HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
MỤC LỤC
Phần A: TÌM HIỂU VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 3
I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 3
I.1: Giới thiệu chung 3
I.2: Mô tả hoạt động chung của hệ thống 3
I.3: Mô tả phạm vi hệ thống 4
I.4: Ràng buộc hệ thống 5
II. Mô tả các phương án tổng quan 5
II.1: Phương án 1 5
II.1.1 Mô tả phương án 5
II.1.2 Đánh giá 6
II.2 Phương án 2 6
II.2.1 Mô tả phương án 6
II.2.2 Đánh giá 7
II.3 Phương án 3 7
II.3.1 Mô tả phương án 7
II.3.2 Đánh giá 8
III Đánh giá khả thi 8
III.1 Lợi nhuận 8
III.2 Khả thi về hoạt động 9
Phần B: Phân tích và thiết kế chương trình 10
Chương II: Phân tích 10
I. Phân tích hiện trạng 10
I.1 Sơ đồ tổ chức 10
I.1.1 Sơ đồ các phòng ban 10
I.1.2 Sơ đồ tổ chức của phòng vật tư 11
I.2 Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán 11
I.2.1 Nghiệp vụ nhập kho 11
Mô tả nghiệp vụ 11

Dữ liệu 11
I.2.2 Nghiệp vụ xuất kho 12
Mô tả nghiệp vụ 12
Dữ liệu 12
I.2.3 Nghiệp vụ kiểm kê 12
Mô tả nghiệp vụ 12
Dữ liệu 12
I.2.4 Nghiệp vụ báo cáo thống kê 13
Mô tả nghiệp vụ 13
Dữ liệu 13
I.3 Phê phán hiện trạng 13
1
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
II Phân tích yêu cầu hệ thống 14
II.1 Yêu cầu chức năng 14
II.1.1 Quản lý hàng nhập 14
II.1.2 Quản lý hàng xuất 14
II.1.3 Quản lý hàng tồn 14
II.1.4 Quản lý danh mục phụ tùng 15
II.1.5 Báo cáo 15
II.1.6 Quản trị hệ thống dữ liệu 15
II.2 Yêu cầu phi chức năng 15
II.3 Yêu cầu về khối lượng dữ liệu nếu có thể…………… 15
III. Mô hình quan niệm xử lý 18
III.1. Mô hình xử lý DFD cấp 0 18
III.2. Mô hình xử lý DFD cấp 1 18
III.3. Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ nhập 18
III.4. Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ xuất 20
III.5. Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ kiểm kê 21
III.6. Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ lập báo cáo 22

Chương III: Đánh giá đề tài 23
I: Đánh giá đề tài 23
Hướng phát triển đề tài 23
2
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
Phần A: TÌM HIỂU VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN
I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG:
I.1 Giới thiệu chung:
Công ty Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) được thành lập ngày 1 tháng 7 năm
1970 và là công ty vận tải biển quốc gia hàng đầu ở Việt Nam, đồng thời là Công
ty thành viên của Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam (VINALINES).
Kể từ ngày thành lập, VOSCO đã không ngừng phát triển và hiện có đội tàu
hiện đại đa dạng hoá về chủng loại, quy mô và hoạt động khắp thế giới. Các tàu
của VOSCO được các Hội đăng kiểm đáng tin cậy như NKK, GL, LR, DNV, VR
và ABS phân cấp.
VOSCO là công ty vận tải biển đầu tiên ở Việt Nam được cấp giấy chứng
nhận phù hợp (D.o.C) vào năm 1998. VOSCO cũng đặc biệt chú ý tới Hệ thống
quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 để thoả mãn khách hàng nhiều hơn và
đảm bảo chất lượng phục vụ tốt. Ngày 28 tháng 3 năm 2002, Công ty đã được
DNV cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2000.
Với đội ngũ cán bộ trên bờ giỏi nghiệp vụ và khối thuyền viên gồm những
người có năng lực và kinh nghiệm đủ sức thu hút sự chú ý của các khách hàng lớn,
đội tàu VOSCO đã phục vụ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và sẵn
sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
VOSCO luôn chăm lo chất lượng thuyền viên bằng việc tuân thủ đầy đủ các
yêu cầu và quy tắc của Công ước STCW 95 ( Công ước về Tiêu chuẩn Đào tạo,
cấp Chứng chỉ và Trực ca cho thuyền viên). VOSCO sẵn sàng cung cấp cho các
chủ tàu trong và ngoài nước những thuyền viên có năng lực và kinh nghiệm để
làm việc trên tất cả các loại tàu như tàu chở hàng rời, tàu chở hàng bách hoá, tàu

