65
Cửa hàng Song Hà
So sánh các phương pháp hạch toán trị giá hàng tồn kho
Đơn vị tính: ngàn đồng

(1)
Đích danh
(2)
FIFO
(3)
LIFO
(4)
Bình
quân

(1a) (1b) (1c)

PHẦN I
Báo báo thu nhập (ngày 5/1):
Doanh thu: 1 hộp 7 7 7 7 7 7
Trừ: Giá vốn
hàng bán

Hộp mua ngày 2/1
(giá 3,5 )
3,5 3,5
Hộp mua ngày 3/1
(giá 4)
4
Hộp mua ngày 4/1

(giá 4,8)
4,8 4,8
Giá bình quân [(3,5 + 4 +
4,8)/3 = 4,1]
4,1
Lãi gộp (ngày
5/1):
3,5
3 2,2 3,5 2,2 2,9
Tồn kho cuối
ngày 5/1: 2 hộp

Hộp mua ngày 2/1
(giá 3,5)
3,5 3,5 3,5
Hộp mua ngày 3/1
(giá 4)
4444
Hộp mua ngày 4/1
(giá 4,8)
4,8 4,8 4,8
Giá bình quân [(3,5 + 4 +
4,8)/3 = 4,1]
8,2
Trị giá tồn kho 8,8
8,3 7,5 8,8 7,5 8,2


66
cuối ngày 5/1

PHẦN II
Báo báo thu nhập (ngày 6/1)
Doanh thu: 2 hộp 14 14 14 14 14 14
Trừ: Giá vốn hàng
bán (xem trị giá tồn
kho cuối ngày 5/1
ở trên)
8,8 8,3 7,5 8,8 7,5 8,2
Lãi gộp (ngày
6/1):
5,2
5,7 6,5 5,2 6,5 5,8
PHẦN III
Lãi gộp cả tuần:
Ngày 5/1 (phần
I)
3,5 3 2,2 3,5 2,2 2,9
Ngày 6/1 (phần
II)
5,2
5,7 6,5 5,2 6,5 5,8
Tổng lãi gộp 8,7
8,7 8,7 8,7 8,7 8,7
Nhận xét
(i) Lãi gộp ngày 5/1 khác nhau, từ đó trị giá hàng tồn kho cuối
ngày 5/1 (Phần I) cũng khác nhau là do áp dụng phương
pháp khác nhau.
(ii) Do trị giá hàng tồn kho cuối ngày 5/1 khác nhau nên lãi
gộp ngày 6/1 (Phần II) cũng khác nhau.
(iii) Tổng lãi gộp đến khi bán hết (không còn tồn kho) thì bằng

nhau.
Nguyên tắc nhất quán
Tuy có thể chọn bất kỳ phương pháp nào để định giá cho hàng
tồn kho, nhưng các công ty buộc phải áp dụng phương pháp đã
chọn một cách nhấ
t quán. Cơ quan quản lý, cơ quan thuế hoặc

67
các ủy ban chuẩn mực kế toán của mỗi quốc gia đưa ra nguyên
tắc nhất quán, đó là sự tuân thủ từ kỳ này sang kỳ khác mà
không thay đổi trong chính sách kế toán và quy trình kế toán.
Bởi vì việc diễn giải và phân tích báo cáo tài chính liên
quan tới việc so sánh giữa nhiều kỳ khác nhau, nếu liên tục
thay đổi phương pháp hạch toán thì việc so sánh sẽ không còn
ý nghĩa nữa.
Thông thường khi các điều kiện thị trường biến động
hoặc hoàn cảnh thay đổi, các công ty có thể thay đổi phương
pháp hạch toán của mình nhưng cần được sự đồng ý của kiểm
toán, thuế và cơ quan quản lý nhà nước liên quan. Tuy nhiên,
công ty phải ghi chú về sự thay đổi đó trên báo cáo tài chính
và kiểm toán viên cũng phải ghi ý kiến của mình trên báo cáo
kiểm toán.
Đây cũng là sự cảnh báo đối với người đọc báo cáo tài
chính, rằng phải chú ý phân tích về những tác động có thể gây
ra do sự thay đổi phươ
ng pháp hạch toán kế toán.


