Tải bản đầy đủ (.pdf) (21 trang)

bài tiểu luận kết thúc học phần thực trạng và giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.69 MB, 21 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

TÊN ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN

BÀI TẬP LỚN / BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Mã phách:……….(Để trống)

Hà Nội – 2022

1

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

1.2. Giá trị của thời gian...4

1.3. Lãng phí thời gian là như thế nào?...4

1.4. Khái niệm quản lý thời gian...4

2. Nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian...4

2.1. Khơng có mục tiêu, khơng lập kế hoạch rõ ràng để xử lý công việc...4

2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết...5

2.3. Internet và điện thoại di động...5

2.4. Tính trì hỗn khi làm việc...6

4.2. Biết nói “khơng”...9

4.3. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả...10

4.4. Tính kỷ luật đối với bản thân...11

4.5. Sử dụng công cụ quản lý thời gian...12

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

Lời mở đầu

Thời gian là vô giá, thời gian không thể mua được bằng tiền và nó cứ mãi trơi đi. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy quý trọng từng phút, từng giây mà bạn có để làm việc có ích cho bản thân và mọi người. Nhất là trong thời đại ngày nay, con người luôn luôn phải chạy đua với thời gian. Với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế toàn cầu đã tác động mạnh mẽ đến việc sử dụng quỹ thời gian của con người. Càng ngày mọi thứ càng chuyển động nhanh hơn, hối hả và gấp gáp hơn.

Mỗi người chúng ta nói về thời gian theo những cách khác nhau. Thời gian một khi đã mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người đều có khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải là ai cũng biết sử dụng thời gian một cách hữu ích nhất. Đối với cuộc sống ngày nay với sự yêu cầu ngày càng cao của công việc, yêu cầu chúng ta cần phải có kỹ năng làm việc một cách hiệu quả để có thể thích nghi được, có được kết quả cao trong cơng việc cũng như có thể cân bằng cuộc sống cá nhân và gia đình. Nhưng với quỹ thời gian mỗi ngày chỉ có 24 tiếng, một tuần 7 ngày, 1 tháng 30 ngày và một năm chỉ có 365 ngày nên khơng phải lúc nào ta cũng tận dụng thời gian một cách hiệu quả. Trong chúng ta, có người cho thấy 24 tiếng một ngày là rất dài, cũng có người thấy rằng nó rất ngắn ngủi khơng đủ cho họ làm việc, ln than phiền rằng mình thiếu thời gian. Họ chỉ ước rằng sẽ có nhiều hơn 24 tiếng mỗi ngày. Vậy làm thế nào để chúng ta có thể tận dụng thời gian một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất? Đây là một vấn đề khơng hề dễ giải quyết, tình trạng lãng phí thời gian vẫn đang diễn ra mỗi ngày, thời gian cứ vụt qua trước mắt chúng ta mà chúng ta không thể nhận thức được. Thời gian vừa vơ hình, vừa vơ tình làm con người ta qn đi sự tồn tại của nó. Khi đó việc lãng phí thời gian diễn ra là một điều tất nhiên.

Với sự tất bật và nhộn nhịp của cuộc sống hiện đại nó sẽ ln ln hối thúc mỗi chúng ta từng phút từng giờ vận động không ngừng. Khi việc sử dụng thời gian một cách hợp lý được đánh giá cao hơn bao giờ hết, bên cạnh đó tình trạng lãng phí thời gian đang vơ cùng nổi trội. Vậy thực trạng lãng phí thời gian hiện nay ra sao và làm cách nào để hạn chế việc lãng phí thời gian ấy?

Để trả lời những câu hỏi trên, đồng thời đi sâu vào tìm hiểu tình trạng lãng phí thời gian hiện nay, em đã chọn đề tài này để có thể nghiên cứu và viết bài tiểu luận này. Mục tiêu chính là giúp bản thân mình xác định xem bản thân mình đã lãng phí thời gian như thế nào và tìm ra cách thức hạn chế tình trạng đó để có thể làm việc, học tập đạt được hiệu quả cao nhất với sự phân phối thời gian hợp lý khơng gây lãng phí thời gian một cách vơ ích.

Nội dung 1. Khái niệm 1.1. Thời gian là gì?

