LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
98/141





Trong chương trước, bạn đã xác định được kênh phân phối và phương pháp xâm nhập thị trường nào thích
hợp nhất đối với mình. Quyết định đó dựa vào ý kiến của bạn về cách
đưa sản phẩm của bạn ra thị trường nước ngoài theo cách có hiệu
quả nhất.
Trong chương 5 này, bạn sẽ tìm hiểu về cách lựa chọn cá nhân hoặc
tổ chức làm đối tác thương mại của mình, tìm kiếm cái gì, cách bắt
đầu vào việc lựa chọn, làm cách nào để đạt được thỏa thuận bằng
cách nắm rõ nhu cầu của cả hai bên, và cách duy trì sự cộng tác.
Phần này có thể là phần khó nhất trong tất cả các phần về chuẩn bị
xuất khẩu. Một đối tác thương mại giỏi có thể giúp bạn xâm nhập thị
trường một cách thuận lợi và hiệu quả, trong khi một đối tác kém có
thể khiến bạn thất bại. Đây là một giai đoạn quan trọng trong công việc của bạn; các nhà xuất khẩu từ khắp
nơi trên thế giới đều đồng ý rằng nhiệm vụ này mang tính quyết định và nhạy cảm, vì bạn phải đạt được
những điều khoản với bên thứ 3, không chỉ về những lợi ích kinh doanh của hai bên mà còn về nhu cầu về
sự tin tưởng và tin cậy lẫn nhau của mỗi bên.
5.1. Lựa chọn một đối tác thương mại
Quá trình lựa chọn luôn dài và tẻ nhạt hơn so với những gì bạn mong đợi.
Bạn hãy thực hiện từng bước một.
Quá trình này được chia làm 6 bước:

1.Liệt kê những tiêu chuẩn
về đối tác tương lai :

Tài sản nào củ a đối tác mà bạn
cho là không thể thiếu
2.Tìm kiếm đối tác thực
sự:
Thuê người khác làm công việc tìm
kiếm thực sự
3.Lướt qua danh sách: Trò chuyện với ứng cử viên, trao
đổi dữ liệu, tạo ra sự quan tâm
4.Lựa chọn từ danh sách: Lựa chọn một cách lý trí. Cũng nên
xem xét đến khía cạnh tâm lý
5.Đạt được thỏa thuận về
cách tiếp cận thị trường:
Cùng nhau lên kế hoạch. Đồng ý
các điều khoản. Phác thảo hợp
đồng.
6.Xác nhận sự cộng tác: Tạo lập niềm tin. Đồng ý thử
nghiệm.

Lựa chọn một
đối tác thương
mại
5
Lựa chọn đối tác thương mại


LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
99/141



• Đối tác có uy tín, có danh tiếng và đáng tin cậy
5.1.1.Tìm kiếm điều gì:
Bạn phải lựa chọn một đối tác thương mại mà phải hoặc có thể giúp bạn tiếp cận được người mua, hoặc
vào những kênh phân phối nơi mà khách hàng của bạn thường đến mua hàng. Nếu đã nghiên cứu thị
trường mục tiêu trước, bạn đã biết được kênh phân phối nào là tốt nhất cho mình. Có lẽ, bạn cũng có ý
tưởng chung về hình thức và loại cộng tác thương mại nào ( thỉnh thoảng được gọi là ‘đại diện’) được ưa
chuộng hơn.
Bắt đầu phác thảo một danh sách các tiêu chuẩn mà bạn muốn đối tác tương lai của mình cần có. Bảng
liệt kê này chỉ là một ví dụ:
• Đối tác nên có quy mô vừa, tình hình tài chính ổn định và được quản lý tốt
• Đối tác nên có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, nhưng không có khách hàng
cạnh tranh
• Đối tác nên có văn phòng thích hợp, tiện nghi lưu trữ, một lực lượng bán hàng tối thiểu 10 người,
điện thoại, máy fax, e-mail và hệ thống hành chính được vi tính hóa.
• Đối tác nên thuê ít nhất một chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực ngành của mình; người này
nên làm “Giám đốc khách hàng”, luôn giữ liên lạc với bạn.
Nhiều đồng nghiệp trước đó đã sử dụng danh sách các tiêu chuẩn như thế này để mời BSO hoặc đại sứ
quán ở quốc gia mục tiêu phác thảo một danh sách ngắn các đối tác tiềm năng. Thỉnh thoảng việc này có
hiệu quả, tuy nhiên, đa số là không thành công. Việc nhờ tư vấn (có phí) nhiều khi lại thành công hơn một
chút, nhưng cũng chỉ là các hiệp hội thương mại nước ngoài , nếu có hứng thú tìm kiếm nhà cung cấp thì
mới có thể hỗ trợ bạn. Hoặc các IPO (các tổ chức xúc tiến nhập khẩu), như CBI, nếu bạn là người tham dự
trong chương trình phát triển xuất khẩu. Việc tìm cách có được tên của những đối tác thương mại thích hợp
luôn luôn là cuộc chiến vất vả và bạn sẽ cần tất cả óc sáng tạo và sự kiên nhẫn để thành công (xem phần
bên dưới). Nhưng tối thiểu bạn sẽ nhận ra một đối tác tốt bằng cách so sánh với danh sách các tiêu chuẩn
của mình.
Bạn có thể yêu cầu một nhân viên đáng tin cậy và có kinh nghiệm để làm việc này. Những giải pháp thay thế
khác là thuê một nhà tư vấn biết công việc, hoặc tham gia một hội chợ thương mại với hi vọng đối tác tương
lai sẽ xuất hiện. Bạn có thể đưa tin cho các tổ chức địa phương để thông báo đi khắp nơi. Nhưng cuối cùng,
bạn nên đích thân xuất hiện để đưa ra lựa chọn cuối cùng. Không có ai có thể thay thế bạn trong vấn đề tinh
tế này; vì cái nhìn của cá nhân là quan trọng khi đánh giá ai đó, bạn nên tự mình làm việc này.

