<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>DANH SÁCH NHÓM BEST RESULT</b>

1 Võ Thanh Trúc (Nhóm trưởng) 221A370909 100%

6 Nguyễn Phan Bảo Thịnh 221A220014 100%

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>LỜI CẢM ƠN</b>

Trước tiên với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, cho phép nhóm 12_Bestresults được bày tỏ lịng biết ơn đến các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện hỗ trợ, giúpđỡ nhóm em trong suốt q trình học tập và nghiên cứu đề tài tiểu luận này. Trong suốtthời gian khi bắt đầu học tại trường Đại học Văn Hiến đến nay, nhóm em đã nhận đượcrất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè.

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Cô Nguyễn Minh Xuân Hương đãtruyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua, nhờcó những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô nên đề tài nghiên cứu tiểu luận này mới đượchồn thành tốt đẹp.

Một lần nữa, nhóm 12 chúng em xin chân thành cảm ơn cô, người đã trực tiếp giúpđỡ, quan tâm, hướng dẫn chúng em hoàn thành bài tiểu luận. Bài tiểu luận này được hoànthành bởi các thành viên trong nhóm, ban đầu khi đi vào thực tế nhóm em cịn hạn chế, bỡngỡ nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, nhóm 12 chúng em rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp quý báu của cô để kiến thức của chúng em trong lĩnh vực nàyđược hồn thiện hơn, đồng thời có điều kiện bổ sung năng lực, nâng cao trong học tập.

Nhóm 12 xin chân thành cảm ơn!

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>MỤC LỤC</b>

<b>DANH SÁCH NHÓM BEST RESULT...</b>

<b>LỜI CẢM ƠN...</b>

<b>NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN...</b>

<b>CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠQUAN, TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ...1</b>

<b>1.1. Khái niệm và phân loại cuộc họp...1</b>

<b>1.1.1 Khái niệm về cuộc họp...1</b>

<b>1.1.2 Phân loại các cuộc họp...1</b>

<b>1.2. Vai trò của cuộc họp trong cơ quan, tổ chức...2</b>

<b>1.3. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp...3</b>

<b>1.4 Trách nhiệm của người tham gia cuộc họp...4</b>

<b>CHƯƠNG II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP...5</b>

<b>2.1. Tiến hành tổ chức cuộc họp...5</b>

<b>2.1.1 Chuẩn bị trước cuộc họp...5</b>

<b>2.1.2 Trong khi tổ chức cuộc họp...9</b>

<b>2.1.3 Sau cuộc họp...11</b>

<b>2.2 Xử lý một số tình huống phát sinh trong cuộc họp...12</b>

<b>CHƯƠNG III: KẾT LUẬN...14</b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO...15</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠQUAN, TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ</b>

<b>1.1. Khái niệm và phân loại cuộc họp1.1.1 Khái niệm về cuộc họp</b>

Họp là một hoạt động gặp gỡ giữa các thành viên trong một tổ chức, nhóm làmviệc hoặc tổ chức tương tự. Nó được tổ chức để trao đổi thông tin, thảo luận vấn đề, đưara quyết định hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể. Họp có thể mang tính tự phát hoặc đượctổ chức theo lịch trình và có sự tham gia của các thành viên có liên quan.

Cuộc họp có thể diễn ra trong nhiều hình thức khác nhau, từ cuộc họp trực tiếp tạimột địa điểm cụ thể đến cuộc họp trực tuyến thông qua các công nghệ truyền thông nhưvideo hội nghị. Quyết định hình thức và cách tổ chức cuộc họp phụ thuộc vào yêu cầu vàtình huống cụ thể của tổ chức.

Tóm lại, trong một cuộc họp phải có sự tương tác và giao tiếp hiệu quả giữa cácthành viên, sự tận hưởng và tôn trọng quyền lợi và ý kiến của nhau. Một cuộc họp thànhcông là khi mọi người cùng tham gia tích cực, đóng góp ý kiến xây dựng và đạt được kếtquả mong muốn.

