<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

KHOA CHÍNH TRỊ QUỐC TẾ VÀ NGOẠI GIAO

---CÔNG TÁC NGOẠI GIAO Chủ đề: Thư tín ngoại giao

Giảng viên hướng dẫn: TS. Dỗn Mai Linh

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

3. Quy định của pháp luật về thư tín của cơ quan đại diện ngoại giao 4

III. Thành phần chính và những điều lưu ý trong thư tín ngoại giao 15 IV. So sánh văn bản ngoại giao với văn bản hành chính 17

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

I. Khái niệm và những đặc điểm của thư tín ngoại giao 1. Khái niệm

Thư tín ngoại giao:

● là tổng thể các loại công văn và những văn bản chính thức khác nhau có tính chất ngoại giao.

● là một trong những hình thức cơ bản của hoạt động chính trị đối ngoại, hoạt động ngoại giao của nhà nước.

● là phương thức giao tiếp bằng văn bản giữa các cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chức quốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế; hoặc giữa những quan chức của các cơ quan trên với nhau.

Thư tín ngoại giao ra đời cùng với hoạt động ngoại giao, là phương tiện giao tiếp quan trọng, hình thành và phát triển trong lịch sử ngoại giao. Các loại hình thư tín ngoại giao và những quy định về thư tín cũng từng bước được hồn thiện và trở thành thơng lệ quốc tế. Hiện nay, nhiều nước trên thế giới còn đề ra những quy định chặt chẽ cho từng loại văn bản cùng cách xưng hô. Việt Nam chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thư tín ngoại giao, mà chủ yếu là vận dụng thơng lệ quốc tế và tham khảo kinh nghiệm các nước.

2. Đặc điểm chung và lợi ích của thư tín ngoại giao với quan hệ ngoại giao giữa các quốc gia và tổ chức quốc tế

Tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy của thơng tin: Thư tín ngoại giao được viết bằng ngơn ngữ chính thức và được kiểm duyệt kỹ càng trước khi gửi đi, do đó đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thơng tin.

Có tính bảo mật cao: Thư tín ngoại giao được mã hóa và chỉ được truy cập bởi các bên được ủy quyền, giúp đảm bảo tính bảo mật và riêng tư cho thông tin quan trọng của các quốc gia. Giúp giải quyết các vấn đề ngoại giao phức tạp: Thư tín ngoại giao cung cấp cho các quốc gia một phương tiện để thảo luận và giải quyết các vấn đề ngoại giao phức tạp một cách thận trọng, từ đó giảm thiểu các mối đe dọa cho an ninh quốc gia và thúc đẩy hịa bình, hợp tác và phát triển kinh tế.

Giúp tăng cường sự hiểu biết và trao đổi thông tin giữa các quốc gia: Thư tín ngoại giao giúp các quốc gia có thể trao đổi thông tin và ý kiến về các vấn đề quan trọng như an ninh, kinh tế, văn hóa, chính trị, thương mại, và xã hội, giúp tăng cường sự hiểu biết và hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định đúng đắn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Tóm lại, thư tín ngoại giao đóng vai trị quan trọng trong việc duy trì và phát triển quan hệ ngoại giao giữa các quốc gia và tổ chức quốc tế, đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy và bảo mật của thông tin, giúp giải quyết các vấn đề ngoại giao phức tạp và thúc đẩy hịa bình, hợp tác và phát triển kinh tế.

3. Quy định của pháp luật về thư tín của cơ quan đại diện Ngoại giao

Thư tín của cơ quan đại diện ngoại giao được quy định cụ thể tại Điều 27 Công ước Viên của Liên hợp quốc ngày 19/04/1961 về quan hệ ngoại giao, theo đó:

1. Nước tiếp nhận phải cho phép và bảo vệ việc tự do thông tin liên lạc của cơ quan đại diện về mọi việc công. Khi liên lạc với Chính phủ cũng như với các cơ quan đại diện khác và các cơ quan lãnh sự của nước mình đóng bất kỳ ở đâu, cơ quan đại diện Nước cử đi có thể dùng mọi phương tiện thơng tin liên lạc thích hợp, kể cả giao thơng viên ngoại giao và điện tín bằng mật mã hay số hiệu. Tuy nhiên, chỉ khi nào được Nước tiếp nhận đồng ý, cơ quan đại diện mới được đặt và sử dụng đài phát vơ tuyến.

