Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
Quy tắc như sau:
- Nếu là khoản tiền phải đóng, có thể là đóng góp vào tài khoản tiết kiệm hay trả lãi cho 1
khoản vay, thì khoản tiền mang dấu âm.
- Nếu là khoản tiền nhận được, có thể là do vay được hoặc khoản đầu tư sinh lãi, thì mang
dấu dương.
Phần tiếp theo sẽ giới thiệu với bạn đọc về 3 hàm tài chính thông dụng là FV, PV, và PMT.
Các hàm khác, bạn đọc có thể tham khảo trong các tài liệu nâng cao về Excel khác.
2.4.1 Sử dụng hàm FV
Hàm FV dùng để tính giá trị tương lai của 1 thương vụ đầu tư, với 1 lãi suất cố định. Để
hiểu được cách sử dụng hàm này, chúng ta xem xét ví dụ sau:
Giả sử ta có 1 khoản tiền gửi tiết kiệm là 10 triệu, mỗi năm có lãi suất 8%. Chúng ta muốn
tính xem đến cuối năm, số tiền sẽ là bao nhiêu. Lúc này phép tính rất đơn giản:
= 10.000.00 + 10.000.000 x 8% = 10.000.000 x 108 % = 10.800.000 VNĐ
Đây chính là giá trị tương lai của khoản tiền đầu tư gửi tiết kiệm.
Tiếp theo, ta muốn biết sau 2 năm được bao nhiêu, ta có thể tính như sau:
= 10.000.000 x 108% x 108% = 11.664.000 VNĐ
Cứ như vậy, ta có thể tính giá trị tương lai sau nhiều năm.
Tuy nhiên, trên thực tế, bài toán lại không đơn giản như vậy. Bởi vì:
- Thông thường, khoản đầu tư tiết kiệm thường được tính lãi theo tháng. Mặc dù lãi suất
theo năm vẫn như thế, nhưng khi lãi tháng được trả sẽ cộng vào khoản vốn trong tài
khoản và tạo nên lãi chồng.
- Người gửi tiết kiệm thường đóng góp 1 khoản nào đó theo định kỳ vào tài khoản tiết kiệm
của mình, qua đó tăng lãi suất tiết kiệm.
Trường hợp này không thể tính theo cách đơn giản ở trên, khi đó ta có thể sử dụng hàm FV
của Excel để tính giá trị tương lai của khoản đầu tư.
Cú pháp hàm FV như sau:
FV(Rate, Periods, Payment, PresentValue,[ PaymentType])
Ý nghĩa của các tham số được giải thích như ở trên.
Cụ thể, để giải quyết bài toán trên, với khoản vốn ban đầu 10 triệu, lái suất 8%/năm, khoản
góp hàng tháng là 300.000 VNĐ, ta có thể tính được giá trị khoản tiết kiệm sau kỳ hạn là 24 tháng.

Đầu tiên lập bảng tính với các giá trị như sau:

39

Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
Tiếp theo, áp dụng công thức FV cho các tham số:

Trong công thức trên, ta thấy lãi suất năm được chia cho 12 thành lãi suất tính theo tháng.
Các tham số Payment và Present Value mang dấu âm vì là các khoản ta phải đóng vào. Khi đó, ta
sẽ có giá trị tương lai của khoản tiết kiệm là 19.508.836 VNĐ.

2.4.2 Sử dụng hàm PV
Có thể nói, hàm PV là 1 hàm trái ngược với FV, dùng để tính giá trị ban đầu của khoản đầu
tư hoặc vay.
Cú pháp hàm PV như sau:
FV(Rate, Periods, Payment, FutureValue,[ PaymentType])
Sự khác biệt trong tham số giữa hàm FV và PV là tham số Present Value được thay bằng
tham số Future Value.
Giả sử cũng bài toán ở hàm FV, nhưng yêu cầu mới là cần tính xem khoản đầu tư ban đầu là
bao nhiêu để sau 10 năm, có được khoản tiền là 50 triệu. Ta có bảng tính:

Áp dụng công thức PV để tính giá trị ban đầu như sau:


40
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý


Vẫn như trên, tham số lãi suất chia cho 12 để tính lãi suất tháng, kỳ hạn nhân với 12 để ra
kỳ hạn tháng. Và ta có giá trị ban đầu cần phải đầu tư là 2.200.271 VNĐ.