3
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
Container, tàu chở gỗ, tàu chở dầu, tàu chở khí ga và khí tự nhiên hoá lỏng (LPG
& LNG), tàu chở hoá chất v.v với chất lượng phục vụ tốt nhất.
Công ty vận tải biển VOSCO là công ty nhà nước có số lượng tàu khá lớn. Do
đó công ty cần có một hệ thống quản lý việc nhập, xuất, số lượng tồn kho của các
phụ tùng vật tư. Ngoài ra việc lưu trữ, tìm kiếm các tàu, các danh sách phụ tùng
vật tư, kho… cũng là những nghiệp vụ mà công ty cần có.
Phòng vật tư là một trong những đơn vị quan trọng trong việc nhập, xuất các phụ
tùng vật tư. Vì vậy phòng vật tư cần làm tốt những nghiệp vụ sau:
 Quản lý kho chứa hàng cho tàu
 Quản lý việc nhập và xuất hàng cho tàu
 Quản lý việc mua tàu mới hoặc thanh lý tàu ( Liên hệ
chặt chẽ với phòng tài vụ)
 Kiểm kê hàng hoá trong kho theo định kỳ
 Tổng hợp các giấy tờ xuất nhập cho tàu
 Lập các báo cáo, thống kê
I.2 Mô tả hoạt động chung của hệ thống:
 Công ty vận tải biển Việt Nam (VOSCO) có đội tàu
gồm 25 chiếc. Thông tin mỗi chiếc tàu bao gồm: tên tàu, cờ
hiệu, năm đóng, nơi đóng, trọng tải, máy chính, máy đèn, …
 Trên mỗi tàu có 3 bộ phận làm việc chính là: quản lý,
boong, và máy. Mỗi bộ phận, thông qua phiếu yêu cầu, đề
xuất những yêu cầu về phụ tùng vật tư cần thiết cho công việc
của mình lên công ty.
 Phòng vật tư của công ty có nhiệm vụ tiếp nhận những
phiếu yêu cầu do các bộ phận trên các tàu chuyển đến. Ứng
với mỗi phiếu yêu cầu của một bộ phận trên tàu, nhân viên
phòng vật tư sẽ xem xét từng yêu cầu trong phiếu.
 Dựa vào bảng thống kê số lượng phụ tùng vật tư đã

xuất cho bộ phận này trước đây, nhân viên phòng vật tư sẽ lựa
chọn ra những yêu cầu chính đáng để xét duyệt xuất phụ tùng
vật tư cho bộ phận đó.Tại thời điểm đó, nếu trong kho có sẵn
vật tư thì phòng vật tư sẽ tiến hành làm thủ tục xuất kho cho
tàu. Nếu trong kho chưa có sẵn vật tư thì sẽ tiến hành mua vật
tư, nhập kho rồi xuất kho cho tàu.
 Công ty sử dụng phiếu nhập kho để quản lý việc nhập
phụ tùng vật tư vào kho. Ứng với mỗi hóa đơn mua hàng từ
chủ hàng, công ty thành lập một phiếu nhập tương ứng. Có 2
loại phiếu nhập là phiếu nhập nội tệ (cho các mặt hàng mua
trong nước) và phiếu nhập ngoại tệ (cho các mặt hàng nhập từ
4
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
nước ngoài). Cả 2 loại phiếu nhập đều có thông tin như nhau
bao gồm: tên chủ hàng, kho nhập vào, danh sách các phụ tùng
vật tư nhập vào kèm theo số lượng, đơn giá, và ghi chú phân
phối phụ tùng vật tư này cho những tàu nào,…
 Việc xuất phụ tùng vật tư cho các bộ phận trên tàu
được công ty quản lý thông qua phiếu xuất kho. Thông tin
chung của một phiếu xuất bao gồm: tàu được xuất, danh sách
các phụ tùng vật tư được xuất kèm theo số lượng, và ghi chú
số phiếu nhập của phụ tùng vật tư này, … Bên cạnh đó mỗi
phiếu xuất còn có thông tin riêng tùy thuộc vào loại phiếu
xuất. Có 2 loại phiếu xuất là phiếu xuất nội tệ (cho các mặt
hàng mua trong nước) và phiếu xuất ngoại tệ (cho các mặt
hàng nhập từ nước ngoài). Trong mỗi loại còn phân ra 2 loại
con cho biết phiếu xuất hàng từ kho hay phiếu xuất hàng nhập
từ một chủ hàng nào đó (những phiếu xuất loại này có thông
tin riêng là tên chủ hàng). Có hai quy trình nghiệp vụ nhập
xuất kho.

