Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Nghiên cứu tự động hóa quy trình bằng robot RPA vào nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (13.99 MB, 74 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

VIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

===> LO

œ---Dé tai:

Giảng viên hướng dẫn — : TS. Trần Thị Thu Ha

Sinh viên thực hiện : Trịnh Thị ThuMã sinh viên : 11164965

Lóp : Tin học kinh tế 58

Hà Nội, Năm 2020

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC

0980067710015. ... 1DANH MỤC CHU VIET TAT ...s << 5< 5< s£ sSsss£ssEssSseEseEsessessesse 3

CHUONG 1: GIỚI THIỆU VE CÔNG TY CO PHAN SAN XUẤT BAO BiDONG PHAT VA ĐỊNH HƯỚNG DE TAL ...-.2- 252 ©se©ssecssesse 6

1.1 Tổng quan về Cơng ty Cơ phan san xuất bao bì Đồng Phat ... 6

1.1.1 Thông tin chỉ tiẾt...-- 2-2-5 c2S22EE2EE£EEE2EE2E12E1E71211211 21111211. xe 6

1.1.2 Q trình hình thành và phát triển của cơng ty...--.---: 71.1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty ...--- 2 2 2 s+s+++£+zzzxzzsez 71.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đồng Phát... 8

1.1.5 Chức năng và nhiệm vụ của CONG ty ... ---+sccsssssstseerssrerres 10

1.1.5.1 Chite nang chimh 2.0... ... 101.1.5.2 Nhiệm vụ chính ...- --- << E121 11111935111 kg xe ree 10

1.1.6 Bộ máy tổ chức của công ty...----¿¿ s+k+2E£E+E+EEerkrrsrxerkrrei 12

1.1.6.1 Bộ máy tô chức, chức năng và nhiệm vụ chính của từng phịng

0... 12

1.1.6.2 Hệ thống vi trí việc làm, chức danh cơng vIỆc... ...- --- 181.1.6.3 Cơ chế hoạt động của cơng ty...---¿-©5¿©cx+2cxvzxcsrxsrxee 201.2 Thực trạng quy trình xử lý đơn đặt hàng của Cơng ty Cổ phần sản xuất baobì Đồng Phát...--¿- 2-52 tEEỀE1211211211211211111 1111211111111. 1111 1111k. 21

1.2.1 Quy trình xử ly đơn đặt hàng của Công ty Cé phan sản xuất bao bìĐồng Phat ...cccccsccscsessessesssessessecsessusssessessessssssessessessussseesecsessusssessessesseseaeeseess 21

1.2.2 Những khó khăn bat cập trong việc xử ly don đặt hàng khi còn chưa

được áp dụng tự động hóa...- - -- 2 13111. HH kg ngư, 22

1.2.3 Giải pháp ứng dụng cho quy trình xử lý đơn đặt hàng của Công ty Céphan sản xuất bao bì Dong Phát...---- - 2 s5++S£+E2E£EeEEeEEerkerxrrrrreee 221.3 Định hướng đề tài nghiên cứu...----2- ¿+ ++x++£x+2z++zx+erxezrxrrreees 231.3.1 Lý do chọn đề tài...-- -:- 5s 2222k 2E EEEEEE12E1211211 2111111111 23

1.3.2 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu ...--- 2c 5c+sz+c++rxerxezresrxerxeres 24

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.3.3 Đối tượng nghiên COU ...---¿ + 2¿2++2++2x++Ex+2Exrzrxerxeerxesrxee 24

1.3.4 Phạm vi nghiÊn CỨU... .- 5 113313391113 11 1911 9111 vn rệt 251.3.5 Phương pháp nghiên CỨU...- --- 5 5 +1 x ng ng nưkp 25

CHƯƠNG 2: TONG QUAN VE RPA VA PHAN MEM UIPATH STUDIO

—-...,ÔỎ 26

2.1 Khái quát chung về RPA...-2- 22 +¿©2+©E++Ex+2EEtEEEEEEESEErrkrrkrrrkrrrxee 26

QLD RPA I Qi? ... 26

2.1.2 Những lợi ích to lớn của IRPA...-- s1 HH ng ng 27

2.1.3 Những hạn chế còn tồn tại của RPA...- ¿2 2 ++sz+zz+zserxeei 28

2.1.4 Những ứng dụng của RPA...- - - LH HH HH kg 29

2.2 Giới thiệu chung về phần mềm Uipath Studio...---:--5¿55s+¿ 322.2.1 Sự hình thành và phát trién của phan mềm Uipath Studio ... 322.2.2 Phần mềm UiPath Studio ...---- 22 25s E£+E£2E£+EE££EezEzEerxerxeee 332.2.3 Giao điện và các chức năng thành phan của phần mềm ... 38

2.2.3.1 Giao diện của phần mềm...- 2-2-2 2++£+E+££E+£E+zE++rxerxeee 38

2.2.3.2 Các chức năng thành phần chính của phần mềm... 39

2.2.4 Các giai đoạn xây dựng một quy trình tự động... .-. ---- --‹--- 42

CHƯƠNG 3: TỰ ĐỘNG HĨA QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG

CUA CÔNG TY CO PHAN SAN XUẤT BAO Bi DONG PHÁT... 43

3.1 Mơ tả bai tốn và phân tích u cÂu...--- 2-2 5¿+£+++£x+£xzx+zrxerxcres 43

3.1.1 Mơ tả bài tốn tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng của Cơng ty

Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát ...----¿- 5: ++2s+2cx+2zxvzx+zrxesrxee 433.1.2 Phân tích yêu cầu ...---¿- 2¿++¿+++EE++EE++EEtEEEtEEEerkzrkerkrerkesred 443.2 Thiết kế quy trình tự động xử lý đơn đặt hàng của Cơng ty Cổ phan sảnxuất bao bì Đồng Phát...---¿-:-©5¿+S2221 2E 2E 211211271711211211111121. 211 1xx. 44

3.2.1 Xử lý đơn đặt hàng...---- 2-52 ©2Sc22E22EEEE 2212112211211 E1crkrcrei 44

3.2.1.1 Cấp quyền truy cập Email...---¿- 2 2 2 2+ +Ee£xerxeExerszrszei 45

3.2.1.2 Nhận đơn đặt hàng từ Emaail...----¿- ¿+ +z2zx+xe+zxesred 50

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

3.2.1.3 Doc và lay thông tin ở trên đơn đặt hàng...-.---:--s: 523.2.1.4 Kiểm tra các đơn đặt hang va lưu thông tin...--- + 533.2.1.5 Gửi Email phan hồi đơn đặt hàng của khách hang ... 54

KÝ. cố 0n... 56

3.3 Trién khai quy ni) NNớNn..<...ÔỎ 59

3.3.1 Cài đặt quy trình... ..- cv HH TH HH HH HH 593.3.2 Thực hiện quy frìnhh...-- -- --- 5 + 1119199319 v1. ng HH ng 59

0009005 ...,ÔỎ. 681. Kết quả đạt được của đề tài...--- 5c scctect EEE212112112111 11111111. 682. Những hạn chế còn ton tại của đề tài...-- ccssx+xeE+EeEkeEerkerrkerxeeerxee 693. Hướng phát triển của đề tài...---¿- ¿- ¿se +teEx#EE2EE2E12E121217171 2121 re, 69

TÀI LIEU THAM KHẢO ...-- 2< s£©ss£ss se ssezssessevsserssersee 70

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1

LOI MO DAU

Hiện nay, Việt Nam là một dat nước dang phat triển và có lẽ tất cả chúng tađều thấy được rằng cụm từ “Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0” đã không cịn xalạ gì. Do đó, bat cứ cơng ty, tơ chức hay doanh nghiệp nào cũng luôn muốn timra cho mình những ứng dụng cơng nghệ hiệu quả và tiềm năng nhất. Dạo gần

đây, một công nghệ đang được quan tâm và sử dụng rộng rãi cho các doanhnghiệp đó là: Tự động hóa quy trình Robot (RPA — Robotic ProcessAutomaiton).

