Báo Cáo Kiến Tập.pdf
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (576.05 KB, 29 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO KIẾN TẬP
Giảng viên hướng dẫn: TS. TRẦN TUẤN ANH
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ CẨM GIANG
MSSV: 2036205609
Lớp: 11DHKDQT5
TP. Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2023
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO KIẾN TẬP
Giảng viên hướng dẫn: TS. TRẦN TUẤN ANH
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ CẨM GIANG
MSSV: 2036205609
Lớp: 11DHKDQT5
TP. Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2023
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Họ và tên sinh viên: Trần Thị Cẩm Giang
Thời gian thực tập nghề nghiệp:
Từ ngày tháng năm 2023 đến ngày tháng năm 2023
1. Thái độ tham gia
2. Khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng trong công việc
3. Nhận xét chung
TP.HCM, ngày tháng 8 năm 2023
Xác nhận của đơn vị
(Ký tên và đóng dấu)
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu đến Ban
Giám hiệu và tồn thể Thầy Cơ của Trường Đại học Cơng thương nói chung cùng
các q thầy cơ của Khoa Quản trị kinh doanh và đặc biệt là các thầy cô chuyên
ngành Kinh doanh quốc tế, những người đã dành tâm huyết trang bị cho em những
kiến thức và kỹ năng vô giá. Những kiến thức ấy sẽ là cơ sở vững chắc và hành
trang vượt qua những thử thách trong cuộc sống và công việc của em sau này. Để
hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy
Trần Tuấn Anh – người đã là hướng dẫn tận tâm cho em trong suốt kỳ thực tập này.
Thầy đã ln nhiệt tình hỗ trợ em, chỉnh sửa và đưa ra những góp ý quý báu để bài
báo cáo được hoàn thiện. Bên cạnh đó, em muốn gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc
và toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty TNHH Xuất Nhập Thế Giới xanh.
Được kiến tập tại công ty là một cơ hội quý báu, giúp em áp dụng những kiến thức
lý thuyết đã học vào thực tiễn và trải nghiệm công việc trong môi trường doanh
nghiệp thực tế. Tôi đã được đồng hành và hướng dẫn tận tình từ các anh chị đồng
nghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm, và điều này đã giúp em phát triển kỹ năng
nghề nghiệp và cảm nhận sâu hơn về ngành nghề mà em đam mê. Đặc biệt, em xin
gửi lời tri ân đến chị Đinh Thị Thiên Thư – Phó Giám Đốc Cơng ty TNHH Xuất
Nhập Khẩu Thế Giới Xanh. Chị đã trao cho em cơ hội làm việc trong công ty và
luôn dành sự quan tâm và hỗ trợ tận tâm, giúp em hoàn thành bài báo cáo kiến tập
một cách tồn diện nhất. Vì kiến thức và kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế
nên bài làm của em chắc chắn còn một số sai sót, mong q Thầy Cơ và q Cơng
ty thơng cảm và bỏ qua những khuyết điểm này. Em rất mong nhận được nhận xét
và góp ý từ q Thầy cơ và quý Công ty để bài báo cáo của con được hồn thiện
hơn. Cuối cùng, em xin kính chúc q Thầy Cô luôn khỏe mạnh và gặt hái nhiều
thành công trong cuộc sống và sự nghiệp. Đồng thời, em chúc tất cả các anh chị
trong Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh luôn mạnh khỏe và gặp nhiều
may mắn trong công việc. Em chân thành dành những lời chúc thịnh vượng cho quý
Công ty, mong rằng Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ và đạt được nhiều
thành tựu lớn lao. Em xin chân thành cảm ơn.
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên: (1)……………………………… MSSV:……………………
(2)……………………………… MSSV:……………………
(3)……………………………… MSSV:……………………
Khoá: ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
TP.HCM, ngày … tháng … năm 2023
(Ký và ghi rõ họ tên)
NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP
Họ và tên sinh viên: ………………………………..... MSSV:……………………
Khoá: ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
TP.HCM, ngày … tháng … năm 2023
(Ký và ghi rõ họ tên)
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1 .1 : Trình độ học vấn của lực lượng lao động ........................................ 8
Bảng 1.2 : Tình hình kế hoạch và kim ngạch xuất khẩu 2020-2022 .................. 9
Bảng 1.3 : Bảng số liệu xuất khẩu của công ty theo mặt hàng 2020-2022 ........ 9
Bảng 1.4 : Bảng sốc liệu xuất khẩu theo thị trường của công ty 2020-2022 ....10
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH
Hình 1.1 : Logo Cơng ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh ....................3
Hình 1.2 : Mơ hình cơ cấu tổ chức tại Công ty Thế Giới Xanh .........................6
Hình 2.1: Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ phận Xuất khẩu tại Công ty Thế Giới
Xanh ........................................................................................................... 12
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THẾ
GIỚI XANH ................................................................................................................3
1.1. Khái quát về doanh nghiệp: .......................................................................... 3
1.1.1. Thông tin chung: ................................................................................3
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty: ................................... 4
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty: ................................ 4
1.1.4. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: ........................................................... 5
