Báo cáo kiến tập về thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.28 MB, 34 trang )
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND THỊ XÃ SƠN TÂY............................ 1
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .................................................................... 1
1.2. Cơ cấu tổ chức của cơ quan............................................................................ 2
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND 3
– UBND THỊ XÃ SƠN TÂY......................................................................................
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng............................................................... 3
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng....................................... 3
2.1.2. Vị trí việc làm trong Văn phịng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây................... 8
2.2.
Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan................................................... 11
2.2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành...................................................... 11
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản........................................................................ 12
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản............................................................ 12
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản............................................................................ 12
2.3.
Quản lý văn bản đi........................................................................................... 13
2.4.
Quản lý và giải quyết văn bản đến................................................................... 14
2.5.
Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................................ 15
2.6.
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................................... 16
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức................................................. 16
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ............................................................ 16
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ.................................................................................... 17
2.6.4.
2.7.
2.7.1.
2.7.2.
Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.............................................................
Văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp..............................................
Các quy định hiện hành của cơ quan ...............................................................
Nhận xét, đánh giá chung................................................................................
2.8.
Thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phòng.......... 19
18
18
18
19
2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng ...................................................... 19
2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng...................................................... 20
2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng........................................ 21
Chương 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ...................................................................... 22
3.1. Đánh giá chung.................................................................................................... 22
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................................ 22
3.1.2. Hạn chế............................................................................................................. 24
3.1.3. Nguyên nhân của hạn chế................................................................................ 24
3.2. Đề xuất, kiến nghị ............................................................................................... 24
KẾT LUẬN................................................................................................................ 26
PHỤ LỤC................................................................................................................... 27
LỜI NĨI ĐẦU
Cơng tác văn phịng là hoạt động bảo mật thông tin bằng văn bản phục vụ công tác
quản lý, tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt cơng tác văn phịng sẽ đảm bảo
cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý nhà nước của từng cơ quan,
đơn vị; góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đúng
chính sách, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Góp phần giúp cho công tác quản lý của lãnh đạo đạt hiệu quả, lý luận và thực tiễn
quản trị văn phịng và cơng tác Văn thư - lưu trữ đã có những bước tiến vượt bậc trong thời
gian qua. Cơng tác văn phịng ngày càng đóng vai trị quan trọng trong sự phát triển của
nền kinh tế nước nhà. Nhằm đảm bảo nguyên tắc gắn việc học ở trường với thực tế xã hội,
lý thuyết với thực tế, nhà trường đã tổ chức thời gian kiến tập nhằm giúp sinh viên có cái
nhìn thực tế về ngành quản trị văn phịng.
Theo chương trình đào tạo sinh viên có 20 ngày đi kiến tập tại cơ quan từ ngày
8/5/2023 đến ngày 28/5/2023. Khoảng thời gian đó tuy ngắn nhưng là cơ hội quý báu để
sinh viên có thể trải nghiệm thực tế, đem kiến thức được học trên trường vận dụng vào thực
tế, đồng thời học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm giúp cho việc đi làm sau này thêm tự tin.
Khoảng thời gian kiến tập tại Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây em đã nhận
được sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, các cán bộ Văn phòng trong việc hướng dẫn, cung
cấp những thơng tin tài liệu cần thiết trong q trình em kiến tập.
Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn đến Học viện Hành chính Quốc Gia Hà Nội nói
chung, khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phịng nói riêng đã tạp điều kiện cho chúng em
được đi kiến tập tại các cơ quan nhà nước và được học hỏi những kiến thức thực tế mà
chúng em được học tập ở trường. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Văn
phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập
này. Kính chúc thầy cơ ln dồi dào sức khỏe, thành công hơn nữa trong công tác giáo dục
và trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn./.
