79
Bước cuối cùng là lập các báo cáo tài chính.
Nhiều công ty thường lập báo cáo tài chính hàng tháng.
Những công ty này thường rất minh bạch trong sổ sách, sẵn
sàng cung cấp thông tin về kết quả kế toán. Nhiều công ty còn
tổ chức các khóa học ngắn hạn nhằm giúp nhân viên mình hiểu
được quy trình kế toán và ý nghĩa của từng con số trong các
báo cáo.
Bằng cách quản lý tiên tiến
như vậy, doanh nghiệp sẽ thu hút
được sự quan tâm của mọi nhân
viên đối với doanh nghi
ệp và nâng cao hiệu quả hoạt động
doanh nghiệp.
Ghi nhật ký
Dựa vào chứng từ, nhập (ghi) các
giao dịch vào nhật ký được gọi là
nhật ký (hóa) chứng từ. Một bút
toán nhật ký là việc phân tích các ảnh hưởng của một giao
dịch đến các tài khoản liên quan và thường có diễn giải bằng
lời đi kèm theo.
Ghi nhật ký: Là nhập các giao
dịch (dựa vào thông tin trên
chứng từ) vào nhật ký.
Bút toán nhật ký: Là việc
phân tích các ảnh hưởng của
một giao dịch đến các tài
khoản liên quan và thường có
diễn giải bằng lời đi kèm theo.
Mục tiêu học tập 2:

Phân tích và ghi nhật ký các
giao dịch.


80
Phân tích bút toán được hiểu là xác định các tài khoản
nào phải ghi nợ, tài khoản nào ghi có, còn được gọi là định
khoản.
Hình 4-1 dưới đây minh họa việc ghi nhật ký với 3 giao
dịch đầu tiên của Công ty Baco.
Theo quy ước, việc ghi nhật ký và sổ nhật ký bao gồm:
1. Cột đầu tiên ghi ngày tháng ghi chép nhật ký.
2. Cột thứ 2 ghi số thứ tự các bút toán của giao dịch.
3. Cột thứ 3 là tên các tài khoản liên quan và diễn giải
ngắn gọn, vì chi tiết đã được lưu giữ bằng chứng từ
gốc.
4. Cột thứ 4 ghi số hiệu tài khoản (nếu có) nhằm giúp
đối chiếu với các tài khoản.
5. Cột cuối, cột nợ và cột có là số tiền cần ghi nợ (bên
trái) hay số tiền cần ghi có (bên phải) cho từng tài
khoản, và không cần ký hiệu đơn vị tiền tệ.

Hình 4-1: Bút toán nhật ký và sổ cái của Công ty Baco
NHẬT KÝ
Ngày
Số bút
toán
Tên tài khoản
và diễn giải
Số hiệu

tài
khoản
Nợ Có
2005

81
31 12 1 Tiền mặt 111 4 0 0
Vốn góp 411 4 0 0

Vốn góp của anh
Thanh


31 12 2 Tiền mặt 111 1 0 0
Vay ngân hàng 311 1 0 0

Vay ngắn hạn ngân
hàng

2006
02 01 3 Hàng tồn kho 156 1 5 0
Tiền mặt 111 1 5 0

Mua hàng trả tiền
mặt


SỔ CÁI
Tiền mặt Số hiệu TK: 111


Ngày
Diễn
giải
Số bút
toán
Nợ Ngày
Diễn
giải
Số bút
toán
Có
2005 (*)
30
2006
31 12

1 4 0 0 02 01 3 1 5
0
31 12 2 1 0 0


30
Không cần ghi cột diễn giải trên sổ cái, vì chúng đã được ghi ở nhật ký rồi.


82
Hàng tồn kho Số hiệu TK: 156
Vay ngắn hạn Số hiệu TK: 311
N
gày

Diễn
giải
Số
bút
toán
Nợ Ngày
Diễn
giải
Số
bút
toán
Có
2005


31 12 2 1 0 0

Vốn góp Số hiệu TK: 411
N
gày
Diễn
giải
Số
bút
toán
Nợ Ngày
Diễn
giải
Số
bút

toán
Có
2005


31 12 1 4 0 0

N
gày
Diễn
giải
Số bút
toán
Nợ Ngày
Diễn
giải
Số bút
toán
Có
2
006
0
2 01

3 150




83

Hệ thống tài khoản kế toán
Để việc ghi chép được nhất quán,
các công ty thường xây dựng cho mình một hệ thống tài
khoản kế toán bằng cách đánh số ký hiệu hoặc mã hóa các tên
tài khoản. Danh sách này bao gồm các tài khoản mà công ty sử
dụng để ghi chép các giao dịch phát sinh.
Các số hiệu tài khoản được dùng để đối chiếu với cột số
tài khoản trên nhật ký như trong hình 4-1 trên đây.
Ở Việt Nam, Chính phủ thống nhất h
ệ thống tài khoản
kế toán sử dụng trên toàn quốc. Ví dụ một số tài khoản như
sau
31
:
Số tài
khoản
Tên tài khoản Số tài
khoản
Tên tài khoản
111 Tiền mặt 311 Vay ngắn hạn
121 Đầu tư ngắn hạn 331 Khoản phải trả
131 Khoản phải thu 411 Vốn góp của chủ
156 Hàng tồn kho 421 Lãi chưa chia (giữ
lại)
211 Tài sản cố định 511 Doanh thu
214 Khấu hao tích 632 Giá vốn hàng bán

31
Bạn đọc lên trang web: www.mof của Bộ Tài chính để có hệ thống tài khoản kế toán
thống nhất.

Hệ thống tài khoản kế toán:
Danh sách các tài khoản được
đánh số ký hiệu hoặc mã hóa.


