93
10b. Giao dịch: Tính giá vốn hàng bán 200 triệu đồng.
Phân
tích:
Tài sản (hàng tồn kho) giảm

Vốn chủ sở hữu (giá vốn hàng bán) giảm
Nhật ký:
Giá vốn hàng
bán
150

Hàng tồn kho 150
Sổ cái:

Hàng tồn kho
Giá vốn hàng bán
(chi phí hàng đã bán)
(10b) 150 (10b) 150

Tài khoản chi phí tăng khi ghi nợ (bên trái), nó cũng có
ý nghĩa làm giảm vốn chủ sở hữu.
Hình 4-3: Tóm tắt về quy tắc ghi nợ, có và số dư thông
thường của các tài khoản
Tài sản = Nợ phải
trả
+Vốn chủ sở hữu
Tài sản = Nợ phải trả +Vốn góp + Lãi giữ lại
+ - - + - + - +
Tăng Giảm Giảm Tăng GiảmTăng GiảmTăng

94
Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Trái Phải Trái Phải Trái Phải Trái Phải
Dư
nợ
Dư
có
Dư
có
Dư
có


Số dư thông thường
Chi phí Doanh thu
Tài sản Dư
nợ
+* - - +
Nợ phải trả Dư
có
Tăng Giảm GiảmTăng
Vốn chủ sở
hữu
Dư
có
Nợ Có Nợ Có
Vốn góp Dư
có

Trái Phải Trái Phải
Doanh thu Dư
có
Dư
nợ
Dư
có
Chi phí Dư
nợ

* Lưu ý rằng chi phí tăng làm lãi giữ lại
(tức vốn chủ sở hữu) giảm

95
Các giao dịch chi phí trả trước và chi phí khấu hao
Chương 3 đã thảo luận về chi phí trả trước, ví dụ tiền thuê nhà
trả trước hay chi phí khấu hao.
Các giao dịch 11, 12, 13 minh họa việc ghi nhật ký, vào
sổ cái đối với chi phí trả trước và khấu hao tài sản cố định của
Baco.
11. Giao dịch: Trả trước tiền thuê 6 tháng, số tiền 60 triệu
đồng.
Phân
tích:
Tài sản (tiền mặt) giảm

Tài sản (Chi phí trả
trước) tăng
Nhật ký:
Chi phí trả trước 60


Tiền mặt 60
Sổ cái:

Tiền mặt Chi phí trả trước
(1) 400 (3) 150 (11) 60
(2) 100 (5) 4
(9) 1 (8) 4
(11) 60
Giao dịch 11 thể hiện việc trả trước tiền thuê tài sản mà công
ty thuê bên ngoài. Giao dịch này chỉ ảnh hưởng tới các tài


96
khoản tài sản, cụ thể tiền mặt giảm (ghi có), chi phí trả trước
tăng (ghi nợ).
Giao dịch 12 là việc ghi nhận một phần sáu (1/6) chi phí thuê
nhà vào chi phí tháng 1/2006.
12. Giao dịch: Ghi nhận chi phí thuê nhà cho tháng
1/2006, số tiền 10 triệu đồng.
Phân
tích:
Tài sản (chi phí trả trước) giảm

Vốn chủ sở hữu (chi phí thuê nhà) giảm
Nhật ký:
Chi phí thuê nhà 10

Chi phí trả trước 10
Sổ cái:


Chi phí trả trước Chi phí thuê nhà
(11) 60 (12) 10 (12) 10
Cần nhớ trong giao dịch này, chi phí thuê nhà tăng 10
triệu đồng ghi nợ (bên trái), nó cũng có ý nghĩa làm giảm vốn
chủ sở hữu. Ở Việt Nam, hệ thống tài khoản không có riêng tài
khoản chi phí thuê nhà mà gộp chung vào tài khoản chi phí
quản lý.
13. Giao dịch: Ghi nhận chi phí khấu hao, số tiền 1 triệu đồng.
Phân
Tài sản (khấu hao tích lũy) giảm

97
tích:

Vốn chủ sở hữu (chi phí khấu hao) giảm
Nhật ký:
Chi phí khấu
hao
1

Khấu hao tích lũy 1
Sổ cái:

Khấu hao tích lũy Chi phí khấu hao
(13) 1 (13) 1
Trong giao dịch 13, tài khoản mới
Khấu hao tích lũy đã được mở, nó
là tài khoản nghịch đảo
32

. Tài
khoản nghịch đảo là một tài khoản đặc biệt dành theo dõi
việc giảm giá trị của tài khoản tài sản liên quan.
Tài khoản nghịch đảo có 2 đặc tính: (1) nó luôn có liên
quan đến một tài khoản khác, (2) nó có số dư ngược bên với
tài khoản liên quan đến nó. Nên số dư thông thường của tài
khoản tài sản là dư nợ nhưng số dư của tài khoản Khấu hao
tích lũy là luôn dư có.
Báo cáo tài chính của Công ty Baco đến 31/01/2006 có
các tài khoản tài sản và tài khoản (tài sản) nghịch đảo như sau:

32
Contra account
Tài khoản nghịch đảo: Là
một tài khoản đặc biệt dành
để theo dõi việc giảm giá trị
của tài khoản tài sản liên quan.


