<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

I. Khái quát về Virtual Event

1. Sự kiện trực tuyến (virtual event) là gì?

Là những sự kiện xảy ra qua internet (trực tuyến), có thể được tổ chức cho hàng trăm ngàn người hoặc một cuộc họp mặt của một nhóm ít người. Bất kể bạn đang ở đâu trên thế giới đều có thể tham gia một cách dễ dàng.

Nói cách khác, sự kiện trực tuyến là sự kiện được tổ chức trong không gian mạng internet, trong đó người tham dự trải nghiệm sự kiện và tương tác với nhau trên môi trường internet (trực tuyến), người tham gia không cần rời khỏi nhà, khơng cần đi đâu xa, cũng có thể tham gia sự kiện thông qua desktop, laptop, hoặc thiết bị di động có kết nối internet.

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

2. Tại sao nên chọn Virtual Event? Giảm chi phí, tăng hiệu quả

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ không cần phải lo lắng về số tiền rất lớn cần bỏ ra cho cơ sở vật chất của những sự kiện thực với sân khấu, âm thanh, ánh sáng, các ấn phẩm truyền thơng, hay chi phí đón tiếp, tặng quà khác tại sự kiện…

Những người tham dự tiết kiệm được chi phí di chuyển, cũng như đảm bảo được sự an tồn, sức khỏe cho chính bản thân.

Đặc biệt, trước thực tế khó khăn của dịch bệnh Covid-19, để hoạt động kinh doanh bị đình trệ thì doanh nghiệp có thể tổ chức các virtual event.

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

II. Nguồn gốc và lịch sử của Virtual Event

"Trình diễn thương mại ảo" lần đầu tiên được giới thiệu cơng khai và trình bày là "ConventionView" bởi Alan Saperstein và Randy Selman của Visual Data Corporation (nay là Onstream Media) vào tháng 4 năm 1993 trong một bài thuyết trình trước các nhà đầu tư tại khách sạn Waldorf Astoria ở new York. Công ty đã quay video các gian hàng triển lãm triển lãm thương mại và sau đó gắn các video vào bản đồ sàn HTML( là một ngôn ngữ đánh dấu được thiết kế ra để tạo nên các trang web trên World Wide Web). Mặc dù ConventionView đã đạt được một số thành công ban đầu, công ty đã đóng cửa nó trở lại thị trường với một nền tảng triển lãm ảo đa phương tiện được gọi là MarketPlace365 vào tháng 11 năm 2010. Sự kiện ảo là đối với chúng ta có lẽ là một khái niệm khá mới mẻ nhưng tuy nhiên, đây chính là cơng nghệ đã có từ lâu, được một số nhãn hàng nổi tiếng trên toàn cầu áp dụng như: Nuffic Neso, Amway, Sony,…

Các sự kiện ảo bắt đầu trở nên ngày càng phổ biến trong cuộc suy thoái cuối những năm 2000 khi chúng cung cấp một cách hiệu quả về kinh tế và môi trường để đưa

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

hàng ngàn người tham dự đến một sự kiện từ khắp nơi trên thế giới. Trong khi các công ty đã thử nghiệm các sự kiện ảo từ những năm 1990, việc sử dụng chúng tăng đáng kể trong đại dịch COVID-19 ngày nay,dẫn đến việc hủy bỏ hoặc sửa đổi các sự kiện trực tiếp.Không chỉ các tập đoàn thực hiện các sự kiện ảo, các sự kiện thường diễn ra tại một địa điểm tại chỗ với khán giả trực tiếp đã chuyển sang các sự kiện ảo.

Hiện nay, trong tình hình dịch covid phức tạp hầu như các ngành nghề đều đang chìm trong “đêm đen” thử thách. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm giải pháp để cân bằng các hoạt động tổ chức sự kiện khách hàng, sự kiện ra mắt sản phẩm bị gián đoạn. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình kinh doanh và làm giảm sút doanh số nghiêm trọng. Hiệp hội Di truyền học Hoa Kỳ (GSA) là một trong những thành công ban đầu khi họ có thể chuyển đổi sự kiện Hội nghị Di truyền Học Đồng minh (TAGC) (chỉ được tổ chức bốn năm một lần) thành một sự kiện ảo vào tháng 4 năm 2020.

