1
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU
: Biểu tượng nối quá trình
N
D
A
: Xử lý bằng tay
: Biểu tượng dữ liệu vào và
kết xuất ra
: Bắt đầu và kết thúc lưu đồ
: Hướng của quá trình
:Bảng kê chứng từ
: Lưu trữ
: Lưu trữ theo ngày
: Lưu trữ theo số
: Lưu trữ theo tên
2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
 KTTT: Kế toán thanh toán.
 PKD: Phòng kinh doanh
 KTT: Kế toán trưởng.
 PTC: Phòng tổ chức
 KTTSCĐ: Kế toán tài sản cố định và công nợ khác.
 TQ: Thủ quỹ.
 KTTH: Kế toán tổng hợp.
3
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Bảng tóm tắt các bộ phận hợp th ành hệ thống kiểm soát nội bộ 15
Bảng 1.2: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát việc chi tiền 20
Bảng 1.3: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải thu 23
Bảng 1.4: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải trả 26

Bảng 1.5: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại đơn vị 30
Bảng 2 1: Tình hình vốn của nhà máy 39
Bảng 2.2: Tình hình lao động tại nhà máy 39
Bảng 2.3: Tình hình tài sản cố định tại nhà máy 40
Bảng 2.4: Bảng tổ chức luân chuyển chứng từ tại nh à máy 42
Bảng 2.5: Bảng danh mục hệ thống t ài khoản sử dụng tại nh à máy 45
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền tại nh à máy 63
Bảng 2.7: Bảng đánh giá về việc k iểm soát tiền 64
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi kiểm soát việc mua h àng – trả tiền 71
Bảng 2.9: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với việc mua h àng 73
Bảng 2.10: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với h àng tồn kho 89
Bảng 2.11: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với h àng tồn kho 90
Bảng 2.12: Bảng đánh giá khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ tại nh à máy 92
Bảng 3.1: Bảng minh hoạ kiểm soát cho nghiệp vụ mua h àng 106
Bảng 3.2: Bảng minh hoạ kiểm soát nghiệp vụ chi tiền 108
Bảng 3.3: Bảng minh hoạ kiểm soát việc nhận tiền nhận tiền 109
Bảng 3.4: Bảng minh họa kiểm soát xử lý l ương 110
4
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong nhà máy 35
Hình 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất đường 36
Hình 2.3: Cơ cấu sản xuất của nhà máy .37
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong nhà máy 41
Hình 2.5: Sơ đồ hình thức kế toán tại nhà máy 48
Hình 2.6: Quy trình tính và chi lương 52
Hình 2.7: Quy trình chi tiền đầu tư mía 55
Hình 2.8: Quy trình chi tiền mua nguyên liệu đầu vào 57
Hình 2.9: Quy trình chi tiền mua ngoài(dịch vụ) 59
Hình 2.10: Quy trình thu tiền mặt 61
Hình 2.11: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu 67