Thời gian là một khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra trước sau của các sự kiện trong vũ trụ, thời gian chỉ đi theo một chiều duy nhất từ quá khứ đến hiện tại và tương lai. Sự tồn tại của khái niệm thời gian chỉ thực sự có ý

3

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

nghĩa khi mà các sự vật trong vũ trụ có biến đổi và vận động, thời gian trôi đi gắn liền với sự thay đổi trạng thái các sự vật. Xa xưa, người ta ước lượng thời gian, giờ giấc bằng cách quan sát sự thay đổi của mặt trăng, mặt trời . Khái niệm thời gian có thể có cả ở động vật. Định nghĩa về thời gian là định nghĩa khó nếu phải đi đến chính xác. Đa số chúng ta ai cũng phải dùng từ đó và nói đến nó, ví dụ "thời gian trơi",... và do đó dứt khốt phải có một cách hiểu chung nhất.

1.2. Giá trị của thời gian

Giá trị của thời gian là những gì mà chúng ta đã làm được, những hiệu quả chúng ta đạt được trong khoảng thời gian được sử dụng. Nó là những lợi ích từ việc chúng sử dụng 24 giờ mỗi ngày để làm việc có hiệu quả. Đó là những giá trị mà thời gian có thể đem lại cho chúng ta.

1.3. Lãng phí thời gian là như thế nào?

Lãng phí thời gian là việc sử dụng thời gian không hợp lý. Việc phân chia thời gian đó đem lại hiệu quả tốt nhất cho công việc bạn thực hiện mà cịn mang lại hậu quả khơng tốt. Nó xuất hiện ở rất nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, làm việc, học tập,…

1.4. Khái niệm quản lý thời gian

Quản lý thời gian có nghĩa là sử dụng thời gian một cách hợp lý và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó nhằm mang đến hiệu quả tốt nhất cho công việc mà chúng ta thực hiện. Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

2. Nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian

2.1. Khơng có mục tiêu, khơng lập kế hoạch rõ ràng để xử lý công việc Không xác định được rõ ràng những việc bản thân cần làm là nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian. Con người chúng ta thường có suy nghĩ rằng tính tới đâu thì làm đến đó nên họ khơng có mục tiêu nhất định để lập một kế hoạch rõ ràng cho bản thân, qua đó mà ta vơ tình bỏ qua những cơng việc quan trọng. Đây chính là một vấn đề rất phổ biến do không phải người nào cũng có một trí nhớ tốt, chính vì thế mà làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng đến kết quả và công việc. Nhưng kế hoạch đã lập ra thì khơng thể lúc nào cũng cứng nhắc làm theo, mà ta phải linh hoạt thay đổi để phù hợp với những tình huống bất ngờ có thể đạt được hiệu quả tốt nhất cho công việc. Bên cạnh đó chúng ta cũng khơng nên mượn lý do để biện hộ cho lười biếng của bản thân mà làm hỏng kế hoạch.

Để lập ra một danh sách công việc hồn chỉnh thì vơ cùng đơn giản, nhưng điều quan trọng nhất chính là nên làm việc nào trước tiên. Chúng ta cần phải liệt kê ra mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự trước sau, đây chính là việc vơ cùng quan trọng khi lập kế hoạch để làm việc. Một khi khơng có thứ tự ưu tiên trước sau, chúng ta sẽ chỉ làm việc theo cảm hứng, theo đó dẫn đến trì trệ cơng việc, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen vào khơng có thứ tự.

4

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Việc lập kế hoạch là một việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, nhưng vẫn có nhiều người khơng làm theo, mà họ chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản lý thời gian chính là: Làm nhiều, nghĩ ít. Một khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, thì hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo đó mà làm.

2.2. Các cuộc gặp gỡ khơng cần thiết

Mối quan hệ giữa người với người là điều không thể thiếu trong cuộc sống hằng ngày, nhưng cũng khơng phải vì vậy mà ta phải chấp nhận lời mời của tất cả mọi người. Có đơi khi những gặp gỡ là khơng cần thiết, nó làm ảnh hưởng đến cơng việc của chúng ta. Trong chúng ta, không ai là khơng có bạn bè và những cuộc vui nhưng chúng chúng ta cũng cần phải biết dừng lại đúng lúc, nếu không chúng ta sẽ chỉ tốn thời gian và tiền bạc vào những việc vơ ích mà khơng có được lợi ích gì. Chúng ta có thể để những cuộc gặp gỡ, vui chơi vào những lúc bản thân rảnh rỗi, như thế có thể giúp ta làm việc và học tập hiệu quả hơn, có thể để bản thân thư giãn hơn nếu ta biết cách thiết lập thời gian biểu một cách hợp lý. Bên cạnh đó cịn có những vị khách không mời cũng là nguyên nhân gây lãng phí thời gian của chúng ta. Đơi khi đó là một người bạn cũ, một người bạn thân hoặc người quen đến thăm, nên việc tiếp đón bọn họ là một điều không thể thiếu. Chúng ta phải biết cách phân bố thời gian một cách hợp lý tùy vào hoàn cảnh để đưa ra biện pháp tốt nhất, làm thế nào để người khách đó ra về trong sự hiếu khách của chủ nhà mà cơng việc của chúng ta vẫn hồn thành được theo đúng kế hoạch đã đề ra,đó là điều quan trọng nhất.

