tiểu luận môn học phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin 2

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (831.68 KB, 25 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌCKHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

SỐ PHÁCH: ………TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC

KHOA: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

TIỂU LUẬN MƠN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG SIÊU

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

MỤC LỤC

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

Lời Cảm Ơn

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

PHẦN I. MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Hiện nay, các siêu thị mini ngày càng trở thành một hình thức mua sắm phổ biến, đặc biệt là tại các khu vực đô thị. Tuy nhiên, nhiều siêu thị mini vẫn đang sử dụng phương pháp quản lý truyền thống, gây khó khăn trong việc tổ chức, theo dõi hàng hóa, và cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng. Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại cho siêu thị mini sẽ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm mua sắm.Đồng thời việc áp dụng công nghệ sẽ giúp siêu thị mini theo dõi xu hướng mua sắm của khách hàng, từ đó tối ưu hóa việc đặt hàng và cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu ngày càng đa dạng. Điều này không chỉ tăng cường hiệu suất kinh doanh mà còn tạo ra trải nghiệm mua sắm tối ưu cho khách hànghàng

2. Đối tượng nghiên cứu:

 Siêu thị mini hoặc cửa hàng tiện lợi.  Hệ thống phần mềm quản lý siêu thị mini

3. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu:

 Các siêu thị mini tại khu vực đô thị.

 Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quản lý hàng hóa, doanh số bán hàng và dịch vụ khách hàng.

4. Mục đích nghiên cứu:

 Phát triển một hệ thống phần mềm quản lý siêu thị mini để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện hiệu suất hoạt động.

5. Nhiệm vụ nghiên cứu:

 Nắm vững nghiệp vụ quản lý siêu thị mini (quản lý hàng hóa, doanh số bán hàng, dịch vụ khách hàng).

 Tìm hiểu và áp dụng các công nghệ hiện đại trong phát triển phần mềm quản lý.

6. Phương pháp nghiên cứu:

 Phỏng vấn chủ cửa hàng và nhân viên.  Quan sát quy trình làm việc tại siêu thị mini.

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:

 Nâng cao hiểu biết về quản lý kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ.

 Ứng dụng hệ thống phần mềm để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

 Góp phần vào sự hiện đại hóa trong quản lý và vận hành của các siêu thị mini.

PHẦN II. NỘI DUNG

CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG1.Quá trình khảo sát:

a. Địa điểm khảo sát:

Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại: Siêu thị mini Vico mart , Vinh Thanh, Phú Vang , Thừa Thiên Huế .

b. Lịch trình khảo sát:

 Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của Siêu thị mini Vico mart  Thu thập thông tin về danh mục sản phẩm, doanh số bán hàng, và quy trình

thanh tốn tại cửa hàng

2.Quy trình khảo sát

a. Khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn

Yêu cầu : Đối tượng phỏng vấn ( ≥ 2 đối tượng )

 Một nhân viên mini-mart

 Một khách hàng Câu hỏi phỏng vấn (≥ 5 câu cho 1 đối tượng )

Đối tượng 1: Nhân viên – Lê Thị A

Câu hỏi 1: Với sự tăng trưởng nhanh chóng của ngành công nghiệp siêu thị minimart, bạn nghĩ rằng yếu tố nào đó đã giúp siêu thị của bạn

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Câu hỏi 5: Các khó khăn bạn gặp phải khi phải quản lý hàng tồn kho ?

Đối tượng 2: Khách hàng- La Hồng Lộc

Câu hỏi 1: Bạn thường gặp khó khăn gì khi mua hàng tại siêu thị mini? Câu hỏi 2: Bạn có mong muốn gì từ hệ thống trong quá trình sử dụng siêu thị mini?

Câu hỏi 3: Bạn thường gặp những khó khăn nào khi tìm kiếm sản phẩm tại siêu thị mini ?

Câu hỏi 4: Số lần bạn đi siêu thị mini trong tháng ? Câu hỏi 5: Bạn hãy so sánh mini-mart và super market?

Đối tượng 3 : Chủ cửa hàng-Trần Văn C

Câu hỏi 1: Với sự tăng trưởng nhanh chóng của ngành cơng nghiệp siêu thị minimart, bạn nghĩ rằng yếu tố nào đó đã giúp siêu thị của bạn nổi bật và phát triển?

