Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp” docx
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (257.48 KB, 7 trang )
Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp”
Doanh nghiệp cần dũng cảm chấp nhận những cuộc họp
“xấu” nhưng đem lại nhiều kết quả tốt.
Tác giả bài viết, Dan Burrier là giám đốc sáng tạo của
công ty truyền thông Ogilvy & Mather.
Tuy nghe có vẻ trái khoáy nhưng quả thực, tôi cứ
cảm thấy lo lắng mỗi khi nghe ai đó nói: "Cuộc họp đã
diễn ra tốt đẹp".
Tại sao lại vậy? Bởi vì mục đích của cuộc họp không
phải là tổ chức ra cuộc họp đó. Và thường thì việc
người ta cứ sốt sắng làm cho nó trở nên "tốt đẹp" có
khi lại đem đến những kết quả không hay.
Thế nào là tốt đẹp? Nếu "tốt đẹp" có nghĩa là cuộc
họp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơn
các mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thì
đó là một cuộc họp "tốt đẹp". Xin chúc mừng.ộc họp
không phải là tổ chức ra cuộc họp đó. Và thường thì
việc người ta cứ sốt sắng làm cho nó trở nên "tốt
đẹp" có khi lại đem đến những kết quả không hay.
Thế nào là tốt đẹp? Nếu "tốt đẹp" có nghĩa là cuộc
họp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơn
các mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thì
đó là một cuộc họp "tốt đẹp". Xin chúc mừng.
Nhưng theo quan sát của tôi, khi đề cập tới hai từ "tốt
đẹp", chúng ta lại thường hàm ý rằng "họ đã nhất trí",
"chúng tôi đã khiến họ phải đồng ý", "chúng tôi đã
thuyết phục được họ", "chúng tôi chật vật lắm mới
hoàn thành mục tiêu", "chúng tôi đã làm được theo ý
mình", hoặc "tôi cho rằng họ thích chúng ta".
Trong khi đó, thường thì chính sự bất đồng ý kiến,
tâm lý không thoải mái, những lời nói "không", và
cách làm việc trung thực, không vận dụng mánh khóe
để lôi kéo, dụ dỗ người khác mới chính là các động
lực phát triển cuộc họp.
Tôi vẫn thường nhắc nhở cấp dưới của mình rằng:
"Khách hàng không bỏ ra hàng triệu đô cho chúng ta
để chúng ta tổ chức một cuộc họp". Nhiệm vụ của
chúng ta là giúp họ xây dựng thương hiệu, vạch ra
các chiến lược thị trường, đẩy mạnh doanh số, và tạo
ra những xu hướng thị trường thực thụ.
Chúng ta phải tạo ra được thị trường mới cho khách
hàng, xây dựng những thói quen kinh doanh và tiêu
dùng mới, phân biệt rõ ràng giữa nhu cầu và mong
muốn, củng cố các mối quan hệ của họ với các khách
hàng, thị trường, quốc gia và vùng lãnh thổ khác
nhau.
Đó là một nhiệm vụ khó khăn, và không phải lúc nào
cũng thú vị. Nó không liên quan gì tới bản thân cuộc
họp, mà thường thì cũng chẳng dính dáng gì tới việc
hoàn thành nhiệm vụ của bạn.
Nếu chỉ chăm chăm làm cho xong việc, có thể bạn sẽ
tạo ra ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ giữa mình và
khách hàng. Hãy đặt lợi ích của mối quan hệ này và
mục tiêu kinh doanh lên trước nhất; hãy tham gia vào
cuộc họp với thái độ sẵn sàng lắng nghe, chấp nhận
sai lầm, điều chỉnh, và thay đổi cho phù hợp - có như
vậy bạn mới có thể đem lại thành công, hạnh phúc và
của cải cho tất cả mọi người liên quan.
Dĩ nhiên, phía đối tác cũng phải sẵn sàng tuân thủ
những "luật chơi" đó. Các khách hàng tốt nhất của
chúng tôi thường đề cao mối quan hệ mang đậm dấu
ấn cá nhân giữa họ với chúng tôi (và giữa chúng tôi
với họ): họ chia sẻ về các mục tiêu của mình một
cách chân thực và rõ ràng, họ không ngần ngại bày tỏ
thái độ không đồng tình và cũng rất cởi mở trước
những ý kiến phản đối của chúng tôi; và họ hiểu rằng
đôi khi chính sự không thoải mái lại là con đường dẫn
tới thành công.
Những công ty tuyệt vời nhất - tức những công ty có
vị trí đứng đầu thị trường, khởi xướng những trào lưu
mới, hoặc có thương hiệu nổi bật - không chỉ hiểu rõ
điều này mà họ còn tạo điều kiện để sự không thoải
mái đó xuất hiện.
Cả hai bên đối tác đều cần phải dũng cảm chấp nhận
những cuộc họp "xấu" nhưng đem lại nhiều kết quả
tốt đẹp.
Sau đây là những yếu tố bạn nên làm và cần phải lưu
ý đến chúng:
1. Hãy cứ ca ngợi những cuộc họp trong đó mọi
người đều có những ý kiến đồng thuận, các giao dịch
được thực hiện, và nụ cười luôn thường trực trên môi
những người tham dự - nhưng với điều kiện là khi và
chỉ khi mục đích chính của cuộc họp được hoàn
tất. Vui vẻ chẳng có gì sai cả, miễn là bạn phải bảo
đảm hoàn thành nhiệm vụ.
2. Bên cạnh đó, bạn cũng nên ca ngợi những cuộc
họp "xấu" hoặc căng thẳng do có nhiều ý kiến trái
chiều, các giao dịch không được thực hiện, có nhiều
vấn đề phải bận tâm, và kết quả là cuộc họp đặt ra
nhiều công việc phải làm hơn. Làm đúng việc là một
nhiệm vụ khó khăn. Đôi khi bạn phải cố gắng nhiều
lần mới thành công.
3. Đừng mời những ai "thực sự muốn" tham dự
cuộc họp chỉ bởi vì họ cho rằng "tôi xứng đáng có
mặt ở đó", "tôi muốn mọi người lắng nghe ý kiến CỦA
TÔI", hay "đó là cuộc họp của tôi". Nếu tham gia cuộc
họp với mục tiêu giành sự ủng hộ cho cá nhân, tìm cơ
hội thăng tiến, hoặc vì quyền lợi riêng thì sẽ không
thể hoàn thành được mục tiêu kinh doanh.
4. Nêu rõ mục đích của cuộc họp-một mục tiêu cuối
cùng cụ thể; và đừng đợi tới khi khai mạc cuộc họp
mới đề cập tới nó, hãy nêu rõ ý định của cuộc họp
ngay từ khi bạn gửi lời mời tham dự. Những mẫu mời
họp trực tuyến, qua email đã và đang làm hại chúng
ta. Đừng đặt tên gọi quá trừu tượng cho cuộc họp.
Hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, và có mục đích.
Nhờ vậy, bạn sẽ có thể thu hút được sự tham gia của
những đối tượng phù hợp, và loại bỏ được những vị
khách nhầm chỗ.
5. Hãy thoải mái với những công việc phải làm đi
làm lại, những thay đổi, và quy tắc "tốt quá thì
không thể có thật". Bất cứ khi nào bạn cũng có thể
phải tổ chức thêm các cuộc họp hoặc xử lý những
thay đổi do phía đối tác gửi đến. Môi trường kinh
doanh luôn phức tạp, đầy thách thức với những công
việc lặp đi lặp lại, vì thế hãy học cách yêu nó.