RPA hiện đang là công nghệ tiên tiến trong thời kỳ chuyên đổi số. Nhờ đó,

ta có thể tự động hóa được các cơng việc có khối lượng lớn, hoặc các hoạt động

kinh doanh có tính chất lặp theo chu kỳ nhất định bằng cách tạo ra một robot.Qua đây, mọi người sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như là chi phí một cáchđáng kể. Với RPA khơng lập trình, người khơng chun IT vẫn có thé sử dụng

thành thạo.

Hiện nay, Cơng ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát cũng đang nỗ lực

khơng ngừng để có thể áp dụng được công nghệ thông tin một cách hiệu quả

nhất, giúp doanh nghiệp mở đường cho những đổi mới về quá trình chuyển đổisố. Hiện tại, việc xử lý đơn đặt hàng của cơng ty vẫn đang cịn thực hiện bằngcách thủ công gây mất nhiều thời gian, chậm trễ, đơi khi cịn mắc nhiều sai sótlàm khách hàng chưa hài lịng và chưa được chun nghiệp hóa để theo kịp

những đơi mới của cơng nghệ.

Chính vì những lí do trên, em đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu củamình là “Nghiên cứu tự động hóa quy trình bằng robot RPA vào nghiệp vụ

xử lý đơn đặt hang của Cơng ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phat”

Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 phần như sau:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát va

định hướng đề tài

Chương 2: Giới thiệu về RPA và phần mềm Uipath Studio

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

viên của công ty đã giúp đỡ và hướng dẫn em một cách tận tình. Mặc dù đã cố

gắng nhất có thể nhưng do trình độ cịn hạn chế nên bài làm của em cịn mắc rấtnhiều sai sót, em kính mong nhận được sự góp ý của cơ Trần Thị Thu Hà và cácthầy cô trong hội đồng dé em có thé tiếp thu và hồn thiện dé tài này hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3

DANH MỤC CHU VIET TAT

Chir viét tat Tiéng Anh Tiếng Việt

AI Artificial Intelligence Trí tuệ nhân tạo

ERP Enterprise Resource Hoach dinh tai nguyén doanhPlanning nghiệp

Interner Messages Access Giao thức truy cập thông báo

Giao thức lay thư tang ứng

POP Post Office Protocol

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Chun đề thực tập tốt nghiệp 4

DANH MỤC HÌNH ANH

Hình 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019... 9Hình 1.2 Sơ đồ tơ chức bộ máy của Cơng ty TNHH Đồng Phát... 12Hình 1. 3 Hệ thống vị trí việc làm và chức danh cơng vIiỆCc... ---- --‹+--‹ 20Hình 1.4 Quy trình xử lý đơn đặt hàng của Cơng ty Cổ phần sản xuất bao bìĐồng Phat ....ccecccccccsessssssessecsessssssessessessusssessessessussssssessessussusssessessessusssessessesseeeseeses 21Hình 2.1 Các ứng dụng của RPA vào các ngành nghé va dich vụ...- 30Hình 2.2 Một số ví dụ về việc ứng dung RPA vào các doanh nghiệp... 31Hình 2.3 Giao diện chính của của Dự án Trống ¬...ùù... 34

Hình 2.4 Giao diện chính của Dự án quy trình đơn giản ...--- -- «<< «s2 34

Hình 2.5 Giao diện chính của Dự án cải tiến quy trình tác nhân...- 35

Hình 2.6 Giao diện chính của Khung doanh nghiệp Robot... ... --- 35Hình 2.7 Giao diện chính của S€qU€TC€S... s5 c5 + + series 36Hình 2.8 Giao diện chính của Flowchiart...-- - - -c 5 << 3+1 vksesesesexe 36Hình 2.9 Giao diện chính của State Machines...- -.- 5 c5 3+2 2++ssvvxssses 37

Hình 2.10 Giao diện khởi chạy của UiPath StudI1o...--.- 5525 < <2 38

Hình 2.11 Giao diện lập trình trong Uipath StudiO...---- «+ ++-<<++<s+ssss 38Hình 2.12 Ghi âm...-- - 1 11191 91193193 9119101901 Hà HH nh ng nh kg 39Hình 2.13 Quét màn hình và Quét dữ liệu ... ..- --- ¿+ +c++<£++sxsseererrs 39Hình 2.14 Sự kiện người dung ...-- - ---- <1 11v 1H ng ng ng 39

Hình 2.15 Các biẾn... ¿52t 22+vt2222112221111222 122.11... ro 40

Hình 2.16 Ngăn hoạt động ... .-- --- SG 3 1311 3121111111111 11111811111 E11 11 xe, 40Hình 2.17 Ngăn thuộc tính ... - --- -- + c1 32112 12 1111111111111 11 11H TH ng nry 41

Hình 2.18 Thanh điều khiỀn...--2©5+22+vt2EEEvtttEkvtrerkrrrerrrrrrrrrrrrrr 4I

Hình 2.19 Các giai đoạn xây dựng một quy trình tự động...-. ---- + 42

Hình 3.1 Quy trình xử lý đơn hàng... .-- -- 5c 2c 3221323 EEEtrrrerrrrsrrree 45

Hình 3.2 Thiết lập cấu hình POP...- 2-22 5¿©+2E++£E+2EE2EEtEEeerxezrxrrrrees 46

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5

Hình 3.3 Thiết lập cấu hình IMAP...-2- ©5252 2+EE+EE£2EE2EEEEEEEEEEErExrrkerkere 41Hình 3.4 Cấu hình IMAP trong UiPath...---5¿©22©5222x2z+v2x+ezxezrxerseees 48Hình 3.5 Thiết lập TypeArgument ...--- + ¿5c s+Sx+EE+EE£EE2EE£EeEEeEkerkerkrrerreee 50Hình 3.6 Hàm xét điều kiện Email...---2- 2£ 2 2+SE£EE£2E2EE£EEtEEerEzrxrrxerkere 51

