Chương 2 Chứng Từ Kế Toán.pdf

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.23 MB, 11 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

CHƯƠNG 2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

I.KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN1. Khái niệm:

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh những nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ( Điều 3, khoản 3 của Luật Kế toán Việt Nam 2015)

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

3. Ý nghĩa:

 Sao chụp và ghi chép kịp thời, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Công cụ để giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị Phương tiện thông tin phục vụ điều hành các hoạt động.  Cơ sở pháp lý cho việc ghi chép các số liệu kế toán

 Cơ sở pháp lý cho kiểm tra việc chấp hành, chế độ, quy định về kinh tế tài chính  Cơ sở đề giải quyết các tranh chấp, khiệu nại về kinh tế tài chính.

- Thứ ba, chứng từ kế tốn là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếunại, khiếu tố.

- Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình high thực hiện nghĩa vụ thuế đốivới Nhà nước của đơn vị.

- Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cáccá nhân, đơn vị.

II.PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

1. Phân loại chứng từ kế toán :

Các chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo yêu cầu thông tin của quản lý và hạch toán kế toán.

1.1 Phân loại chứng từ theo thời gian và mức độ khái quát của thông tin phản ánh trong chứng từ :

 Chứng từ gốc là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cho phép phản

ứng trực tiếp và nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và địa điểm phát sinh của nó.

Các loại chứng từ gơc trong kế tốn của doanh nghiệp :- Liên quan đến tiền

- Liên quan đến hóa đơn- Liên quan đến vật tư, hàng hóa

- Liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ- Các loại chứng từ kế toán liên quan khác

 Chứng từ tổng hợp là chứng từ được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu của chứng từ gốc

cùng loại để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Chứng từ tổng hợp chỉ giá trị pháp lý và được sửdụng để ghi sổ khi có đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo.

1.2 Phân loại chứng từ theo địa điểm phát sinh :

 Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ) là chứng từ do các bộ phận chức năng của doanh nghiệp lập ra. VD : bảng thanh toán lương, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm kê,...

 Chứng từ bên ngoài là chứng từ do các đơn vị khác có liên quan đến hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp lập ra và gửi đến cho doanh nghiệp. VD : các chứng từ ngân hàng, hóa đơn nhận người bán,...

1.3 Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế :

 Chứng từ 1 lần : chứng từ mà việc ghi chép chỉ tiến hành 1 lần sau đó chuyển vào ghi sổ

kế tốn. VD : hóa đơn, lệnh thu-chi tiền mặt, bảng kê thanh tốn...

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

 Chứng từ nhiều lần : chứng từ ghi 1 loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. VD :

phiếu lĩnh vật tư theo định mức...

1.4 Theo nội dung kinh tế :

-Chứng từ tiền mặt . VD : phiếu thu , phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng...

- Chứng từ liên quan đến vật tư

- Chứng từ thanh toán với ngân hàng . VD : giấy báo nợ/ báo có của ngân hàng, sec/ ủy nhiệm chi...

- Chứng từ về tiêu thụ hàng hóa - ...

1.5 Phân loại chứng từ theo tính chất pháp lệnh :

 Chứng từ bắt buộc là chứng từ được quy định sẵn về nội dung và cách ghi chép,

doanh nghiệp không được phép thay đổi. VD : Hóa đơn giá trị gia tăng

 Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ tuy có quy định về nội dung và cách thức

ghi chép nhưng doanh nghiệp được phép thay đổi nội dung cho phù hợp với yêu cầu quản lý của mình. VD : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho

III.NỘI DUNG CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

 Tên, địa chi của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

Ngồi ra, người lập chứng từ có thể dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tác, khách hàng mà có thể bổ sung thêm một số thơng tin cần thiết và mang tính pháp lý chặt chẽ hơn.

Ví dụ người lập chứng từ có thể bổ sung một số thơng tin như sau: Thời gian bảo hành sản phẩm, máy móc hay thiết bị…

 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, internet banking, ứng dụng momo…

 Giai đoạn thực hiện thanh toán theo hợp đồng, thỏa thuận…

 Quan hệ của chứng từ đối với các loại chứng từ khác, sổ sách kế toán, tài khoản. Định mức nghiệp vụ hoặc quy mô kế hoạch.

IV.QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

1. Lập chứng từ kế tốn

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trênmẫu.

- Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

- Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa khơng có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

- Khi viết sai chứng từ kế tốn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.

- Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế tốn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

- Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.- Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng loại mực khơng phai.

- Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.- Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

- Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.- Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế tốn trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.

- Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

3. Quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn

- Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế tốn là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giaobản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từkế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

V.Luân chuyển chứng từ kế toán, danh mục chứng từ kế toán.

* Luân chuyển chứng từ: 5 bước

Lập hoặctiếp nhậnchứng từ

 Kiểm tra tínhhợp lệ, hợppháp của chứng

1. Quy định chung về luân chuyển chứng từ

- Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán

- Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế tốn, xác minh tính hợp lý, hợp pháp của chứngtừ xong thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán

2. Kiểm tra chứng từ

Kiểm tra tính hợp lệ, tính hợp pháp của chứng từ kế toán:

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ có hợp pháp hay khơng?- Chứng từ có được lập đúng theo mẫu quy định và có đầy đủ yếu tố cần thiết đã quy

định không?

- Việc tính tốn trong chứng từ có chính xác, rõ ràng khơng?

- Nếu phát hiện có hành vi vi phạm, phải từ chối thực hiện chứng từ và báo ngay cho Giám đốc DN

- Với những chứng từ không đúng thủ tục, nội dung hay không rõ ràng phải trả lại cho người lập và yêu cầu điều chỉnh.

- Khái niệm: Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước cho

quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy chức năng thông tin và kiểm tra chứng từ

- Nội dung: phải phản ánh được từng khâu và từng giai đoạn của chứng từ, xác định rõ

đối tượng chịu trách nhiệm trong từng khâu, nội dung công việc trong từng khâu và thời gian cần thiết cho quá trình vận động của chứng từ

- Hình thức: dạng bảng, dạng sơ đồ5. Lưu trữ chứng từ

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

Chứng từ kế toán sau khi được ghi sổ xong phải được bảo quản lưu trữ chu đáo có hệ thống cùng với sổ kế tốn có liên quan

Thời hạn lưu trữ chứng từ:

- Tối thiểu 5 năm. Ví dụ: chứng từ kế tốn dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị, chứng từ kế toán khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập BCTC...- Tối thiểu 10 năm. Ví dụ: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập

BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác...- Lưu trữ vĩnh viễn. Ví dụ: chứng từ có tính chất sử liệu, có ý nghĩa về nền kinh tế, an

ninh, quốc phịng, BC quyết tốn ngân sách địa phương đã được HĐND các cấp phê duyệt...

*Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán

I.Lao động tiền lương

6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành 05- LĐTL

10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09- LĐTL

II.Hàng tồn kho

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

2 Phiếu xuất kho 02-VT3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa 03-VT

5 Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT

9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 08b-TT

V.Tài sản cố định

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03- TSCĐ

BÀI TẬP TỰ LUẬN

Bài 24 : Bảng cân đối kế toán của một doanh nghiệp vào ngày 31/12/N như sau ( mẫu đơn giản )

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁNST

Tiền mặtTGNH

Phải thu khách hangNguyên vật liệuThành phẩmCP SXKD dở dangTSCĐ hữu hìnhCơng cụ dụng cụ

Nguồn vốn kinh doanhQuỹ đầu tư phát triển

Lợi nhuận chưa phân phốiVay ngắn hạnVay dài hạnPhải trả người bán

2.000.00050.00080.000100.000240.00080.00030.000

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

Phải trả CNV

1. Mua NVL chưa trả tiền cho người bán 70.0002. Vay ngắn hạn ngân hàng để trả nợ cho người bán 5.0003. Rút TGNH trả lương cho công nhân viên 15.000

4. Khách hàng trả tiền chuyển vào tài khoản TGNH số tiền là 10.0005. Rút TGNH trả tiền vay ngắn hạn số tiền là 12.000

Yêu cầu : Nhận xét 5 nghiệp vụ kinh tế trên có ảnh hưởng đến bảng cân đối như thế nào ?Bài 25 :

1. Ba người hợp tác với nhau để thành lập công ty TNHH 3A . Sau một tháng hoạt động họ tranh luận nhau về các vấn đề: nên trả lương từng người bao nhiêu? Chi phí để phát sinh nhiều không quản lý được, số lợi nhuận ít ỏi tính được khơng biết có đúng hay khơng.Trích đàm thoại :

- AN : Nếu có một máy vi tính thì khơng phải tranh luận- AN : Chỉ cần một người giữ sổ sách

- AN : Có lẽ cả hai

Yêu cầu : Hãy nhận xét các ý kiến trên

2. Liên quan đến việc ghi nhận một khoản chi phí tại cơng ty TNHH Hồng Long, hai nhân viên tranh luận nhau :

- Hoàng : Việc ghi nhận một khoản chi phí mà chưa chi tiền là sai nguyên tắc kế toán- Long : Chúng ta đã sử dụng dịch vụ , họ đã phát hóa đơn địi tiền nên mặc dù chưa trả

tiền nhưng vẫn phải ghi nhận chi phí

u cầu : Hãy cho biết họ đang nói đến nguyên tắc kế toán nào

</div>

Chương 2 Chứng Từ Kế Toán.pdf

<b> BÀI TẬP TỰ LUẬN</b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về