<b>1.1.2 Phân loại các cuộc họp</b>

Có thể phân loại cuộc họp trên cơ sở sử dụng những tiêu chí như:- Căn cứ vào mục tiêu cuộc họp

Họp giao ban là cuộc họp của giám đốc với các quản lý và nhân viên trực thuộchàng tuần hoặc hàng tháng và chỉ giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâmcông việc của tuần sau, các cơng việc chung cịn tồn đọng trong tuần.

Họp giải quyết công việc là cuộc họp của lãnh đạo, quản lý cấp trên với đơn vị cấpdưới để chỉ đạo giải quyết những vấn đề trước mắt và đưa ra phương hướng, giải pháp tốtnhất, hợp lý nhất cho hoạt động và công việc trong tương lai.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Họp sơ kết, tổng kết là cuộc họp kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thựchiện nhiệm vụ công tác hàng năm và đưa ra phương hướng, nhiệm vụ công tác cho nămtới của các đơn vị trực thuộc công ty.

- Căn cứ vào hình thức tổ chức

Họp khơng chính thức là cuộc họp được tổ chức nhưng khơng chính thức cơng bốdo yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốnnhiều người biết. Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để trao đổi riêng về các vấnđề được gọi là cuộc họp kín.

Họp chính thức, cơng khai là những cuộc họp do các đơn vị, những người có tráchnhiệm đứng ra tổ chức. Hội họp này được tổ chức một cách cơng khai theo đúng chươngtrình, kế hoạch.

- Căn cứ vào phương thức tổ chức

Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùngmột địa điểm, một phịng họp để cùng họp.

Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua các ứng dụng, phần mềm,website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạngnội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thểcùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ởchung một phịng họp.

Tùy thuộc từng tình huống và u cầu cụ thể trong công việc mà áp dụng các tiêuchí trên để tổ chức cuộc họp một cách phù hợp.

<b>1.2. Vai trò của cuộc họp trong cơ quan, tổ chức</b>

Trên thực tế có nhiều loại cuộc họp khác nhau nhưng đều có chung bản chất là đểthống nhất quan điểm, thống nhất tư tưởng làm cơ sở dẫn đến thống nhất hành động.

Cuộc họp là nơi phát huy tính dân chủ thơng qua việc bày tỏ quan điểm, bàn bạcđóng góp ý kiến, báo cáo về tiến độ triển khai công việc. Qua cuộc họp, một số quyết địnhmới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận.

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khókhăn, vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ. Ngồi ra, cuộc họp cịn giúp giải quyết nhữngvấn đề mà một cá nhân không thể thực hiện được hoặc các công việc liên quan đến nhiềucá nhân.

Giúp người lãnh đạo và quản lý huy động trí tuệ, tri thức, kinh nghiệm của tập thểcác thành viên; truyền đạt trực tiếp các quyết định, công việc đến những người thực hiện.

Họp giúp tổng kết, đánh giá khách quan về tình hình thực hiện cơng việc để xácđịnh các nhiệm vụ cần triển khai trong tương lai. Từ đó cho ra biện pháp phát huy ưuđiểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển.

Cuộc họp có thể dùng để đào tạo và phát triển các kỹ năng, nâng cao trình độchun mơn, nghiệp vụ. Thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức và phương phápmới, nó có thể giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự phát triển cá nhân của mỗi người.

<b>1.3. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp </b>

Người chủ trì cuộc họp chính là người đứng ra chịu mọi trách nhiệm về mặt nộidung cho đến kết quả cuộc họp.Không nhất thiết người này phải là lãnh đạo cấp cao thìmới có thể chủ trì cuộc họp, chỉ cần đứng trong vai trò của một người quản lý, bất kể làtrưởng phịng hay tổ trưởng, nhóm trưởng thì tổ chức họp hành cho phịng ban hoặc độinhóm của mình cũng là điều quan trọng để có thể cùng nhau bàn luận, trao đổi nội dungcông việc, các kế hoạch, chiến lược cần triển khai. Chính vì vậy mà khi cuộc họp đượctiến hành, vai trò của người chủ trì gồm các điểm sau:

Ln tn thủ quy tắc thời gian: Một cuộc họp diễn ra nhanh hay chậm tùy thuộcvào các vấn đề phát sinh cũng như hoàn cảnh thực tế của cuộc trao đổi và bàn luận. Bấtkỳ yếu tố nào đi chệch khỏi lịch trình xác định trước cũng sẽ có một số ảnh hưởng đến kếtquả của cuộc họp. Do đó, có hai quy định phải được tuân thủ để đạt được một cuộc họpthành công như mong đợi. Thứ nhất là luôn đúng giờ, thứ hai là ln trong tầm kiểm sốt.

Bám sát nội dung cuộc họp: Người chủ trì phải đảm bảo rằng cuộc họp luôn điđúng hướng và kéo mọi người theo vấn đề chính, đừng để những vấn đề ngồi lề dẫn dắtcuộc họp. Không bám sát nội dung cuộc họp và khơng nhấn mạnh vào vấn đề chính là hai

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

yếu tố làm lãng phí thời gian và khiến các thành viên tham dự cuộc họp cảm thấy khóchịu. Nên tóm tắt lại vấn đề mỗi khi kết thúc một nội dung lớn và khi kết thúc cuộc họp.Sau đó hãy để mọi người nhất trí với những gì đã quyết định trong cuộc họp một lần nữa.

Kích thích sự tham gia của các thành viên: Người chủ trì cuộc họp có thể sử dụngcác phương pháp thích hợp để khởi động những người tham gia và tạo ra một mơi trườngmà ở đó các thành viên tham gia cuộc họp có thể thoải mái giao tiếp với nhau và trao đổiý tưởng và thông tin. Một cuộc họp diễn ra mà khơng có bất cứ ý kiến nào được nêu lên,khơng có đề xuất nào được đưa ra quả thực sẽ khiến cho cuộc họp đi đến thất bại. Việcxây dựng một cuộc họp với không khí thoải mái, lành mạnh sẽ giúp mọi người đều cảmthấy có thể lên tiếng, chia sẻ ý tưởng và động não một cách tích cực mà khơng sợ bị chỉtrích hay khiển trách.

Duy trì trật tự: Trong q trình thảo luận, trao đổi về một vấn đề nào đó chắc hẳnsẽ có nhiều ý kiến cá nhân khác nhau. Chính vì vậy mà người chủ trì cần phải kiên quyết,nhất quán và nhắc nhở mọi người về nội quy cuộc họp, đứng ra giải quyết nếu có mâuthuẫn giữa các thành viên tham dự cuộc họp.

Đưa ra quyết định: Khi đưa ra quyết định cần suy nghĩ kỹ càng cũng như thamkhảo ý kiến của mọi người để có tính khách quan, khơng nên q áp đặt ý kiến cá nhân.Những quan điểm khác nhau cần được tóm tắt và các quyết định tiềm năng cần được trìnhbày rõ ràng. Trước khi chuyển sang nội dung tiếp theo, người chủ trì cần làm rõ và xácnhận quyết định đã được đưa ra.

<b>1.4 Trách nhiệm của người tham gia cuộc họp</b>

Nếu khơng có thơng tin đầu vào và hiểu biết sâu sắc về các vấn đề cũng như ý kiếnđóng góp do các thành viên tham dự đưa ra thì cuộc họp cũng chỉ là những cuộc gặp mặtkhơng hiệu quả - ngay cả khi chương trình nghị sự được tuân thủ đến từng chữ một cáchnhất quán và kịp thời. Nếu khơng có những người tham gia tích cực thì sẽ khơng có gì đểghi lại: khơng có vấn đề nào được xác định, khơng có giải pháp nào được đưa ra và khơngcó hành động nào được thực hiện. Chính vì vậy mà người tham gia cũng phải có tráchnhiệm đối với cuộc họp đó.

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

- Hiểu rõ chương trình nghị sự và mục đích của cuộc họp.

