<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TRƯỜNG CAO ĐẲNG HÀNG HẢI VMU</b>

<b>BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆPCHUYÊN NGÀNH KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN</b>

<b>CHUYÊN ĐỀ: NGHIỆP VỤ KHAI THÁC TÀU</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

1.1. Tổng quan chung về Công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam (VOSCO). .4 1.1.1. Các thông tin chung về Cơng ty...4

1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Vosco...5

1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty...7

1.2.1. Đại hội đồng cổ đông...8

1.2.2. Hội đồng Quản trị...8

1.2.3. Ban Kiểm soát...9

1.2.4. Ban Điều hành...9

1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban...10

1.3.1. Phòng kinh doanh – khai thác...10

1.3.2. Phòng pháp chế Hàng hải...10

1.3.3. Phòng kế hoạch đầu tư...11

CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ KHAI THÁC TÀU CONTAINER TẠI VOSCO. .16 2.1. Cơ cấu quản lý, chức năng, nhiệm vụ của phòng vận tải container VOSCO...16

2.1.1. Bộ phận thị trường (Sales / Marketing)...16

2.1.2. Bộ phận khai thác...19

2.1.3. Bộ phận chứng từ (Documentation) – DOC...22

2.1.4. Bộ phận quản lý conatiner (Equipment Control) – EQC...23

2.1.5. Bộ phận Đại lý thủ tục (Boarding Agent)...24

2.1.6. Bộ phận kế toán, thương vụ (Accounting)...24 1

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

2.4.3. Định mức thưởng/ phạt giải phóng tàu...29

2.5. Hợp đồng thuê tàu định hạn, thuê tàu trần...30

2.5.1. Mẫu thường sử dụng...30

2.5.2. Cơ sở xác định giá cho thuê...34

2.5.3. Phân chia chi phí cho các bên...35

2.6. Phương pháp khai thác tàu hiện nay...37

2.7. Vận tải đơn...38

2.8. Cước phí và thị trường vận tải...39

2.9. Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh...39

2.9.1. Đánh giá chung...39

2.9.2. Phân tích chi tiết các chỉ tiêu...43

CHƯƠNG III: NHỮNG KIẾN THỨC VÀ KINH NGHIỆM CẦN TIẾP THU TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP...51

3.1. Những kiến thức và kinh nghiệm tiếp thu trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam...51

3.2. Những thuận lợi và khó khăn trong q trình thực tập tại Công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam...52

3.2.1. Thuận lợi...52

3.2.2. Khó khăn...53

3.3. Những lưu ý của sinh viên khi đi thực tập tại công ty...53

Kết luận...54

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>Lời mở đầu</b>

Trong bối cảnh nền kinh tế quốc tế hội nhập và phát triển. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cần phải nhanh chóng đổi mới về quy mô tổ chức, số lượng, chủng loại phương tiện, năng suất, hiệu quả hoạt động,… để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trong xu thế đó, Cơng ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam (VOSCO) đó nhanh chúng nắm bắt cơ hội, đổi mới cơ cấu tổ chức và hoạt động, nhờ đó đó phát triển ngày càng lớn mạnh, có những đóng góp khơng nhỏ cho ngành vận tải biển nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung.

Những năm vừa qua là những năm đầy biến động của nghành vận tải biển nói riêng và Cơng ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam (VOSCO) nói riêng. Tuy gặp phải nhiều khó khăn thách thức nhưng công ty vẫn luôn cố gắng hết sức để vươn lên, để đóng góp một phần sức lực của mình vào việc phục hồi và phát triển kinh tế, đặc biệt là kinh tế vận tải biển nước nhà.

Được sự giới thiệu cũng như sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam (VOSCO). Em đã được thực tập tại Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong các phịng ban, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập tại Cơng ty. Tuy vậy thời gian có hạn nên bài viết của em khơng tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng các bạn sinh viên. Em xin chân thành cảm ơn!

3

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VOSCO

1.1. Tổng quan chung về Công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam (VOSCO) 1.1.1. Các thông tin chung về Cơng ty

Tên Cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM Tên giao dịch đối ngoại: VIET NAM OCEAN SHIPPING JOINT

STOCK COMPANY Tên giao dịch viết tắt: VOSCO

Trụ sở chính: Số 215 phố Lạch Tray, phường Đằng Giang, quận Ngô

Giấy CNĐKKD: số 0203003815 do SỞ Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 01/01/2008, thay đổi 6 lần ngày 22/04/2009

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Vốn điều lệ đăng ký: 1.400.000.000.000 đồng (Một ngàn bốn trăm tỷ đồng)

Hình ảnh trụ sở chính của Cơng ty 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Vosco

Tiền thân của công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam là công ty vận tải biển Việt Nam. Q trình hình thành cơng ty có thể tóm lược như sau:

Tên đơn vị: Công ty vận tải biển Việt Nam

Ngày thành lập 1-7-1970, trên cơ sở hợp nhất 3 đội tàu Tự lực, Giải phóngvà Quyết thắng làm nhiệm vụ vận tải trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ cứunước.

Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động: Kinh doanh vận tải đường biển. Dịch vụ, đại lý, môi giới, xuất nhập khẩu và đại lý vật tư, thiết bị phụ tùng, dầu mỡ, hoá chất, sơn các loại. Dịch vụ vận tải đa phương thức, cung ứng lao động ngành hàng hải trong, ngoài nước.

Năm 1956: Thành lập quốc doanh vận tải biển.

Năm 1964: Tách bộ phận đường sông thành công ty 1-2. Bộ phận đường biển thành Công ty Vận tải Đường biển Việt Nam (công ty 101). Tiếp quản đồn đánh cá Quảng Bình, loại tàu cá vở sắt thành công ty 103.

5

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Ngày 4/10/1966: giải thể công ty vận tải đường biển Việt Nam để thành lập:

Đội tàu Giải Phóng Đội tàu Quyết Thắng

Ngày 28/10/1967: Cục đường biển ra quyết định giải thể công ty 103, thành lập đội tàu tự lực đảm nhận vận tải tuyến khu 4.

Ngày 1/7/1970: Bộ Giao Thông Vận Tải (BGTVT) ra quyết định giải thể 3 đội tàu thành lập Công ty Vận Tải Biển Việt Nam (VOSCO).

Ngày 1/4/1975: BGTVT ra quyết định thành lập Công ty Vận tải ven biển Việt Nam (VIETCOSHIP) quản lý tồn bộ khối tàu nhỏ của Cơng ty Vận tải biển Việt Nam gồm VTB, B, tàu DWT đối với 1000T, tàu Giải Phóng, khối vận tải xăng dầu đường sơng, với số người là 3200 người trong đó VOSCO quản lý 6 tàu lớn và 600 người.

Công ty vận tải biển Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước được thành lập lại, tổ chức hoạt động kinh doanh theo Quyết định số 29 – TTg ngày 26/01/1993 của Thủ tướng Chính Phủ. Kể từ sau khi trở thành doanh nghiệp Việt Nam hạch tốn độc lập của Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) theo Quyết điịnh số 250/TTg ngày 29/04/1994 của Thủ tướng Chính Phủ, Cơng tu Vận Tải biển Việt Nam đã được tổ chức và hoạt động trên cơ sở “Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Vận tải biển Việt Nam” Ban hành kèm theo Quyết định số 622/QĐ-HĐQT ngày 05/07/1996của Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam.

Năm 2007, theo quyết định số 1367 QĐ/BGTVT ngày 26/06/2006 của Bộtrưởng Bộ Giao thông vận tải phê duyệt danh sách doanh nghiệp nhà nướctrực thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thực hiện cổ phần hóa

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

năm2006, Quyết định số 687 QĐ/BGTVT ngày 29/03/2007 của Bộ giai thơngvận tải về giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa, Biên bản họp Đại hội công nhân viên chức bất thường ngày 06/06/2007 góp ý hoàn thiện phương án cổ phần hóa, phương án sắp xếp lao động và dự thảo điều lệ hoạt động của Công ty cổ phần hóa, phương án sắp xếp lao động và dự thảo điều lệ hoạt động của Công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam, năm 2008, công ty vận tải biển Việt Nam chính thức đổi tên thành Cơng ty cổ phần vận tải biển Việt Nam.

1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty

7

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

1.2.1. Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của Cơng ty gồm tất cả cổ đơng có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất một lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định như: Thông qua chiến lược phát triển, kế hoạch, chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban Kiểm sốt của Cơng ty v.v

1.2.2. Hội đồng Quản trị

Hội đồng Quản trị (HĐQT) bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT:

Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đè liên quan đến hoạt động của công ty giữa hai kỳ Đại hội cổ đông (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). HĐQT của VOSCO hiện tại gồm 06 thành viên, có nhiệm lỳ 5 năm, thành viên HĐQT có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

1.2.3. Ban Kiểm sốt

Ban Kiểm sốt Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam bao gồm Trưởng Ban và các thành viên Ban Kiểm soát:

Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại Hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra Ban Kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm sốt mọi mặt cơng tác quản trị và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông. Hiện Ban Kiểm sốt gồm có 03 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm; thành viên Ban Kiểm sốt có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban Kiểm soát hoạt động độc lập với Hội Đồng Quản trị và Ban Điều hành. 1.2.4. Ban Điều hành

<small>Ban Điều hành của Công ty hiện nay bao gồm các thành viên sau:</small>

Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, quyết định các công việc theo chức

9

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.

