tiểu luận tiểu luận đề tài quản trị văn phòng phẩm

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.57 MB, 23 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

TIỂU LUẬN

Đề tài:

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHẨM

Lớp học phần: DHQTLOG17C Nhóm: 3

GVHD: ThS. Lê Thị Thanh Trúc

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

THÀNH

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU ... 1

1.1. Lý do chọn đề tài ... 1

1.2. Mục tiêu nghiên cứu ... 1

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN ... 2

2.1. Định nghĩa ... 2

2.1.1. Văn phòng phẩm và phân loại văn phòng phẩm ... 2

2.1.2. Quản lý văn phòng phẩm... 2

2.2. Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn phòng phẩm ... 3

2.3. Ưu điểm c a vi c quủệản lý văn phòng phẩm ... 3

2.4. Đưa ra các tiêu chuẩn và định mức sử dụng văn phòng phẩm ... 3

3.6. Lãng phí văn phịng phẩm và hậu quả: ... 14

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU: 1.1. Lý do chọn đề tài

Hiện nay, sau đại dịch Covid-19, thị trường Việt Nam đang phục hồi và ngày càng phát triển, đồng thời kéo theo đó là sự lên giá của hàng hóa, vật phẩm. Các cơng ty và doanh nghiệp lớn nhỏ đều phải tính tốn và đưa ra mức chi phí để đảm bảo duy trì hoạt động, phát triển của cơng ty đồng thời đảm bảo tiến độ và nhịp độ làm việc của văn phịng là hợp lí và tiết kiệm nhất.

Trong đó, văn phịng phẩm là thứ khơng thể thiếu trong mỗi văn phòng đang hoạt động và làm việc. Vì vậy, việc quản lý văn phịng phẩm ra sao và như thế nào để đảm bảo cung cấp vật phẩm sao cho vật phẩm cần thiết được mua đầy đủ và hợp lý để văn phòng hoạt động ổn định mà chi phí chi ra là tối ưu nhất. Việc quản lý vật phẩm như vậy là một việc địi hỏi tính cẩn thận và khơng hề dễ dàng. Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn phịng phẩm, nhóm quyết định chọn đề tài nghiên cứu là “Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm” để tìm hiểu và nắm bắt được những kiến thức cơ bản, đồng thời tìm hiểu thực trạng việc quản lý văn phịng phẩm hiện nay và từ đó đưa ra những nhận xét và giải pháp để khắc phục nhằm đóng góp cho việc quản lý ngày càng hiệu quả, năng động và linh hoạt hơn.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu về văn phòng phẩm và quản lý văn phòng phẩm.

- Trình bày thực trạng quản lý văn phịng phẩm của các công ty, doanh nghiệp hiện nay.

- Phân tích ưu, nhược điểm của việc quản lý văn phòng phẩm

- Đưa ra những kiến nghị, giải pháp giúp quản lý văn phòng phẩm hiệu quả và tối ưu nhất.

Too long to read onyour phone? Save

to read later onyour computer

Save to a Studylist

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Định nghĩa

2.1.1. Văn phòng phẩ và phân loại văn phòng phẩmm

Văn phòng phẩm: là một tên gọi chung bao gồm tất cả ững vật phẩnh m văn phòng. Những vật phẩm này được sử dụng nhằm phục vụ cho các hoạt động công sở hàng ngày như: sổ; bút chì, bút bi, bút xóa, bút highlight; giấy in A4, giấy in A5, giấy in các loại; ghim bấm, kẹp, kéo, keo, phong bì; túi bìa cứng, giấy note, bìa hồ sơ; máy in photo, máy fax, máy in laser,…. Chúng đều được gọi là văn phòng phẩm.

Phân loại văn phòng phẩm: - Theo vật liệu:

Đồ dùng chất liệu giấy: giấy in (in laser, in phun), giấy viết, giấy can, sổ, vở, giấy note, cặp tài liệu văn phòng bằng giấy

Đồ dùng bằng nhựa: File, các loại bút, bút xóa, cặp, hộp, máy tính cầm tay… Đồ dùng bằng kim loại: kẹp tài liệu, máy dập ghim, ghim, máy nhổ ghim, kéo…

Đồ dùng bằng gỗ: bút chì, thước gỗ ẹp gỗ, k , kệ mini…

Theo công dụng:

Dụng cụ đục lỗ Dụng cụ cơ bản Dụng cụ in ấn Đồ dùng để bàn Quà tặng Lưu trữ tài liệu Giấy, bút Đồ dùng học sinh Hàng khuyến mãi

2.1.2. Quản lý văn phòng phẩm

Quản lý văn phịng phẩm là q trình quản lý và điều phối các nguồn lực và hoạt động liên quan đến việc mua sắm, cung cấp và quản lý văn phòng phẩm trong một tổ ức hoặc doanh nghiệp. Nhiệm vụ của quản lý văn phòng phẩm bao gồm đảch m bảo các nguồn lực văn phòng phẩm được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm, đáp ứng nhu cầu của các bộ ận trong tổ ức, quản lý kho hàng và lưu trữ, theo dõi văn ph chbản và tài liệu cần thiết, và xử lý các vấn đề liên quan đến văn phòng phẩm.

Một ví dụ về ản lý văn phịng phẩm là việc quản lý và kiểm soát các vật phẩqu m như bút, giấy, dấu, hồ sơ, máy tính, máy in, và các thiết bị văn phịng khác trong một cơng ty. Quản lý văn phịng phẩm có thể bao gồm việc đặt hàng, kiểm tra và cập nhật số ợng hàng tồn kho, phân phối các vật phẩm cho các nhân viên khi cần, theo dõi lư

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

và báo cáo các chi phí và tiêu hao hàng tháng, và thực hiện các biện pháp tiết kiệm và tối ưu hóa việc sử dụng văn phịng phẩm.

2.2. Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn phịng phẩm

Dù là cơng ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm cũng đều rất quan trọng. Đây là công đoạn làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc, các dự án quan trọng của công ty. Nếu quy trình cấp phát văn phịng phẩm được thực hiện bài bản, khoa học, công ty sẽ ết kiệm được rất nhiều chi phí và hạn chế ệc mua nhầm những món đồ ti vikhơng dùng đến. Nhờ vậy, số vốn bỏ ra cũng sẽ ít hơn và có thể tập trung để phát triển cơng ty.

Quy trình cấp phát văn phịng phẩm chuẩn mực sẽ duy trì được nhịp độ làm việc của văn phịng. Mọi món đồ cần thiết đều sẽ ợc đổi mới, cấp phát kịp thời. Nhờ đưvậy mà tiến độ của các dự án lớn sẽ không bị ảnh hưởng q nhiều. Ngay cả khi văn phịng có xảy ra những sự cố ngoài ý muốn.

Ngồi ra, việc kiểm sốt, mua đồ dùng với số ợng lớn sẽ giúp hạn chế chi phí lưvận chuyển. Bằng cách này, cơng ty có thể nắm bắt được khả năng tiêu thụ hàng tháng. Những số liệu đó có thể ợc dùng để đem ra so sánh với những tháng trướđư c và sau này. Nhờ vậy, có thể đưa ra các biện pháp cân đối chi tiêu vào những tháng tiếp theo.

2.3. Ưu điểm c a vi c quủệản lý văn phòng phẩm

- Tiết kiệm chi phí: Quản lý văn phịng phẩm giúp kiểm soát và theo dõi việc

sử dụng các vật phẩm văn phịng, từ đó giúp ngăn chặn việc lãng phí và sửdụng văn phịng phẩm tiết kiệm hơn. Vì vậy, việc này giúp cho tài nguyên của công ty được đảm bảo.

- Tăng năng suất làm việc: Khi các vật phẩm văn phòng được quản lý một cách cẩn thận, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử ụng chúng hiệ d u quả. Điều này giúp tăng năng suất làm việc và giảm thời gian tìm kiếm các vật ph m . ẩ

- Giảm căng thẳng và tăng sự tổ chức: Khi văn phòng phẩm được quản lý tốt, nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ ần và không phả c i lo lắng v ề việc thi u h t hay m t cế ụ ấ ắp. Điều này giúp giảm căng thẳng và tăng sự t ổ chức trong công việc hàng ngày.

- Giảm tác động môi trường: khi văn phịng phẩm được quản lí chặt chẽ và sử d ng hụ ợp lý, hiệu quả thì sẽ giảm lượng rác thải ra mơi trường. Từ đó, việc ơ nhiễm môi trường s ẽ được h n ch ạ ế và bầu khơng khí sẽ trở nên xanh, sạch hơn.

2.4. Đưa ra các tiêu chuẩn và định mức s dụng văn phòng phẩm ử- Tiêu chuẩn:

Bảng tiêu chuẩn các loại văn phịng phẩm theo m u HCẫ –10–BM01 đính kèm quy trình này.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Tất cả các loại văn phịng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn khơng phân biệt các chức danh, trừ các trường hợp như đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng thì ngồi các loại văn phịng phẩm chung, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị lãnh đạo. Chẳng hạn như sau:

TÁC

1 Giám đốc điều hành; Giám đốc khối 50.000-150.000 Công ty cấp 2 Giám đốc nhà máy, Giám đốc chi nhánh 25.000 - 35.000 Cơng ty cấp 3 Trưởng phịng và tương đương 15.000 - 25000 Công ty cấp

- Định m c: ứ

M i loỗ ại văn phòng phẩm phải có định m c s dứ ử ụng. Phịng Hành chính lập định m c s d ng tứ ử ụ ạm tính, định mức s d ng tạm tính được th o lu n thử ụ ả ậ ống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển Ban giám đốc Cơng ty duyệt. Phịng Tổ ch c ứ Hành chính có trách nhiệm rà sốt lại định mức s dụng văn ửphịng phẩm cho phù hợp, trường hợp có sự thay đổi, Trưởng b ộ phận đề ngh ịPhòng Hành chính cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

Định m c s dứ ử ụng văn phòng phẩm được quy định theo m u: HCẫ –10–BM02.

2.5. Quy trình cấp phát 2.5.1. Cấp phát định kì:

Vào ngày cố định hàng tháng, các bộ phận, phòng ban lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau chuyên Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyên Phịng Tổ chức Hành chính xem xét. Phịng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu khơng đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp rồi chuyển Ban Giám đốc duyệt. Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, phòng TCHC tiến hành cung cấp văn phòng phẩm, việc cấp phát phải được ký nhận.

2.5.2. Cấp phát đột xuất:

Người có nhu cầu Văn phịng phẩm đột xuất phải lập phiếu đề nghị rồi chuyển trưởng bộ phận phê duyệt, sau đó chuyển cho Phịng Tổ chức Hành chính xem xét, kiểm tra định mức và tiến hành cấp phát theo quy định.

2.6. Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

- Văn phòng phẩm được cấp phát để phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm và tránh lãng phí. - Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp

việc sử dụng văn phòng phẩm của nhân viên trực thuộc.

- Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm trong cơ quan, tổ chức và nên đảm bảo định mức tồn kho là 20%.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG 3.1. Tiêu chuẩn đề ra tại thực tế các Doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường đề ra các tiêu chuẩn về ản lý và sử dụng văn phòng qusản phẩm nhắm tới mục tiêu tối ưu hóa q trình làm việc, tiết kiệm tài nguyên và đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số tiêu chuẩn và phương pháp mà các doanh nghiệp thường áp dụng:

Xác định và duy trì danh mục sản phẩm văn phòng: Xây dựng danh sách

các sản phẩm văn phịng cần thiết như giấy, bút, sổ tay, bìa file, hộp bảo vệ và các công cụ khác. Điều này giúp ngăn chặn việc mua sắm thừa thãi và hạn chế ệc sử dụng các sản phẩm không cần thiếvi t.

Xác định quy trình cài đặt hàng: Thiết lập quy trình thiết lập cụ ể để đặth t sản phẩm văn bản trong phòng, từ ệc xác định nhu cầu đến trình duyệvi t đơn hàng phê duyệt. Điều này giúp tránh mua sắm quá mức và đảm bảo rằng chỉ ững sản phẩm cần thiết mới được mua.nh

Quản lý tồn tại: Theo dõi việc tồn tại kho văn phòng để tránh tình trạng dư

hoặc thiếu hụt. Điều này có thể đạt được thơng qua việc sử dụng phần mềm quản lý tồn tại hoặc cập nhật hệ ống tự động.th

Ưu tiên sử dụng lại và tái chế: Khuyến khích nhân viên sử dụng lại các sản

phẩm văn phịng khi có thể thay vì mua mới. Đồng thời, tìm cách tái chế các sản phẩm khơng cịn được sử dụng để ảm lượng rác thảgi i.

Hướng dẫn sử dụng hợp lý: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng văn phòng

sản phẩm một cách hợp lý để tránh lãng phí và tăng hiệu suất làm việc.

Giám sát và báo cáo: Theo dõi việc sử dụng sản phẩm văn bản trong phòng

và thực hiện báo cáo định kỳ để đánh giá hiệu suất và cải thiện hiệu suất.

Khuyến khích sử dụng sản phẩm thân thiện với môi trường: Chọn mua các sản phẩm văn phịng có bằng chứng hoặc xuất xứ từ các nguồn cung cấp thân thiện với môi trường.

Giới hạn tiêu dùng không cần thiết: Đặt giới hạn chế độ về số lượng và loại

sản phẩm văn phòng sản phẩm mà mỗi người dùng được sử dụng, đảm bảo rằng chỉ ững sản phẩm cần thiết mới được cung cấnh p.

Khuyến khích sử dụng công nghệ số: Thúc đẩy việc sử dụng các công cụ và

phần mềm số để ảm thiểu việc in ấn và sử dụng giấgi y.

Đánh giá và cải thiện liên tục: Thường xuyên đánh giá kết quả của các tiêu

chuẩn và phương pháp quản lý văn phòng sản phẩm và điều chỉnh chúng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn và phương pháp này có thể thay đổi tùy chọn và mục tiêu của từng doanh nghiệp cụ thể.

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

Ưu điểm:

Tiết kiệm chi phí: Đặt ra các tiêu chuẩn về việc sử dụng văn phòng sản phẩm

giúp doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu lãng phí tài nguyên. Việc mua sắm và sử dụng các sản phẩm văn phịng theo quy định có thể giúp tránh lãng phí cơng việc mua sắm khơng cần thiết hoặc lãng phí cơng việc sử dụng q mức.

Bảo vệ môi trường: Tiêu chuẩn quản lý và sử dụng sản phẩm văn phòng

thường được định hướng đến cơng việc sử dụng ít tài ngun và tạo ra ít rác thải. Điều này có thể giúp giảm tiêu thụ nguyên liệu, năng lượng và giảm lượng rác thải ra môi trường.

Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng: Tiêu chuẩn này đảm bảo

sản phẩm phòng được quản lý bằng một hệ ống, giúp tạo ra môi trườth ng làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tiện lợi. Điều này có thể cải thiện tinh thần làm việc và tạo sự thoải mái cho nhân viên.

Tăng cường hiệu suất làm việc: Khi nhân viên có đủ văn phịng phẩm cần

thiết và khơng phải tốn thời gian tìm kiếm hoặc u cầu thêm, họ có thể tập trung vào công việc một cách hiệu quả hơn.

Nhược điểm:

Ràng buộc và phức tạp: Quản lý và nén thủ cơng các tiêu chuẩn có thể gây ra sự căng thẳng và tạo ra các quy trình phức tạp trong việc sử dụng văn phịng phẩm. Điều này có thể làm mất thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp.

Khó khăn trong cơng việc thay đổi: Các tiêu chuẩn có thể khó khăn để thay

đổi hoặc điều chỉnh khi có nhu cầu. Việc thay đổi tiêu chuẩn có thể yêu cầu thay đổi trong thói quen làm việc của nhân viên và gây ra khó khăn.

Khả năng dồi dào: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên tham gia các tiêu

chuẩn có thể gặp khó khăn, đặc biệt là khi có độ chênh lệch trong thái độ và tư duy của từng cá nhân.

Tính linh hoạt giảm đi: Quá nhiều tiêu chuẩn có thể làm mất đi tính linh

hoạt trong cơng việc quản lý văn phịng sản phẩm. Điều này có thể gây khó khăn trong cơng việc đáp ứng nhanh các nhu cầu mà khơng thể đốn trước được.

