Giải quyết mâu thuẫn đúng cách ppt
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (116.49 KB, 8 trang )
Giải quyết mâu thuẫn đúng cách
Ý kiến khác nhau trong công việc là điều hết sức bình thường và
cần thiết để có những thay đổi, sáng tạo, để giải quyết vấn đề
cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Nhưng hiểu rõ những tác
dụng tích cực của sự khác biệt ý kiến trong công việc không làm
cho việc giải quyết những mâu thuẫn dễ dàng hơn.
Mâu thuẫn với đồng nghiệp có thể làm bạn rất khó chịu, và nếu
bạn không biết cách giải quyết, kết quả sẽ là những bất đồng gay
gắt và ảnh hưởng đến công việc của cả hai bên. Tin tốt là bạn
vẫn có thể tránh những cuộc đấu đá không cần thiết và chuyển từ
tình huống tiêu cực sang tích cực, và đem lại kết quả tốt đẹp cho
cả hai bên, chỉ cần bạn chịu khó thực hiện những hướng dẫn
sau.
Chuẩn bị kỹ
Hãy chuẩn bị cho một cuộc nói chuyện thẳng thắn. Bạn cần phải
biết vai trò của mình, và hãy cố gắng hiểu kỹ hơn đồng nghiệp
của mình. Trước khi nói chuyện với họ, bạn hãy "hiểu rõ bản chất
thực của mâu thuẫn". Có ba loại mâu thuẫn thường gặp:
1. Công việc: bất đồng về công việc đang thực hiện
2. Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và
người kia
3. Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau
Hiểu rõ điều này có thể giúp bạn có cách bắt đầu câu chuyện rõ
ràng hơn. Đầu tiên, hãy nói cho đồng nghiệp của bạn biết bản
chất mâu thuẫn hai bên đang gặp phải và hỏi thử anh ấy có thấy
vấn đề giống bạn không.
Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc
cá nhân vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết
bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân.
Ngoài ra, hãy chuẩn bị đủ thời gian cho buổi nói chuyện này để
bạn có thể tìm được giải pháp. Hãy nói chuyện trực tiếp, ở một
nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện thoại chỉ vì bạn
cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế những hiệu quả
của một cuộc trao đổi nghiêm túc.
Xác định mối quan tâm chung
Để bắt đầu một cuộc nói chuyện khó khăn một cách đúng đắn,
điều quan trọng là bạn và đồng nghiệp của mình phải xác định
những gì cả hai đang có cùng quan điểm. Có thể đó là mục tiêu
chung của cả nhóm, hay những quy định cả hai cùng đồng ý. Hãy
thử bắt đầu "Cả hai chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để
giúp công ty phát triển lên một nấc mới." hoặc "Chúng ta đã từng
có chung quan điểm về quyết định này." Hãy nhớ rằng, đây phải
là mục tiêu chung mà cả bạn lẫn người đồng nghiệp kia thật sự
quan tâm, chứ không phải là điều bạn cho rằng anh ấy cũng quan
tâm. Điều này sẽ cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều
tốt cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ quan tâm đến bản
thân bạn.
Hãy biết lắng nghe
Cho dù bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp
mình, bạn nên lắng nghe những gì anh ấy nói. Bạn có thể đặt
những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về cách nhìn nhận vấn đề của
anh ấy và xác định rõ hơn liệu bạn đang gặp bất đồng về quan
điểm, về trách nhiệm công việc hay về lợi ích mỗi bên. Như vậy,
bạn sẽ không phải "đoán xem điều gì xảy ra" mà phải chủ động
lắng nghe. Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe và hiểu những
gì anh ấy nói. Lắng nghe một cách chủ động và cởi mở khi đồng
nghiệp của bạn giải thích có thể giúp bạn hiểu thêm về những
thông tin quan trọng đem lại giải pháp cho bất đồng bạn đang gặp
phải. Hoặc bạn có thể giúp anh ấy một vài lời khuyên mà anh ấy
đang cần. Một không khí cởi mở, thân thiện sẽ giải quyết vấn đề
tích cực hơn.
Về phía bạn, hãy mở lòng để chia sẻ vấn đề của bạn. Đừng chỉ
trích hay đổ lỗi cho người khác, hãy cho anh ấy biết mục tiêu của
bạn. Nếu anh ấy có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho anh ấy cơ
hội để nói hết những gì làm anh ấy hiểu nhầm.
Đưa ra giải pháp
Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải pháp. Sử dụng
những thông tin bạn có được trong buổi nói chuyện đó để đưa ra
một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên. Đừng để trong lòng
những ý kiến gây tranh cãi. Nếu đồng nghiệp của bạn không
đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, hãy cố gắng kéo anh ấy vào
quá trình giải quyết vấn đề rốt ráo và có lợi cho cả hai bên.
Nếu tình hình trở nên tệ hơn
Cho dù bạn đã có chuẩn bị chu đáo, vẫn có khả năng cuộc nói
chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành
cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa vào những cảm xúc cá
nhân. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm
cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung. Hãy tập
trung vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn có thể không giải
quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ,
nhưng bàn về những mối quan tâm trong tương lai, bạn
có thể hòa giải bất đồng.
Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên
tạm ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm
thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này
sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi
cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí có
thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm thời
ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự mâu
thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều không hiệu
quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để giải quyết.
Tóm lại, bạn cần phải nhớ:
Điều cần làm:
* Tập trung vào những mục tiêu chung
* Hiểu được bản chất của sự bất đồng trước khi nói chuyện
* Hãy trò chuyện cởi mở để tìm giải pháp
Điều không nên làm:
* Cho rằng bạn đã hiểu hết quan điểm của đồng nghiệp
* Cố gắng giải quyết mâu thuẫn bằng email
* Cố ngăn không cho đồng nghiệp mình nói rõ suy nghĩ của họ