Hình 3.7 Quy trình mở các file có trong thư mục...- .. s5 +++s+scsssexsexss 52

Hình 3.8 Xử lý đơn đặt hàng...---¿-¿- 25x 2222221212112 21.21. tre 53

Hình 3.9 Gửi Email phản hồi đơn đặt hàng cho khách hang ...--.--- 54

Hình 3.10 Quy trình xây dựng RODOI...-- 5c 11 HH kg 56

Hình 3.11 Danh sách các Robot được cài đặt ...--- --- 5522 S2<s++<<cxcsesexs 57

Hinh 3.12 Xuat ban project NT... ... 57

Hình 3.13 Giao diện chính của trình quản lý Robot...--.-- 55s «<< <<++ss2 58Hình 3.15 Quy trình tự động xử ly đơn dat hang... ee eeeeeceseeeeeeeeeeteeeees 60Hình 3.16 Nhận đơn đặt hàng tự động từ Email ... ...- 5 5< ++x£+sccsseeseess 61

Hình 3.17 Doc đơn đặt hàng ... - --- -- + 3.13211111912111 111 1E errkrrey 62

Hình 3.18 Phiếu đặt hàng đạt u cầu...---¿- + ©2++2+++cx+zxvrxeerxeerxrrrxees 63Hình 3.19 Phiếu đặt hàng khơng đạt yêu cầu...---- 2 2 2 secx+cxsExerszreee 65Hình 3.20 Tổng hợp thơng tin phiếu đạt ...---2-2 52 S222++2x++zx2zxecseees 66Hình 3.21 Tổng hợp thông tin phiếu không đạt ...--- 2 2 55s s2 £s+£+2cz+: 66Hình 3.22 Email phản hồi đối với đơn đặt hàng đạt yêu cầu...--.--- 67Hình 3.23 Email phản hồi đối với đơn đặt hàng không đạt yêu cầu... 67

SV: Trinh Thi Thu Lép: Tin hoc kinh té 58

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6

CHUONG 1: GIỚI THIỆU VE CÔNG TY CO PHAN SAN

XUAT BAO Bi DONG PHAT VA DINH HUONG DE TAI

Nội dung cơ bản của chương 1 sẽ giới thiệu tổng quan về Cơng ty Cổ

phan sản xuất bao bì Đồng Phát, cung cấp thơng tin về lich sử hình thành, cơ

cấu tổ chức, báo cáo kết quả kinh doanh,...Dong thời cũng cho thấy thực trạng,những khó khăn cịn ton đọng của cơng ty. Sau đó sẽ dua ra định hướng dé tài,mục tiêu, nội dung nghiên cứu của dé tài.

1.1 Tổng quan về Cơng ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phat

Cơng ty cơ phan sản xuất bao bì Đồng Phát là một công ty trên 10 nămkinh nghiệm trong ngành sản xuất, kinh doanh bao bì, bao bì nhựa, bao bì giấy.

Sự ra đời của Đồng Phát là sự kết hợp giữa kinh nghiệm ngành nghề, kinhnghiệm về quản trị tài chính và điều hành doanh nghiệp theo tư duy kinh doanhmới kết hợp với đam mê kinh doanh để tạo nên một Cơng ty sản xuất bao bì sẽ

có hướng đi đột phá riêng trong ngành.

Mục tiêu của Đồng Phát nhằm tạo ra những sản phẩm bao bì, các sản

phẩm và dịch vụ kinh doanh khác đã đăng ký, tối ưu cho tất cả các đối tác củaĐồng Phát.

1.1.1 Thông tin chỉ tiết

Thông tin chỉ tiết của Công ty sản xuất bao bì Đơng Phát gồm:

* Tên doanh nghiệp : Cơng ty cơ phan sản xuất bao bì Đồng Phát

* Tên giao dịch DONG PHAT PACKAGING MANUFACTURE JOINTSTOCK COMPANY

* Dia chỉ: Thôn Liêu Thượng — Xã Liêu Xá - Huyện Yên Mỹ - Tỉnh Hưng Yên

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 7

+ Ngày cấp giấy phép kinh doanh: 09/07/2015

+ Ngày bat đầu hoạt động: 09/07/2015

¢ Gmail :

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty

Cơng ty cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát được thành lập theo giấychứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106899958 do Sở kế hoạch và đầu tư HàNội cấp ngày 09 tháng 07 năm 2015.

Đến tháng 05 năm 2016, nhà máy chế biến sản phẩm bao bì chính thức đivào hoạt với tơng kinh phí dau tư là 850 triệu VND.

Từ năm 2018 đến này, công ty đã phát triển hệ thống phân phối cửa hàng

bao bì trên cả nước.

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh của cơng ty

Hiện tai, Cơng ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát kinh doanh rất nhiềungành nghề, cụ thé như sau:

+ Sản xuất sản pham từ plastic

+ Sản xuất giấy nhăn, bìa nhăn, bao bì từ giấy và bìa

+ Sản xuất plastic và cao su tổng hop dạng nguyên sinh-Inấn

+ Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm+ Bán buôn thực pham

» Bán buôn vải, hang may mặc, giày dép

* Bán lẻ đồ điện gia dụng, đồ nội thất, đèn và bộ đèn điện* Dịch vụ liên quan đến in

* Bao bì thực phẩm, màng phức hợp, màng thạch rau câu, thực phẩm, thủy

sản, thuôc bảo vệ thực vật

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 8

* Mang phủ nơng nghiệp

* Túi băng dính chờ, túi cắt nhiệt, túi dán cao tan

* Túi dán cao tan

+ Túi giấy, túi zip

* Túi nắp xốy định hình

» Túi PVC hóa dẻo

1.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Đồng Phát

Trong thời gian qua, tình hình kinh doanh của Cơng ty cũng có nhiều phát

triển, sau đây là bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây

và được thê hiện rõ ở Hình 1.1.

Don vị tiền tệ: đồng Việt Nam

STT Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019

6 Doanh thu hoạt | 728.181 363.511 465.762

động tài chính

7 Chỉ phí tài chính 5.060.100 195.215.021 10.067.432

§ Trong đó: Chi phí | 9 0 0lãi vay

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

11 Thu nhập khác 20.548.706 216.084.126 241.894.326

12 Chỉ phí khác 174.589.693 419.745.496 359.058.342

13 Loi nhuân khác | -154-040.987 |-203.661.370 | -117.164.016

14 | Tong lợi nhuận kế |s44297882 |-154.727278 | 108.560.249

tốn trước th

Chi phí thuế thu

Qua bảng số liệu trên, ta có thé thay:

Doanh thu thuần về bán hang và cung cấp dich vụ năm 2018 tăng99.299.518 đồng đạt 100,56% so với năm 2017. Lợi nhuận sau thuế thu nhậpdoanh nghiệp năm 2018 giảm 699.025.160 đồng so với năm 2017 chiếm 28,42

Năm 2018 doanh thu tăng 4.007.167 đồng đạt 100% nhưng chỉ phí quảnlý kinh doanh có giảm xuống 56.273.750 đồng đạt 188,52%.

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018 tăng so với năm 2017

đồng thời giá vốn hàng bán cũng tăng theo. So với năm 2017 thì giá vốn hàng

bán hàng năm thì 2018 tăng 519.166.103 đồng chiếm 103,42%.