Hình 2.12: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền trả nợ 69
Hình 2.13: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ nhập kho vật tư 77
Hình 2.14: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ nhập kho thành phẩm 79
Hình 2.15: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ xuất vật tư để sản xuất đường 81
5
LỜI NÓI ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề t ài
Sự cạnh tranh giữa các do anh nghiệp ngày càng khốc liệt, đòi hỏi các doanh
nghiệp không ngừng phấn đấu để hoàn thiện mình. Một trong những yếu tố tạo ra
sự thành công cho các doanh nghi ệp đó là hạn chế rủi ro v à sai phạm xảy ra trong
công tác quản lý trong đơn vị. Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng cho m ình
một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh nhằm hỗ trợ công việc quản lý đạt hiệu quả
tốt hơn. Ban quản lý nhà máy đường Quảng Phú cũng nhận thức đ ược tầm quan
trọng của yêu cầu đó, cho nên trong những năm vừa qua đ ã có nhiều sự đổi mới hệ
thống quản lý trong nhà máy. Tuy nhiên h ệ thống kiểm soát của nh à máy vẫn còn
tồn tại nhiều hạn chế, ch ưa được hoàn thiện.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó v à được sự đồng ý của Khoa Kinh tế, c ùng
với sự chấp nhận của ban l ãnh đạo nhà máy đường Quảng Phú, em đ ã chọn đề tài
“Hoàn thiện thủ tục kiểm soát của một số hoạt động tại nhà máy đường Quảng
Phú – Công ty cổ phần đường Quảng Ngãi” với mục tiêu là khảo sát thực tế hệ
thống kiểm soát nộ i bộ tại nhà máy, đánh giá các ưu như ợc điểm của hệ t hống. Qua
đó đề xuất các giải pháp khả thi để phần n ào khắc phục được các hạn chế của hệ
thống nhằm góp phần cho sự phát triển của nh à máy.
2. Nội dung của đề t ài:
Nội dung của đề tài ngoài phần lời mở đầu v à kết luận còn bao gồm:
- Chương 1: Cơ s ở lý luận.
- Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà máy đường
Quảng Phú.
- Chương 3: Hoàn thi ện hệ thống kiểm soát nội bộ tại nh à máy đường
Quảng Phú.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Chủ yếu là nghiên cứu hệ thống kiểm soát của một số hoạt động - quy trình
như: Quản lý tiền, quản lý nghiệp vụ mua h àng - nợ phải trả, quản lý hàng tồn kho.
6
- Địa điểm thực hiện đề tài: Nhà máy đường Quảng Phú - Công ty cổ phần
đường Quảng Ngãi.
- Thời gian thực hiện: Từ ng ày 02/08/2007 đ ến ngày 30/11/2007.
4. Phương pháp nghiên c ứu:
 Phương pháp phân tích.
 Phương pháp tổng hợp.
 Phương pháp đối chiếu.
Bên cạnh những phương pháp trên, đ ồ án còn sử dụng các phương pháp để
thu thập thông tin về kiểm soát nội bộ nh ư:
 Bảng tường thuật.
 Bảng câu hỏi.
 Lưu đồ.
5. Những đóng góp của đề t ài:
Đề xuất các giải pháp khả thi để phần n ào khắc phục được các hạn chế của
hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm góp phần cho sự phát triển của nh à máy.
Vì thời gian và kiến thức của em c òn nhiều hạn chế trong khi công tác kế
toán cần phải nghiên cứu kỹ nên trong quá trình th ực hiện đề tài này còn nhiều sai
sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô v à các bạn để đề tài được
hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành c ảm ơn thầy Võ Văn Cần đã quan tâm, giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Đồng thời xin chân
thành cảm ơn quý thầy cô khoa Kinh T ế, trường Đại học Nha Trang đ ã tận tình chỉ
dạy, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm trong thời gian em theo học tại tr ường.
Nhân đây, em xin g ửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo nhà máy đường Quảng
Phú – Công ty cổ phần đường Quảng Ngãi đã tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em
hoàn thành đề tài này.

Xin chân thành c ảm ơn.
Sinh viên thực hiện
Nguy ễn Thị Phương
7
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG
VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG V Ề HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Tổng quan
1.1.1.1.Khái niệm.
Kiểm soát nội bộ l à một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục đ ược thiết lập
tại đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho các nh à quản lý đạt được các mục tiêu sau:
- Bảo vệ hữu hiệu v à sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực, ngăn ngừa v à phát
hiện mọi hành vi lãng phí, gi an lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc v ượt
quá thẩm quyền.
- Cung cấp những thông tin đáng tin cậy.
- Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều h ành.
- Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách v à quy định nội bộ.
Từ định nghĩa trên ta thấy, kiểm soát nội bộ l à một hệ thống nhằm huy động
mọi thành viên trong đơn v ị cùng tham gia ki ểm soát các hoạt động v ì chính họ là
nhân tố quyết định mọi th ành quả chung.
1.1.1.2. Phân lo ại
Kiểm soát nội bộ th ường được chia thành các loại sau:
- Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình th ực hiện nhằm đạt được hai
mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác v à tin cậy.
- Kiểm soát quản lý: l à để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh v à khuyến
khích sự tham gia của công nhân vi ên đối với chính sách quản lý.
1.1.1.3. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đối với báo các tài chính, kiểm toán nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực
và tin cậy, vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lậ p báo cáo tài chính

