Lời khuyên khi làm việc và sử dụng power point
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (206.75 KB, 46 trang )
LỜI KHUYÊN KHI SỬ DỤNG
POWER POINT
ThS. Trương Quang Trung
CNĐD. Hoàng Anh Tú
Nội dung bài trình bày
Nội dung
Cấu trúc các slide (bản ghi)
Cỡ chữ
Mầu sắc
Nền (Background)
Đồ thị và Đồ họa, hình ảnh
Ngữ pháp và chính t
Kết luận
Câu hỏi
Nội dung
Tạo ra slide thứ 1 và 2 trình bày tóm tắt nội
dung của bài trình bày
–
Ví dụ: slide vừa giới thiệu
Thực hiện theo nội dung mà bạn đã xây dựng
Chỉ đưa những điểm/ vấn đề chính vào phần
nọi dung tóm tắt
Cấu trúc của slide– Tốt
Sử dụng 1 – 2 slide cho mỗi phút trong bày
trình bày
Ghi những thông tin chính, không cần đưa lên
câu/thông tin hoàn chỉnh phát triển ý
Nên đưa 4 – 5 ý (gạch đầu dòng) trong mỗi
slide
Tránh dài dòng: nên dùng các từ khóa hoặc
cụm từ
Cấu trúc của slide – Không nên
Trang trình bày quá nhiều từ gây khó khăn
cho cả người trình bày và người nghe với các
luận điểm.
Thêm vào đó người nghe phải dành nhiều thời
gian hơn để đọc thay vì lắng nghe bài trình bày
của bạn.
Cấu trúc của slide– Tốt
Đưa ra 1 vấn đề trong:
–
Giúp người nghe tập trung vào những điểm bạn
trình bày
–
Ngăn ngừa người nghe đọc trước những vấn đề
chưa trình bày
–
Giúp bài trình bày có trọng tâm
Cấu trúc của slide – Không nên
Không nên sử dụng nhiều hiệu ứng
Không nên dùng hiệu ứng nhanh, mạnh
Nên sử dụng một loại hiệu ứng
Cỡ chữ - Nên
Cỡ chữ nhỏ nhất là 18
Sử dụng các cỡ chữa khác nhau cho ý chính
(main points) và các ý hỗ trợ (secondary
points)
–
ý hỗ trợ là 24-point, ý chính là 28-point,và tiêu đề
36-point
Sử dụng mẫu chữ chuẩn như là Times New
Roman or Arial
Fonts - Bad
Nếu bạn sử dụng cỡ chữ nhỏ, người nghe không thể đọc được những gì bạn trình bày
ViẾT CHỮ HOA CHỈ SỬ DỤNG KHI THẬT
CẦN THIẾT Khó đọc
Không s d ng các đ nh d ng ch ph c t pử ụ ị ạ ữ ứ ạ
Màu sắc - Nên
Sử dụng màu chữ tương phản với nền
(background)
–
VD: sử dụng chữ màu xanh trên nền màu trắng
Sử dụng màu sắc để nhắc bạn về trật tự của
cấu trúc bài trình bày
–
VD: Màu xanh dương cho tiêu đề và màu xanh đen/
màu đen cho nội dung trình bày
Sử dụng màu khác biệt để nhấn mạnh
–
Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng
Màu sắc – Không nên
Sử dụng màu mà không tương phản với nên
khó khăn trong quá trình đọc
Dùng màu sắc để trang trí chỉ làm mất sự tập
trung và gây ức chế cho người đọc.
Sử dụng 1 mầu sắc cho 1 ý là không cần thiết
Trying to be creative can also be bad
Nền (Background) - Nên
Sử dụng nền tương tự mang lại sự hấp dẫn
nhưng đơn giản
Nên sử dụng nền màu sáng
Nên sử dụng nền duy nhất trong bài trình bày
của bạn
Nền – Không nên
Tránh sử dụng nền gây mất tập trung hoặc gây
khó khăn trong quá trình đọc
Sử dụng nền duy nhất trong bài trình bày của
bạn
Đồ thị/ hình ảnh - Nên
Nên sử dụng đồ thị, biểu đồ hơn là diễn giải
bằng chữ
Nhớ đặt tiêu đề cho đồ thị - biểu đồ
(Tổng số 113 Điều dưỡng – KTV, chưa kể những CB làm kiêm
nhiệm, 18.35% ĐH, 9.73% Cao Đẳng, 66.37% Trung cấp và
3.55% y công)
Đồ thị/biểu đồ – Không nên
Biểu đồ/ đồ thị - Nên
Items Sold in First Quarter of 2002
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
January February March April
Blue Balls
Red Balls
Biểu đồ/ đồ thị- Không nên
20.4
27.4
90
20.4
30.6
38.6
34.6
31.6
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
January February March April
Blue Balls
Red Balls
Biểu đồ/ đồ thị- Không nên
Đường chia giá trị ngang là không cần thiết
Cỡ chữ quá nhỏ
Màu sắc không phù hợp
Thiếu tiêu đề của đồ thị
Hình dạng gây khó chịu
Ngữ pháp và chính tả
Kiểm tra các slide nhằm:
–
Phát hiện lỗi chính tả
–
Lặp chữ trong sử dụng
–
Lỗi ngữ pháp
Trường hợp sử dụng Tiếng Anh (English), nên
đề nghị người khác kiểm tra bài trình bày của
bạn!
Kết luận
Sử dụng phần kết hiệu quả và nhấn mạnh
(Use an effective and strong closing)
–
Người nghe dường như ghi nhớ những câu cuối
cùng trong phần trình bày
Sử dụng slide kết luận để :
–
Tóm tắt các ý chính trong bài trình bày
–
Đưa ra những gợi ý – kiến nghị
Đặt câu hỏi??
Cuối bài trình bày nên khuyến khích đặt câu
hỏi nhằm:
–
Khuyến khích người nghe đặt câu hỏi
–
Đưa thêm các hỗ trợ khác trong quá trình hỏi và trả
lời
–
Tránh phần kết đột ngột
1. Theo đúng tuần tự
2. Đánh dấu, gạch đầu dòng các ý, đặc biệt những
điểm cần nhấn mạnh.
3. Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm slide
hoặc footnote phụ trợ, đừng bao giờ nhét quá
nhiều chữ vào một slide.
4. Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 10
chữ, giống như tựa các bài báo.
5. Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng.
Một số lời khuyên khi diễn thuyết (1/2)
6. Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham
gia có thể đọc dễ dàng.
7. Sử dụng nhiều hình ảnh vì “một bức ảnh có giá
trị hơn ngàn lời nói”.
8. Màu chữ nổi bật trên nền phông.
9. Lời nói của bạn vẫn là chủ đạo, chứ không phải
các slide Powerpoint.
10. Đánh số thứ tự các slide để người nghe tiện
theo dõi.
Một số lời khuyên khi diễn thuyết (2/2)
25
Phương pháp thuyết trình