Một ví dụ khác trong ngành đã diễn ra vào ngày 29 tháng 11 năm 2020 khi Hoa hậu Trái đất 2020 được tổ chức gần như lần đầu tiên trong lịch sử. 84 đại biểu quốc tế đã tham dự. Với hình thức thi trực tuyến, chung kết Miss Earth - Hoa hậu Trái đất 2020 đã ghi lại màn đăng quang mang dấu ấn lịch sử đối với các cuộc quốc tế Big 6 khi tân hoa hậu đăng quang mà khơng có khán giả, cũng không được trao vương miện.

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Sự kiện ảo ( Virtual Event) xuất hiện như 1 làn gió mới vực dậy ngành sự kiện đang khủng hoảng vì covid.Nhiều doanh nghiệp trong và ngồi nước đã nắm bắt xu hướng và triển khai giải pháp sự kiện ảo: Hội chợ ảo xuất nhập khẩu Canton Fair Trung Quốc, Bảo Việt Nhân Thọ, Kioxia (Đức),…

Sự kiện ảo xuất nhập khẩu Canton Fair trung Quốc lần thứ 128

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Hội thảo Xe điện Việt Nam của Báo Giao Thơng (VRPlus) III. Các ứng dụng có thể tổ chức sự kiện ảo

1. Ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến Zoom

Đây là một trong những ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến được sử dụng nhiều nhất hiện nay trên toàn thế giới. Zoom cho phép người dùng cài đặt trên nhiều loại thiết bị và hệ điều hành khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Bên cạnh đó, khả năng hỗ trợ lượng người dùng đông đảo trong cùng một phiên họp video, lên tới 100 người tham gia cùng lúc ở bản miễn phí và nhiều tính năng xã hội đáng chú ý khác cũng là những ưu điểm đáng chú ý của ứng dụng này.

2. Skype – ứng dụng giao tiếp và hội thoại trực tuyến

Skype là phần mềm rất nổi tiếng cho phép nhắn tin, thực hiện các cuộc gọi thoại (Audio call) hoặc cuộc gọi hình (Video call) miễn phí. Thời gian gần đây, Skype đã bổ sung tính năng cho phép thực hiện các cuộc gọi nhóm có hình (Group Video Call) có thể ứng dụng trong các cuộc họp trực tuyến nhỏ.

Skype hỗ trợ hầu hết các nền tảng từ Computer đến Mobile, Tablet hay thậm chí cả TV, máy chơi game Xbox. Với tài khoản miễn phí, bạn có thể sử dụng tối đa 100

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

giờ / tháng, 10 giờ / ngày và 4 giờ / cuộc họp. Khi dùng quá thời gian giới hạn, cuộc họp của bạn sẽ tự động chuyển sang chế độ cuộc gọi thoại bình thường.

3. Google Hangout – Tiện ích từ Google hỗ trợ người dùng giao tiếp trực tuyến Google Hangout là một tiện ích đi kèm của Google. Người dùng có thể sử dụng ngay tài khoản Gmail của mình để sử dụng. Trên di động, Google Hangout hỗ trợ 2 nền tảng phổ biến là iOS và Android.

Hangout là ứng dụng hồn tồn miễn phí với tối đa 10 người trong các cuộc gọi Group Video Call, Hangout có thể đáp ứng được hầu hết các cuộc họp trực tuyến nhỏ.

4. Facebook Workplace – Chia sẻ không gian làm việc chung online

Workplace hay còn gọi là còn được biết đến với tên gọi Facebook Work, là ứng dụng di động và ứng dụng web được thiết kế nhằm mục đích duy trì kết nối các thành viên trong team.