phù hợp với một chuẩn mực và chế độ kế toán hiện h ành.
8
- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ tr ước hết phải đảm bảo hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của người quản lý đối với những hành vi không tuân th ủ trong đơn vị. Bên
cạnh đó, kiểm soát nội bộ c òn phải hướng mọi thành viên trong đơn v ị vào
việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ của đ ơn vị, qua đó đảm bảo đạt
được những mục ti êu của đơn vị …
Như vậy các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao
trùm lên mọi mặt hoạt động v à có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại v à phát triển
của đơn vị. Tại những công ty có quy mô lớn th ì kiểm soát nội bộ c àng có ý nghĩa
quan trọng. Vì rằng quy mô càng l ớn thì quyền hạn và trách nhiệm càng phân chia
cho nhiều bộ phận, nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận trở n ên phức tạp, tài
sản được phân tán ở nh iều nơi, nhiều hoạt động …. Do đó phải đ òi hỏi hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu h ơn.
1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa
các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính ch ất hoạt động, mục ti êu
…. của từng nơi, từng đơn vị. Thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ n ào cũng
phải bao gồm những bộ phận c ơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát
nội bộ bao gồm các bộ phận sau:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin truy ền thông.
- Giám sát.
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của đ ơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi th ành viên trong đơn v ị và là nền tảng đối với các bộ phận khác
của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi tr ường kiểm soát l à:

9
* Tính chính trực và giá trị đạo đức:
- Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tr ước tiên phụ thuộc vào tính chính
trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của nh ững người liên quan đến các quá trình kiểm
soát. Để đáp ứng được yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn
mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các th ành
viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nh à quản lý cần phải
làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực v à cần phải phổ biến những quy
định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực v à sự tôn trọng các giá trị đạo đức
là phải loại trừ giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân vi ên có
những hành vi thiếu trung thực.
* Đảm bảo về năng lực:
Là đảm bảo cho nhân vi ên có được những kỹ năng v à hiểu biết cần thiết để
thực hiện được nhiệm vụ của m ình, nếu không có thể họ sẽ thực hiện nhiệm vụ
được giao không nhanh chóng và hiệu quả. Do đó nh à quản lý chỉ nên tuyển dụng
các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đ ược giao,
và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ v à thường xuyên.
* Triết lý quản lý và phong cách đi ều hành của nhà quản lý:
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm v à nhận thức của nhà quản lý, phong
cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái đ ộ của họ khi điều hành đơn
vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo t ài chính và quan tâm đ ến
việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ h ài lòng với những hoạt động kinh
doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nh à quản lý
rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt giữa triết lý quản lý v à phong
cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc
thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng
được phản ảnh trong cách thức nh à quản lý sử dụng các k ênh thông tin và quan h ệ
với cấp dưới. Có những nhà quản lý trong quá trình điều hành lại thích tiếp xúc v à
10

trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại những nhà quản lý chỉ thích điều h ành
công việc theo một trật tự đ ã xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.
* Chính sách nhân s ự:
Chính sách nhân s ự là các chính sách và th ủ tục của nhà quản lý về việc
tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen th ưởng, kỷ luật
nhân viên. Chính sách nhân s ự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi
trường kiểm soát nh ư đảm bảo về năng lực, tính chính trực v à các giá trị đạo
đức….Thí dụ, một chính sách tuyển dụng d ành ưu tiên cho những cá nhân có tr ình
độ, kinh nghiệm, chính trực, và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không nh ững về
năng lực mà còn về phẩm chất của đội ng ũ cán bộ công nhân viên.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất lớn đến mọi hoạt động của doanh
nghiệp, trong đó có công tác k ế toán và độ tin cậy của báo cáo t ài chính.
* Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm v à quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đ ược các mục tiêu. Cơ cấu phù hợp
sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều h ành kiểm soát, giám sát các hoạt động. V ì
thế khi xây dựng một c ơ cấu tổ chức phải xác định đ ược các vị trí then chốt với
quyền hạn và trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho ph ù hợp. Tuy nhiên điều này
còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoat động của đ ơn vị. Cơ cấu tổ chức của
một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ảnh các mối quan
hệ về quyền hạn, trách nhiệm v à báo cáo.
* Cách thức phân định quyền hạn v à trách nhiệm:
Đó là sự cụ thể hoá về quyền hạn v à trách nhiệm của từng thành viên trong
các hoạt động của đơn vị, giúp mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể
gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh h ưởng như thế nào trong việc hoàn thành mục
tiêu. Do đó khi mô t ả công việc, đơn vị cần phải thể chế ho á bằng văn bản về những
nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng th ành viên và quan h ệ giữa họ với nhau.
11
* Kế hoạch và dự toán:
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi,

