Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
CHƯƠNG I
07/30/14 1
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
KHẢO SÁT
KHẢO SÁT
I). MÔ TẢ VẤN ĐỀ
1. Nhận định chung :
* Hệ thống quản lý hồ sơ , công văn , quản lý việc chứng nhận hồ sơ ,
quản lý
việc nhận và gửi công văn đi - đến , thống kê việc đóng lệ phí hồ sơ ,ở
phòng
công chứng số 4 tỉnh Đồng Nai hiện tại được thực hiện bằng tay , làm
việc theo
kinh nghiệm chứ chưa qua khóa đào tạo .
- Việc lưu hồ sơ thì mỗi loại hồ sơ được ghi chép vào một cuốn sổ
lưu hồ sơ
( theo số thứ tự ) .Với mỗi bộ hồ sơ ( bản sao ) (gồm nhiều giấy tờ
liên quan ) thì được cất giữ trong tủ đựng hồ sơ , có ghi ngày tháng
cùng với số thứ tự của sổ lưu trên hồ sơ .
- Tìm kiếm hồ sơ thì tìm theo ngày tháng và số thứ tự của 1 hồ sơ.
- Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận , việc tra cứu và
thống kê hồ sơ , công văn.
- Nhu cầu chứng nhận hàng ngày của đối tượng càng nhiều và họ
mong muốn có được hồ sơ đã chứng nhận với thời gian tối thiểu .
Công việc của nhân viên phòng công chứng cũng rất nhiều vì vậy
việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ trở nên cần thiết hơn .
* Sắp tới nhân viên phòng công chứng sẽ được đào tạo nâng cao , công
việc sẽ
được tin học hóa .
2. Giải pháp mong đợi

- Cho nên để các công việc trên có hiệu quả hơn cần phải xây dựng một
hệ thống quản lý hồ sơ công văn cho phép lưu trữ, cập nhật một cách dễ
dàng , với khối lượng lớn, cho phép ghi nhận hồ sơ công chứng một cách
nhanh chóng, chính xác; giúp tìm kiếm , tra cứu , thống kê công văn ,hồ
sơ, đối tượng một cách nhanh chóng , hỗ trợ những cách tìm kiếm khác
nhau , các loại tra cứu khác nhau , các loại thống kê khác nhau . Hệ
thống cần phải thích hợp khi gia tăng số lượng hồ sơ , loại hồ sơ .
3. Mô tả các vấn đề :
07/30/14 2
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
 Việc cập nhật (thêm , xóa , sửa ) hồ sơ đã chứng nhận vào sổ ghi
chép ->
khó khăn , mất thời gian .
 Việc kiếm hồ sơ, công văn dựa vào sổ ghi chép và việc lục trong tủ
đựng hồ sơ -> mất thời gian .
 Chỉ có thể tìm hồ sơ theo mã hồ sơ , ngày tháng khó có thể tìm theo
tên của đối tượng .
 Khó biết được một đối tượng đang chứng nhận hồ sơ .
II). PHẠM VI ĐỀ TÀI
+ Về dữ liệu :
- Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin cần thiết để phuc vụ cho Phòng
Công Chứng
- Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng hồ sơ tương đối lớn .
- Dữ liệu về hồ sơ được cập nhật cuối mỗi tuần .
+ Về xử lý :
- Hệ thống cho phép tra cứu theo các hình thức sau:
⇒ Tra cứu Hồ Sơ:
Tra cứu theo mã hồ sơ
Tra cứu theo ngày
⇒ Tra cứu Công Văn:

Tra cứu theo Mã Công Văn
Tra cứu theo tên Công Văn
Tra cứu theo Ngày
⇒ Tra cứu Đối Tượng:
Tra cứu theo Họ Tên
Tra cứu theo Số CMND
…
- Hệ thống cho phép người dùng có thể thêm một loại hồ sơ mới,
loại tài sản, loại đối tượng
- Hệ thống cho phép xóa một hồ sơ hay công văn
- Hệ thống cho phép sửa những thông tin mà người dùng nhập sai
+ Về giao diện :
- Hệ thống sẽ hoạt động trong môi trường giao diện đồ họa .Nhưng
hệ thống không có chế độ thay đổi cấu hình giao diện ( thay đổi
màu , tên nhãn , )
07/30/14 3
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
+ Về mạng : hệ thống chỉ hoạt động trong phạm vi mạng cục bộ .
- Hệ thống mạng là hệ thống kết hợp giữa máy tính kết nối với nhau
với các hệ thống truyền thông , đặc biệt là viễn thông . Các máy
tính
cấu thành mạng có thể dùng chung những thứ sau : Dữ liệu,
thông điệp,
hình ảnh, máy fax , máy in … và các tài nguyên phần cứng khác
.
NGHIÊN CỨU
NGHIÊN CỨU
I). SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
07/30/14 4
BAN QUẢN LÝ PHÒNG