68
`Chương 4

QUY TRÌNH KẾ TOÁN
Mục tiêu học tập của chương này:
7. Sử dụng phương pháp ghi sổ kép.
8. Phân tích và ghi nhật ký các giao dịch.
9. Từ nhật ký ghi vào sổ cái.
10. Lập và sử dụng bảng cân đối thử.
11. Kết chuyển (đóng) các tài khoản doanh thu, chi phí và
tính toán lợi nhuận giữ lại (chưa chia hay chưa phân
phối).

uối mỗi kỳ
hằng tháng, quý hay năm, các khoản tài sản, nợ
phải trả và vốn chủ sở hữu được tóm tắt lại để lập các báo cáo
tài chính cho thời kỳ đó. Tình hình doanh thu, lợi nhuận là cơ
sở để các nhà đầu tư đánh giá về tình hình hoạt động của công
ty. Và những thông tin như vậy là do quy trình kế toán thực
hiện.
Cho dù, gần 20 năm qua, các phương pháp xử lý thông
tin kế toán đã có nhiều thay đổi khi máy vi tính ra đờ
i. Tuy
nhiên, các bước ghi chép, sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin kế
toán vẫn không thay đổi. Chuyển từ kiểu cặm cụi bằng “giấy
với bút” sang máy vi tính cũng giống như việc chuyển từ chiếc
C

69
xe số sàn sang số tự động mà thôi. Bạn không cần phải quá
bận tâm về những công việc lặp đi lặp lại, những “nợ” cùng
“có” mà bạn cần hiểu một cách tổng thể xem hệ thống kế toán
vận hành ra sao. Bất kể sử dụng giấy bút hay bàn phím hay cả

máy quét đi chăng nữa thì về cơ bản vẫn là những dữ liệu đầu
vào, chúng sẽ được tóm t
ắt và báo cáo.
Để sử dụng các báo cáo tài chính một cách hữu ích như
đã đề cập trong 2 chương trước
26
, những người ra quyết định
cần hiểu các phương pháp sử dụng để ghi chép và phân tích dữ
liệu trong các báo cáo. Đó là nội dung chính của chương này.
Cụ thể, chương này sẽ trình bày về hệ thống ghi sổ kép
mà tất cả các tổ chức trên khắp thế giới đều áp dụng để ghi
chép và xử lý thông tin về các giao dịch phát sinh.
Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng hệ thống này là tối
cần thiết cho bất cứ ai có ý định tham gia vào công việc
kinh doanh. Hơn thế nữa, các nguyên tắc về kế toán đã tạo ra
một thứ ngôn ngữ chung mà nhờ vào đó các nhà quản trị có
thể hiểu được, không chỉ các hoạt động kinh tế trong công ty
mình mà còn có thể đọc và hiểu bất kỳ báo cáo tài chính của
bất kỳ loại hình, qui mô doanh nghiệp khác nhau, và các quốc
gia khác nhau trên toàn thế giới.

26
Chương 2 và 3 đề cập đến các báo cáo tài chính căn bản: bảng cân đối kế toán, báo
cáo thu nhập và báo cáo ngân lưu. Khi nào “thiếu tự tin” thì hãy quay lại ban đầu.


70
HỆ THỐNG GHI SỔ KÉP
Mỗi giờ trôi qua có hàng ngàn
giao dịch phát sinh, chỉ một giao

dịch nào đó bị bỏ sót thì hệ thống
kế toán của công ty sẽ bị ảnh
hưởng. Trên toàn thế giới, ghi sổ kép là phương pháp kế toán
giữ vị trí độc nhất vô nhị. Theo đó, có ít nhất là hai khoản
mục có liên quan đến một giao dịch phát sinh.
Mỗi giao dịch cần được phân tích để xem nó liên quan
tới các kho
ản mục nào, làm tăng hay giảm và tăng giảm bao
nhiêu.
Trở lại với 3 giao dịch đầu tiên trong ví dụ Baco ở
chương 2:

Tài sản =
Nợ phải
trả
+
Vốn
chủ
sở hữu

Tiền
mặt
Hàng
tồn
kho

Vay
ngắn
hạn


Vốn
góp
(1) Góp vốn ban
đầu
400 = 400
(2) Vay ngân hàng 100 = 100
(3) Mua hàng trả
ngay
-
150
150 =
Mục tiêu học tập 1:
Sử dụng phương pháp ghi sổ kép.
Ghi sổ kép: Là phương pháp đặc
thù của kế toán dùng để ghi chép
các giao dịch.

