PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA NHÀ NƯỚC VÀ PHÁP LUẬT

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
ĐỀ TÀI : HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA UỶ BAN
NHÂN DÂN XÃ IA DRANG HUYỆN CHƯPRÔNG TỈNH GIA

LAI.

Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ HỒNG NHUNG
Khoá học: 2020-2024

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2023.
1

PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA NHÀ NƯỚC VÀ PHÁP LUẬT

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

ĐỀ TÀI : HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA UỶ BAN NHÂN
DÂN XÃ IA DRANG HUYỆN CHƯPRÔNG TỈNH GIA LAI.

Người hướng dẫn: ThS. ĐẶNG THỊ MAI DUNG
Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ HỒNG NHUNG
Chuyên ngành: Luật
Khoá học: 2020-2024.

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2023.
2

Lời cam kết
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu khoa học của tôi dưới sự hướng dẫn của
giảng viên Thạc sĩ Đặng Thị Mai Dung và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị
phịng một cửa, một cửa liên thông của Ủy ban nhân dân xã Ia Drang huyện
Chưprông tỉnh Gia Lai đã cung cấp số liệu truyền đạt kinh nghiệm giúp tơi hồn
thiện bài báo cáo kiến tập này.

Tôi xin chân thành cảm ơn
Sinh viên thực hiện
Nhung
Lê Thị Hồng Nhung

3

Mục Lục
A. MỞ ĐẦU................................................................................................................6

1. Lịch sử hình thành phát triển Uỷ ban nhân dân xã Ia Drang :..............................7
2. Cơ cấu tổ chức của xã Ia Drang :...........................................................................8
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn :.......................................................................11

3.1 Chức năng :....................................................................................................11
3.2 Nhiệm vụ :.....................................................................................................11
B. NỘI DUNG.............................................................................................................13
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ IA
DRANG:.................................................................................................................. 13
1.1 Khái niệm về chứng thực :.............................................................................13
1.2 Thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã :..................................14
Chương II HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ IA DRANG :...........17
2.1 Hiệu quả hoạt động chứng thực tại xã Ia Drang đạt được :............................18

2.2 Những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động chứng thực tại UBND xã Ia
Drang :................................................................................................................. 19
2.3 Nguyên nhân:.................................................................................................21
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ IA DRANG.... :.............................22
3.1 Giải pháp:.......................................................................................................22
3.2 Kiến nghị:......................................................................................................23
C. KẾT LUẬN.........................................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................27

4

Danh mục các cụm từ viết tắt

NĐ-CP Nghị định – Chính phủ

UBND Uỷ ban nhân dân

HĐND Hội đồng nhân dân

VH-XH Văn hoá -Xã hội
XD MT Xây dựng môi trường

QS Quân sự
ADPL Áp dụng pháp luật

TT-BTP Thông tư-Bộ tư pháp

QH Quốc hội


A.MỞ ĐẦU
5

Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang xây dựng nhà nước của dân, do dân, vì dân
trong đó cải cách lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư pháp đang được
triển khai một cách đồng bộ với những mục tiêu, yêu cầu, nội dung cụ thể. Với
sự phát triển của đất nước, cải cách hành chính, cải cách tư pháp cũng từng bước
đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập. Thực hiện việc sửa đổi, bổ sung
các quy định của pháp luật về chứng thực, trong đó thể hiện rõ tinh thần cải cách
hành chính, cải cách tư pháp. Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng
02 năm 2015 của Chính phủ về cơng chứng, chứng thực ra đời đã có những
đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy
nhiên, trong q trình thực hiện Nghị định 23 cịn bộc lộ những hạn chế như tình
trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ,
chữ ký tại các phịng cơng chứng và UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải
ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, Nghị định số 23/2015/
NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ 23/2015 /NĐ-CP).
Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2016 đã đáp ứng
kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo
cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản
sao. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền
chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp
xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phịng cơng
chứng và UBND cấp huyện như Nghị định trước đây

Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định số 23 , ngoài những kết quả đã đạt được thì
cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Do nhận thức

về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật cịn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt
động công chứng và chứng thực. Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không
đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao
dịch.