2.3. Internet và điện thoại di động

Hãy thử tưởng tượng rằng chúng ta đang làm việc, học tập thì lại có cuộc gọi hay tin nhắn từ bạn bè người thân, nếu nó chỉ diễn ra trong một ít phút thì khơng có gì đáng nói. Nhưng một khi cuộc trị chuyện đã đi quá xa dẫn đến tình trạng kéo dài rất lâu lúc đó mới đáng quan tâm. Nó chiếm mất của chúng ta từ mấy chục phút đến vài giờ đồng hồ liền, những thứ chúng ta thu về được phần lớn là những thứ vô bổ cịn cơng việc của chúng ta bị ảnh hưởng dẫn đến việc bị trì trệ và gián đoạn. Khi thời kỳ cơng nghệ 4.0 phát triển thì điện thoại thông minh càng nhiều chức năng, nhiều ứng dụng, hay những tiện ích giải trí khác nhau. Nó dần dần đi sâu vào trong đời sống của chúng ta, có rất nhiều người suốt ngày cầm điện thoại trong tay, nhắn tin, lướt web, chơi game,… chúng ta bỏ ra khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà khơng hề biết rằng mình đang để cơng việc lại phía sau.

Trong đó, Internet cũng là một trong những yếu tố góp phần làm ta mất tập trung trong cơng việc của mình. Nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích nếu ta biết sử dụng một cách hợp lý và khơn ngoan. Nhưng mà có đơi khi ngồi máy tính làm việc, chúng ta cũng đồng thời lướt web, xem phim, tham gia vào các trang mạng xã hội,… cứ như thế chúng ta bị những thứ đó cuốn ra khỏi mục đích ban đầu là làm việc, chúng ta chỉ nghĩ xem qua đôi chút rồi thôi nhưng thực tế chúng ta lại tốn cả đống thời gian vào Internet. Đặc biệt là với giới trẻ ngày nay, Internet có sức ảnh hưởng là rất lớn, với những suy nghĩ như là: “mình lướt face một tý rồi làm bài tiếp”, “chơi game tý rồi làm tiếp”, “thêm chút nữa chắc cũng chẳng sao”, “thời gian còn nhiều thêm tý nữa”,… và cứ như vậy thời gian trôi qua , mọi thứ vẫn cịn ngun như cũ chưa có thứ gì được

5

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

hồn thành. Cơng việc cùng bài tập thì chưa xong, cịn tin tức trên mạng xã hội càng nhiều, game chơi mãi cũng chưa xong, đến lúc quay lại cơng việc thì có việc khác cần làm, cứ như thế kế hoạch lập ra lại bị phá hỏng.

2.4. Tính trì hỗn khi làm việc

Căn bệnh trì hỗn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Nó đã ăn sâu vào suy nghĩ rất nhiều người, nó làm cho con người ta trở nên chủ quan, ỷ lại. Điều đó cứ lặp đi lặp lại nhiều lần, vơ tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc. Khi gặp một cơng việc mà mình khơng thích, hay có việc quá khó hoặc quá dễ con người ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến khi có hứng thì sẽ bắt đầu làm cơng việc. Vấn đề ở đây chính là chúng ta trì hỗn cơng việc trong khi đợi một trạng thái cảm xúc khơng thể dự đốn vào ngày mai. Cơng việc nếu bị trì hỗn nhiều lần đã làm cho con người ta trở nên thiếu trách nhiệm với bản thân mình. Chúng ta đã phung phí đi thời gian quý giá mà đáng ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, tất cả để ngày mai rồi tính.