1. Nếu mua vật tư có hóa đơn ngay thì tiến hành các thủ tục
nhập xuất kho như thông thường: nhập kho, xuất kho.
2. Nếu mua vật tư chưa có hóa đơn ngay thì lập phiếu xuất trước
(phiếu khống). Khi nào có hóa đơn thì mới lập phiếu nhập.
 Các vật tư rẻ mau hỏng thường không nhập vào kho
mà xuất thẳng cho tàu. Nhân viên phòng vật tư thành lập phiếu
xuất trước để giao hàng cho tàu. Sau khi nhận được hóa đơn từ
chủ hàng thì mới thành lập phiếu nhập dựa vào hóa đơn này.
Các phụ tùng đắt tiền thì phải nhập vào kho rồi mới xuất cho
tàu. Do đó phiếu nhập được lập trước phiếu xuất như thông
thường.
 Thông thường cuối mỗi quý(thường thì 6 tháng), thủ
kho tiến hành việc kiểm kê phụ tùng vật tư trong kho và lập
phiếu kiểm kê để so sánh với thông tin trên thẻ kho. Tuy nhiên
vẫn có trường hợp kiểm kê kho đột xuất khi có các biến cố đặc
biệt xảy ra với kho (cháy, mất cắp, …). Có 2 loại phiếu kiểm
kê là phiếu kiểm kê nội tệ (cho các mặt hàng mua trong nước)
và phiếu kiểm kê ngoại tệ (cho các mặt hàng nhập từ nước
ngoài). Thông tin phiếu kiểm kê bao gồm: kho kiểm kê, danh
sách các phụ tùng vật tư trong kho kèm theo số lượng lý
thuyết, số lượng thực tế, …Thủ kho sẽ làm việc này, nhưng
thu kho sẽ phải chuyển bản gốc lên cho phòng vật tư, còn thủ
kho sẽ giữ lại bản phô tô.
Riêng kiểm kê sẽ do nhân viên văn phòng thực hiện, và ghi vào bản kiểm
kê.
5
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
I.3 Mô tả phạm vi hệ thống:
0.0.1.1 Đầu r
I.4 Ràng buộc hệ thống:

 Phải có phiếu yêu cầu và đã được xét duyệt thì mới
xuất phụ tùng
 Sử dụng phiếu nhập kho để quản lý việc nhập phụ
tùng vật tư vào Việc xuất phụ tùng vật tư cho các bộ phận
trên tàu phải thông qua phiếu xuất kho.
 Các vật tư rẻ mau hỏng thường không nhập vào kho
mà xuất thẳng cho tàu.Các phụ tùng đắt tiền thì phải nhập vào
kho rồi mới xuất cho tàu.
 Phiếu nhập phải lập trước phiếu xuất.
II. MÔ TẢ CÁC PHƯƠNG ÁN TỔNG QUAN
II.1. Phương án 1:
II.1.1. Mô tả phương án
 Giữ nguyên cơ cấu nhân sự
 Hệ thống mới được bố trí như sau
 Một máy tại Kho- nơi trực tiếp làm việc với các danh
mục vật tư:
6
Phòng tài vụ
Phòng vật tư
Đầu vào:
Phiếu yêu cầu,
phiếu nhập.
Đầu ra:
Báo cáo tồn kho,báo
cáo nhập,báo cáo xuất
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
 Chức năng: Trực tiếp nhập và xuất các danh mục vật
tư
 Người sử dụng: Quản kho
 Phần cứng: 1 máy tính P4 và 1 máy in laser