CÔNG CHỨNG
BAN QUẢN LÝ PHÒNG
CÔNG CHỨNG
Phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch
Phòng tiếp nhận
Phòng tiếp nhận
Phòng công chứng viên
(2 nhóm công chứng )
Phòng công chứng viên
(2 nhóm công chứng )
Nhân viên kiểm tra
(nhóm sao y )
Nhân viên kiểm tra
(nhóm sao y )
Công chứng viên
( nhóm công chứng )
Công chứng viên
( nhóm công chứng )
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
• Ban quản lý phòng công chứng : quản lý chung toàn bộ hoạt động
của phòng
công chứng . Người đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận bên dưới .
• Phòng kế hoạch : ghi nhận công văn đi dến và việc công chứng mỗi
bộ hồ sơ (bản sao sau khi đã công chứng ) vào sổ ghi chép , có chữ kí
của đối tượng . Lập bảng báo cáo ( công văn đi ) về tình hình chứng
nhận hồ sơ , lập biên bản quyết toán thu , nộp phí
• Phòng công chứng viên : quản lý chung danh sách hồ sơ , công văn
phòng công chứng .
 Công chứng viên : thực hiện công chứng , ký văn bản công

chứng về các thỏa thuận nội dung trong các hợp đồng mua bán ,
hợp đồng tặng cho và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật
về việc công chứng do mình thực hiện .
 Nhân viên kiểm tra : có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ , hồ sơ do
đối tượng yêu cầu công chứng ,kiểm tra xem có đúng quy định
pháp luật và có thuộc thẩm quyền của Phòng Công Chứng hay
không? Nếu hồ sơ đúng với quy định của pháp luật và thuộc thẩm
quyền của Phòng Công Chứng thì làm thủ tục thu lệ phí và trình
lên Công Chứng Viên để ký nhận . Nhân viên kiểm tra có nhiệm
vụ chứng nhận các giấy tờ sao y từ bản gốc .
Nhân viên kiểm tra còn có trách nhiệm nhận laị hồ sơ từ Công
Chứng Viên và gởi trả lại cho người yêu cầu công chứng.
• Phòng tiếp nhận : tiếp nhận giấy tờ , hồ sơ , phổ biến trình tự , thủ tục
thực hiện công chứng mà đối tượng yêu cầu .
II). CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
 Nhận hồ sơ : Hồ sơ nhận được phân loại , đánh mã số , ghi vào sổ
danh mục , sau đó được cất vào tủ .
 Huỷ hồ sơ : hồ sơ hết hạn hoặc đối tượng hủy hợp đồng sẽ được bỏ ra
tủ hồ sơ ,
xóa tên trong sổ danh mục .
07/30/14 5
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
 Chứng nhận hồ sơ : Việc chứng nhận được được thực hiện các bước
sau :
- Tiếp nhận hồ sơ
- Kiểm tra hồ sơ
- Chứng nhận hồ sơ
- Ghi nhận hồ sơ
- Giao hồ sơ
 Tìm hồ sơ : Việc tìm hồ sơ được thực hiện dựa vào sổ danh mục và

việc lục tìm
trong tủ đựng hồ sơ .
 Kiểm tra hồ sơ : Việc kiểm tra hồ sơ được tiến hành cuối mỗi tháng .
Quy trình kiểm tra hồ sơ :
- Kiểm kê lại tủ hồ sơ .
- Đối chiếu với sổ lưu hồ sơ chứng nhận
- Xử lý các trường hợp sai sót và cập nhật lại các sổ ghi chép .
III). PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ
Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu
- Việc cập nhật (thêm ,
xóa sửa ) hồ sơ đã chứng
nhận vào sổ ghi chép ->
khó khăn mất thời gian .
Dữ liệu được ghi chép vào
trong sổ sẽ cố định ->
không dễ xen vào .
Số lượng hồ sơ mỗi lần
cập nhật nhiều .
Cần có cách tổ chức dữ
liệu
1. Linh hoạt -> thuận tiện
cho việc thêm , xóa ,
sửa
2. Chứa được số lượng dữ
liệu khá lớn
3. Giao diện để cập nhật
dữ liệu
-Việc tìm kiếm hồ sơ dựa
vào sổ ghi chép và việc lục
trong tủ đựng hồ sơ -> mất

thời gian .