Câu hỏi 2: Làm thế nào bạn quản lý kho hàng và cung cấp để đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng cho khách hàng?

Câu hỏi 3: Bạn đã áp dụng các cơng nghệ mới như thanh tốn khơng dây hoặc ứng dụng di động để cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng? Nếu có, hiệu suất của chúng như thế nào?

Câu hỏi 4: Làm thế nào bạn quản lý và giám sát nhân viên của mình để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu suất tốt?

Câu hỏi 5: Trong tương lai, bạn có kế hoạch nâng cấp hệ thống quản lý của mình? Nếu có, bạn đã xác định những khía cạnh cụ thể mà bạn muốn cải thiện?

b. Khảo sát bằng phương pháp câu hỏi khảo sát

 Yêu cầu : Đối tượng phỏng vấn ( ≥ 1 đối tượng ): khách hàng và chủ cửa hàng

 Câu hỏi phỏng vấn (≥ 10 câu cho 1 đối tượng )

1. Bạn đánh giá hiệu suất của việc sử dụng công nghệ mới (ví dụ: ứng dụng di động) trong việc thúc đẩy doanh số bán hàng:

a) Rất hiệu quả b) Hiệu quả c) Không chắc chắn d) Không hiệu quả

2. Trong việc quản lý kho hàng, bạn ưa chuộng phương pháp nào sau đây: a) Just-In-Time (đúng lúc, đúng lượng) b) Tăng tồn kho để đảm bảo sẵn có c) Theo dõi và đánh giá tồn kho định kỳ d) Không chắc chắn

3. Bạn đánh giá mức độ hiệu quả của việc xây dựng chương trình khách hàng thân thiết:

a) Rất hiệu quả b) Hiệu quả

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

c) Không chắc chắn d) Không hiệu quả

4. Bạn nhìn nhận như thế nào về việc cải thiện hệ thống quản lý để tăng cường hiệu suất kinh doanh?

a) Rất quan trọng b) Khá quan trọng c) Trung bình d) Khơng quan trọng

5. Trong việc quản lý doanh số bán hàng, bạn sử dụng hệ thống phân tích dữ liệu (analytics) để hiểu hành vi mua sắm của khách hàng và dự đốn xu hướng?

a) Có b) Không c) Đang xem xét d) Không chắc chắn

6. Bạn đã phân loại sản phẩm của mình dựa trên nhu cầu và sự ưa thích của khách hàng?

a) Có b) Khơng c) Đang xem xét d) Không quan tâm

3.Kết quả khảo sát thực trạng:a. Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát:

 Siêu thị mini Vico mart : Có chủ cửa hàng và một số nhân viên phụ trách bán hàng và dịch vụ khách hàng.

b. Cơ sở vật chất kỹ thuật:

 Cửa hàng có sử dụng máy tính với hệ điều hành Windows và chưa có phần mềm quản lý chuyên biệt.

 Chưa có sử dụng máy đọc mã vạch.

 Sản phẩm được sắp xếp tại các khu vực riêng biệt theo nhóm hàng, như thực phẩm, đồ điện tử, đồ gia dụng.

 Hệ thống lưu trữ sản phẩm chưa được tối ưu, khơng có mã vạch hoặc mã vạch chưa được áp dụng rộng rãi.

c. Thực Trạng Quản Lý Siêu Thị Mini Hiện Tại:

 Quy trình Thủ công: Hiện nay, quản lý Siêu thị mini chủ yếu dựa vào

quy trình thủ cơng, từ ghi chú sản phẩm, xử lý thanh toán đến theo dõi tồn kho. Điều này làm tăng nguy cơ nhập sai thông tin và tăng thời gian xử lý công việc.

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

 Khả năng Quản lý Tồn kho Hạn chế: Do khơng có phần mềm quản lý,

việc theo dõi và kiểm sốt tồn kho trở nên khó khăn. Có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt hoặc thừa số lượng hàng hóa mà khơng được thơng báo trước.

 Thiếu Máy Đọc Mã Vạch: Hệ thống hiện tại chưa sử dụng máy đọc mã

vạch, điều này làm giảm sự chính xác và tốc độ khi ghi chú sản phẩm, đồng thời làm tăng gánh nặng cho nhân viên.