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện
được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực
được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội
ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận

6

biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày
càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Trong thời gian về kiến tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực
được người dân rất quan tâm đặc biệt là nơi em thực tập – UBND xã Ia Drang,
huyện Chưprơng, tỉnh Gia Lai thì nhu cầu chứng thực bản sao, Câp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và
thực tế nhất q trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên
em đã chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã Ia Drang huyện
Chưprông tỉnh Gia Lai" để làm chuyên đề kiến tập của mình. để làm rõ hơn
những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã Ia Drang khi thực hiện Nghị
định 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại xã Ia Drang , bản thân tơi có
thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là
trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh
tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.

PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ IA DRANG
1. Lịch sử hình thành phát triển Uỷ ban nhân dân xã Ia Drang :


7

Xã Ia Drang được thành lập theo Nghị định số: 54/2002/NĐ-CP ngày 13
tháng 5 năm 2002 của Chính phủ trên cơ sở tách ra từ 3 xã: xã Ia Bng,
Thăng Hưng và Bình Giáo. Xã nằm ở phía tây của Huyện, phía đơng giáp thị
trấn Chư Prơng, phía tây giáp xã Ia O và xã Ia Lang huyện Đức cơ, phía nam
giáp xã Ia Bịong, phía bắc giáp xã Thăng Hưng và Bình Giáo. Diện tích đất
tự nhiên là 4029,34 ha. Tồn xã có 11 thơn, làng với 2285 hộ, 9378 khẩu, có
08 dân tộc chung sống, trong đó dân tộc kinh chiếm 82.4% dân số, dân tộc
Jrai chiếm 17.3% dân số, các dân tộc khác chiếm 0.3%, có 03 tơn giáo
chính: cơng giáo có 407 hộ với 1372 giáo dân, Phật giáo: 785 phật tử, Đạo
Tin lành Miền Nam: 95 hộ với 279 tín đồ.
Đến nay xã Ia Drang đã có bước phát triển vượt bậc vươn lên sánh vai với
các địa phương khác trên địa bàn huyện, góp phần xây dựng huyện Chư
Prơng phát triển tồn diện. Thực tiễn sinh động đó đã chứng minh sự quyết
tâm, nỗ lực không ngừng của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân xã nhà dưới
ánh sáng đường lối đổi mới của Đảng.
Hiện nay cả xã có 21 đồng chí trình độ đại học; 01 đồng chí trình độ trung
cấp chun mơn, 02 Đồng chí có trình độ cao đẳng; 16 Đồng chí có trình độ
trung cấp chính trị; 11 Đồng chí có trình độ sơ cấp chính trị. Mặt trận và các
đồn thể được củng cố vững chắc cả về số lượng và chất lượng, số đoàn
viên, hội viên từ 942 năm 2002 nay đã tăng lên 2789 đoàn viên, hội viên.
Thành tích đạt được qua 20 năm Đảng bộ, chính quyền và nhân dân xã nhà
đã được các Bộ và UBND tỉnh tặng 05 cờ thi đua và hơn 70 bằng khen cho
các tập thể và cá nhân. Huyện ủy, UBND huyện tặng 505 giấy khen cá nhân
và hơn 100 giấy khen tập thể. Từ năm 2002 đến năm 2022 Đảng bộ xã hàng
năm luôn đạt danh hiệu trong sạch vững mạnh tiêu biểu.

2. Cơ cấu tổ chức của xã Ia Drang :


- Căn cứ Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngày 10 thánh 10 năm 2003 của
Chính phủ về cán bộ, cơng chức
- Căn cứ Nghị định số 34/2019/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2019 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người
hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố.

- Căn cứ Nghị định số 27/2008/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên Ủy ban nhân dân các cấp

Uỷ ban nhân dân xã Ia Drang có cơ cấu bộ máy như sau:

8

- Các thành viên Uỷ ban nhân dân gồm:
+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã: Là người lãnh đạo và điều hành công việc
chung của Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của mình quy định tại điều 127 của Luật tổ chức Hội đồng
nhân dân và uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003, cùng với tập thể Uỷ ban
nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt động của Uỷ ban nhân dân trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và trước cơ quan Nhà nước cấp trên. Trực tiếp phụ
trách lĩnh vực Phát triển kinh tế và là chủ tài khoản ngân sách xã.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công công tác cho Phó chủ tịch và các
thành viên khác của Ủy ban nhân dân; người được phân công phải chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
Các thành viên của Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về phần
cơng tác của mình trước Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp và
cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy
ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp mình và trước cơ quan nhà nước

cấp trên.
+ Phó Chủ tịch Thường trực Ủy ban nhân dân phụ trách Lĩnh vực kinh tế: Là
cán bộ chuyên trách lãnh đạo Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm quản lý,
chỉ đạo điều hành các hoạt động thuộc lĩnh vực Kinh tế do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân xã phân công và những công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân uỷ
nhiệm khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đi vắng.
+ Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phụ trách Văn hóa - Xã hội: Là cán bộ
chuyên trách lãnh đạo Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo
điều hành các hoạt động thuộc khối Văn hoá-Xã hội do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân xã phân công và những công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân uỷ
nhiệm khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đi vắng.
+ Uỷ viên an ninh: Là cán bộ công chức Ủy ban nhân dân (Trưởng công an
xã), giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quản lý lĩnh vực Nội chính. Trực tiếp
quản lý nhân hộ khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng, quản lý các đối tượng hình
sự, chính trị trên địa bàn. Xử lý những hành vi vi phạm pháp luật, đảm bảo
tình hình An ninh - Chính trị, Trật tự an toàn xã hội trên địa bàn.
- Các công chức phụ trách chuyên môn: Là công chức làm cơng chun mơn
thuộc Uỷ ban nhân dân xã có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhânn dân xã quản lý
Nhà nước về lĩnh vực công tác và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã giao, bao gồm các cơng chức sau:
+ Văn phịng - Thống kê.
+ Chỉ huy trưởng quân sự.

9

+ Tư pháp - Hộ tịch.
+ Trưởng công an.
+ Tài chính - Kế tốn.
+ Văn hố - Xã hội.
+ Địa chính - Xây dựng


HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN Chủ Tịch HĐND

ỦY BAN NHÂN DÂN Phó chủ tịch HĐND
XÃ IA DRANG Các ban HĐND

CHỦ TỊCH ỦY BAN
NHÂN DÂN

Tài Địa Ban Ban Phó chủ tịch
(Phụ trách
chính chính Công chỉ VH-XH)

kế XD an huy

toán MT QS

Tư Văn Nạn Lao Văn
nhân động hóa
Y tế pháp phòng Người chất độc thương thông
màu da binh xã tin
dân – cao cam hội
số – thống tuổi

hộ tịch kê

10

3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn :
Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên Uỷ ban nhân dân và các công chức

cấp xã được quy định tại Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12
năm 2011 và nghị định 34/2019/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của của Chính
phủ về công chức xã, phường, thị trấn.

3.1 Chức năng :
 UBND xã Ia Drang do Hội đồng nhân dân xã Ia Drang bầu ra, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân xã Ia Drang, là cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã Ia
Drang và UBND huyện Chư Prông.
 UBND xã Ia Drang chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế
- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác
trên địa bàn xã.
 UBND xã Ia Drang thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước trên
tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng
của địa phương; góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong
bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Quy định trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và thể
hiện cụ thể - trong quy chế làm việc của UBND xã Ia Drang, huyện Chư
Prông.
- UBND xã Ia Drang thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều
31, 35 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015.
Điều 31. Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã
1. Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã.
2. Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân
cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.


11

3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
ủy quyền.
4. Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã.
5. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm
chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển
kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã.
Điều 35. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định
tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã.
2. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã.

B. NỘI DUNG
PHẦN II

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ IA DRANG:
*Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực:
- Thông tư số 01/2020/TT-BTP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số
điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc , chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP Quy định chi tiếc và hướng dẫn thi hành một số
điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của chính

phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

12

2.1 Khái quát về hoạt động chứng thực tại UBND xã Ia Drang:

2.1.1Khái niệm chứng thực:

- Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng
thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký trong trong cách
giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Có 4 loại chứng thực:
Căn cứ khoản 1,2,3,4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các loại
chứng thực sau:
- “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như
nội dung ghi trong sổ gốc.
- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng
thực bản sao là đúng với bản chính.
- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu
cầu chứng thực.
- “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết
hợp đồng, giao dịch;
- Năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.


2.1.2 Thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã :

*Thẩm quyền chứng thực UBND xã phường được quy định trực tiếp tại khoản 2
điều 5 Nghị định 23/2015/ NĐ-CP cụ thể như sau:
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân
cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận cụ thể :
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng
nước ngồi (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người
nước ngồi, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước
ngoài...).

13

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của
cơng dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên
kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng
Việt và tiếng nước ngoài).
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản cụ thể như
sau:
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
Điều 7. Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất:
1. Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngồi có chức năng ngoại giao,
doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi đối với việc sử dụng đất của tổ chức
mình.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đất nơng

nghiệp vào mục đích cơng ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) để sử
dụng vào mục đích xây dựng trụ sở Ủy ban nhân dân, các công trình cơng cộng
phục vụ hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí,
chợ, nghĩa trang, nghĩa địa và cơng trình cơng cộng khác của địa phương.
3. Người đại diện cho cộng đồng dân cư là trưởng thơn, làng, ấp, bản, bn,
phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa thuận cử ra đối
với việc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng dân cư.
4. Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ sở tơn
giáo.
5. Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình.
6. Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đất của
mình.
7. Người có chung quyền sử dụng đất hoặc người đại diện cho nhóm người có
chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó.
Điều 25. Cơng chức địa chính ở xã, phường, thị trấn:
1. Xã, phường, thị trấn có cơng chức làm cơng tác địa chính theo quy định của
Luật cán bộ, cơng chức.
2. Cơng chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân
dân cấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương.
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người
sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

14

e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà
di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

2.1.3 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã:
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và
đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức
Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.

2.2 Thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND xã Ia Drang:

- Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt
động chứng thực ở xã Ia Drang đã và đang có những thay đổi. Hoạt động chứng
thực đang được hình thành và ngày càng hồn thiện, tác động tích cực đối với sự
phát triển kinh tế - xã hội. Trên cơ sở chấp hành các văn bản pháp luật của
Trung ương ban hành quy định, hướng dẫn về công tác chứng thực, UBND xã Ia
Drang đã xây dựng, từng bước hoàn thiện thể chế và tiếp tục chỉ đạo, quản lý
nhà nước về công tác chứng thực, tổ chức thực hiện Nghị định số của Chính phủ
về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký...
Bên cạnh đó, cơng tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về pháp luật chứng thực,
văn bản pháp luật khác liên quan chứng thực được quan tâm. Để pháp luật về
chứng thực được tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức phong phú, đa
dạng, với nhiều hình thức tuyên truyền theo chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung
cần truyền tải đến được với người dân, UBND xã Ia Drang đã chỉ đạo bộ phận
Tư pháp với vai trò tham mưu trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác
chứng thực, đã chủ động triển khai thực hiện. cụ thể, về kết quả tuyên truyền ,
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015.
- Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực ngày càng
được kiện toàn. UBND xã Ia Drang bố trí 01 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch và 02
cán bộ văn phòng - Thống kê trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ
phận 1 cửa của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực.
- Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã

hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo
đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân có nhu
cầu chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối
với hoạt động chứng thực trên địa bàn xã.

15

Theo báo cáo công tác chứng thực hàng năm của UBND xã Ia Drang đã đạt
được những kết quả sau:

Bảng 1 : Bảng số liệu nhu cầu chứng thực tại UBND xã Ia Drang từ năm 2020
đến 2022.

T Mục Đơn vị tính 2020 2021 2022
T
1 Câp bản sao từ sổ Văn bản 1.781 1.553 1.360
Văn bản 120 213 316
gốc 34 40
2 Chứng thực bản sao Văn bản 25 25 13

từ bản chính Hợp đồng 43

3 Chứng thực chữ ký

4 Chứng nhận hợp
đồng, giao dịch

Theo như bảng số liệu trên cho thấy nhu cầu chứng thực tại UBND xã Ia Drang
ngày càng cao. Việc xin chứng thực sao y bản chính có số lượng nhiều nhất mà
chủ yếu các vấn đề liên quan đến hộ tịch.

Việc nhu cầu chứng thực ngày càng cao là theo sự phát triển chung của xã hội.
Để khẳng định điều này, chúng ta có thể so sánh với xã liền kề với Ia Drang của
huyện Chưprông năm 2020, 2021,2022 sẽ thấy rõ vấn đề này.

Bảng 2. Bảng số liệu chứng thực của UBND xã Ia Bòong, xã Ia Drang, xã Ia O
từ năm 2020 đến năm 2022.

TT Mục ĐVT Xã Ia Bòong Xã Ia Drang Xã Ia O

2020 2021 2022 2020 2021 2022 2020 2021 2022

1 Cấp bản sao Văn

từ sổ gốc bản 1.35 1.24 1.54 1.78 1.55 1.36 1.25 1.34 1.15

0 0 7 1 3 0 0 0 4

2 Chứng thực Văn

16

bản sao từ bản 80 110 85 120 213 316 94 75 84

bản chính

3 Chứng thực Văn

chữ kí bản 20 24 18 25 34 40 30 24 32

4 Chứng nhận Hợp

hợp đồng, đồng 21 15 24 43 25 30 18 26 34
hợp đồng
giao dịch

- Qua những số liệu trên có thể thấy hoạt động chứng thực tại các xã của huyện
Chưprơng ngày càng có nhu cầu cao ở chủ yếu ở các hoạt động Cấp bản sao từ
sổ gốc, Chứng thực bản sao từ bản chính chiếm số lượng lớn trong các văn bản
muốn chứng thực .
- Cũng từ bảng số liệu này cho thấy nhu cầu chứng thực của các xã của huyện
Chưprông ngày càng cao. Tuy nhiên, nhu cầu chứng thực của các xã lại khác
nhau. Điều này ảnh hưởng từ thực tế tình hình hoạt động của chính địa phương
đó.

2.3 Hiệu quả hoạt động chứng thực tại xã Ia Drang đạt được :

- Về cán bộ Tư pháp UBND xã Ia Drang làm việc nhiệt tình có tinh thần trách
nhiệm cao. Lãnh đạo UBND xã luôn quan tâm giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho
cán bộ Tư pháp hồn thành cơng việc. Ở UBND xã Ia Drang thì cơng tác tun
truyền phổ biến giáo dục pháp luật được thực hiện tốt nên người dân nắm bắt
được nhanh chóng những quy định mới của pháp luật.
- Lãnh đạo UBND xã Ia Drang luôn nắm bắt kịp thời những tâm tư nguyên
vọng của nhân dân.
- Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính
trên lãnh vực tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết về bản sao của nhân dân tại xã,
phường, thị trấn. Theo quy đỉnh của Nghị định này thì người u cầu chứng thực
có thể đến bất kỳ trụ sở UBND cấp xã trên toàn quốc để yêu cầu chứng thực bản
sao, chứng thực chữ ký của mình. Nghị định đẫ xóa bỏ sự lệ thuộc của hoạt
động chứng thực trong mối quan hệ với hộ khẩu. Người dân có thể đến cơ quan
lưu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại bản sao cho mình. Nghị định đơn giản hóa việc
xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết chứng thực. Nghị định cho phép

người dân có thể yêu cầu cơ quan tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính bằng đường bưu điện, không nhất thiết phải đến cơ quan tổ

17

chức đó. Ngồi ra cịn phân cấp về thẩm quyền đã tạo điều kiện cho người dân
đến liên hệ công tác giao dịch được đảm bảo.
- Thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và dựa vào tình hình
thực tế hiện nay tại địa phương, trong những năm qua hoạt động chứng thực tại
UBND xã Ia Drang ngày càng được củng cố, kiện toàn, đáp ứng kịp thời nhu
cầu của người dân.
- Hoạt động chứng thực thời gian qua đã được quan tâm đúng mức, cơ sở vật
chất cũng được đầu tư nhiều hơn mặc dù tới thời điểm hiện tại vẫn cịn nhiều
khó khăn. UBND xã Ia Drang đã đầu tư xây dựng phòng chờ tiếp dân và phòng
chờ trả kết quả cho người dân. Điều này đã làm giảm những áp lực về tinh thần
cho cán bộ tư pháp để tập trung vào công việc nhiều hơn.
- Đồng thời, việc cải cách hành chính đã được UBND đã được thực hiện sớm và
đem lại kết quả nhất định. Thực hiện chế độ một cửa đã không làm cho người
dân gặp khó khăn lúng túng khi tới liên hệ cơng tác
- Để phục vụ tốt cho công tác chứng thực, UBND xã niêm yết cơng khai trình
tự, thủ tục, hồ sơ đến chứng thực và công tác khác.
- Cùng với sự phát triển của xã hội và nhu cầu công việc ngày càng cao, UBND
xã Ia Drang đã thực hiện đầu tư về “Con người” để nâng cao chất lượng công
việc, đã tạo điều kiện cho các cán bộ tư pháp và cán bộ chuyên trách đi nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại.

2.3 Những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động chứng thực tại UBND xã Ia

Drang :


- Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng
trong đời sống kinh tế- xã hội của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm
bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân
trong và ngoài nước.
- Luật cơng chứng Số: 53/2014/QH13 có hiệu lực ngày 20/06/2014. Luật cơng
chứng cũng có một số điểm mới như tách chức năng chứng thực ra khỏi chức
năng công chứng.
- Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp xã và được thực hiện
theo nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP.
- Nghị Định Số: 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính
một cách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao.
Nghị định này được đưa về UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực
hiện khác nhau, cách làm khác nhau.