1.2. Thơng tin về tình hình hoạt động xuất khẩu tại Công ty TNHH Xuất Nhập
Khẩu Thế Giới Xanh: ...........................................................................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI BỘ PHẬN XUẤT NHẬP
KHẨU ........................................................................................................................ 12
2.1. Giới thiệu bộ phận Xuất nhập khẩu: ...........................................................12
2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ phận Xuất nhập khẩu: ......................................... 12
2.1.2. Nhiệm vụ của từng vị trí: .................................................................12
2.1.3. Mối quan hệ tác nghiệp của bộ phận Xuất khẩu với các bộ phận
khác trong Công ty: ....................................................................................13
2.2. Tổ chức công việc tại bộ phận ....................................................................15
2.2.1 Bố trí mặt bằng: ................................................................................ 15
2.2.2 Bố Trí Mặt Bằng Tại Bộ Phận Xuất Khẩu .......................................16
2.2.3. Bố trí nguồn nhân lực: ..................................................................... 16
2.2.3. Mơ tả quy trình một cơng việc được quan sát trong bộ phận Xuất
khẩu: ...........................................................................................................17
Chương 3. KẾT LUẬN ............................................................................................18
3.1. Triển vọng phát triển tại Công ty TNHH XNK Thế Giới Xanh ................18
3.1.1. Cơ hội: ..............................................................................................18
3.1.2. Thách thức: ...................................................................................... 18
3.2. Bài học kinh nghiệm: ..................................................................................19
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 20
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................21
MỞ ĐẦU
1. Lý do kiến tập:
Hiện nay, ngành sản xuất và xuất khẩu nơng nghiệp của nước ta đã có những
thành công và tiến bộ vượt bậc từ một số nước có nền nơng nghiệp lạc hậu, sản xuất
chủ yếu là tự cung tự cấp, thì nay đã trở thành một nước xuất khẩu các sản phẩm
nông nghiệp lớn trên thế giới. Trong nhiều năm, các doanh nghiệp Việt Nam ngày
càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp
phần thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ và đa dạng.
Công ty TNHH xuất nhập khẩu Thế Giới Xanh là một trong những cơng ty
có uy tín lớn và có nhiều năm kinh nghiệm trong vai trị là nhà xuất khẩu nông sản
Việt ra các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Công ty cung cấp những tấn
nông sản tốt nhất ra thị trường, đặc biệt Công ty chỉ cung cấp các nông sản được
trồng trọt tại Việt Nam, điều này góp phần làm phát triển nền nơng nghiệp nước nhà.
Vì lẽ đó, em đã quyết định chọn Công ty TNHH xuất nhập khẩu Thế Giới Xanh với
mong muốn được học hỏi thêm những kiến thức thực tế quý báu trong lĩnh vực xuất
nhập khẩu. Hơn thế nữa, là một sinh viên đang theo học ngành Kinh doanh quốc tế,
em hi vọng đóng góp vào sự phát triển hoạt động xuất khẩu nông sản của công ty.
2. Mục tiêu kiến tập:
- Tìm hiểu được các nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu
tại đơn vị thực tập.
- Tìm hiểu và tiếp thu quy trình thực hiện xuất khẩu nông sản
- Ghi nhận những thành tựu Công ty đã và đang đạt được trong khoảng thời
gian qua
- Nhận định những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu
nông sản.
- Đưa ra những đề xuất hữu ích góp phần hồn thiện và nâng cao hoạt động
kinh doanh xuất khẩu của Công ty.
3. Phạm vi kiến tập:
- Địa điểm nghiên cứu: Công ty TNHH xuất nhập khẩu Thế Giới Xanh.
1
- Hoạt động nghiên cứu: Tìm hiểu và nghiên cứu quy trình xuất khẩu nơng
sản bằng đường biển. Đồng thời kết hợp với tình hình phát triển của ngành để so
sánh và rút ra nhận xét khách quan nhất
- Thời gian nghiên cứu: Số liệu được thu thập qua 2020, 2021, 2022 tại công
ty TNHH xuất nhập khẩu Thế Giới Xanh
4. Phương pháp tiếp cận công việc:
- Phương pháp thu thập thông tin từ tham khảo tài liệu:
+ Thu thập thông tin lý thuyết: Qua nghiên cứu tài liệu thu thập các
thông tin về cơ sở lý luận, chủ trương chính sách liên quan đến hoạt động
xuất khẩu nơng sản tại công ty.
+ Thu thập thông tin thực tế: Sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu
sơ cấp, thứ cấp về thực tế hoạt động xuất nhập khẩu nông sản tại công ty
TNHH xuất nhập khẩu Thế Giới Xanh.
- Phương pháp chuyên gia: Thực hiện phỏng vấn Quản lý công ty, cùng các
nhân viên trong công ty và khách hàng để khai thác chi tiết về quy trình xuất khẩu
nơng sản bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Thế Giới Xanh.
- Phương pháp xử lí số liệu: Sử dụng phương pháp kết hợp với thực tế, thống
kê, phân tích, so sánh, tổng hợp, đánh giá để thực hiện mục đích của đề tài, đưa ra
giải pháp và kết luận.
- Phương pháp quan sát thực tiễn: Quan sát thực tế các công việc của những
anh chị trong công ty từ khâu đàm phán với khách hàng để kí kết hợp đồng đến
khâu hoàn tất bộ chứng từ và thanh toán.