1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1.3.1. Phòng kinh doanh – khai thác

Chức năng

Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu có hiệu quả nhất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc khai thác.

Nhiệm vụ

- Tổ chức kinh doanh khai thác đội tàu hàng khô của công ty, chỉ đạo đơn đốc hệ thống đại lý trong và ngồi nước thực hiện kế hoạch sản xuất.

- Khai thác nguồn hàng, tham mưu ký kết hợp đồng vận tải và tổ chức thực hiện hợp đồng.

- Tổ chức đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế của đội tàu hàng khơ.

- Xây dựng kế hoạch sản xuất, báo cáo thống kê sản lượng vận tải, doanh thu theo định kỳ, kế hoạch trung và dài hạn về kinh doanh khai thác vận tải. - Điều hành toàn bộ hoạt động của các tàu theo hợp đồng, chỉ đạo lựa chọn quyết định phương án quản lý tàu.

- Điều động tàu theo kế hoach sản xuất và hợp đồng vận tải đã kí kết. Đề xuất phương án thưởng giải phóng tàu nhanh, thưởng các tàu, các đơn vị kinh doanh có đóng góp hợp tác, hỗ trợ tàu hoặc cơng ty có hiệu quả.

1.3.2. Phịng pháp chế Hàng hải Chức năng

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về cơng tác pháp chế, an tồn

hàng hải của tàu, theo dõi về các vấn đề pháp lý của công ty. Nhiệm vụ

- Quản lý hướng dẫn thực hiện công tác pháp chế hàng hải. Tổ chức thanh tra việc thực hiện các quy định của công ty, luật pháp quốc tế và Việt Nam trên tàu. Quản lý, hướng dẫn việc thực hiện về công tác an toàn hàng hải, an toàn lao động trong sản xuất và hoạt động khai thác vận tải trong tồn cơng ty.

- Thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm trong cơng ty.

- u cầu các phịng ban, các tàu, các đơn vị trong công ty cung cấp số liệu, chứng từ, hồ sơ liên quan đến hoạt động khai thác kinh doanh vận tải, khai thác kĩ thuật khi cần cho nghiệp vụ của phịng.

- Có quyền đề nghị khen thưởng và kỉ luật các cá nhân, tập thể thể hiện an toàn hàng hải, an toàn lao động cũng như chấp hành các luật lệ, luật pháp quốc tế, Việt Nam và các quy chế cơng ty.

1.3.3. Phịng kế hoạch đầu tư Chức năng

Là phòng tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác kế hoạch, đầu tư trong sản xuất kinh doanh; quan hệ kinh tế đối ngoại trong các hoạt động kinh doanh. Phòng Kế hoạch Đầu nghiên cứu và thực hiện việc mua bán, đóng mới tàu; lập các kế hoạch sản xuất kinh doanh và tập hợp các số liệu báo cáo của các phòng, ban, chi nhánh của Công ty; làm báo cáo quản trị doanh nghiệp theo định kỳ tháng, quý, năm; phân tích, tổng hợp kịp thời, chính xác thực trạng của các đơn vị theo yêu cầu của Tổng giám đốc và phục vụ các kỳ họp Đại hội đồng cổ

11

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

đơng,Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt. Phịng Kế hoạch Đầu tư là đầu mối của Cơngty phối hợp với các tổ chức được Công ty uỷ quyền quản lý sổ cổ đông củaCông ty và báo cáo theo yêu cầu của Ban Điều hành; giúp Tổng giám đốc trongkhâu quan hệ công chúng, quan hệ với cổ đông, công bố thông tin, công tácmarketing và giao dịch làm việc với các đối tác nước ngoài.

Nhiệm vụ

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm.

- Dự toán ngân sách, kinh phí hoạt động sự nghiệp và vốn đầu tư xây dựng hàng năm của Ban Quản lý;

- Xây dựng Danh mục dự án đầu tư và kế hoạch vốn đầu tư XDCB hàng năm các dự án do Ban làm chủ đầu tư;

- Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty trong từng giai đoạn phát triển.