5.1.2.Cách tìm kiếm
Thế là cuộc tìm kiếm của bạn bắt đầu. Việc này đòi hỏi phải đi nhiều. Bắt đầu với việc lướt internet, sơ tuyển
những đối tác thích hợp. Bạn nên đi khắp nơi, thu thập thông tin, so sánh và lựa chọn. Và sau đó, bạn nên
đến thăm đối tác thương mại có triển vọng (đại lý, nhà nhập khẩu, công ty thương mại, v.v ) để gặp trực tiếp
đúng người.

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
100/141

May thay, ở đa số các quốc gia phương Tây, không khó để tìm ra những đại diện thương mại. Đa số họ đều
quảng cáo trên tập san thương mại hoặc danh bạ thương mại. Nhưng chắc chắn là khó để tìm được những
đại diện giỏi, hoặc đơn giản là những đại diện đang sẳn sàng hợp tác.
Danh bạ thương mại
Các Danh bạ thương mại (như Kompass –
www.kompass.nl – hoặc ABC – www.abc-d.nl) luôn có
sẵn rộng rãi, cả dữ liệu trên net và trên CD-Rom. Đừng
mua những danh bạ này; đa số các thư viện công cộng sẽ
cho bạn mượn khi cần. Thông thường, Thư viện của Bộ
Ngoại Thương, hoặc Phòng thương mại và công nghiệp
luôn có những bản sao. Nếu bạn không thế tìm được
những danh bạ này, hãy tìm Danh bạ châu Âu của từng
lĩnh vực (
www.euromonitor.com), kế sách cuối cùng là bạn
có thể thử tìm ở trang của Europages
www.europages.com; hoặc, như ở quốc gia của b ạn, có
quyển Những trang vàng về danh bạ điện thoại. Nhưng
bạn nhớ đừng đánh giá tầm quan trọng qua quy mô quảng
cáo. Các hiệp hội thương mại, ngân hàng thương mại và
có thể ngay cả các chủ hàng hoặc nhà môi giới vận

chuyển sẽ là các nguồn thông tin hay. Thỉnh thoảng bạn
có thể tham khảo những dữ liệu ngân hàng. (xem phần
“Xuất khẩu sang EU”).
Bạn nên thảo luận danh sách ngắn mà bạn thu thập được với giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng xuất
khẩu của bạn.
5.1.3.Nói chuyện với tất cả ứng cử viên
Sắp xếp những cuộc gặp cá nhân với tất cả các công ty trong danh sách sơ tuyển của bạn. Lý do
đơn giản là: bạn không nên chỉ có ấn tượng với cơ sở vật chất thật của các công ty, mà cũng nên có ấn
tượng với những người điều hành các công ty này.
Đa số đại lý và nhà nhập khẩu thường có thể đón tiếp bạn lập tức: bạn báo trước từ 1 – 3 ngày. Gửi
fax cho họ, sau đó gọi điện thoại cho họ; bạn phải chắc chắn rằng bạn gặp đúng người và hãy đúng giờ.
Người phương Tây luôn đúng giờ. Đến trễ không những là bất lịch sự mà còn được xem là lãng phí (thời
gian, tất nhiên).
Cách xử sự của người phương Tây rất trực tiếp: họ thảo luận việc kinh doanh một cách cởi mở. Từ
“không” hiếm khi được xem là sự xúc phạm. Giọng nói của họ có thể to, gay gắt hoặc phấn khích, nhưng
không có nghĩa l à họ đang giận dữ. Trong các cuộc thảo luận, bạn có thể đi đến điểm cần thảo luận một
cách khá nhanh chóng. Đừng so sánh trình độ của họ với bạn; văn hóa của họ hoàn toàn khác biệt. Đừng lo
lắng về đạo đức kinh doanh của họ vốn luôn luôn thẳng thắn, rõ ràng và dễ hiểu.

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
101/141

Trong các cuộc thảo luận này, bạn không chỉ thu thập được thêm thông tin về đối tác tương lai, mà
bạn cũng có thể cho biết thông tin thật về bản thân và công ty của bạn (và sản phẩm xuất khẩu của bạn). Vì
vậy bạn nên cố gắng thu hút sự hứng thú kinh doanh của đối tác với bạn.
• Đối tác hoạt động trong ngành nào? Phạm vi kinh doanh ?
Đối tác có quen với việc điều hành trên nền tảng riêng biệt?
Đối tác sử dụng kênh phân phối nào?
• Khách hàng của đối tác là ai? (hỏi tên để tham khảo sau

này)
• Đối tác được thành lập như thế nào? Đối tác có là thành
viên của một hiệp hội ngành nghề nào không? Đối tác có
điểm mạnh đặc biệt nào, như bán hàng, tiếp thị, dịch vụ
hậu mãi v.v ?
• Đối tác có tài chính vững mạnh hay không? Ngân hàng của
đối tác là ngân hàng nào ? Đối tác có thanh toán đúng
hạn?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm cho công việc làm ăn với bạn nếu
đạt được thỏa thuận?
Thu thập thông
tin về đối tác tiềm
năng