5. Bố cục bài kiến tập:
Nội dung báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh
Chương 2: Thực trạng tổ chức lại bộ phận xuất khẩu nông sản của Công ty
TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh
Chương 3: Kết luận
2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT
NHẬP KHẨU THẾ GIỚI XANH
1.1. Khái quát về doanh nghiệp:
1.1.1. Thông tin chung:
Căn cứ vào quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư ngày 29 tháng 12 năm
2011, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh chính thức
được thành lập với một số thông tin cơ bản như sau:
-
Tên doanh nghiệp
: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh.
-
Tên giao dịch
-
Loại hình doanh nghiệp
-
Chủ sỡ hữu, Giám đốc : Ông Phạm Huy Cường
-
Mã số thuế
-
Địa chỉ
: Green World Import – Export Company Limited
: Trách nhiệm hữu hạn
: 0311446615
: 37 Hồ Đắc Di, phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ
Chí Minh
-
Điện thoại
: 0394.493.363
-
Fax
: 03949 1332
-
:
-
Website : www.greenworldvn.com
-
Vốn điều lệ
: 5.000.0000 USD
-
Vốn lưu động
: 900.000 USD
-
Lĩnh vực kinh doanh : kinh doanh nông, lâm sản. nguyên liệu ( trừ gỗ, tre, nứa)
và động vật sống.
-
Lo go đơn vị:
Hình 1.1: Logo Cơng ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh
3
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty:
Kể từ năm 2012, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh đã nhận ra
những ưu điểm và tiềm năng đáng chú ý của các mặt hàng nông sản chế biến như
giá trị cao, khả năng xuất khẩu đa dạng và khả năng bảo quản trong quá trình vận
chuyển kéo dài. Vì vậy, cơng ty đã quyết định tập trung phát triển xuất khẩu các
mặt hàng này. Trong thời điểm đó, các thị trường mục tiêu chính của cơng ty là
Australia và USA. Song song đó, cơng ty vẫn duy trì hoạt động xuất khẩu các mặt
hàng tươi và tiếp tục phát triển mặt hàng nông sản chế biến tại các thị trường truyền
thống như Trung Quốc, Indonesia, Malaysia,...
Tháng 7/2012, công ty đã mở rộng phạm vi tiếp cận thị trường, tăng cường
xuất khẩu đến các thị trường mới và khó tính hơn như Hàn Quốc và một số quốc gia
Châu Âu.
Năm 2013, công ty tiếp tục mở rộng thị trường xuất khẩu trái cây tươi tới
Bắc Mỹ. Trong khoảng thời gian từ 2013 đến 2015, công ty tập trung vào việc phát
triển sản xuất, mở rộng vùng nguyên liệu và vẫn duy trì hoạt động xuất khẩu tại các
thị trường truyền thống.
Từ năm 2016 đến hiện tại, công ty không ngừng nâng cao chất lượng của
nhiều mặt hàng và tiếp tục duy trì mối quan hệ lâu dài với các đối tác đã cộng tác
trước đó. Đồng thời, cơng ty tiếp tục tìm kiếm thêm những khách hàng mới tại các
thị trường mục tiêu.
Hiện nay, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh là thành viên tích
cực tham gia trong các tổ chức uy tín như Phịng Thương Mại và Công Nghiệp Việt
Nam (VCCI), Hiệp hội Lương thực Việt Nam (VFA), và Hiệp hội Rau quả Việt
Nam (Vinafruits), nhằm tạo dựng uy tín và thúc đẩy hợp tác trong ngành nông sản
xuất khẩu.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty:
Chức năng:
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thế Giới Xanh chuyên kinh doanh các mặt
hàng nông sản như trái cây tươi, đông lạnh, rau củ quả và gia vị. Công ty cung cấp
sản phẩm nông nghiệp và thực phẩm chất lượng cao cho thị trường trong và ngoài
nước. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực chế biến sản xuất các mặt hàng từ
4
nông sản, công ty cung cấp kiến thức về bảo quản và nâng cao chất lượng nguồn
nguyên liệu cho ngành nông sản.
Nhiệm vụ:
Xây dựng chiến lược phát triển và lên kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhu
cầu và tình hình thị trường, đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.
Công ty cam kết sản xuất các sản phẩm chất lượng, đảm bảo vệ sinh và an toàn thực
phẩm. Sử dụng nguồn lao động và tài sản một cách hợp lý để đạt được hiệu quả
kinh tế. Đồng thời, công ty đảm bảo đáp ứng các nghĩa vụ đối với người lao động,
đảm bảo quyền lợi và tham gia quản lý công ty theo quy định của bộ Luật lao động.
Trong mọi hoạt động, công ty tuân thủ đầy đủ các quy định của Pháp luật và điều lệ
của công ty.
Mục tiêu:
Mục tiêu của cơng ty là góp phần nâng cao giá trị nơng sản Việt Nam và
khẳng định thế mạnh của nông sản Việt trên thị trường Quốc tế. Bằng cách xây
dựng thương hiệu uy tín và cung cấp các sản phẩm chất lượng, công ty hướng tới
mở rộng thị trường xuất khẩu và giữ vững vị trí cạnh tranh trong ngành nơng sản.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu của Công ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng dựa
trên cơ sở đánh giá trực tiếp và gián tiếp bao gồm 3 phòng ban và 1 tổ sản xuất
chung dưới sự quản lí của Ban Giám đốc và các phịng chức năng. Theo cơ cấu này,
người lãnh đạo cao nhất của công ty được sự giúp đỡ của những người lãnh đạo
chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết
định.