-Trong sổ ghi chép khó có
thứ tự theo các cách thức
khác nhau ( theo số thứ
tự , theo ngày tháng )
Việc đi lại lục trong tủ
đựng hồ sơ khó khăn và
tốn nhiều thời gian .

-Cần có cách tổ chức dữ
liệu linh hoạt -> thuận tiện
cho việc sắp thứ tự theo
các cách thức khác nhau
-> để tìm kiếm nhanh .
-Dữ liệu về hồ sơ đã
chứng nhận phải luôn
được cập nhật tức thời ->
bảo đảm dữ liệu trong máy
luôn được tin cậy .
-Chỉ có thể tìm hồ sơ theo -Trên sổ tìm hồ sơ theo tên Cần có cách tổ chức dữ
07/30/14 6
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
mã hồ sơ , ngày tháng khó
có thể tìm theo tên của đối
tượng .
đối tượng bằng mắt khó
khăn , chậm .
-Trên sổ khó sắp theo tên
đối tượng .

-Nếu cần tìm kiếm hồ sơ
thì có thể tìm theo mã số
và ngày tháng .
-Không thể lật từng bộ hồ
sơ để tìm tên đối tượng .
liệu linh hoạt-> thuận tiện
cho việc sắp theo tên đối
tượng-> tìm kiếm .
-Ghi nhận đầy đủ các
thông tin : mã hồ sơ, ngày
tháng , tên đối tượng, số
CMND cho từng hồ sơ khi
cập nhật .
-Khó biết tình hình một
đối tượng đang chứng
nhận hồ sơ nào .
-Việc chứng nhận hồ sơ
của đối tượng có thể ghi
vào nhiều chỗ ghi chép
của các hồ sơ khác nhau.
-Cần có cách tổ chức dữ
liệu linh hoạt -> thuận tiện
cho việc sắp thứ tự theo
ngày tháng, tên đối tượng .
xác định được tình hình
chứng nhận hồ sơ của đối
tượng
-Dữ liệu về hồ sơ chứng
nhận luôn phải được cập
nhật .


ĐỊNH NGHĨA
ĐỊNH NGHĨA
I). CÁC YÊU CẦU
 Lưu trữ :
Hồ sơ: Lưu trữ theo từng loại hồ sơ
Công văn đi, Công văn đến
Theo Đối tượng .
 Tra cứu :
Theo Hồ sơ
+ Tra cứu theo mã hồ sơ
+ Tra cứu theo ngày
Theo Công văn
+ Tra cứu theo Mã công văn
+ Tra cứu theo Ngày tháng
Theo Đối tượng .
+ Tra cứu theo Họ Tên
07/30/14 7
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
+ Tra cứu theo Số CMND
…
 Báo biểu :
- Danh sách công văn đi
- Danh sách công văn đến
- Danh sách hồ sơ theo từng loại
- Danh sách đối tượng theo từng loại
- Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ trong tháng theo từng loại
- Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ trong quý theo từng loại
- Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ định kỳ 6 tháng theo từng
loại

- Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ trong năm theo từng loại
II). MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ
Mô tả :
 Phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng
và giấy tờ
theo quy định của Pháp luật .
 Có hai trường hợp chứng nhận :
- Chứng nhận các bản sao y có thị thực (nhóm sao y)
- Chứng nhận các hồ sơ như : hồ sơ mua bán , hồ sơ di chúc,hồ sơ
tặng cho , hồ sơ thế chấp , Hồ sơ thuê nhà, hồ sơ vay vốn, hồ sơ
ủy quyền ( nhóm công chứng )
• Đối với việc chứng nhận các bản sao y:
- Đối tượng yêu cầu chứng nhận giấy tờ cho các bản sao , nhân
viên tiếp
nhận giấy tờ , kiểm tra xem có bản gốc của bản cần sao y hay
không ? nếu chưa có thì cần có yêu cầu bổ sung , nếu có thì đưa
07/30/14 8
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
cho nhân viên kiểm tra xác nhận và đóng dấu bản sao .Sau đó trả
về cho nhân viên tiếp nhận để đưa cho đối tượng (bản sao y có thị
thực ) .
• Đối với việc chứng nhận hồ sơ :
- Đối tượng yêu cầu công chứng giấy tờ hoặc hợp đồng , nhân
viên tiếp nhận nhận hồ sơ , xem có đầy đủ các yêu vầu cần thiết
cho việc chứng nhận không và có thuộc thẩm quyền của phòng
công chứng không ? Nếu thiếu thì yêu cầu bổ sung, nếu đầy đủ
giấy tờ liên quan và thuộc thẩm quyền của Phòng Công Chứng thì
đưa phiếu hẹn ngày đến để việc công chứng được thực hiện.
Hồ sơ được giao cho nhân viên kiểm tra để kiểm tra xem giấy tờ
có hợp lệ không. Nếu không thì trả lại cho đối tượng và yêu cầu

bổ sung hồ sơ. Nếu đầy đủ hồ sơ cần thiết thì nhân viên kiểm tra
báo cho nhân viên tiếp nhận để thông báo cho Đối tượng và thu lệ
phí rồi đưa phiếu hẹn ngày đến làm thủ tục ( ký tên chấp nhận)
hợp đồng đã thoả thuận giữa hai bên. Và sau đó nhân viên kiểm
tra sơ bộ, rồi đưa cho 2 bên đối tác ký tên vào giấy chứng nhận
hoặc hợp đồng , sau đó công chứng viên ký tên và đóng dấu rồi
giao trả hồ sơ lại cho đối tượng và giữ lại bản sao của hồ sơ gốc
đồng thời hai bên đối tác cũng ký vào sổ ghi chép hồ sơ. Việc
công chứng hoàn tất.
III). CÁC MÔ HÌNH DFD (DATA FLOW DIAGRAM):
Mô hình xử lý là mô hình diễn đạt các xử lý theo quy trình hoạt động
của thế giới thực .
Các ký hiệu :
: Tiến trình xử lý thông tin

: Dòng dữ liệu
07/30/14 9
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
: Kho dữ liệu
: Tác nhân bên ngòai tác động vào hệ
thống
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC QUAN NIỆM (MỨC 0)_ HỒ SƠ
07/30/14 10
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC 1_ HỒ SƠ
07/30/14 11
Thong tin tra cuu
Yeu cau tra cuu
Du lieu can cap nhat
Yeu cau cap nhat

Ho so da kiem tra
Yeu cau kiem tra ho so
Thong tin can tra cuu
Yeu cau tra cuu
Bang thong ke
Yeu cau thong ke
Thong tin tra cuu
Yeu cau tra cuu
Ho so da chung nhan
Yeu cau chung nhan ho so
0
HE THONG QUAN
LY CONG VAN HO
SO TAI PHONG
CONG CHUNG
+
DUONG
SU
PHONG
KE
HOACH
NHAN VIEN
KIEM TRA
CONG
CHUNG
VIEN
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC 2_ HỒ SƠ:
07/30/14 12
Du lieu duong su

Du lieu ho so
DL moi
DL cu
DL cu
DL moi
[Du lieu can cap nhat]
[Yeu cau tra cuu]
[Yeu cau cap nhat]
[Thong tin tra cuu]
[Yeu cau kiem tra ho so]
[Ho so da kiem tra]
[Thong tin can tra cuu]
[Yeu cau tra cuu]
Du Lieu
DL DUONG SU
[Bang thong ke]
[Yeu cau thong ke]
[Thong tin tra cuu]
[Yeu cau tra cuu]
DUONG SU
HO SO
Ho so khong hop le
[Ho so da chung nhan]
Ho so hop le
Ho s o
[Yeu cau chung nhan ho so]
DUONG
SU
PHONG
KE

HOACH
NHAN
VIEN KIEM
TRA
CONG
CHUNG
VIEN
1
TIEP NHAN
YEU CAU
2
KIEM TRA
HO SO
3
CHUNG
NHAN
HO SO
DUONG SU
4
TRA CUU
+
5
THONG KE
+
6
CAP NHAT
+
HO_SO
DUONG _SU
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng

Sơ đồ xử lý Tra cứu:
Sơ đồ xử lý Thống kê:
07/30/14 13
TT can tra cuu
YC tra cuu
Thong tin duong su
YC tra cuu duong su
Thong tin ve duong s u
YC tra cuu theo duong su
[DL DUONG SU]
[Thong tin tra cuu]
[Yeu cau tra cuu]
[Thong tin can tra cuu]
[Yeu cau tra cuu]
[Thong tin tra cuu]
[Yeu cau tra cuu]
[Du Lieu]
PHONG
KE
HOACH
DUONG SU
HO SO
NHAN
VIEN KIEM
TRA
CONG
CHUNG
VIEN
4.1
TRA CUU

THEO HO
SO
4.2
TRA CUU
THEO
DUONG SU
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
Sơ đồ xử lý Cập nhật:
07/30/14 14
Bang thong ke
Yeu cau thong ke duong su
[Du lieu duong su]
[Du lieu ho so]
[Bang thong ke]
[Yeu cau thong ke]
PHONG
KE
HOACH
HO_SO
DUONG _SU
5.1
THONG KE
HO SO
5.2
THONG KE
DUONG SU
[DL moi]
[DL cu]
Du lieu can cap nhat
Yeu cau cap nhat duong su

[DL cu]
[DL moi]
[Yeu cau cap nhat]
[Du lieu can cap nhat]
CONG
CHUNG
VIEN
HO SO
DUONG SU
6.1
CAP NHAT
HO SO
+
6.2
CAP NHAT
DUONG SU
+
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC 3_HỒ SƠ:
Xử lý cập nhật hồ sơ:
Sơ đồ xử lý cập nhật đương sự:
07/30/14 15
DL moi
DL moi
DL moi
DL cu
DL cu
Du lieu cu
[DL moi]
[DL cu]

Ho so can xoa
Ho so can sua
Ho so can them
DL ho so xoa
DL ho so sua
DL ho so them
[Yeu cau cap nhat]
[Du lieu can cap nhat]
CONG
CHUNG
VIEN
HO SO
6.1.1
THEM SO
SO
6.1.2
SUA HO SO
6.1.3
XOA HO SO
DL moi
DL moi
DL moi
DL cu
DL cu
DL cu
[DL moi]
[DL cu]
DL duong su
DL duong su
DL duong s u

TT duong su can xoa
TT duong s u can sua
TT duong su can them
[Du lieu can cap nhat]
[Yeu cau cap nhat duong su]
DUONG SU
CONG
CHUNG
VIEN
6.2.1
THEM
DUONG SU
6.2.2
SUA DUONG
SU
6.2.3
XOA DUONG
SU
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
Xử lý tra cứu theo hồ sơ:
Xử lý tra cứu theo dương sự:
07/30/14 16
YC khong hop le
YC khong hop le
YC khong hop le
[T hong tin tra cuu]
Du lieu
[Du Lieu]
[Yeu cau tra cuu]
[Thong tin can tra cuu]

[Yeu cau tra cuu]
[Thong tin tra cuu]
YC hop le
[Yeu cau tra cuu]
PHONG
KE
HOACH
HO SO
NHAN
VIEN KIEM
TRA
CONG
CHUNG
VIEN
4.1.1
KIEM TRA YEU
CAU TRA CUU
THEO HO SO
4.1.2
XU LY TRA
CUU THEO HO
SO
[T T can tra cuu]
YC khong hop le
YC hop le
DL duong s u
[DL DUONG SU]
[Thong tin duong su]
[YC tra cuu duong su]
YC khong hop le

YC khong hop le
[YC tra cuu]
[Thong tin ve duong s u]
[YC tra cuu theo duong su]
DUONG SU
PHONG
KE
HOACH
CONG
CHUNG
VIEN
NHAN VIEN
KIEM T RA
4.2.1
KIEM T RA YEU
CAU TRA CUU
THEO DUONG
SU
4.2.2
XU LY TRA
CUU THEO
DUONG SU
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC QUAN NIỆM (MỨC 0)_ CÔNG VĂN
07/30/14 17
YC thong ke
Bang thong ke
TT can tra cuu
YC tra cuu
TT can tra cuu