Tốt hơn bạn nên kiểm tra những thông tin đó 2 lần. Hãy kiểm tra với khách hàng, ngân hàng, chính phủ của
đối tác – và thậm chí có thể với cả đối thủ cạnh tranh của đối tác. Có những tổ chức chuyên cung cấp dạng
thông tin này (như Dun & Bradstreet).
• Giới thiệu về công ty, danh tiếng của công ty, sức mạnh
của công ty trên thị trường nội địa, sản phẩm, các thị
trường xuất khẩu mà bạn đang làm ăn
• Nói rõ nếu trước đây bạn đã làm ăn với khách hàng tại
quốc gia của đối tác
• Nêu các số liệu doanh thu của công ty, và đưa họ bảng
quyết toán
• Giải thích những điểm mạnh đặc biệt của công ty
• Giải thích cách công ty được thành lập, cho đối tác coi tờ
bướm quảng cáo sản phẩm và công ty của bạn.
• Cho đối tác biết các kế hoạch và chiến lược của bạn.
Cung cấp thông
tin về bản thân

bạn

Ở giai đoạn của quá trình lựa chọn này, tốt hơn bạn nên nhớ rằng lý thuyết khác với thực tiễn. Trong thực
tế, bạn sẽ không có nhiều lựa chọn: thường là đối tác (hoặc người chủ của đối tác) tiến hành việc lựa chọn,
chứ không phải bạn lựa chọn đối tác. Có 2 lý do:

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
102/141

a. Đơn giản là không đủ đối tác thương mại sẵn có, có nghĩa là họ sẽ là người tiến hành việc lựa chọn
, và
b. Chỉ có một số ít đối tác thương mại dám kinh doanh với người mới từ một nền kinh tế đang phát
triển mà không chắc chắn về khả năng tin cậy của người này. Đó là điều bạn nên lưu ý. Điều này có
nghĩa rằng bạn phải làm công việc buôn bán – chính hình ảnh công ty bạn.
Tạo ra sự quan tâm:
• Hỏi quan điểm của đối tác về thị trường mục tiêu của
bạn
• Hỏi về các xu hướng trên thị trường, các mức giá,
các phương thức phân phối thông thường, ý kiến của
đối tác về hiệu quả của việc mở rộng thị trường ở
châu Âu, v.v
• Có thể bạn đã có đầy đủ thông tin về thị trường mục
tiêu. Nếu đúng thì hãy khiêm tốn đưa ra. Đối tác sẽ
ấn tượng với sự chuẩn bị chu đáo của bạn và càng
sẵn sàng chấp nhận bạn là một đối tác tốt và đáng tin
cậy vốn biết rõ công việc của đối tác. Nếu bạn không
biết gì về thị trường, đối tác (tương lai) của bạn có
thể nghiên cứu thay bạn. Việc đó cũng thỏa mãn sự
quan tâm của đối tác.

• Hỏi quan điểm của đối tác về sản phẩm mà bạn
muốn bán trên thị trường của anh ta – hoặc cho đối
tác.
• Hỏi đối tác xem nên thực hiện việc tiếp thị (giá, phân
phối, quảng cáo) như thế nào. Điều đó sẽ khuyến
khích trí tưởng tượng của đối tác.
• Phải lịch sự, không khoe khoang (cho dù bạn phấn
khích thế nào đi nữa) nhưng phải biểu lộ tính thuyết
phục. Thảo luận với đối tác theo cách mà đối tác
muốn.

Ban có thể thu thập một phần thông tin sau đó bằng thư hoặc e-mail.

Bạn không nên lựa chọn chỉ dựa vào phần thông tin phía trên. Mối quan hệ cộng tác tương lai đáng cho bạn
đánh giá về tính cách con người. Nếu bạn đã hình thành ý tưởng về tổ chức nào phù hợp với mục đích xuất
khẩu của bạn nhất, bạn nên làm y như vậy đối với những người có liên quan. Sự hợp tác giữa công ty của
5.1.4.Lựa chọn đối tác tương lai

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
103/141

bạn và tổ chức đối tác có thể tốt đẹp trên giấy tờ, nhưng phần lớn phụ thuộc vào khả năng của các nhân
viên khi làm việc chung với nhau. Bạn và đối tác nên thông hiểu sâu sắc và tin tưởng cao lẫn nhau. Sự tin
tưởng sẽ sinh lợi khi hợp tác diễn ra suông sẻ. Tuy nhiên, nếu có sự xích mích, hiểu lầm hoặc chỉ là gặp
thời điểm tồi tệ, bạn cần sự tin tưởng lẫn nhau đó để không làm ảnh hưởng mối quan hệ hợp tác. Bạn bè sẽ
sẵn sàng tha thứ những lỗi lầm không thường xuyên của bạn hơn là kẻ thù.
Đây là thời điểm để nhận ra liệu bạn cũng có thể có một mối quan hệ riêng tư tốt với người chịu trách nhiệm
về công việc của bạn không. Bạn có thấy họ dễ chịu và vui vẻ khi làm việc chung? Bạn có thật sự thích họ?
Nếu không có, sự cộng tác sẽ không bao giờ thành công hoàn toàn.

Một số đối tác tương lai có thể khó tiếp cận, hoặc do dự khi cho thông tin. Đừng loại trừ họ ngay từ cái nhìn
đầu tiên. Có thể họ chỉ cẩn thận, không muốn tốn thời gian vì những nhà xuất khẩu mới và chưa có kinh
nghiệm. Xin bạn lưu ý, họ nhận được những yêu cầu tương tự như vậy gần như mỗi tuần.
Điều này đặc biệt áp dụng cho các đại lý và nhà nhập khẩu thành công. Họ có đủ điều kiện để được lựa
chọn. Có thể họ đã có một khách hàng tốt ở thị trường của bạn, mà điều đó không cho phép họ làm việc cho
các đối thủ cạnh tranh. Hoặc có thể họ cảm thấy họ đã làm việc tối đa năng suất . Như đã nói, việc thuyết
phục những người này xem bạn là đối tác của họ sẽ là một trong những “việc kinh doanh” hay nhất mà bạn
từng làm.
Đừng để bản thân bị quy mô của một tổ chức che mắt. Một đại lý nhỏ có thể tích cực và hữu ích hơn một
công ty thương mại lớn vốn phải dàn trải mối quan tâm của họ cho nhiều vấn đề để trang trải chi phí chung
nặng nề của họ. Nhưng mặt khác, một đối tác nhập khẩu nhỏ có thể thiếu nguồn tài chính để mua và dự trữ
hàng.
Cuối cùng, đưa ra lựa chọn cuối cùng của bạn và tiếp cận đối tác để thảo luận về các điều khoản của hợp
đồng. Đừng gạch tên những người còn lại, phòng ngừa trường hợp đối tác được chọn từ chối bạn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ phải quyết định xem có cần hỗ trợ thêm không, hoặc về tiền bạc (hỗ trợ quảng bá,
giảm giá,v.v…) hoặc những thứ tương tự (huấn luyện người điều hành, người bán hàng, cung cấp hàng
mẫu miễn phí, trữ sẵn hàng hóa để bán ký gửi,v.v…). Bạn phải biết trước việc đó sẽ tốn bao nhiêu. Bạn
5.1.5. Đạt được các điều khoản với đối tác
Do liên quan đến vấn đề dự án kinh doanh, các điề u khoản tốt nhất trong thỏa thuận nên dựa vào các hoạt
động tiếp thị đã lên kế hoạch và kết quả tài chính. Điều đó có nghĩa là việc lập kế hoạch doanh thu tiềm
năng, kế hoạch hỗ trợ tiếp thị cần thiết, chi phí cần có, và kế hoạch lợi nhuận là nhờ vào nỗ lực chung.
Bạn hãy cùng nhau lập ra một kế hoạch như vậy. Bạn sẽ mất hơn 1 năm, đặc biệt đối với sản phẩm mới
trên thị trường. Trong trường hợp đó, năm đầu tiên sau khi ra mắt sản phẩm có lẽ sẽ không có lợi nhuận,
cho nên bạn phải tính toán trong thời gian dài hơn, tối thiểu 3 năm (xem chương 6.5.4: kết quả tài chính).
Đóng góp của đối tác trong kế hoạch sẽ là dự đoán doanh thu tiềm năng. Anh ta sẽ dự đoán bằng cách so
sánh điểm mạnh sản phẩm của bạn với nhu cầu thị trường và đánh giá thị phần có thể có.
Nếu đối tác của bạn là nhà nhập khẩu/nhà bán buôn, hãy tính thêm phần lợi nhuận của nhà nhập khẩu của
anh ta. Nếu đó là một đại lý, anh ta sẽ chủ yếu quan tâm đến hoa hồng (% doanh thu thực hiện). Ở cả 2
trường hợp, đối tác sẽ quan tâm đến tình hình thị trường của sản phẩm đó.


LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
104/141

cũng nên biết giới hạn cuối cùng của mình: bạn sẵn sàng và có thể chi ra bao nhiêu trước khi đe dọa đến lợi
nhuận của chính bạn.
Quan trọng hơn là phải đạt được thỏa thuận về các điều khoản giao hàng và thanh toán (xem phần Phụ
lục). Trong xuất khẩu, khoảng cách giữa việc giao sản phẩm – và việc thanh toán làm gia tăng rủi ro cho cả
2 bên – người mua cũng như người bán. Nếu bạn đã chọn một nhà nhập khẩu, họ sẽ là khách hàng chính
của bạn, mua hàng từ bạn. Nhưng thậm chí khi bạn đã chọn một đại lý, vốn không mua hàng nhưng chỉ làm
đại diện cho bạn, họ cũng cần được thông báo đầy đủ.
Sau vài năm, mối cộng tác thương mại sẽ phát triển thành sự tin tưởng lẫn nhau, cho phép việc chuyển
hàng và thanh toán được tiến hành mà không cần đảm bảo các giấy tờ hợp pháp, bằng chứng thanh toán.
Sự tin tưởng có ngụ ý rằng nhà xuất khẩu sẵn sàng giao hàng không cần có thanh toán trước, trong khi nhà
nhập khẩu sẵn sàng chấp nhận lời hứa miệng của nhà cung cấp rằng tiền đã được ghi trên “tài khoản mở”.
Tình trạng này là lý tưởng, do nó tốn ít chi phí và trì trệ. Nhưng thậm chí như vậy cũng không có nghĩa là tất
cả rủi ro đều được kiểm soát.
Các tai nạn vận chuyển hàng, bất ổn chính trị, các điều kiện thời tiết và những chuyện tương tự có thể cản
trở chuyển hàng – mà không bên nào được xem là có lỗi. Cho nên, nhà xuất khẩu đầu tiên nên cố gắng
lường trước các rủi ro.

Phân tích rủi ro xuất
khẩu
• điều gì có thể sai sót trong chuỗi hoạt động giữa
sản xuất và giao hàng hóa xuất khẩu, và những
tình huống đó thực sự như thế nào?
• tổn thất (lớn nhất) có thể xảy ra là bao nhiêu?
• ai sẽ thanh toán nếu xảy ra tổn thất?