5
Hình 1.2: Mơ hình cơ cấu tổ chức tại Cơng ty Thế Giới Xanh
Nhiệm vụ của các phòng ban:
-
Ban giám đốc: là người đại diện cho công ty về mặt pháp luật và chịu trách
nhiệm toàn bộ hoạt động của cơng ty. Ơng/ Bà tổ chức thực hiện và chịu
trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của Ban Giám
Đốc bao gồm điều hành, quản lý và quyết định mọi hoạt động của các bộ
phận và phịng ban trong cơng ty. Ơng/ Bà cũng đề ra phương hướng và kế
hoạch kinh doanh trong mỗi kỳ kế tốn, quản lý nhân sự và thiết lập các
chính sách liên quan đến người lao động.
-
Bộ phận Văn phòng: đại diện là cơ quan chịu trách nhiệm điều hành mọi
hoạt động kinh doanh hàng hóa của cơng ty, bao gồm cả hoạt động nội địa
và xuất khẩu nước ngoài.
-
Bộ phận Xưởng sản xuất: gồm 1 quản lý xưởng và 3 trợ lý đứng đầu, chịu
trách nhiệm điều hành sản xuất dựa trên yêu cầu và chỉ đạo của Ban Giám
Đốc, căn cứ vào tình hình thực tế do bộ phận kinh doanh đưa ra.
-
Bộ phận kế tốn tài chính: là cơ quan tham mưu cho Ban Giám Đốc trong
việc điều hành tài chính và xây dựng kế hoạch tài chính. Bộ phận này chịu
trách nhiệm quản lý tài chính, thu chi, kiểm tra và đối chiếu các chứng từ,
ghi sổ kế toán các giao dịch kinh tế. Bên cạnh đó, bộ phận kế tốn tài chính
lập báo cáo tài chính cho cơng ty, tổ chức và giám sát việc lập ngân sách
6
hoạt động. Họ thực hiện các báo cáo tài chính của công ty, quản lý và giải
quyết công nợ, và đảm bảo việc quyết toán thuế đối với nhà nước.
-
Bộ phận xuất nhập khẩu:
+
Trưởng phòng nghiệp vụ Xuất Khẩu: Lập kế hoạch chiến lược và định
hướng cho hoạt động xuất khẩu của công ty. Quản lý và lãnh đạo các
nhân viên trong bộ phận, đảm bảo hoạt động được thực hiện một cách
hiệu quả. Điều phối các hoạt động liên quan đến xuất khẩu, từ tiếp cận
thị trường đến xử lý chứng từ và vận chuyển. Xây dựng và duy trì mối
quan hệ với các đối tác quốc tế, đảm bảo sự hợp tác và phát triển bền
vững.
+
Nhân viên kinh doanh hàng xuất khẩu:Tìm kiếm và tạo mối quan hệ với
các khách hàng tiềm năng tại các thị trường xuất khẩu. Phân tích thị
trường, đánh giá nhu cầu và đề xuất các chiến lược kinh doanh phù hợp.
Thực hiện đàm phán hợp đồng, xây dựng thỏa thuận về xuất khẩu và
quản lý quá trình giao hàng.
+
Nhân viên thu mua và kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu: Được
xem là bộ phận quan trọng giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Tiếp nhận thông tin và lập hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng; xử lý hồ
sơ; chứng từ và hoàn tất hồ sơ thủ tục hải quan; thanh lý hợp đồng; hồ
sơ chứng từ xuất nhập. Theo dõi tiến độ thực hiện xuất khẩu trong và
ngoài nước; lưu chứng từ về lô hàng và các chứng từ khác sau khi đã
hoàn thành nghiệp vụ giao nhận. Họ sẽ tham gia từ những khâu đầu tiên
như lựa chọn thu mua nguồn hàng, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá chất
lượng sản phẩm trước khi mang đi đóng gói và lưu hành rộng rãi trên
thị trường, đan xen với quy trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng
đầu ra của sản phẩm.
+
Nhân viên giao nhận: Hỗ trợ bộ phận xuất nhập trong việc hoàn thiện
các chứng từ xuất nhập khẩu. Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ và thực
hiện việc giao nhận hàng hóa theo đúng yêu cầu của cơng ty. Kiểm tra
thực tế hàng hóa sau khi giao và nhận hàng tại Cảng. Giải quyết các vấn
đề phát sinh trong q trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Sắp
7
xếp cơng việc vận chuyển hàng hóa, giao hàng. Chịu trách nhiệm làm
thủ tục, giấy tờ, khai hải quan cho các đơn hàng xuất khẩu.
+
Nhân viên chứng từ: Đây là bộ phận tiếp nhận thông tin và lập chứng từ
theo yêu cầu của khách hàng. Nhân viên chứng từ cần theo dõi tiến độ
thực hiện xuất nhập khẩu trong và ngồi nước, lưu trữ chứng từ về lơ
hàng và các giấy tờ khác sau khi đã hồn thành lơ hàng.
Tình hình nhân sự:
Bảng 1.1 : Trình độ học vấn của lực lượng lao động
Trình độ
Chỉ tiêu
Số lượng
(người)
Tỷ trọng
(%)
Lao động phổ
Tổng lao
động
Đại học
Cao đẳng
Trung cấp
31
20
26
109
186
16.7
10.8
14
58.5
100
thơng
(Nguồn: Báo cáo tình hình tổ chức nhân sự tại công ty)
Đội ngũ nhân sự tại Công ty được xây dựng với sự chú trọng đến việc tạo ra
một môi trường làm việc ổn định và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Tập trung vào
việc tuyển dụng những cá nhân có trình độ học vấn cao, từ Đại học trở lên, đặc biệt
là ở các bộ phận đòi hỏi kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn sâu rộ, đã tạo ra một
đội ngũ vững mạnh để đáp ứng tốt các yêu cầu sản xuất cũng như các hoạt động
kinh doanh phức tạp của công ty.
Không chỉ đảm bảo kiến thức chuyên môn, đội ngũ nhân sự còn phản ánh sự
đa dạng và trẻ trung, tạo nên một môi trường làm việc năng động và tràn đầy nhiệt
huyết. Những nhân viên trẻ tuổi, sẵn sàng tiếp thu và áp dụng những kiến thức mới,
đồng thời có tinh thần làm việc cần cù và quyết tâm, đã góp phần quan trọng vào
việc tăng cường hiệu quả kinh doanh của công ty.
8
1.2. Thơng tin về tình hình hoạt động xuất khẩu tại Công ty TNHH Xuất Nhập
Khẩu Thế Giới Xanh:
Kim ngạch và thị trường xuất khẩu của Công ty:
Bảng 1.2: Tình hình kế hoạch và kim ngạch xuất khẩu 2020-2022
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Chỉ tiêu
Năm
2020
2021
2022
Kế hoạch
20,000
21,000
26,000
Kim ngạch xuất khẩu
20,935
25,573
32,219
Phần trăm hồn thành
102.3%
109.82%
110.7%
(Nguồn: Bộ phận kế hoạch kinh doanh xuất khẩu)
-
Có thể thấy công ty luôn thực hiện được kế hoạch đã đề ra, cụ thể năm 2020
vượt 2.3% kế hoạch, năm 2021 vượt 9.82% kế hoạch và năm 2022 vượt 10.7%
kế hoạch, lợi nhuận của mỗi năm luôn tăng.
-
Kim ngạch xuất khẩu trong giai đoạn 2020-2022 có xu hướng tăng dần. Kim
ngạch xuất khẩu năm 2021 là 25,573 tăng 4,683 so với năm 2020. Năm 2022
KNXK tiếp tục tăng mạnh 25,573
Mặt hàng xuất khẩu
Bảng 1.3: Bảng số liệu xuất khẩu của cơng ty theo mặt hàng 2020-2022
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Mặt hàng
Năm
2020
2021
2022
Nông sản - Rau củ tươi
7,123.74
9,505.13
9,838.163
Nông sản chế biến
6,238.35
7,383.48
9,397.74
Thực phẩm đông lạnh
5,292.39
5,884.06
8,989.38
Thực phẩm khô
1,389.35
2,098.98
3,138.49
Gia vị
890.42
489.84
530.49
Khác
772.45
211.85
324.419
Tổng
20,934,25
25,573.34
32,219
(Nguồn: Bộ phận kế hoạch kinh doanh xuất khẩu)
9
Có thể thấy qua từng năm cơng ty có sự thay đổi tích cực. Cụ thể, năm 2022,
tổng giá trị xuất khẩu theo mặt hàng của công ty tiếp tục tăng và đạt khoảng 32,219
triệu đồng, tăng 6,645 triệu đồng, tức là tăng hơn 11.5% so với năm 2021. Điều này
chứng tỏ, sau một năm giảm lượng xuất khẩu gia vị và các mặt hàng không thiết
yếu, không mang lại lợi nhuận cao. Cơng ty đã có thể tập chung vào các mặt hàng
chủ lực, đầu tư công nghệ tiên tiến để xuất khẩu các mặt hàng mang lại lợi nhuận
nhiều hơn. Ưu tiên hiện tại của công ty là đẩy mạnh xuất khẩu hàng nông sản chế
biến, đông lạnh vì các mặt hàng này có giá trị cao hơn so với các mặt hàng khác.
Thị trường xuất khẩu:
Bảng 1.4: Bảng sốc liệu xuất khẩu theo thị trường của cơng ty 2020-2022
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Thị trường
Năm
2020
2021
2022
Trung Quốc
10,347.37
13,316.77
17,049.48
Hoa Kì
3,238.35
3,983.48
5,397.74
Châu Âu
2,073.16
4,084.06
6,389.38
Châu Á
4,292.39
3,383.35
3,138.49
Khác
983.98
801.686
1,241.59
Tổng
20,935.25
25,569.34
32,217
(Nguồn: Bộ phận kế hoạch kinh doanh xuất khẩu)
Công ty vừa mới thành lập đã tập trung vào việc phát triển thị trường xuất
khẩu, đặc biệt là tại khu vực Đông Nam Á và các quốc gia trong Trung Đơng.
