Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đồ án này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cơ giáo Khoa
Khoa Học Máy Tính, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin Hữu Nghị Việt – Hàn
đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản cần thiết trong những năm học vừa qua để
tơi có thể thực hiện tốt cuốn đồ án này cũng như đủ tự tin để làm việc sau này.

Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Tự Thanh đã tận tình hướng dẫn và giúp
đỡ tơi hoàn thành cuốn đồ án này.

Ngoài ra, cũng xin gửi lời cám ơn tới bố mẹ, anh chị em và tất cả bạn bè tơi đã
tạo mọi điều kiện cho tơi hồn thành đồ án.

Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng trong một khoảng thời gian ngắn, cũng như hạn
chế về mặt kiến thức của bản thân, đồ án này khơng thể tránh khỏi nhiều thiếu sót.
Chính vì vậy, tơi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy giáo, cô giáo cũng như
của bạn bè và những người có quan tâm đến lĩnh vực mà cuốn đồ án này đã được trình
bày.

Xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, tháng 06 năm 2013
SVTH: Nguyễn Hữu Toản

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 1

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong
nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước
được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực
hiện một cách tự động. Quản lý luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang
phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi
trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.

Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài
liệu, quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thơng
mà địi hỏi độ khả tính cao. Có nhiều cơng cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi luồng công
việc, nhưng hiện nay Sharepoint Server là một cơng cụ mạnh và có nhiều ưu điểm
đáng lưu ý.

Ngồi ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn
có thể làm việc với Word, Excel, Powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ
thống windows, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style,
layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách
truyền thống. Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây
dựng và thực thi luồng công việc…. Đó cũng là nội dung chính của đề tài mà em lựa
chọn: “Triển khai ứng dụng Workflow và Workspace cho doanh nghiệp với
Sharepoint 2010”

Phần thực hiện gồm có 3 chương chính:
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ
WORKSPACE
Chương 2: MƠ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT
Chương 3: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE
TRÊN SHAREPOINT 2010


Đà Nẵng, tháng 06 năm 2013
SVTH: Nguyễn Hữu Toản

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 2

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................2
MỤC LỤC .......................................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ..........................................................................................6
DANH MỤC HÌNH ẢNH...............................................................................................7
DANH MỤC BẢNG .....................................................................................................10
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ
WORKSPACE................................................................................................................. 1

1.1. Tổng quan về Sharepoint 2010........................................................................1
1.1.1. Sharepoint là gì ?.........................................................................................1
1.1.2. Các tính năng chính của Sharepoint 2010...................................................1
1.1.3. Lợi ích Sharepoint mang lại ........................................................................6
1.1.4. Các phiên bản chính thức của Sharepoint 2010 ..........................................8

1.2. Tổng quan về Workflow................................................................................11
1.2.1. Workflow là gì ?........................................................................................11
1.2.2. Phân loại Workflow ..................................................................................12
1.2.3. Ứng dụng Workflow trong Sharepoint .....................................................13

1.3. Tổng quan về Workspace ..............................................................................14

1.3.1. Workspace là gì ? ......................................................................................14
1.3.2. Các tính năng chính của Workspace 2010 ................................................15

CHƯƠNG 2: MƠ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT .............................................20
2.1. Mơ hình triển khai .........................................................................................20
2.2. Cài đặt và cấu hình Sharepoint 2010.............................................................21
2.2.1. Cài đặt và cấu hình Windows Server 2008 ...............................................22
2.2.1.1. Cài đặt Windows Server 2008 và nâng cấp lên Domain Controller ..22
2.2.1.2. Cài đặt SQL server 2008....................................................................22
2.2.1.3. Cài đặt dịch vụ WebServer (IIS) trên Windows Server 2008............23
2.2.1.4. Cài đặt NET Framework 3.5 ..............................................................24
2.2.2. Cài đặt Sharepoint 2010 ............................................................................25

