Công cụ miễn phí tốt cho doanh nghiệp nhỏ docx
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (225.17 KB, 9 trang )
Công cụ miễn phí tốt cho doanh nghiệp nhỏ
Trên web hiện có "hàng tấn" ứng dụng, dịch vụ
miễn phí, nhưng một số ứng dụng miễn phí dưới
đây không chỉ thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ mà
còn tốt cho cả người dùng thông thường.
Đối với những ai bắt đầu khởi nghiệp kinh doanh
với quy mô nhỏ thì phần lớn đều muốn tiết kiệm chi
phí đến mức thấp nhất có thể và có lẽ hầu hết doanh
nghiệp nhỏ chỉ muốn chi thật ít vào CNTT.
Google Apps For Business
Nếu công ty của bạn dưới 50
nhân viên, Google Apps for
Business (trước đây có tên
gọi là Google Apps for
Domains) có thể là lựa chọn.
Ứng dụng này cung cấp các
e-mail miễn phí dưới tên miền của công ty bạn, hay
bạn có thể trả 10 USD (khoảng 194 nghìn đồng) cho
Google để đăng ký tên miền nếu bạn chưa có.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập hệ thống ứng dụng
văn phòng trực tuyến Google Docs cùng với Google
Calendar theo ý riêng của bạn.
Hệ thống e-mail trong Google Apps for Business
cũng theo kiểu của Gmail, nhưng điểm khác là lúc
này các địa chỉ e-mail sử dụng tên miền của công ty
bạn (ví dụ chứ không phải là
). Một điểm thuận lợi nữa là danh
bạ địa chỉ e-mail sẽ được chia sẻ tự động giữa những
người sử dụng trong nội bộ của bạn.
Do bạn sử dụng dịch vụ của Google nên không cần
xây dựng mail server riêng (máy chủ dùng để nhận và
gửi e-mail). Bạn cũng gần như không phải tốn tiền
cho việc cấu hình và duy trì ứng dụng vì Google đã lo
cho bạn rồi. Bên cạnh đó, bộ lọc thư rác (spam)
tương tự như Gmail sẽ thông báo cho bạn biết những
nội dung không đáng tin cậy.
Tuy nhiên phiên bản miễn phí Google Apps for
Business cũng có một số hạn chế, đó là ứng dụng sẽ
giới hạn khoảng 50 người dùng. Mỗi tài khoản của
người dùng chỉ được phép gửi đến 500 người nhận
trong một ngày. Giới hạn này có thể không quá quan
trọng với người dùng đầu cuối, nhưng xét đến khía
cạnh đạt chi tiêu doanh số của nhân viên bán hàng thì
có thể là giới hạn. Ngoài ra, bạn không thể gửi tập tin
đính kèm có dung lượng lớn hơn 25MB. Nếu bạn
nâng cấp sang phiên bản Premier Edition sẽ có nhiều
“ưu đãi” nhiều hơn về dịch vụ với mức phí 50
USD/năm (khoảng 972 nghìn đồng/năm).
Dropbox
Dropbox là công cụ đồng bộ và sao lưu dữ liệu từ
dịch vụ đám mây giúp lưu trữ các tập tin từ xa. Khi
cài đặt xong phần mềm Dropbox vào máy tính, bạn
sẽ thấy xuất hiện thư mục Dropbox trong ổ cứng. Bất
cứ nội dung nào có trong thư mục này sẽ được
chuyển ngay đến hệ thống lưu trữ đám mây của
Dropbox.
Lợi ích của Dropbox là bạn có thể cài ứng dụng này
trên máy tính khác. Nội dung nào lưu ở thư mục
Dropbox của máy tính này sẽ tự động hiển thị trong
thư mục Dropbox của máy tính kia và ngược lại. Nếu
thấy cần thiết bạn có thể cài đặt Dropbox trên nhiều
máy tính nữa và có thể cài nó trên các thiết bị di động
miễn là có giao diện web để bạn có thể truy cập vào
các tập tin. Nếu chẳng may bạn làm mất hay bị đánh
cắp MTXT, bạn cũng có thể khôi phục lại các tập tin
bằng cách cài đặt Dropbox vào một máy tính mới,
sau đó đăng nhập tên và đồng bộ nội dung (bạn cũng
nên hướng dẫn cho nhân viên biết cách sao lưu tập tin
của họ).