Trong giai đoạn ban đầu, hàng hóa chủ yếu của cơng ty đã được chuyển đi xuất
khẩu, tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, sự nhạy bén trong việc nắm bắt các xu hướng tiêu dùng mới và
khả năng tiếp cận thành công với các khách hàng tại thị trường Châu Âu (EU),
Châu Á và các quốc gia khác đã mở ra một tầm nhìn mới cho cơng ty. Điều này đã
dẫn đến sự mở rộng đáng kể trong quy mô và phạm vi hoạt động của cơng ty, vượt
ra ngồi các ranh giới truyền thống.
Trong số các thị trường xuất khẩu chính của công ty, thị trường Trung Quốc
đã nổi lên như một điểm sáng quan trọng. Với tỷ trọng đáng kể chiếm 52.92% tổng
giá trị xuất khẩu, tức là khoảng 17,049 triệu đồng, thị trường Trung Quốc đã đóng
10
góp một phần quan trọng vào thành tựu kinh doanh của công ty. Nhờ vào sự phân
phối hiệu quả và các chiến lược tiếp thị đầy tham vọng, các sản phẩm chủ lực như
trái cây tươi và trái cây sấy của công ty đã gặt hái được nhiều thành công tại thị
trường này, đóng vai trị quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và phát triển bền
vững của doanh nghiệp.
11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI BỘ PHẬN
XUẤT NHẬP KHẨU
2.1. Giới thiệu bộ phận Xuất nhập khẩu:
2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ phận Xuất nhập khẩu:
(Nguồn: Báo cáo tình hình tổ chức nhân sự tại cơng ty)
Hình 2.1: Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ phận Xuất khẩu tại Công ty Thế Giới Xanh
2.1.2. Nhiệm vụ của từng vị trí:
-
Trưởng phịng nghiệp vụ Xuất Khẩu: Lập kế hoạch chiến lược và định
hướng cho hoạt động xuất khẩu của công ty. Quản lý và lãnh đạo các nhân
viên trong bộ phận, đảm bảo hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả.
Điều phối các hoạt động liên quan đến xuất khẩu, từ tiếp cận thị trường đến
xử lý chứng từ và vận chuyển. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối
tác quốc tế, đảm bảo sự hợp tác và phát triển bền vững.
-
Nhân viên kinh doanh hàng xuất khẩu:Tìm kiếm và tạo mối quan hệ với các
khách hàng tiềm năng tại các thị trường xuất khẩu. Phân tích thị trường,
đánh giá nhu cầu và đề xuất các chiến lược kinh doanh phù hợp. Thực hiện
đàm phán hợp đồng, xây dựng thỏa thuận về xuất khẩu và quản lý quá trình
giao hàng.
-
Nhân viên thu mua và kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu: Được xem
là bộ phận quan trọng giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Tiếp
nhận thông tin và lập hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng; xử lý hồ sơ;
chứng từ và hoàn tất hồ sơ thủ tục hải quan; thanh lý hợp đồng; hồ sơ chứng
12
từ xuất nhập. Theo dõi tiến độ thực hiện xuất khẩu trong và ngồi nước; lưu
chứng từ về lơ hàng và các chứng từ khác sau khi đã hoàn thành nghiệp vụ
giao nhận. Họ sẽ tham gia từ những khâu đầu tiên như lựa chọn thu mua
nguồn hàng, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi
mang đi đóng gói và lưu hành rộng rãi trên thị trường, đan xen với quy trình
sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm.
-
Nhân viên giao nhận: Hỗ trợ bộ phận xuất nhập trong việc hoàn thiện các
chứng từ xuất nhập khẩu. Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ và thực hiện việc
giao nhận hàng hóa theo đúng yêu cầu của công ty. Kiểm tra thực tế hàng
hóa sau khi giao và nhận hàng tại Cảng. Giải quyết các vấn đề phát sinh
trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Sắp xếp cơng việc vận
chuyển hàng hóa, giao hàng. Chịu trách nhiệm làm thủ tục, giấy tờ, khai hải
quan cho các đơn hàng xuất khẩu.
-
Nhân viên chứng từ: Đây là bộ phận tiếp nhận thông tin và lập chứng từ
theo yêu cầu của khách hàng. Nhân viên chứng từ cần theo dõi tiến độ thực
hiện xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, lưu trữ chứng từ về lô hàng và
các giấy tờ khác sau khi đã hồn thành lơ hàng.
2.1.3. Mối quan hệ tác nghiệp của bộ phận Xuất khẩu với các bộ phận khác trong
Cơng ty:
Trong hành trình chinh phục thị trường quốc tế, sự tác nghiệp của bộ phận
Xuất khẩu với các bộ phận khác trong cơng ty giữ vai trị tối quan trọng, như chiếc
bánh răng vận động hài hòa để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của
hoạt động kinh doanh toàn cầu. Sự hợp tác và giao lưu thông tin giữa các bộ phận
tạo nên một hệ thống tương thích, mà trong đó mỗi phần tử đóng góp vào việc tối
ưu hóa hoạt động xuất khẩu, đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của công ty khơng
chỉ đáp ứng u cầu khắt khe mà cịn thấu hiểu mong muốn và tầm nhìn của thị
trường quốc tế.
-
Bộ phận Sản Xuất: bộ phận Xuất khẩu và bộ phận Sản Xuất liên kết chặt
chẽ để đảm bảo sự tương thích giữa khả năng sản xuất và yêu cầu xuất khẩu.
XNK cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, quy cách đóng gói và số
lượng sản phẩm cần thiết cho các đơn hàng xuất khẩu. Sản Xuất cần điều
13
chỉnh quy trình sản xuất dựa trên yêu cầu của XNK để đảm bảo rằng sản
phẩm đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và thời gian giao hàng.
-
Bộ phận kế tốn và tài chính: Sự liên kết giữa bộ phận xuất khẩu và bộ phận
kế toán trong một doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng trong việc duy trì
tài chính ổn định và bền vững trong hoạt động xuất khẩu. Bộ phận xuất
khẩu đóng góp bằng việc cung cấp thơng tin chi tiết về các chi phí, thuế và
các yếu tố tài chính liên quan đến hoạt động xuất khẩu. Thơng tin này
khơng chỉ giúp bộ phận kế tốn thực hiện dự báo tài chính một cách chính
xác, mà cịn hỗ trợ trong việc quản lý tài chính hiệu quả. Hơn nữa, mối
quan hệ tác nghiệp này còn thể hiện qua việc hợp tác trong việc lập báo cáo
tài chính. Bộ phận xuất khẩu cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu và chi
phí xuất khẩu, cung cấp cơ sở cho bộ phận kế toán để lập báo cáo tài chính
theo yêu cầu của cơ quan quản lý và các bên liên quan. Sự cung cấp thông
tin đầy đủ và chính xác từ bộ phận xuất khẩu giúp báo cáo tài chính trở nên
minh bạch và đáng tin cậy, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm
tra và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.
-
Bộ phận kinh doanh: Tương tác tối ưu giữa bộ phận xuất khẩu và bộ phận
kinh doanh là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững
trong hoạt động xuất khẩu. Bộ phận xuất khẩu đóng góp bằng cách cung
cấp thông tin chi tiết về thị trường và khách hàng mục tiêu. Nhờ thông tin
này, bộ phận kinh doanh có thể thực hiện phân tích thị trường chính xác,
định hình chiến lược mở rộng hoạt động xuất khẩu và xác định cơ hội kinh
doanh tiềm năng. Đồng thời, sự hỗ trợ từ bộ phận xuất khẩu trong việc xác
định giá cả là yếu tố then chốt. Bộ phận xuất khẩu cung cấp thơng tin về chi
phí xuất khẩu, thuế và các yếu tố tài chính liên quan, giúp bộ phận kinh
doanh xác định mức giá hợp lý cho sản phẩm hoặc dịch vụ xuất khẩu. Điều
này đảm bảo rằng giá cả được thiết lập một cách cạnh tranh trên thị trường
quốc tế, đồng thời đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp.
-
Bộ phận Marketing: Sự hợp tác chặt chẽ giữa bộ phận xuất khẩu và bộ phận
marketing đóng vai trị quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương
hiệu mạnh mẽ trên thị trường quốc tế. Bộ phận xuất khẩu đóng góp bằng
cách cung cấp thơng tin chi tiết về thị trường và khách hàng mục tiêu, giúp
14
bộ phận marketing xác định mục tiêu tiếp cận và phát triển chiến lược tiếp
thị phù hợp. Ngoài ra, bộ phận marketing cần thơng tin về lịch trình giao
hàng, vận chuyển và các thủ tục hải quan liên quan để đảm bảo rằng chiến
dịch tiếp thị được triển khai một cách suôn sẻ và sản phẩm đến tay khách
hàng đúng thời hạn. Bộ phận xuất khẩu đóng vai trị hỗ trợ quan trọng trong
việc đảm bảo rằng hàng hóa được giao hàng đúng thời gian và đạt chất
lượng như đã cam kết.
-
Bộ phận pháp lý: Bộ phận xuất khẩu cần hợp tác mật thiết với bộ phận pháp
lý để đảm bảo rằng hoạt động xuất khẩu tuân thủ đúng các quy định pháp
luật và thủ tục hải quan của các quốc gia đích. Họ cần cung cấp các chứng
từ và thông tin cần thiết để thực hiện các thủ tục nhập khẩu.
Tóm lại, Sự tương tác giữa bộ phận xuất khẩu và các phịng ban khác trong
doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, đảm bảo rằng hoạt động xuất khẩu diễn
ra hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của thị trường quốc tế và đem lại lợi ích to lớn cho tổ
chức.
2.2. Tổ chức công việc tại bộ phận
Trong suốt giai đoạn thực hiện kiến tập tại Bộ Phận Xuất Khẩu của Công ty
TNHH Thế Giới Xanh, em đã được trải nghiệm và tiếp xúc sâu hơn với cách mà bộ
phận này được tổ chức và quản lý, mục tiêu hướng đến việc đảm bảo rằng mọi hoạt
động xuất khẩu diễn ra một cách hiệu quả, liên tục cải thiện và đóng góp mạnh mẽ
vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.2.1 Bố trí mặt bằng:
Trong suốt giai đoạn thực hiện kiến tập tại Bộ Phận Xuất Khẩu của Công ty
TNHH Thế Giới Xanh, chúng tôi đã được trải nghiệm và tiếp xúc sâu hơn với cách
mà bộ phận này được tổ chức và quản lý, mục tiêu hướng đến việc đảm bảo rằng
mọi hoạt động xuất khẩu diễn ra một cách hiệu quả, liên tục cải thiện và đóng góp
mạnh mẽ vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong q trình này, một
trong những khía cạnh quan trọng và có ảnh hưởng sâu rộ là việc bố trí mặt bằng tại
bộ phận Xuất Khẩu.