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

2.2.3. Cấu hình Mail Server để gửi và nhận mail giữa các người dùng nội bộ với

nhau 28

2.2.3.1. Cài đặt và cấu hình Mail Server.........................................................28

2.2.3.1.1. Cài đặt Mail Server .....................................................................28

2.2.3.1.2. Cấu hình Mail Server ..................................................................29

2.2.3.2. Cấu hình Incoming mail và Outgoing mail trên Sharepoint site .......30

2.2.3.2.1. Cấu hình Incoming mail trên Sharepoint site .............................30


2.2.3.2.2. Cấu hình Outgoing mail trên Sharepoint site..............................31

2.2.3.3. Kiểm tra quá trình gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau .32

2.2.3.3.1. Tạo các tài khoản người dùng thông qua Active Directory ........32

2.2.3.3.2. Kiểm tra gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau..........36

CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE TRÊN

SHAREPOINT 2010 .....................................................................................................39

3.1. Tạo các tài khoản người dùng và ứng dụng Web..........................................39

3.1.1. Tạo các tài khoản người dùng ...................................................................39

3.1.2. Tạo mới một ứng dụng Web .....................................................................39

3.1.3. Tạo group và thêm user vào group............................................................41

3.2. Triển khai ứng dụng Workflow trên Sharepoint 2010 ..................................42

3.2.1. Ứng dụng Approval workflow vào Document Library ............................42

3.2.1.1. Tìm hiểu về Approval workflow........................................................42

3.2.1.2. Cấu hình Approval workflow ............................................................43

3.2.1.3. Kiểm tra Approval workflow.............................................................45


3.2.2. Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library...............47

3.2.2.1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow...............................................47

3.2.2.2. Cấu hình Collect Feedback Workflow...............................................47

3.2.2.3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow ...............................................49

3.2.3. Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library...............49

3.2.3.1. Tìm hiểu Collect Signature Workflow...............................................49

3.2.3.2. Cấu hình Collect Signature Workflow...............................................49

3.2.3.3. Kiểm tra Collect Signature Workflow ...............................................53

3.3. Triển khai ứng dụng Workspace trên Sharepoint 2010.................................54

3.3.1. Tạo một workspace tại máy tính ...............................................................54

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

3.3.2. Khả năng đồng bộ của Sharepoint workspace ..........................................56
KẾT LUẬN ...................................................................................................................58
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................59
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ................................................................60


SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 5

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Từ đầy đủ Nghĩa
IT Information Technology Công nghệ thông tin
BCS Business Connectivity Services Dịch vụ kết nối kinh doanh
Giấy phép truy cập khách
CAL Client Access License hàng
Ngành nghề kinh doanh
LOB Line - Of - Business Hạ tầng khóa cơng khai
PKI Public Key Infastructure Giao thức truyền thư đơn
giản
SMTP Simple Mail Transfer Protocol Giấy chứng nhận quyền

CA Certificate Authority

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 .......................................................1
Hình 1-2. Sharepoint Site ................................................................................................2
Hình 1-3. Sharepoint Communities.................................................................................2
Hình 1-4. Sharepoint Content..........................................................................................3
Hình 1-5. Sharepoint Search............................................................................................4

Hình 1-6. Sharepoint Insights..........................................................................................5
Hình 1-7. Sharepoint CompoSites ...................................................................................5
Hình 1-8. Tiến trình workflow ......................................................................................12
Hình 1-9. Human WorkFlow.........................................................................................12
Hình 1-10. System WorkFlow.......................................................................................13
Hình 1-11. Tính năng Sharepoint workspace ................................................................16
Hình 1-12. Tích hợp Microsoft Communicator và các thơng báo workspace ..............17
Hình 1-13. Giao diện người dùng quen thuộc ...............................................................18
Hình 1-14. Mở và lưu trên Sharepoint workspace ........................................................18
Hình 2-1. Mơ hình triển khai .........................................................................................20
Hình 2-2. Cài đặt Windows Server 2008 R2.................................................................22
Hình 2-3. Nâng cấp Windows Server 2008 lên Domain Controller .............................22
Hình 2-4. Cài đặt SQL Server 2008 ..............................................................................23
Hình 2-5. Add Roles......................................................................................................23
Hình 2-6. Chọn Roles Web Server (IIS) .......................................................................24
Hình 2-7. Add Features .................................................................................................24
Hình 2-8. Chọn .NET Framework 3.5.1 Features .........................................................25
Hình 2-9. Cài đặt Sharepoint Server 2010.....................................................................25
Hình 2-10. Cấu hình Database và tài khoản truy cập Database ....................................26
Hình 2-11. Quá trình cấu hình diễn ra ...........................................................................27
Hình 2-12. Hộp thoại yêu cầu xác thực .........................................................................27
Hình 2-13. Giao diện của trang quản lý chính ..............................................................27
Hình 2-14. Cài đặt Mdeamon Server.............................................................................28
Hình 2-15. Giao diện chính của Mdeamon Server ........................................................28
Hình 2-16. Cấu hình Domain & Server.........................................................................29

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 7

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010


Hình 2-17. Cấu hình ports .............................................................................................29

Hình 2-18. Cấu hình Incoming e-mail...........................................................................30

Hình 2-19. Cấu hình Incoming e-mail...........................................................................30

Hình 2-20. Cấu hình Incoming e-mail...........................................................................31

Hình 2-21. Cấu hình Outgoing e-mail...........................................................................31

Hình 2-22. Cấu hình Outgoing e-mail...........................................................................32

Hình 2-23. Cấu hình nhận tài khoản thơng qua Active Directory.................................32

Hình 2-24. Tài khoản của Administrator.......................................................................33

Hình 2-25. Tài khoản của Cao Đức Duy .......................................................................33

Hình 2-26. Tài khoản của Nguyễn Anh Tài ..................................................................34

Hình 2-27. Tài khoản của Nguyễn Hữu Toản ...............................................................34

Hình 2-28. Tài khoản của Phan Hiệp ............................................................................35

Hình 2-29. Tài khoản được tạo thơng qua Active Directory.........................................35

Hình 2-30. Đăng nhập tài khoản Administrator và soạn mail để test ...........................36

Hình 2-31. Đăng nhập tài khoản huutoan để kiểm tra...................................................36


Hình 2-32. Đăng nhập tài khoản anhtai để kiểm tra......................................................37

Hình 2-33. Đăng nhập tài khoản phanhiep để kiểm tra.................................................37

Hình 2-34. Tài khoản phanhiep tạo mail gửi đến cho ducduy ......................................38

Hình 2-35. Đăng nhập tài khoản ducduy để kiểm tra....................................................38

Hình 3-1. Các tài khoản người dùng .............................................................................39

Hình 3-2. Tạo mới một ứng dụng web .........................................................................39

Hình 3-3. Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới.................................................40

Hình 3-4. Tạo Site Collection cho ứng dụng web .........................................................40

Hình 3-5. Thiết lập tài khoản quản lý Site Collection...................................................40

Hình 3-6. u cầu xác thực ...........................................................................................41

Hình 3-7. Giao diện chính của Site Collection..............................................................41

Hình 3-8. Tạo group ......................................................................................................41

Hình 3-9. Thêm user vào group.....................................................................................42

Hình 3-10. Upload tài liệu .............................................................................................43

Hình 3-11. Add một Approval workflow ......................................................................43


Hình 3-12. Thêm các user muốn phê duyệt tài liệu.......................................................44

Hình 3-13. Các user đăng nhập để phê duyệt tài liệu....................................................44

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 8

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

Hình 3-14. Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (đồng ý)........................................45
Hình 3-15. Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (khơng đồng ý).............................45
Hình 3-16. Phê duyệt hồn tất .......................................................................................46
Hình 3-17. Xem lại các sự kiện xảy ra với approval workflow ....................................46
Hình 3-18. Add một Collect Feedback workflow .........................................................47
Hình 3-19. Thêm các user cần đóng góp ý kiến ............................................................48
Hình 3-20. Các user đăng nhập duyệt tài liệu ...............................................................48
Hình 3-21. Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến ......................................48
Hình 3-22. Phê duyệt và đóng góp ý kiến hồn tất .......................................................49
Hình 3-23. Cài đặt Roles Certificate .............................................................................50
Hình 3-24. Cài đặt Certification Authority....................................................................50
Hình 3-25. Cấp CA cho từng user .................................................................................50
Hình 3-26. Upload tài liệu cần ký lên Document Library.............................................51
Hình 3-27. Các user đăng nhập để tạo chữ ký...............................................................51
Hình 3-28. Ghi tên những người cần ký file này...........................................................52
Hình 3-29. Các user đăng nhập và ký............................................................................52
Hình 3-30. User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA...............................53
Hình 3-31. Tương tự với user khác ...............................................................................53
Hình 3-32. Chữ ký có giá trị..........................................................................................53
Hình 3-33. Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký .......................................54
Hình 3-34. Tạo tài khoản workspace.............................................................................54
Hình 3-35. Cấu hình tài khoản ......................................................................................55

Hình 3-36. Tạo mới một sharepoint workspace ............................................................55
Hình 3-37. Nhập url của site..........................................................................................56
Hình 3-38. Quá trình đồng bộ giữa Sharepoint workspace với Sharepoint server .......56
Hình 3-39. Q trình đồng bộ hồn tất..........................................................................57
Hình 3-40. Làm việc với tài liệu thơng qua sharepoint workspace...............................57

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 9

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2-1. Địa chỉ IP của các máy .................................................................................20
Bảng 2-2. Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Sharepoint 2010 ...............................................21
Bảng 2-3. Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Mdeamon .........................................................21

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 10

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW
VÀ WORKSPACE

1.1. Tổng quan về Sharepoint 2010
1.1.1. Sharepoint là gì ?

SharePoint là một nền tảng (Platform) của việc trao đổi thông tin và làm việc
cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web. SharePoint là giải pháp kết nối
và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thơng tin đó nằm trong
mạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet

cho cả khách hàng và đối tác.

Với SharePoint, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc
cộng tác cho nhân viên văn phịng hoặc các nhóm kinh doanh mà cịn có thể đầu tư sâu
vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp. SharePoint được xem là
nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi nhu
cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một
phịng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều
quy trình xử lý thơng tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm
ứng dụng khác.
1.1.2. Các tính năng chính của Sharepoint 2010

Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 Trang 1
SVTH: Nguyễn Hữu Toản

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010
Sharepoint Site:

Hình 1-2. Sharepoint Site
SharePoint Sites cung cấp cho bạn những công nghệ thiết yếu nhất để xây dựng
các cổng thơng tin ví dụ như Web Parts, các mơ hình Security, khả năng cá nhân hóa
từng trang, hỗ trợ đa ngơn ngữ, hỗ trợ truyền thông đa phương tiện và nhiều hơn nữa.
Và khi chúng ta nhắc đến khái niệm SharePoint Sites thì phạm vi của chúng ta không
phải chỉ bị giới hạn ở những Team Sites hoặc cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp
mà bạn có thể mở rộng ra thành những Extranet cho phép kết nối thông tin giữa công
ty với các đối tác hoặc nhà cung cấp, và tất nhiên là có thể triển khai thành trang
Internet cho phép khách hàng truy cập tự do.

Sharepoint Communities:


Hình 1-3. Sharepoint Communities Trang 2
SVTH: Nguyễn Hữu Toản

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

SharePoint Communities là khái niệm thứ hai của SharePoint là khả năng cho
phép mọi người làm việc với nhau đơn giản và hiệu quả hơn. Nó bao gồm những hình
thức làm việc cộng tác truyền thống như tạo các Workspace (không gian làm việc) để
chia sẻ tài liệu, tạo Workflow (quy trình) xử lý thông tin, chia sẻ Calendar (lịch làm
việc) và Task (tác vụ) chung cho cả nhóm. Ngồi ra, nó cịn bao gồm ln cả cơng
nghệ Enterprise 2.0 mới nhất (hay còn gọi là Social Networking). SharePoint sẽ là một
nền tảng tốt để phát triển mạng lưới Social Computing trong doanh nghiệp với sự hỗ
trợ của Blog và Wiki, RSS, khả năng tìm kiếm nhân sự và chuyên gia, tạo quan hệ
nhân viên và mạng cộng đồng. Thêm vào đó, SharePoint cịn có thể tích hợp chặt chẽ
với Microsoft Lync (tên cũ là Office Communication Server) nên chức năng
SharePoint Communities cịn có thể bổ sung thêm khả năng thể hiện Presence (thông
tin trạng thái Online, Offline, Free, Busy,…), chat và chia sẻ thông tin trực tuyến.

Sharepoint Content:

Hình 1-4. Sharepoint Content
SharePoint Content là khả năng quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện từ việc
phân rã đến tổng hợp nội dung. SharePoint quản lý tất cả nội dung số bao gồm các văn
bản dạng Office, các tài liệu dạng đa phương tiện, trang Web, nội dung dạng HTML
và cả các nội dung dạng mạng xã hội như Blog và Wiki. Để đảm bảo việc tuân thủ
những quy định về an tồn thơng tin, SharePoint cũng hỗ trợ việc quản lý các chính
sách và theo dõi việc chỉnh sửa nội dung (Record Management), quản lý và tùy biến

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3


Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

được Workflow (quy trình xử lý thơng tin), hỗ trợ một hạ tầng mạnh mẽ, nhiều chức
năng giúp doanh nghiệp kiểm sốt được thơng tin. Với một kiến trúc đồng nhất, bạn có
thể dùng những tiện ích quản lý thông tin nhất quán cho việc phát hành thông tin lên
Intranet cũng như Extranet và thậm chí Internet Site dành cho khách hàng.

Sharepoint Search:

Hình 1-5. Sharepoint Search
Vấn đề chính trong việc quản lý khối lượng lớn thơng tin trong tổ chức là khả
năng tìm kiếm tốt nhất giúp người dùng có thể tìm và khám phá ra những thơng tin mà
họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. SharePoint Search có thể tạo ra những chỉ
mục cho nội dung không chỉ trong những SharePoint Sites mà thậm chí có thể cho cả
những hệ thống thơng tin khác có liên quan, những tập tin được chia sẻ, cơ sở dữ liệu
và các phần mềm ứng dụng được tích hợp với SharePoint. SharePoint cũng có thể tìm
kiếm nhân viên hoặc chuyên gia trong tổ chức, hiển thị các thông tin cơ bản, chức vụ
trong sơ đồ tổ chức, v.v…
Thêm vào đó, những chức năng mới vượt trội về tìm kiếm của Sharepoint được
gọi là FAST Search Engine cho phép tìm kiếm thơng minh theo kinh nghiệm của
người dùng, và khả năng mở rộng quy mơ tìm kiếm cho hàng tỉ tài liệu trong một tổ
chức.

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010
Sharepoint Insights:

Hình 1-6. Sharepoint Insights
SharePoint Insights, chúng ta đã nói nhiều về khả năng tìm kiếm và làm việc

cộng tác và sự kết hợp chúng với những cơng cụ phân tích dữ liệu thơng minh truyền
thống giúp cho người dùng văn phịng khả năng phân tích và đánh giá thông tin từ
những dữ liệu bên trong doanh nghiệp. Nhờ dựa trên SQL Server, SharePoint có thể
chia nhỏ những thông tin phân tán rời rạc thành những báo cáo dạng Scorecard,
Dashboard rất sinh động. Những báo cáo này có thể pha trộn cả dữ liệu dạng có cấu
trúc và phi cấu trúc để tạo ra một bức tranh thông tin một cách chân thực nhất cho tổ
chức. Người dùng văn phịng có thể sàng lọc và phân tích những dữ liệu đó nhờ sự tích
hợp chặt chẽ giữa SharePoint và Excel, SharePoint hiện là một trong những công cụ
phân tích thơng tin được sử dụng rộng rãi nhất trên tồn thế giới và cho phép bạn có
thể nhanh chóng tạo ra những giải pháp phân tích tùy biến.