mua sắm … đặc biệt l à kế hoạch tài chính nếu được lập một cách khoa học v à
nghiêm túc sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.
1.1.2.2. Đánh giá r ủi ro
Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để g iới hạn được rủi
ro ở mức chấp nhận đ ược người quản lý phải xác định đ ược mục tiêu của đơn vị,
nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm soát đ ược rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị:
Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục ti êu
chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay d ài
hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban h ành các văn bản
hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày của người quản lý.
- Nhận dạng rủi ro:
Trong phạm vi từng hoạt động nh ư bán hàng, mua hàng, k ế toán …. rủi ro có
thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động tr ước khi gây ảnh h ưởng dây
chuyền đến toàn đơn vị. Để nhận dạng rủi ro, ng ười quản lý có thể sử dụng nhiều
phương pháp khác nhau, t ừ việc sử dụng các ph ương tiện dự báo, phân tích dữ liệu
quá khứ, cho đến việc r à soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp
nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách h àng,
ngân hàng …. ho ặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.
- Phân tích và đánh giá r ủi ro:
Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các b ước sau đây:
ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục ti êu của đơn
vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro v à những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với
rủi ro. Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bả n chất hoạt động của đ ơn vị hoặc từ
yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ. V ì vậy, việc xem xét các rủi ro n ày
thường được các kiểm toán vi ên quan tâm rất nhiều.
12
1.1.2.3. Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát l à những chính sách v à thủ tục để đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách v à thủ tục này giúp thực thi

những hành động với mục đích chính l à giúp kiểm soát các rủi ro m à đơn vị đang
hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể thực hiện
và dưới đây là những hoạt động kiểm soát củ yếu trong đ ơn vị:
- Phân chia trách nhi ệm đầy đủ.
Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp vụ cho
nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền
lực. Thông qua cơ cấu tổ chức công việc của một th ành viên, một bộ phận này được kiểm
soát tự động bởi vì công việc của một nhân viên khác, bộ phận khác. Phân chia trách
nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn cũng nh ư các hành vi gian lận.
Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi tách biệt giữa các chức năng nh ư: chức
năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán, chức năng ph ê chuẩn nghiệp vụ với chức
năng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán.
- Kiểm soát qua trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực đầy đủ v à việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá
trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng: phải kiểm soát c hặc chẽ hệ thống chứng từ,
sổ sách, việc ph ê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
- Kiểm soát vật chất:
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách v à tài sản kể cả những ấn
chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng nh ư cần hạn chế sự tiếp cận
với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu, chỉ những ng ười được uỷ
quyền mới được phép tiếp cận với t ài sản của đơn vị. Việc so sánh đối chiếu với tài
sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải đ ược thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ ch ênh
lệch nào cũng cần phải điều tra v à xem xét nguyên nhân, nh ờ đó sẽ phát hiện đ ược
những yếu kém về các thủ tục bảo vệ t ài sản và sổ sách có liên quan.
13
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân thực hiện
nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm các sai sót, gian lận. Mặc dù sự phân chia
trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhi ên trong hoạt động

