Cải thiện hiệu suất làm việc qua email với tính năng Mail Merge của Microsoft Word pps
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.44 MB, 31 trang )
Cải thiện hiệu suất làm việc
qua email với tính năng Mail
Merge của Microsoft Word
Tính năng Mail Merge của chương trình soạn thảo Microsoft Word là 1 trong
những công cụ tuyệt vời dành cho những người thường xuyên làm việc với
văn bản, email... Trong bài viết sau, chúng tơi sẽ trình bày một số bước cơ bản
để sử dụng và quản lý Mail Merge Wizard của Word 2010. Dưới đây là 1 số
công đoạn chúng ta cần tiến hành theo thứ tự.
Tạo danh sách Distribution:
Chức năng Mail Merge dễ dàng giúp chúng ta “thốt” khỏi q trình nhập dữ liệu
tẻ nhạt bằng cách nhập trực tiếp địa chỉ email từ Outlook, dữ liệu Excel, Access
hoặc Word. Trong số những lựa chọn trên thì Outlook là phù hợp và phổ biến nhất,
tại bước tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện quá trình nhập danh sách dữ
liệu trực tiếp từ Outlook.
Thiết lập Mail Profile:
Quá trình thiết lập này sẽ bắt đầu bằng việc tạo Mail Profile để lưu trữ các thơng
tin có liên quan như địa chỉ, mật khẩu, thông số kỹ thuật... :
Với mỗi tài khoản, người sử dụng có thể tạo ra từng cấu hình riêng biệt khác nhau:
Tên của profile nên đặt sao cho khớp và dễ nhớ với 1 tài khoản email cố định nào
đó:
Các lựa chọn phù hợp để cấu hình email sử dụng địa chỉ bạn nhận được từ phía nhà
cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản riêng qua lựa chọn thứ 3:
Chọn mục Internet E-mail nếu muốn dùng địa chỉ email hỗ trợ qua giao thức POP,
ví dụ như Gmail:
Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email đều có cấu hình POP khác nhau, do vậy hãy chắc
chắn bạn lựa chọn và sử dụng đúng những thông số này:
Khi vượt qua được bước thiết lập và cấu hình cơ bản này, chúng ta đã sẵn sàng để
chuyển sang bước tiếp theo:
Chỉ định thư mục lưu trữ danh sách liên lạc:
Người sử dụng có thể nhập danh sách dữ liệu theo cách thủ công vào Outlook,
hoặc nhập trực tiếp từ các ứng dụng hỗ trợ khác, như GMail, Yahoo, hoặc Hotmail.
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email dựa trên website thường hỗ trợ tính năng
export danh sách liên lạc vào cơ sở dữ liệu của Outlook. Ví dụ, Gmail cho phép
người dùng export dữ liệu thành file CSV – tương thích với Outlook:
Tính năng import của Outlook hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến như csv, vcard,
RSS, iCalendar... :
Các bạn chỉ cần chọn lựa đúng dạng file phù hợp trong danh sách:
Các định dạng phổ biến như ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST... đều sử
dụng được, trong bài thử nghiệm này chúng tôi chọn Comma Separated Values
(Windows):
Tiếp đến, trỏ đường dẫn tới thư mục lưu trữ file CSV vừa được export từ Gmail:
Trong số tất cả các thư mục được liệt kê ở đây, hãy chọn Contacts:
Quá trình import này sẽ diễn ra nhanh hoặc chậm tùy thuộc vào lượng dữ liệu
được sao lưu:
Sử dụng Mail Merge:
Hãy bắt đầu với 1 văn bản mới, chọn mục Mail:
Để làm quen, tốt nhất các bạn hãy chọn phần Step by Step:
Chương trình sẽ hỏi chúng ta lựa chọn giữa các mẫu tương ứng, ví dụ của chúng ta
tại đây là E-mail messages:
Và bắt đầu soạn thảo email từ văn bản trống, mẫu hoặc văn bản có sẵn:
Chọn tiếp Select from Outlook contacts:
Và sử dụng Mail Profile trong danh sách chúng ta đã thiết lập trước đó:
Danh sách chuẩn xác phải có số Count lớn hơn 0:
Lựa chọn tài khoản bạn muốn giữ lại trong mục email bằng cách đánh dấu check:
Sau đó, các bạn có thể soạn thảo email như bình thường, và chèn thêm các trường
dữ liệu thích hợp vào những phần có liên quan như tiêu đề, chữ ký, tái bút... :
Mỗi trường dữ liệu được merge đều được bao bọc bởi dấu << >>, và thông tin sẽ
được hiển thị đầy đủ khi bạn kết thúc quá trình này:
Xem chế độ Preview để kiểm tra Word xử lý các trường dữ liệu sau khi merge có
chuẩn xác hay không, bằng đường dẫn Next: Preview your e-mail messages:
Nếu cảm thấy hài lòng với kết quả như trên, chọn Next:complete the merge và
Word sẽ tự động gửi mẫu email trên tới tất cả người nhận trong danh sách.
Cá nhân hóa tiêu đề thư:
Tồn bộ q trình trên có thể được phân chia ra theo từng phân đoạn cụ thể như
sau: chọn mẫu văn bản phù hợp, tạo danh sách, chèn dữ liệu và xem Preview, và
cuối cùng là gửi đến danh sách những người nhận được chuẩn bị sẵn. Đến thời
điểm này, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra 2 thành phần khác khơng được hỗ trợ,
đó là viết tiêu đề với thông tin cá nhân và thiết lập các file đính kèm khác nhau.
Thực chất, chúng ta phải sử dụng macro để áp dụng trong mail merge, trước khi
hồn tất tồn bộ q trình.
Trong mẫu thư đang được mở, nhấn Alt + F11 và kích đúp vào mục ThisDocument
để mở Macro:
Sau đó, hãy sử dụng đoạn mã có sẵn sau đây – được viết bởi chuyên gia lập trình
macro hutchinsfairy:
Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document,
Cancel As Boolean)
Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End If
i = .DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0
.MailSubject = Replace(.MailSubject, "<" & .DataSource.DataFields(i).Name &
">", .DataSource.DataFields(i).Value, , , vbTextCompare)
i=i-1
Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal
StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal
DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Lưu lại thay đổi, quay trở lại trang soạn thảo và chọn Next: complete the merge:
Nhấn vào đường dẫn Electronic Mail…để gửi tin nhắn:
Thay thế trường dữ liệu merge phù hợp, bên trong dấu <> vào dòng subject line:
