giao tiếp trong kinh doanh bằng văn bản

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (24.1 MB, 50 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

GIAO TIẾP TRONG

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

I. TỔNG QUAN

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

-Giao tiếp trong đó thơng điệp được truyền đi dưới dạng viết hoặc in được

gọi là giao tiếp bằng văn bản

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

2. Tầm quan trọng

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

Kỹ năng viết tốt sẽ tạo cảm tình đối với người

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh

<small>- Nếu trình bày khơng tốt, rối ren, mù mịt, thì người đọc khơng hiểu được ý kiến của tác giả</small>

<small>- Trong các cuộc thi tuyển càng ngày người ta càng quan tâm nhiều hơn đến kỹ năng giao tiếp nói chung, và kỹ năng viết nói riêng của người tham gia</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Giao tiếp bằng văn bản tốt có ưu thế vượt trội

<small>- Lưu giữ thông tin để tham khảo, sử dụng trong tương lai hoặc để làm căn cứ sau này (các báo cáo, các đề án, kế hoạch, thông báo, biên bản, các hợp đồng, bản ghi nhớ, thỏa thuận,...)</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<small>- Viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, với những luận cứ có sức thuyết phục sẽ có khả năng giúp tổ chức giữ được những khách hàng cũ</small>

<small>- Tạo lập những đồng minh chiến lược và thu hút được những khách hàng mới</small>

Khả năng viết tốt giúp giữ và

tiếp cận được nhiều khách hàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

3. Phân loại

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

b) Tài liệu quảng cáo

<small> Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các cơng ty trình bày sản phẩm và dịch vụ của họ. </small>

<small> Chúng được đặc trưng bởi rất nhiều màu sắc và có rất nhiều hình ảnh trong các sản phẩm hoặc dịch vụ</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

c, Email

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

d) Đề xuất

<small>trong tương lai. Chúng thường chỉ có một hoặc hai trang. Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể của dự án</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

e) Thư truyền thống

<small> Thư một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất. Chủ đề của các bức thư có thể mang tính cá nhân hoặc </small>

<small>thương mại</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

f) Điện tín

<small> Điện tín một phiên bản ngắn và đơn giản của một bức thư. Ở đây các công thức lịch sự được giữ ở mức tối thiểu và đôi khi </small>

<small> Văn bản của tin nhắn được viết bộ qua số lượng từ lớn nhất và giữ mức tối thiểu cần thiết để có ý nghĩa. </small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

4. Ưu điểm

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

<small>Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện </small>

<small>thông tin vĩnh viễn. Do đó, nó rất hữu ích khi giữ hồ sơ được yêu cầu. </small>

<small>Theo cùng một cách, nó rất quan trọng trong việc phân cơng trách nhiệm chính xác và </small>

<small>trong việc thiết lập các định mức và thủ tục.</small>

<b>01</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

Các văn bản giao tiếp có mức độ bảo quản cao. Điều này cho phép nó được an toàn và lâu dài.

<b>02</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

<small>Những người sử dụng phương tiện này phản ánh hiệu quả trước khi viết. </small>

<small>Hành động viết một thông điệp luôn được bắt đầu bằng một quá trình suy nghĩ và xác định những gì bạn muốn bày tỏ</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

<b>04</b>

<small>Trong các tin nhắn được truyền qua giao tiếp bằng văn bản, ít có khả năng bị biến dạng. </small>

<small>Trong hệ thống liên lạc này, thông tin được đăng ký vĩnh viễn và có thể được xác minh bất cứ lúc nào. </small>

<small>Vì vậy, ít có khả năng bị bóp méo hoặc thay đổi thơng tin.trọng trong việc phân cơng trách nhiệm chính xác và trong việc thiết lập các </small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

5. Nhược điểm

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

6. SO SÁNH

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

<small>Giao tiếp bằng miệngGiao tiếp bằng văn bảnÝ nghĩaTrao đổi ý tưởng, thông tin </small>

<small>và tin nhắn thông qua lời nói là Giao tiếp bằng </small>

<small>Trao đổi thơng điệp, ý kiến và thông tin ở dạng viết </small>

<small>Nó là gìGiao tiếp với sự giúp đỡ của lời nói.</small>

<small>Tốc độ truyền thôn tinNhanh ChậmBằng chứngKhơng có hồ sơ liên lạc là </small>