Sharepoint CompoSites:

Hình 1-7. Sharepoint CompoSites Trang 5
SVTH: Nguyễn Hữu Toản

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

SharePoint CompoSites cung cấp cho mọi đối tượng từ người dùng thành thạo

đến những nhà phát triển ứng dụng những công cụ dễ dùng và nhanh nhất để tạo ra

những ứng dụng ghép.

Ví dụ: bạn có thể dùng chương trình SharePoint Designer mới và khơng cần phải

viết một dịng lệnh nào, bạn cũng có thể thay đổi được giao diện của một Site, tích hợp

thêm được các Web Part s, tùy chỉnh Workflows và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn


khác nhau.

Tương tự như thế, những dịch vụ Access Services mới cho phép người dùng tự

xây dựng những ứng dụng và cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản sau đó có thể chia sẻ

trong nội bộ một phịng hoặc cho cả cơng ty thơng qua SharePoint Site nhưng vẫn

được quản lý và kiểm soát bởi bộ phận IT.

1.1.3. Lợi ích Sharepoint mang lại

Khả năng kết nối và tăng thêm sức mạnh người dùng

Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đại đa số

những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sử dụng. Với

SharePoint 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kỹ kinh nghiệm sử dụng của người

dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và trao quyền cao nhất cho

người dùng.

Ví dụ: người dùng văn phịng có thể truy cập SharePoint thơng qua các trình

duyệt khác nhau như Internet Explorer, FireFox và Safari, thêm vào đó họ cịn có thể

truy cập bằng điện thoại di động và tất nhiên là từ chính bộ Microsoft Office. Bằng


cách đưa toàn bộ giao diện Ribbon vào SharePoint, Microsoft đã làm cho sản phẩm

thêm thân thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và sử dụng hết các tính

năng của sản phẩm.

Ngồi ra, Microsoft cũng đã đầu tư sâu vào sản phẩm mới mang tên là

SharePoint Workspace, trước đây gọi là Groove, và sẽ được tích hợp ln trong bộ

Office 2010, cho phép làm việc “offline” với những thông tin được lưu trữ trên

SharePoint bao gồm Document libraries, Lists và kể cả những workflow.

Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên một nền tảng thống nhất

Song song với việc kết nối và gia tăng sức mạnh cho người dùng thì việc cắt

giảm chi phí ln là yếu tố quan tâm hàng đầu của tất cả các khách hàng. Với môi

trường kinh tế hiện nay, các công ty càng lúc càng phải siết chặt ngân sách cho IT

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

nhưng đồng thời vẫn đòi hỏi nhiều giá trị hơn từ những đầu tư hiện tại. SharePoint

2010 cung cấp thêm những cơ hội cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi vẫn


cam kết họ sẽ có được những lợi ích từ những xu hướng cơng nghệ mới nhất.

Cụ thể, chỉ một lần đầu tư cho SharePoint 2010 bạn sẽ có trong tay một cơng cụ

đa năng giải quyết nhiều vấn đề như quản lý nội dung, tìm kiếm thơng tin, phân tích

dữ liệu, làm việc cộng tác và nhiều hơn nữa, những tính năng này trước đây từng được

xem là những giải pháp hoàn toàn độc lập riêng lẻ. Nhờ việc tích hợp tất cả những khả

năng xử lý này trong một kiến trúc duy nhất mà SharePoint 2010 sẽ giúp doanh nghiệp

giảm thiểu chi phí triển khai, bảo mật và đặc biệt là bạn cũng sẽ khơng phải tốn chi phí

và thời gian cho việc học quá nhiều sản phẩm khác nhau, công nghệ khác nhau. Từ

việc tạo ra những ứng dụng cho nội bộ cho đến các ứng dụng quy mô chạy trên

Extranet và cả Internet.

Cuối cùng, một cơ hội lớn nữa cho việc tiết kiệm chi phí từ cơng nghệ điện tốn

đám mây. Với SharePoint 2010, bộ phận IT sẽ có thêm chọn lựa khi triển khai hạ tầng

SharePoint, bạn có thể triển khai trên Server đặt tại doanh nghiệp hoặc sử dụng dịch

vụ SharePoint Online với toàn bộ dữ liệu được Microsoft lưu trữ tại các Data Center

toàn cầu. Với giải pháp này, chúng ta thấy được khách hàng không chỉ tiết kiệm chi


phí mà cịn đảm bảo rằng sẽ có một hệ thống tin cậy nhờ Outsourcing phần lưu trữ và

quản lý.

Đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu cơng việc

Với SharePoint 2010, những nhà phát triển ứng dụng sẽ có thể tạo ra các chương

trình quản lý nội dung và làm việc cộng tác chạy trong Firewall hoặc tương tác bên

ngoài internet. Tất cả những khả năng của SharePoint đều có thể được mở rộng nhờ

các hàm API hỗ trợ các chuẩn như REST, LINQ và Web services. Microsoft cũng đã

bổ sung thêm nhiều tính năng mới như Sliverlight Web Part và các Client Object

Model mới.

Nhưng điểm quan trọng nhất đó chính là các dịch vụ Business Connectivity

Services, hay viết tắt là BCS. BCS cho phép bạn truy cập an toàn đến dữ liệu,

workflows và các thành phần khác trong hệ thống ứng dụng, tất cả các truy cập tới

Web Services, SQL connections hoặc .NET. Điều này có nghĩa là bạn sẽ được tăng

thêm sức mạnh trong việc tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau trong nhiều hệ thống

khác nhau với những dạng thơng tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc trong SharePoint.


SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 7

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

Hơn thế nữa, bạn có thể sử dụng BCS khơng chỉ trong các ứng dụng SharePoint và cịn
mở rộng ra cả các sản phẩm Microsoft Office 2010.

Cuối cùng, Microsoft cũng đã đầu tư rất nghiêm túc cho việc hỗ trợ những nhà
lập trình phát triển ứng dụng. Visual Studio 2010 có những cơng cụ mới để tạo và
kiểm sốt lỗi cho các các ứng dụng SharePoint, một giao diện đồ họa mới cho việc xây
dựng Web Part và hỗ trợ tích hợp với Team foundation Server. Những người làm cơng
việc lập trình cũng sẽ rất hưởng ứng chức năng Developer Dashboard mới mà họ có
thể kích hoạt trên bất cứ trang SharePoint nào với mục đích debug hoặc chẩn đốn lỗi.

Chắc chắn với sự ra đời của phiên bản 2010, SharePoint sẽ trở thành một nền
tảng xuyên suốt toàn doanh nghiệp để tạo ra những ứng dụng quản lý nội dung và làm
việc cộng tác
1.1.4. Các phiên bản chính thức của Sharepoint 2010

SharePoint 2010 cung cấp 2 kiểu triển khai với 4 phiên bản để bạn có thể chọn
lựa:

Triển khai Intranet:

 SharePoint Foudation 2010
 Các phiên bản SharePoint 2010.
 Fast Search Server 2010 for SharePoint
 SharePoint Online.

Triển khai trên Internet:


 SharePoint 2010 for Internet Sites, Standard Edition.
 SharePoint 2010 for Internet Sites, Enterprise Edition.
 FAST Search Server 2010 for Internet Business.
 SharePoint Online for Internet Services.

 SharePoint Foudation 2010
SharePoint Foudation 2010 là sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ
hoặc các phịng ban trong doanh nghiệp vì nó cung cấp cho bạn một giải pháp cộng tác
thông qua nền Web. Đây là phiên bản SharePoint 2010 mà bạn có thể download và cài
đặt miễn phí. Bạn có thể sử dụng SharePoint Foudation 2010 để tổ chức tài liệu, công
việc, các chủ đề thảo luận thông qua blog, wiki, workspace hoặc các thư viện tài liệu.

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 8

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

 SharePoint 2010
SharePoint 2010 yêu cầu bạn phải mua và cài đặt, ngoài ra bạn cần phải mua
thêm bản quyền Client Access License (CAL) cho mỗi client. Bạn có thể lựa chọn 1
trong 2 phiên bản sau: Standard và Enterprise.

 Standard Client Access Licensing: dành cho các doanh nghiệp muốn triển

khai giải pháp cộng tác sử dụng nhiều loại nội dung. Đây là sự lựa chọn với
một chi phí chấp nhận được. Với phiên bản này, bạn có thể sử dụng các tính
năng cốt lõi trong SharePoint 2010 để quản lý nội dung và quy trình xử lí
trong doanh nghiệp, tìm kiếm và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên, đơn
giản hóa mơi trường làm việc của nhân viên thơng qua các tính năng cho
phép tổ chức hóa thơng tin.


 Enterprise Client Access Licensing: dành cho doanh nghiệp muốn triển

khai các giải pháp mở rộng từ SharePoint, cho phép người dùng tìm kiếm,
tạo và làm việc với dữ liệu cũng như các tài liệu trong một hạ tầng hợp nhất.
Bạn có thể sử dụng các tính năng trong phiên bản Enterprise CAL để tích
hợp các ứng dụng chẳng hạn như các dịch vụ Web, hệ thống ứng dụng
nghiệp vụ (line-of-business – LOB) hoặc ứng dụng Microsoft Office chạy
trên trình duyệt Web.
Bạn có thể nâng cấp phiên bản Standard Edition lên Enterprise Edition một cách
dễ dàng mà không cần phải cài đặt lại. Tuy nhiên, nếu thay đổi từ Enterprise Edition
thành Standard Edition bạn cần phải gỡ bỏ phiên bản Enterprise Edition trước khi cài
đặt mới Standard Edition.
 FAST Search Server for SharePoint

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 9

Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010

FAST Search Server là phiên bản mở rộng trong SharePoint 2010. Nó bao gồm
tất cả các tính năng có trong phiên bản SharePoint 2010 Enterprise Edition, ngồi ra
tích hợp thêm cơng nghệ Microsoft FAST Search. Tính năng FAST Search cho phép
bạn tìm kiếm nâng cao, tối ưu hóa tìm kiếm bằng cách lựa chọn chi tiết các thành phần
mà bạn muốn tìm kiếm.

 SharePoint 2010 Online
Phiên bản SharePoint này là giải pháp SharePoint được triển khai trên điện toán
đám mây (cloud computing), tương tự như giải pháp Microsoft Business Productivity
Online Suite (BPOS). Bạn có thể sử dụng phiên bản.


SharePoint 2010 Online để cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng của
SharePoint mà khơng cần phải cài đặt sản phẩm SharePoint tại doanh nghiệp.
SharePoint 2010 Online gồm 2 phiên bản: Standard và Dedicated.

 SharePoint Online Standard: phiên bản Standard hỗ trợ doanh nghiệp thông

qua intranet, tập trung vào khả năng truyền thông và cộng tác. Phiên bản này
cung cấp cho bạn các chức năng sau:

 Collaboration - cộng tác.
 Portal - cổng thông tin.
 Search - tìm kiếm.
 Content Management - quản trị nội dung.
 Business Process and Form - các quy trình xử lí trong doanh nghiệp.

SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 10