TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH







BÁO CÁO TIỂU LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN




GVHD : THS. NGUYỄN VĂN NĂM
Lớp : QTKD.VB2
SVTH :
1. Lê Thành Vinh MSSV: 33101020596
2. Nguyễn Thị Vui MSSV: 33101026678
3. Nguyễn Thanh Vũ MSSV: 33101026308

4. Trương Anh Vũ MSSV: 33101024462
5. Nguyễn Nguyên Đan Vy MSSV: 33101024195
6. Hồ Công Xuân MSSV: 33101026898
7. Đặng Như Ý MSSV: 1068210440
8. Phan Vũ Thuận Yến MSSV: 33101024989
9. Vũ Lê Hải Yến MSSV: 33101024194
10. Nguyễn Hoàng Zico MSSV: 33101020807
11. Hoàng Thương Vũ MSSV: 33101026073


TP Hoà Chí Minh,
08/2010








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
1 Nhóm 15
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15
1. Mô tả hệ thống:
G15 là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ ăn thức uống, một sàn
nhảy và một phòng giải trí. Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng và bán đồ ăn, thức
uống.
Ban giám đốc đặc biệt quan tâm công việc của Phòng Tiếp tân. Chính khâu này mà khách
hàng liên hệ đặt phòng, tìm phòng thuê, nhận chìa khá phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ (
giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn.

Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân
tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chỗ và hiện trạng của khách sạn để giải
quyết yêu cầu của khách. Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến ngày
nào, khách cần phòng hạng nào ( phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc
biệc không? Để dành phòng cho khách nếu đến thời điểm khách đến phòng còn trống (
phòng chưa ai đặt hoặc không còn khách ở).
Khi khách hàng đến
Đa số khách đến khách sạn đã có đặt phòng trước. Số còn lại đến thuê ngay với hy vọng
còn thuê được phòng để thuê.
Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đặt phòng trước hay
không và đặt trước với tên nào. Như vậy phải cần tham khảo đến hồ sơ đặt phòng trước.
Đôi khi khách cứ khăn khăng đã có đặt phòng, trong khi thật ra không có. Khi khách đến
không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu
không, nhân viên phải thông báo tên cho khách tên một số khách sạn có khả năng còn
phòng. Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yê cầu khách xuất trình
giấy tờ và giữ lại giấy chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác( nếu khách không có
CMND). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn tất thủ tục rời khách sạn.
Mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một biểu giá
riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng. Mỗi phiếu
thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau
này. Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách được bố trí ở phòng nào, vào khoản thời
gian nào ( ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách
đến kiểm tra. Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng của từng người hoặc cả nhóm ( nhóm
đi chung, mướn nhiều phòng và trả tiền chung).








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
2 Nhóm 15
Nếu khách có yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke…), nhân viên tiếp tân phải
lập một bản kê. Mỗi bản kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch
vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết
khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê chi
phí này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau
đợt nghỉ.
Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn. Trên hóa đơn ghi
nhận những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể hiệncác yêu cầu của khách (số
lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bay trí, ) và từ đó nhân viên tiếp tân thỏa thuận với
khách hàng đơn giá cho từng món. Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ
phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng.
Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này.
Khi khách đi:
Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân. Lúc đó phiếu thuê phòng, bảng kê dịch vụ và
hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận phục vụ kiểm
tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu thuê phòng.
Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù họăc trả thêm tiền để
khách sạn sắm sửa lại. Khi khách hàng trả tiền thì một phiếu thu sẽ được lập. Mỗi phiếu thu
có số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do ( thu của phiếu thuê phòng,
bản kê, các hóa đơn nào) với số tiền thu được là bao nhiêu. Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn
chịu trách nhiệm nhận tiền khách, ký xác nhận vào phiếu thu, và lập thành 2 liên một liên
dữ lại còn một liên giao cho khách hàng.
Ban Giám đốc muốn tin học hóa các công việc: đặt phòng trước, theo dõi sự lưu trứu, yêu
cầu dịch vụ, đặt tiệc và thanh toán của khách hàng















Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3 Nhóm 15
2. Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh.






















Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Yêu cầu cập nhật danh mục
d
ị
ch v
ụ

Yêu c
ầ
u c
ậ
p nh
ậ
t phi
ế
u đ
ặ
t ti
ệ
c

Yêu c
ầ
u c

ậ
p nh
ậ
t danh m
ụ
c
Yêu c
ầ
u c
ậ
p nh
ậ
t danh m
ụ
c th
ứ
c


Hệ thống
thông tin
quản lý
khách sạn
Yêu cầu thuê phòng
Trả lời yêu cầu thuê
Yêu cầu đặt phòng
Tr
ả

l

ờ
i yêu c
ầ
u đ
ặ
t
Khách

Yêu c
ầ
u d
ị
ch v
ụ

Trả lời yêu cầu dịch
Yêu c
ầ
u đ
ặ
t ti
ệ
c

Tr
ả

l
ờ
i yêu c

ầ
u đ
ặ
t
Yêu c
ầ
u tr
ả

Yêu cầu báo
Báo cáo

Yêu c
ầ
u thông tin khách
Thông tin khách lưu
Yêu c
ầ
u c
ậ
p nh
ậ
t danh m
ụ
c
Yêu cầu cập nhật danh mục loại
Ban quản lý
L
ậ
p phi