 Khả năng Tìm kiếm và Lọc thơng tin Kém:Việc tìm kiếm sản phẩm và

thơng tin khách hàng cần sự thủ công và tốn thời gian, khơng linh hoạt theo nhiều tiêu chí khác nhau.

 Thiếu Báo cáo và Thống kê Chính xác: Thiếu một hệ thống chuyên biệt,

quá trình tạo báo cáo và thống kê về doanh số bán hàng, tồn kho, và doanh thu khơng chính xác và khó khăn.

 Khả năng Phục hồi và Sao lưu Dữ liệu Yếu:Với việc khơng có phần

mềm quản lý, quá trình phục hồi và sao lưu dữ liệu trở nên khó khăn và khơng đảm bảo tính an tồn.

 Khả năng Phục vụ Khách hàng Giảm sút: Do quy trình làm việc thủ

cơng, khả năng phục vụ khách hàng khơng linh hoạt, có thể dẫn đến khơng hài lịng từ phía khách hàng và mất mát doanh số bán hàng.  Thách thức với Môi trường Kinh doanh Thay đổi Nhanh: Với sự phát

triển nhanh chóng của thị trường bán lẻ, hệ thống quản lý thủ cơng khó khăn trong việc thích ứng với sự biến động và địi hỏi của khách hàng.  Khả năng Quản lý Nhà cung cấp Thiếu: Quá trình quản lý nhà cung cấp

và đặt hàng cịn thiếu chun nghiệp, có thể dẫn đến sự cạn kiệt hoặc thừa sản phẩm một cách không đều.

=> Tổng Kết Thực Trạng :Hiện tại, Siêu thị mini đang gặp phải nhiều thách

thức về quản lý do quy trình thủ cơng và thiếu hệ thống chun biệt. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn làm giảm trải nghiệm mua sắm của khách hàng và khả năng cạnh tranh của Siêu thị mini trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

d. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại:

 Ưu điểm

- Khả năng quản lý cơ bản: Hệ thống hiện tại vẫn có thể quản lý cơ bản về tồn kho, bán hàng, và ghi chú sản phẩm mà không cần sự hỗ trợ của phần mềm chuyên biệt.

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

- Chi phí thấp: Với hệ thống hiện tại, chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn do không cần triển khai phần mềm quản lý và máy đọc mã vạch. - Dễ đào tạo nhân viên: Nhân viên có thể nhanh chóng làm quen và thao tác với hệ thống hiện tại, giảm thời gian đào tạo mới và tăng tính linh hoạt trong quản lý hàng hóa.

 Nhược điểm:

- Thủ công và mất thời gian: Việc quản lý bằng tay làm tăng nguy cơ

nhập sai thông tin, đồng thời tăng thời gian xử lý và kiểm tra hàng hóa.

- Sự thiếu hiện đại: Hệ thống hiện tại không áp dụng công nghệ mới

như máy đọc mã vạch, gây mất cơ hội tối ưu hóa quy trình và giảm khả năng cạnh tranh.

- Khó khăn trong quản lý tồn kho:Việc khơng có phần mềm quản lý có

thể gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm sốt tồn kho, dẫn đến rủi ro thiếu hụt hoặc thừa số lượng hàng hóa.

- Khả năng phục vụ khách hàng giảm sút: Do khơng có hệ thống hiện

đại, khả năng phục vụ khách hàng không linh hoạt, có thể gây khơng hài lòng và mất mát doanh số bán hàng.

e. Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới cho Siêu thị mini:

Từ những thách thức và hạn chế của hệ thống quản lý hiện tại trong Siêu thị mini, người dùng mong muốn hệ thống mới cần đạt được các yêu cầu sau:

- Giao diện Dễ sử dụng: Phần mềm cần có giao diện người dùng thân thiện,

dễ sử dụng để giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng tính thân thiện với nhân viên.

- Lưu trữ Thông tin Đa dạng: Cho phép lưu trữ thông tin về sản phẩm đa

dạng như thực phẩm, đồ điện tử, và đồ gia dụng.Mở rộng khả năng lưu trữ để có thể quản lý một lượng lớn sản phẩm trong tương lai.