Sự phân tích rủi ro này sẽ cho thấy có 2 loại yếu tố rủi ro: một loại có thể kiểm soát hoặc tránh được, và
một loại nằm ngoài sự kiểm soát của con người.
Loại đầu tiên sẽ được giải quyết theo các điều khoản của giao dịch, trong khi loại thứ 2 bao gồm những
nguy hiểm chỉ có thể giải quyết thông qua bảo hiểm bên ngoài (thảm họa thiên nhiên, tình trạng náo động
chính trị, cách mạng, sự dao động của tiền tệ, v.v…)
Các điều khoản giao dịch miêu tả phạm vi mà người bán và người mua phân chia chi phí và rủi ro giao dịch
giữa họ với nhau. Nhiệm vụ của người bán là luôn chuẩn bị sẵn hàng hóa; “điều khoản giao hàng” gắn
liền với nhiệm vụ đó. Người mua nên thanh toán, vốn sẽ được ghi rõ trong “điều khoản thanh toán”.
Hợp đồng bán hàng
Các điều khoản thanh toán được
dàn xếp khi người cung cấp nhận
được tiền gửi hàng.
• Vào thời điểm đáp ứng các
điều kiện đã ký kết?
Các điều khoản giao hàng quyết định
hàng hóa trở thành sở hữu của người
mua khi nào và ở đâu.
• Vào thời điểm nào “quyền sở
hữu” được chuyển giao?

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
105/141

Các điều khoản xuất khẩu được liên kết với nhau; chúng phụ thuộc vào nhau và hoàn thiện lẫn nhau
Các điều khoản giao hàng miêu tả cụ thể tại thời điểm nào quyền sở hữu hợp pháp (“quyền sở hữu”) của
hàng hóa chuyển giao và tại thời điểm nào gánh nặng rủi ro chuyển sang người mua. Những điều khoản
này được chấp nhận rộng rãi và được trình bày trong “INCOTERMS 2000” (xem Phụ lục 2).
Các điều khoản thanh toán miêu tả cách thức và thời điểm chuyển tiền cho người bán. Các ngân hàng
thương mại trên thế giới sử dụng thuật ngữ giống nhau cho nhiều lựa chọn khác nhau để đảm bảo thanh

toán an toàn (xem Phụ lục 1).
Khi nghiên cứu về đ iều khoản thanh toán và giao hàng, bạn sẽ nhận thấy rằng họ cung cấp đa dạng các
điều kiện an toàn với đầu này là ủng hộ người mua, và đầu kia lại ủng hộ cho người bán. Điều kiện mua tốt
nhất là “DDP hàng hóa ký gửi”, ngụ ý rằng hàng hóa phải được giao tận cửa người mua với thuế nhập khẩu
đã được trả, sẽ được thanh toán sau khi người mua đã bán xong hàng. Điều kiện tốt nhất cho người bán là
“thanh toán trước EXW”: người mua thanh toán trước khi nhà cung cấp chuẩn bị hàng sẳn sàng trước cửa
nhà máy hoặc kho hàng của nhà cung cấp (EXW = tại xưởng). Điều này hiếm xảy ra, chẳng hạn khi đơn
hàng làm theo yêu cầu người đặt hàng.
Trong quá trình đàm phán, người mua và người bán phải đồng ý dựa vào các điều kiện, vốn sẽ phản ánh
khả năng mặc cả của mỗi bên. Thông thường, họ sẽ gặp nhau tại một điểm khi mà chi phí rủi ro, và quyền
lợi nghĩa vụ của người mua và người bán ngang nhau. Họ sẽ tìm ra điểm cân bằng vốn sẽ thỏa mãn cả hai
bên.
Khi xảy ra tổn thất, hoặc người bán hoặc người mua nên chịu trách nhiệm (hoặc người vận chuyển, vốn
đóng vai trò trong quá trình vận chuyển) hoặc một bên thứ 3, thường là công ty bảo hiểm vốn được trả tiền
nhằm giải quyết các rủi ro không thể kiếm soát được.
Nếu người mua và người bán bất đồng về trách nhiệm phải chịu đó, họ có thể để trọng tài hoặc tòa án
thông thường xử lý tranh chấp. Thông thường, sự kiểm định của bên thứ 3 (giám định viên) sẽ cung cấp
bằng chứng về tình trạng hàng hóa tại nhiều điểm khác nhau trong chuỗi phân phối.
Đa số các Phòng Thương mại và Công nghiệp có một mẫu tiêu chuẩn về hợp đồng của đại lý hoặc người
nhập khẩu. Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ở Paris, Pháp cũng sẽ làm như vậy. Bạn hãy yêu cầu đối tác
thương mại (tương lai) của bạn cung cấp cho bạn một bản sao hoặc bản tải xuống từ trang web của ICC
(www.iccwbo.org) . Luôn luôn yêu cầu đối tác của bạn và tư vấn về luật của bạn kiểm tra bản nháp cuối
cùng của hợp đồng. Do Hợp đồng này ràng buộc công ty, giám đốc điều hành nên chuẩn y nó. Anh ta có thể
yêu cầu bạn ký nó với tư cách là đại diện của công ty.
5.1.6. Xác nhận sự cộng tác
Một thỏa thuận bằng văn bản là thông lệ chung ở đa số các quốc gia phương tây.
Nhiều đối tác sẽ hài lòng với một lá thư thỏa thuận đơn giản, thậm chí một số hài lòng với thỏa thuận bằng
lời (vốn là ràng buộc hợp pháp đối với các bên). Nhưng cách an toàn nhất là viết hợp đồng. Điều này sẽ
tránh sự hiểu lầm vốn có thể gây hại cho sự hợp tác. Khi viết một hợp đồng, cần chú ý đặc biệt đến sự bảo
vệ chính thức mà luật lệ của quốc gia đối tác cung cấp cho một đối tác thương mại. Mặc dù Liên minh châu

Âu cố gắng làm hài hòa quy định trong khía cạnh này, nhưng vẫn còn một số khác biệt.