2.4.3 Sử dụng hàm PMT
Hàm PMT dùng để tính số tiền phải trả hoặc đóng góp thường xuyên cho 1 thương vụ vay
hoặc đầu tư.
Cú pháp hàm PMT như sau:
PMT(Rate, Periods, PresentValue, FutureValue, PaymentType)
Ví dụ:
Để mua xe máy trả góp (giá 30 triệu), người mua phải trả trước 1 khoản tiền 10 triệu.
Khoản tiền 20 triệu còn lại sẽ phải trả trong 2 năm, với lãi suất 8% 1 năm. Yêu cầu bài toán là tính
ra khoản tiền mà người đó phải trả hàng tháng.
Ta có thể sử dụng hàm PMT trong trường hợp này. Chú ý là tổng giá trị phải trả là 30 triêu,
do đó có thể coi là giá trị hiện tại (Present Value), Khi đó, giá trị tương lai (Future Value) sẽ là 10
triệu, là khi người mua trả hết nợ (vì họ đã nộp trước 10 triệu). Cũng có thể có cách tính khác là
giá trị hiện tại là 20 triệu (số tiền còn nợ), và giá trị tương lai là 0 (hết nợ).
Ta có bảng tính:


41
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
Áp dụng công thức PMT:

Ở đây, ta lấy tổng giá tiền xe như giá trị ban đầu, và số tiền đã trả như giá trị tương lai. Giá
trị ban đầu mang dấu âm vì là số tiền ta phải trả.
Kết quả ta được số tiền phải trả hàng tháng là 971,212 VNĐ.













42
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý

CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO


3.1 LỌC DỮ LIỆU
Trong thực tế, nhiều khi người dùng phải làm việc với một bảng tính có rất nhiều dòng dữ
liệu (Excel có thể hỗ trợ một bảng tính có tối đa 65535 dòng), trong khi chỉ thực sự cần làm việc
với một số lượng dòng nhất định trong tổng số dữ liệu của bảng tính. Khi đó, Excel cung cấp một
công cụ gọi là lọc dữ liệu. Công cụ này cho phép người dùng có thể giới hạn số lượng dữ liệu
muốn làm việc.
Để dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu về công cụ này, chúng ta xem xét một ví dụ sau:
Giả sử ta có một bảng tính chứa dữ liệu về các cuộc gọi điện thoại đi quốc tế của một đơn vị.
Bảng tính này như sau:


Trong bảng tính trên, chúng ta có thể thấy rất nhiều cuộc gọi đến nhiều nước khác nhau.
Bây giờ, nếu người dùng chỉ muốn xem và làm việc với những cuộc gọi đến Mỹ (US) hoặc một
nước bất kỳ nào đó, họ có thể dùng chức năng lọc dữ liệu của Excel để làm việc này. Các bước
thực hiện việc lọc dữ liệu được tiến hành như sau:
- Từ menu chính của Excel, chọn Data > Filter > Auto Filter. Khi đó chức năng Filter của
Excel sẽ được bật lên trên bảng tính và bảng tính sẽ chuyển sang dạng sau:


43
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý

- Khi đó, ở các tiêu đề của các cột sẽ xuất hiện các hộp chọn đẩy xuống. Đến đây, dựa vào
nhu cầu của mình, người dùng có thể tiến hành lọc dữ liệu theo tiêu chí mong muốn. Ví
dụ nếu muốn lọc ra các cuộc gọi đến Mỹ (US), click chuột vào hộp chọn ở cột “Nước gọi
đến”. Khi đó ta sẽ thấy ngoài các lựa chọn mà Excel cung cấp, hộp chọn sẽ liệt kê tất cả
các nước có cuộc gọi đến. Ở đây ta chọn US.

- Khi đó Excel sẽ liệt kê tất cả các cuộc gọi đến US. Với chức năng này, không những tất
cả các cuộc gọi đến US được liệt kê, mà ta còn có thể biết được có bao nhiêu cuộc gọi
bằng cách nhìn xuống thanh trạng thái ở phía dưới của cửa sổ làm việc của Excel. Ta sẽ
thấy một thông báo có dạng: “<n1> of <n2> records found”. Trong đó <n1> chính là số
bản ghi (dòng) các cuộc gọi đến US trong tổng số <n2> bản ghi (dòng) các cuộc gọi ban
đầu.

44
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý

Bây giờ chúng ta xét thêm 1 tình huống khác. Như chúng ta đã thấy, trong bảng dữ liệu các
cuộc gọi điện thoại quốc tế ở trên, có rất nhiều cuộc gọi đến Mỹ, bao gồm US, US – NYC hay
US-Hawaii v.v. Với cách làm như ở trên, chúng ta chỉ có thể chọn được những cuộc gọi đến 1 địa
điểm nhất định. Tuy nhiên, nhiều khi người dùng lại muốn có thông tin về toàn bộ các cuộc gọi
đến Mỹ (US) mà không cần biết nó thuộc về vùng nào trên nước Mỹ. Khi đó, chúng ta có thể sử
dụng chức năng lọc số liệu của Excel như sau:
- Click chuột vào hộp chọn ở cột “Nước gọi đến”, sau đó lựa chọn mục “Custom”. Khi đó
Excel sẽ mở một hộp thoại cho phép chúng ta định nghĩa điều kiện lọc “tùy chọn” của
mình để Excel lọc giúp chúng ta:

- Từ hộp thoại Custom AutoFilter, trong mục “Nước gọi đến”, click chuột vào hộp chọn

đẩy xuống. Khi đó, chúng ta sẽ có các lựa chọn sau cho “Nước gọi đến”.
o Equals: Bằng
o Does not equal: Không bằng (khác).

45
o Is greater than: Lớn hơn.
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
o Is greater than or equal to: Lớn hơn hay bằng.
o Is less than: Nhỏ hơn.
o Is less than or equal to: Nhỏ hơn hay bằng.
o Begins with: Bắt đầu bằng.
o Does not begin with: Không bắt đầu bằng.
o Ends with: Kết thúc bằng.
o Does not end with: Không kết thúc bằng.
o Containts: Chứa.
o Does not containt: Không chứa.
Ở ví dụ này, chúng ta muốn chọn tất cả các cuộc gọi đến Mỹ (US), bao gồm cả các cuộc gọi
đến những vùng khác của Mỹ như: US - NYC, US - Hawaii v.v. Do đó có thể lựa chọn điều kiện
lọc: “Nước gọi đến” bắt đầu bằng chữ US.
Khi đó, điền vào hộp thoại Custom AutoFilter như sau:

Sau khi đã đưa điều kiện lọc xong, bấm nút lệnh OK để Excel thực hiện việc lọc và trả về
dữ liệu được lọc ra.
Ngoài ra, nhìn vào hộp thoại trên, có thể thấy Excel còn cung cấp nhiều hơn một điều kiện
lọc. Nghĩa là, ngoài việc lựa chọn “Nước gọi đến” bắt đầu bằng chữ US, còn có thể lựa chọn thêm
1 điều kiện nữa bằng cách lựa chọn hàng thứ 2 của hộp thoại. Trong đó, nếu click vào lựa chọn
“And” thì sẽ có điều kiện “Và”, nếu chọn lựa chọn “Or” ta sẽ có điều kiện “Hoặc”.
Một cách tương tự, ta cũng có thể lọc dữ liệu dựa trên các cột khác, chẳng hạn cột “Số bị
gọi” ở ví dụ này.
3.2 SẮP XẾP VÀ CỘNG TỔNG, TỔNG CON (SUBTOTAL)

Chức năng sắp xếp cho phép sắp lại thứ tự các hàng dữ liệu trong Excel theo một tiêu chí
nào đó (ví dụ sắp theo thứ tự alphabe của tên, sắp theo chiều tăng của điểm tổng v.v.). Trong khi
hàm cộng tổng chỉ cho phép tính tổng các dữ liệu số 1 cách tự động, thì chức năng tính tổng con
(subtotal) còn cho phép tính các tổng theo các nhóm khác nhau.

46
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
Để nắm được ý nghĩa và ứng dụng của các chức năng này, ta sẽ xem xét 1 ví dụ sau đây:
Giả sử 1 cửa hàng bách hóa X cần lập 1 bảng tính để quản lý doanh số bán hàng của các
nhân viên bán hàng trong cửa hàng. Các nhân viên bán hàng thuộc các bộ phận khác nhau, như
Quần áo, Đồ giá dụng, Mỹ phẩm .v.v
Trước hết, cần lập 1 bảng tính Excel như hình vẽ dưới:


Trong bảng tính này, các dữ liệu được lưu trữ bao gồm: Họ tên nhân viên bán hàng, Bộ
phận bán hàng, Doanh số tháng 1, tháng 2, tháng 3, Tổng doanh số. Cột Tổng sẽ được tính bằng
tổng của 3 cột Tháng 1, Tháng 2, và Tháng 3 (sử dụng hàm SUM).
Như vậy, nhìn vào bảng tính, ta có thể biết được doanh số bán của từng nhân viên trong
từng tháng và tổng doanh số. Tuy nhiên, bài toán đặt ra là cần phải tính tổng doanh số bán theo
từng bộ phận của tất cả nhân viên trong bộ phận đó.
Để giải quyết vấn đề này, ta có thể sử dụng chức năng tính tổng con của Excel để tính các
tổng theo từng nhóm. Các bước thực hiện như sau:
Đầu tiên, sắp xếp lại các hàng của bảng tính theo Bộ phận. Chú ý rằng, để thực hiện việc
tính tổng con chính xác, phải thực sắp xếp trên cột dữ liệu sẽ được dùng để phân nhóm, nếu không
sẽ có nhiều kết quả cho mỗi nhóm.
Để sắp xếp theo Bộ phận, thực hiện như sau:
- Chọn 1 ô bất kỳ trong cột Bộ phận, tiếp theo chọn menu Data > Sort. Cửa sổ sắp xếp hiện ra.
- Như ta thấy, trên cửa sổ này, trong lựa chọn thả xuống Sort by (sắp xếp theo), đã có sẵn
tên cột Bộ phận (trường hợp muốn thay đổi, có thể chọn tại hộp chọn thả xuống để thay
đổi). Điều này có nghĩa các hàng của bảng tính sẽ được sắp xếp theo cột Bộ phận.


47
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý


- Hai lựa chọn Ascending (tăng dần), Descending (giảm dần) ở phía sau cho phép người
dùng lựa chọn sắp tăng dần hay giảm dần.
- Các lựa chọn Then by cho phép người dùng chọn các cột muốn sắp xếp tiếp sau Bộ phận.
Để trống nếu chỉ muốn sắp xếp theo Bộ phận.
- Sau khi thiết lập xong các lựa chọn, bấm OK. Dữ liệu mới được sắp xếp như sau:

- Như ta thấy, các hàng của bảng tính đã được sắp xếp lại theo Bộ phận. Việc này giúp cho
các hàng có cùng Bộ phận được nhóm vào gần nhau.
- Tiếp theo, chọn 1 ô dữ liệu bất kỳ trong vùng dữ liệu và chọn menu Data > Subtotals. Cửa
sổ tính tổng con hiện ra như sau:

48
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý


- Trên cửa sổ này, lựa chọn At each change in cho phép ta chọn cột sẽ được dùng để phân
nhóm tính tổng con. Thông thường Excel sẽ mặc định chọn cột đầu tiên. Với bài toán trên,
ta muốn nhóm theo cột Bộ phận, do vậy phải chọn lại, bằng cách click chuột vào lựa chọn
thả xuống và chọn Bộ phận thay vì Họ và tên như trên.
- Tiếp theo, trong phần Use function, chọn hàm Sum là chính xác. Trong trường hợp khác,
có thể chọn hàm khác (ví dụ muốn tính trung bình ta chọn hàm Avarage).
- Phần Add subtotal to cho phép lựa chọn việc tính tổng con cho các cột dữ liệu nào. Hiện
tại Excel đã mặc định chọn cột Tổng. Tuy nhiên, yêu cầu của bài toán cũng muốn tính
tổng con theo các tháng, do vậy chọn cả các cột Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3.
- Sau khi chọn xong, cửa sổ Subtotals sẽ như sau:



- Đến đây, click OK. Kết quả tính tổng con sẽ hiện ra như sau:

49
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý

Nhìn trên bảng kết quả, ta có thể thấy Excel thêm 1 hàng vào dưới mỗi nhóm Bộ phận và
đặt tên là “Tên bộ phận + Total”. Giá trị các cột dữ liệu của hàng này là tổng giá trị các cột trong
nhóm. Ở hàng cuối cùng, Excel cũng thêm vào 1 hàng Grand Total để tính tổng của tất cả các
nhóm. Có thể thay đổi tên các cột Total để được bảng tính đẹp và dễ hiểu hơn. Cũng có thể thay
đổi định dạng của các ô tổng để dễ nhìn hơn (ví dụ chữ đậm). Chú ý rằng, các dấu -, + ở phía bên
trái của cửa sổ cho phép thu vào, mở ra các phần dữ liệu được tính tổng.
3.3 SỬ DỤNG CÔNG CỤ GOAL SEEK
Công cụ Goal Seek cho phép tìm dữ liệu đầu vào đúng đắn để ra được kết quả đầu ra như
mong đợi. Như chúng ta đã biết, quá trình xử lý 1 bài toán thông thường là: dữ liệu đầu vào
(input) - xử lý - kết quả đầu ra (output). Đa số các trường hợp, chúng ta biết dữ liệu đầu vào, biết
quá trình xử lý (thuật toán), qua đó tính được kết quả đầu ra. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp,
chúng ta biết quá trình xử lý, và mong muốn 1 kết quả đầu ra nào đó, khi đó ta muốn biết đầu vào
là bao nhiêu. Trong những trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng công cụ Goal Seek của Excel.
Có thể biểu thị công cụ Goal Seek như sau: “Đây là kết quả đầu ra tôi mong muốn, hãy thay
đổi dữ liệu đầu vào để đạt được kết quả đầu ra này”. Để làm được điều này, Excel sẽ tính toán giá
trị đầu vào phù hợp bằng cách “thử” cho đến khi tìm được giá trị đầu ra mong muốn.

Thiết lập ô này
Tới giá trị
Bằng cách thay đổi ô này

50
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý

Goal Seek là công cụ dễ sử dụng, tuy nhiên không được linh hoạt và không giải quyết được
các trường hợp phức tạp.
Ví dụ:
Trong một cuộc thi, các thí sinh phải thi 3 môn Toán, Lý, Hóa. Điểm tổng được tính bằng
điểm trung bình của 3 điểm trên, trong đó Toán hệ số 3, Lý hệ số 2 và Hóa hệ số 1. Nếu một thí
sinh đã biết cả 3 điểm thì sẽ tính được điểm trung bình:

Công thức cho ô tính điểm trung bình B4: (B1*3+B2*2+B3)/6
Giả sử một thí sinh đã biết 2 điểm Lý và Hóa. Thí sinh đó cần số điểm trung bình là 7, và
muốn biết điểm Toán mình cần được bao nhiêu để có điểm trung bình là 7. Khi đó, có thể dùng
công cụ Goal Seek để tìm điểm Toán.
Các bước áp dụng công cụ Goal Seek trong bài toán này như sau:
- Sử dụng Excel tạo 1 bảng trong hình trên, với công thức cho ô tính điểm trung bình như
trên
- Chọn ô điểm trung bình bằng cách click chuột vào ô đó
- Chọn công cụ Goal Seek bằng cách chọn Menu Tools -> Goal Seek
- Đưa giá trị 7 vào ô To value


- Click chuột vào ô By changing cell trên cửa sổ Goal Seek, sau đó click chuột vào ô B1.
Điều này có nghĩa, khi ta sử dụng công cụ Goal Seek, giá trị của ô này (B1) sẽ được thay
đổi để cho ô trung bình (B4) đạt giá trị mong muốn là 7.
- Tiếp theo, click OK. Cửa sổ kết quả tìm tính toán hiện ra và ô điểm Toán sẽ thay đổi về 8.
Đó là điểm mà thí sinh cần đạt được nhằm có điểm trung bình là 7.

51
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý

- Click OK nếu đồng ý với những tính toàn này, và click Cancel nếu muốn quay về các giá
trị cũ.

Chú ý: Trong ví dụ trên, công thức tính điểm trung bình không phức tạp, do đó ta cũng có
thể dễ dàng tính ngược điểm Toán từ điểm trung bình mà không cần dùng Goal Seek. Tuy nhiên,
công cụ Goal Seek của Excel còn cho phép tính ngược từ những công thức rất phức tạp, thậm chí
không thể tính bằng tay. Và trong nhiều trường hợp, Goal Seek cho ra kết quả gần đúng (xấp xỉ).
3.3.1 Sử dụng công cụ Goal Seek trên đồ thị
Trên đây, chúng ta đã nghiên cứu việc sử dụng công cụ Goal Seek trên các ô văn bản. Phần
này, chúng ta sẽ nghiên cứu việc sử dụng Goal Seek trên đồ thị. Cũng với bài toán trên, giả sử thí
sinh đó cần điểm trung bình là 6,8.
Các bước áp dụng Goal Seek trên đồ thị cho bài toán trên như sau:
- Trước hết, ta lại tạo 1 bảng Excel như trong phần trên, với công thức tính điểm trung bình
như cũ. Tiếp theo ta bôi đen toàn bộ các ô của bảng để tạo 1 đồ thị.

- Sau khi bôi đen, chọn biểu tượng tạo đồ thị (Chart wizard) trên thanh công cụ. Cửa sổ tạo
đồ thị hiện ra. Chọn loại đồ thị mặc định (bar chart), và click Finish. Đồ thị được Excel
tạo ra như sau:


52
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
- Tiếp theo, click vào cột biểu thị điểm trung bình. Dạng hiển thị của các cột sẽ thay đổi (có
1 hình vuông hiển thị ở giữa các cột). Click tiếp 1 lần nữa vào cột điểm trung bình, cột sẽ
thay đổi dạng hiển thị như hình vẽ dưới.

- Đưa con trỏ chuột tới đỉnh cột và sử dụng chức năng kéo thả chuột để dịch chuyển chiều
cao của cột. Một hình chữ nhật nhỏ được hiển thị để biểu thị giá trị của cột thay đổi như
thế nào. Giả sử ta dịch chuyển chiều cao của cột tới giá trị 6,8.

- Khi thả chuột ra, cửa sổ Goal Seek sẽ hiển thị và lúc này ta cần đưa vào ô sẽ được thay đổi
để cột điểm trung bình có giá trị là 6,8. Trong trường hợp này là ô B1, do đó ta click cuột
vào ô B1. Click OK để hiển thị cửa sổ kết quả tính toán như sau:


- Bấm OK để xác nhận những thay đổi trên bảng tính và thoát khỏi cửa sổ trạng thái của
Goal Seek. Bấm Cancel nếu muốn hủy bỏ những thao tác vừa thực hiện.