ế
u thu








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
4 Nhóm 15
3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD)














Hình 3.1: Sơ đồ chức năng hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3.1 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý đặt phòng








Quản lý tài nguyên hệ
th
ố
ng

Quản lý khách sạn
Quản lý phòng
Quản lý dịch vụ
Quản lý đặt phòng
Quản lý thuê phòng
Quản lý khách lưu trú
Quản lý trả phòng
Quản lý đặt tiệc
Quản lý đặt phòng
1. Tra cức thông tin phòng
còn trống
2. Cập nhật phiếu đặt
phòng
3. Cập nhật danh
mục khách hàng
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng quản lý phòng








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
5 Nhóm 15
3.2 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ thuê phòng.












Hình 3.2: Sơ đồ chức năng quản lý thuê phòng
3.3 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách lưu trú.







Hình 3.3: Sơ đồ chức năng quản lý khách lưu trú


1. Tra cứu thông tin khách hàng
2. Đổi phòng cho khách
(N
ế
u khách có yêu c
ầ
u)

Quản lý khách lưu trú
Quản lý thuê phòng
1. Tra cứu thông tin
khách đặt phòng
2. Tra cứu thông tin
phòng còn trống
3. Cập nhật phiếu thuê
phòng

4. Cập nhật danh mục
khách hàng








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
6 Nhóm 15
3.4 .Sơ đồ chức năng trả phòng








Hình 3.4: Sơ đồ chức năng quản lý trả phòng
3.5 .Sơ đồ chức năng quản lý tài nguyên hệ thống












Hình 3.5: Sơ đồ chức năn quản lý tài nguyên hệ thống

Quản lý tài nguyên hệ thống
Cập nhật danh mục dịch vụ
Cập nhật danh mục món ăn
Cập nhật danh mục thức uống
Cập nhật danh mục Phòng
Cập nhật danh mục loại phòng
Quản lý trả phòng

1. Kiểm tra phòng và xác
nhận phiếu thuê phòng
2. Cập nhật phiếu
thu.








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
7 Nhóm 15
3.6 .Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ.





Hình 3.6: Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ
3.7 .Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc:












Hình 3.7: Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc




Quản lý dịch vụ
1. Cập nhật bản kê dịch vụ
2. Cập nhật danh mục dịch vụ
Quản lý đặt tiệc
1. Cập nhật phiếu đặt tiệc
2. Cập nhật danh mục khách hàng
3. Cập nhật danh mục món ăn
4. Cập nhật danh mục thức uống







Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
8 Nhóm 15
4. Sơ đồ dòng dữ liệu logic (DFD)
Các ký hiệu:
Quá trình xử lý dữ liệu

Tác nhân bên ngoài


Tác nhân bên trong

Lưu trữ dữ liệu
Dòng dữ liệu
4.1 Quản lý đặt tiệc:













Khách hàng
1. Cập nhật phiếu
đ
ặ
t ti
ệ
c

Phi
ế
u đ

ặ
t
2. Cập nhật danh
m
ụ
c

khách hàng

3. Cập nhật danh
m
ụ
c món

ăn

3. Cập nhật danh
m
ụ
c th
ứ
c

u
ố
ng

Danh m
ụ
c khách

Danh m
ụ
c th
ứ
c
Danh m
ụ
c th
ứ
c
Ban quản lý
A1

A31
A32
A311
A321
A2

A33
A331

B1

B2

Hình 4.1: S
ơ đ
ồ


dòng d
ữ

li
ệ
u qu
ả
n lý đ
ặ
t ti
ệ
c








Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
9 Nhóm 15
A1: Cập nhật phiếu đặt tiệc khi có khách hàng đặt tiệc.
A2: Lưu phiếu đặt tiệc.
A31: Cập nhật danh mục khách hàng ( nếu là khách hàng mới).
A311: Lưu thông tin khách hàng mới.
A32: Cập nhật danh mục món ăn (nếu là món ăn mới).
A321: Lưu thông tin món ăn mới
A33: Cập nhật danh mục thức uống (nếu là thức uống mới).
A331: Lưu thông tin thức uống mới.

Điều chỉnh phiếu đặt tiệc
B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt tiệc ( do sai sót trên phiếu đặc tiệc).
B2: Lấy phiếu đặt tiệc từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật rồi lưu lại.
4.2 .Quản lý đặt phòng:












Khách hàng

1. Tra cứu thông tin
phòng còn trống
Ban quản lý
2. Cập nhật phiếu đặt
phòng
Phi
ế
u đ
ặ
t phòng

3. Cập nhật danh mục

khách hàng
Danh m
ụ
c khách hàng

A1
A2

A3
A4
A5
A6

B1
B2
Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý đặt phòng