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
106/141

 Vùng địa lý nơi các hoạt động bán hàng nhắm vào (một quốc
gia, một vùng).
Đa số các đối tác thương mại cố gắng giành lấy sự độc quyền,
có nghĩa là họ muốn trở thành người duy nhất được phép kinh
doanh hàng hóa của bạn ở thị trường của họ. Sự độc quyền
này, như đã đề cập trước đó, không thể luôn luôn được thực
hiện một cách hợp pháp. Đặc biệt ở EU sự độc quyền như thế
đi ngược lại Hiệp ước Rome vốn cho phép hàng hóa chảy tự
do vào thị trường riêng lẻ. Thỉnh thoảng, các đối tác thương
mại tình nguyện hạn chế hoạt động của mình, thỉnh thoảng bản
chất của sản phẩm yêu cầu phải như vậy (rau quả tươi dễ hư
thối không thể vận chuyển xa được).
 Hoạt động của đối tác thương mại, sản phẩm chỉ định, nhiệm
vụ của đối tác, các hoạt động bán hàng, vận động, các mục
tiêu bán hàng (*), giao tiếp với khách hàng và chính phủ,
định/duy trì giá bán, trình bày rõ ràng chính xác các điều khoản
giao hàng, nhận đơn đặt hàng, phân phối, duy trì dự trữ (tối
thiểu), các điều kiện thanh toán cho chủ nợ (gồm cả bạn với tư
cách là nhà xuất khẩu), xử lý khiếu nại, dịch vụ, thu thập thông
tin (thị trường), v.v…;
 Các điều kiện về giá và thanh toán: giá bạn đưa ra, các loại tiền
tệ liên quan, bảo hiểm, tiền hoa hồng, lợi nhuận, các hỗ trợ tài
chính và quảng cáo từ bạn, v.v…
 Bảo đảm: không chỉ bảo hành sản phẩm (nên được chuyển

sang cho người xuất khẩu), mà còn phải sẵn sàng và có khả
năng bảo hành nhanh chóng trong việc tham gia đấu thầu;
 Hàng mẫu: số hàng mẫu sẽ được phân phối, ai chi trả cho số
hàng mẫu đó, và số hàng mẫu đó sẽ được sử dụng vì mục đích
gì
 Phản hồi và kiểm tra: sắp xếp sự liên lạc giữa đối tác và bạn;
báo cáo thường xuyên về hoạt động và công việc của đối tác,
quyền yêu cầu thông tin và kiểm tra;
 Thời gian hiệu lực của hợp đồng
 Phương pháp chấm dứt hợp đồng: khi nào và tại sao (*), trao
trả hàng hóa và các phương tiện và thiết bị quảng cáo cho
người xuất khẩu, cách tính toán bản quyết toán cuối cùng, bồi
thường, v.v…
 “Điều khoản cạnh tranh”, ngăn chặn đối tác giao dịch với các
khách hàng cạnh tranh;
 Trọng tài: áp dụng luật nào (nên chọn hệ thống luật của quốc
gia của bạn), liệu xung đột có dàn xếp được ở tòa hoặc thông
qua trọng tài, v.v

Nội dung của
một bản thỏa
thuận dành
cho đại diện
xuất khẩu
(*) ở một vài quốc gia phương Tây, rất khó để loại bỏ một đối tác thương mại không
thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của bạn. Hãy yêu cầu đại diện quốc gia hoặc BSO của
bạn kiểm tra luật lệ của quốc gia liên quan. Động cơ tốt nhất để chấm dứt một mối
cộng tác thương mại là chứng minh được đối tác không đáp ứng được mục tiêu bán
hàng. Đây được gọi là “điều khoản thực hiện”. Đó là một tiêu chuẩn dễ chứng minh
mà không trọng tài nào có thể hiểu sai.


LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
107/141

Khi đối tác và bạn đồng ý các thỏa thuận, sự hợp tác giữa bạn và đối tác mới có thể được chính thức công
nhận. Nếu bạn muốn, hãy ký kết hợp đồng – yêu cầu một công chứng viên xác nhận. Đây là giây phút vui
mừng: sự bắt đầu của một mối quan hệ đầy hứa hẹn và dài lâu. Hãy thông báo cho nhân viên, người lao
động, cổ đông và BSO của bạn về bước đầu tiên bước vào thị trường mới ở nước ngoài. Hãy viết một lá thư
cho các đối tác tương lai vốn chưa được lựa chọn, cảm ơn họ về những nỗ lực của họ.
Thỉnh thoảng, đối tác thương mại mới tinh của bạn có thể yêu cầu có một thời gian thử nghiệm để tìm
cách làm cho sản phẩm của bạn thành công trên thị trường của anh ta. Vì đó có thể là dấu hiệu nghiêm túc
từ đối tác của bạn, hãy xem xét lời đề nghị đó. Đó có thể chứng minh là sự quan tâm của cả hai bên.
Lập tức sắp xếp công tác theo dõi kiểm tra (follow-up). Đối tác của bạn sẽ đưa ra một đơn đặt hàng (thử
nghiệm). Nhiệm vụ của bạn là đáp ứng sản phẩm theo yêu cầu của đối tác (dịch các nhãn hàng và hướng
dẫn sử dụng, sắp xếp lại nội dung, cung cấp các quyển sổ tay hướng dẫn, v.v…). Bạn cũng sẽ gửi các mẫu
hàng và tài liệu quảng cáo. Có thể bạn sẽ được yêu cầu thanh toán trước một số chi phí (như quảng cáo,
hoặc đăng ký pháp lý của công ty, bằng sáng chế, tên nhãn hiệu, v.v…)
Trong kinh doanh trực tiếp, đối tác thương mạ i chính xác là: họ
mua hàng từ bạn – việc đó khiến đối tác trở thành đối tác
thương mại. Xin lưu ý bạn rằng, người đó sẽ là đối tác của bạn
chừng nào mà họ còn cần bạn và sản phẩm của bạn. Phải chắc
chắn rằng bạn biết nhu cầu (tương lai) của đối tác và làm hết
sức để cho đối tác biết rằng bạn cũng nghĩ giống đối tác. Họ sẽ
chào đón một đối tác luôn cố gắng giải quyết vấn đề của họ – và
thậm chí có thể lường trước những vấn đề đó. Với cách này bạn
làm cho bạn trở nên cần thiết tuyệt đối cho đối tác: là một đối tác
thật sự.
Dĩ nhiên, tiến trình lựa chọn một đối tác thương mại trực tiếp sẽ
tương tự như đã đề ra ở phần trước, mặc dù ngắn hơn. Ở đây,

