Đề tài kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cố phần vinatex đà nẵng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (573.46 KB, 35 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂNVIỆN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN</b>

<b>---  </b>

<b> BÀI NGHIÊN CỨU NHĨM HỌC PHẦN: KIỂM SỐT NỘI BỘ</b>

<b>ĐỀ TÀI: KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNGTHANH TỐN TẠI CƠNG TY CỐ PHẦN VINATEX ĐÀ</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>MỤC LỤC</b>

<b>I. Giới thiệu Công ty Cổ phần Vinatex Đà Nẵng...2</b>

<i><b>1. Giới thiệu chung về công ty...2</b></i>

<i><b>2. Đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động tại công ty...2</b></i>

<i><b>3. Tổ chức hạch toán kế toán...4</b></i>

<b>II. Cơ sở lý thuyết về KSNB chu trình mua hàng thanh tốn...6</b>

<i><b>1. Khái qt chung về kiểm soát nội bộ...6</b></i>

<i><b>2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh tốn...8</b></i>

<b>III. Thực trạng kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua hàng- thanh tốn củaCơng ty Cổ phần Vinatex Đà Nẵng...15</b>

<i>1. Mơi trường kiểm sốt tại cơng ty...15</i>

<i>2. Các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty <b>Cổ phần Vinatex...16</b></i>

<b>IV. Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ đối vớichu trình mua hàng và thanh toán tại Vinatex Đà Nẵng...26</b>

<i>1. Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại<b>cơng ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng...26</b></i>

<i>2. Giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng...29</i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>I. Giới thiệu Công ty Cổ phần Vinatex Đà Nẵng1. Giới thiệu chung về công ty</b>

- Tên gọi: Sau nhiều lần đổi tên vào ngày 01/07/2018 công ty được đổi tên Công ty Cổ phần Vinatex Đà Nẵng.

- Lịch sử hình thành: Cơng ty được thành lập trên cơ sở sát nhập Chi nhánh liên hiệp Dệt tại Đà Nẵng với Chi nhánh Liên hiệp May tại Đà Nẵng.

- Chuyên sản xuất và kinh doanh hàng dệt may: Quần áo bảo hộ lao động, jacket, quần tây,… xuất khẩu đi các thị trường Mỹ, Đài Loan, Nga, Pháp và các nước châu Âu khác.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

* Ban giám đốc

- Tổng giám đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị.

- Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng;nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong q trình sản xuất

- Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty.

* Đơn vị sản xuất

- Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất cho các đơn hàng công ty giao.

- Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hàng do cơng ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất.

- Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ cơng đoạn hồn thiện sản phẩm.

* Các phòng ban:

- Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện toàn bộ thủ tục giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng

- Phịng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý nhân sự, sắp xếp bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết, thực hiện các vấn đề hành chính

- Phịng Tài chính, Kế tốn: Quản lý theo dõi, thực hiện cơng tác tài chính kế tốn tại đơn vị. Theo dõi tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các loại báo cáo để gửi lên cơ quan cấp trên.

- Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

- Phịng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm sốt chất lượng cho tồn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành phẩm).

- Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia các hoạt động liên quan tới hợp đồng của công ty, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.

* Đơn vị kinh doanh

- Trung tâm thương mại dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần áo may mặc

- Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu kỹ thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống.

- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty về tiến hành may.

- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.

- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng.

- Kế toán trưởng

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

- Kế toán tiền gửi

- Kế toán các đơn vị trực thuộc

- Vì là một cơng ty lớn để thuận tiện cho việc ghi chép, quản lí, cơng ty đã chọn hình thức kế tốn áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ trong điều kiện tin học hóa - Phần mềm sử dụng: Trước đây công ty sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Pro Accounting

- Các cơng việc của kế tốn:

+ Xác định nghiệp vụ kế toán, định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính. + Khóa sổ, lập báo cáo tài chính

- Các sổ sách liên quan

+ Hệ thống chứng từ: Luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một số chứng từ do Bộ Tài Chính cấp, một số có thể là do cơng ty cấp nhưng vẫn đủ điều kiện mà Bộ Tài Chính u cầu