 Phần mềm: Phần mềm quản lý vật tư
 Hệ điều hành: Windows 2000/XP
 Một máy tại bộ phận quản lý - Phòng vật tư
 Chức năng: Lập báo cáo, đánh giá tình hình họat động
của kho
 Người sử dụng: Nhân viên phòng Vật tư
 Phần cứng: 1 máy P4 và 1 máy in laser
 Phần mền: Phần mềm quản lý vật tư
 Hệ điều hành: Windows 2000/XP
 Một máy chủ dữ liệu tại Phòng vật tư
 Chức năng: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu
 Người sử dụng: Quản trị mạng, quản trị dữ liệu
 Phần cứng: 1 máy chủ (XP 2700+)
 Hệ điều hành: Windows 2000/XP
II.1.2. Đánh giá:
Ưu điểm:
Hạn chế thao tác thủ công giữa các bộ phận. Bộ phận quản lý bên phòng vật tư
không cần phải thu thập hàng loạt giấy tờ bên bộ phận kho, các thông tin sẽ được
chuyển an toàn và nhanh chóng từ bộ phận kho đến phòng vật tư qua đường mạng.
Khuyết điểm:
Kho cách khá xa phòng vật tư, nên khó thiết kế được mạng.

II.2 Phương án 2:
II.2.1 Mô tả phương án:
Ngoài bộ phận kho và phòng vật tư, còn bố trí thêm một bộ phận tin học để
quản trị vào đồng bộ dữ liệu.
Hệ thống mới được bố trí như sau:
7
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
 Một máy được bố trí tại Kho

• Chức năng: Trực tiếp nhập và xuất các danh mục vật tư
• Người sử dụng: Quản kho
• Phần cứng: 1 máy tính P4 và 1 máy in laser
• Phần mềm: Phần mềm quản lý vật tư và hệ quản trị dữ liệu SQL Server
2000
• Hệ điều hành: Windows 2000/XP
 Một máy được bố trí tại Phòng vật tư
• Chức năng: Lập báo cáo, đánh giá tình hình họat động của kho
• Người sử dụng: Nhân viên phòng Vật tư
• Phần cứng: 1 máy P4 và 1 máy in laser
• Phần mền: Phần mềm quản lý vật tư và hệ quản trị dữ liệu SQL
• Hệ điều hành: Windows 2000/XP
II.2.2 Đánh giá:
Ưu điểm:
Không cần phải tốn chi phí thiết kế được mạng
Khuyết điểm:
 Phải tổ chức đồng bộ dữ liệu định kỳ  tốn chi phí để
tổ chức bộ phận tin học.
 Do Vosco là một công ty vận tải biển lớn, các danh
mục vật tư trong kho là rất nhiều, yêu cầu lập danh mục, kiểm
kê, báo cáo luôn được diễn ra, dữ liệu của hệ thống liên tục
8
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
được cập nhật  cập nhật dữ liệu định kỳ không đáp ứng
được nhu cầu của nghiệp vụ.
II.3 Phương án 3:
II.3.1 Mô tả phương án
 Giữ nguyên bộ phân nhân sự
 Hệ thống mới được tổ chức như sau
 Một hoặc nhiều máy được đặt tại phòng vật tư

 Chức năng: Nhập thông tin các vật tư, kiểm soát nhập
xuất, báo biểu, thống kê.
 Phần cứng: Ít nhất 1 máy P4 và 1 máy in laser
 Phần mềm: Phần mềm quản lý vật tư
 Hệ điều hành: Windows 2000/XP
 Một máy chủ dữ liệu tại Phòng vật tư
 Chức năng: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu
 Người sử dụng: Quản trị mạng, quản trị dữ liệu
 Phần cứng: 1 máy chủ (XP 2700+)
 Hệ điều hành: Windows 2000/XP
II.3.2: Đánh giá:
Ưu điểm:
 Không tốn quá nhiều chi phí cho việc thiết lập mạng.
 Không cần phải tốn chi phí tổ chức bộ phận tin học để
đồng bộ hoá dữ liệu.
 Phù hợp với yêu cầu và nguyện vọng của phòng vật tư.
Khuyết điểm:
Bộ phận kho vẫn phải làm thủ công các giấy tờ ở kho trước khi chuyển về phòng
vật tư để nhập vào hệ thống.
9
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
Kết luận: Sau khi thảo luận với Phòng vật tư về 3 phương án nêu trên, chúng tôi
quyết định chọn Phương án 3 làm phương án phát triển hệ thống. Bên cạnh đó,
xây dựng một mạng Lan, cho phép nhiều máy có thể truy cập vào trong hệ thống
nhằm đẩy nhanh tiến độ nhập xuất, mỗi khi các dữ liệu được chuyển từ kho về
phòng vật tư để lưu vào hệ thống.
III. ĐÁNH GIÁ KHẢ THI
III.1 Lợi nhuận
III.1.1 Lợi nhuận hữu hình
III.1.2 Lợi nhuận vô hình