2. Thư tín về việc công của cơ quan đại diện là bất khả xâm phạm. "Thư tín về việc cơng" được hiểu là mọi thư tín có liên quan đến cơ quan đại diện và các chức năng của cơ quan đại diện. 3. Túi ngoại giao không thể bị mở hoặc bị giữ lại.

4. Những kiện tạo thành túi ngoại giao phải mang các dấu hiệu bên ngoài dễ thấy, chỉ rõ tính chất của các kiện này và chỉ được chứa dựng những tài liệu ngoại giao hay những đồ vật dùng vào việc công.

5. Giao thông viên ngoại giao phải mang theo giấy tờ chính thức chứng nhận tư cách của họ, ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao và khi thi hành chức năng của mình, họ được Nước tiếp nhận bảo hộ. Họ được hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể và không bị bắt hoặc bị giam giữ dưới bất kỳ hình thức nào.

6. Nước cử đi hay cơ quan đại diện có thể cử giao thông viên ngoại giao ad hoc (được chỉ định theo từng việc). Trong trường hợp đó, những quy định ở Đoạn 5 của Điều này cũng được áp dụng, nhưng ngay sau khi giao thông viên trao túi cho mình phụ trách cho người nhận thì các quyền miễn trừ đã nêu sẽ không được áp dụng nữa.

7. Túi ngoại giao có thể được giao cho người chỉ huy máy bay dân dụng sẽ hạ cánh tại một sân bay được phép đến. Người chỉ huy này phải mang theo giấy tờ chính thức ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao, nhưng người đó khơng được coi là giao thông viên ngoại giao. Cơ quan đại

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

diện có thể cử một thành viên của mình đến nhận túi ngoại giao một cách trực tiếp và không bị cản trở từ tay người chỉ huy máy bay đó.

II. Các loại thư tín ngoại giao

Thư tín ngoại giao chính thức là những cơng văn, giấy tờ trao đổi giữa các cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chức quốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của các cơ quan đó.

Thư tín riêng là một loại thư tín ngoại giao giữa các thành viên cơ quan đại diện và quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận đồng cấp hoặc cấp bậc, chức vụ không quá chênh lệch, nội dung trao đổi việc công không chính thức trong phạm vi chức năng của người viết và người nhận thư.

Thư tín cá nhân trao đổi giữa các cá nhân với nhau nhằm tăng cường quan hệ cá nhân, thường không đề cập công việc. Tuy nhiên, việc tạo mối quan hệ gần gũi giữa các cá nhân có chức vụ quan trọng có ý nghĩa nhất định trong việc giải quyết công việc giữa những cơ quan mà

Varbalis theo tiếng Latin là nói miệng, nghĩa là thông báo bằng miệng. Đây là loại công văn ngoại giao phổ biến nhất.

Gồm các vấn đề xảy ra hằng ngày, từ việc thông báo cán bộ ngoại giao đến nhậm chức, hết nhiệm kỳ đến việc thông báo về các chuyến thăm hoặc nêu đề nghị của cơ quan đại diện... Việc trao đổi giữa các chính

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Cơng hàm thơng báo chỉ mang tính thơng báo, thơng tin...

Ví dụ thơng báo của bộ ngoại giao thay đổi địa chỉ tiếp khách, về thủ tục hải quan, về làm thẻ ra vào vùng cách ly của sân bay...

