Lập kế hoạch hiệu quả doc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (114.4 KB, 7 trang )
Lập kế hoạch hiệu quả
Tạo ra thời gian cho chính mình. Những ưu tiên và mục tiêu
của bạn giúp cho bạn nhận thấy bạn muốn sử dụng quỹ thời
gian như thế nào. Lên kế hoạch cũng là một cách để biến
những mong ước thành hiện thực.
Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định
bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Sử dụng một
thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:
• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của
mình
• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách
tốt nhất
• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm
• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy
ra
• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều
quá sức
Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những
cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những
việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất
giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.
Làm thế nào để sử dụng công cụ này
Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên,
chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đây
để lên kế hoạch của bạn:
1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng
công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc
của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời
2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn
thành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con
người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát
và xử lý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành
thời gian để nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp
dưới của bạn. (Trong một thời gian ngắn, nếu bạn không chú
ý đến họ thì những nỗ lực quản lý thời gian tốt nhất của bạn
chắc chắn sẽ bị chệch hướng nếu như bạn không dành một
chút thời gian nào cho những người quan trọng trong cuộc
đời bạn)
3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên
kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp
cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không
thể tránh hoặc giao phó cho ai khác.
4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra
bất ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó
cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc
bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự
thực là nhiều người có công việc thường xuyên bị gián
đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các giám giám
đốc/ trưởng phòng mất trung bình 6 phút để hoàn thành một
việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ ràng là bạn không
thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, hãy để
những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có thể linh
hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với
những vấn đề cấp bách xảy ra.
5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời
gian tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên
hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách
những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước
định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời
gian biểu.
Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy
mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý
nào. Trong trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn
đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc
đó có thực sự cần thiết hay không, liệu bạn có thể giao
chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể
rút ngắn thời gian làm những việc đó không.
Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt
được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể
đạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượng
công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc
cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết,
sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt.
Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm
và mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù
hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm
quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi
việc hơn mức bình thường không.
Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần
phải điều chỉnh lại khối lượng công việc .
Những điểm then chốt
Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của
mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể
giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũng
được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan
trọng nhất.
Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ
thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn
lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS
Outlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.
Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:
1. Xác định quỹ thời gian bạn có
2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để
đạt được thành công
3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá
nhân tất yếu
4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột
xuất
5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu
tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân
Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng mình còn rất ít thời gian hoặc
chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào, hãy xem xét lại những
giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên.