53
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
3.4 DATA TABLES
Data tables - Các bảng dữ liệu - là chức năng của Excel cho phép tính toán và so sánh các kết
quả đầu ra của các giá trị đầu vào khác nhau của một công thức. Thông thường, khi sử dụng 1 công
thức, ta đã có sẵn giá trị đầu vào và việc áp dụng công thức cho kết quả đầu ra. Tuy nhiên, trong
nhiều trường hợp, chúng ta muốn biết với các đầu vào khác nhau thì đầu ra sẽ thay đổi thế nào.
Để dễ dàng cho người dùng có thể tính toán và so sánh các kết quả đầu ra tương ứng với các
kết quả đầu vào khác nhau, Excel cung cấp chức năng Data tables cho phép tính toán và hiển thị
các kết quả dưới dạng dễ nhìn hơn. Sự kết hợp của các giá trị đầu vào (input) và các kết quả đầu
ra tương ứng của một công thức được thể hiện trong một bảng để người dùng có thể dễ dàng so
sánh sự sai khác. Tùy vào nhu cầu của mình, chúng ta có thể tạo các bảng dữ liệu có 1 hoặc hai
tham số (biến) để tính toán và so sánh.
3.4.1 Sử dụng bảng dữ liệu với 1 tham số
Bảng dữ liệu 1 tham số cho phép ta so sánh kết quả của sự thay đổi của 1 đầu vào khi áp
dụng 1 công thức. Để hiểu rõ hơn chức năng này, chúng ta xem xét 1 ví dụ. Trở lại với bài toán
trong phần Goal Seek, tính điểm trung bình cho 3 môn Toán, Lý, Hóa.

Trong bài toán đó, chúng ta giả sử đã biết điểm Lý và Hóa, và chưa biết điểm Toán. Ta
muốn biết, điểm Toán phải là bao nhiêu để điểm trung bình là 7. Khi đó, có thể dùng chức năng
Goal Seek. Bây giờ, chúng ta muốn biết xem, với các giá trị khác nhau của điểm Toán, điểm trung
bình sẽ như thế nào.
Như vậy, với bài toán mới, đầu vào là ô điểm Toán (B1). Đầu tiên, bố trí lại dữ liệu trong bảng
tính (như hình vẽ dưới) và tạo ra 1 danh sách các giá trị đầu vào thay thế cho điểm Toán hiện tại.

Các giá trị thay thế cho đầu vào được đưa vào các ô từ D4 đến D8. Ở đây các giá trị thay

thế được đưa vào theo cột. Khi đó, ô dùng để chứa công thức cho kết quả đầu ra được đặt tại ô
nằm phía trên ô chứa giá trị thay thế đầu tiên 1 hàng, và lùi về phía bên phải 1 cột. Trong trường
hợp này, ô tính điểm trung bình đặt tại ô E3, là ô phía trên 1 hàng, dịch về bên phải 1 cột so với ô
D4 là ô chứa giá trị thay thế đầu tiên.

54
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
Nếu các giá trị thay thế đưa vào theo hàng, thì ô chứa công thức kết quả sẽ đặt tại ô phía
dưới 1 hàng, và dịch về bên trái 1 cột so với ô chứa giá trị thay thế đầu tiên.
Sau khi bố trí xong dữ liệu, chọn (bôi đen) vùng dữ liệu bao cả ô công thức kết quả và các ô
chứa các giá trị thay thế. Trong ví dụ này là vùng D3:E8. Tiếp theo, chọn menu Data > Table.
Bảng thiết lập Data Table hiện ra như sau:

Trên cửa sổ này, ô Row input cell yêu cầu đưa vào ô dữ liệu đầu vào nếu có các giá trị thay
thế theo hàng, và ô Column input cell chứa ô dữ liệu đầu vào với các giá trị thay thế theo cột.
Trong ví dụ trên, ô đầu vào của bài toán là điểm Toán (C4), và các dữ liệu thay thế đưa vào
theo cột. Vì vậy ô Row input cell bỏ trống, và đưa giá trị $C$4 vào ô Column input cell, hoặc đơn
giản hơn, click chuột vào ô này, rồi lại click chuột chọn ô C4, giá trị sẽ tự động được điền vào.
Thiết lập xong, chọn OK để tạo bảng dữ liệu. Kết quả như sau:

Như ta có thể thấy, tương ứng với mỗi giá trị điểm Toán thay thế, giá trị điểm trung bình
tương ứng được tính toán và lưu trên bảng, cho phép người dùng dễ dàng xem và so sánh. Ví dụ,
có thể thấy rằng để có điểm trung bình 7.5, điểm môn Toán phải là 9.
3.4.2 Sử dụng bảng dữ liệu với 2 tham số
Bảng dữ liệu 2 tham số là chức năng mạnh hơn, cho phép ta thấy được sự thay đổi của 2
tham số đầu vào sẽ ảnh hưởng ra sao tới kết quả đầu ra. Xét ví dụ sau đây:
Giả sử 1 công ty điện thoại di động cần tính toán phương án kinh doanh (dạng đơn giản),
với các dữ kiện ban đầu như sau:
- Công ty hiện có 500.000 thuê bao
- Cước thuê bao hàng tháng là 80.000

- Trung bình mỗi thuê bao có cước gọi trung bình 70.000/tháng
- Chi phí hàng tháng ước tính khoảng 136.000/ 1 thuê bao

55
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
Từ các dữ liệu trên có bảng tính sau:

Ta phân tích bài toán trên thêm 1 chút để thấy được tình hình thu chi hiện tại. Theo như bài
toán, mỗi thuê bao phải trả mỗi tháng 80.000 tiền thuê bao và tiền cước gọi trung bình là 70.000.
Tức là mỗi tháng một thuê bao phải trả cho công ty điện thoại trung bình 150.000 đ.
Với 500.000 thuê bao, hàng tháng công ty thu được là 500.000 x 150.000 = 75 tỷ.
Chi phí trung bình trên 1 thuê bao trong 1 tháng là 136.000. Do vậy, với 500.000 thuê bao,
1 tháng công ty phải chi 500.000 x 136.000 = 68 tỷ.
Vậy mỗi tháng công ty có số lãi là 7 tỷ đ. Trong bảng tính trên, công thức cho ô chi phí
hàng tháng là Số lượng thuê bao (C4) x 136.000. Công thức cho ô Lãi/tháng là Số lượng thuê bao
x (Tiền thuê bao hàng tháng + Tiền cước trung bình/1 thuê bao) - Chi phí hàng tháng.
Yêu cầu của bài toán:
Ban lãnh đạo công ty muốn đưa ra 1 phương án kinh doanh, theo đó muốn giảm giá cước
thuê bao, và như vậy có thể tăng thêm số lượng thuê bao. Giá cước có thể giảm từ 80.000 xuống
75.000, 70.000, 65.000, 60.000. Thuê bao ước tính có thể tăng từ 500.000 lên 520.000, 550.000,
570.000, hoặc 600.000.
Yêu cầu là trong mỗi trường hợp như vậy, hãy tính toán và so sánh xem lãi/tháng của công
ty sẽ thay đổi thế nào?
Ta sẽ sử dụng chức năng bảng dữ liệu 2 tham số để giải quyết bài toán này.
Trước hết, xác định 2 tham số đầu vào ở đây là số lượng thuê bao (dự tính sẽ tăng) và giá
cước thuê bao (dự kiến sẽ giảm).
Tiến hành đưa các giá trị thay thế cho số lượng thuê bao vào theo hàng, ở các ô từ E4 đến H4.
Đưa các giá trị thay thế cho giá cước thuê bao vào theo cột, từ ô D5 đến ô D8 (Xem hình vẽ dưới).

Chú ý: Đối với bảng dữ liệu 2 tham số, các giá trị thay thế theo cột được đưa vào ngay bên

dưới ô chứa công thức kết quả. Các giá trị thay thế theo hàng được đưa vào ngay bên phải ô chứa
công thức kết quả.

56