- Giống hoàn toàn như trị, liên quan chủ yếu đến sự kiện quan trọng nào đó. Ví dụ thay đổi quốc hiệu, bổ nhiệm thủ tướng mới, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn,... nghĩa là cho cá nhân mà không phải gửi cho cơ quan. dấu và không cho số công hàm như công hàm cơ quan. (Tuy nhiên, trên thực tế nhiều nước vẫn cho số công hàm).

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

- Giấy tiêu đề công hàm cá nhân của đại sứ: có nước dùng giấy tiêu đề Đại sứ đặc mệnh tồn quyền hoặc Đại sứ, có nước dùng tiêu đề Đại sứ quán; lại có trường hầu hết các Đại sứ quán để ở bên trái cuối trang, song cũng có nước đề người nhận ngay ở trên, bên trái, trên câu xưng hô.

Công hàm tập thể

Công hàm tập thể là do đại diện nhiều cơ quan đại diện ngoại giao cùng gửi cho diện cùng ký tên. Công hàm thường được trao trong cuộc tiếp kiến. 2. Công hàm làm thành nhiều bản, được soạn giống nhau, song người gửi riêng, được gửi vào cùng một thời gian cho

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

nước sở tại (người

- Từng cơ quan tự soạn thảo và gửi vào những thời gian khác nhau. - Loại công hàm này ít

Thư riêng được gửi cho các quan chức trong các trường hợp:

- Nhấn mạnh sự quan tâm của tác giả về việc giải quyết việc gì đó hoặc vấn sinh, ngày Quốc khánh, chúc mừng năm mới, chia

Bản ghi nhớ được soạn thảo trong các trường hợp sau: thứ nhất, do yêu cầu người

- Bản ghi nhớ giống như công hàm thường, nhưng khơng đóng dấu,

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

kèm cơng hàm cá nhân hay cơng hàm chính thức.

đối thoại; thứ hai, theo sáng kiến người tiếp xúc đề phòng thơng tin bị sai lệch, tránh sai sót trong giải thích nội dung vấn đề trao đổi.

khơng ghi địa chỉ và dùng ngôi vô nhân xưng.

- Soạn theo ngôi vô nhân xưng: “Thông báo số công văn. Cuối bản ghi nhớ chỉ đề nơi gửi và ngày gửi. Trong bản theo quan điểm của tác giả, phân tích các sự kiện, tài liệu, tranh luận với phía bên kia và đề nghị tiếp tục được khơng đóng dấu, khơng ghi số công văn, không ký, chỉ ghi nơi gửi và

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

nơi gửi, ngày gửi, không ghi địa chỉ.

- Điện chia buồn khi gặp thiên tai, tai nạn có nhiều thiệt hại về người và của; - Điện cảm ơn sau chuyến đồng nghiệp thân nên đề kèm vài chữ viết tay,

Nên có bốn loại danh thiếp: - Danh thiếp chính thức với họ tên đầy đủ, chức vụ, địa chỉ. Được viết theo hai kiểu: Đại sứ đặc mệnh toàn quyền hoặc Đại sứ. - Danh thiếp dùng cho

- Khổ tương đối thông dụng đối với nam là

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

chúc mừng, cảm ơn, chia buồn, tạm biệt...; cùng với danh thiếp có thể gửi hoa, quà, sách, báo, v.v..

- Danh thiếp phu nhân: chỉ với họ tên đầy đủ; - Danh thiếp cả vợ cả chồng (ông... bà...) với địa chỉ. Ở Anh người ta không dùng danh thiếp này.

- Giới thiệu họ tên đại sứ; - Tin tưởng và mong muốn nguyên thủ nước sở tại giúp đỡ để đại sứ hoàn thành nhiệm vụ;

- Gửi lời chào.

- Sau nội dung, dưới thư ghi địa danh, ngày,

- Thư uỷ nhiệm đánh trên giấy tiêu đề của

- Câu thưa gửi;

- Thông báo lý do triệu hồi; - Cảm ơn sự giúp đỡ; - Lời chúc.