71
Đẳng thức kế toán trên minh họa cho khái niệm cơ bản
về phương pháp ghi sổ kép (hai lần ghi chép) cho mỗi giao
dịch, đồng thời nhắc lại: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở
hữu.
Tài khoản và sổ cái
Sổ cái để ghi chép các tài khoản. Số
cái có thể được lập dưới dạng một
cuốn sổ hay một tập các trang rời hoặc một hình thức nào đ
ó
như băng, đĩa từ nhưng luôn được lưu giữ có hệ thống.
Để đơn giản, bạn có thể hình dung sổ cái là một cuốn sổ
mà mỗi trang là một tài khoản. Khi người ta nói “ghi sổ sách”

hay “kiểm toán sổ sách” thì từ “sổ sách” được hiểu là sổ cái.
Các tài khoản được ví dụ ở
đây đã được đơn giản hóa so với
thực tế và được gọi là tài khoản
chữ
T do có hình dạng giống chữ T. Chúng cho ta hiểu được
những nội dung cơ bản về qui trình kế toán. Nét dọc của chữ T
chia tài khoản thành 2 bên: bên trái và bên phải để thể hiện
tăng giảm của tài khoản. Nét ngang thể hiện tên của tài khoản.
Ví dụ, tài khoản tiền mặt có dạng thức sau:
Sổ cái: Bao gồm những
g
hi ché
p
của các
t
ài khoản.
Tài khoản chữ T: Là dạng
đơn giản của tài khoản sổ cái,
có hình chữ T.


72
Tiền mặt
(Bên trái) (Bên phải)
Tăng tiền mặt Giảm tiền mặt
Tài khoản chữ T của 3 giao dịch đầu tiên của Baco
27

như sau:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt Vay ngắn hạn
Tăng Giảm Giảm Tăng
(1) 400 (3) 150 (2) 100
(2) 100

Hàng tồn kho Vốn góp
Tăng Giảm Giảm Tăng
(3) 150 (1) 400
Cần chú ý rằng mỗi giao dịch (được đánh số ở đầu) đều
ảnh hưởng tới ít nhất là 2 tài khoản. Đây là một quy tắc chung
cho phương pháp ghi sổ kép. Quy trình tạo lập một tài khoản
chữ T như vậy để ghi chép những giao dịch còn gọi là mở tài
khoản. Trong giao dịch số 1, ta mở 2 tài khoản là Tiền mặt và
Vốn góp. Trong giao dịch số 2, ta mở thêm tài khoản Vay

27
Vẫn dùng số liệu của Công ty Baco ở các chương 2, 3 để dễ theo dõi.

73
ngắn hạn. Còn trong giao dịch số 3, ta mở thêm tài khoản
Hàng tồn kho.
Mỗi tài khoản chữ T tóm tắt sự thay đổi của một tài sản
hay nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu cụ thể. Do tài khoản chữ T
chỉ cho biết số tiền mà không mô tả giao dịch nên mỗi giao
dịch thường được phân biệt bằng cách đánh số. Việc phân biệt
như vậy, giúp ta dễ dàng kiểm tra l
ại dựa trên việc truy tìm
theo nguồn gốc phát sinh giao dịch trên sổ kế toán theo thời

gian.
Số dư tài khoản là chênh
lệch giữa tổng các phát sinh bên 2
vế của một tài khoản tại thời điểm nào đó.
Tài khoản tài sản có số dư bên vế trái. Nó tăng lên do
những phát sinh bên vế trái và giảm đi do các phát sinh bên vế
phải.
Tài khoản nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữ
u có số
dư bên vế phải, ngược lại với tài khoản tài sản. Nó tăng lên do
những phát sinh bên vế phải và giảm đi do các phát sinh bên
vế trái.
Số dư tài khoản: Là chênh
lệch giữa tổng các phát sinh
b
ên 2 vế.


