16

CHƯƠNG II
chứng từ kế toán v kiểm kê
I. Chứng từ kế toán
1. Khái niệm.
L những giấy tờ v vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, ti chính phát
sinh v thực sự hon thnh, lm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế ti chính phát sinh đều đợc phản ánh vo chứng từ
kế toán. Vì vậy chứng từ kế toán đợc coi l khởi điểm của công tác kế toán
v l căn cứ để ghi số liệu vo sổ kế toán.
2. Tác dụng của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán l thông tin ban đầu về hoạt động SXKD của đơn vị,
phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động kinh tế, ti chính hng ngy của lãnh đạo
đơn vị.
- Chứng từ kế toán l căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ kế toán
v thông tin kinh tế.
- Chứng từ kế toán l cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra v xác định trách
nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận, cá nhân, đối với hoạt động kinh tế, ti
chính ghi trong chứng từ kế toán. Đồng thời chứng từ kế toán l căn cứ pháp
lý cho việc giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố về kinh tế, ti chính, thực
hiện kiểm tra kinh tế v kiểm toán nội bộ đơn vị.
- Nhờ có chứng từ kế toán m giám đốc chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trớc, trong v sau quá trình SXKD. Từ đó nắm bắt đợc sự biến
động về ti sản, nguồn vốn kinh doanh trong đơn vị.
3. Tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Để phát huy đầy đủ tác dụng của chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải
đảm bảo tính pháp lý :
- Tính hợp pháp: thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh trong
chứng từ kế toán không vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế ti chính

của Nh nớc đã ban h
nh.
- Tính hợp lý: thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng
từ kế toán phù hợp với nhiệm vụ SXKD của đơn vị v mang lại lợi ích cho đơn
vị.
- Tính hợp lệ : thể hiện chứng từ kế toán đợc ghi chép rõ rng, đầy đủ
các yếu tố của chứng từ v có đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm giám sát
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
4. Phân loại chứng từ.
Xuất phát từ ti sản của đơn vị gồm nhiều loại nên nội dung kinh tế của
chứng từ cũng có nhiều loại khác nhau. Để hiểu rõ mỗi loại chứng từ có các
cách phân loại sau:

17
4.1. Căn cứ vo nội dung kinh tế của chứng từ, chứng từ kế toán đợc chia
thnh 5 loại
- Chứng từ về tiền tệ.
- Chứng từ về vật t.
- Chứng từ về lao động tiền lơng.
- Chứng từ về bán hng.
- Chứng từ về ti sản cố định.
4.2. Căn cứ vo yêu cầu quản lý v kiểm tra của Nh nớc, chứng từ kế
toán đợc chia thnh 2 loại
- Chứng từ bắt buộc: l chứng từ phải theo mẫu qui định thống nhất của
Nh nớc ban hnh. Những chứng từ ny phản ánh quan hệ kinh tế giữa các
pháp nhân có nội dung cần quản lý v kiểm tra, gồm phiếu thu, phiếu chi, hoá
đơn bán hng, phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t . . .
- Chứng từ hớng dẫn: l những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị,
tuỳ theo yêu cầu quản lý v hạch toán nội bộ từng đơn vị. Loại chứng từ ny
Nh nớc chỉ hớng dẫn một số chỉ tiêu đặc trng nh: biên lai thu tiền.

4.3. Căn cứ vo công dụng v trình tự xử lý của chứng từ, chứng từ kế toán
đợc chia thnh 2 loại:
4.3.1.Chứng từ gốc: l loại chứng từ đợc lập trực tiếp ngay khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh hoặc vừa hon thnh:
Chứng từ gốc gồm hai loại:
- Chứng từ mệnh lệnh: l chứng từ dùng để truyền đạt chỉ thị hay mệnh
lệnh công tác nh lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật t. (loại chứng từ ny
không dùng để ghi sổ kế toán).
- Chứng từ chấp hnh: l chứng từ xác minh rằng nghiệp vụ kinh tế đã
thực sự phát sinh v hon thnh. Loại chứng từ ny đợc dùng lm căn cứ để
ghi sổ kế toán ( phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hng. . .).
Nhìn chung mỗi chứng từ gốc đều có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau:
- Tên gọi của chứng từ: giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số
liệu của các nghiệp vụ kinh tế đợc dễ dng.
- Ngy, tháng, năm lập chứng từ: giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số
liệu đợc khoa học tránh nhầm lẫn.
- Số hiệu của chứng từ: phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình
tự thời gian.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
- Chữ ký của ngời lập v ngời chịu trách nhiệm về tính chính xác của
nghiệp vụ kinh tế. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp
nhân phải có chữ ký của ngời kiểm soát v ngời phê duyệt đóng dấu nhằm
đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh lm căn cứ để định
khoản kế toán.
- Các chỉ tiêu về lợng, giá. . .
4.3.2. Chứng từ ghi sổ
- L loại chứng từ đợc tổng hợp từ các chứng từ gốc theo nội dung của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán.