- Nghiên cứu tài liệu, văn bản nhận được trước khi đến dự cuộc họp và chuẩn bịtrước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

- Đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian tổ chức cuộc họp. Trường hợp vìnhững lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự được rờicuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.

- Chấp hành đúng các quy định của cuộc họp. Trong q trình họp khơng làm việcriêng, việc không liên quan đến nội dung họp.

- Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình bày ý kiếntham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề và không vượt quá thờigian của cuộc họp.

<b>CHƯƠNG II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP2.1. Tiến hành tổ chức cuộc họp</b>

<b>2.1.1 Chuẩn bị trước cuộc họp</b>

Abraham Lincoln: “Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn giờđầu tiên để mài rìu”. Sự chuẩn bị rất quan trọng - nó nắm giữ chìa khóa thành cơng và cáccuộc họp cũng không ngoại lệ. Để tổ chức tốt một cuộc họp, người chủ trì cần thực hiệncác bước cơ bản sau.

<b>2.1.1.1 Xác định mục tiêu cuộc họp</b>

Có nhiều mục tiêu để tổ chức cuộc họp như: thông báo, giải quyết vấn đề, khuyếnkhích mọi người đóng góp ý kiến hoặc đưa ra quyết định. Một mục tiêu rõ ràng là nềntảng để xác định tất cả yếu tố khác, cũng như ngăn chặn những cuộc họp vơ ích. Ngườichủ trì nên định hướng rõ ràng mục tiêu ngay từ đầu để cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm,đồng thời điều này còn giúp người tham dự biết những thơng tin cần nắm cũng như vai trịvà trách nhiệm của mình trong buổi họp. Hãy xác định mục đích và nhiệm vụ của cuộchọp thông qua các yếu tố như: Cuộc họp mang lại giá trị gì cho người tham dự?; Có giải

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

quyết được vấn đề hay đạt được kết quả gì?; Thực sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp haycó thể thay thế bằng phương pháp khác?

<b>2.1.1.2 Quyết định hình thức, thời gian và địa điểm cụ thể cho cuộc họp</b>

Có thể xác định hình thức tổ chức cuộc họp trực tiếp hay trực tuyến dựa trên mụcđích của cuộc họp. Nếu tất cả người tham gia đều ở cùng một địa điểm thì cuộc họp trựctiếp thường được ưu tiên hơn vì có cơ hội tương tác. Ngược lại, nếu các thành viên khơngở gần nhau thì cuộc họp trực tuyến sẽ là sự lựa chọn để giảm chi phí cho việc đi lại.

Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý và thuận tiện nhất cho tất cả mọingười. Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương trình họp.Ví dụ: Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; Họp chuyên môn từ một buổilàm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thểkéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá hai ngày; Họp tổng kết công tác năm khôngquá một ngày; Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày tùy theo tính chất vànội dung của chuyên đề; Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ cơng tác từ một đến ba ngàytùy theo tính chất và nội dung vấn đề. Việc ước lượng thời gian tổ chức sẽ giúp cuộc họpkhông bị lan man và chệch hướng.

lựa chọn, bố trí phịng họp cần căn cứ vào: mục đích cuộc họp, số lượng ngườitham dự. Bố trí phịng họp với khơng gian đủ rộng, bài trí phù hợp với tính chất họp. Bànghế phải được sắp xếp theo khoa học, vừa đảm bảo mỹ quan vừa tiện lợi trong sử dụng.Vị trí ngồi của Việc người tham dự cũng cần được sắp xếp cụ thể theo vai trị và vị trí củahọ trong cuộc họp. Nếu là cuộc họp ít người, cần tính chất trao đổi bình đẳng thì nên bốtrí bàn ghế theo hình chữ nhật, hình trịn hoặc hình elip. Vị trí của người chủ trì nên ở nơimà mọi người đều dễ thấy. Trong trường hợp cuộc họp mang tính chất làm việc, trao đổigiữa hai cơ quan hoặc hai nhóm làm việc tương đương nhau thì có thể bố trí hình chữnhật, ngồi hai bên và đối diện nhau.