• Các báo cáo, thống kê về doanh số được thực hiện bất kỳ lúc nào.
• Hạn chế sai sót trong quá trình tính toánNhân viên có cơ hội tiếp cận với
các kiến thức cơ bản về tin học.
• Thành công của hệ thống mới sẽ đẩy mạnh tiến độ hoạt động của Phòng vật
tư, mang lại một phần thành công cho công ty.
10
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
III.2 Khả thi về hoạt động
Mã
số
Rủi ro Đánh
giá
Mô tả đánh giá Mô tả khắc
phục
1
Hoạt động quản
lý nhập xuất
Trung
bình
Các danh mục vật
tư trên từng phiếu
nhập xuất rất
nhiều, bên cạnh
đó phiếu nhập có
thể chưa được
thực hiện do phải
chờ hoá đơn từ
phía chủ hàng
Kết xuất phiếu
xuất cho các

tàu trước, sau
đó đợi hoá đơn
của chủ hàng
thì mới ghi
nhận phiếu
nhập.
2
Họat động quản
lý danh mục
Trung
bình
Có một số trường
hợp trong thực tế
cần giải quyết
một cách linh
động, không thể
đưa vào chương
trình.
3
Hoạt động quản
lý kiểm kê
Thấp
Có thể tăng
tính linh động,
khả năng lưu
trữ các dữ liệu
thực tế về vật
tư trong kho và
giúp nhân viên
có thể tra cứu

vật tư dễ dàng
4
Hoạt động quản
lý thẻ kho
Thấp
Cải thiện tốc độ
và sự chính xác
trong hoạt động
tính hóa đơn cho
khách hàng
Cải thiện tốc độ
và sự chính xác
trong các hoạt
động nhập
xuất, nhằm kết
xuất chính xác
các thông tin
trên thẻ kho.
5
Thay đổi cơ cấu
tổ chức
Thấp
Không thay đổi
số lượng nhân
viên, tuy nhiên
đòi hỏi nhân viên
phải có trình độ
tin học căn bản
Mở một khóa
hướng dẫn sử

dụng cho nhân
viên.
11
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
PHẦN B: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG
TRÌNH
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH
I. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG :
I.1 Sơ đồ tổ chức
I.1.1 Sơ đồ các phòng ban
Vai trò của các phòng ban trong công ty Vận tải biển Vosco:
 Ban giám đốc:
 Điều hành hoạt động của công ty
 Phòng nhân sự:
 Quản lý nhân sự cho các phòng ban trong công ty
 Phòng tài vụ:
 Quản ly tài chính cho công ty.
 Xuất kinh phí cho các phòng ban khác
 Quản lý lãi và lỗ từ các tàu của công ty.
 Phòng vật tư:
 Quản lý kho chứa hàng cho tàu
 Quản lý việc nhập và xuất hàng cho tàu
 Quản lý việc mua tàu mới hoặc thanh lý tàu (Liên hệ
chặt chẽ với phòng tài vụ).
 Phòng bảo vệ:
 Làm nhiệm vụ an ninh trong công ty.
12
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
I.1.2 Sơ đồ tổ chức của phòng vật tư
Vài trò của các vị trí trong phòng vật tư:

 Trưởng phòng:
 Xét duyệt yêu cầu nhập vật tư của tàu
 Có quyền xem ngân sách của phòng tài vụ để xét duyệt
việc nhập xuất vật tư.
 Phó phòng:
 Quản lý các nhân viên trong phòng, và báo cáo lại tình
hình cho trưởng phòng.
 Có thể thay quyền của trưởng phòng khi trường phòng
vắng mặt.
 Nhân viên văn phòng:
 Tổng hợp các giấy tờ xuất nhập cho tàu
 Lập các báo cáo, thống kê
 Nhân viên kiểm kê:
 Kiểm kê hàng hoá trong kho theo định kỳ
 Đi mua hàng từ các chủ hàng
 Thủ kho:
 Trực tiếp làm phiếu nhập xuẩt trong kho.
 Chịu toàn bộ trách nhiệm với việc mất mát vật tư trong
kho.
I.2 Mô tả hoạt động hiện trạng các nghiệp vụ
I.2.1 Mô tả các nghiệp vụ chính
I.2.1.1 Nghiệp vụ nhập kho
 Mô tả nghiệp vụ
 Trưởng phòng dựa vào tình hình hoạt động, có nhu cầu
nhập thêm các phụ tùng vật tư vào kho.
13
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
 Trưởng phòng lên danh sách các loại vật tư cần nhập
kho.
 Nhân viên mang danh sách PTVT đến các chủ hàng để

mua vật tư.
 Các chủ hàng chuyển vật tư đến để nhập vào kho.
 Nhân viên báo cho trưởng phòng danh sách các PTVT
được nhập vào kho.
 Nhân viên tiếp nhận hoá đơn từ phía chủ hàng gửi tới
(thường vài ngày sau khi nhập PTVT vào kho)
 Nhân viên dựa vào hoá đơn PTVT, lập phiếu nhập cho
các phụ tùng vật tư được nhập.
 Nhân viên báo lại cho trưởng phòng về tình hình nhập
vật tư trong kho.
 Dữ liệu: phiếu yêu cầu nhập, danh sách phụ
tùng được nhập.
I.2.1.2 Nghiệp vụ xuất kho
 Mô tả nghiệp vụ
 Bộ phận trên tàu có nhu cầu nhập các phụ tùng vật tư.
 Bộ phận tàu trình danh sách các phụ tùng vật tư cần
nhập cho phòng vật tư.
 Trưởng phòng tiếp nhận danh sách từ tàu.
 Trưởng phòng yêu cầu nhân viên trình bảng thông kế
để cho biết tình hình nhập xuất cho tàu.
 Trưởng phòng dựa vào tình hình xuất nhập cho tàu để
quyết định cấp vật tư cho tàu đó hay không.
 Trưởng phòng lên danh sách các vật tư sẽ cấp cho tàu.
 Trưởng phòng yêu cầu thủ kho kiểm tra trong kho số
tồn của các PTVT trong danh sách.
 Thủ kho mở kho kiểm tra và lập danh sách tồn ứng với
các PTVT ở trên cho trưởng phòng.
 Dựa vào danh sách từ thủ kho, nếu có vật tư nào thiếu,
trưởng phòng lên danh sách các PTVT còn thiếu, yêu cầu nhân
viên đi mua.

 Sau khi chủ hàng chuyển vật tư tới kho hàng.
 Nhân viên sẽ chuyển hàng lên tàu và làm phiếu xuất
cho tàu.
 Nhân viên báo cho trưởng phòng biết về tình hình xuất
cho tàu.
 Dữ liệu: phiếu yêu cầu xuất, danh sách về
phụ tùng được xuất.
14
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
I.2.1.3 Nghiệp vụ kiểm kê:
 Mô tả nghiệp vụ
 Vào cuối mỗi quý, trưởng phòng có nhu cầu kiểm kê
kho để nắm tình hình hoạt động trong kho.
 Thủ kho mở kho đếm số lượng thực tế của tất cả loại
vật tư trong kho và ghi vào phiếu kiểm kê.
 Thủ kho dựa vào thẻ kho để ghi số lượng tồn vật tư
trên lý thuyết vào thẻ phiếu kiểm kê.
 Thủ kho trình bản kiểm kê cho trưởng phòng, bao gồm
các thông tin sau: Ngày kiểm kê, kho kiểm kê, danh sách
PTVT, số lượng thực tế, số lượng lý thuyết.
 Dữ liệu: danh sách các phụ tùng được nhập,
danh sách các phụ tùng đã xuất.
I.2.1.4 Nghiệp vụ báo cáo thống kê
 Mô tả nghiệp vụ
 Vào hàng tháng, trường phòng có nhu cầu thống kế
tình hình hoạt động xuất nhập kho của phòng vật tư.
 Trưởng phòng yêu cầu nhân viên văn phòng lập một
báo cáo thống kê.
 Nhân viên tìm danh sách các phiếu nhập và xuất trong
tháng.