nhưng kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ m à người quản lý xét
thấy trọng yếu và rủi ro cao.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện:
Là việc so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ tr ước và các dữ
liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất t ài chính, đồng thời
còn xem xét trong m ối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá tr ình thực hiện. Thủ tục
này giúp mau chóng phát hi ện các sai sót, gian lận hoặc có biến động bất th ường để
kịp thời xử lý.
1.1.2.4 Thông tin và truy ền thông
Thông tin và truy ền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao n ăng lực kiểm soát trong đ ơn vị thông qua việc h ình thành
các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động t ài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả
cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của mọi tổ chức v ì giúp cho việc đạt được
các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin đ ược cung cấp thông qua hệ thống
thông tin truyền thông. Truyền thông l à một phần của hệ thống thông tin nh ưng
được nêu ra để nhấn mạnh vai tr ò của truyền đạt thông tin.
Trong hệ thống thông tin kế toán l à một phần hệ quan trọng. Hệ thống thông
tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau l à hệ thống
thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
1.1.2.5. Giám sát
Giám sát là một quá trình mà người quản lý đánh giá c hất lượng của hệ thống
kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát l à phải xác định kiểm soát nội bộ có vận
hành đúng như thi ết kế hay không? Và phải cần thiết phải sử a đổi chúng cho phù
14
hợp với từng giai đoạn phát triển của đ ơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt nhà
quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát th ường xuyên hay định kỳ.
- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý
của khách hàng, nhà cung c ấp …. hoặc xem xét các báo cáo hoạt động v à phát hiện
các biến động bất thường.

- Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định
kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán vi ên độc lập thực hiện.
Sau đây là bảng tóm tắt các bộ phận cấu th ành hệ thống kiểm soát nội bộ trong
đơn vị được nêu ở bảng 1.1
15
Bộ phận
Nội dung chủ yếu
Các nhân tố
Môi
trường
kiểm
soát
Tạo ra một sắc thái chung cho m ột tổ chức
chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi
người trong tổ chức; l à nền tảng cho tất cả
các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ
 Tính chính trực và giá trị đạo đức.
 Đảm bảo về năng lực.
 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm
soát.
 Triết lý quản lý và phong cách điều
hành
 Cơ cấu tổ chức.
 Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
 Chính sách về nhân sự
Đánh giá
rủi ro
Đơn vị phải nhận biết đ ược và đối phó các
rủi ro bằng cách thiết lập các mục ti êu của
tổ chức và hình thành m ột cơ chế để nhận

dạng, phân tích v à đánh giá rủi ro liên
quan.
 Xác định mục tiêu của đơn vị
 Nhận dạng rủi ro
 Phân tích và đánh giá.
Hoạt
động
kiểm
soát
Các chính sách và th ủ tục để giúp đảm bảo
là những chỉ thị của nh à quản lý được thực
hiện và có các hành động cần thiết đối với
các rủi ro nhằm thực hiện các mục ti êu của
đơn vị.
 Phân chia trách nhi ệm đầy đủ.
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
 Kiểm soát vật chất
 Kiểm tra độc lập và thực hiện.
 Phân tích soát xét lại việc thực hiện.
Thông
tin và
truyền
thông
Hệ thống này được thiết lập để mọi th ành
viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt v à
trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều
hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động.
 Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ
thống thông tin kế toán phải đảm bảo
chất lượng thông tin.

 Truyền thông đảm bảo các kênh thông
tin bên trong và bên ngoài đ ều hoạt động
hữu hiệu.
Giám sát
Toàn bộ quy trình hoạt động phải đ ược
giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ
thống này phải có khả năng phản ứng
năng động, thay đổi theo y êu cầu của môi
trường bên trong và bên ngoài.
Giám sát thường xuyên.
Giám sát định kỳ.
Bảng 1.1: Bảng tóm tắt các bộ phận hợp th ành hệ thống kiểm soát nội bộ
16
1.1.3.Những hạn chế tiềm t àng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiế t kế và vận hành
hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể ho àn toàn hữu hiệu. Dù đã được xây dựng
hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, th ì hiệu quả thực sự của nó vẫn tuỳ thuộc v ào nhân
tố chủ yếu là con người. Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể g iúp
hạn chế tối đa những sai phạm m à thôi, vì nó có các h ạn chế tiềm tàng xuất phát từ
những nguyên nhân sau:
- Do yêu cầu của các nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu
quả, nghĩa là phải tốn ít hơn tổn thất do sai phạm v à gian lận gây ra.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì
thế khó thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất th ường.
- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao l ãng, sai lầm
trong xét đoán hay hi ểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với b ên
ngoài hoặc giữa các nhân vi ên trong doanh nghi ệp.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không c òn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay
đổi…