- Quản lý dự án đầu tư (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án...) - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết

- Chủ trì, tham mưu đề xuất việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các dự án đầu tư kết cấu hạ tầng kỹ thuật do Ban quản lý làm chủ đầu tư; tham mưu, tổ chức thẩm định dự án và thực hiện công tác đấu thầu đối với các dự án được đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước thuộc thẩm quyền của Ban Quản lý;

- Theo dõi tiến độ thực hiện vốn dự án đầu tư xây dựng, phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; tham gia nghiệm thu bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng đối với các dự án do Ban Quản lý làm chủ đầu tư;

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

- Phối hợp với phịng liên quan trong q trình xem xét thủ tục đầu tư cho các dự án đầu tư sản xuất kinh doanh trên địa bàn;

- Chủ trì tham mưu xây dựng các khung giá, phí, lệ phí.

- Thực hiện cơng tác quảng bá xúc tiến đầu tư và tham gia các hoạt động đối ngoại có liên quan;

- Tham mưu cho công ty về việc mua, bán, đóng mới, th tàu biển.

- Tổng hợp thơng tin, báo cáo định kỳ với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND tỉnh về xây dựng và phát triển Khu Kinh tế.

- Phối hợp với các Phòng, ban khác trong việc xây dựng và áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy chế nội bộ Công ty.

1.3.4. Phòng tổng hợp – lao động tiền lương Chức năng

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức lao động và tiền lương trong hoạt động khai thác kinh doanh của công ty.

Nhiệm vụ

- Tổng hợp cân đối kế hoạch sản xuất kinh doan h vận tải, kết quả sản xuất kinh doanh toàn cơng ty, theo dõi diễn biến thị trường, chính sách xã hội trong và ngoài nước ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Tham mưu cho lãnh đạo để có biện pháp điều động phù hợp.

- Quản lý khai thác sử dụng lực lượng lao động của công ty, tổ chức tái đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn.

13

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

- Xây dựng các định mức lao động, lập kế hoạch về lao động tiền lương phù hợp.

1.3.5. Phòng tài chính kế tốn Chức năng

Là phịng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch tốn kinh tế và hạch tốn kế tốn trong tồn cơng ty, quản lý kiểm sốt các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp cho cơng ty thực hiện các chỉ tiêu tài chính.

Nhiệm vụ

- Tổng hợp các số liệu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính. Phân tích đánh giá hoạt động tài chính trong khai thác đội tàu để tìm ra biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.

- Đề nghị các biện pháp điều chỉnh, xử ký kịp thời những sai lệch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính, có quyến tham gia tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ kế tốn tài chính trong phạm vi tồn cơng ty.

1.3.6. Phịng đại lý giao nhận – vận tải Chức năng

Phòng giao nhận vận tải của nhận làm đại lý giao nhận - vận chuyển quốc tế hàng từ Việt Nam đi các cảng trên thế giới cũng như các loại hàng dự án kháctừ các cảng về Việt nam với giá cả cạnh tranh và dịch vụ tốt nhất. Luôn đảm bảo chất lượng và thời gian vận chuyển, tất cả các điều khoản và điều kiện sẽđựơc trao đổi và đàm phán cụ thể.

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Nhiệm vụ

- Xây dựng kế hoạch vận tải và doanh thu vận tải tàu dầu hàng tháng.

- Ký kết các hợp đồng vận tải theo quy định của pháp luật đối với hàng hóa trong nước theo ủy quyền của Tổng giám đốc, theo tập quán và thông lệ đối với khách hàng nước ngoài.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng giám đốc về tính pháp lý của các hợp đồng đã ký.

- Đề xuất các phương án giải phóng tàu nhanh, tăng vịng phương tiện để khai thác đội tàu dầu đạt hiệu quả.

- Thường xuyên phân tích, đánh giá thị trường vận tải và tình hình hoạt động kinh doanh của đội tàu dầu và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả của đội tàu.

- Theo dõi các phòng ban liên quan tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác mua bán tàu.

15

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

<b>CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ KHAI THÁC TÀU CONTAINER TẠI VOSCO</b>

2.1. Cơ cấu quản lý, chức năng, nhiệm vụ của phòng vận tải container - Bộ phận quản lý thiết bị ( Equipment Control – EQC) - Bộ phận đại lý thủ tục ( Boarding Agent)

- Bộ phận kế toán thương vụ ( Accounting)

2.1.1. Bộ phận thị trường (Sales / Marketing) Chức năng nhiệm vụ

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

- Nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh

- Xây dựng chương trình Marketing (Marketing Plan), chính sách Marketing (Marketing Policy)... và trực tiếp tổ chức áp dụng các chương trình chính sách này tại bộ phận Marketing.

