Các Nguyên Tắc Cần Thiết Cho Việc Thiết Kế Cơ Cấu Tổ Chức Và Mô Hình Cơ Cấu Tổ Chức Chức Năng – Trực Tuyến.pdf

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.21 MB, 12 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

Các thành viên: Võ Nguyễn Y Thanh ( Trưởng nhóm )

Lê Nguyễn Minh Dũng Cao Kim Hoàn Đỗ Ngọc Quỳnh Mai

Nguyễn Ngọc Minh

TP.HỒ CHÍ MINH-THÁNG 11/2023

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

Mục Lục

MỞ ĐẦU...3

I . Thiết kế cơ cấu tổ chức...4

1.Khái niệm thiết kế cơ cấu tổ chức...4

2.Các yếu tố chính trong q trình thiết kế cơ cấu tổ chức...4

3.Tại sao phải thiết kế cơ cấu tổ chức ?...4

4.Những vấn đề một doanh nghiệp phải đối mặt nếu khơng có cơ cấu tổ chức rõ ràng...5

II. Các nguyên tác thiết kế cơ cấu tổ chức...6

1.Những cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức doanh nghiệp...6

2.Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức...6

3.Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức...6

III. Mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng...7

1.Khái niệm mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng...7

2. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng:...7

3. Ưu nhược điểm mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng...8

IV. Mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến...8

1.Khái niệm mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến...8

2. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến...9

3. Ưu nhược điểm mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến...9

V. Mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến...9

1.Khái niệm mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến...9

2. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến...9

3. Ưu nhược điểm mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến...10

4.Ví dụ thực tế mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến...10

VI. KẾT LUẬN:...11

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CƠNG VIỆC NHĨM 3:...11

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

MỞ ĐẦU

Trong quá trình thành lập tổ chức hay một doanh nghiệp để có thể quản lí tốt cơngviệc cũng như là các cấp dưới, các bổ phận thì nhà quản trị thiết kế nên một cơ cấu tổchức. Báo cáo này tập trung vào vấn đề như thế nào là thiết kế một cơ cấu tổ chức.Tầm quan trọng của việc thiết kế cơ cấu tổ chức. Các mô hình của thiết kế cơ cấu tổchức. Báo cáo được hồn thành bởi năm thành viên, gồm trưởng nhóm là Võ NguyễnY Thanh và các thành viên: Đỗ Ngọc Quỳnh Mai, Nguyễn Ngọc Minh, Lê NguyễnMinh Dũng, Cao Kim Hoàn. Tuy đã có sự chuẩn bị kĩ lưỡng và cố gắng của các thànhviên, song báo cáo cũng không thể tránh khỏi các thiếu sót do lần đầu thực hiện, khẩnmong được sự góp ý từ giảng viên để hồn thiện và rút kinh nghiệm cho những lầnlàm việc tiếp theo.

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

I. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC1. Khái niệm thiết kế cơ cấu tổ chức

Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình tạo ra một khuôn khổ, cấu trúc và hệ thống tổ chứchoạt động của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó bao gồm việc xác định các mụctiêu, nhiệm vụ, chức năng, quyền lực và mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trongtổ chức.

2. Các yếu tố chính trong quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức

Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu bằng việc đặt ra các mục tiêu chiếnlược và sự phân công rõ ràng về trách nhiệm cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong tổchức. Các yếu tố chính bao gồm:

- Phân chia công việc: Xác định nhiệm vụ và chức năng cụ thể của từng bộ phận, độinhóm hoặc cá nhân trong tổ chức.

- Liên kết và cấu trúc: Xác định cách mà các bộ phận hoặc nhóm làm việc với nhau,mức độ liên kết và mối quan hệ giữa chúng.

- Quyền lực và trách nhiệm: Xác định ai chịu trách nhiệm trong việc ra quyết định,điều hành và thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cũng như cách thức quản lý quyềnlực.

- Các quy trình và chuẩn mực hoạt động: Xác định các quy trình, quy định và chuẩnmực để đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán.

- Mơ hình quản lý: Xác định cấp bậc quản lý và mơ hình tổ chức, bao gồm cách thứcgiao tiếp và quản lý giữa các cấp bậc khác nhau.

- Khả năng linh hoạt và thích ứng: Thiết kế cơ cấu tổ chức cũng cần tính đến khả năngthích ứng với thay đổi, linh hoạt và sự tương tác với mơi trường bên ngồi.

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các doanh nghiệp thường xem xét nhiều yếu tố để tạo ramột hệ thống tổ chức phù hợp với mục tiêu, chiến lược và đặc điểm cụ thể của họ.Điều này giúp tăng cường hiệu suất hoạt động và khả năng thích ứng với mơi trườngkinh doanh biến đổi.