YC tra cuu
TT can cap nhat
YC cap nhat
TT can tra cuu
YC tra cuu
CONG
CHUNG
VIEN
PHONG
KE
HOACH
NHAN
VIEN KIEM
TRA
0
HE THONG QUAN
LY CONG VAN HO
SO TAI PHONG
CONG CHUNG
+
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC 1_CÔNG VĂN
07/30/14 18
Cong van
Cong van
DL moi
DL cu
[TT can tra cuu]
[YC tra cuu]
[YC thong ke]

[Bang thong ke]
[TT can tra cuu]
[YC tra cuu]
[YC cap nhat]
[TT can tra cuu]
[YC tra cuu]
[TT can cap nhat]
CONG
CHUNG
VIEN
PHONG
KE
HOACH
NHAN
VIEN KIEM
TRA
1
CAP NHAT
+
2
TR A CUU
3
THONG KE
CONG VAN
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC 2_CÔNG VĂN
Sơ đồ xử lý Cập nhật công văn:
Xử lý tra cứu theo công văn:
07/30/14 19
DL moi

DL moi
DL moi
DL cu
DL cu
DL cu
[DL moi]
[DL cu]
Cong van them
Cong van sua
Cong van xoa
YC xoa cong van
YC sua cong van
YC them cong van
[TT can cap nhat]
[YC cap nhat]
CONG
CHUNG
VIEN
CONG VAN
1.1
THEM
CONG VAN
1.2
SUA CONG
VAN
1.3
XOA CONG
VAN
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
IV). MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU

Các đối tượng và thông tin của mỗi đối tượng
• Hồ sơ thế chấp
Ngày thế chấp
Ngày giải chấp
Tài sản
Khoản vay
Nội dung cầm cố
• Hồ sơ ủy quyền
Từ ngày
Đến ngày
Nội dung ủy quyền
• Hồ sơ tặng cho
Ngày tặng
Ngày sử dụng
Tài sản tặng
Nội dung
• Hồ sơ mua bán
Ngày mua bán
Ngày sử dụng
Tài sản
Số tiền
Nội dung mua bán
• Hồ sơ thuê nhà
Ngày thuê
Ngày trả
Nhà thuê
Tiền thuê
Nội dung thuê
• Hồ sơ di chúc
Ngày di chúc

Ngày thừa kế
Tài sản
Nội dung di chúc
07/30/14 20
YC khong hop le
YC khong hop le
YC khong hop le
Cong van
[Cong van]
YC hop le
[TT can tra cuu]
[YC tra cuu]
[TT can tra cuu]
[YC tra cuu] [TT can tra cuu]
[YC tra cuu]
CONG
CHUNG
VIEN
PHONG
KE
HOACH
NHAN VIEN
KIEM TRA
CONG VAN
2.1
KIEM T RA YEU
CAU TRA CUU
THEO CONG
VAN
2.2

XU LY YEU
CAU TRA CUU
THEO CONG
VAN
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
• Hồ sơ vay vốn
Ngày vay
Ngày trả
Tài sản
Tiển vay
Nội dung vay
• Đối tượng
Tên đối tượng
Ngày sinh
Địa chỉ
Số CMND
• Công văn đến
Tên công văn
Ngày lập công văn
Ngàyban hành
Nơi ban hành
• Công văn đi
Tên công văn
Ngày gởi
Nơi nhận
• Nhận công văn
Ngày nhận
• Nhân viên công chứng
Tên nhân viên
Ngày sinh

Địa chỉ
07/30/14 21
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
Sơ đồ thực thể kết hợp ( ERD –ENTITY RELATION DIGRAM)
HỒ SƠ:
07/30/14 22
Relation_163
Relation_162
Relation_160
Relation_159
Relation_157
Relation_156
Relation_154
Relation_153
Relation_151
Relation_150
Relation_148
Relation_147
Relation_145
Relation_144
Relation_142
Relation_141
Relation_139
Relation_138
Relation_24
Relation_23
Relation_21
Relation_20
Relation_16
Relation_15

Relation_13
Relation_12
HS_CC
MAHS_CC
LOAIHS
NGAYTC
NGAYGC
KHOANVAY
TAISAN
DOIT UONG
MADT
HODT
TENDT
NGAYSINH
DIACHI
CMND
HS_VV
MAHS_VV
NGAYVAY
NGAYTRA
TIENVAY
TAISAN_VAY
HS_TC
MAHS_TC
NGAYTANG
NGAYSD
TAISAN_T ANG
HS_TN
MAHS_TN
NGAYTHUE

NGAYTRA
TIENTHUE
NHATHUE
HS_MB
MAHS_MB
NGAYMB
NGAYSD
SOTIEN
TAISAN_MB
HS_DC
MAHS_DC
NGAYDC
NGAYTK
TAISAN_DC
HS_UQ
MAHS_UQ
TUNGAY
DENNGAY
NOIDUNG
NHANCCTC
CCTC
THUA_KE
DI_CHUC
NHANUQ
UYQUYEN
VAY
TANG
NHAN
CHO_THUE
THUE

MUA
BAN
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
CƠNG VĂN:
07/30/14 23
Relation_22
Relation_21
Relation_13
Relation_12
CVDI
MACV_DI
TENCV_DI
NGAYCVDI
GHICHU
VT_LUU
CVDEN
MACV_DEN
TENCV_DEN
NGAYCV
NGAYBH
NOIBH
VT_LUUCV
NV NHAN GUI
MANV
TENNV
NGAYSINH
DIACHI
GUICV
NHANCV
NGAYNHAN

Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
IV). MƠ TẢ CHI TIẾT THUỘC TÍNH CÁC THỰC THỂ
DOI TUONG (Đối tượng )
ST
T
Tên thuộc
tính
Kiểu Kích thước
(byte)
Not
null/
Null
Ghi chú
1 MADT Varchar ( 6 - 10 )
10
Not
null
Mã đối tượng
2 LOAIDT Varchar ( 0 – 50 )
50
Null Loại đối
tượng
3 HODT Varchar ( 1 – 30 )
30
Not
Null
Họ đối tượng
4 TENDT Varchar ( 2 – 10 )
10
Not

Null
Tên đối tượng
s5 NGAYSINH Smalldateti
me
( 0 – 4 )
4
Null Ngày sinh
6 ĐIACHI Varchar ( 0 – 50 )
50
Null Địa chỉ
7 SOCMND Char ( 9 – 9 )
9
Not
Null
Số CMND
Tổng số 163
Min Record : 18 byte
Max Record : 163 byte
Kích thước lớn nhất của Record : 163 byte
HS_CCTC (Hồ sơ thế chấp)
ST
T
Tên thuộc
tính
Kiểu Kích thước
(byte)
Not
null/
Null
Ghi chú

1 MAHS_CC Varchar ( 6 – 10)
10
Not
null
Mã hồ sơ
2 LOAI_HS Varchar ( 0 – 50)
50
Null Loại hồ sơ
3 NGAYTC Smalldateti
me
( 4 – 4)
4
Not
Null
Ngày thế chấp
07/30/14 24
Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng
4 NGAYGC Smalldateti
me
( 4 – 4)
4
Not
Null
Ngày giải
chấp
5 TAISAN Varchar ( 8 – 50)
50
Not
Null
Tài sản TC

6 KHOANVAY Varchar (20 – 20)
20
Not
Null
Khoản vay
7 NOIDUNG Varchar ( 0 –200)
200
Null Nội dung
8 SOBAN Tinyint ( 0 – 1)
1
Null Số bản
9 GHICHU Varchar ( 0 –100)
100
Null Ghi chú
439
Min Record : 42 byte
Max Record : 439 byte
Kích thước lớn nhất của Record : 439 byte
HS_TN ( Hồ sơ th nhà )
ST
T
Tên thuộc
tính
Kiểu Kích thước
(byte)
Not
null/
Null
Ghi chú
1 MAHS_TN Varchar ( 6 – 10)

10
Not
null
Mã hồ sơ
2 TIENTHUE Varchar ( 6 – 20)
20
Not
Null
Tiền th
3 NGAYTHUE Smalldateti
me
( 4 – 4)
4
Not
Null
Ngày th
4 NGAYTRA Smalldateti
me
( 4 – 4)
4
Not
Null
Ngày trả
5 NHATHUE Varchar (30 – 50)
50
Not
Null
Nhà cho th
6 NOIDUNG Varchar ( 0 –200)
200

Null Nội dung
7 SOBAN Tinyint ( 0 – 1)
1
Null Số bản
8 GHICHU Varchar ( 0 –100) Null Ghi chú
07/30/14 25