- Phối hợp xây dựng biểu giá cước, chính sách cước. - Quản lý chương trình bán hàng.

17

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

- Quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management). - Quản lý hệ thống thông tin về các đối thủ cạnh tranh.

- Lập các báo cáo về thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh theo yêu cầu

- Thu thập thông tin thị trường (Cơ cấu, luồng hàng, mùa vụ...).

- Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống quan hệ khách hàng CRM. - Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống thông tin về các đối thủ cạnh tranh.

- Tham gia xây dựng chương trình Marketing, chính sách Marketing.

- Phối hợp thực hiện các báo cáo (Reports), thăm dò (Surveys), dự báo (Forecast).

- Lập các bản dự báo (Forecast) về lượng vỏ cần thiết để bộ phận EQC chủ động điều phối nếu cần thiết.

Sales Support / Indoor Sales

- Phối hợp và hỗ trợ đội ngũ Outdoor Sales trong việc bán hàng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

- Lập, gửi Booking Note.

- Thông báo cho khách hàng các loại phụ phí (nếu có).

- Lấy xác nhận trả cước của người nhận hàng (qua VOSCO cảng dỡ) nếu cước trả sau.

- Duy trì, phát triển quan hệ với khách hàng hiện có, tiếp cận phát triển khách hàng mới.

- Thu thập thông tin thị trường (Cơ cấu, luồng hàng, mùa vụ...).

- Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống quan hệ khách hàng CRM. - Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống thông tin về các đối thủ cạnh tranh.

- Tham gia xây dựng chương trình Marketing, chính sách Marketing.

- Phối hợp thực hiện các báo cáo (Reports), thăm dò (Surveys), dự báo (Forecast).

Customer Service

- Giải đáp thắc mắc của khách hàng hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan. - Cập nhật, gửi lịch tàu cho khách hàng.

- Phối hợp với các bộ phận khác giải quyết các đề nghị của khách hàng liên quan đến Thời gian miễn phí (Free time), phạt lưu bãi (Demurrage), phạt lưu container (Detention), phí bãi (Storage Charge)...

2.1.2. Bộ phận khai thác Chức năng nhiệm vụ

19

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

- Tổ chức khai thác đội tàu container - Tổ chức khai thác tại các đầu bến - Thuê/ Cho thuê định hạn tàu container

Sơ đồ tổ chức

Mô tả công việc Bộ phận khai thác tàu

- Tham gia lập, cập nhật lịch tàu trên các tuyến. - Theo dõi, đôn đốc, đảm bảo tàu chạy đúng lịch trình.

- Kết nối thơng tin liên lạc giữa tàu và các phịng ban trong cơng ty. - Đàm phán, theo dõi các hợp đồng thuê/cho thuê định hạn (nếu có). - Quản lý chi phí khai thác, th/cho th định hạn (nếu có). Bộ phận khai thác tại bãi (CY Operation)

+ Chiều nhập (Inbound)

- Kiểm tra số liệu hàng nhập so với DOC và AGENT.

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

- Phối hợp với Cảng, kiểm kiện trong việc làm hàng nhập.

- Kiểm tra, ký, đóng dấu xác nhận lệnh giao hàng (D/O) cho khách hàng. - Báo cáo thông tin về container giao cho khách trong ngày cho bộ phận EQC. - Kiểm tra quyết tốn phí lưu bãi hàng tháng trước khi chuyển cho bộ phận thương vụ

- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng nhập + Chiều xuất (Outbound)

- Cấp vỏ cho khách hàng.

- Theo dõi, kiểm tra số lượng, tình trạng container có hàng khi hạ về các bãi (phối hợp với EQC).

- Cập nhật thông tin vveef hàng hạ bãi trong ngày cho EQC.

- Phối hợp với các Shipside OPS giám sát đôn đốc việc xuất hàng từ các bãi ra cầu tàu.

Bộ phận khai thác tại cầu tàu (Shipside Operation) + Chiều nhập

- Nhận sơ đồ xếp hàng nhập (Inbound Bay Plan).

- Giám sát, điều phối, đôn đốc đảm bảo việc dỡ hàng nhanh chóng đúng kế hoạch.