98
Khấu hao tích lũy: Là
tổng cộng các chi phí
khấu hao đã được ghi
nhận kể từ ngày đưa tài
sản vào sử dụng.
Tài sản: Thiết bị 19
Tài sản nghịch
đảo:
(-) Khấu hao tích lũy 1
Tài sản ròng: (=) Giá trị còn lại (giá trị sổ

sách
33
)
18

Một ghi chú về khấu hao tích lũy
Trong bảng cân đối kế toán, nguyên giá tài sản và khấu hao
tích lũy được theo dõi riêng. Như tên gọi, khấu hao tích lũy là
tổng cộng tất cả các chi phí khấu hao đã được ghi nhận kể từ
ngày đưa tài sản vào sử dụng.
Vì sao phải sử dụng tài khoản
Khấu hao tích lũy? Vì sao không ghi
giảm trực tiếp 1 triệu trên tài khoản tài sản? Thực ra việc ghi
giảm trực ti
ếp là có thể được nhưng các nhà kế toán muốn rằng
nguyên giá tài sản luôn được thể hiện trên tài khoản để có thể
kiểm tra nguyên giá vào bất cứ lúc nào khi lập báo cáo cho ban
giám đốc, cơ quan thuế hay cơ quan quản lý nhà nước.
Hơn nữa, nguyên giá 19 triệu đồng là con số thực tế
khách quan và chính xác lúc mua sắm, trong khi mức khấu hao
chỉ là ước tính chủ quan dựa trên dự đoán về vòng đời hữu

33
Gọi là giá trị sổ sách (book value) bởi vì nó không phải luôn là giá trị thực tế. Do
mức khấu hao được tính dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.

99
dụng của tài sản mà không có cơ sở nào để khẳng định cả. Một
số ôtô có thể chạy hàng trăm ngàn kilômet trong thời gian 20
năm nhưng số khác lại chỉ có thể sử dụng trong vòng 10 năm.

Khi tính mức khấu hao, ta buộc phải giả định dù không chính
xác để phân bổ chi phí của một tài sản cho các kỳ ở tương lai,
mà không có lựa chọn nào khác.
Người ta cũng có thể nhìn vào tỉ lệ giữa khấu hao tích
lũy và nguyên giá tài sản để biết được mức độ cũ, mới của tài
sản. Với các tài sản cố định là mới thì tỉ lệ này thấp và cũng
thể hiện là một công ty đang phát triển nhanh. Ngược lại, tỉ lệ
này sẽ cao nếu đa số tài sản của công ty là cũ và tốc độ tăng
trưởng chậm.
TỔNG HỢP CÁC GIAO DỊCH, GHI NHẬT KÝ VÀ VÀO
SỔ CÁI CHO CÔNG TY BACO
Dướ
i đây, hình 4-4 tổng kết và nhắc lại các bút toán nhật ký
đối với các giao dịch từ 4 đến 13 của công ty Baco đã được
phân tích ở trên. Cột số hiệu tài khoản sử dụng số hiệu tài
khoản trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Việt
Nam
34
. Hình 4-5 là sổ cái của Baco dưới dạng tài khoản chữ T.

34
Chỉ là tượng trưng, có tính minh họa.


100
Theo thông lệ, người ta không sử dụng ký hiệu tiền tệ
trong nhật ký và sổ cái. Ngoài ra, trong nhật ký và sổ cái,
người ta cũng không sử dụng số âm để thể hiện ảnh hưởng của
một giao dịch nào đó đến tài khoản. Thay vào đó, ảnh hưởng
của giao dịch lên tài khoản tùy thuộc vào việc nó được ghi vào

bên nào của tài khoản. Nợ và Có là những từ ngữ có ảnh
hưởng lớn tới quá trình ghi chép nên cần ph
ải được hiểu một
cách thật tường tận.