Chính những hạn chế nói tr ên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khi ến cho
kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, m à chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt
được các mục tiêu của mình.
1.1.4. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.4.1. Mục đích nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ l à một công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. V ì
thế nó tạo ra những ảnh h ưởng rất lớn đối với công việc của kiểm toán vi ên, cụ thể:
- Nhờ tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ v à các bộ phận, kiểm toán vi ên
đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu của kiểm soát nội bộ nói chung, cũng
như trong từng bộ phận từng khoản mục.
- Trên cơ sở đó kiểm toán vi ên hình dung v ề khối lượng và độ phức tạp của
công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát.
17
- Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi để kiểm tra,
thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian v à lực lượng nhân sự cần thiết
trong kế hoạch và chương trình kiểm toán.
1.1.4.2. Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ.
Để nghiên cứu hệ thống kiểm s oát nội bộ của một doanh nghiệp, cần phải
thông qua các bư ớc sau:
- Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các b ước:
+ Tìm hiểu cách thiết kế và sự vận hành của kiểm soát nội bộ thông qua
phương pháp phỏng vấn và quan sát nhân viên.
+ Mô tả hệ thống để giúp nhận thức đ ược các khía cạnh cơ bản của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Công cụ d ùng để mô tả là bản tường thuật, bảng câu
hỏi và lưu đồ.
+ Kiểm tra lại.
- Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát.
+ Nhận diện các mục ti êu kiểm soát và xác định các loại sai phạm có thể xảy
ra đối với báo cáo tài chính.
+ Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm, nghĩa l à xem xét tính h ữu hiệu

của kiểm soát nội bộ.
+ Đánh giá rủi ro kiểm soát.
- Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Thử nghiệm kiểm soát l à loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng để chứng
minh rằng kiểm soát nội bộ l à hữu hiệu.
- Đánh giá lại rủi ro kiểm soát v à thiết kế lại thử nghiệm c ơ bản.
1.1.5. Các phương pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ
Các phương pháp mô t ả hệ thống kiểm soát bao gồm:
- Bảng tường thuật.
- Bảng câu hỏi.
- Lưu đồ.
18
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TỪNG HOẠT ĐỘNG – QUY TRÌNH
1.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với tiền.
1.2.1.1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, các đ ơn vị cần thiết lập kiểm soát
nội bộ đối với tiền, bởi v ì bản thân tiền có những đặc điểm sau:
+ Tiền là khoản mục quan trọng trong t ài sản lưu động, được sử dụng để
phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp.
+ Tiền là khoản mục bị ảnh h ưởng và ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan
trọng như doanh thu, chi phí, công n ợ ….
+ Số phát sinh của các t ài khoản tiền thường lớn.
+ Tiền là một tài sản nhạy cảm, khả năng xảy ra gian lận biển thủ cao.
Hệ thống này có thể chia làm hai loại:
+ Kiểm soát các chu tr ình nghiệp vụ có ảnh h ưởng đến các khoản thu hay chi
tiền. Thí dụ như chu trình bán hàng ho ặc chu trình mua hàng.
+ Kiểm tra độc lập thông qua kiểm k ê quỹ hay đối chiếu với ngân h àng.
Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những y êu cầu sau:
+ Thu đủ;
+ Chi đúng;

+ Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý.
1.2.1.2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền nh ư sau:
- Nhân viên phải có đủ khả năng v à liêm chính.
- Áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệ m.
- Tập trung đầu mối thu.
- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số liệu.
- Nộp ngay số tiền thu đ ược trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
- Có biện pháp khuyến khích các ng ười nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai
hay phiếu thu tiền.
- Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi tiền bằng tiền mặt.
19
- Cuối mỗi tháng, đối chiếu số liệu tr ên sổ sách và thực tế.
1.2.1.3. Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền
Kiểm soát nội bộ đối với thu đ ược thiết kế thay đổi tuỳ theo từng loại h ình
đơn vị và tuỳ theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, nh ư thu
trực tiếp từ bán h àng, thu từ nợ của khách h àng và nhiều khoản thu khác. Sau đây l à
một vài thủ tục kiểm soát điển h ình:
1.2.1.3.1. Trường hợp thu trực tiếp từ bán h àng, cung cấp dịch vụ.
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời chức năng bán
hàng và thu tiền.
- Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền, kh uyến khích khách
hàng nhận phiếu chi.
- Cần quản lý số thu trong ng ày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong
sổ sách.
- Nhân viên thu ti ền nộp vào quỹ cuối mỗi ngày.
1.2.1.3.2. Trường hợp thu nợ khách h àng
- Khuyến khích khách hàng yêu cầu được cấp phiếu thu hoặc biên lai khi thanh toán
trực tiếp, thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng để chống biển thủ gối đầu.
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng

quản lý công nợ và chức năng thu tiền giữa các chức năng: lập hoá đ ơn bán hàng –
theo dõi công nợ - đối chiếu giữa sổ tổng hợp v à sổ chi tiết về công nợ - mở thư và
liệt kê các séc nhận được - nộp các séc vào ngân hàng – thu tiền.
- Khuyến khích khách h àng thanh toán qua ngân hàng.
1.2.1.4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền
Một số thủ tục đối với kiểm soát nội bộ th ường được sử dụng đối với chi quỹ
như sau:
- Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng các kho ản tiền lớn, hạn
chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán.
- Vận dụng đúng nguy ên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.
20
- Đối chiếu hàng tháng với ngân hàng.
Sau đây là bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát v ề việc quản lý tiền
Bảng 1.2: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát việc chi tiền
CÂU TRẢ LỜI
Yếu kém
CÂU HỎI
Có
Không
Quan
trọng
Thứ
yếu
GHI
CHÚ
1. Đơn vị có phân chia trách nhi ệm giữa thủ
quỹ và kế toán không?
2. Các phiếu thu và chi có đư ợc đánh số liên
tục không?

3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu
chi trước khi thu và chi tiền không?
4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng
dấu xác nhận lên chứng từ không?
5. Việc ghi sổ có được thực hiện đầy đủ
không?
6. Cuối ngày có kiểm kê quỹ không?
7. Thủ quỹ có nộp ngay số tiền thu đ ược vào
quỹ không?
8. Định kỳ có đối chiếu giữa số liệu của thủ
quỹ với số liệu của kế toán không?
9. Có các quy đ ịnh xét duyệt các khoản thu chi
trong doanh nghiệp không?
10. Việc thu chi tiền có được thường xuyên
thực hiện qua ngân h àng không?
11. Đơn vị có lập kế hoạch thu chi hay không?
12. Định kỳ có đối chiếu giữa số tiền gửi ngân
hàng với sổ phụ ngân h àng không?
21
1.2.2. Kiểm soát nội bộ đố i với khoản phải thu k hách hàng
1.2.2.1. Yêu cầu của kiểm soát nộ i bộ
- Các khoản nợ phải thu khách h àng phải có thực và được ghi chép đầy đủ,
tránh nhầm lẫn.
- Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu tổn thất.
- Khoản mục doanh thu từ bán h àng cung cấp dịch vụ phải có thực, đ ược ghi
nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ.
- Hạn chế các khoản phải thu (bị b ên ngoài chiếm dụng) ở mức vừa phải.
1.2.2.2. Các nguyên tắc của kiểm soát nội bộ
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm
- Nhân viên phải có đủ khả năng v à liêm chính

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ tránh nhầm lẫn
- Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm r àng buộc khách hàng
- Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu tr ên sổ sách của công ty với khách
hàng.
1.2.2.3. Kiểm soát nội bộ đối với chu tr ình bán hàng
Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải thu, cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ
của toàn bộ chu trình bán hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu tr ình bán
hàng, thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ
phận khác nhau phụ trách. Tuỳ theo quy mô v à đặc điểm của từng doanh nghiệp m à cách
thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu tr ình bán hàng có thể rất khác nhau. Thông
thường chu trình bán hàng được phân chia thành các chức năng sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng
- Lập lệnh bán hàng
- Xét duyệt bán chịu
- Xuất kho
- Gửi hàng đi
- Lập và kiểm tra hoá đơn
- Theo dõi thanh toán
22
- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá
- Cho phép xoá s ổ các khoản nợ không thu hồi được.
Sau đây là bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ nợ phải thu tại đ ơn vị:
23
Bảng 1.3: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải thu
CÂU TRẢ LỜI
Yếu kém
TT
CÂU HỎI
Có
Không