- Thơng báo cho Cảng, bãi, đội vận tải kế hoạch làm hàng nhập. Lưu ý công nhân khi xếp/dỡ các lô hàng đặc biệt (hàng lạnh, nguy hiểm, quá khổ, quá tải...).

21

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

- Lập biên bản, báo cáo, phối hợp xử lý kịp thời các sự cố nảy sinh trong quá trình dỡ hàng.

+ Chiều xuất

- Phối hợp với các đại phó trên tàu lập sơ đồ xếp hàng xuất (Bay Plan). - Giám sát, điều phối, đôn đốc công tác xếp hàng tại cầu tàu.

- Phối hợp với nhân viên khai thác hàng xuất (Outbound OPS) đảm bảo xếp tàu nhanh chóng, đúng kế hoạch.

- Làm báo cáo chuyển (Terminal Departure Report). - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ của mỗi chuyến.

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

- Nhận, kiểm tra, yêu cầu đầu Cảng xếp sửa đối Manifest hàng nhập (nếu có). - Gửi thơng báo tàu đến.

- Phát hành lệnh giao hàng (D/O). + Chiều xuất

- Phát hành vận đơn (B/L), giấy gửi hàng (Sea Waybill), lược khai hàng hóa (Manifest).

- Truyền dữ liệu hàng xuất cho Cảng dỡ.

2.1.4. Bộ phận quản lý conatiner (Equipment Control) – EQC Chức năng nhiệm vụ

- Điều phối vỏ - Thuê/Cho thuê vỏ - Mua/bán vỏ

- Sửa chữa/thuê sửa chữa, đảm bảo chất lượng vỏ Mô tả công việc

- Dựa vào dự báo lượng vỏ cần thiết từ bộ phận Marketing, nếu cần thiết sẽ điều chuyển (Reposition) vỏ container (giữa các Depot, các Cảng…) hoặc tiến hành các nghiệp vụ SWAP (Direct Interchange), Free Use với các hãng tàu khác. - Kiểm tra tình trạng vỏ, và tiến hành (thuê) sửa chữa vỏ khi cần thiết. - Nhận báo cáo từ các cầu tàu, bãi và cập nhật hệ thống.

23

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

- Lập các báo cáo (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…) về danh sách vỏ sẵn sàng tại các bãi, lượng vỏ Longstay, vỏ đặc biệt, vỏ hư hỏng…

- Đàm phán, theo dõi các hợp đồng mua, bán, thuê, cho thuê vỏ 2.1.5. Bộ phận Đại lý thủ tục (Boarding Agent)

Chức năng nhiệm vụ Phụ trách công việc đại lý tàu ở Cảng

Mô tả công việc

- Thu xếp thủ tục, cầu bến, phương tiện hỗ trợ cho tàu ra vào Cảng.

- Kết hợp với bộ phận OPS theo dõi quá trình làm hàng và phối hợp xử lý các tình huống phát sinh.

- Thu thập, báo cáo thông tin về an toàn hàng hải, lịch tàu, năng suất vận tải, các thông tin về Cảng, cầu bến, thiết bị vận tải.

2.1.6. Bộ phận kế toán, thương vụ (Accounting) Chức năng nhiệm vụ

Lập kết toán và hạch toán thu chi Sơ đồ tổ chức

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

Mô tả công việc Bộ phận thương vụ

- Lập kết toán chuyến (Trip Account), kiểm tra đối chiếu các hóa đơn yêu cầu thanh toán trong Trip Account trước khi chuyển cho tài vụ.

- Kiểm tra, đối chiếu các quyết tốn, hóa đơn về vận tải, lưu bãi vận chuyển. - Theo dõi, sửa đổi, bổ sung các hợp đồng với Cảng, bãi, vận tải, kiểm đếm, cung ứng…

Bộ phận kế toán, thủ quỹ

- Phát hành hóa đơn cước và các dịch vụ khác.

- Hàng ngày thu cước, đặt cọc, phí lưu container, lưu vỏ và các loại phí khác (phí chứng từ, phí vận đơn, phí D/O, phí vệ sinh, sửa chữa container…). - Vào sổ quỹ, kiểm quỹ và lập biên bản quỹ hàng ngày.

- Phối hợp với các Sales trong giải quyết cơng nợ. - Hạch tốn thu chi.

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

2.2. Đơn chào hàng

Chủ tàu sẽ tiến hành chào hàng (cargo offer) với các khối lượng, càng xếp, cảng dỡ laycan…

Ví dụ:

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

2.3. Các đặc trưng kỹ thuật – khai thác của tàu hiện có Tàu Fortune

27

</div>