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 10

Qua đó ta có thê thấy được sự tăng trưởng doanh thu thuần của công ty có

phan chậm trễ. Dựa trên bang bảo cáo kết quả trên có thé thay Doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ hàng năm của 2018 tăng khiến giá vốn hàng bán tăngtheo bên cạnh đó lợi nhuận gộp về bán hàng và dịch vụ giảm cho thay chiếc lượckinh doanh của công ty chưa tốt.

1.1.5 Chức nang và nhiệm vu của công ty

Trong phan chức năng và nhiệm vụ, ta tìm hiểu 2 phan là: Chức năng

chính và Nhiệm vụ chính, cụ thê như sau:1.1.5.1 Chức năng chính

Chức năng chính của Cơng ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát là sản

xuất, chế biến và kinh doanh bao bì để đáp ứng nhu cấu thương mại tiêu dùng

trên thị trường

Có vai trị trong hoạt động lưu thơng hàng hóa- hoạt động thương mại, là

cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Công ty tham gia vào cả khâu vận chuyền,bán hàng tới người tiêu dùng. Thông qua hoạt động sản xuất, thương mại và dịchvụ chi nhánh đã tạo ra việc làm cho rất nhiều lao động, góp phan phát triển kinhtế xã hội, giảm gánh nặng về tỉ lệ thất nghiệp cho quốc gia.

Đối với người lao động, cơng ty có chức năng duy trì và phát triển hoạt

động kinh doanh đảm bảo công việc cho người lao động trong công ty và nâng

cao mức lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

Đối với tồn xã hội, cơng ty cống hiến cho người tiêu dùng những sảnphẩm sạch, đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng cũng chính là bảo về quyền

lợi của người tiêu dùng.

1.1.5.2 Nhiệm vụ chính

Nhiệm vụ chính của cơn ty là:

Mở rộng ngành kinh doanh Cơng nghiệp nhẹ: Ngồi xây dựng hệ thốngsản xuất đa ngành khép kín theo mơ hình sạch sẽ- an tồn- tiện lợi. Cơng ty cong

hướng đên những vân đê vê môi trường và sức khỏe người tiêu dùng đảm bảo

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

Nam theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp.

Phát huy sáng kiến và tăng thêm hiệu quả: Chi nhánh công ty đã xây dựngnhiều trung tâm đào tạo kỹ thuật sản xuất bao bì theo hướng hiện đại mới, phục

vụ cho việc đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ kỹ thuật, công nhân của cơngty. Ngồi ra, các trung tâm cịn là nơi đảo tạo, thực tập nghề nghiệp cho sinh viên

các trường đại học, cao đăng. Nghiên cứu sáng tạo và phát triển ngành côngnghiệp nhẹ cũng được công ty chú trọng nhằm phát triên sản phẩm đáp ứng sự đa

dạng về chủng loại và khâu vi của người tiêu dùng.

Chú trọng phát triển nhân lực: Nhu cầu sản xuất đòi hỏi buộc công ty phảiluôn luôn cải tiễn & nâng cao trình độ để đáp ứng nhu cầu, đó là cơ hội cũng như

thử thách của công ty. Bởi vậy sự phát triển của cơng ty là thành quả của q

trình có gắng, nỗ lực hết minh của cả tập thé cán bộ công nhân. Trong hoạt động

đào tạo nội bộ hàng năm, các chương trình trang bị & nâng cao trình độ chunmơn, kỹ năng mêm.

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 12

1.1.6 Bộ máy tổ chức của công ty

1.1.6.1 Bộ máy tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chính của từng phịng ban

doanh Marketing

- Phịng HànhPhịng Kê tốn chính — Nhân

bộ máy đi theo đường thắng và thực hiện mệnh lệnh theo chiều ngang. Mơ hìnhtrực tuyến có ưu điểm là quyền lực tập trung vào tay nhà quản lý, tạo nên cấu

trúc công ty với sự phân quyên rõ ràng, môi trường làm việc linh hoạt và có sựthong nhất về thực hiện mệnh lệnh từ bên trên.

Cụ thê về các Phòng Ban và nhiệm vụ như sau:s* Ban giám đốc:

Ban giám doc gôm: Giám đốc và Phó giám đốc, cụ thể như sau:

Giám doc: là quản ly cap cao nhat trong công ty, là người chịu trách nhiệm

trước các cơ quan quản lý Nhà nước, các tơ chức, cá nhân liên quan đên tình hình

hoạt động cũng như kết quả hoạt động của công ty.

Ban giảm doc có chức năng và nhiệm vụ như sau:

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 13

Tuyển dụng, giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý: Tuyển dụng lao

động; Giám sát và kiểm sốt q trình hoạt động của công ty; Định hướng chiến

lược và mục tiêu phát triên của tô chức.

Thiết lập hệ thống quản trị; Kiến nghị phương án tô chức cơ cấu của côngty; Ủy thác để đại diện và bảo vệ lợi ích của cổ đông hoặc các nha đầu tư trongcông ty; Ban hành quy chế quản lý nội bộ trong công ty.

Ký kết các hợp đồng nhân danh công ty; Kiến nghị phương án sử dụng lợinhuận hoặc xử lý thua lỗ trong hoạt động kinh doanh; Thực hiện các quyền vànhiệm vụ được giao một cách trung thực, cần trọng, nhằm đảm bảo lợi ích hợp

pháp tối đa của cơng ty và chủ sở hữu.

Các Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc giải quyết một số vấn đề

mà giám đốc giao phó. Phó giám đốc được quyền thay giám đốc giải quyếtnhững công việc theo giấy uỷ quyền của giám đốc và phải báo cáo lại nhữngcông việc đã giải quyết với giám đốc.

s* Phịng hành chính — Nhân sự:

Chức năng chính của Phịng hành chính — Nhân sự là: Nắm bắt toàn bộ nhânlực doanh nghiệp, hành chính, văn thư, đánh máy, lưu trữ hồ sơ. Ngồi ra, cịn cóchức năng quản lý cơng tác tổ chức, cơng tác hành chính, cơng nghệ thơng tin và

lao động tiên lương.

Vé nhiệm vụ của Phịng hành chính — Nhân sự cụ thê như sau:Nhiệm vụ chính của cơng tác tô chức và công tác cán bộ:

Dua ra các đê xuât và thực hiện về việc sap xêp, đôi mới, từ đó hình thành

nên quy trình quản lý phù hợp.

Lập kế hoạch tuyển dung và áp dụng theo đúng yêu cầu về quy định trình

tự của Cơng ty và chê độ của Nhà nước.

Thiết lập những quy định tổ chức làm việc, kết hợp giữa các đơn vị, phòngban; Tổ chức quản lý và điều phối hợp lý đội ngũ cán bộ, công nhân; Quản lý và

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 14

giải quyết hợp lý việc thuyên chuyền, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Bộ Luật Laođộng; Tổ chức các lớp đào tạo năng lực cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.

Tổ chức khen thưởng và kỷ luật .

Nhiệm vụ chính của cơng tác hành chính:

Có nhiệm vụ quản lý và lưu trữ các cơng văn giây tờ, các văn thư; Quản lý

con dấu và kiêm sốt việc ban hành các loại cơng văn của các phịng ban cơng ty.