+ Hệ thống sổ kế tốn: Các mẫu dùng đều tn thủ kế tốn doanh nghiệp, ln cập theo thay đổi của bộ tài chính. Ngồi ra để đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu cơng ty cịn sử dụng sổ kế tốn chi tiết

+ Các báo cáo: Gồm các báo cáo cung cấp thơng tin ra bên ngồi như Bảng cân đối, Báo cáo kế hoạch hoạt động kinh doanh,.. đảm bảo mọi quy định của Bộ Tài chính ngồi ra có báo cáo quản trị cung cấp cho nội bộ doanh nghiệp

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>II. Cơ sở lý thuyết về KSNB chu trình mua hàng thanh tốn1. Khái qt chung về kiểm soát nội bộ </b>

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ trong các tổ chức hoạt động.

<i>1.2 . Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ</i>

* Chức năng

- Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh: giảm nguy cơ, rủi ro, sai sót; nền tảng cho doanh nghiệp tăng trưởng quy mô, mở rộng ngành nghề; sử dụng tối ưu nguồn lực để đạt mục tiêu kinh doanh; cổ đông

- Đối với môi trường, văn hóa doanh nghiệp: Tạo mơi trường làm việc chun nghiệp làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù riêng của từng doanh nghiệp khai thác dữ liệu tiềm năng nguồn nhân lực tăng cường tính tổ chức và làm việc nhóm cho doanh nghiệp

- Đối với hoạt động kế toán, thống kê: Đảm bảo tính liên hồn, chính xác các số liệu tài chính, kế tốn , thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư * Các bộ phận liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ

- Hội đồng quản trị - Ban kiểm soát - Ban giám đốc - Ủy ban kiểm toán

<i>1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm sốt nội bộ1.3.1. Mơi trường kiểm sốt</i>

a. Khái niệm:

- Mơi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc bao quanh khách thể làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ.

b. Các yếu tố chủ yếu của mơi trường kiểm sốt

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý - Tính liêm chính và các giá trị đạo đức

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

- Cơ cấu tổ chức

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm sốt - Phân cơng quyền hạn và trách nhiệm - Năng lực và phẩm chất của nhân viên - Chính sách nhân sự

c. Đánh giá rủi ro

* Nhận diện, phân tích và quản trị rủi ro:

+ Rủi ro chiến lược : Rủi ro chiến lược là nguy cơ chiến lược của doanh nghiệp trở nên kém hiệu quả và doanh nghiệp phải cố gắng để đạt được mục tiêu.

+ Rủi ro hoạt động: Rủi ro hoạt động là lỗi khơng mong muốn trong hoạt động thường ngày, đó có thể do lỗi kỹ thuật như mất điện hay do nhân cơng hoặc quy trình sản xuất

+ Rủi ro tài chính : Rủi ro tài chính liên quan trực tiếp lên dịng tiền tệ lưu thơng trong doanh nghiệp và khả năng tổn thất tài chính.

+ Rủi ro thơng tin : Rủi ro thông tin bao gồm rủi ro trong việc truyền thông tin và rủi ro trong việc tiếp nhận thơng tin.

- Phân tích rủi ro :

+ Đánh giá khả năng rủi ro xảy ra + Ước tính các tác động

+ Xác định được tầm quan trọng các rủi ro + Xem xét rủi ro nào cần có phương án đối phó

- Quản trị rủi ro :Trên cơ sở nhận diện và đánh giá rủi ro, các biện pháp đối phó với rủi ro được thiết kế và áp dụng để quản trị một cách thích hợp nhất. Các biện pháp đối phó với ro: tránh rủi ro. giảm thiểu rủi ro. chia sẻ rủi ro, chấp nhận rủi ro

* Phân tích rủi ro gian lận - Nhận diện các loại gian lận

+ Trong phạm vi doanh nghiệp: Hành vi gian lận của nhân viên , của nhà quản lý

+ Theo vị trí làm việc của người thực hiện hành vi gian lận : Biển thủ tài sản tham ơ,Gian lận trong lập báo cáo tài chính

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

+ Theo chủ thể thực hiện hành vi gian lận : nhân viên, nhà quản lí, nhà cung cấp, khách hàng, Gian lận từ các khoản đầu tư và các gian lận khác từ người tiêu dùng, …

+ Các yếu tố tác động đến rủi ro có gian lận : động cơ/ áp lực, cơ hội, thái độ d. Hoạt động kiểm soát:

- Hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.

- Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm sốt + Hoạt động kiểm sốt quy trình kinh doanh

+ Các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong thực tế : xét duyệt và phê chuẩn, xác minh, kiểm tra vật chất, giám sát, kiểm soát dữ liệu thường trực, kiểm soát chuyên biệt với gian lận

- Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm sốt chung đối với cơng nghệ + Kiểm soát truy cập đối với cơ sở hạ tầng, ứng dụng và dữ liệu. + Kiểm sốt vịng đời phát triển hệ thống.

+ Thay đổi các thủ tục quản lý. + Trung tâm dữ liệu kiểm soát.

+ Kiểm soát hệ thống hỗ trợ và phục hồi dữ liệu. + Kiểm sốt hoạt động máy tính.

- Chính sách và thủ tục kiểm sốt: Các yếu tố của thủ tục, chính sách bao gồm: mục tiêu chính sách, địa điểm và khả năng ứng dụng, trách nghiệm của các cá nhân liên quan

<b>2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh tốn</b>

<i>2.1. Giới thiệu chung về chu trình mua hàng thanh tốn</i>

* Khái niệm:

- Chu trình mua hàng thanh tốn là quá trình từ khi doanh nghiệp đặt hàng cho đến q trình thanh tốn hàng hóa hoặc dịch vụ cho các nhà cung cấp.

* Các hoạt động chủ yếu trong chu trình mua hàng - thanh toán

- Lập đề nghị mua hàng : Bộ phận có nhu cầu về vật tư, hàng hóa sẽ viết giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật tư

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

- Phê duyệt đề nghị mua hàng : do kế tốn trưởng phê duyệt, sau đó gửi lên giám đốc phê duyệt. Căn cứ để phê duyệt sẽ bao gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính,.

- Lựa chọn nhà cung cấp:. Để lựa chọn đc nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ có thể họp và lập hội đồng xét chọn nhà cung cấp

- Đấu thầu: Một số doanh nghiệp đặc thù như xây lắp hoặc doanh nghiệp có nhu cầu mua một lượng lớn vật tư, hàng hóa, việc lựa chọn nhà cung cấp có thể được thực hiện thơng qua hình thức đấu thầu

- Đặt hàng:Sau khi đã lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận phụ trách thu mua sẽ phải tiến hành đàm phán cụ thể với nhà cung cấp và đặt hàng

- Nhận hàng:Hàng đặt sau một số ngày nhất định theo thống nhất của bên mua và bên bán sẽ được hai bên chuyển giao. Bên đặt hàng và bên nhận hàng sẽ tiến hành kiểm điểm số lượng quy cách mẫu mã hàng đã nhận có thỏa mãn đơn hàng đã đặt hay không

- Bảo quản hàng: Doanh nghiệp cần bố trí nhân viên trơng coi bố trí cơ sở vật chất cho đảm bảo an toàn, đúng tiêu chuẩn phù hợp

- Chấp nhận hóa đơn:Sau khi nhận được hàng, bên bán sẽ xuất hóa đơn cho bên mua để yêu cầu thanh toán cho số hàng đã mua. Bên mua sẽ kiểm tra thơng tin trên hóa đơn với thơng tin hàng đã được nhận để chấp nhận hóa đơn

- Phê duyệt thanh tốn hóa đơn: Sau khi hoàn tất việc mua hàng, các doanh nghiệp có thể yêu cầu lập giấy đề nghị thanh tốn và gửi trình lên giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt thanh toán

- Ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế tốn: Tồn bộ các chứng từ kế tốn từ khi bắt đầu tổ chức mua hàng tới lúc thanh toán sẽ được phịng kế tốn tập hợp, phân loại, tính toán và ghi sổ

<i>2.2. Mục tiêu kiểm soát chu trình mua hàng thanh tốn</i>

- Mục tiêu hoạt động

+ Mua hàng đảm bảo chất lượng

+ Hàng mua có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, mua của người bán đáng tin cậy + Mua hàng với giá cả hợp lý