Ví dụ tiêu biểu nhất là đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọn dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện được. Lên kế hoạch là sẽ dọn phòng vào ngày mai, nhưng sáng phải đi học, chiều phải làm bài tập. Vậy là căn phịng vẫn giữ ngun như thế từ hơm này qua hôm khác. Để rồi khi bắt đầu làm thì mọi thứ đã loạn hết cả lên. Trì hỗn đã trở thành một thói quen vơ cùng khó bỏ từ những việc nhỏ nhặt đến những việc quan trọng nhất. Đến ngay cả những việc thường nhật nhưng chúng ta lại khơng làm ngay, ln ln trì hỗn, rồi cuối cùng cũng khơng làm nữa.

Sự trì hỗn chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự thụ động, thiếu quyết đốn theo đó trở thành một yếu tố cốt lõi sẽ giết chết thời gian mà con người ta có được. Nói theo cách khác, sự trì hỗn sẽ làm ta mất rất nhiều thời gian để thực hiện một cơng việc, theo đó sẽ làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, cũng dẫn đến năng suất công việc bị giảm mạnh. Chúng ta liên tục trì hỗn ngày này qua ngày khác, rồi đến lúc công việc dồn vào một chỗ sẽ khiến chúng ta bị áp lực trước sự quá tải mà công việc mang tới. Cuối cùng là chúng ta phải loại bỏ những việc nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng. Với việc phải giải quyết nhiều việc trong một khoảng thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao và kết quả cũng khơng được như mong đợi.

Tính trì hỗn cịn gây ra các thói qn xấu khác như: sự lề mề, sự thụ động, không làm việc ngay. Chính bản thân những người có tính trì hỗn cũng khơng nhận thức được rằng mình đang lãng phí vơ cùng nhiều thời gian của mình, bản thân họ ln tự tìm ra những lý do trên trời dưới đất để có thể ngụy biện cho sự trì hỗn của chính mình. Cứ như vậy mà tiếp diễn thì cuối cùng họ đã tự mình làm mất đi những khả năng vốn có, cịn đánh mất đi những cơ hội quý báu.

Mặc dù sự trì hỗn chủ yếu là do cá nhân, nhưng yếu tố sức khỏe cũng có ảnh hưởng rất lớn, sức khỏe kém sẽ làm cho con người ta lười biếng. Những cảm giác mệt mỏi, đau nhức, sốt làm cho con người ta không thể tập trung vào công việc được, những điều này có thể dẫn đến chậm trễ kế hoạch nhưng đây cũng là việc mà không ai

6

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

muốn. Vậy nên nếu tình trạng sức khỏe khơng tốt thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch vừa đảm bảo sức khỏe bản thân vừa đạt hiệu quả cao trong cơng việc.

2.5. Góc học tập và làm việc khơng gọn gàng

Những vật làm bừa bộn văn phịng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn phịng, khơng thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Có q nhiều loại tạp chí chun ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới, ngăn kéo bàn làm việc thì chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Chúng ta nghĩ sao khi buổi sáng bước vào cơng ty, nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng của ngày trước… sẽ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó, có chắc chúng ta giữ được tinh thần làm việc tốt hay không? Nơi làm việc gọn gàng sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của chúng ta. Đồng nghiệp, bạn bè, sếp,… sẽ nghĩ sao khi nhìn vào bàn làm việc của chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá khơng tốt thì thật khơng đáng. 2.6. Dành q nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi

Việc nghỉ ngơi là điều quan trọng để phục hồi sau một ngày dài hoạt động năng suất. Thế nhưng, vừa mới làm việc một lúc đã nghỉ ngơi như câu hát của gen Z “Tôi đã làm việc được 5 phút thế nên bây giờ tôi phải nghỉ ngơi thôi” quả thật không hay và hiệu quả như tưởng tượng. Dành quá nhiều thời gian cho nghỉ ngơi có thể khiến bạn mất động lực tập trung vào công việc khác, xa cách với các mối quan hệ xung quanh và tạo cho mình một ý thức rằng bạn rất cần được nghỉ ngơi bất kể khi làm gì.