Thong báo các thơng tin va chi thi của lãnh đạo kip thời và chính xác.

Lên kế hoạch và tiến hành mua sắm các văn phòng phẩm, trang thiết bị

làm việc.

Nhiệm vụ chính của cơng tác An toàn lao động — Bảo vệ an ninh, trật tu:

Đảm bảo an tồn lao động, cháy nơ, vệ sinh trong tồn cơng ty.Kiểm tra và lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động.

Tổ chức khám và kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động.

Bảo vệ an ninh, trật tự, tài sản của công ty và cán bộ, cơng nhân.

“+ Phịng Kế tốn - Tài chính:+

Chức năng và nhiệm vụ của Phịng Kế tốn - Tài chính là:VỀ chức năng:

Giúp tổ chức bộ máy tài chính — kế tốn — tín dung trong tồn cơng ty.

Giúp Giám đốc giám sát được các hoạt động kinh tế, tài chính trong Cơngty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước va Cơng ty cơ phan.

Giám sát sự vận động của vơn trong q trình kinh doanh sản xuât, thu nợ

công ty, nắm bắt và xử lý tồn bộ thơng tin kinh tế của cơng ty.

Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty theo kế hoạch; bảo tồn và phát triển vốn của Cơng ty và các cô đông.

Về nhiệm vụ:

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 15

Thứ nhất là nhiệm vụ công tác tài chính gom:

Thiết lập các kế hoạch huy động vốn trung hạn, dài hạn, kịp thời huy động

và sử dụng các nguồn vốn có săn vào các kế hoạch tạo lập và các hoạt động sảnxuất kinh doanh một cách hiệu quả.

Tổ chức thực hiện thanh toán tiền kinh doanh, tuần hồn chu chun vốn

và thu hơi cơng nợ.

Thứ hai là nhiệm vụ cơng tác kê tốn gom:

Tổ chức hệ thống và luân chuyên chứng từ kế toán, ghi chép ban đầu một

Thiết lập kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc theo từng giai

đoạn và các hoạt động về cô phân, cô phiêu.

Xây dựng các hoạt động PR, marketing cho các sản phẩm theo đối tượng

khách hang và theo các giai đoạn.

Xây dựng kế hoạch vật tư, bao bì, nguyên liệu và tổ chức thực hiện kế

hoạch cung ứng kịp thời phục vụ sản xuất.

Kiêm soát vê chât lượng công việc cũng như chât lượng của sản phâm đê

tạo cho khách hàng sự hài lòng nhất.

Về nhiệm vụ:

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 16

Tổ chức quan hệ, tìm kiếm khách hang dé Cơng ty có thé tham gia ký kếtcác hợp đồng kinh tế và theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

Dân đâu công tác đánh giá các sản phâm hiện có từ đó đưa ra các đê xuât

dé phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm Công ty.

Tô chức thực hiện các chiên thuật, các kê hoạch vê ngân sách hàng năm

và các cơng việc từng tháng của Phịng dé đưa lên Ban giám độc phê duyệt.

Thiết lập cơng tác phân tích và nghiên cứu hướng phát triển của các sảnphẩm mới.

Lập các báo cáo được yêu cau theo quy định của cơng ty.

Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuấtkinh doanh thuộc các lĩnh vực.

Tổng hợp, phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty,tình hình đầu tư tài chính của Cơng ty.

Tìm kiếm và phát triển khách hang mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu

của Cơng ty.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì các mối quan hệ với khách hàng

và chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.

Quản lý hồ sơ khách hàng theo quy định.

s* Phong Marketing

Phong Marketing là cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường, giữa sanphẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách hàng. Chức

năng và nhiệm vụ của Phòng Marketing là:

Quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày của phòng Marketing baogồm công tác nghiên cứu và tông hợp từ các nguồn thông tin thị trường.

Lập kế hoạch marketing, nghiên cứu thị trường, bên cạnh đó đề xuất kếhoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển.

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

Thực hiện các chiến lược quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt

động của công ty.

Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.

s* Bộ phận sản xuất

Bộ phận sản xuất gom: Xưởng san xuất, Quản lý sản xuất, Quản lý chấtlượng. Chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận sản xuất là:

Tổ chức nghiên cứu, áp dụng đúng quy trình về sản xuất, đồng thời kiểm

tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại phân xưởng.

Theo dõi tình hình sản xuất của Cơng ty bảo đảm yêu cầu về chất lương,mẫu mã mà Công ty đề ra.

Kiểm tra các loại bao bì mà Cơng ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.

Nghiên cứu, cải thiện hơn về các mẫu mã bao bì bên cạnh đó nâng cao

chất lượng sản phâm, đề xuất sản pham không phù hợp.

Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ranhững ngun nhân khơng đạt đề đưa ra biện pháp khắc phục.

Xây dựng và duy trì hệ thong quản lý chất lượng theo tiêu chuan chat lượng.

s* Bộ phận lưu kho:

Chức năng và nhiệm cục của Bộ phận lưu kho là:

Thứ nhất là, Thực hiện các cơng việc xuất nhập hàng hóa bao gồm: Kiểmsốt các chứng từ xuất, nhập hàng hóa trong ngày, trong tháng; Xuất nhập khocác hàng hóa khớp với các yêu cầu, hóa đơn và chứng từ; Lập báo cáo và thốngkê hàng hóa xuất nhập kho hàng ngày, hàng tháng và ghi chép lại

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 18

Thứ hai là, Kiém soát mức hang tồn kho tối thiểu: Ln đảm bảo hàng

hóa 6n định, có hàng trong kho. Khi hàng hóa gần hết phải báo cho bộ phận sảnxuất dé đảm bảo các hoạt động diễn ra bình thường; Lập bảng báo cáo số lượnghàng hóa tồn kho tối thiêu hàng ngày

Thứ ba là, Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho: Chủ động kiểm tra các đơnhàng nhập kho, xuất kho liên tục; Thúc giục việc mua và nhập hàng hóa một cáchan tồn, tránh làm vỡ, hư hỏng, mất mát; Kiểm kê hàng hóa nhập vào kho, đảm

bảo hàng hóa cịn trong trạng thái nguyên vẹn.

Thứ tư là, Sắp xếp hàng hóa trong kho: Sắp xếp hàng hóa tránh bị âm ướt,

để nơi khơ ráo; Đôn đốc việc sắp xếp trong kho; Thiết lập và cập nhật sơ đồ kho

khi có phát sinh thêm hàng hóa.

Thứ năm là, Đảm bảo thực hiện đúng các quy tắc phịng cháy chữa cháy:Ln cập nhật kiến thức, thơng tin về phịng cháy chữa cháy để phịng ngừa hỏahoạn; Kiểm tra định kì lại các kệ hàng đề tránh gãy đồ gây hư hại hàng hóa, mất

an tồn cho nhân viên kho.

1.1.6.2 Hệ thống vị trí việc làm, chức danh cơng việc

Hệ thống vị trí việc làm, chức danh cơng việc được thể hiện cụ thể ở Hình 1.3.

STT Tên chức danh công việc

Hội đồng quản Chủ tịch Hội đồng quản trị

tị Thành viên Hội đồng quản trị

Tông giám doc

Phó TGĐ Kinh doanh

Ban Giám đốc

Phó TGD Tổ chứcPhó TGD Sản xuất

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

NV tiền lương

Kế tốn trưởng

Phịng Kế tốn Nhân viên Kê tốn tơng hợp

tài chính Í Nhận viên Kế toán doanh thu- tiêu thụ

Nhân viên Kế tốn thủ quỹ

Trưởng phịng Marketing

Phịng Nhân viên Quảng cáo và Khuyến mại

Marketing Í Nhận viên khảo sát khách hàng

Nhân viên Marketing

Trưởng phịng Kinh doanh

Quản lí từng bộ phận sản xuất

SV: Trịnh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

Hình 1. 3 Hệ thống vị trí việc làm và chức danh cơng việc

(Nguồn Phong Hành chính — Nhân sự)1.1.6.3 Cơ chế hoạt động của công ty

Công ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát có cơ cấu tô chức dang cơ cấutrực tuyến chức năng. Do có sự phân cấp theo từng phịng ban, chức năng riêng.

Với cơ cấu tổ chức này Ban giám đốc có thể theo sát tiến trình làm việc của cácphịng ban và đảm bảo năm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh một cách dễ

dàng của công ty.

Cơ câu tô chức bộ máy quản lý trực tuyến giúp công ty linh hoạt với sự

thay đổi của môi trường kinh doanh và có tính thống nhất cao trong các quyết

định. Đồng thời có định hướng tốt cho cơng nhân viên và các phịng ban hơn.

Bên cạnh đó đối với cơ cấu tổ chức này hạn chế là các phòng ban còn độclập với nhau, chưa tối ưu hóa được các hoạt động kinh doanh hay quản tri trong

công ty.

SV: Trịnh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 25<div class="page_container" data-page="25">

Tiếp nhận Email đặt hàng

Tông hợp thông tin đặt hàng

Tông hợp lưu trữ thông tin đặt

cầu sản phẩm (chất liệu, kích thước, số lượng, mục đích sử dụng).

Nhân viên Phịng Kinh doanh sẽ là người tiếp nhận đơn hàng, tông hợpthông tin đơn đặt hàng, phân loại đơn đặt hàng đạt yêu cầu và đơn đặt hàng

không đạt yêu cầu và lưu trữ chúng vào một file Excel riêng.

SV: Trịnh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 26<div class="page_container" data-page="26">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 22

Với những đơn đặt hàng đạt yêu cầu, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ xác

nhận lại Email đặt hàng của khách hàng gồm các thông tin: Thông tin kháchhàng, yêu cầu sản phẩm, và kèm theo bảng giá tương ứng với chất liệu (chất liệu,

kích thước, đơn giá), quy cách sản xuất, chi phí vận chun.

Với những đơn hàng khơng đủ điều kiện như: Thiếu thơng tin đặt hàng thìnhân viên Phịng Kinh doanh sẽ phản hồi lại Email và yêu cầu khách hàng bổ

sung thông tin đặt hàng.

Sau khi đã gửi lại Email cho khách hàng, việc còn lại của nhân viên là liên

hệ trực tiếp với khách hàng dé trao đôi về yêu cầu sản phẩm như yêu cầu về thiếtkế, hình ảnh, và yêu cầu khách hàng chuyên khoản trước 50% giá trị đơn hàng déhồn tất q trình đặt hàng.

12.2 Những khó khăn bất cập trong việc xử lý đơn đặt hàng khi còn chưa

được áp dụng tự động hóa

Với quy trình xử lý đơn đặt hàng một cách thủ cơng như trên, hiện tại

đang gặp một số khó khăn như sau:

- Hàng ngày, có rất nhiều các email yêu cầu đặt hàng của khách hàng chonên việc phản hồi lại cho khách hàng diễn ra rất chậm.

- Chưa nhận được sự hài lòng của khách hàng do quá trình phản hồi chậm.- Các cơng việc trên diễn ra một cách lặp đi lặp lại, gây nên sự nhàm chán

cho nhân viên.

- Do nhân viên cũng là con người nên đơi lúc cịn mắc một số sai sót như

báo giá sai, hoặc như các đơn đặt trước thì nên ưu tiên trước,...

12.3 Giải pháp ứng dụng cho quy trình xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổphần sản xuất bao bì Đồng Phát

Với tình trạng hiện tại của cơng ty thì giải pháp tốt nhất hiện nay là ápdụng tự động hóa cho quy trình xử lý đơn đặt hàng. Điều này không những giúp

công ty nắm bắt được xu thế toàn cầu, mở đường cho những đổi mới trong việc

ứng dụng công nghệ số vào doanh nghiệp mà cịn giúp cơng ty khắc phục được

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 27<div class="page_container" data-page="27">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 23

những khó khăn, hạn chế đang mắc phải trong việc xử lý đơn đặt hàng như: quátrình tiếp nhận và phản hồi lại đơn hàng cho khách hàng được nhanh hơn, tạodựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng, tránh được những sai sót khơng đángcó dẫn đến những vấn đề khiếu nại sau này và hơn hết là giúp cho quy trình xử lýđơn đặt hàng của công ty được diễn ra một cách chuyên nghiệp hơn.

1.3 Định hướng đề tài nghiên cứu

1.3.1 Lý do chọn dé tài

Tự động hóa quy trình bằng robot RPA (Robotic Process Automation) làkhái niệm chỉ Robot phần mềm trong máy tính thay thế lao động trí óc thực hiện

tự động các công việc bàn giấy, dựa trên robot software và AI. RPA làm việc với

các phần mềm có các cơng cụ quy tắc dé làm các cơng việc có ban chất lặp theochu kỳ nhất định và các cơng việc có khối lượng lớn. Khi áp dụng RPA, nhân

viên khơng cịn phải thực hiện những cơng việc nhàm chán trước đây mang tính

lặp đi lặp lại, điều này giúp họ tập trung vào những công việc cốt lõi mà đem về

được nhiêu giá tri và lợi ich hơn.

Hiện nay, hầu như mọi tổ chức doanh nghiệp hoặc các cơng ty đều có cáccơng việc mang bản chất lặp đi lặp lại ví dụ như: xử lý hóa đơn, xuất/ nhập dữliệu doanh thu, xử lý hồ sơ... và nghiệp vụ được chon dé nghiên cứu trong đề tài

này chính là quy trình xử lý đơn đặt hàng của cơng ty. Đây là quy trình có ở tất

cả các doanh nghiệp và cơng ty, vì vậy việc tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt

hàng là vô cùng cân thiêt.

Tại Công ty cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát, việc xử lý don đặt hàng

cịn thực hiện bang cách thủ công. Do hằng ngày số lượng email don đặt hàng

gửi đến rất nhiều nên việc phản hồi lại khách hàng diễn ra rất chậm trễ, điều nàydẫn đến sự khơng hài lịng từ khách hàng, khó có thể tạo mối quan hệ làm ăn lâudài. Và do số lượng đơn hàng lớn, đôi khi cũng cịn mắc một số sai sót về giá cả

hay về độ ưu tiên của đơn hang.