84
lũy
641 Chi phí bán hàng
642 Chi phí quản lý
Những nhân viên kế toán lâu năm thường sử dụng số
hiệu tài khoản thay cho tên tài khoản. Ví dụ nhật ký sẽ được
ghi như sau:
Thay vì ghi:
Khoản phải thu 250
Doanh thu bán hàng 250
Sẽ ghi:
TK 131 250
TK 511 250
Việc sử dụng số hiệu như vậy mà không kèm theo diễn
giải có thể gây khó khăn cho người đọc, nhưng với những
người làm kế toán chuyên nghiệp thì bút toán nhật ký trên là
hoàn toàn rõ ràng, vì giữa họ có một thứ “ngôn ngữ chung”.
Vào sổ
cái
Vào sổ cái là việc chuyển các số liệu từ nhật ký sang các tài
khoản thích hợp trên sổ cái. (Xem hình 4-1 trên đây).

85
Việc chuyển các bút toán
trên nhật ký sang sổ cái chỉ mang

tính máy móc nên nhiều người
thấy rằng: tốt nhất là để máy vi
tính làm. Khi đó, kế toán viên chỉ cần ghi giao dịch vào nhật
ký điện tử, máy tính sẽ tự động chuyển sang sổ cái điện tử.
Sổ cái có cập nhật số dư
Hình 4-2 dưới đây là một dạng sổ cái khác, có thêm cột số dư,
có tác dụng cung cấp kịp thờ
i tình hình số dư tài khoản. Mặc
dù hiện nay hầu hết kế toán đều sử dụng máy vi tính nhưng
dạng thức của báo cáo khi in ra vẫn giống như khi làm trên
giấy, bởi vì dạng thức đó đã rất quen thuộc hàng trăm năm
qua.

Hình 4-2
Sổ cái có cập nhật số dư
Tiền mặt Số hiệu TK: 111

Ngày
Diễn
giải
Số
bút
toán
Nợ Có Số dư
2005
Vào sổ cái: Là chuyển các số
tiền từ nhật ký sang tài khoản
thích hợp trên sổ cái.
Mục tiêu học tập 3:
Từ nhật ký ghi vào sổ cái các

giao dịch.


86
31 12

1 4 0 0 4 0 0
2 1 0 0 5 0 0
2006
02 01 3 1 5 0 3 5 0

THỰC TẬP GHI NHẬT KÝ, SỔ CÁI CÔNG TY BACO
Theo quy trình kế toán, sau khi kiểm tra chứng từ gốc phải
phân tích giao dịch, ghi nhật ký và chuyển từ nhật ký sang sổ
cái. Chúng ta sẽ thực tập cho các giao dịch tiếp theo của Baco.

4. Giao dịch: Mua hàng nhập kho trị giá 10 triệu, nợ lại người
bán.
Phân
tích:
Tài sản (hàng tồn kho) tăng
Nợ phải trả (khoản phải trả) tăng
Nhậ
t ký:
Hàng tồn kho 10
Khoản phải trả 10
Sổ cái:

Khoản phải trả Hàng tồn kho
(4) 10 (3) 150

(5) 16 (4) 10

87
Đối với giao dịch 4 này, chúng ta thực hiện một bút toán đơn
giản. Theo đó, chỉ có 2 tài khoản liên quan đến bút toán.

5. Giao
dịch:
Mua thiết bị trị giá 20 triệu, trả tiền mặt 4 triệu,
còn lại trả chậm.
Phân tích:
Tài sản (thiết bị) tăng

Tài sản (tiền mặt) giảm

Nợ phải trả (khoản phải trả) tăng
Nhật ký:
Thiết bị 20

Tiền mặt4

Khoản phải trả 16
Sổ cái:

Tiền mặt Thiết bị
(1) 400 (3) 150 (5) 20
(2) 100 (5) 4

Không phải kẻ thêm tài khoản “khoản phải trả”, mà sử dụng
chung (ở giao dịch 4 trên đây).