2.7. “Cố quá thành quá cố”

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian này khơng cịn xa lạ phải không, khi bạn càng vùi đầu vào làm thật nhiều công việc cũng đồng nghĩa với việc khả năng tập trung của bạn bị phân tán. Vì vậy, bạn khó có thể hồn thành cho xong dù chỉ một việc. 3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công

Đôi khi chúng ta thấy rằng một ngày 24 giờ là khơng đủ để hồn thành cơng việc. Ngun nhân chính là do chúng ta không quản lý được tốt thời gian của bản thân mình. Nó có ảnh hưởng rất lớn đến đời sống và công việc của bản thân. Đối với đời sống thường ngày, khơng quản lý tốt thời gian của mình cũng đồng nghĩa với việc chúng ta đang sống một cách thiếu trách nhiệm với bản thân mình. Khi mà bản thân ta đã đặt ra được mục tiêu cho mình, nhưng khơng lên kế hoạch cụ thể mà lại làm việc theo cảm tính thì ta có thể bỏ sót việc cần làm, khơng phân bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như vậy mục tiêu của ta khơng thể hồn thành theo dự định được. Có nhiều thanh niên ngày nay, phí phạm tuổi trẻ vào chơi bời,

7

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

không quan tâm tới việc định hướng xây dựng tương lai đến sau này khi nhìn lại bản thân, họ nuối tiếc và hối hận, lúc này dù họ có than thở thì cũng vơ dụng vì thời gian khơng bao giờ đợi một ai. Cùng một quỹ thời gian đáng ra có thể làm được rất nhiều việc nhưng tính thụ động, lười nhác của bản thân đã làm cho bản thân ta ngày càng bị thụt lùi trong khi đó xã hội thì ngày càng phát triển. Sự phát triển đó nhanh đến mức kinh khủng, người nào người ấy đều hối hả chạy theo nhịp sống thường ngày cả trong công việc lẫn học tập, mọi người đều cố gắng đuổi theo nó để khơng bị tụt lại ở phía sau. Nhưng thời gian cũng khơng cho chúng ta bất cứ cơ hội để nghỉ ngơi nào, nó thẳng tay loại bỏ bất cứ ai không biết phấn đấu nỗ lực, không biết nắm bắt cơ hội. Sự phát triển của xã hội cũng y như thời gian vậy, không hề chờ đợi bất cứ ai, nếu không biết nắm bắt cơ hội thì chỉ thiệt cho bản thân chúng ta. Khơng phân chia thời gian được cho cả việc học, việc làm, bạn bè và gia đình thì chúng ta thật thiếu trách nhiệm với bản thân, đây chính là một việc hết sức tồi tệ. Đến chính bản thân cịn như thế thì trong xã hội cịn có ai dám giao việc cho một người như thế, liêu người như thế cịn có thể thành cơng được trong xã hội ngày nay sao?

Việc không biết quản lý tốt thời gian cũng ảnh hưởng vô cùng lớn đến sinh hoạt hằng ngày trong gia đình. Cơng việc q nhiều sẽ khiến ta khơng có thời gian để quan tâm đến gia đình của mình. Khối cơng việc lớn trong 24 giờ nếu mà khơng có kế hoạch rõ ràng, khơng biết cách sắp xếp, phân phối một cách hợp lý thì chúng ta khơng thể nào thoải mái được. Nếu dành thời gian quá nhiều cho công việc, thành công ngày càng thăng tiến thì thời gian đâu để quan tâm đến gia đình.

Phân chia thời gian một cách hợp lý cho cơng việc và gia đình ln ln đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hiện nay. Thời gian là một thứ vơ giá và nó có ảnh hưởng lớn với mọi việc trong cuộc sống, sử dụng nó một cách hợp lý thì nó sẽ đem lại cho chúng ta thành cơng trong cuộc sống, cịn nếu khơng biết sử dụng một cách hợp lý thì sẽ có rất nhiều rắc rối.

4. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian 4.1. Lập kế hoạch làm việc

Lên kế hoạch là một quá trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp cho từng cơng việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình. Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:

Bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng ln phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài cơng việc, hãy tận dụng thời gian cịn lại để làm những gì mình muốn.

Kế đến, lấp đầy những hoạt động chúng ta cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là chúng ta phải ln ln để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích, có thể phụ

8

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

thuộc ở chính chúng ta, cịn có thể phụ thuộc vào mối tương quan giữa những việc lớn và nhỏ. Đôi khi phải biết hy sinh cái này vì cái kia.

Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của chúng ta. Chúng ta đang thực hiện một cơng việc có tính rủi ro cao hoặc một cơng việc mới, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên.

Kế hoạch đã lập cần linh hoạt, hồn tồn có thể thay đổi vào giờ chót. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên hợp lý.

Có một kế hoạch cụ thể thì chúng ta vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn. Nhưng cũng cần tránh lập một kế hoạch với số lượng công việc quá tải vào một ngày để tránh làm giảm hiệu quả công việc và sức khỏe của bản thân.

Những công cụ để hỗ trợ việc chúng ta lập kế hoạch có thể là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên chúng ta khơng thể ghi thời khóa biểu vào đầu được. Dù chúng ta có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu khơng chúng ta lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để nhớ ra lịch làm việc của mình.

Chúng ta có thể sắp xếp lịch trình như sau: Vạch ra khoảng thời gian trống của bản thân.

Điền vào từng khoảng thời gian công việc cụ thể như: những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc cịn lại theo sau.

Có chuẩn bị cho những sự việc bất ngờ.

Kế hoạch có thể thay đổi nếu cần nhưng nên cố gắng làm được những gì đã được vạch ra.

4.2. Biết nói “khơng”

Biết nói “khơng” là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để khằc phục việc lãng phí thời gian. Nhưng việc này thật sự không đơn giản khi mà hầu hết các lời mời rất hấp dẫn. Việc mà chúng ta cần làm là phải kiên định với một công việc đang làm và không nên bỏ dở công việc. Vấn đề nan giải các bạn trẻ bây giờ là ham chơi hơn ham học, ham làm, tất cả chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi, đi chơi nhiều hơn muốn làm việc. Chỉ cần một lời mời là sẵn sàng hủy mọi công việc hoạch tính trước đó để đi chơi. Cách tốt nhất để nói khơng đó là nói “khơng”. Vì càng vịng vo tìm

9

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

cách nói dối thì thứ nhất, chúng ta đã tự lừa dối bản thân, thứ hai, chúng ta không xem trọng bạn bè. Nếu chúng ta bận thật sự, họ sẽ hiểu và thông cảm cho chúng ta. Nhưng nếu gặp trường hợp đó là cuộc họp lớp lớn hoặc thăm thầy cô. Chúng ta có thể tính tốn mà điều chỉnh lại thời gian biểu của mình, tính quan trọng nhất của thời gian biểu là tính khoa học và linh hoạt. Chúng ta phải ln ln sẵn sàng khi có một sự cố hoặc linh hoạt thay đổi việc làm, sắp xếp theo cách khác để bản thân hoàn thành số chỉ tiêu đã đạt ra trong ngày mà vẫn cảm thấy thoải mái. Nói “khơng” đúng lúc cịn chứng minh rằng chúng ta đã trưởng thành và có suy nghĩ, biết đặt việc quan trọng hơn lên trên và có trách nhiệm với việc mình đang làm. Tuy nhiên, vẫn nên sử dụng “không” một cách hợp lý và không nên trả lời quá thẳng thừng để khiến cả hai bên đều cảm thấy có lỗi.

4.3. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả

Chúng ta nên làm việc trong sự thoải mái, không căng thẳng đó chính là lúc tính hiệu quả của chất lượng công việc được đẩy lên cao nhất. Đối với diễn biến tâm lý và sự thích ứng thời gian của mỗi chúng ta trong một ngày khá phức tạp, điều đó ảnh hưởng ít nhiều đến cơng việc chúng ta đang làm, một tâm trạng không tốt, hay một buổi trưa oi bức với căn phòng làm việc chật chội…tất cả chúng đều làm ì đi sự nhanh nhẹn, linh hoạt và chính xác của chúng ta. Vậy nên việc lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả trong một ngày là hết sức cần thiết.

Biết rõ khi nào bản thân làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những công việc quan trọng ln u cầu tính tư duy rất cao, việc lựa chọn không gian và thời gian tốt kết hợp với tâm trạng thoải mái sẽ giúp chúng ta phát huy tốt nhất khả năng vốn có của mình; khi đó sự tập trung, tính chuẩn xác, sáng tạo sẽ đưa chúng ta tới kết quả một cách nhanh nhất và đạt được hiệu quả một cách tốt nhất. Một khi những công việc quan trọng đã được giải quyết tốt, áp lực sẽ được cởi bỏ rất nhiều, sự nhẹ nhõm lúc này sẽ trở thành động lực giúp chúng ta hoàn thành nốt những cơng việc cịn lại.

Với những khoảng thời gian khơng thích hợp chúng ta nên dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật. Những cơng việc này thường khơng địi hỏi tư duy q nhiều, áp lực khơng quá cao, nên chúng ta có cảm giác thoải mái và ít lo lắng hơn. Lúc này, việc đã qua khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày

10

</div>

×