Ghi nhật ký
Hình 4-4: Nhật ký chung của Công ty Baco
Ngày
Số
bút
toán
Tên tài khoản
và Diễn giải
Số
hiệu
TK
Nợ Có
2006 4 Hàng tồn kho 156 1 0
Khoản phải trả 331 1 0
Mua hàng trả chậm

5 Thiết bị 211 2 0
Tiền mặt 111 4
Khoản phải trả 331 1 6

Mua thiết bị trả


101
chậm một phần


6 Khoản phải thu 131 1
Thiết bị 211 1

Bán thiết bị trả
chậm


7 Khoản phải trả 331 2
Hàng tồn kho 156 2

Trả lại hàng mua trả
chậm


8 Khoản phải trả 331 4
Tiền mặt 111 4

Trả tiền nợ người
bán


9 Tiền mặt 111 1
Khoản phải thu 131 1

Thu tiền nợ từ
người mua


10a Khoản phải thu 131 2 5 0



102
Doanh thu 511 2 5 0

Bán hàng trả chậm


10b Giá vốn hàng bán 632 1 5 0
Hàng tồn kho 156 1 5 0

Tính giá vốn hàng
bán


11 Chi phí (tiền) trả
trước
142 6 0
Tiền mặt 111 6 0

Trả trước tiền thuê
nhà


12 Chi phí thuê nhà 642 1 0
Chi phí trả trước 142 1 0

Ghi nhận chi phí thuê
nhà



13 Chi phí khấu hao 642 1
Khấu hao tích lũy 214 1

Ghi nhận chi phí
khấu hao


103

Vào sổ cái
Trong sổ cái, số dư tài khoản tuy không được cập nhật thường
xuyên nhưng kế toán viên có nhiều cách để làm việc này.
Những dấu chéo (“thắt nơ”) hay dòng gạch đúp như trong hình
4-5 dưới đây chỉ ra rằng tài khoản đã cập nhật số dư.
Tất cả các giao dịch nằm trên dòng này được cộng lại
thành số dư tài khoản ở ngay bên dưới.


104
Hình 4-5: Sổ cái của Công ty Baco
Tài sản = Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu
Tiền mặt Vay ngắn hạn Vốn góp
(1) 400 (3) 150 (2) 100 (1) 400
(2) 100 (5) 4
(9) 1 (8) 4
(11) 60
Dư 283

Khoản phải thu Khoản phải trả Lãi giữ lại

(6) 1 (9) 1 (7) 2 (4) 10 Dư* 89
(10a) 250 (8) 4 (5) 16
Dư 250 Dư 20


Doanh thu và chi phí
Hàng tồn kho Giá vốn hàng bán Doanh thu
(3) 150 (7) 2 (10b) 150 (10a) 250
(4) 10 (10b) 150
Dư 8

Chi phí (tiền) trả trước Chi phí thuê nhà
(11) 60 (12) 10 (12) 10

105
Dư 50

Thiết bị Chi phí khấu hao
(5) 20 (6) 1 (13) 1
Dư 19

Khấu hao tích lũy
(13) 1
(*) Chi tiết về tài khoản doanh thu, chi phí sẽ thể hiện trên báo
cáo thu nhập. Ảnh hưởng ròng được chuyển sang tài khoản Lãi
giữ lại trong Bảng cân đối kế toán:
250 - 150 - 10 - 1 = 89 triệu đồng
LẬP BẢNG CÂN ĐỐI THỬ
Sau khi vào sổ cái, bước tiếp theo của quy trình là lập bảng cân
đối thử. Cụ thể là liệt kê tất cả các tài khoản với số dư của

chúng. Bước này dùng để thử, giống như tên gọi c
ủa nó.
Bảng cân đối thử có 2 mục tiêu: (1) giúp kiểm tra sự
chính xác việc vào sổ bằng cách so sánh tổng các phát sinh nợ
Mục tiêu học tập 4:
Lập bảng cân đối thử.


106
và tổng các phát sinh có có bằng nhau không; (2) thiết lập
bảng tóm tắt số dư của tất cả các tài khoản để chuẩn bị lập các
báo cáo tài chính. Bảng cân đối thử có thể được lập bất cứ khi
nào. Chẳng hạn, bảng cân đối thử ngày 02/01/2006 của Baco
sau 3 giao dịch đầu tiên, như sau:
Công ty Baco
Bảng cân đối thử, ngày 02/01/2006
Số dư
Số tài khoản Tên tài khoản
Nợ Có
111 Tiền mặt 350
156 Hàng tồn kho 150
311 Vay ngắn hạn 100
411 Vốn góp 400
Tổng cộng 500
500
Công ty càng sử dụng nhiều tài khoản thì bảng cân đối
thử càng chi tiết và đòi hỏi việc kiểm tra số liệu kế toán càng
lớn.
Hình 4-6
Công ty Baco

Bảng cân đối thử, ngày 31/01/2006
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
Số dư