74
Phân tích các bút toán
Bây giờ, ta phân tích các bút toán cho từng giao dịch của Baco.
Mỗi giao dịch đều tạo ra một bút toán bên vế trái của tài khoản
này và một bút toán bên vế phải của một tài khoản khác với
cùng số tiền.
Một gợi ý quan trọng là khi phân tích một giao dịch nên
bắt đầu từ tiền mặt và đặt câu hỏi: Giao dịch đó làm tăng hay
giảm tiền mặt? Sau đó, xem xét ảnh hưởng của nó tới các tài
khoản khác. Thông thường nh
ận biết ảnh hưởng của một giao
dịch đến tiền mặt thì dễ hơn đến các tài khoản khác.

1. Giao dịch:
Chủ sở hữu góp vốn ban đầu 400 triệu đồng bằng
tiền mặt.
Phân tích:
Tài sản (tiền mặt) tăng

Vốn chủ sở hữu (vốn góp) tăng
Sổ cái:

Tiền mặt Vốn góp
(1) 400 (1) 400

2. Giao dịch:
Vay ngân hàng 100 triệu đồng.
Phân tích:
Tài sản (tiền mặt) tăng

Nợ phải trả (vay ngắn hạn) tăng
Sổ cái:


75
Tiền mặt Vay ngắn hạn
(1) 400 (2) 100
(2) 100

3. Giao dịch:
Mua hàng nhập kho, trả tiền mặt 150 triệu
đồng.
Phân tích:

Tài sản (tiền mặt) giảm

Tài sản (hàng tồn kho) tăng
Sổ cái:

Tiền mặt Hàng tồn kho
(1) 400 (3) 150 (3) 150
(2) 100
Các tài khoản trên đây được dùng để ghi chép những
thay đổi trên các tài khoản tài sản và vốn chủ sở hữu cụ thể.
Những thông tin tích lũy trên tài khoản cho biết số dư
của chúng để lập báo cáo tài chính. Bảng cân đối kế toán của
Baco sau 3 giao dịch đầu tiên thể hiện số dư của các tài khoản
như sau:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở
hữu
Tiền mặt 350 Nợ phải trả:
Vay ngắn hạn 100
Hàng tồn
kho
150 Vốn chủ sở hữu:


76
Vốn góp 400
Tổng tài sản 500
Tổng nguồn
vốn
500
Do đa số các tài khoản chỉ có một phát sinh nên việc

tính số dư rất dễ dàng. Riêng với tài khoản tiền mặt, số dư 350
triệu đồng là chênh lệch giữa tổng phát sinh tăng 500 triệu (=
400 + 100 triệu) bên vế trái, và tổng phát sinh giảm 150 triệu
bên vế phải.
NỢ VÀ CÓ
Chúng ta đã thấy hệ thống ghi sổ kép
ghi chép các phát sinh trên cả 2 vế của
tài khoản. Trong kế toán, thuật ngữ
Nợ dùng để chỉ
các phát sinh bên vế
trái và Có chỉ các phát sinh bên vế phải của tài khoản.
Nhiều người lầm tưởng nợ là “mắc nợ” còn có là “có
tiền”, nhưng không phải như vậy.
Đành rằng việc sử dụng hình tượng vế trái và vế phải sẽ
dễ hình dung hơn, nhưng ký hiệu nợ và có là các thuật ngữ
chuẩn mực lâu đời. Vì vậy, chỉ cần nhớ nợ là bên trái và có là
bên phả
i, là đủ.
Nợ và Có đều có thể là động từ, danh từ hay tính từ.
Chẳng hạn, “Nợ tiền mặt 10 triệu đồng” và “Có khoản phải thu
Nợ: Là số phát sinh hay số
dư bên vế trái của tài khoản.
Có: Là số phát sinh hay số
dư bên vế phải của tài
khoản.