 Nhân viên tổng hợp thông tin trên danh sách nhập
xuất, thông kế số lượng vật tư nhập và xuất, tính giá trị của
từng đợt nhập xuất và giá trị nhập xuất của toàn bộ công ty
trong tháng.
 Nhân viên lập báo cáo gửi cho trưởng phòng.

 Dữ liệu : phiếu nhập, phiều xuất,biên bản
kiểm kê.
I.3 Phê phán hiện trạng:
Sau khi khảo sát hiện trạng phòng vật tư của công ty vận tải biển VOSCO Việt
Nam, chúng ta có thể rút ra các yếu kém mà công ty đang tồn tại như sau:
 Thiếu các công cụ hỗ trợ chuyên biệt các nghiệp vụ
công việc.( Chủ yếu là tính toán, ghi chép bằng tay)
 Thiếu sự nhất quán thông tin giữa các bộ phận, phòng
ban vì mỗi nơi có một cách lưu trữ thông tin khác nhau, không
15
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
đồng nhất với nhau làm cho việc liên lạc, trao đổi dữ liệu trở
nên khó khăn khi cần sự liên lạc giữa các phòng ban.
 Không đủ người cũng như thời gian để tổng hợp và
lập các phiếu kiểm kê,các báo cáo về phụ tùng vật tư tồn kho.
 Dễ dẫn đến sai sót trong quá trình ghi chép các giấy tờ
sổ sách bằng tay.
 Mất khá nhiều thời gian cho quá trình thực hiện việc
báo cáo, báo biểu.
 Các thông tin quản lý bằng sổ sách nhiều phức tạp.
 Sẽ tốn rất nhiều thời gian khi cần truy xuất, tìm kiếm
thông tin lưu trữ vì số lượng khá lớn.
 Tính hiệu quả của công việc không cao.
 Chi phí giấy tờ cao

 Chi phí lãng phí lao động, tức các nhân viên lãng phí
ngày lao động để thực hiện các nghiệp vụ kiểm kê, tổng kết,
báo cáo…
II. PHÂN TÍCH YÊU CẦU HỆ THỐNG
II.1 Yêu cầu chức năng:
II.1.1 Quản lý hàng nhập:
 Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn nhập
hàng của công ty
 Hàng nhập được theo dõi dựa trên: Mã phụ tùng, tên
phụ tùng, mã loại phụ tùng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng
cộng số lượng và trị giá. Số hàng nhận này có sự xác nhận từ
thủ kho và nhân viên kiểm kê đếm hàng thực nhập cho kho.
 Loại nhập: Phân biệt từ các nguồn nhập.
Nhập hàng nội tệ: Các mặt hàng nhập ở trong nước
Nhập hàng ngoại tệ: Các mặt hàng nhập từ nước ngoài
 In báo cáo hàng nhập trong kỳ
 Giao diện được thiết kế thân thiện với người sử dụng,
dễ thao tác.
II.1.2 Quản lý hàng xuất:
 Phụ tùng xuất ra được theo dõi qua mã phụ tùng, tên
phụ tùng, mã loại phụ tùng, số lượng, đơn giá.
 Loại xuất: Phân biệt theo phiếu xuất
16
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
 Phiếu xuất nội tệ: Là xuất những mặt hàng được nhập
từ trong nước. Trong đó chia thành 2 loại là xuất từ kho hay
xuất từ chủ hàng nào đó.
 Phiếu xuất ngoại tệ: Là xuất những hàng được nhập từ
nước ngoài. Trong đó chia thành 2 loại là xuất từ kho hay xuất
từ một chủ hàng nào đó.