Giao dịch thứ 5 vừa rồi liên quan đến nhiều hơn 2 tài khoản,
nên được gọi là bút toán phức tạp. Nhưng bất kể là bút toán
đơn giản hay phức tạp thì tổng các phát sinh ghi nợ luôn bằng


88
tổng các phát sinh ghi có, và tác động cuối cùng là luôn đảm
bảo tính cân bằng của đẳng thức kế toán.
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
20 – 4 = 16
6. Giao dịch: Bán chịu một số thiết bị mới mua không cần
dùng,
trị giá 1 triệu đồng.
Phân tích:
Tài sản (khoản phải thu) tăng

Tài sản (thiết bị) giảm
Nhật ký:
Khoản phải
thu
1

Thiết bị 1
Sổ cái:

Khoản phải thu Thiết bị
(6) 1 (5) 20 (6) 1
Trong giao dịch 6, một tài sản tăng và một tài sản khác giảm
tương ứng. Chỉ có một vế bên trái của đẳng thức kế toán thay
đổi, vì giao dịch 6 không liên quan tới nợ phải trả hoặc vốn

chủ sở hữu.
7. Giao dịch: Trả lại hàng mua cho người bán vì không
đúng quy cách, trị giá 2 triệu đồng.

89
Phân
tích:
Tài sản (hàng tồn kho) giảm

Nợ phải trả (khoản phải trả) giảm
Nhật ký:
Khoản phải trả 2

Hàng tồn kho 2
Sổ cái:

Hàng tồn kho Khoản phải trả
(3) 150 (7) 2 (7) 2 (4) 10
(4) 10 (5) 16

8. Giao dịch: Trả nợ người bán số tiền 4 triệu đồng.
Phân
tích:
Tài sản (tiền mặt) giảm

Nợ phải trả (khoản phải trả) giảm
Nhật ký:
Khoản phải trả 4

Tiền mặt 4

Sổ cái:

Tiền mặt Khoản phải trả
(1) 400 (3) 150 (7) 2 (4) 10
(2) 100 (5) 4 (8) 4 (5) 16
(8) 4



90
9. Giao dịch: Thu nợ từ người mua thiết bị, số tiền 1 triệu
đồng.
Phân
tích:
Tài sản (tiền mặt) tăng

Tài sản (khoản phải thu) giảm
Nhật ký:
Tiền mặt 1

Khoản phải thu 1
Sổ cái:

Tiền mặt Khoản phải thu
(1) 400 (3) 150 (6) 1 (9) 1
(2) 100 (5) 4
(9) 1 (8) 4
Các giao dịch thứ 6, 7, 8, 9 đều là các bút toán đơn. Hai giao
dịch 7 và 8 đều liên quan đến việc giảm một tài sản và giảm
một nợ phải trả (hai bên đều giảm). Còn ở hai giao dịch 6 và 9,

liên quan đến một tài sản giảm và một tài sản khác tăng (tăng
giảm cùng bên).
Câu hỏi
: Bạn có đồng ý với phát biểu rằng: “nếu công ty này
ghi nợ thì công ty kia ghi có và ngược lại”, hãy giải thích?
Trả lời
: Đúng trong một số trường hợp. Ví dụ rõ nhất là bán
hàng trả chậm, tài khoản “khoản phải trả” của công ty mua thì

91
ghi có và tài khoản “khoản phải thu” của công ty bán thì ghi
nợ.
Các giao dịch doanh thu và chi phí
Doanh thu và chi phí là các giao dịch cần được quan tâm vì
ảnh hưởng của chúng đến đẳng thức kế toán không rõ ràng
như các trường hợp khác. Để hiểu rõ hơn phần này, chúng ta
cần đi sâu phân tích phần vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế
toán như sau:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
(1)
Tài sản = Nợ phải trả + (Vốn góp + Lãi giữ lại)
(2)
Như chươ
ng 2 đã đề cập, nếu không chia cổ tức thì lãi
giữ lại (lãi chưa chia) chính bằng lợi nhuận ròng (= doanh thu -
chi phí). Do đó, ta có thể nhóm các tài khoản chữ T như sau:
Tài sản = Nợ phải
trả
+ Vốn góp + Lãi giữ
lại

+ - - + - + - +
Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Chi phí Doanh


92
thu
+ +
Nợ Có
Đến đây, có thể bạn sẽ thắc mắc là tại sao chúng ta
không ghi tăng (hay giảm) trực tiếp vào tài khoản Lãi giữ lại
(thuộc vốn chủ sở hữu). Lý do là nếu làm như vậy, các khoản
doanh thu và chi phí bị hòa lẫn vào nhau, và bạn sẽ rất khó để
lập báo cáo thu nhập.
Chúng ta tiếp tục với các giao dịch 10a, 10b của Baco.
10a. Giao dịch: Bán hàng trả chậm, giá bán 250 triệu đồng.
Phân
tích:
Tài sản (khoản phả
i thu) tăng

Vốn chủ sở hữu (doanh thu) tăng
Nhật ký:
Khoản phải thu 250

Doanh thu 250
Sổ cái:

Khoản phải thu Doanh thu

(10a) 250 (10a) 250

Tài khoản doanh thu tăng khi ghi có (bên phải), nó cũng
có ý nghĩa làm tăng vốn chủ sở hữu.