77
Chứng từ gốc: Là những bằng
chứng đầu tiên về bất cứ giao
dịch nào.

Sổ chứng từ gốc: Là tài liệu
liệt kê các giao dịch theo trình
tự thời gian của các tài khoản
cụ thể.
Nhật ký chung: Ghi lại tất cả
các giao dịch trong suốt vòng
đời của cơn
g
t
y
.
10 triệu đồng” là các động từ chỉ hành động ghi 10 triệu vào
bên trái tài khoản tiền mặt và bên phải tài khoản khoản phải
thu.
Tương tự, cụm từ “phát sinh nợ trên tài khoản tiền mặt”
là danh từ, hay “dư nợ tài khoản tiền mặt” là tính từ chỉ trạng
thái của một tài khoản cụ thể. Từ giờ trở đi, ta sẽ thường xun
gặp lại hai từ nợ và có. Vì v
ậy, để khỏi lúng túng thì cần hiểu
thật rõ bản chất của các thuật ngữ này
28
.
QUY TRÌNH KẾ TỐN
Trong phần trên, các giao dịch của Cơng ty Baco được ghi trực
tiếp vào sổ cái, tuy nhiên trên thực tế quy trình kế tốn khơng
bắt đầu từ sổ cái mà bao gồm các bước theo trình tự như sau:






Giao
dòch
Chứng
từ
Nhật
ký
Sổ
cái
Cân đối
thử
Báo cáo
tài chính

Quy trình kế tốn bắt đầu từ chứng từ gốc. Đây là
những bằng chứng đầu tiên về bất
cứ giao dịch nào. Chẳng hạn như:
hóa đơn, phiếu xuất, nhập, thu, chi.

28
Các kế tốn viên thường cố tình dùng thuật ngữ này, thậm chí thay vì nói “ghi nợ tài
khoản tiền mặt”, thì nói “ghi nợ 111”. Nhưng tiếc thay, “kẻ ngoại đạo” hay các
“sếp” lại thấy q ư bí hiểm. Vì vậy, quan điểm của tác giả là khơng cần, và khơng
nên đề cập đến ký số hiệu tài khoản trong phần học ngun lý kế tốn.


78
Không có chứng từ gốc thì kế toán không có cơ sở nào để ghi
chép cả.
Bước thứ 2 là dựa vào chứng từ gốc ghi vào sổ chứng

từ gốc để phân tích giao dịch
29
. Ở đây người ta liệt kê các giao
dịch theo trình tự thời gian. Ví dụ phổ biến nhất về sổ chứng từ
gốc là sổ nhật ký chung. Về cơ bản nó là một cuốn nhật ký
ghi lại tất cả các giao dịch trong suốt vòng đời của công ty,
mỗi giao dịch được liệt kê với đầy đủ các nội dung của nó.
Bước thứ 3, từ nhật ký ghi vào sổ cái. V
ề mặt thời gian,
các bước kế toán cũng diễn ra khác nhau, các giao dịch có thể
diễn ra không liên tục nhưng chứng từ gốc thì được lập một
cách liên tục. Tùy theo quy mô và đặc điểm của công ty, việc
phân tích giao dịch có thể thực hiện thường xuyên hằng ngày
hoặc hàng tháng nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu của thông tin
kế toán.
Bước thứ 4 trong quy trình kế
toán là lập bảng cân đối thử
hay
đơn giản là liệt kê tất cả các tài khoản trong sổ cái cùng với số
dư của chúng. Công việc này nhằm giúp ta kiểm tra chính xác
của việc ghi chép sổ sách và chuẩn bị lập các báo cáo tài
chính. Do vậy, đây là công việc bắt buộc phải làm hàng tháng
hoặc hàng quý trước khi lập các báo cáo tài chính.

29
Cũng có khi người ta phân tích (định khoản) ngay trên chứng từ gốc.
Bảng cân đối thử: Là bảng liệt
kê tất cả các tài khoản trong sổ
cái cùn
g

với số
d
ư của chún
g
.