18

- Mặc dù, đã đạt được những kết quả như trên, nhưng trong q trình thực hiện
vẫn cịn những tồn tại và hạn chế cần giải quyết :

 Thứ nhất, mặc dù đã được đầu tư về cơ sở và vật chất nhưng vẫn chưa đáp
ứng được yêu cầu của công việc. Hệ thống đường truyền mạng nhiều khi
còn gặp lỗi làm gián đoạn công việc cũng như chất lượng công việc. Hay
như trường hợp thường xuyên xảy ra đó là người dân đến xin chứng thực
hiện nhưng UBND xã chưa có máy photo họ phải đi rất xa để photo được.

 Thứ hai, trình độ năng lực của cán bộ thực hiện công tác chứng thực chưa
đáp ứng được nhu cầu công việc.Cán bộ tư pháp hiện nay mới có bằng
trung cấp. Vì trình độ chun mơn cịn thấp nên cán bộ tư pháp đôi khi
còn lúng túng trong một số trường hợp chưa biết giải quyết công việc thế

nào. Nhiều khi chính cán bộ này cịn không hiểu luật nên không thể
hướng dẫn cho người dân hoặc hướng dẫn chưa đúng các quy định của
pháp luật.

 Thứ ba, một số người dân không am hiểu pháp luật khi đến cơ quan nhà
nước mặc dù được hướng dẫn nhưng vẫn còn lúng túng nên hiệu quả công
việc chưa cao.

 Thứ tư thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc:
UBND xã Ia Drang là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp

bản sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp UBND
Huyện Chưprông và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo
quy định của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi
tiếp nhận yêu cầu. Trên thực tế tại UBND xã Ia Drang thì việc cấp bản sao từ sổ
gốc được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp
đảm bảo được nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được
thì đơi lúc vẫn cịn những vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ Tịch và phó
Chủ Tịch UBND xã bận họp khơng có mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ
tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu
của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau mới giải quyết
- Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba
ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao,
phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND xã Ia
Drang rất ít nên khi có u cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định
của pháp luật.

 Thứ năm thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính:
- Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ.


19

Tại UBND xã Ia Drang, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung
thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của
người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính
theo Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực
hiện tại địa phương cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã
được khắc dấu nên việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng
hơn, đảm bảo được thời gian và hình thức, Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu
cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc
buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó.
Nhìn chung tại UBND xã Ia Drang đã thực hiện tốt quy định này tuy nhiên vẫn
còn một số trường hợp để lại sang ngày hơm sau thì mới giải quyết được vì Chủ
tịch hoặc phó Chủ tịch ký giấy tờ thì thường đi cơng tác, đi họp, đi học nên yêu
cầu chứng thực của người dân phải rời lại ngày hôm sau. Điều này không đảm
bảo được quy định của pháp luật.
- Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn
đề này tại UBND xã Ia Drang chưa được thực hiện tốt. Cán bộ tư pháp hộ tịch
khi tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều này chưa đảm bảo quy định của pháp
luật.
Đối với vấn đề bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì khơng được
chứng thực nhưng tại UBND xã Ia Drang do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu
các dụng cụ hỗ trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm
quyền hoặc giả, mạo, khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi khó
phát hiện nên dẫn tới việc chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về điều này
không thể đổ lỗi cho cán bộ tư pháp được. Vì ngày nay giấy tờ giả mạo rất khó
phát hiện hơn thế nữa khơng thể phát hiện bằng mắt thường được. Thực tế công
tác chứng thực bản sao từ bản chính là một cơng tác chiếm số lượng yêu cầu
nhiều và các giấy tờ, văn bản chứng thực thì đa dạng. Trong cơng tác chứng

thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực,
chính xác. Bên cạnh đó thì cán bộ tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công
việc của hộ tịch, nay Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ra đời cán bộ Tư pháp phải
đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, cơng việc đó thật sự là q tải đối với cán
bộ tư pháp, chưa nói là quá tầm. Tại UBND xã Ia Drang công tác chứng thực
vẫn đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự theo
pháp luật, đây là điều rất đáng biểu dương.

 Thứ 6 thực trạng chứng thực chữ ký :
Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan tư pháp
chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng

20