- Quản lý Bán hàng và Tồn kho: Quản lý hiệu quả quá trình bán hàng, từ

việc ghi chú sản phẩm, xử lý thanh toán đến theo dõi tồn kho.Hỗ trợ đặt hàng và thông báo khi tồn kho đạt mức tối thiểu.

- Tìm kiếm Nhanh chóng và Dễ dàng: Cung cấp khả năng tìm kiếm sản

phẩm và thơng tin khách hàng nhanh chóng, theo nhiều tiêu chí khác nhau.

- Thống kê và In ấn Linh hoạt: Tạo ra các báo cáo thống kê theo doanh số

bán hàng, tồn kho, và doanh thu.Cho phép in ấn các thông báo và hóa đơn một cách linh hoạt và dễ dàng.

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

- Khơng Gây Khó Khăn Cho Quản lý:Hệ thống mới cần tối ưu hóa quy

trình làm việc, giảm thiểu thủ công và giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các hoạt động

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG

1. Mơ tả bài tốn

QUẢN LÝ HỆ THƠNG CỦA HÀNG TIỆN LỢI VicoMart VINH THANH , PHÚ VANG, THỪA THIÊN HUẾ

Đề xuất dự án xây dựng phần mềm xây dựng 1 chương trình hợp thức hóa quy trình từ việc tiếp nhận hàng hố từ nhà cung cấp đến của hàng và từ của hàng bắt đầu bán hàng cho khách hàng . Khi tiếp nhận hàng hố sẽ có biển bản nhập hàng vào kho sau đó sẽ có nhân viên đến lấy hàng và sẽ có biển bản xuất kho.

Hiện tại của hàng….. chưa có hệ thống quản lý kho hàng và quản lý bán hàng Hầu hết các nghiệp vụ đều làm thủ công.

Dự kiến, phần mềm bao gồm những chức năng: * Quản lý hệ thống

Do nhu cầu về quản trị, và bảo mật thông tin khách hàng nên chúng ta cần phải phân quyền tài khoản để chỉ định những quyền nhất định của mỗi người dùng trong hệ thống. Thông qua quản lý hệ thống, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng biết được lỗi của ai. Vì mỗi người có một tài khoản, nên mỗi thao tác của người dùng sẽ được hệ thống ghi lại với đích danh của người đó. Tài khoản sẽ được cấp cho mỗi nhân viên của cửa hàng và được khởi tạo với mã tài khoản là: Hai số của của năm hiện tại+đơn vị công tác ( nhân viên kho hàng là K, nhân viên bán hàng là S , quản lý là M, chủ cửa hàng là B)+số random ngẫy nhiên từ 00001 đế 99999.Vd nhân viên kho hàng Nguyễn Văn A có mã nhân viên là 23K12345 .Ngồi ra, vì lý do bảo mật nên mỗi người dùng cũng có thể đổi mật khẩu của bản thân. Việc đổi mật khẩu phải được thao tác khi đã đăng nhập thành cơng, nếu qn mật khẩu thì phải liên lạc với người có trách nhiệm để lấy lại mật khẩu.

Việc đăng nhập phải chính xác thơng tin:

 Tên tài khoản phải là mã tài khoản

 Mật khẩu đầu tiên phải chính xác theo quy tắc có ít nhất là 8 ký tự trong đó: ít nhất 1 ký tự in hoa, 1 ký tự là số tự nhiên từ (0-9). Chỉ khi mật khẩu là đúng với các quy tắc ở trên, thì hệ thống mới cho phép truy cập vào tầng cơ sở dữ liệu.

 Giám Sát Hoạt Động Người Dùng: Hệ thống ghi lại mọi hoạt động

của người dùng, bao gồm đăng nhập, thay đổi dữ liệu, và các tác vụ khác.

 Đăng Nhập và Đăng Xuất:

-Kiểm Tra Thông Tin Đăng Nhập:

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

- Người dùng phải nhập chính xác thơng tin mã tài khoản và mật khẩu để truy cập vào hệ thống.

- Quá trình đăng nhập chỉ được đăng nhập sai không quá 6 lần, nếu sai quá số lần quy định hệ thống sẽ tạm khóa tài khoản.

 Đăng Xuất: Người dùng chọn đăng xuất để kết thúc phiên làm việc và đảm bảo an toàn thông tin.