- Như hình thức của Thư ủy nhiệm

Thư uỷ nhiệm Đại biện, Đại

Là thư của Bộ trưởng Ngoại giao nước cử gửi Bộ trưởng Ngoại giao nước tiếp nhận hay

- Câu thưa gửi;

- Giới thiệu người làm Đại biện;

- Thư được soạn trên giấy có tiêu đề của Bộ trưởng ngoại giao; - Giấy khổ A4, cứng, đẹp;

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

tổ chức quốc tế, giới thiệu người được bổ nhiệm làm Đại biện tại nước tiếp nhận hay Đại diện tại tổ chức quốc tế.

- Tin tưởng Đại biện sẽ nhận được sự giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ; - Lời chào xã giao. Tiếp đó ghi địa danh, ngày, tháng, năm, Thay mặt Chính phủ nước..., Bộ trưởng Bộ Ngoại giao; đóng dấu nổi lên chữ ký. Góc trái phía dưới ghi địa chỉ người nước ngồi, giới thiệu người được uỷ quyền thay mặt nhà nước, chính phủ đàm phán ký kết điều ước quốc tế hoặc tham dự hội

- Giấy uỷ quyền được in trên giấy khổ A4, có tiêu đề, có quốc huy, khơng ghi số/ký hiệu, có tên văn bản.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

phủ nước ngoài tạo điều kiện thuận lợi đại diện ngoại giao khơng được cấp giấy

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

ngồi tại Việt Nam và

(2) thông báo Tổng Lãnh sự hay lãnh sự nước ngồi đó được hưởng các quyền ưu đãi và miễn trừ lãnh sự mà Chính phủ Việt Nam dành cho lãnh sự nước ngồi.

III. Thành phần chính và những điều lưu ý trong thư tín ngoại giao Những thành phần chính của thư tín ngoại giao:

● Tiêu đề (quốc huy) - người gửi/cơ quan gửi

Trong thực tế hình thức công văn ngoại giao rất quan trọng, không kém nội dung công văn. Do vậy cần lưu ý:

● Trong cơng văn ngoại giao phải chú ý ngun tắc có đi có lại: cơng hàm cá nhân trả lời bằng công hàm cá nhân; công hàm thường trả lời bằng cơng hàm thường. Cần lưu ý, khơng có cơng văn trả lời sẽ được xem là nhận lời. Nếu một bên từ chối, đương nhiên bên kia cũng làm như vậy. Bên cạnh đó, cần hết sức cân nhắc khi dùng từ “Kính thưa” và “Thưa...” hoặc “trân trọng”, “chân thành”, “rất trân trọng” ở cuối công hàm.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

● Cần hết sức cẩn thận khi viết địa chỉ và câu xưng hơ, lưu ý tước vị, ví dụ quốc vương, hoàng tử, hoàng thái tử, ... Tuyệt đối khơng được để sai sót về họ tên, khơng được viết tắt.

Ví dụ: Đối với quốc vương, vua chúa: His, Her, Your Majesty hoặc Your Highness. Ở nước ta và nhiều nước trên thế giới, từ thứ trưởng trở lên có thể dùng Ngài, cịn lại chỉ dùng Mister (Ông), Madam (Bà). Tuy nhiên, nhiều nước rất hạn chế dùng từ Ngài. Ví dụ: ở Philíppin, chỉ có tổng thống và đại sứ được gọi là Ngài.

● Đảm bảo quy định về phép lịch sự trong các công hàm. Những cơng văn đó bao giờ cũng bắt đầu và kết thúc bằng câu lịch sự xã giao, thể hiện sự tơn trọng, bình đẳng giữa những đối tác.

Ví dụ: Trong trường hợp cơng hàm có nội dung thể hiện sự phản đối, câu lịch sự xã giao có thể bỏ hoặc chỉ dùng ở đầu công hàm (phụ thuộc vào mức độ căng thẳng của vấn đề) nhằm thể hiện mức độ và ý nghĩa của vấn đề. Trong công hàm liên quan đến tang lễ, câu xã giao lịch sự ở cuối thông thường không sử dụng.