phải nhận diện người mua tương lai bằng sản phẩm mà họ làm
ra, phân phối hoặc bán; và gửi đến người mua tương lai một gợi
ý kinh doanh hoặc một đề nghị mở. Nhưng bạn phải chuẩn bị để
cung cấp và yêu cầu thông tin về bản thân và đối tác để cho thấy
rằng bạn mong muốn kinh doanh theo cách chuyên nghiệp và
thận trọng.
B2B

5.2. Tận dụng mối cộng tác thương mại
Khi đã ký hợp đồng cộng tác và trở về, bạn không nên để “cuộc hôn nhân” giữa bạn và đối tác thương mại
phai nhạt. Bạn nên nỗ lực giữ sức sống cho mối quan hệ đó và hoạt động. Bí quyết là nên làm cho đối tác
cảm thấy luôn luôn được hỗ trợ và ủng hộ.
Hãy bắt đầu với việc chỉ định một “quản lý khu vực” hoặc một nhân viên cụ thể sẽ chịu trách nhiệm việc
quản lý các hoạt động của thị trường này. Người này nên có đầy đủ kiến thức về đối tác thương mại của
bạn. Có vài vấn đề mà quản lý khu vực (hoặc quản lý khách hàng) có thể tiến hành để hỗ trợ đối tác:
 Luôn nhanh chóng trả lời thư, fax và email của đối tác (trả lời e -mail trong vòng 24 giờ hoặc ít
hơn). Ngay cả khi việc trả lời có thể tốn thời gian, bạn nên cho đối tác biết là bạn vẫn đang tiếp tục
tiến hành. Câu trả lời của bạn phải đầy đủ, hoàn chỉnh và nhanh chóng.

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
108/141

 Phải tuyệt đối chính xác và nghiêm khắc trong việc giao hàng và lô hàng của bạn. Không chỉ sự
thành công của bạn mà còn lợi nhuận của đối tác cũng tùy thuộc vào việc này. Đừng giao hàng
sai. Xếp hàng đúng hạn. Tránh việc hư hỏng vì bao bì không tốt. Nếu không thể tránh khỏi việc
giao hàng chậm trễ, phải lập tức thông báo cho đối tác thương mại biết việc này.
 Thanh toán nhanh chóng cho đối tác – cũng như chính bạn muốn được thanh toán nhanh vậy
 -Mời đối tác đến thăm nhà máy của bạn (bạn sẽ trả chi phí phát sinh khi đối tác ở quốc gia của
bạn, đối tác sẽ trả chi phí đi lại). Huấn luyện thường kỳ cho đối tác về sản phẩm hoặc thiết bị và

thông tin cho đối tác biết về những ưu điểm cũng như khuyết điểm của sản phẩ m. Tin tưởng giao
đối tác phân loại các động cơ bán hàng.
 Cho đối tác biết tất cả thông tin bạn có về sản phẩm và quốc gia sản xuất. Không bao giờ được
quên đưa cho đối tác các tài liệu quảng cáo. Cung cấp miễn phí cho đối tác hoặc sắp xếp một
ngân sách quảng cáo chung (chẳng hạn để đối tác trả các chi phí dịch thuật).
 Đến thăm đối tác thường xuyên, tối tiểu 6 tháng một lần hoặc tương đương. Hãy để đối tác thông
báo cho bạn biết sản phẩm đang được bán thế nào. Tham gia với các nhân viên bán hàng của đối
tác trong chuyến đi thăm hỏi người mua. Trò chuyện với những người mua hàng đó; họ sẽ cảm
kích điều đó và bạn sẽ biết nhiều hơn việc khách hàng nghĩ gì về sản phẩm của bạn.
Đối tác thương mại của bạn chỉ có thực hiện tốt chức năng của anh ta nếu bạn cho phép anh ta làm. Việc
trở thành nhà cung cấp đáng tin cậy phần nhiều sẽ dựa vào năng lực của chính bạn. Nếu đối tác tốt anh ta
cũng sẽ cư xử với bạn như bạn xử sự với anh ta. Giao tiếp là chìa khóa. Ở thị trường xa xôi đó, đối tác
đang làm việc cho bạn.
Sự im lặng là kẻ thù của tất cả mối quan hệ cộng tác!
Cộng tác là hợp chung các nguồn lực và sử dụng nguồn hiệp lực tiềm năng đó. Cả hai bên sẽ cùng đóng
góp vì cả hai bên cuối cùng đều chung hưởng thành công. Giữa hai bên có một cán cân mà các đối tác chỉ
có thể giải thích là “tình huống thắng – thắng”, túc là cả hai bên cùng đạt được mục tiêu của mình
Việc bán sản phẩm cần có sự kích thích thương mại theo từng dịp đặc biệt ở từng thị trường như: chiến
dịch bán hàng, chiến dịch quảng cáo mạnh mẽ, hoạt động quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới. Sản phẩm
của bạn cũng xứng đáng hưởng những hoạt động quảng cáo như vậy. Vì những hoạt động như vậy nằm
ngoài chuỗi những công việc kinh doanh thông thường, bạn sẽ phải trả thêm chi phí. Việc đó có thể tốn
thêm tiền hoặc các mẫu hàng của bạn, và chắc chắn sẽ tốn thời gian của bạn.
Các hội chợ và triển lãm là phương pháp tuyệt vời để thu hút thêm sự chú ý của khách hàng và đẩy mạnh
doanh thu ngoại trừ nó đáp ứng mục đích theo đơn đặt hàng . Có thể bạn đã tham dự hội chợ trước đó;
BSO quốc gia của bạn có thể đã tổ chức đợt tham gia hội chợ tập thể của nước bạn ở một hội chợ châu Âu
quan trọng.
Lần này có thể đối tác thương mại của bạn sẽ đề xuất công ty bạn tham gia.
Bạn hãy thảo luận những cơ hội như vậy với đối tác; đối tác mong bạn hiệp lực cùng anh ta.