 Phân quyền cho Nhân viên:

 Đề xuất hệ thống phân quyền nhân viên để họ có thể thực hiện các công việc cụ thể mà không ảnh hưởng đến thông tin nhạy cảm khác.

 Quyền truy cập vào các chức năng như bán hàng, thanh toán, và xem thông tin sản phẩm.

 Phân quyền cho Quản lý:

 Đặt các cấp độ phân quyền cao hơn cho quản lý, cho phép họ có thể thực hiện các nhiệm vụ quản lý như quản lý tồn kho, xem báo cáo, và quản lý nhân viên.

 Quyền truy cập và quản lý các thông tin quan trọng về doanh số bán hàng và lợi nhuận.

Phân quyền cho Chủ Siêu thị mini:

 Cấp quyền cao nhất cho chủ Siêu thị mini để có thể xem tồn bộ hệ thống, thống kê chi tiết, và quản lý tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.  Quản lý các thiết lập chung của hệ thống và cấp quyền cho các nhóm

người dùng khác. * Quản lý danh mục

 Quản lý Danh mục bao gồm các chức năng cập nhật các danh mục như: Cập nhật thông tin nhân viên , cập nhật thông tin khách hàng , cập nhật thơng tin hàng hố, giá cả, cập nhật thơng tin nhà cung cấp,

Quy Trình Quản Lý Danh Mục:

 Thời Gian: Quy trình thực hiện khi có sự thay đổi về danh mục hàng hóa

hoặc dịch vụ, thay đổi thông tin nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp.

 Tác Nhân Tham Gia:

- Quản lý - Chủ cửa hàng

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

 Vai Trò của Quá Trình Quản Lý Danh Mục:

- Duy trì và cập nhật thơng tin về danh mục hàng hóa và dịch vụ.

- Đảm bảo danh mục phản ánh đầy đủ và chính xác về các mặt hàng và dịch vụ có sẵn.

 Thêm Mới Danh Mục:

+ Xác Nhận Nhu Cầu Thêm Mới: Chủ cửa hàng xác nhận nhu cầu thêm mới

danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ dựa trên phản hồi từ thị trường hoặc đánh giá nhu cầu từ khách hàng.

+ Xác Định Thuộc Tính Danh Mục:Quản lý xác định các thuộc tính cần

thiết cho danh mục mới, bao gồm tên, đơn vị tính, giá cả, và mơ tả.

+ Thêm Danh Mục vào Hệ Thống:Quản lý thêm thông tin về danh mục mới vào cơ sở dữ liệu.

 Sửa Đổi Danh Mục:

+ Xác Nhận Nhu Cầu Sửa Đổi:Chủ cửa hàng xác nhận nhu cầu sửa đổi danh mục dựa trên các yếu tố như thay đổi giá cả, đơn vị tính, hoặc mơ tả sản phẩm.

+Xác Định Thông Tin Sửa Đổi: Quản lý xác định thông tin cần sửa đổi và

thực hiện các thay đổi trên hệ thống.

+ Cập Nhật Danh Mục: Hệ thống cập nhật thông tin mới và thay đổi trong

danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ.

 Xóa Danh Mục:

+ Xác Nhận Nhu Cầu Xóa:Chủ cửa hàng xác nhận nhu cầu xóa danh mục dựa trên việc ngừng cung cấp mặt hàng hoặc dịch vụ.

+Xác Định Lý Do Xóa:Quản lý xác định lý do cụ thể cho việc xóa danh mục.

 Tìm kiếm và lọc thơng tin: Tìm kiếm và Lọc thơng tin: Tìm kiếm sản phẩm, khách hàng và thơng tin khác nhanh chóng và hiệu quả.

Lọc thơng tin theo các tiêu chí như danh mục sản phẩm, giá, và doanh số bán hàng.

*Quản lý nhập, xuất kho hàng

a. Quy trình nhập hàng cho Siêu Thị Mini.

- Quản lý cửa hàng sẽ làm việc với nhà cũng cấp và thống nhất ngày giờ nhập hàng , số tiền thanh toán, số lượng hàng hố. Mỗi nhà cung cấp điều có một mã nhà cung cấp , mỗi lần đến nhập hàng điều có hố đơn.

</div>