Dịch vụ này, cung cấp các tính năng giống như Facebook Groups, Facebook Messenger, được tích hợp cả cuộc gọi video, truy cập profile mạng xã hội, events và công cụ live video. Workplace cung cấp đồng thời các tính năng cơ bản miễn phí như nhắn tin, chat video, gọi thoại và video, … Đồng thời, ứng dụng này cũng hỗ trợ các tinh năng nâng cao có thu phí với giá 3 usd/người/tháng.

5. TrueConf Online – Ứng dụng tổ chức hội nghị trực tuyến

TrueConf là một nhà cung cấp phần mềm Hội nghị truyền hình hàng đầu của Nga. TrueConf Online chỉ cho phép miễn phí tối đa 3 điểm. Bạn có thể trả phí để mở rộng lên 250 điểm. TrueConf có 4 chế độ họp cho các mục đích khác nhau: Cuộc gọi hình (độ phân giải đến fullHD), Hội nghị truyền hình đa điểm, Lớp học trực tuyến, Phòng họp ảo (độ phân giải 4K).

6. ClickMeeting – Ứng dụng tổ chức sự kiện họp nội bộ trực tuyến dễ dàng Chỉ với thao tác đăng ký đơn giản, người dùng có thể tổ chức cuộc họp, và chỉnh sửa lời mời ngay trong chốc lát. Công cụ này có chức năng thơng báo các diễn biến

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

chính của cuộc họp, tương tự giao diện “tường” của Facebook. Công cục cũng thiết lập các slide trình bày (kiểu powerpoint), giúp thu hút được sự chú ý của người xem. Bên cạnh tính năng ghi lại nội dung cuộc họp, đưa ra các phân tích chuyên sâu, ClickMeeting còn cung cấp người dùng chức năng dịch đoạn chat. Đây chính là chức năng nổi bật nhất của ClickMeeting.

Ngoài ra, ClickMeeting cũng cho phép người dùng chia sẻ file ngay trong thời gian diễn ra cuộc họp, cung cấp feedback để bạn nâng cao chất lượng cho buổi họp lần sau. Ứng dụng này hiện tại thu phí từ $25 – $35 mỗi tháng.

7. GoToMeeting – Nền tảng ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến hỗ trợ tương tác

GoToMeeting là một công cụ cho phép người dùng tạo khảo sát ngay trong quá trình tổ chức cuộc họp, nhằm giúp người chủ trì tương tác tốt hơn với các đối tượng tham gia cuộc họp. Công cụ này cho phép bạn dễ dàng mời những người khác tham gia vào cuộc họp, thông qua các email template có sẵn, bạn có thể tùy chỉnh background của cuộc họp, thêm logo, tên doanh nghiệp, chia sẻ các tài liệu, nhận thống kê các thơng số có liên quan tới cuộc họp, và tích hợp một số những tính năng CRM dành cho các nhà quản trị. Cơng cụ này có tính bảo mật cao, thơng qua hệ thống bảo vệ tiêu chuẩn SSL.

Ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến GoToMeeting cung cấp giải pháp họp trực tuyến cho người sử dụng các thiết bị di động như Android hay iOS với giá từ $89 mỗi tháng.

8. Adobe Connect – Công cụ hỗ trợ hội thảo trực tuyến đa nền tảng từ Adobe Công cụ này cho phép hỗ trợ cuộc họp lên tới 1000 người. Adobe Connect cho phép số lượng người thuyết trình cùng 1 lúc lên tới 4 người, phù hợp cho các cuộc thảo luận và tranh luận giữa các bên có ý kiến trái chiều. Điểm mạnh của Adobe Connect chính là khả năng diễn tả các nội dung báo cáo dưới dạng trực quan sinh động, giúp người dùng hiểu thêm thơng điệp người thuyết trình muốn truyền tải tới khán giả. Hiện tại ứng dụng này đang được bán với giá từ $150 – $580 hàng tháng.

