. Phân cấp xét giải quyết bồi thường .
Khi có thông tin về các vụ tổn thất phải được giải quyết kịp thời và báo
cáo đầy đủ với công ty sau khi cử cán bộ đến hiện trường nơi xảy ra vụ tổn
thất . Riêng đối với những vụ tổn thất ước tính thiệt hại đến 50.000USD thì
các đơn vị phải báo cáo ngay để công ty chỉ đạo kịp thời .
* Việc phân cấp xét giải quyết bồi thường như sau :
Căn cứ xét giải quyết bồi thường theo phân cấp đã được qui định . Các
đơn vị chủ động xét, giải quyết bồi thường đối với các vụ tổn thất thuộc mức
phân cấp nói trên, sau đó chuyển bản sao hồ sơ về công ty chậm nhất là 10
ngày kể từ khi chuyển tiền bồi thường cho người được bảo hiểm .
Trong quá trình lập hồ sơ nếu xét thấy chắc chắn thuộc trách nhiệm bảo
hiểm của công ty bảo hiểm Bưu Điện thì có thể tạm ứng tối đa đến 50% của
số tiền dự kiến bồi thường cho người được bảo hiểm để tạo điều kiện cho việc
ổn định sản xuất -kinh doanh của khách hàng, nâng cao uy tín của công ty bảo
hiểm Bưu Điện trên thị trường bảo hiểm .
* Mối quan hệ giữa các phòng chức năng trong việc xét giải quyết bồi
thường:
- Phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về việc lập
hồ sơ, biên bản giám định, xác định phạm vi trách nhiệm bảo hiểm , đề xuất
bồi thường và các công việc có liên quan đến việc giải quyết bồi thường (như
tổ chức thanh lí thu hồi phế liệu, tổ chức sửa chữa tài sản bị hư hại, mua mới
tài sản để thay thế tài sản bị tổn thất hoàn toàn trong trường hợp bồi thường

bằng hiện vật )
Phòng kế toán - tài chính có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của các
chứng từ, kiểm soát giá cả để tham mưu cho lãnh đạo đơn vị giải quyết đúng
đắn.
1. Căn cứ xét bồi thường:
* Tổn thất có thuộc phạm vi bảo hiểm không?
- Khiếu nại có thuộc phạm vi bảo hiểm không?

45

- Có điều kiện bảo hiểm nào bị vi phạm làm vô hiệu hoá hoặc thu hẹp
phạm vi được bảo hiểm của khiếu nại không?
- Xem xét thời hạn bảo hiểm
* Xác định số tiền bồi thường cho tổn thất
- Xác định thiệt hại thực tế (căn cứ biên bản giám định tổn thất, hồ sơ
chứng từ chứng minh tổn thất).
- Số tiền bảo hiểm (bảo hiểm có đúng giá trị hay dưới giá trị)
- Mức miễn bồi thường
- Phần vật tư, tài sản được thu hồi còn lại sau tổn thất, xác định trị giá.
3. Thủ tục xét duyệt bồi thường
* Xét duyệt
+ Đối với các vụ tổn thất thuộc thẩm quyền giải quyết các chi nhánh, văn
phòng đại diện.
- Cán bộ giám định lập phiếu đề xuất.
- Trưởng phòng nghiệp vụ trình lãnh đạo.
- Phòng kế toán kiểm tra chứng từ.
- Giám đốc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện quyết định bồi thường.
- Đơn vị gửi bản sao hồ sơ cho Công ty thay cho báo cáo.
* Đối với các vụ tổn thất thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty:
- Trưởng phòng nghiệp vụ Chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trình

giám đốc Công ty và chuyển toàn bộ hồ sơ về Công ty.
- Phòng nghiệp vụ và phòng kế toán Công ty phối hợp theo chức năng
quy định trình phương án giải quyết bồi thường.
- Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách khối quyết định
* Đối với các vụ tổn thất thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng nghiệp
vụ Công ty:

46

- Cán bộ giám định lập phiếu đề xuất
- Phòng kế toán kiểm tra chứng từ
- Khi phòng nghiệp vụ và phòng kế toán đã thống nhất thì trưởng phòng
nghiệp vụ ký quyết định bồi thường cho người được bảo hiểm. Hồ sơ được
chuyển cho phó giám đốc phụ trách khối để báo cáo.
- Nếu có vướng mắc thì báo cáo phó giám đốc phụ trách khối xem xét
quyết định. Trong trường hợp này bản thông báo bồi thường cho người được
bảo hiểm do phó giám đốc ký hoặc có thẩm quyền cho trưởng phòng nghiệp
vụ ký.
4. Thời gian xét bồi thường
Đối với các vụ tổn thất dưới 50.000USD theo quy tắc của Bộ tài chính
ban hành thì sau 30 ngày kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ công ty sẽ giải quyết
xong bồi thường cho người được bảo hiểm.
- Phòng nghiệp vụ xét hồ sơ làm tờ trình, biên bản giám định: 7 ngày kể
từ khi nhận đủ hò sơ và trình lãnh đạo xét.
- Chuyển phòng kế toán xem xét tính hợp pháp của chứng từ: 7 ngày.
- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ lần cuối: 7 ngày
- Làm thông báo bồi thường và đề nghị khách hàng chấp thuận.
Đối với các vụ tổn thất có giá trị đến 100.000USD thời gian giải quyết
bồi thường sẽ phụ thuộc vào việc cơ quan giám định trung gian hoặc Công ty
nhân tái tham gia hay không.

5. Thủ tục trả tiền bồi thường
Căn cứ quyết định bồi thường của toàn quốc, giám đốc, phó giám đốc
chi nhánh, văn phòng đại diện, trưởng phòng nghiệp vụ. Phòng kế toán của
các đơn vị thực hiện chuyển ngay tiền bồi thường cho khách hàng. Đối với
các vụ tổn thất của các khách hàng do chi nhánh hoặc văn phòng đại điện
quản lý nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty việc trả tiền bồi
thường cho người được bảo hiểm do các chi nhánh hoặc các văn phòng đại
diện thực hiện theo uỷ quyền của công ty.

47

* Một số điểm cần lưu ý đối với những trường hợp bồi thường trên
phân cấp của đơn vị:
- Sau khi giám đốc công ty quyết định việc bồi thường, các đơn vị có
trách nhiệm thông báo cho khách hàng biết quyết định đó và báo cáo kịp thời
ý kiến của khách hàng với công ty. Nếu khách hàng không chấp nhận thì đề
nghị có công văn khiếu nại nêu rõ lý do, cung cấp thêm bằng chứng Nếu xét
thấy hợp lý thì các đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, báo cáo giám đốc quyết
định điều chỉnh cho phù hợp.
- Trước khi trả tiền bồi thường cho khách hàng, yêu cầu khách hàng
phải làm thủ tục chuyển quyền bồi thường bên thứ ba cho PTI (nếu phát sinh
thêm trách nhiệm).
- Các đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ, thống kê tổn thất trên địa bàn và
báo cáo định kỳ 6 tháng với Công ty.
- Mọi việc xử lý, giải quyết bồi thường phải thực hiện kip thời, đúng
thoả thuận với khách hàng trong hợp đồng bảo hiểm hoặc trong Quy tắc bảo
hiểm. Nghiêm cấm việc gây phiền hà, áp dụng chế tài một cách tuỳ tiện gây
thiệt hại cho quyền lợi của khách hàng cũng như quyền lợi của công ty.