15
2.2.2 Bố Trí Mặt Bằng Tại Bộ Phận Xuất Khẩu
Mơi trường làm việc và cơ sở vật chất chơi một vai trò quan trọng trong việc
thúc đẩy hiệu suất và tạo sự hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu. Tại Bộ Phận Xuất
Khẩu của Công ty TNHH Thế Giới Xanh, việc bố trí mặt bằng đã được thực hiện
một cách tỉ mỉ và tinh tế, tạo nên nền tảng vật chất vững chắc để hỗ trợ tồn bộ quy
trình làm việc.
Không gian làm việc được thiết kế rộng rãi và phù hợp, tạo điều kiện thuận
lợi cho sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên trong đội ngũ. Mơi trường làm
việc thơng thống và sáng sủa khơng chỉ giúp nâng cao tinh thần làm việc mà còn
tạo cơ hội cho sự sáng tạo và đổi mới. Đặc biệt, khu vực lưu trữ tài liệu được bố trí
một cách hợp lý, giúp quản lý và truy cập thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Các phịng họp và khu vực giao dịch cũng được thiết kế đặc biệt để đảm bảo
tính chuyên nghiệp và tiện ích trong các cuộc họp, thảo luận và trao đổi thông tin
với đối tác và khách hàng. Trang bị công nghệ hiện đại và hệ thống truyền thông
cùng với không gian thoải mái giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc họp từ xa và
truyền tải thông điệp một cách rõ ràng.
2.2.3. Bố trí nguồn nhân lực:
Trong việc xây dựng một mơi trường làm hiệu quả, việc bố trí nguồn nhân
lực đóng vai trị cực kỳ quan trọng. Cơng ty TNHH Thế Giới Xanh đã thực hiện
một chiến lược tuyển chọn và đào tạo nhân lực tinh hoa, mang đến một đội ngũ chất
lượng và đa dạng, đảm bảo mọi khía cạnh của hoạt động xuất khẩu được thực hiện
một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tại Bộ Phận Xuất Khẩu, đội ngũ nhân lực được xây dựng với sự đa dạng về
chuyên môn và kỹ năng. Các thành viên trong đội gồm các chuyên gia về thị trường
nước ngoài, chuyên viên xử lý thủ tục hải quan, chuyên viên vận chuyển và những
người có kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý xuất khẩu. Sự kết hợp
thông tin chuyên môn sâu rộ với các kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý thời gian
và làm việc nhóm đã tạo nên một tổ hợp nguồn nhân lực vượt trội.
Các thành viên trong đội ngũ khơng chỉ có kiến thức vững vàng về thị trường
và quy trình xuất khẩu mà cịn có khả năng linh hoạt trong việc xử lý các tình huống
16
phức tạp. Điều này cho phép họ tự tin đối mặt với những thách thức khó khăn và
tìm ra những giải pháp để giải quyết khó khăn đó.
Việc xây dựng một đội ngũ đa năng và chất lượng tại Bộ Phận Xuất Khẩu đã
góp phần quan trọng vào sự thành công và phát triển của hoạt động xuất khẩu tại
Công ty TNHH Thế Giới Xanh.
2.2.3. Mơ tả quy trình một công việc được quan sát trong bộ phận Xuất khẩu:
Trong quá trình kiến tập, em đã được tham gia và chứng kiến trực tiếp quy
trình xử lý đơn hàng xuất khẩu tại Bộ Phận Xuất Khẩu. Quy trình này được tổ chức
một cách cụ thể và tỉ mỉ, bắt đầu từ khâu tiếp nhận đơn hàng cho đến khi sản phẩm
chính thức được giao hàng đến khách hàng cuối cùng.
Mỗi bước trong quy trình được mơ tả một cách rõ ràng, định nghĩa các trách
nhiệm cụ thể và thời gian thực hiện một cách cụ thể. Sự tích hợp giữa các khâu
trong quy trình và sử dụng các hệ thống quản lý giúp đảm bảo sự trơi chảy và chính
xác trong từng bước thực hiện. Việc áp dụng công nghệ thơng tin và các phần mềm
quản lý cũng góp phần tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng theo dõi và
kiểm sốt.
Nhìn chung, q trình xử lý đơn hàng xuất khẩu tại Bộ Phận Xuất Khẩu
không chỉ được thực hiện một cách có kế hoạch mà cịn được hỗ trợ bởi các công cụ
và công nghệ tiên tiến, đảm bảo rằng mọi công việc diễn ra hiệu quả và chính xác,
từ khi đơn hàng được tiếp nhận cho đến khi sản phẩm rời khỏi cửa kho để đến tay
khách hàng cuối cùng.
17