● Giấy cho cơng hàm phải là giấy trắng và có chất lượng cao, giấy phải sạch, khơng bị hỏng.

● Đóng dấu ở cuối công hàm và quốc huy phải ngay ngắn.

● Ngôn ngữ: thường là ngôn ngữ của người gửi. Công hàm nên kèm bản dịch sang ngôn ngữ của người nhận. Hiện nay, tiếng Anh đã trở nên rất thông dụng, có thể gửi cơng văn bằng tiếng quốc tế nào mà thấy thuận lợi cho người nhận. Cách thức trình bày bản dịch như bản chính nhưng khơng có Quốc huy, khơng ký, khơng đóng dấu.

● Nghiêm túc, chặt chẽ, cơ đọng, ít khi dùng tính ngữ và so sánh. Không cho phép sử dụng từ ngữ nước đôi, viết tắt dẫn đến hiểu sai lệch nội dung công hàm.

● Có số và ký hiệu để quản lý và lưu trữ.

● Nếu Cơng hàm có từ 02 trang trở lên: Tên Cơ quan/tổ chức nước ngoài nhận được ở trang thứ nhất, ký nháy ngày tháng năm và đóng dấu ở trang cuối cùng.

● Công văn ngoại giao không bao giờ gửi đường bưu điện, thường là trao trực tiếp hoặc gửi bằng giao thông ngoại giao. Công văn cũng có thể trao cho người được ủy quyền nhận và có ký nhận.

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

IV. So sánh văn bản ngoại giao với văn bản hành chính

Tiêu chí Văn bản ngoại giao Văn bản hành chính

Khái niệm

Cơng văn, văn kiện ngoại giao là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong quan hệ ngoại giao, quan hệ quốc tế giữa các quốc gia, bao gồm các loại văn bản ngoại giao, được công bố đơn phương hoặc là kết quả của sự thỏa thuận giữa các quốc gia và chủ thể khác của luật quốc tế về các vấn đề mà các bên cùng quan tâm (quan hệ, các vấn đề quốc tế và khu vực…)

Văn bản hành chính thuộc hệ thống Văn bản pháp luật. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thơng tin quy phạm hành chính Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Thẩm quyền ban hành

Các văn bản ngoại giao (công văn, văn kiện ngoại giao) được ban hành bởi Bộ Ngoại giao.

Văn bản hành chính là một loại văn bản thuộc hệ thống các loại văn bản do Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành.

Đặc điểm

- Có quy định chặt chẽ về hình thức, cấu trúc… theo thơng lệ quốc tế.

- Là văn bản chính thức của quốc gia, vì thế nguồn luật điều chỉnh chủ yếu của chúng là pháp luật của các quốc gia.

- Công văn ngoại giao là văn bản chứa đựng quan điểm, lập trường đơn phương của quốc gia về một vấn đề nào đó => khơng có giá trị ràng buộc gì

- Ngơn ngữ và văn phong trong

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

giữa các quốc gia mà chỉ mang tính chất trao đổi là chủ yếu. - Tuy nhiên, văn kiện ngoại giao

có loại có ký kết như tuyên bố chung, nếu được các quốc gia đồng ý, chấp nhận ký kết vào tuyên bố đó thì chúng lại tạo ra giá trị ràng buộc giống như một điều ước quốc tế bình thường. Tuy nhiên số lượng này không nhiều.

Chức năng

Công văn, văn kiện ngoại giao lại là văn bản chính thức của quốc gia để trao đổi, trình bày về một vấn đề nào đó mà một quốc gia quan tâm với các quốc gia khác hoặc để thiết lập quan hệ, thăm hỏi, chúc mừng, trao đổi thông tin.

Với văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.

Với văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.

</div>