18
- Có thể từ 1 chứng từ gốc lập ra 1 chứng từ ghi sổ hoặc nhiều chứng từ
gốc cùng loại đợc lập ra 1 chứng từ ghi sổ. Sau đây l mẫu chứng từ ghi sổ:



Chứng từ ghi sổ. Số . . .
Ngy. . . tháng . . . năm. . .

Ti khoản Số tiền Ghi chú
Trích
yếu

Nợ Có






Cộng
X X


Kèm theo . . . Chứng từ gốc.

Ngời lập Kế toán trởng
( ký) ( ký)
5. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
5.1. Kiểm tra chứng từ kế toán

Nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán trớc khi
ghi sổ kế toán. Nội dung kiểm tra gồm:
- Kiểm tra tính rõ rng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh
trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
- Kiểm tra việc chấp hnh quy chế quản lý nội bộ của ngời lập, ngời
kiểm tra, ngời xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế ti chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hnh vi vi phạm chính sách,
chế độ, thể lệ kinh tế, ti chính của Nh nớc phải từ chối thực hiện (từ chối
xuất quỹ, xuất kho, thanh toán. . .), đồng thời báo cho Thủ trởng đơn vị v
Kế toán trởng biết để xử lý kịp thời theo đúng chế độ hiện hnh.
Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung v chữ số không
rõ rng, thì ngời chịu trách nhiệm, kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại nơi lập
chứng từ để lm lại, lm thêm thủ tục, sau đó mới lm căn cứ ghi sổ.

5.2. Hon chỉnh chứng từ
L hon chỉnh những nội dung còn thiếu để đảm bảo ghi sổ đợc chính
xác.
- Ghi giá cho những chứng từ cha có giá theo đúng nguyên tắc tính
giá.
- Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế v địa điểm phát sinh cho
phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
- Lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ.

19

5.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ
- Chứng từ kế toán đợc lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị, sau đó phải
tập trung về phòng kế toán để tiến hnh ghi sổ kế toán, vì vậy phải tổ chức

luân chuyển chứng từ kế toán.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán l xác định đờng đi cụ thể cho
từng loại chứng từ, chứng từ kế toán phải đi qua bộ phận no ? bộ phận no có
trách nhiệm kiểm tra, xử lý v ghi sổ kế toán, bộ phận no đợc phép lu trữ
chứng từ kế toán . . .

5.4. Bảo quản chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi ghi vo sổ kế toán cần phải quản lý bảo quản tại
phòng kế toán thời gian 1 năm, sau đó đợc đa vo kho lu trữ chung của
đơn vị theo quy định 10 năm hoặc lâu hơn.
II. Kiểm kê ti sản
1. Khái niệm
Kiểm kê l một phơng pháp kế toán, dùng để kiểm tra tại chỗ tình hình
hiện có của ti sản, vật t, tiền vốn để đối chiếu với số liệu ghi trong sổ kế
toán, nhằm phát hiện chênh lệch v có biện pháp xử lý kịp thời.
2. Các loại kiểm kê
2.1. Căn cứ vo phạm vi, đối tợng tiến hnh kiểm kê ta có 2 loại.
- Kiểm kê ton diện: l kiểm kê ton bộ các loại ti sản trong đơn vị:
TSCĐ, vật t, thnh phẩm, vốn bằng tiền . . .loại kiểm kê ny tiến hnh mỗi
năm ít nhất 1 lần vo cuối năm.
- Kiểm kê từng phần: l kiểm kê từng loại ti sản nhất định phục vụ cho
yêu cầu quản lý hay khi bn giao ngời quản lý ti sản (thủ kho, thủ quỹ. . .)