 In báo cáo hàng xuất trong kỳ
 Giao diện được thiết kế thân thiện với người sử dụng,
dễ thao tác.
 Chương trình được bắt lỗi khá đầy đủ trong từng
trường hợp cụ thể. Ví dụ báo lỗi khi số liệu nhập phụ tùng cần
xuất làm số liệu tồn kho âm.
II.1.3 Quản lý hàng tồn:
 Tổng hợp những phát sinh xuất, nhập, tồn trong kỳ.
 In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kỳ
 Giao diện trên màn hình là một chức năng tự xử lý
II.1.4 Quản lý danh mục phụ tùng:
 Cập nhật danh mục phụ tùng theo 2 loại:
Loại 1: Là nhóm phụ tùng được nhập trong nước
Loại 2: Là nhóm phụ tùng được nhập từ nước ngoài
 Giao diện trên màn hình dạng form dễ thao tác
II.1.5 Báo cáo:
Báo cáo xuất, nhập, tồn trong kỳ
II.1.6 Quản trị hệ thống dữ liệu:
 Lưu trữ và phục hồi dữ liệu: Cất các dữ liệu cập nhật
hàng ngày, hàng năm ra đĩa mềm.
 Kết thúc: Để kết thúc chương trình.
II.2 Yêu cầu phi chức năng
 Người sử dụng phần mềm quản lý vật tư có thể không
biết nhiều về máy tính do đó cần có trợ giúp dễ sử dụng.
 Chương trình có giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
 Phần hướng dẫn trực quan, sinh động.
II.3. Yêu cầu về khối lượng dữ liệu có thể
 Đáp ứng được khối lượng thông tin lưu trữ cho các
nghiệp vụ
17

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
 Thời gian xử lý, truy xuất dữ liệu, kết xuất báo cáo của
hệ thống nhanh.
III.MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ
III.1 Mô hình xử lý DFD cấp 0:
III.2 Mô hình DFD cấp 1 cho nghiệp vụ quản lý vật tư:
18
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
III.3.Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ nhập:
 Mô hình:
19
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
III.4.Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ xuất:
20
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
 Mô hình:
III.5.Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ kiểm kê:
 Mô hình:
21
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
III.6.Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ báo cáo thống
kê:
 Mô hình:
22
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ĐỀ TÀI
23
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM
Mục tiêu của đề tài “Quản lý vật tư ” là giúp nhân viên phòng vật tư giảm bớt
gánh nặng trong công việc quản lý nhập, xuất, kiểm kê phụ tùng vật tư và lập các

báo cáo thông kê về việc nhập, xuất, kiểm kê phụ tùng vật tư một cách nhanh
chóng, chính xác.
Những ưu điểm của đề tài đã đạt được:
 Cho phép thay đổi các quy định phù hợp với yêu cầu
nhập, xuất phụ tùng vật tư của công ty.
 Lập phiếu nhập, xuất, kiểm kê nhanh chóng, thuận
tiện, chính xác.
 Nhận hóa đơn từ các chủ hàng, phiếu yêu cầu nhập từ
công ty, phiếu yêu cầu xuất từ các tàu và cập nhật thông tin về
các phiếu tức thời,chính xác.Tránh tình trạng tất thoát phụ
tùng vật tư một cách tối đa.
 Lập các báo cáo thống kê về nhập, xuất, kiểm kê một
cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian với độ chính xác cao.
 Dữ liệu được tạo bằng SQL Server nên khối lượng dữ
liệu lưu trữ lớn và tốc độ xử lý nhanh.
 Các báo biểu thống kê được tạo bằng crystal reports.
Những khuyết điểm:
 Chương trình chỉ cài đặt và sử dụng được trên máy
đơn.
 Chưa được phân quyền người sử dụng chương
trình,chưa có tính bảo mật.
 Chương trình được xây dựng bằng ngôn ngữ Visual
Basic nên vẫn còn gặp nhiều giới hạn của ngôn ngữ.
HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI:
Với sự phát triển của mạng internet, hướng phát triển đề tài là sẽ xây dựng
chương trình sử dụng trên máy mạng cục bộ và kết nối qua mạng internet.
Các báo cáo thống kê có khả năng xuất ra bất kỳ file.* nào.
Chương trình được phân quyền sử dụng và có tính bảo mật cao khi sử dụng
trên mạng.
Phát triển chương trình với ngôn ngữ cài đặt có nhiều tính năng đa dạng.

24