3. Tại sao phải thiết kế cơ cấu tổ chức ?

Thiết kế cơ cấu tổ chức là một phần quan trọng trong việc quản lý một doanh nghiệphoặc tổ chức vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

- Tối ưu hóa hiệu suất: Một cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt giúp tăng cường hiệu suấtlàm việc và sự hiệu quả của các hoạt động. Việc phân chia rõ ràng các nhiệm vụ, tráchnhiệm và quyền lực có thể giúp nhân viên làm việc một cách có tổ chức và hiệu quảhơn.

- Tăng cường linh hoạt: Một cơ cấu tổ chức linh hoạt và thích ứng có thể giúp tổ chứcthích nghi tốt hơn với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, công nghệ và yêu cầucủa khách hàng.

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

- Tăng sự tập trung: Cơ cấu tổ chức rõ ràng giúp tập trung nguồn lực và năng lực củatổ chức vào các mục tiêu chiến lược quan trọng.

- Tăng sự minh bạch và trách nhiệm: Một cơ cấu tổ chức được thiết kế đúng cách giúptạo ra sự minh bạch về trách nhiệm và quyền lực, từ đó tạo điều kiện cho sự chuẩn bịbáo cáo và đánh giá hiệu suất.

- Tạo ra mơi trường làm việc tích cực: Một cơ cấu tổ chức có cấu trúc tốt có thể tạo ramơi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và phát triển cá nhân.

- Giảm thiểu rủi ro: Cơ cấu tổ chức tốt có thể giúp giảm thiểu rủi ro do thiếu rõ ràng vềtrách nhiệm và quản lý.

- Tăng cường quản lý: Cơ cấu tổ chức tốt cũng giúp quản lý dễ dàng hơn, vì nó cungcấp một bức tranh tổng quan về cách mà tổ chức hoạt động và các mối quan hệ giữacác phần tử khác nhau.

Tóm lại, việc thiết kế cơ cấu tổ chức giúp tạo ra một khung nhìn rõ ràng và cụ thể vềcách tổ chức hoạt động, từ đó tạo điều kiện cho sự tập trung, hiệu suất và khả năngthích ứng với mơi trường thay đổi.

4. Những vấn đề một doanh nghiệp phải đối mặt nếu khơng có cơ cấu tổ chứcrõ ràng.

Nếu một doanh nghiệp khơng có cơ cấu tổ chức rõ ràng, nó có thể gặp phải nhiều vấnđề và hậu quả tiêu cực, bao gồm:

- Lộn xộn trong hoạt động: Thiếu cơ cấu tổ chức có thể dẫn đến sự lộn xộn trong cácquy trình làm việc và giao tiếp, làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ sai sót.

- Thiếu trách nhiệm rõ ràng: Việc khơng có cơ cấu tổ chức có thể làm mất đi sự rõràng về trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận, dẫn đến việc trốn tránh tráchnhiệm và mâu thuẫn xung đột.

- Hiệu suất thấp: Do khơng có sự phân chia rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyềnlực, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc hồn thành công việc đúng hạn vàhiệu quả.

- Sự đánh mất cơ hội và sáng tạo: Cấu trúc tổ chức khơng tốt có thể làm giảm khả nănglinh hoạt và sáng tạo của nhân viên, từ đó làm mất cơ hội tiềm năng và khả năng thíchứng với thay đổi.

- Khó khăn trong quản lý: Thiếu cơ cấu tổ chức có thể làm tăng thêm áp lực và khókhăn cho người quản lý khi họ khơng có cơ sở cụ thể để phân công nhiệm vụ, quản lýnguồn lực và định hình chiến lược.

- Sự mất cân đối và khơng ổn định: Khơng có cơ cấu tổ chức có thể làm mất đi sự cânđối và ổn định trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp, dẫn đến sự khơng chắcchắn và khó khăn trong việc duy trì mơi trường làm việc tốt. Để đối phó với những vấnđề này, việc xây dựng và duy trì một cơ cấu tổ chức hiệu quả và linh hoạt là rất quantrọng. Cơ cấu tổ chức cần phản ánh mục tiêu, chiến lược và nhu cầu cụ thể của doanh

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

nghiệp, đồng thời phải tạo điều kiện để tối ưu hóa hiệu suất và khả năng thích ứng vớithay đổi.

II. CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC1. Những cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức doanh nghiệp

Bộ máy tổ chức chỉ có thể được xây dựng khi tổ chức đã xác định được mụctiêu và chiến lược hoạt động.

Phải dựa vào quy mô và đặc điểm ( lĩnh vực ) hoạt động của doanh nghiệp.Tính tốn tới những tác động của mơi trường vi mô, vĩ mô.

Phù hợp với công nghẹ hoặc kỹ thuật sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ.Các nguồn lực của doanh nghiệp.

Tuân thủ nghiêm túc tiến trình của chức năng tổ chức.