2.2. Căn cứ vo thời gian kiểm kê, đợc chia thnh 2 loại:
- Kiểm kê định kỳ: l tiến hnh kiểm kê vo cuối kỳ báo cáo (cuối
tháng, cuối quý, cuối năm. . .). Chẳng hạn kiểm kê hng ngy đối với tiền mặt,
kiểm kê hng tháng đối với vật t, hng hoá, kiểm kê hng năm đối với TSCĐ.
- Kiểm kê đột xuất: l kiểm kê ngoi kỳ hạn trên nh khi có sự thay đổi
đột xuất ngời quản lý ti sản, khi có sự cố (cháy, nổ, mất cắp.), cha xác định
đợc thiệt hại hoặc theo yêu cầu của cấp trên, khi có cơ quan Ti chính tiến

hnh thanh tra ti chính, kiểm tra kế toán đối với đơn vị.
3. Phơng pháp kiểm kê
Khi tiến hnh kiểm kê phải lập "Hội đồng kiểm kê", do giám đốc doanh
nghiệp chỉ định v trực tiếp lãnh đạo. Kế toán trởng giúp việc chỉ đạo, hớng
dẫn nghiệp vụ cho những ngời tham gia kiểm kê.
Trớc khi tiến hnh kiểm kê phải hon thnh việc ghi sổ v khoá sổ đến
thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý ti sản phải sắp xếp lại ti sản theo
đúng chủng loại, trật tự ngăn nắp để kiểm kê đợc thuận tiện. Tuỳ theo từng
loại ti sản m có phơng pháp kiểm kê khác nhau.

3.1. Phơng pháp kiểm kê hiện vật
L việc cân, đong, đo đếm tại chỗ đối với hiện vật cần kiểm kê nh vật t,
hng hoá, ti sản tiền mặt, các chứng khoán có giá trị nh tiền. . . Khi kiểm kê

20
cần có sự chứng kiến của ngời chịu trách nhiệm quản lý ti sản. Khi kiểm kê
phải chú ý đến số lợng chất lợng của hiện vật đó v ghi vo biên bản kiểm
kê. Sau đó ngời kiểm kê v ngời bảo quản hiện vật cùng ký vo biên bản
kiểm kê.
3.2. Phơng pháp kiểm kê tiền gửi ngân hng v ti sản thanh toán
Đối với tiền gửi ngân hng v nợ phải thu, phải trả đợc tiến hnh bằng
phơng pháp đối chiếu số d từng khoản giữa sổ sách của đơn vị với sổ sách
của ngân hng v các đơn vị có quan hệ thanh toán. Nếu phát sinh chênh lệch
thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân v điều chỉnh sửa sai cho
khớp số liệu giữa 2 bên. Kết quả kiểm kê đợc phản ánh trên biên bản v có
chữ ký của nhân viên kiểm kê, nhân viên quản lý ti sản.
Sau khi kiểm kê, các biên bản đợc gửi về phòng kế toán để đối chiếu với
số liệu trên sổ kế toán. Khoản chênh lệch ( nếu có) phải báo cáo với lãnh đạo
đơn vị để quyết định cách xử lý từng trờng hợp cụ thể, kế toán căn cứ vo kết
quả xử lý để phản ánh vo sổ kế toán.

4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê
Kế toán có vai trò quan trọng trong kiểm kê, trớc hết kế toán phải l
những thnh viên chủ yếu trong ban kiểm kê. Sau đó kế toán có trách nhiệm
giải quyết những khoản chênh lệch về ti sản trong biên bản kiểm kê. Nh vậy
kế toán có vai trò quan trọng cả trớc, trong v
sau quá trình kiểm kê.
- Trớc khi kiểm kê, kế toán căn cứ vo tình hình của đơn vị để xây
dựng kế hoạch kiểm kê trình lãnh đạo gồm :
Xác định thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thnh phần ban kiểm kê,
hớng dẫn nghiệp vụ cho những ngời tham gia kiểm kê.
- Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép biên bản kiểm
kê v xác định các khoản chênh lệch ti sản. Tổng hợp ton bộ số liệu kiểm
kê, tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo về việc giải quyết các khoản chênh
lệch đó.
- Sau khi kiểm kê, kế toán căn cứ vo quyết định xử lý từng trờng hợp
chênh lệch về ti sản của lãnh đạo m điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán.
Việc phản ánh v xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê lm cho số liệu kế
toán chính xác, trung thực lm cơ sở cho việc lập báo cáo ti chính của doanh
nghiệp ./.