Dropbox cung cấp dung lượng 2GB lưu trữ miễn phí
cho một người dùng. Về bảo mật, Dropbox dùng kết
nối chuẩn hóa SSL cho phép chuyển dữ liệu đến đám
mây hay chuyển dữ liệu từ đám mây đến máy tính cụ
thể và tất cả dữ liệu sẽ được lưu dưới dạng mã hóa
AES-256. Do đó, những người “lạ” muốn lấy dữ liệu
ra khỏi đám mây là không đơn giản.
Người sử dụng phải trả phí nếu như muốn lưu trữ
dung lượng lớn hơn mức quy định, cụ thể mỗi người
dùng có thể lưu trữ đến 50GB với 10 USD/tháng
(khoảng 194 nghìn đồng/tháng) hay 100GB với 20
USD/tháng (khoảng 388 nghìn đồng). Một dịch vụ
khác là SugarSync sẽ cung cấp 5GB lưu trữ miễn phí.
Microsoft Security Essentials
Người dùng thích
xài phần mềm
chống virus miễn
phí hơn là phải mua
bản quyền. Tuy
nhiên, hầu hết các
phần mềm chống virus như AVG chỉ miễn phí cho
người dùng gia đình.
Gần đây, Microsoft đã ra mắt phần mềm bảo mật
miễn phí Security Essentials cho doanh nghiệp nhỏ
(trước đây phiên bản này chỉ miễn phí cho người
dùng gia đình). Đây là phần mềm nhận diện virus
tương đối tốt mặc dù nó có thể quét chương trình khá
chậm nếu so với các phần mềm chống virus của các
đối thủ khác.
Security Essentials có sẵn tất cả các phiên bản gần
đây cho Windows từ hệ điều hành XP trở lên.
Ubuntu
Nếu mua một máy tính mới, người dùng thường phải
trả phí bản quyền Windows mà không có sự lựa chọn
nào khác. Thay vì như thế, bạn có thể dùng hệ điều
hành Ubuntu – một bản phân phối Linux đang thông
dụng nhất. Bạn có thể cài đặt Ubuntu mà không bị
giới hạn số lượng máy tính.
Về mặt kỹ thuật, khi cài trình Samba trên Ubuntu cho
phép bạn truy cập các máy tính khác và chia sẻ tập
tin, máy in qua mạng. Bạn cũng có thể cài thử
Ubuntu Server, nhưng trước khi tiến hành cài hãy nên
đọc tài liệu hướng dẫn. Nếu như gặp phải trục trặc
trong quá trình sử dụng, bạn có thể tìm thông tin trên
cộng đồng Ubuntu hay
để yêu cầu giúp đỡ.
Bộ ứng dụng văn phòng Go-OO
Trong số chúng ta đã nghe
nhắc đến nhiều về bộ ứng
dụng văn phòng nguồn mở
miễn phí OpenOffice và cũng
không ít người dùng từng thử
chạy ứng dụng này. Mặc dù
Oracle đã tiếp quản OpenOffice, nhưng dường như
hoạt động của OpenOffice vẫn chưa có gì khởi sắc.
Gần đây mới nổi lên bộ ứng dụng văn phòng
LibreOffice dưới sự giám sát của tổ chức độc lập The
Document Foundation, nhưng Libre Office vẫn còn
trong giai đoạn thử nghiệm với phiên bản beta. Theo
các chuyên gia của PC World Mỹ, bạn có thể dùng
bộ ứng dụng văn phòng miễn phí Go-OO.
Bộ Go-OO cũng dựa trên OpenOffice nhưng có tinh
chỉnh thêm một số tính năng. Một điểm mới của Go-
OO là có hỗ trợ định dạng tập tin mới dựa trên XML
của Microsoft (như DOCX, XLSX và tập tin mở rộng
PPTX), đã trở thành tập tin mặc định ở tất cả các
phiên bản mới đây của Microsoft Office.