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

(Nguồn: Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

Đặc điểm hoạt độngMôi trường hoạt độngQuy mô hoạt độngKhả năng về nguồn lựcMục tiêu chiến lược phát triển

3. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

- Nguyên tắc xác định theo chức năng : Một vị trí cơng tác hay một bộ phận được địnhnghĩa rõ ràng theo mục tiêu cần đạt được, các hoạt động tiến hành và quyền hạn đượcgiao. Nếu các nhà quản trị coi nhẹ nguyên tắc này sẽ dẫn đến nguy cơ nhầm lẫn chứcnăng, nhiệm vụ của từng vị trí cơng tác hay từng bộ phận.

- Nguyên tắc tương xứng giữa chức năng - quyền hạn – trách nhiệm : Do quyền hạn làmột quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm là nghĩa vụphải hồn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu cầu quyền được giao cho

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

từng người, từng bộ phận tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng đạtđược kết quả mong muốn.

- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính tuyệt đối trong trách nhiệm : Làviệc một người có mối quan hệ trình báo lên một cấp trên duy nhất càng được tuân thủthì, mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân đối với kếtquả sẽ càng lớn. Và các thành viên trong hệ thống chỉ nhận quyết định từ một người vàchịu trách nhiệm trước người đó.

- Nguyên tắc bậc thang và quyền hạn theo cập bậc : Cấp dưới phải biết ai giao quyềncho họ và họ phải trình báo cho ai, về những vấn đề vượt quá quyền hạn.

- Nguyên tắc quản lí theo sự thay đổi : Để đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức, cần đưavào cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước sự thay đổi.

- Nguyên tắc cân bằng : Đây là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như chomọi chức năng của nhà quản trị. Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cânđối, căn cứ vào sứ mệnh của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

III. MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG1. Khái niệm mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng

Mơ hình tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhânhoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Cơ cấu chức năng chia tổ chức thành các phòng ban dựa trên chức năng của chúng. Mỗi phòng do một người quản lý chức năng đứng đầu và các nhân viên được phânnhóm theo vai trị của họ. Mơ hình này tập trung vào chun mơn hóa và tối đa hóa kỹnăng của nhân viên để đạt được hiệu suất cao và đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Đặcđiểm nổi bật nhất mơ hình này là những nhân viên chức năng phải là người am hiểuchuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.

2. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu chức năng tức là gộp các cơng việc có tính chất tương đồng vào thành một bộphận. Ví dụ: gộp các công việc như hỗ trợ và triển khai; bảo hành; hỗ trợ kĩ thuật vàophòng kĩ thuật. Tương tự như các bộ phận còn lại. Mỗi phòng ban được đặt tên theochức năng của chúng. Ví dụ như phịng Kinh Doanh, Nhân Sự, Marketing… Đây là một trong những mơ hình phổ biến hiện nay và mang tính chun mơn hố caonhất.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

2. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

(Nguồn:Sách Quảntrị học trường Đại học Tài chính – Marketing)

3. Ưu nhược điểm của mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyếnƯu điểm

V. MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG – TRỰC TUYẾN1. Khái niệm mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

- Mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng là sự kết hợp hai cơ cấu tổ chức trên.còn các bộ phân chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lờikhuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.

- Đặc điểm:

+ Còn tồn tại các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chun mơn;+ Các phịng chức năng khơng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến;+ Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt độngvà được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.

2. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

- Phần bên ngoài chính là cơ cấu tổ chức trực tuyến- Phần bên trong là các phòng ban.

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

- Các phịng ban tồn tại nhưng khơng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến ởphía dưới.

- Các kết quả hoạt động do người lãnh đạo phó giám đốc sx và phó giám đốctiêu thụ chịu trách nhiệm và chỉ đạo.

(Nguồn: Sách Quản trị học trường Đại học Tài chính – Marketing)

3. Ưu nhược điểm của mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyếnƯu điểm:

Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng;Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ.

Nhược điểm:

Nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết;Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn;

Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng.

4. Ví dụ thực tế mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

Sơ đồ tổ chức và cơ cấuquản lý cũ của vinamilk

- Quyền hạn và tráchnhiệm chủ yếuthuộc về tổng giámđốc, các bộ phậnquản trị cấp cao vàban kiểm soát.

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

- Ngồi ra cịn có cơng ty cổ phần thép Việt Nam đang sử dụng mơ hìnhnày

VI. KẾT LUẬN:

Thiết kế cơ cấu tổ chức đóng một vai trị khơng thể thiếu trong sự thành công và pháttriển của một doanh nghiệp (tổ chức). Một doanh nghiệp muốn có được sự phát triểnbền vững thì việc thiết kế một cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp đó là điều tốiquan trọng. Nó giúp cho doanh nghiệp đó có thể định hình được chiến lược và mụctiêu, tăng cường hiệu suất và hiệu quả, quản lí rủi ro, linh hoạt và thích ứng trong cácđiều kiện khác nhau… Tuy từng mơ hình đều có những ưu điểm và nhược điểm khácnhau nhưng việc xác định đúng mơ hình phù hợp với doanh nghiệp của mình sẽ đưadoanh nghiệp đó phát triển một cách tồn diện nhất.