48




49

Trên đây là một số bước chủ yếu trong quy trình giám định bồi thường
của nghiệp vụ bảo hiểm thiết bị điện tử.
Xét tình hình thực tế qua 4 tháng cuối năm 1998 và 4 tháng đầu năm
1999 có 3 vụ tổn thất xảy ra. Năm 1998 có hai vụ tổn thất, vụ thứ nhất là tổn
thất xảy ra ở bưu điện tỉnh Đồng tháp với số tiền bồi thường là 12,268 (triệu
đồng), vụ thứ hai là xảy ra tại bưu điện Phú Yên, số tiền bồi thường lên tới
210,336 (triệu đồng). Tổng cộng số tiền phải bồi thường năm 1998 là
222,6059 (triệu đồng). Sang năm 1999 có một vụ tổn thất xảy ra tại bưu điện
tỉnh Ninh thuận số tiền mà công ty đã bồi thường là 332,29 (triệu đồng).
c. Công tác đề phòng và hạn chế tổn thất :
Nếu làm tốt công tác này không chỉ mang lại hiệu quả kinh doanh mà
còn thực hiện được mục tiêu cao cả là mang lại an toàn về tài sản, tính mạng
cho người tham gia bảo hiểm làm cho họ yên tâm trong kinh doanh và nó còn
thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khách hàng.
Ở nghiệp vụ bảo hiểm thiết bị điện tử hàng năm công ty PTI trích ra 2%
từ doanh thu phí bảo hiểm để làm quĩ dự phòng và hạn chế tổn thất. Cụ thể là
4 tháng đầu hoạt động của năm 1998 công ty đã trích ra 52,380 (triệu đồng)
và đến năm 1999 sau 4 tháng đầu năm cũng trích ra một khoản là 66,44 (triệu
đồng).
Bên cạnh đó công ty PTI còn cử cán bộ giảng giải cho khách hàng cách
sơ cứu khi gặp hoả hoạn, ngập nước do mưa bão như giảm nhẹ độ ẩm trong
phòng chứa thiết bị xuống dưới 40%, chuyển các thiết bị ra khỏi môi trường
ẩm tới phòng chứa thích hợp và không được khởi động lại thiết bị .
Những việc làm trên của công ty PTI đã tạo dược mối quan hệ thân thiết
giữa khách hàng với công ty. Đồng thời làm giảm bớt số tiền chi phí hàng

năm để bồi thường tổn thất.
Sau đây ta xem xét kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty PTI ở
nghiệp vụ bảo hiểm thiết bị điện tử.

50

Bảng 9: Hiệu quả và kết quả kinh doanh bảo hiểm thiết bị điện tử năm 1998
và năm 1999
Chỉ tiêu Đơn vị 4 tháng cuối
năm1998
4 tháng đầu
năm1999
1.Tổng doanh thu phí bảo
hiểm thiết bị điện tử
triệu vnđ 2.619,000 3.322,000
2.Chi hoạt động
-Chi bồi thường
-Chi hoa hồng
-Chi dự trữ tổn thất lớn
- Chi tuyên truyền quảng cáo
-Chi tái bảo hiểm
-Chi đề phòng hạn chế tổn thất
-Chi quản lí
-Chi thuế
Tổng chi

triệu vnđ
triệu vnđ
triệu vnđ
triệu vnđ

triệu vnđ
triệu vnđ
triệu vnđ
triệu vnđ
triệu vnđ

222,605
130,950
225,234
36,666
785,700
52,380
130,950
104,760
1689,245

332,200
166,100
285,692
46,508
996,600
66,440
166,100
332,200
2.391,840
3.Cơ cấu chi
-Chi bồi thường
-Chi hoa hồng
-Chi dự trữ tổn thất lớn
- Chi về tuyên truyền quảng

cáo
-Chi tái bảo hiểm
-Chi đề phòng hạn chế tổn thất
-Chi quản lí
-Chi thuế

%
%
%
%
%
%
%
%
100
13,17
7,75
13,33
2,17
46,51
3,1
7,75
6,20
100
13,89
6,94
11,94
1,95
41,66
2,79

6,94
13,89
4.Tổng chi /doanh thu % 64,49 72
5.Chênh lệch thu chi triệu vnđ 929,775 930,160
6.Hiệu quả kinh tế
-Doanh thu/ giá thành
-Lợi nhuận /giá thành

1,55
0,55

1,388
0,388