Tóm lại, vấn đề ra các tiêu chuẩn về ản lý và sử dụng văn phịng có thể mang qulại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cần cân nhắc kỹ thuật chắc chắn để đảm bảo rằng nhược điểm không vượt quá ưu điểm và ảnh hưởng đến ngày hoạt động của công ty.

3.2. nh m c s dĐịứử ụng văn phòng phẩm:

Việc định mức s dử ụng văn phòng phẩm rất quan trọng, các phịng ban, bơ phận sẽ ước lượng, định m c m c s dứ ứ ử ụng văn phòng phẩm của phịng ban mình một cách

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

phù hợp từ đó sử dụng văn phịng phẩm một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu qu ả nhất. Những món đồ giá thành cao cần được kiểm sốt nghiêm ngặt và có điều kiện sử dụng cụ thể. Hàng tháng hoặc hàng quý chúng ta cần phải kiểm tra định kỳ rà soát m c s d ng theo tứ ử ụ ừng công việc để đáp ứng được nhu c u s d ng hầ ử ụ ợp lý. Đồng thời, giám sát kho lưu trữ dụng cụ văn phòng phẩm sẽ lên danh sách đặt mua kịp thời cho công ty. Bên cạnh đó thực hiện giám sát hoạt động các dụng cụ văn phòng phẩm tránh bị thất lạc.

Các bước đưa ra định mức sử dụng có thể được thực hiện như sau:Bước 1: Phịng Hành chính sẽ đưa ra định mức sử dụng tạm tính, có thể dựa theo s ố liệu t ừ những tháng trước đó làm cơ sở để đị nh mức tháng hiện tại. Chẳng h n, th c hi n viạ ự ệ ệc định m c s dứ ử ụng văn phòng phẩm dựa trên sốlượng nhân viên và nhu cầu sử dụng thực tế. Đố ới phịng Nhân sựi v , gồm có 10 người, ước lượng mỗi người sẽ s d ng khoử ụ ảng 2 bút bi, 1 bút chì, 1 giấy ghi chú, 1 băng keo,…trong 1 tháng. Trong khi đó phịng Marketing với số lượng tương tự là 10 người nhưng mức sử dụng thực tế nhiều hơn vì đặc thù cơng việc họ phải viết nhiều hơn, sáng tạo nhiều hơn nên mức s dử ụng là 4 bút bi, 2 bút chì, bút màu, 2 giấy ghi chú,…đối với mỗi cá nhân trong vòng 1 tháng.

Ngồi ra, nếu có thay đổ ề nhân sự thì cầi v n linh hoạt thay đổi định m c s ứ ửdụng cho phù hợp ví dụ như nếu có nhân viên mới vào làm, công ty sẽ cung c p cho ấhọ m t bộ ộ văn phòng phẩm cơ bản để ắt đầu cơng việc lúc này lượng văn phịng bphẩm c n thiầ ết tăng hoặc nếu có nhân viên nào cần thêm văn phịng phẩm trong tháng, họ có thể yêu cầu qua phòng quản lý hoặc hệ thống gửi yêu cầu tr c tuyự ến.

Bước 2: Định m c s d ng tứ ử ụ ạm tính này sẽ được ti p nhế ận và thảo lu n bậ ởi các trưởng bộ phận. Sau khi phòng Hành chính định mức xong, các trưởng bộ phận sẽ xem xét mức định mức đã phù hợp với phòng ban mình hay chưa và có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp.

Bước 3: Sau khi t t cấ ả đã thống nh t, bấ ản định mức này sẽ được trao t i tay ớban giám đốc. Đây là thời điểm quyết định bảng tạm tính này có được chấp thuận hay không.

Bước 4: Vào thời gian c ố định c a mủ ỗi tháng, q, Phịng Hành chính có trách nhiệm rà sốt lại định m c s dứ ử ụng văn phòng phẩm cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng b ộ phận đề ngh ị Phịng Hành chính cùng nghiên cứu để thay đổi định m c. ứ

Hiện nay, th c trự ạng định mức s dử ụng văn phòng phẩm tại các doanh nghiệp thường được điều chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế và các yếu tố khác nhau. Một số doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp như định m c s d ng theo s ứ ử ụ ố lượng nhân viên, theo dự án hoặc theo mức độ ử ụ s d ng th c t ự ế trong quá khứ.

</div>