9. Cisco WebEx – Giải pháp cho các sự kiện họp trực tuyến

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Ưu điểm của công cụ này là diện đơn giản, dễ nhìn, hỗ trợ số lượng người tham gia hội thảo lên tới 200 người. Một số tính năng nổi bật của cơng cụ này bao gồm: chat trực tuyến với người tham gia thông qua công cụ in-meeting chat. Các thông số thống kê cũng sẽ được WebEx cung cấp tới người tổ chức cuộc họp.

WebEx có hệ thống bảo mật an ninh vững chắc, giúp nội dung cuộc họp của bạn không bị tiết lộ ra bên ngồi. WebEx cịn tích hợp các ứng dụng văn phòng như Office của Microsoft, giúp bạn tiện lợi trong việc truyền tải nội dung bạn muốn thuyết trình.

10.eMeeting – Ứng dụng họp trực tuyến từ nhà sản xuất phần mềm BKAV eMeeting là dịch vụ họp trực tuyến miễn phí với nhiều chức năng như trình chiếu slide, chia sẻ màn hình, chia sẻ bảng vẽ ... Để sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần thiết bị đơn giản sẵn có như máy tính, webcam và loa, sau đó truy cập bằng tài khoản Gmail hoặc Facebook.

IV. Kinh nghiệm thực tế để triển khai các sự kiện ảo

Mọi sự kiện đều phải đối mặt với những thách thức về hậu cần dù là online hay offline. Dưới đây là một số kinh nghiệm đúc rút từ quá trình tổ chức các sự kiện trực tuyến:

1. Lên kế hoạch chu đáo

Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.

Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi sau:

Quản trị rủi ro đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh căng thẳng

Các nội dung, hình ảnh, video clip nào sẽ tạo cảm xúc và hứng thú cho người xem?

Khả năng reach, so sánh độ hiệu quả so với offline event

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

2. Lựa chọn đúng thời điểm

Bất kể quy mơ hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thơng báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng khơng có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau.

Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm cơng chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

3. Quảng bá sự kiện

Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thơng điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.

Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Fanpage, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing, Facebook ad, seeding đến các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào.

Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thơng hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thơng tin và đăng ký tham dự.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

4. Chuẩn bị sẵn phương án cho các sự cố kỹ thuật

Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với toàn bộ sự kiện trực tuyến sẽ bị gián đoạn.

Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phịng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phịng khi các file bị lỗi hoặc khơng tải lên được.

Hãy phân tích trước một số lỗi hoặc khó khăn mà khách mời có thể gặp phải trong quá trình tham dự sự kiện online, sau đó tổng hợp lại thành một hướng dẫn FAQs và gửi trước cho khách mời.

5. Đảm bảo khách mời dễ tiếp cận nội dung

Cũng giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo (virtual event) cũng cần có được tầm nhìn bao quát và khả năng truy cập dễ dàng. Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ truyền tải rõ ràng, font chữ đủ lớn, màu sắc trên màn hình hợp lí, khơng gây mỏi mắt khi phải nhìn trong thời gian dài.

Chuẩn bị đầy đủ video clip, hình ảnh và chú thích đối với file để đảm bảo xuyên suốt event đều có hình ảnh và âm thanh, khơng khiến event bị chết.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

6. Khuyến khích tương tác

Cơng thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Đó chính là cảm giác được nhìn thấy trực tiếp “kết quả” cho sự tương tác của bản thân.

Ví dụ đơn giản: Yêu cầu người xem gửi câu hỏi trong các phần bình luận hoặc thơng qua một cơng cụ trị chuyện có sẵn. Mọi người sẽ có xu hướng đặt câu hỏi xoay quanh chủ đề được đưa ra và chờ đợi xem họ có được phản hồi hay khơng. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có một người phụ trách trả lời câu hỏi của khách mời.

Thực tế trên nền tảng trực tuyến ln có sẵn các tính năng tương tác. BTC có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi (feedback) và cảm nhận chung về sự kiện để BTC có thể cải thiện và mang tới trải nghiệm tốt hơn trong những sự kiện tiếp theo.

V. Các website có thể tổ chức sự kiện ảo

</div>