<small>Hồ sơ thích hợp của truyền thơng có mặt</small>

<small>Phản hồiPhản hồi ngay lập tức có thể được đưa ra.</small>

<small>Phản hồi cần có thời gian.Sửa đổi trước khi gửi thông </small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO

VĂN BẢN

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

PHẦN 1. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

- Nắm rõ về nội dung mới có thể soạn thảo văn bản đúng với ý chí của các bên

- Thu thập thông tin về nội dung cần của văn bản cịn giúp người soạn thảo hợp đồng có cái nhìn tổng quan nhất để định hướng được sẽ tiến hành soạn thảo loại hợp đồng nào cho giao dịch.

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

PHẦN 2. Xác định rõ mục tiêu bài viết

- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản-

Kiểu trình bày: Kiểu trình bày theo chiều dài của tờ giấy khổ A4

- Mức độ, phạm vi điều chỉnh

- Mỗi loại văn bản khác nhau đi kèm với các quy ước và kỳ vọng khác nhau

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

– Xây dựng tư duy soạn thảo theo đoạn nhằm diễn đạt thành đoạn văn pháp lý vừa phải (hoặc dài) nhưng mạch lạc, các ý nối tiếp một cách

– Diễn đạt phần nội dung trọng tâm của đoạn văn luật phải rõ ràng, dễ

hiểu, không ẩn ý, …

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

PHẦN 3. Phác thảo bài viết

- Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng

- Checklist những vấn đề cần chuẩn bị, thực hiện điều khoản, vấn đề quan trọng cần phải thể hiện và đạt được

- Không tiết lộ bản dự thảo chưa hoàn chỉnh

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

Phần 4. Rà soát và kiểm tra

- Rà soát mục tiêu văn bản (tránh lạc đề, khác xa với mục tiêu của văn bản)

- Phát hiện lỗi chính tả, rà soát sự gắn kết các điều khoản, giữa văn kiện giao dịch

</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35">

- Rà sốt nội dung có thể cịn mâu thuẫn, nội dung còn “lấn cấn”, chưa tự tin, chắc chắn

- Kiểm tra văn phong, lối diễn đạt thuật ngữ pháp lý chung và chuyên ngành phù hợp

- Hình thức hợp đồng đã phù hợp hay chưa.

</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">

Phần 5. Hoàn thiện văn bản và gửi đến người đọc.

- Kiểm tra, rà soát và checklist các điều khoản, văn kiện đi kèm, vấn đề quan trọng cần phải thể hiện và đạt được

- Format hình thức hợp đồng, đánh số thứ tự trang - Gửi đến người đọc bằng văn bản viết tay trực

tiếp, qua các phương tiện truyền thông tin hoặc Interne

</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37">

III. MỘT SỐ

VẤN ĐỀ KHÁC

</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39">

<b>2. Mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40">

</div><span class="text_page_counter">Trang 41</span><div class="page_container" data-page="41">

</div><span class="text_page_counter">Trang 42</span><div class="page_container" data-page="42">

<b><small>3. Sử dụng giọng văn tích cực</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 43</span><div class="page_container" data-page="43">

<b><small>4. Ngắn gọn đi vào vấn để chính</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 44</span><div class="page_container" data-page="44">

<b><small>5. Sử dụng Tiếng Anh cơ bản</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 45</span><div class="page_container" data-page="45">

<b><small>6. Tránh tạo kiểu quá mức</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 46</span><div class="page_container" data-page="46">

<b> 3. Có thể thể hiện kỹ </b>

<b>năng giao tiếp bằng văn bản của mình ở đâu?</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 49</span><div class="page_container" data-page="49">

<b>3. Đây là 1 trong cách kĩ năng tin học văn phòng được sử dụng trên máy tính cho phép người dùng gõ, nhập, sửa đổi văn bản</b>

<b>4. Là một loại văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức hay cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện nhằm giúp cho cơ quan đánh giá, phân tích, điều hành và ban hành các quyết định phù hợp</b>

<b>5. Là hình thức thư điện tử được dùng để trao đổi thông tin trực tuyến qua mạng internet </b>

<b>6. Một bài thuyết trình được coi là thành công, truyền cảm hứng đến người xem phần lớn phụ thuộc vào ….. truyền tải của bài thuyết trình.</b>

</div>