Trong khi đó, đất nước ta ngày càng phát triển thay vì phải mất thêm chiphí th thêm nhân viên dé có thé đáp ứng được tốc độ phản hồi lại khách hàng

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 28<div class="page_container" data-page="28">

Chun đề thực tập tốt nghiệp 24

thì cơng việc trên nên được thực hiện một cách tự động hóa đê tránh các công

việc giống nhau phải lặp đi lặp lại và tránh mắc những sai sót.

Từ những lý do đã nêu trên, em đã quyết định chọn đề tài “Nghiên cứu tựđộng hóa quy trình bằng robot RPA vào nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng củaCông ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát” để có thể giải quyết được hầu

hết những vẫn đề tồn đọng, giúp cho việc xử lý đơn đặt hàng trở nên nhanh

chóng, dễ dàng và hiện đại hơn thông qua thiết lập một Robot giúp tự động hóabằng phần mềm Uipath Studio.

1.3.2 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu chính của đề tài này là: Nghiên cứu quy trình tự động

hóa bằng robot RPA vào quy trình xử lý don đặt hàng của Cơng ty cơ phan sản

xuất bao bì Đồng Phát. Từ đó giúp cho việc xử lý đơn đặt hàng của Công ty đượcthực hiện một cách dễ dàng, chuyên nghiệp và tiết kiệm hơn.

Về mục tiêu cụ thể sẽ gồm những vấn đề sau:

+ Nắm chắc các kiến thức cốt lõi và cơ bản của RPA và các ứng dụng+ Nắm được quy trình xử lý don đặt hàng của Cơng ty cỗ phan sản xuấtbao bì Đồng Phát

+ Nắm được quy trình thực hiện dé xây dựng một quy trình tự động+ Cài đặt và sử dụng thành thạo phần mềm Uipath Studio

+ Đề xuất tự động hóa quy trình bang robot RPA vào nghiệp vụ xử lý đơn

đặt hàng của Công ty Cô phan sản xuất bao bì Đồng Phát1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này gồm:

+ Quy trình xử lý đơn đặt hàng của Công ty cô phan sản xuất bao bi Đồng

+ Quy trình tự động hóa RPA

+ Trình tự các bước dé xây dựng một hệ thong tu dong

SV: Trinh Thi Thu Lép: Tin hoc kinh té 58

</div>Trang 29<div class="page_container" data-page="29">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 25

+ Công cụ hỗ trợ xây dựng hệ thống tự động: phần mềm Uipath Studio

1.3.4 Pham vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đê tài này sẽ tập trung chủ u vào việc phân tíchvà đánh giá các u tơ sau:

+ Không gian nghiên cứu : Công ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng

+ Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình xử lý đơn đặt hàng

của Cơng ty cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát, từ đó nghiên cứu tự độnghóa được quy trình trên dựa vào các kiến thức RPA đã năm chắc và phầnmềm Uipath Studio.

1.3.5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực tập tai Cơng ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát,cũng như trong thời gian thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp, em đã áp dụng mộtsố phương pháp nghiên cứu cụ thé như sau:

Thứ nhất là, Phương pháp tiếp cận có hệ thống: Khảo sát bài tốn “Quy

trình tự động hóa robot RPA vào quy trình xử lý đơn đặt hàng”, phân tích bài

tốn, nam được u cau của bài toán đặt ra và đề ra phuong án giải quyết khả thi

Thứ hai là, Phương pháp so sánh: So sánh lợi ích trước và sau khi được tự

động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng của cơng ty. So sánh, đối chiếu giữa líluận với thực tiễn để quy trình được diễn ra một cách hợp lý.

Thứ ba là, Phương pháp phân tích, thiết kế: Phân tích bài toán và các bướcxử lý tự động của phần mềm Uipath Studio. Từ quy trình xử lý đơn đặt hàng hiệntại của cơng ty, tiến hành nghiên cứu quy trình tự động thông qua phần mềm

Uipath Studio. Đề xuất tự động hóa quy trình bằng robot RPA vào nghiệp vụ xử

lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 30<div class="page_container" data-page="30">

Quy trình tự động hóa robot RPA (Robotic Process Automation) là cơng

nghệ cho phép tự động hóa các nhiệm vụ con người làm một cách chính xác nhất.

Nói cách khác, RPA là một phần mềm robot bắt chước hành động của con người,

có thé hồn thành một sỐ cơng việc nhàm chán mang tính chất lặp đi lặp lại một

cách tự động dựa trên những quy tắc nhất định. So với con người, một robot phần

mềm RPA không bao giờ mắc lỗi.

Cụ thé, RPA được cho là tương thích với các tác vị có đặc điểm sau:

* Thao tác lặp lại theo quy tắc nhất định

¢ Dữ liệu được câu trúc

' Trịnh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 31<div class="page_container" data-page="31">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 27

» Nghiệp vụ được chuẩn hóa

* Quy trình địi hỏi nhiều hơn 3 nhân sự* Dễ bị lỗi của con người

* C6 liên quan đến dữ liệu số

Các chức năng chung của RPA gom:

* Mo các ứng dụng khác nhau một cách tự động như di chuyên tệp hoặc

* Nam bat thông tin từ rất nhiều trang tin tức khác nhau

* Có thé kết hợp cùng các cơng cụ hiện đang có

» Xử lý dữ liệu: tính tốn,...

Các loại RPA gốm có:

¢ Tự động hóa giám sat: Những cơng cu này sẽ cân sự can thiệp của con

người trong khi thực hiện các quy trình tự động hóa

¢ Tự động hóa khơng giám sát: Những cơng cu này thơng minh và có khả

năng tự ra quyết định

* Hybrid RPA: Những công cụ này sẽ có khả năng kết hợp của cả cơng cụ

tự động giám sát và tự động không giám sát

2.1.2 Những loi ích to lớn cia RPA

Hiện tại, RPA mang lại lợi ích rất lớn cho người sử dụng. Điền hình là:

* Thứ nhất là Khả năng mở rộng: Khi phát triển các quy trình lớn, déphù hợp thì RPA có thé được mở rộng thêm các chức năng.

* Thứ hai là Tăng tốc độ xử lý: Nhờ các robot xử ly mà mọi hoạt động có

thé hồn thành với tốc độ nhanh chóng và kịp thời.

¢ Thứ ba là Độ chính xác: Do robot chỉ thực hiện những cơng việc được

thiệt lập san nên sé mang lại độ chính xác cực cao cho người dùng.

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 32<div class="page_container" data-page="32">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 28

làm việc 24/7 nên sẽ giúp tương tác với khách hàng nhiều hơn. Điều này giúp giatăng mối quan hệ với khách hàng và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

¢ Thứ năm là Tính giản đơn: Với RPA, người khơng giỏi về lập trìnhvẫn có thê sử dụng thành thạo.

