<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<small> </small>

<b> TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT </b>

<b> KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH</b>

<small> </small>

<small> </small>

<b> BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC </b>

<b> PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA THƠNG TIN QUẢN TRỊVÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>I. ĐẶT VẤN ĐỀ ...</b>

<b>I. ĐẶT VẤN ĐỀ </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

Trong môi trường kinh doanh đầy đủ các biến động ngày nay, thơng tin đóngvai trị ngày càng quan trọng đối với hoạt động quản trị. Để đưa ra những quyếtđịnh sáng suốt, hiệu quả, nhà quản trị cần có nguồn thơng tin đầy đủ, chính xácvà phù hợp. Do đó, mối quan hệ giữa thông tin quản trị và quyết định quản trịcó một chủ đề được quan tâm đặc biệt trong lĩnh vực quản lý học.

Bài luận tiểu này sẽ phân tích mối quan hệ mật thiết giữa thơng tin quản trị vàquyết định quản trị. Chúng ta sẽ thảo luận về vai trị trị chơi của quản trị viênthơng tin trong quá trình hỗ trợ đã được quyết định, cũng như cách thức quyếtđịnh quản lý ảnh hưởng đến nhu cầu thơng tin. Bên cạnh đó, bài luận tiểu luậncũng sẽ đề cập đến một số lượng thức trong công việc thu thập, xử lý và sửdụng thông tin quản trị hiệu quả.

Bài tiểu luận cũng góp phần bổ sung kiến thức về mối quan hệ giữa thông tinquản trị và quyết định quản trị, đồng thời đề xuất đưa ra một số giải pháp giúpnhà quản trị sử dụng thông tin hiệu kết quả hơn trong quá trình quyết định vàcung cấp cho nhà quản trị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thu thập, xử lývà sử dụng thơng tin quản trị hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực quản trị vàhiệu quả hoạt động của tổ chức.

<b>II.PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ</b>

<b>1. Thơng tin quản trị</b>

<i> 1.1. Khái niệm và yêu cầu của thông tin</i>

1.1.1. Khái niệm thông tin

- Dữ liệu là những tin tức ở dạng thô chưa được xử lý.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

- Thơng tin là q trình trao đổi giữa người gửi và người nhận.

- Thơng tin như q trình trao đổi các thơng điệp bằng lời nói hoặc chữviết, hình ảnh, bằng những hệ thống thông tin quản lý phức tạp, với nhiềunguồn khác nhau đã được xử lý thành một dạng dữ liệu thích hợp có ýnghĩa nhất định nhằm phục vụ cho người sử dụng.

- Thông tin là một khái niệm sử dụng trong nhiều lĩnh vực, là phạm trù rấtrộng, tùy thuộc từng lĩnh vực nghiên cứu mà đưa ra những quan niệmkhác nhau về thông tin.

- Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thứcvận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của tổ chức đó và giữa tổchức đó với mơi trường.

- Thơng tin liên quan đến việc chuyển giao, truyền đạt, liên lạc và hiểuđược ý nghĩa của thơng tin (nếu khơng có tin tức được chuyển đi thìthơng tin chưa xảy ra và thơng tin có hiệu quả khi ý nghĩa, nội dung tintức chuyển đi, được hiểu đúng).

- Tóm lại, thông tin mà tổ chức cần đến bao gồm thông tin bên trong(nguồn lực hiện có của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực) và thơng tinbên ngồi ( về môi trường vi mô, môi trường vĩ mô). Những thơng tin nàycó thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau gồm dữ liệu sơ cấp và thứcấp.

- Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong q trình quản trị,mơi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định, giải quyết vấn đềtrong hoạt động quản trị của tổ chức.

1.1.2. Yêu cầu của thông tin

- Về thời gian: thông tin cần được cung cấp kịp thời, có tính cập nhật, cóliên quan đến khoảng thời gian thích hợp.

- Về nội dung: thơng tin cần chính xác, đầy đủ, xúc tích và phù hợp vớinhu cầu của người sử dụng.

- Về hình thức: phải rõ ràng, đủ chi tiết, được sắp xếp, trình bày một cáchkhoa học và nằm trên vật mang tin phù hợp với nhu cầu sử dụng.

<i> 1.2. Vai trị và đối tượng của thơng tin</i>

1.2.1. Vai trị của thơng tin

- Thơng tin được xem là mạch máu của tổ chức, là thứ keo đặc biệt nhằmgắn kết những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Vai trị quantrọng của thơng tin trong quản trị được thể hiện ở những điều sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

1. Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động có tổ chức(phương tiện cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, phương tiệnliên hệ giữa các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp).

2. Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản trị trong nội bộtổ chức, là sự tổng hợp các chức năng quản trị (thông tin những biến độngmôi trường giúp nhà quản trị thay đổi lại chiến lược, kế hoạch, dẫn đến tổchức, lãnh đạo thay đổi thích ứng).

3. Là cơ sở quyết định quản trị, giúp trong việc xây dựng, phổ biến mục tiêuhoạt động của tổ chức, hoạch định chiến lược, quản trị nhân sự, kiểm traviệc thực hiện chiến lược...

4. Giúp gắn hoạt động của tổ chức với mơi trường bên ngồi (doanh nghiệpcó thể hiểu rõ nhu cầu khách hàng, các vấn đề nảy sinh của tổ chức, khảnăng sẵn sàng của nhà cung cấp).

5. Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị vì tác động củahệ thống quản trị đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thôngtin.

- Tóm lại, vai trị của thơng tin trong quản trị là ở chỗ nó làm tiền đề, làmcơ sở và là công cụ của quản trị.

1.2.2. Đối tượng của thông tin

- Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác thông tin trong quản trịlà không được thừa và cũng không được thiếu. Vì vậy cần phải xác địnhđược đối tượng của thơng tin.

- Đối tượng thông tin là các đối tượng tham gia vào quá trình thu thập, xửlý và truyền bá thông tin.

<b>1. Đối tượng thu thập: Số liệu, dữ liệu xảy ra trong q trình kinh doanh và</b>

trong mơi trường kinh doanh.

<b>2. Đối tượng sử dụng: Các nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,</b>

các cổ đông...

<b>3. Đối tượng nhận tin: Các nhà quản trị, các cơ quan và các bộ phận tham</b>

mưu giúp việc.

<b>4. Đối tượng xử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu, hệ thống công nghệ</b>

thông tin.

<i> 1.3. Phân loại thông tin </i>

<b>- Căn cứ vào cấp quản trị :</b>

1. Thông tin xuống dưới

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

2. Thông tin lên trên3. Thông tin chéo

- Căn cứ vào hình thức truyền tin :1. Thơng tin liên lạc bằng văn bản2. Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời3. Thơng tin liên lạc khơng lời

- Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin :1. Các thông tin chính thức

2. Thơng tin khơng chính thức

- Ngồi ra có thể phân loại thông tin như theo tầm quan trọng, theo đốitượng sử dụng, theo tính thời sự, theo mức độ xử lý...

<i> 1.4. Nội dung và q trình truyền đạt thơng tin</i>

1.4.1. Nội dung thông tin trong quản trị kinh doanh

- Nội dung thông tin là một trong những khâu cơ bản và quan trọng nhấtcủa quá trình thực hiện thơng tin trong quản trị.

- Thơng tin đầu vào (tình hình ngun vật liệu, trang thiết bị máy móc, thịtrường, tình hình cạnh tranh).

- Thơng tin đầu ra (tình hình kết quả kinh doanh).

- Thông tin phản hồi (thông tin phản ứng của nhân viên về thay đổi quychế tiền lương, phản ứng của đối thủ cạnh tranh...).

- Thông tin về mơi trường quản trị: Tình hình mơi trường kinh doanh gồmpháp luật, chính sách, thời tiết, khí hậu...

- Thông tin về các đối tượng quản trị: Thông tin về nhân sự, sản phẩm,marketing, tài chính, chất lượng...

1.4.2. Q trình truyền đạt thơng tin

- Q trình truyền đạt thơng tin là q trình trao đổi giữa người gửi vàngười nhận trên 3 cấp độ khác nhau: thông tin qua lại giữa các cá nhân,thông tin trong nhóm và thơng tin tổ chức. Các nhà quản trị cần hiểuthông tin ở cả 3 cấp độ vì mỗi cấp độ tạo ra những vấn đề thơng tin khácnhau, mức độ khác nhau của sự thất thoát.

- Mơ hình q truyền thơng tin gồm 7 thành tố: (1) Nguồn gửi thông tin,(2) Thông điệp, (3) Mã hóa, (4) Kênh truyền thơng tin, (5) Người nhận,(6) Giải mã, (7) Phản hồi.

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

- Thông tin phải bắt đầu từ nguồn thông tin, nơi nhận thông tin, các kênhtruyền xuôi và ngược của thông tin. Mỗi kênh truyền thơng tin có 3 chặngchính: chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và nhận thông tin.<small>Gửi thơng tin--->Mã hóa--->Kênh truyền thơng tin-->Giải mã--->Kênh nhận thơng tin</small>

<i>--- </i><small>Thông tin phản hồi ---> Nhiễu </small>

<small> Hình 1 - Sơ đồ quá trình truyền đạt thông tin</small>

- Nguồn (người gửi thông tin): Là người khởi xướng thơng điệp có thể làmột người hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau (ban nhạc, một tổđưa tin).

- Thơng điệp là những tín hiệu làm nguồn truyền cho người nhận (biểutượng, ngơn ngữ qua chữ viết, lời nói hoặc hành vi phi ngôn ngữ nhưnhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu...).

- Mã hóa: Là những thơng điệp được truyền thể hiện qua biểu tượng. - Kênh thông tin là phương tiện qua đó truyền thơng điệp từ người gửi đến

người nhận (qua lại giữa các cá nhân như giao tiếp trực tiếp giữa haingười, qua thông tin đại chúng như truyền thanh, truyền hình, internet,báo chí...).

- Giải mã là q trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi ngườinhận.

- Thông tin phản hồi từ người nhận tới người gửi thực sự là thông điệpkhác thể hiện hiệu quả khác của thông tin. Việc phản hồi nhằm phát hiệnra thông điệp ban đầu không được thông tin phù hợp hoặc thơng điệp tiếptheo cần có sự điều chỉnh.

- Trong q trình truyền đạt, thơng tin cũng có thể bị biến dạng, lạc hướng,mất liên lạc hoặc bị nhiễu.

<i> 1.5. Hệ thống thông tin quản trị trong tổ chức</i>

1.5.1. Khái niệm và lợi ích của việc xây dựng hệ thống thông tin quản trị 1.5.1.1. Khái niệm

- Hệ thống thông tin trong nội bộ tổ chức là tập hợp các quy tắc kỹ năng vàphương pháp được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết bị thực

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin cần thiếtcho các nhà quản trị tổ chức soạn thảo quyết định.

- Hệ thống thông tin tốt nhất là một hệ thống đơn giản, cung cấp thông tincho đối tượng có nhu cầu dưới dạng có thể sử dụng được để ra quyếtđịnh.

1.5.1.2. Lợi ích

- Cấu trúc tổ chức có xu hướng thay đổi giảm bớt cấp bậc và tăng sự phâncấp, phân quyền trong quản trị nên việc tiếp cận với hệ thống thông tin đãthực hiện dễ dàng, đầy đủ và hiệu quả hơn.

- Quá trình làm việc đã thay đổi, khơng cịn hạn chế về mặt khơng gian vàthời gian và có thể tách rời khỏi với văn phịng. Nhân viên có thể làmviệc, báo cáo tiến độ cơng việc, phải hồi tức thời, ở bất kỳ nơi nào, thờigian nào nếu có hệ thống thơng tin nối mạng.

- Tính linh hoạt của tổ chức gia tăng vì thơng tin được cung cấp kịp thời,đầy đủ giúp đưa ra phương án khác nhau, hoặc kịp thời điều chỉnh kếhoạch.

- Tăng khả năng hoạt động và mở rộng thị trường một cách nhanh chóngthơng qua các giao dịch thương mại điện tử.

1.5.2. Phân loại hệ thống thông tin quản trị

- Hệ thống thông tin phục vụ cho các cấp quản trị

- Hệ thống thông tin hỗ trợ việc thực thi các chức năng quản trị- Hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc quản trị theo chức năng

- Hệ thống thông tin quản lý (MIS- Management Information Systerms)

<i> 1.6. Xây dựng hệ thống thông tin trong nội bộ tổ chức</i>

- Quá trình xây dựng hệ thống thơng tin quản trị trong tổ chức thường đượcthực hiện qua 4 bước sau:

1. Xác định nhu cầu thông tin trong tổ chức2. Xác định rõ các nguồn thông tin

3. Xây dựng hệ thống thu thập thông tin

4. Theo dõi cập nhật hệ thống thông tin quản trị 1.7. Yêu cầu đối với hệ thống thông tin

- Phải đảm bảo tránh được sự sai lệch trong q trình truyền thơng tin- Phải đảm bảo bí mật và an tồn trong q trình truyền tin

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

- Phải đảm bảo cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng- Phải phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin- Phải đảm bảo đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức- Phải đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

<b> 2. Quyết định quản trị</b>

<i><b> 2.1. Tổng quan về quyết định quản trị </b></i>

I. Khái niệm quyết định quản trị

- Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ramục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyếtmột vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động kháchquan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường.

- Qua khái niệm trên cho thấy, các quyết định quản trị trực tiếp hướng vàohoạt động của một tổ chức, có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo vàquyền hạn của người lãnh đạo bộ phận quản trị và hiệu lực của hệ thốngtổ chức trong việc thực hiện quyết định đó. Một vài quyết định trong tổchức:

- Quyết định về các chỉ tiêu kế hoạch - Quyết định về phương án tổ chức- Quyết định về động viên khen thưởng- Quyết định thuyên chuyển đề bạt- Quyết định về hình thức kiểm tra...II. Đặc điểm của quyết định quản trị

- Chỉ có các nhà quản trị mới được đưa ra các quyết định quản trị.

- Quyết định quản trị phải hướng vào đối tượng quản trị cụ thể (đơn vị, tậpthể, cá nhân).

- Các quyết định chỉ được đưa ra khi vấn đề đã chín muồi, trở thành địi hỏikhách quan khơng thể khơng làm được.

- Quyết định quản trị liên quan chặt chẽ đến thông tin và xử lý thơng tin,cho nên phải có đầy đủ thơng tin cần thiết mới được ra quyết định.

III. Vai trò của quyết định trong tổ chức

- Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổchức khi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phụcmâu thuẫn trên cơ sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những u cầu,địi hỏi của quy luật khách quan.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

- Quyết định quản trị đóng vai trị hợp tác, phối hợp và ràng buộc các hoạtđộng của các bộ phận về không gian và thời gian.

- Quyết định quản trị có vai trị áp đặt cưỡng bức: Một quyết định khi banhành ln phải có tính mệnh lệnh, bắt buộc đối tượng phải thi hành; đồngthời phải đảm bảo tính động viên và khuyến khích đối tượng tham gia vớimột tinh thần tự giác cao nhất.

- Quyết định quản trị bảo đảm điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổchức khi nó xác định các nguồn lực vật chất và phân bổ nguồn lực cầnthiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.

IV. Phân loại các quyết định quản trị

- Theo tính chất của vấn đề ra quyết định : Quyết định chiến lược, quyếtđịnh chiến thuật, quyết định tác nghiệp...

- Theo thời gian : Quyết định dài hạn ( khoảng 5 năm trở lên ), quyết địnhtrung hạn ( 2 – 4 năm ), quyết định ngắn hạn ( dưới 1 năm ).

- Theo phạm vi thực hiện : Quyết định chung, quyết định bộ phận, quyếtđịnh theo lĩnh vực.

- Theo chức năng quản trị : Quyết định kế hoạch, quyết định về tổ chức,quyết định điều hành...

- Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức : Quyết định quản trị nhân lực,quyết định về quản trị tài chính, quyết định về quản trị cơng nghệ...

- Theo phương thức soạn thảo : Quyết định được lập trình trước, quyếtđịnh khơng lập trình.

V. u cầu đối với các quyết định quản trị của tổ chức

- Tính hợp pháp: Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổchức cá nhân, quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định,quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức.

- Tính khoa học: phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức, phù hợpvới quy luật, các xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoahọc, dựa trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học, phù hợp vớiđiều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định.

- Tính thống nhất (hệ thống): bảo đảm tính thống nhất giữa các bộ phận,các mục tiêu chung và riêng, không được mẫu thuẫn, trái ngược và phủđịnh nhau.

- Tính tối ưu: đảm bảo có hiệu quả. - Tính linh hoạt

- Tính thời gian: quyết định phải kịp thời, đúng lúc.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

- Tính hình thức: quyết định phải có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, chính xácvà đơn nghĩa.

- Tính định hướng: Các quyết định đưa ra phải có địa chỉ rõ ràng, quy định,ràng buộc phạm vi thực hiện cho các đối tượng cụ thể.

<i> 2.2. Quá trình ra quyết định quản trị</i>

I. Cơ sở đề ra quyết định quản trị

- Hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức- Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội- Những yếu tố hạn chế

- Hiệu quả của quyết định quản trị

- Năng lực và phẩm chất của người ra quyết địnhII. Quá trình làm quyết định quản trị

- Xác định vấn đề ra quyết định- Liệt kê các yếu tố quyết định

- Chọn lọc các thông tin liên hệ để đánh giá phương án- Xác định giải pháp

- Triển khai thực hiện phương án đã chọn- Đánh giá kết quả đã thực hiện

<i> 2.3. Phương pháp ra quyết định quản trị </i>

2.3.1. Khái niệm

- Là các cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện một, một sốhoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định. Chủ thể quyết định làcá nhân hoặc tập thể có trách nhiệm đưa ra quyết định quản trị. Đó là cácnhà lãnh đạo, tập thể các nhà quản trị, đại diện hay toàn thể tổ chức. 2.3.2. Các phương pháp ra quyết định

- Theo mức độ thơng tin: Có thể dùng phương pháp ra quyết định trongđiều kiện đủ thơng tin và ít thơng tin.

- Theo số người tham gia vào quá trình ra quyết định.

<i> 2.4. Những yếu tố cản trở việc ra quyết định có hiệu quả</i>

- Thiếu thơng tin

- Người ra quyết định có xu hướng nhầm lẫn vấn đề với giải pháp

- Các xu hướng nhận thức của cá nhân có thể bóp méo vấn đề đã xác định- Tính bảo thủ

</div>