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

+ Mua hàng hóa để sử dụng cần tính tới vấn đề bảo vệ môi trường và hướng tới phát triển bền vững

+ Mua Số lượng cần thiết, tránh lãng phí, thất thoát + Giao hàng kịp thời

+ Thanh toán đúng hạn và tận dụng mọi khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại được hưởng

- Mục tiêu báo cáo

+ Đo lường, tính tốn giá trị hàng nhập, giá trị phải thanh toán cho người bán là chính xác

+ Ghi nhận các khoản mục hàng mua về và các khoản thanh toán đầy đủ, đúng kỳ, đúng theo chế độ kế toán.

+ Phân loại và trình bày thơng tin về hàng mua và khoản thanh tốn trên báo cáo tài chính đúng theo quy định (hàng mua đang đi đường, hàng đã nhập kho, nợ phải trả,...)

- Mục tiêu tuân thủ

+ Mua hàng có nguồn gốc xuất xứ theo quy định của pháp luật + Tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu, hợp đồng kinh tế

+ Tuân thủ các nội quy của doanh nghiệp về lựa chọn nhà cung cấp; thanh toán tiền hàng; về nhận, bảo quản, lưu trữ hàng mua.

<i>2.3. Các rủi ro đối với chu trình mua hàng và thanh tốn</i>

- Giai đoạn lập đề nghị mua hàng

+ Đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng + Hàng mua dư thừa, số hàng thừa phải tồn trữ, gây ứ đọng vốn, gây tốn kém chi phí lưu kho, có thể dẫn đến hàng bị kém phẩm chất

+ Hàng chuyển về về quá trễ hoặc quá sớm: Hàng về quá trễ gây thiếu hụt ngun vật liệu,hàng hóa; cịn về quá sớm gây lãng phí chi phí lưu kho, có thể bị giảm chất lượng hàng hóa

- Giai đoạn phê duyệt đề nghị mua hàng :

+ Đề nghị mua hàng bị trùng giữa các nhân viên + Nhân viên mua khống để phục vụ mục đích cá nhân - Giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

+ Nhân viên mua hàng, xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ dù nhà cung cấp này khơng phù hợp về hàng hóa, dịch vụ hoặc khơng có mức giá hợp lí

+ Chọn nhà cung cấp kém năng lực

+ Nhà cung cấp ở nước ngồi gây bất đồng ngơn ngữ, có tiêu chuẩn khắt khe, nếu doanh nghiệp không đáp ứng u cầu thì khơng thể mua hàng được. - Giai đoạn đấu thầu

+ Có người can thiệp trái pháp luật vào đấu thầu + Hồ sơ mời thầu lập sai quy định

+ Khơng có ai tham gia gói thầu hay không đủ số lượng nhà thầu + Giá dự thầu cao hơn giá gói thầu

+ Nhà thầu làm việc khơng hiệu quả, chủ đầu tư rắc rối vì dự án đình trệ, chất lượng kém, chi phí tăng, dự án dở dang khơng hồn thành

+ Các nhà thầu nộp hồ sơ năng lực, giấy tờ chứng nhận doanh nghiệp, năng lực cán bộ nhân viên,.. giả để gian lận trúng thầu

+ Nhân viên trong doanh nghiệp nhận hối lộ để duyệt đơn vị trúng thầu

+ Các bên tham gia đấu thầu liên minh với nhau, doanh nghiệp nào trong khối liên minh được chọn thì doanh nghiệp khác cũng được hưởng lợi

- Giai đoạn đặt hàng

+ Đơn đặt hàng không được được xử lý theo đúng quy trình

+ Sai sót về số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán… + Nhân viên đặt hàng gõ nhầm mã của doanh nghiệp bán hàng dẫn đến nguồn gốc xuất xứ không đảm bảo yêu cầu của chủ đầu tư

- Giai đoạn nhận hàng

+ Thất lạc hàng, hàng bị đổ vỡ, mất cắp ,... ở khâu vận chuyển

+ Khơng dự tính được thời gian nhận hàng không biết kịp thời để mở tờ khai hải quan, nộp thuế nhập khẩu, làm hồ sơ để thơng quan hàng hố sớm.

+ Chất lượng, số lượng, quy cách hàng không đúng như đã đặt hàng, dẫn đến việc chỉ phát hiện hàng bị sai khi bàn giao cho khách hàng

+ Nhận hàng nhưng hồ sơ không khớp với thông số kĩ thuật của hàng hóa

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

+ Rủi ro cho người mua hàng chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa: Khi vận chuyển hàng bị rơi vỡ mà doanh nghiệp quên không mua bảo hiểm→ doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại + Nhận và biển thủ hàng không nhập kho

- Giai đoạn bảo quản hàng

+ Hàng tồn kho có thể bị mất cắp

+ Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất do lưu kho lâu ngày + Cơ sở vật chất tại kho, bãi không đảm bảo tiêu chuẩn

+ Hàng bảo quản trong kho khơng khoa học, vị trí không được quy định + Ngụy tạo chứng từ xuất hàng : Nhân viên làm giả lệnh xuất kho để lấy cắp hàng

- Giai đoạn nhận hóa đơn để thanh tốn

+ Thơng tin trên hóa đơn mua hàng bị sai: mã số thuế, mã số doanh nghiệp,

+ Hố đơn bị làm giả hoặc từ doanh nghiệp khơng tồn tại - Giai đoạn phê duyệt thanh tốn hóa đơn

+ Hàng khơng mụa nhưng tiền vẫn phải thanh tốn, - Giai đoạn thanh toán tiền cho nhà cung cấp

+ Lập chứng từ mua hàng khống

+ Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận

+ Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp : tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chiết khấu

+ Ghi chép hàng mua và nợ phải trả có sai sót

+ Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt + Trả tiền trễ hạn

+ Thanh toán sai số tiền

+ Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

- Giai đoạn ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế tốn + Ghi thơng tin hàng mua bị thiếu

+ Sử dụng tài khoản kế tốn khơng chính xác

+ Không đánh giá lại giá trị của các khoản nợ phải trả theo tỷ giá của ngày cuối kỳ

+ Không phân loại nợ phải trả thành Nợ ngắn hạn và Nợ dài hạn

+ Không ghi sổ chi tiết công nợ phải trả người bán theo đối tượng trong nước, nước ngoài và chi tiết theo nguyên tệ các loại

<i>2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh tốn2.4.1. Phân cơng nhiệm vụ</i>

- Giám đốc hoặc phó giám đốc: là người phê duyệt đề nghị mua vật tư và đề nghị thanh toán tiền cho nhà cung cấp vật tư

- Phòng vật tư: Mua vật tư sau khi nhận được đề nghị mua hàng và phải phê duyệt đề nghị mua hàng căn cứ vào dự tốn của bộ phận có nhu cầu mua hàng. Sau đó xin phê duyệt của giám đốc. Phịng vật tư sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, nhận hàng và giao cho bộ phận kiểm đếm bảo quản

- Ban kiểm nghiệm chất lượng vật tư hàng hóa mua vào: đảm bảo hàng hóa đúng yêu cầu mới đồng ý cho nhập kho

- Bộ phận kho: bộ phận kho có nhiệm vụ nhận hàng và trơng giữ hàng hóa .Bộ phận kho phối hợp với bộ phận vật tư, phòng Kế toán

- Bộ phận kế tốn vật tư: phối hợp với phịng vật tư để cung cấp thơng tin vật tư, hàng hóa hiện có thể đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc mua thêm vật tư, hàng hóa nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục hiệu quả

- Bộ phận kế toán thanh tốn: nhận hóa đơn từ nhà cung cấp về vật tư hàng hóa đã mua

<i>2.4.2 .Các hoạt động kiểm sốt cụ thể trong chu trình mua hàng và thanh toán</i>

- Giai đoạn đề nghị mua hàng : Doanh nghiệp cần lập chứng từ” phiếu yêu cầu mua hàng hàng hóa vật tư thiết bị”. Phiếu đề nghị mua hàng này phải có đầy đủ những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc kiểm tra sự hợp lý của vấn đề mua hàng này trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt trên phiếu đề nghị mua hàng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

- Giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp :

+ Doanh nghiệp cần ban hành quy chế đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp + Doanh nghiệp cần lập hồ sơ tính điểm xếp hạng các nhà cung cấp - Giai đoạn đấu thầu

+ Doanh nghiệp cần tổ chức đấu thầu với quy mô rộng rãi để thu nhập thông tin chi tiết hơn về các ngành cung cấp đủ tiêu chuẩn và phù hợp với mình

+ Hồ sơ tham gia đấu thầu công khai minh bạch

+ Kết quả trúng thầu hay không trúng thầu cần thông báo rõ ràng với từng nhà cung cấp

+ Nghiêm cấm hành vi nhận hối lộ của các nhà thầu - Giai đoạn đặt hàng

+ Đơn đặt hàng cần phải thống nhất về nội dung với giấy đề nghị mua hàng về chủng loại hàng cần mua số lượng, mẫu mã, nguồn gốc xuất xứ

+ Đơn đặt hàng hợp lệ phải được lập bởi một nhân viên nhất định tại phòng vật tư và được phê duyệt bởi trưởng phịng vật tư, sau đó chuyển lên kế tốn

trưởng và giám đốc duyệt

+ Theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng được sẵn - Giai đoạn nhận hàng

+ Doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm nghiệm thì kết quả kiểm nghiệm được thể hiện ở Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Khi hàng đủ tiêu chuẩn cần lập “Biên bản giao nhận hàng”

- Giai đoạn nhận hóa đơn để thanh tốn

+ Nhận hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn giá trị gia tăng + Xem xét các báo cáo bất thường

- Giai đoạn thanh toán tiền cho nhà cung cấp

+ Để thanh toán cho nhà cung cấp : chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lập “Giấy đề nghị thanh toán”

+ Phê duyệt đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp: Gồm các chứng từ như: Giấy đề nghị mua hàng, Biên bản giao nhận hàng, Phiếu nhập kho, Hóa đơn phải được đính kèm với Giấy đề nghị thanh toán

- Giai đoạn ghi sổ và lập báo cáo kế toán

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

+ Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết công nợ phải trả người bán với thư xác nhận công nợ của nhà cung cấp gửi tới

+ Đối chiếu các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp + Đối chiếu số kế toán chi tiết phải trả người bán với sổ cái

+ Đối chiếu thường xuyên thẻ kho và sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa + Đối chiếu sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa với bảng tổng hợp nhập-

<i><b> - </b></i>Yêu cầu quản lý:

+ Ban Giám đốc phải cung cấp đủ nguồn lực để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng theo đúng tiêu chuẩn ISO

+ Đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu mua vào - Phân cơng quản lý:

+ Phịng kinh doanh: tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua hàng

+ Phòng quản lý chất lượng (QA): nắm tài liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sở khi nhận hàng.

- Tuy nhiên cơng ty chưa có bộ phận kiểm tốn riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của cơng ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù về quản lý.

<i>1.2. Chính sách nhân sự</i>

- Lập kế hoạch, đề xuất phương án tuyển dụng nguồn nhân lực thích hợp theo các chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám đốc ký duyệt và tổ chức thực hiện - Đào tạo nhân viên có ý thức và trách nhiệm với cơng ty

- Tạo điều kiện môi trường làm việc tốt nhất có thể, tơn trọng, quan tâm tới nhân viên

- Chính sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công việc và trong vấn đề bảo vệ công ty.

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

+ Tổng Giám đốc: Lập kế hoạch trung và dài hạn

+ Phịng ban chức năng: Có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan đến nhiệm vụ của phịng ban mình như phịng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo người lao động, phịng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng…

- Mơi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết:

+ Máy móc chuyên dụng trong sản xuất: máy cắt, máy may, máy ủi… + Các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may thay vì thủ cơng như trước đây + Mạng máy tính để quản lý, trao đổi thơng tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính

- Mơi trường tự nhiên: Công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp khơng ít khó khăn. Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà gặp thiên tai, lũ lụt.

<b>2. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty Cổphần Vinatex</b>

</div>