Quan
trọng
Thứ
yếu
GHI
CHÚ
1
Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước
khi gửi hàng không?
2
Các chứng từ gửi hàng có được đánh số liên
tục trước khi sử dụng không?
3
Các hóa đơn bán hàng có đư ợc đánh số liên
tục trước khi sử dụng không?
4
Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo
rằng mọi hàng hóa gửi đi đều đã được lập hóa
đơn hay không?
5
Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền
trên hóa đơn hay không?
6
Hóa đơn có được kiểm tra độc lập tr ước khi
gửi hàng đi hay không?
7
Hàng tháng có g ửi một bảng sao k ê công nợ
cho khách hàng hay không?
8
Việc nhận hàng trả lại có sự ph ê duyệt của

người có thẩm quyền hay không?
9
Đơn vị có thực hiên đối chiếu giữa t ài khoản
chi tiết về các khách h àng với tài khoản nợ
phải thu khách hàng trên s ổ cái, và việc đối
chiếu này thực hiện khi nào ?
10
……………………….
24
1.2.3. Kiểm soát nội bộ đối với nợ p hải trả
Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng tr ên báo cáo tài chính đ ối với
những đơn vị sử dụng nguồn t ài trợ ngoài vốn chủ sở hữu. Những sai lệch về
nợ phải trả có thể gây ảnh h ưởng trọng yếu đến báo cáo t ài chính. Trong
doanh nghiệp có thể có nhiều khoản nợ phải trả cho các đối t ượng khác nhau.
Tuy nhiên chúng ta ch ủ yếu nghiên cứu hai khoản nợ l à phải trả người bán và
các khoản vay.
1.2.3.1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
- Các khoản nợ phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn
- Các khoản nợ được ghi chép phải có thật
- Các khoản nợ phải trả đ ược trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ
- Duy trì mức độ phải trả ở mứ c hợp lý
- Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ
1.2.3.2. Nguyên tắc của kiểm soát nội bộ
- Nhân viên phải đầy đủ khả năng v à liêm chính
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm
- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tr ánh nhầm lẫn
- Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu của doanh nghiệp với khách h àng
1.2.3.3. Kiểm soát nội bộ nợ phải trả ng ười bán
Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản n ày, chủ yếu là nghiên cứu
về kiểm soát nội bộ trong chu tr ình mua hàng và tr ả tiền. Chu trình mua hàng có thể

được phân chia theo các chức năng sau:
a. Lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật t ư, kế hoạch mua hàng.
Công việc này do kho hàng ho ặc bộ phận kiểm soát h àng tồn kho sẽ chuẩn bị
và lập phiếu đề nghị mua h àng để gửi cho bộ phận mua h àng.
b. Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng.
Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu
cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nh à cung cấp, chất
lượng, giá cả …. Sau đó tiến h ành lập đơn đặt hàng.
25
c. Tiếp nhận hàng.
Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận h àng kiểm tra chất lượng, cân, đo,
đếm …. Mọi nghiệp vụ nhận h àng đều phải được lập phiếu nhập kho có chữ ký của
người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho …. Và được chuyển đến cho các bộ
phận liên quan.
d. Ghi nhận giá trị hàng mua, ghi nh ận nợ phải trả.
e. Tiến hành thanh toán ho ặc gia hạn nợ phải trả.
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ng ười bán sẽ do bộ phận t ài vụ thực
hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng l à kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét
duyệt chi quỹ thanh toán sẽ l à một biện pháp thanh toán hữu hiệu.
f. Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết
người bán với sổ cái, đối chiếu với khách h àng, nhà cung c ấp.
1.2.3.4. Kiểm soát nội bộ với các khoản vay
Kiểm soát nội bộ đ ối với các khoản vay chủ yếu l à thực hiện nguyên tắt uỷ
quyền và phê chuẩn. Đối với các khoản vay nhỏ hay có tính chất tạm thời, Ban
Giám Đốc có thể quyết định theo chính sách của đ ơn vị. Còn đối với các khoản vay
lớn hay dài hạn thì cần phải được sự chấp nhận của hội đồng quản trị hoặc người
được ủy quyền.
Các khoản vay phải được theo dõi trên sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ v à
theo từng khoản vay. H àng tháng số liệu này phải được đối chiếu với sổ cái v à định
kỳ phải đối chiếu với sổ nợ.

Sau đây là bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống kiểm soát việc mua h àng - nợ phải trả: