Giáo trình Microsoft Excel 145
PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL
CHƯƠNG 23. KHỞI ĐỘNG MÀN HÌNH EXCEL 150
1. Khởi động 150
2. Màn hình 150
2.1. Các thành phần của màn hình Excel 151
2.1.1. Thanh tiêu đề - Title Bar 151
2.1.2. Thanh Menu ngang – Menu Bar 151
2.1.3. Thanh công cụ ToolBars 151
2.1.4. Thanh tính toán- Formular Bar 151
2.1.5. Thanh trạng thái 152
152
2.1.6. Thanh thẻ tên bảng tính – Sheet Tabs 152
2.1.7. Bảng tính (WorkSheet) 152
2.2. Một số thao tác thường dùng trong bảng tính 153
2.2.1. Di chuyển 153
2.2.2. Vùng cơ sở dữ liệu 153
2.2.3. Công thức và các toán tử 154
2.2.4. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối 154
3. Ra khỏi Excel 154
CHƯƠNG 24. CÁC THAO TÁC VỚI 155
BẢNG TÍNH 155
1. Lưu bảng tính trên đĩa 155
2. Mở bảng tính đã có trên đĩa 155
3. Đóng bảng tính 156
4. Thêm một bảng tính 156
5. Xoá bảng tính 157
6. Đổi tên bảng tính 157
7. Sao chép/Chuyển một bảng tính 157
8. Tách bảng tính 158
9. Ẩn và hiện lại bảng tính 159

10. Bảo vệ bảng tính 159
11. Chọn nhiều bảng tính 159
12. Đặt và thay đổi mật khẩu mở file 159
CHƯƠNG 25. XỬ LÝ DỮ LIỆU 161
VỚI BẢNG TÍNH 161
1. Các kiểu dữ liệu 161
1.1. Dạng chuỗi (Text) 161
1.2. Dạng số (Number) 161
1.3. Dạng công thức (Formulas) 161
1.4. Dạng ngày/giờ (Date/Giờ) 162
2. Các toán tử trong công thức 163
2.1. Toán tử số 163
2.2. Toán tử nối chuỗi & 164
2.3. Toán tử so sánh 164
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 146
3. Nhập dữ liệu 164
3.1. Dữ liệu bất kỳ 164
3.2. Dữ liệu trong các ô giống nhau 165
3.3. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật 165
3.3.1. Chuỗi số với bước nhảy là 1 165
3.3.2. Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ: 166
3.3.3. Điền chuỗi ngày tháng tăng dần 166
3.3.4. Điền một danh sách tự tạo 167
3.3.5. Dữ liệu kiểu công thức 168
4. Sửa, xóa dữ liệu 170
4.1. Xóa 170
4.2. Sửa 170
5. Các thao tác với khối 170
5.1. Đánh dấu (chọn) khối 170

5.2. Copy, cắt, dán khối dùng bộ nhớ đệm 171
5.3. Copy, di chuyển khối dùng chuột 172
5.4. Các dạng copy đặc biệt 173
6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính 174
6.1. Thay đổi kích thước cột, hàng 174
6.2. Chèn thêm cột, hàng, ô 175
6.3. Xoá cột, hàng, ô 177
6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại 178
6.5. Ẩn hiện cột hàng 178
6.6. Cố định cột, hàng tiêu đề 179
7. Định dạng dữ liệu 179
7.1. Định dạng ký tự 179
7.2. Định dạng số 181
7.3. Canh biên (dóng hàng) 183
7.4. Kẻ khung 186
7.5. Tô màu nền cho các khối hoặc ô 186
7.6. Định dạng tự động 187
8. Đặt tên cho ô hoặc khối 188
8.1 Đặt tên cho ô hoặc khối bằng tay 188
8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 189
8.3 Dán tên vào công thức 190
8.4 Về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên 190
8.5 Xoá tên 190
9. Ghi chú cho ô 191
9.1 Ghi chú thích cho ô 191
9.2 Sửa/Xoá các chú thích 192
10. Bảo vệ ô 192
CHƯƠNG 26. HÀM TRONG EXCEL 193
1. Quy tắc sử dụng hàm 193
2. Nhập hàm vào bảng tính 193

2.1 Gõ từ bàn phím 193
2.2 Dùng biểu tượng Insert Function 194
2.3 Dùng menu 196
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 147
3. Một số hàm thông dụng 196
3.1 Hàm ngày tháng 196
3.1.1. Hàm DATE 196
3.1.2. Hàm DATEVALUE 197
3.1.3. Hàm DAY 197
3.1.4. Hàm MONTH 197
3.1.5. Hàm NOW 197
3.1.6. Hàm TIME 198
3.1.7. Hàm TODAY 198
CHÚ Ý: Hàm này có tối đa 30 đối số (có thể nối 30 chuỗi lại với nhau)
198
3.1.8. Hàm WEEKDAY 198
3.1.9. Hàm YEAR 199
3.2 Hàm ký tự 199
3.2.1. Hàm CONCATENATE 199
3.2.2. Hàm EXACT 199
3.2.3. Hàm FIND 199
3.2.4. Hàm PROPER 200
3.2.5. Hàm REPLACE 200
3.2.6. Hàm REPT 201
3.2.7. Hàm RIGHT 201
3.2.8. Hàm LEFT 201
3.2.9. Hàm SEARCH 201
3.2.10. Hàm SUBSTITUTE 202
3.2.11. Hàm T 202

3.2.12. Hàm TEXT 203
3.2.13. Hàm TRIM 203
3.2.14. Hàm UPPER 203
3.2.15. Hàm VALUE 203
3.2.16. Hàm LEN 204
3.2.17. Hàm LOWER 204
3.2.18. Hàm MID 204
3.3 Hàm toán học 204
3.3.1. COUNTIF 204
3.3.2. Hàm EXP 205
3.3.3. Hàm INT 205
3.3.4. Hàm MOD 205
3.3.5. Hàm ROUND 205
3.3.6. Hàm SQRT 206
3.3.7. Hàm SUM 206
3.3.8. Hàm SUMIF 206
3.3.9. Hàm TRUNC 207
3.4 Hàm logic 207
3.4.1. Hàm AND 207
3.4.2. Hàm IF 207
3.4.3. Hàm NOT 207
3.4.4. Hàm OR 207
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 148
3.5 Hàm thống kê 207
3.5.1. Hàm AVERAGE 207
3.5.2. Hàm COUNT 207
3.5.3. Hàm COUNTA 208
3.5.4. Hàm MAX 208
3.5.5. Hàm MIN 208

3.5.6. Hàm LARGE 208
3.5.7. Hàm MODE 208
3.5.8. Hàm SMALL 208
3.5.9. Hàm RANK 208
3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu 208
3.6.1. Hàm VLOOKUP 208
3.6.2. Hàm HLOOKUP 210
3.7 Các hàm cơ sở dữ liệu 210
3.7.1. Hàm DSUM 211
3.7.2. Hàm DAVERAGE 211
3.7.3. Hàm DMAX 211
3.7.4. Hàm DMIN 211
3.7.5. Hàm DCOUNT 212
3.7.6. Hàm DCOUNTA 212
PHỤ LỤC A. CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG 212
BÀI TẬP 213
BÀI THỰC HÀNH SỐ 1 213
BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 214
BÀI THỰC HÀNH SỐ 3 215
BÀI THỰC HÀNH SỐ 4 216
BÀI THỰC HÀNH SỐ 5 218
BÀI THỰC HÀNH SỐ 6 219
BÀI THỰC HÀNH SỐ 7 220
BÀI THỰC HÀNH SỐ 8 221
BÀI THỰC HÀNH SỐ 9 222
BÀI THỰC HÀNH SỐ 10 224
BÀI THỰC HÀNH SỐ 11 225
BÀI THỰC HÀNH SỐ 12 226
BÀI THỰC HÀNH SỐ 13 228
BÀI THỰC HÀNH SỐ 14 229

BÀI THỰC HÀNH SỐ 15 230
BÀI THỰC HÀNH SỐ 16 232
YÊU CẦU: 232
BÀI THỰC HÀNH SỐ 17 234
YÊU CẦU: 234
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 149
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 150
CHƯƠNG 23. KHỞI ĐỘNG MÀN HÌNH EXCEL
1. Khởi động
• Cách 1: Click nút Microsoft Excel trên thanh Shortcut của Microsoft
Office
• Cách 2: Chọn Start – Programs -[Microsoft Office] -
2. Màn hình
Sau khi khởi động Excel, đối với Excel 2003 màn hình làm việc có thêm một
thành phần mới gọi là ngăn tác vụ Task Pane xuất hiện bên phải của màn hình
Excel.
Nếu cần, ta có thể tắt ngăn tác vụ này bằng cách click chuột vào biểu tượng
ở góc trên phải của ngăn tác vụ. Khi đó màn hình làm việc của Excel như sau:
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Ngăn tác vụ
Task Pane
Giáo trình Microsoft Excel 151
2.1. Các thành phần của màn hình Excel
2.1.1. Thanh tiêu đề - Title Bar
Hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Thanh tiêu đề nằm ở phía trên của màn
hình giao tiếp. Chẳng hạn trong hình trên “Microsoft Excel – Book1” là tên của
bảng tính hiện thời.
2.1.2. Thanh Menu ngang – Menu Bar

Thanh menu ngang nằm ngay phía dưới thanh tiêu đề. Thanh menu ngang
chứa các menu popup: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window,
Help. Để kích hoạt thanh menu ngang, ta thực hiện như sau:
a. Sử dụng chuột
• Click trái chuột vào chức năng cần chọn trên thanh menu ngang, Menu
PopUp tương ứng xuất hiện.
• Click chuột vào chức năng cần thực hiện trên Menu PopUp.
b. Cách sử dụng bàn phím
• Nhấn F10
• Dùng phím Left () hoặc Right () để di chuyển giữa các chức năng
trên thanh Menu ngang.
• Nhấn Enter hoặc phím Down () để kích hoạt MenuPopUp tương ứng.
• Sử dụng các phím Left () hoặc Right () để chọn các năng trên
MenuPopup và nhấn Enter tại chức năng cần thực hiện.
2.1.3. Thanh công cụ ToolBars
Thanh công cụ chuẩn - The Standard Toolbar
Thanh công cụ định dạng - The Formatting Toolbar.
Gồm các thanh chứa các nút tương ứng với những chức năng thường sử
dụng. Để bật/tắt các thanh công cụ này, chọn View – ToolBars - tên thanh công cụ
cần chọn.
2.1.4. Thanh tính toán- Formular Bar
Dùng để nhập dữ liệu và công thức. Để bật/tắt thanh công cụ này, chọn
View-Formular Ba.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 152
2.1.5. Thanh trạng thái
Là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel. Có ba trạng thái
hoạt động:
• Read: đang sẵn sàng làm việc
• Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức

• Edit: đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.
2.1.6. Thanh thẻ tên bảng tính – Sheet Tabs
Là dòng ngay trên thanh Trạng thái, hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng
chưa được đặt tên tại đây ghi Sheet1, Sheet2,…, Sheet16). Bên trái là các nút
chuyển tới các bảng tính.
2.1.7. Bảng tính (WorkSheet)
Các thành phần chính của bảng tính bao gồm:
•
Cột
(Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh
thứ tự bằng chữ cái ( từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C,…AA, AB đến
IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối)
toàn bộ bảng tính.
• Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được
đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384.
• Ô (Cell): Là giao của một dòng và một cột. Mỗi ô được xác định bởi một
địa chỉ (ví dụ: A4). Ô có đường viền quanh là ô hiện hành.
Ô hiện tại: Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở
góc phải dưới (mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (còn gọi là con trỏ).
Tạo độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Hộp tên (địa chỉ) Tên cột
Nút chọn toàn
bộ bảng tính
Số thứ tự hàng
Con trỏ ô
Bảng tính hiện tại
Thẻ tên bảng tính
Giáo trình Microsoft Excel 153
• Bảng (Sheet): Mỗi bảng bao gồm 256 cột và 16384 dòng. Tên bảng là

Sheet#. Mặc định trong một bảng tính có sẵn 3 bảng. Chúng ta có thể
thay đổi số bảng bằng cách: Tool | Option | General. Khai báo số bảng
trong khung Sheets in new workbook (giá trị này có thể thay đổi từ
1 255).
• Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ
được chèn vào.
• Con trỏ chuột có các dạng sau:
o Dấu |: dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó.
o Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính.
2.2. Một số thao tác thường dùng trong bảng tính
2.2.1. Di chuyển
• Cách 1: Trỏ chuột tới ô cần tới, click trái chuột.
• Cách 2: Sử dụng các phím mũi tên để chuyển tới các hàng, cột lân cận.
o PgUp, PgDn : lên hoặc xuống một màn hình.
o Home : về ô A1
o Tab : sang phải một màn hình
o Shift+Tab : sang trái một màn hình
o End+Home : đến ô cuối cùng của bảng tính
• Cách 3: Nhấn F5, nhập
vào địa chỉ ô cần di
chuyển tới. Ví dụ để về
nhanh ô H20 ta ấn nút
F5 gõ H20 rồi nhấn
Enter.
• Cách 4: Sử dụng Name
Box
o Nhập địa chỉ của ô
cần di chuyển tại vùng Name Box trên thanh tính toán.
o Nhấn enter để di chuyển đến ô cần thiết.
2.2.2. Vùng cơ sở dữ liệu

Vùng cơ sở dữ liệu là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục. Để xác
định một vùng, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải. Ví dụ vùng
(A4:C6).
• Chọn một ô : Kích chuột tại ô cần chọn
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
CHÚ Ý: Các thao tác trong cách 2 chỉ thực hiện được khi chọn lệnh
Tools/Option/Transition, điền dấu ở tuỳ chọn Transition Navigation Keys.
Giáo trình Microsoft Excel 154
• Chọn một cột : Kích chuột tại ký hiệu cột
• Chọn một dòng : Kích chuột tại số thứ tự dòng
• Chọn một vùng :
o Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, nhấn Shift + các phím di chuyển con trỏ
đến cuối vùng.
o Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, click trái chuột rồi rê đến ô cuối
vùng.
o Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift và click chuột tại ô cuối vùng.
• Chọn nhiều vùng: Kết hợp phím Ctrl khi chọn các vùng tiếp theo.
• Chọn toàn bộ bảng tính: nhấn Ctrl+Shift+Spacebar.
• Để xóa chọn vùng, kích chuột tại một vị trí bất kỳ trong Workbook.
2.2.3. Công thức và các toán tử
• Công thức: có dạng như sau =[<toán hạng>]<toán tử><toán hạng>
Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel trong công thức.
• Các toán tử số học: +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần trăm)
• Các toán tử logic: =, <> (khác), >=,<=, >, <
2.2.4. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
Địa chỉ Tên gọi Ý nghĩa
=A1 Địa chỉ tương đối Các địa chỉ cột và hàng sẽ được
thay đổi khi ô chứa công thức
được sao chép đến vị trí khác.
=$A$1 Địa chỉ tuyệt đối Các địa chỉ cột và hàng được cố

định, không thay đổi.
=A$1 Địa chỉ cố định hàng Chỉ địa chỉ cột được thay đổi, địa
chỉ hàng cố định.
=$A1 Điạ chỉ cố định cột Chỉ địa chỉ hàng được thay đổi,
địa chỉ cột cố định.
Gõ địa chỉ rồi ấn phím F4 Ý nghĩa
1 lần Địa chỉ tuyệt đối
2 lần Cố định địa chỉ hàng
3 lần Cố định địa chỉ cột
4 lần Địa chỉ tương đối
3. Ra khỏi Excel
• Chọn File | Exit hoặc nhấn Alt+F4
• Click vào dấu trên cùng ở góc phải của màn hình để trở về Window
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 155
CHƯƠNG 24. CÁC THAO TÁC VỚI
BẢNG TÍNH
1. Lưu bảng tính trên đĩa
• Click nút Save trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File | Save). Nếu
đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên
bảng tính trong ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS.
• Sau đó trong quá trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩa
bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó nữa.
• Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục Save As và đặt tên mới
cho nó.
2. Mở bảng tính đã có trên đĩa
• Click nút Open trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File | Open),
hộp hội thoại Open xuất hiện.
• Chọn thư mục chứa file tài liệu cần mở trong mục Look in.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423

Gõ tên file
cần lưu vào
đây
Giáo trình Microsoft Excel 156
• Chọn tên file tài liệu cần mở rồi chọn OK.
• Ngoài ra, Excel còn có cách mở bảng tính khác, đó là chọn mục File xuất
hiện Menu dọc với danh sách 4 bảng tính mới làm gần nhất ở phía dưới. Ta
sẽ chọn tên tệp cần mở từ danh sách này.
3. Đóng bảng tính
Trước khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp lên
đĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File | Close hoặc click vào nút phía
trên bên phải của cửa sổ. Nếu quên chưa ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi: “Do you
want to save change to <File name>.XLS?”
Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho bảng
tính.
4. Thêm một bảng tính
• Cách 1: Insert | Worksheet
• Cách 2: Click nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt
(quy ước ta gọi thao tác này là “Menu tắt”), chọn Insert
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Chọn File
cần mở
Giáo trình Microsoft Excel 157
5. Xoá bảng tính
• Cách 1: Edit | Delete Sheet
• Cách 2: Click phải chuột vào bảng tính, chọn Delete
6. Đổi tên bảng tính
• Click đúp vào thẻ tên trên thanh thẻ tên hoặc Format | Sheet | Rename
hoặc [Menu tắt] | Rename.
• Gõ vào tên mới, nhấn hoặc OK

7. Sao chép/Chuyển một bảng tính
• Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet
khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ được di chuyển.
• Cách 2: Edit | Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại
trước bảng tính nào trong khung “Before Sheet”. Nếu đánh dấu chọn vào
Create a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 158
8. Tách bảng tính
Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính:
• Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó
tại vị trí cần tách.
• Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window | Split. Sau
đó để bỏ tách chọn Window | Remove Split.
• Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window | Freeze
Panes. Sau đó để bỏ tách chọn Window | Unfreeze Panes.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423

CHÚ Ý: Chúng ta chỉ nên dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách
xa nhau (không thể thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc được).
Giáo trình Microsoft Excel 159
Trong trường hợp này, muốn hủy bỏ việc tách chọn: vWindow | unFreeze
Pane.
9. Ẩn và hiện lại bảng tính
• Chọn Format | Sheet | Hide để ẩn bảng tính
• Để hiện lại bảng tính Format | Sheet | Unhide
10. Bảo vệ bảng tính
Cách làm như sau:
• Tool/Protection
• Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính hoặc chọn Protect Workbook

để bảo vệ tập bảng tính.
• Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password, 2 lần gõ phải giống nhau
và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ
thường.
• Để bỏ tình trạng bảo vệ, chọn Tool | Protection | Unprotect Sheet hay
Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu gõ đúng ta mới
cập nhật được bảng tính.
11. Chọn nhiều bảng tính
• Các bảng tính liền kề: Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi
click chuột vào thẻ cuối.
• Các bảng tính cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt click chuột vào
các thẻ tên.
• Để bỏ việc chọn một bảng tính nào đó, giữ Ctrl trong khi click chuột vào
thẻ tên của bảng tính đó.
12. Đặt và thay đổi mật khẩu mở file
Một văn bản sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng từ khoá, chỉ có người
biết được từ khoá mới làm việc được với file này. Sau khi tạo xong bảng tính, vào
Menu File | Save As, click chuột vào Tool, một menu tắt hiện ra, click chuột vào
mục General Options.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 160
Đánh từ khoá vào mục Password to open, việc đặt từ khoá này mỗi khi cần
mở file bạn phải đánh vào đúng từ khoá đã đặt.
• Password to open: từ khoá chống việc mở file.
• Password to modify: từ khoá chống việc hiệu chỉnh file
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 161
CHƯƠNG 25. XỬ LÝ DỮ LIỆU
VỚI BẢNG TÍNH
1. Các kiểu dữ liệu

Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc
vào các thành phần ký tự trong ô. Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như
sau:
1.1. Dạng chuỗi (Text)
• Trong ô phải chứa các ký tự chữ cái từ a đến z hoặc A đến Z. Nếu bắt đầu
bằng một ký tự số (0-9) thì theo sau nó phải là các ký tự chữ cái.
• Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v.v… khi
nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán.
• Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được tự động căn sang trái trong ô.
1.2. Dạng số (Number)
• Trong ô chứa các số từ 0 đến 9
• Các dấu +, -, *, /, (, ), $ (hoặc một dấu đơn vị tiền tệ nào khác tuỳ thuộc việc
đặt các thông số quốc tế của Windows).
• Theo mặc định, dữ liệu dạng số được tự động căn sang phải trong ô.
1.3. Dạng công thức (Formulas)
Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi nhấn , công thức nhập vào chỉ thể
hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Trong một số
trường hợp ta có kết quả như sau:
Kết quả Nguyên nhân
##### Độ rộng của cột quá hẹp
#Div/0! Lỗi do phép chia cho 0
#NAME? Thực hiện phép tính với một biến
không xác định (tên không gắn với
một ô hay một vùng nào cả)
#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc
không có trong danh sách
#VALUE! Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy
số chia cho ký tự hoặc ngày tháng)
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 162

1.4. Dạng ngày/giờ (Date/Giờ)
Ta có các quy ước sau:
• DD: là 2 con số chỉ Ngày
• MM: là 2 con số chỉ Tháng
• YY: là 2 con số cuối của Năm
• YYYY: là năm đầy đủ với 4 chữ số
Ta có thể nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY (kiểu tiếng Anh, Mỹ)
hoặc DD/MM/YY (kiểu tiếng Việt, tiếng Pháp) tùy thuộc vào việc đặt các thông số
quốc tế của Windows. Ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào
27/09/04, trường hợp kiểu Mỹ (mặc định) ta gõ vào 09/27/04.
Ngoài ra, ta cũng có thể nhập kiểu ngày bằng sau:
• Sử dụng hàm Date: Cú pháp DATE(Year,Month,Day) đây là cách nhập
ngày tốt nhất.
Trong đó: Year : số của năm, có giá trị từ 1900 đến 9999.
Month: tháng trong năm, có giá trị từ 1 đến 12.
Day : ngày trong tháng, có giá trị từ 1 đến 31.
• Sau đó ở menu Format chọn Cells | Number | Date và chọn dạng thể
hiện ngày ở khung bên phải.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423

CHÚ Ý: Khi nhập sai dạng thức kiểu ngày, Excel tự động chuyển sang dạng
chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán.

CHÚ Ý:
o Nếu giá trị YY (năm) có giá trị từ 00-29 thì Excel chuyển thành năm sau
năm 2000. Ví dụ: Nếu ta nhập 05/15/05 thì sẽ có kết quả là 05/15/2005.
o Nếu YY có giá trị từ 30-99 thì Excel tự động chuyển thành các năm trước
năm 2000. Ví dụ: Nếu nhập vào 04/20/45 thì sẽ có kết quả 04/20/1945
Như vậy để nhập ngày tháng cho các năm từ 1900 đến 1929 hay từ 2030
đến 2999 ta phải nhập theo định dạng đầy đủ: MM/DD/YYYY hoặc

DD/MM/YYYY.
Giáo trình Microsoft Excel 163
• Đặc biệt:
o Nhấn tổ hợp phím CTRL + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống.
o Nhấn tổ hợp phím CTRL + Shift + ; cho Giờ hệ thống.
• Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô.
2. Các toán tử trong công thức
2.1. Toán tử số
Các toán tử được sử dụng trong MS Excel gồm có:
Toán tử Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
^ Lũy thừa =5^2 25
* Nhân = 10*5 500
/ Chia =126/3 42
+ Cộng =5+6 11
- Trừ =8-4 4
% Phần trăm =50%*600 300
• Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: luỹ thừa trước rồi đến nhân
chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như
nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Chọn dạng
thể hiện
kiểu ngày
Giáo trình Microsoft Excel 164
• Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc đơn ( ), toán tử
trong cặp dấu ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
Ví dụ: Các ô A1, B1, C1 chứa các số 2, 3, 4
o Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả là 14
o Nếu trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 sẽ được kết quả là 20
2.2. Toán tử nối chuỗi &

Ví dụ: Ta có chuỗi s1 = “Tin ”
chuỗi s2 = “học”
chuỗi s3 = s1&s2 cho kết quả s3 = “Tin học”
2.3. Toán tử so sánh
Ký hiệu Ý nghĩa
> Lớn hơn
< Nhỏ hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
<> Khác
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (đúng) hoặc False (sai). Ví dụ trong
ô A1 đang có số 26, ô B1 có số là –125. Nếu tại C1 gõ vào công thức
= A1>B1 kết quả là TRUE
= A1<=B1 sẽ nhận được kết quả là FALSE
3. Nhập dữ liệu
3.1. Dữ liệu bất kỳ
• Đưa con trỏ về ô cần thiết
• Nhập dữ liệu theo loại dạng thức
• Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:
o Ấn phím Enter con trỏ sẽ xuống ô dưới
o Ấn một phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cần thiết, ví dụ
ấn phím  sẽ đưa con trỏ ô sang bên phải
o Chọn nút (màu xanh lá cây) trên thanh công thức
o Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái
• Nhập dữ liệu sử dụng miền nhập dữ liệu
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 165
Giả sử cần nhập dữ liệu vào 3 cột như sau vào các ô từ A1:C5, ta làm như
sau:
Họ Tên Quê quán

Nguyễn Anh Nam Nghệ An
Trần Phương Liên T.T Huế
Hoàng Hà Đà Nẵng
Lê Việt Hòa Quảng Bình
o Đánh dấu khối miền cần nhập dữ liệu
(sau này quy định gọi là miền nhập dữ
liệu).
o Để nhập dữ liệu theo từng hàng ấn phím
Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào ô.
o Để nhập theo từng cột ấn phím sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô.
Hướng dịch chuyển của ô nhập dữ liệu khi nhấn phím Tab hoặc Enter như
sau:
Nhấn Tab Nhấn Enter
3.2. Dữ liệu trong các ô giống nhau
• Đánh dấu khối miền nhập dữ liệu (Ví dụ: A1:C5)
• Gõ vào dữ liệu (Ví dụ: Hello)
• Kết thúc việc nhập bằng cách ấn phím Ctrl +
Khi đó toàn bộ miền nhập dữ liệu sẽ có giá trị giống nhau (cùng chữ Hello).
3.3. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật
3.3.1. Chuỗi số với bước nhảy là 1
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu. Ví dụ để đánh số
thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1 và nhấn .
• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu + màu đen, giữ
phím Ctrl trong khi kéo chuột theo cột dọc hoặc hàng ngang (thao tác
này được gọi là điền tự động – AutoFill). Kết quả ta được chuỗi số 1, 2,
3, ….
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 166
3.3.2. Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ

vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số 0, 5,
10, 15, … ta gõ số 0 vào một ô nào đó.
• Nhấn Enter để xuống ô dưới (hoặc phím
Tab để sang ô bên phải), gõ vào số tiếp
theo, ví dụ 5.
• Đánh dấu 2 ô này, trỏ chuột vào góc
phải bên dưới của khối để xuất hiện dấu
+ màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối
của miền.
3.3.3. Điền chuỗi ngày tháng tăng dần
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào
ngày, tháng, năm bắt đầu.
• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất
hiện dấu +, bấm giữ chuột phải, kéo thả tại ô
cuối của miền.
• Một menu xuất hiện, chọn:
o Copy Cells: Để điền dữ liệu giống nhau cho
tất cả các ô trong miền.
o Fill Series: Để tăng lên 1 ngày ở các ô kế
tiếp.
o Fill Formatting Only: Chỉ copy định dạng
sang các ô khác trong miền mà không có giá trị.
o Fill Without Formatting: Điền giá trị cho các ô tiếp theo nhưng
không có định dạng. Ví dụ: Ô đầu tiên của miền có giá trị 5/21/2006
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 167
(định dạng ngày tháng), các ô kế tiếp sẽ là: 38859, 38860, 38861, …
(không có định dạng).
o Fill Days: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp
o Fill Weekdays: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp nhưng chỉ thuộc các

ngày trong tuần (từ thứ 2 đến thứ 6).
Ví dụ: Ô đầu tiên của miền là 8/5/2006 (ứng với thứ 7), các ô kế tiếp
sẽ là 8/7/2006 (thứ 2), 8/8/2006 (thứ 3), …, 8/11/2006 (thứ 6),
8/11/2006 (thứ 2), …
o Fill Months: Tăng lên 1 tháng (không tăng ngày) ở các ô kế tiếp.
o Fill Years: Tăng lên 1 năm ở các ô kế tiếp (không tăng ngày tháng).
3.3.4. Điền một danh sách tự tạo
• Nếu danh sách này chưa có thì phải tạo bằng cách:
o Vào menu Tools/Option/Custom List
o Trong khung Custom lists bên trái chọn mục NEW LIST
o Trong khung List entries bên phải lần lượt nhập các giá trị cho danh
sách, hết mỗi giá trị bấm Enter để xuống dòng. Ví dụ: Thứ hai
Thứ ba
o Nhấn nút Add để đưa các phần tử trong khung List entries vào danh
sách trong khung Custom lists.
o Tiếp tục chọn mục NEW LIST khung Custom lists để nhập tiếp các
giá trị mới.
o Nhấn OK để hoàn thành.
• Để sử dụng danh sách vừa tạo ra ta thực hiện:
o Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu
o Điền tự động tới ô cuối miền
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 168
3.3.5. Dữ liệu kiểu công thức
• Phải bắt đầu bởi dấu = hoặc các dấu +, -
• Khi cần lấy số liệu ở ô nào thì click chuột vào ô đó hoặc gõ vào địa chỉ ô.
Ví dụ:
a. Tính Lương theo công thức: Lương = Số NC * Tiền 1 ngày
1. Chọn miền E2:E7 (vì công thức tính trong miền giống nhau): đều lấy số
ở cột C nhân với số ở cột D.

2. Gõ vào dấu =
3. Trỏ chuột vào ô C2, ấn nút trái (hoặc gõ C2).
4. Gõ dấu *
5. Trỏ chuột vào ô D2, ấn nút trái (hoặc gõ D2). Tại ô E2 và thanh công
thức xuất hiện = C2*D2
6. Ấn nút Ctrl + . Tại các ô từ E2 đến E7, Excel sẽ cho kết quả tính
Lương của từng người.
Ta cũng có thể làm như sau:
• Bỏ qua bước 1
• Thực hiện các bước từ 2 đến 5, sau bước 5 chọn nút trên thanh công
thức (hoặc ấn nút ).
• Để tính lương cho những người còn lại, đưa con trỏ về ô E2, điền tự động
cho tới ô E7.
b. Tính Tỷ lệ phần trăm lương của từng người so với Tổng Lương
Ta thực hiện các thao tác như sau:
• Đưa con trỏ về ô F2
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
Giáo trình Microsoft Excel 169
• Gõ vào dấu =, dùng chuột chọn ô E2 (hoặc gõ E2), gõ dấu /, click chuột
vào ô E8 (hoặc gõ E8). Chọn nút trên thanh công thức (hoặc ấn nút
).
• Để tính tỷ lệ cho những người còn lại, đưa con trỏ về ô F2, sao chép công
thức tính bằng cách điền tự động cho tới ô F7.
Tại các ô F3:F7 xuất hiện #DIV/0! (chia cho 0). Khi đưa con trỏ về ô F3, ta
thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Excel đã lấy số ở ô bên trái (E3) chia cho số
ở cách đó 6 ô (E9), … tức là đã sử dụng địa chỉ tương đối. Để báo cho Excel lấy lần
lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta
làm như sau:
• Đưa con trỏ về E2, click đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về ngay
trước ký hiệu E8, ấn phím F4, dấu $ được chèn vào trước và giữa ký hiệu

đó, ấn rồi copy công thức này xuống ô E7.
• Đanh dấu khối các ô từ E3 đến E7, chọn biểu tượng % (Percent Style)
trên thanh định dạng, Excel đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các
số. Để lấy chính xác hơn, ta chọn các ô này rồi chọn biểu tượng Increase
Decimal, mỗi lần ấn chuột tại biểu tượng này, các con số lại được thêm
một số thập phân.
Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
=SUM(E2:E7)