Chuẩn bị các trang thiết bị như: Hệ thống âm thanh, máy chiếu, máy tính, bảngviết,...Tùy vào từng loại cuộc họp mà có thể chuẩn bị trước cặp hồ sơ, giấy, bút,... Cần

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

kiểm tra tính năng, chất lượng của các phương tiện kỹ thuật để đảm bảo chúng luôn hoạtđộng ở trạng thái tốt nhất.

<b>2.1.1.3 Chuẩn bị nội dung, chương trình họp</b>

Trước khi cuộc họp diễn ra cần phải chuẩn bị những nội dung, thông tin cần traođổi và thảo luận. Người chủ trì sẽ phân cơng sẽ tự chuẩn bị hoặc phân công cho các thànhviên chuẩn bị nội dung cuộc họp và trình bày dưới hình thức là văn bản. Nội dung chínhphải gắn liền với mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp. Những nội dung này sẽ được một cáchhợp lý để tạo thành một chương trình họp khoa học.

Chương trình họp cần xác định cụ thể các nội dung, tiến trình cho cuộc họp. Đốivới các cuộc họp thường kỳ thì chương trình họp sẽ thường đơn giản. Còn đối với cáccuộc họp có quy mơ lớn và quan trọng thì q trình chuẩn bị sẽ phức tạp hơn, phải có nộidung cụ thể, chi tiết; phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân ứng với từng nội dung theotiến độ thời gian chặt chẽ.

Chương trình họp sẽ bao gồm các nội dung: Mục đích của cuộc họp. Thời gian vàđịa điểm tổ chức. Đối tượng tham gia. Nội dung cụ thể từng công việc, phân công cá nhânthực hiện. Thời gian triển khai các nội dung.

<i>Hình 1 - Chương trình họp của một cuộc họp</i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

<b>2.1.1.4 Chuẩn bị văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan cho cuộc họp</b>

Tài liệu, giấy tờ là vật dụng không thể thiếu ở bất kỳ cuộc họp nào, đặc biệt cáccuộc họp báo cáo, đưa ra giải pháp… Để có thể đánh giá đúng tình hình hoạt động của cơquan, tổ chức và đưa ra các quyết định đúng đắn thông qua thảo luận, yêu cầu đầu tiên đặtra đối với mỗi báo cáo là phải chính xác, đầy đủ và đảm bảo tính cập nhật.

Tài liệu cuộc họp để cung cấp cho người dự họp cần được chuẩn bị đúng về nộidung, đúng cho các đối tượng và đủ số lượng. Trong trường hợp cần thiết, đối tượng thamgia sẽ được gửi các tài liệu liên quan cùng với giấy mời để có thời gian chuẩn bị vànghiên cứu trước khi tham dự cuộc họp. Tùy vào nội dung cuộc họp mà văn bản, tài liệu,giấy tờ sẽ được gửi trước hoặc trong quá trình họp.

<b>2.1.1.5 Mời người tham dự </b>

Nếu cuộc họp là để có xây dựng một kế hoạch, dự án thì hãy mời những người cónhiệm vụ trong dự án đó. Nếu cuộc họp là để đưa ra một quyết định, chỉ mời những ngườicó ý kiến và liên quan trực tiếp đến vấn đề cần giải quyết. Như vậy, yếu tố người tham dựquyết định rất lớn trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Lời mời có thể được gửi qua hình thức giấy mời, thư mời điện tử, lời mời qua điệnthoại, thông báo mời ghi bảng,... Căn cứ vào hình thức tổ chức, mục đích, đối tượng thamgia cuộc họp để có hình thức thông báo mời họp cho phù hợp. Nội dung lời mời: Tênngười mời hoặc tên cơ quan đơn vị mời; họ tên, chức vụ người được mời; nội dung, mụcđích, lý do cuộc họp; thời gian, địa điểm họp; thành phần họp; địa chỉ liên hệ để hồi đápkhi nhận giấy mời; chữ ký của người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có). Lờimời phải được gửi đến người tham dự trước thời điểm cuộc họp diễn ra ít nhất ba ngày,trừ trường hợp đột xuất.

</div>