* Thứ sáu là Tiết kiệm chi phí: Khi ap dụng các robot sẽ giúp giảm bớt

rat nhiêu cái chi phí cho người dùng.

Optimize Resources Enhanced Visibility

PS hy Produc tive

fe]

(Nguon ảnh: webdoctor.vn?)

Tương lai RPA sẽ phủ sóng rất nhiều trong mọi hoạt động kinh doanh của

các doanh nghiệp lớn nhỏ.

2.1.3 Những hạn chế cịn tơn tại của RPA

Khơng thé phủ nhận được những lợi ích to lớn mà RPA đã mang lại cho

người sử dụng. Tuy nhiên, RPA cũng là con dao 2 lưỡi, bên cạnh những lợi ích

đó, vẫn cịn tơn tại những hạn chê như sau:

? Trịnh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 33<div class="page_container" data-page="33">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 29

Thứ nhất, việc xử lý lượng đữ liệu lớn trong các lĩnh vực như ngân hàng,

kế tốn địi hỏi người lập trình phần mềm phải có kiến thức tổng quan trên nhiềulĩnh vực. Do vậy, RPA không dành cho tat cả doanh nghiệp.

Thứ hai, chỉ phí triển khai của RPA vẫn cịn đang cao, đòi hỏi thời giantriển khai lâu và lực lượng lập trình viên RPA tại Việt Nam hiện nay vẫn còn

đang thiếu hụt lớn.

Thứ ba, RPA chưa thể thực hiện các công việc như ra quyết định, hay cáccông việc địi hỏi tính sáng tạo. Các nhược điểm nay sẽ được phát triển mạnh mẽkhi mà các hãng cung cấp sản phẩm phầm mềm RPA đang tiến tới nghiên cứu

tích hợp công nghệ AI vào RPA nhằm tăng thêm sự thông minh cho Robot.

2.1.4 Những ứng dụng của RPA

Hiện nay, RPA đang được ứng dụng ở rất nhiều các ngành nghề khácnhau sử dụng máy tính cho các cơng việc có tính chất lặp nhàm chán. Và sau đâymột số ứng dụng của RPA được thé hiện ở Hình 2.1.

STT Lĩnh vực Ứng dụng

1 Ngân hàng - H6 trợ khách hàng- Xu lí khoản vay

- Khiếu nại gian lận

3 Chăm sóc sức khỏe - Quan lý ho sơ, tài khoản

- Tao báo cáo và phân tích4 Bao hiểm - Tinh tốn phí bảo hiểm

- Xt lí khiếu nại

- Tat tốn hợp đồng

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 34<div class="page_container" data-page="34">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 30

- _ Giải đáp thắc mắc của khách hang

5 Dịch vụ cho khách hàng - _ Cung cấp cho khách hàng các dịch vụtốt hơn băng phương pháp tự động hóa,bao gồm: xác minh chữ ký điện tử và

xác minh thông tin để cho phép chấpnhận hoặc từ chối tự động

- _ RPA có tự động xử lý đơn đặt hàng va

6 Quản lý chuỗi cung ứng

thanh toán, theo dõi mức hàng tồn kho

và theo dõi các lô hàng

7 Quy trình kinh doanh - Tự động hoa ERP

- Xt li hóa đơn

- Xt lí đơn đặt hang

- Tu động hóa dt liệu logistic

Hình 2.1 Các ứng dung của RPA vào các ngành nghề va dịch vụ

(Nguôn: Tổng hop từ www.tutorialspoint.com/uipath?)

SV: Trinh Thi Thu Lép: Tin hoc kinh té 58

</div>Trang 35<div class="page_container" data-page="35">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 31

Một số ví dụ về tính ứng dụng của RPA vào các doanh nghiệp:

Quản lý thuế ở Sắp xếp thủ công các Loại bỏ được việc sắp xêp

Phần Lan khoản thanh toán thu nhập | thủ công.

cho thuê từ tờ khai thuê đã Cải thiện thông tin v è kê

nộp trước hệ thông hanh Lhai thuế, khách hang

Asuntosaatio Sr)

danh riéng cho sinh vién.

Mỗi năm công ty nhận hon

Các công ty điện lực đều có

các cơng ty nhỏ, điều này

Xây dung được một hệ

thống tiêu chuẩn giữa các

CIS của các công ty.

</div>Trang 36<div class="page_container" data-page="36">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 32

2.2 Giới thiệu chung về phần mềm Uipath Studio

2.2.1 Sự hình thành và phát triển của phan mềm Uipath Studio

UiPath là một cơng ty phần mềm tồn cau phát triển một nền tảng cho tự

động hóa q trình robot.

Năm 2005, hai doanh nhân người Romania là Daniel Dines va Marius

đến New York dé gần gũi hon với cơ sở khách hàng quốc tế của mình.

Vào tháng 4 năm 2017, UiPath đã nhận được khoản đầu tư 30 triệu đô lavà đã tăng từ vị trí thứ 5 lên vị trí số 1 từ năm 2017 đến năm 2018.

Đến năm 2019, UiPath đã vượt qua 5000 khách hàng trên toàn thé giới.

Vào ngày 30 tháng 9 năm 2019, UiPath đã xuất hiện trên trang bìa nổi bật

của phiên bản in Forbes với Giám đơc điêu hành của UiPath, Daniel Dines, được

gọi là "Ơng chủ của Bots".

Vào ngày 30 tháng 4 năm 2019, UiPath đã huy động được 568 triệu đơ la

trong vịng tài trợ Series D do quỹ đầu tư quản lý và đứng thứ nhất trong Deloitte

Technology Fast 500 vào ngày 6 tháng 11 năm 2019.

Đến tháng 4 năm 2020, UiPath được vinh danh là công ty công nghệ hàng

đầu và đứng thứ 2 trong bảng xếp hạng Financial Times 1000.

SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58

</div>Trang 37<div class="page_container" data-page="37">

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 33

2.2.2 Phần mềm UiPath Studio

(Nguồn ảnh: financialit.net)Uipath Studio là một chương trình phần mềm có trên máy tính có cơngdụng giúp cho các lập trình viên có thé tự thiết kế các quy trình tự động. Với hau

hết các cơng việc mang tính chất lặp mà người sử dụng làm trên máy tính của

mình thì đều được làm một cách tự động với phần mềm Uipath Studio. Việc này

giúp người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và khơng địi hỏi lậptrình hoặc mã hóa.

UiPath rất dễ sử dụng, có chức năng kéo và thả các hoạt động, có thể tạo

ra được một robot có thể cộng tác cùng người dùng hoặc làm việc độc lập giốngnhư con người một cách dễ dàng.

Hiện tại Uipath Studio có 4 loại dự án, cụ thể như sau:

Thứ nhất là dự án Trồng: Ta có thê thiết lập một dự án trống từ đầu.Trên khơng gian làm việc của dự án trống thì khơng có bat kỳ gợi ý gì trước. Déthiết lập một dự án mới thì người sử dụng phải thiết lập mọi thứ từ đầu. Giao

diện của dự án trống như Hình 2.3 dưới đây:

SV: Trịnh Thị Thu Lép: Tin học kinh té 58

</div>