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU

Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
109/141

Hãy tổ chức việc đó cùng anh ta; Đối tác sẽ biết phải làm cách nào, hoặc anh ta sẽ hỏi các chuyên gia. Bạn
sẽ cung cấp thông tin về sản phẩm; đối tác đem lại hiệu quả bằng cách mang khách hàng đến với bạn.
Đó là tất cả những gì đ ược gọi là cộng tác thương mại: bạn sẽ có thêm tai mắt, cũng như tay ở thị trường
mục tiêu của bạn. Đối tác sẽ giúp bạn kinh doanh hiệu quả. Bạn nên hiểu rằng cả bạn và đối tác sẽ thu
được lợi nhuận ngang nhau từ việc cộng tác đó.
5.3. Vượt qua các khác bi ệt về văn hóa
Thỉnh thoảng một đối tác thương mại nước ngoài có thể làm bạn ngạc nhiên. Nếu điều ngạc nhiên đó là một
điều xấu, bạn có thể cảm thấy bị xúc phạm. Hãy cố gắng đừng như vậy; Trong kinh doanh không có chỗ cho
những cảm xúc như vậy. Thay vào đó, bạn hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân hành động của đối tác. Có
thể đối tác bị ảnh hưởng của nền văn hóa của mình và không hiểu văn hóa của bạn.
Trong kinh doanh quốc tế, có một chướng ngại dấu mặt mà không ai có thể lấy đi được. Đó là việc văn hóa
có ảnh hưởng đến con người – cả trong lĩnh vực thương mại.
Văn hóa có ảnh hưởng
đến
Văn hóa có ảnh hưởng đến:
• Cách bạn cảm thấy
• Cách bạn nghĩ
• Cách bạn hành động
Và điều này giải thích tại sao đối tác nước ngoài
của bạn thỉnh thoảng có vẻ không hiểu


Đối tác của bạn sống trong một môi trường hoàn toàn khác. Nó khác với văn hóa của bạn về nhiều khía
cạnh:
 cấu trúc xã hội, tổ chức kinh doanh, đời sống gia đình;
 về mặt kinh tế: thu nhập, sức chi tiếu, sự giàu có;
 cấu trúc chính trị; ảnh hưởng chính phủ, luật lệ;

 các điều kiện môi trường;
 tình trạng phát triển công nghệ, v.v…

Do văn hóa của đối tác khác biệt quá nhiều so với văn hóa của bạn, thỉnh thoảng có thể khó hiểu được lời
lẽ, cảm xúc và hảnh động của đối tác. Kinh nghiệm của bạn (và của đồng nghiệp) có thể cho bạn biết nhiều
hơn về cách ứng xử của doanh nhân phương tây. Nhưng không có sách hướng dẫn nào về “lấp khoảng
trống văn hóa”.
Cũng trong vấn đề này, đối tác của bạn có thể hỗ trợ bạn. Đối tác có thể giúp bạn hiểu được người nước
ngoài và giao dịch với họ thành công. Nhưng đối tác chỉ có thể giúp được nếu bạn cho phép đối tác dần dần
hiểu được văn hóa và thói quen của bạn. Hãy mời đối tác đến thăm môi trường làm việc của bạn, nền văn
hóa của bạn, đến nhà và bạn bè của bạn.

LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email:
110/141

Vì vậy, khi kinh doanh với người nước ngoài, hãy để đối tác của bạn đảm nhận việc đàm phán, và yêu cầu
đối tác giải thích cho bạn - cũng như bạn giải thích những suy nghĩ của bạn, hành động và cảm xúc của bạn
với đối tác. Là một đối tác thật sự, đối tác sẽ cố hết sức để hiểu. Nhưng nên nhớ: khách hàng là vua!
Đến bây giờ, bạn đã tự trải qua các bước lập kế hoạch tiếp
thị xuất khẩu. Về lý thuyết, bạn có thể cố gắng dự đoán
Các mục tiêu xuất khẩu (xem Lập kế hoạch tiếp thị xuất
khẩu, mục 6) và viết ra kế hoạch tiếp thị xuất khẩu của
bạn (xem Lập kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, mục 7.1: tóm
tắt chiến lược). Tuy nhiên, để hoàn tất, bạn nên tham
khảo chương cuối cùng về cách chính thức hóa và vạch
định kế hoạch.
Cẩm nang XD kế hoạch
của nhà quản lý (4)