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND
Hội đồng Nhân dân
UBND
Ủy ban nhân dân
MTTQ
Mặt trận tổ quốc
1
Chương 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND THỊ XÃ SƠN TÂY
1.1.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân các cấp được quy định cụ thể tại Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội
khóa XI thơng qua ngày 26/11/2003. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của UBND thị xã Sơn Tây được lấy căn cứ từ Luật này để quy định. Nội dung cụ thể được
tóm tắt như sau:
Chức năng của UBND thị xã Sơn Tây
Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thị xã và cơ
quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân thị xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh và thực hiện các
chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ
sở.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây
UBND thị xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những văn bản quản lý;
tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc thị xã thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên
môn. UBND thị xã vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiện chức năng
quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa bàn thị xã.
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư
nghiệp, cơng nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và
môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác,
quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp
lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong
2
các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vịvũ trang nhân dân và cơng
dân trong thị xã.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực
lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm
vụ hậu cần tại chỗ, chính sách hậu phương quan đội và chính sách với các lực lượng vũ
trang nhân dân ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngồi ở địa phương.
- Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội,
bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; chống
tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo đội ngũ
viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.
- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp
luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại
thuế và các khoản thu khác ởđịa phương.
- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản lý việc
lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền.
- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ
họp HĐND thị xã, xây dựng đề án trình HĐND thị xã xét và quyết định.
1.2.
Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây gồm có:
- 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, các cơ quan tham mưu giúp việc theo chế độ thủ trưởng.
- Cơ cấu và các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thị xã được sắp xếp phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của UBND thị xã bao gồm 11 phòng ban như sau:
+ Văn phòng HĐND và UBND
+ Phịng Tư pháp
+ Phịng Nội vụ
+ Phịng Tài chính - Kế hoạch
3
+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo
+ Phịng Tài ngun và Mơi trường
+ Phịng Y tế
+ Phịng Văn hóa Thơng tin
+ Phịng Quản lý đô thị
+ Thanh tra thị xã
Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG HĐND – UBND
THỊ XÃ SƠN TÂY
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chức năng
1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã là cơ quan chun mơn
thuộc Ủy ban nhân dân thị xã, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho
Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ
quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban
nhân dân thị xã đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
Nhiệm vụ và quyền hạn
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
4
1. Trình UBND thị xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của UBND thị xã. Đôn đốc, kiểm tra các phịng, ban chun mơn,
UBND cấp phường, xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của UBND và Chủ
tịch UBND thị xã sau khi được phê duyệt; theo dõi, đơn đốc, kiểm tra cơng tác phối hợp
giữa các phịng chuyên môn, UBND phường, xã theo quy định của pháp luật. Giúp UBND
thị xã thực hiện công tác đối ngoại.
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của UBND và Chủ tịch UBND thị xã theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác
thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
3. Trình UBND thị xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự
án thuộc phạm vi quản lý của Văn phịngUBND thị xã;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND
thị xã; theo dõi, đôn đốc các phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị
các đề án được phân công phụ trách.
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban
chuyên mơn, UBND phường, xã trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND thị xã xem xét,
quyết định.
6.Giúp UBND và Chủ tịch UBND thị xã giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Thị
ủy, Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ thị xã, các đoàn thể nhân dân
cấp huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa
phương.
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND thị xã; các văn bản
quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND thị xã phối
hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó
tại các phịng chun mơn, UBND phường, xã.
8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND thị xã;
công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hố hành chính nhà nước
của UBND thị xã;
9. Trình UBND thị xã chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cơng tác cải cách
hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND thị xã.
10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường, xã về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ, tin học hố quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp
luật.
5
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phịng, chống tham nhũng, lãng
phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND thị xã theo quy định của pháp luật và
phân công của Chủ tịch UBND thị xã.
12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và
Chủ tịch UBND thị xã; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND , Chủ tịch UBND thị xã
và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND thị xã.
13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
của cơ quan.
14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang
thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý
của UBND thị xã;
15. Văn phòng HĐNDvà UBND thị xã làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt
thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của các nhân, tổ chức về quy
định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND thị xã.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND thị xã giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân thị xã, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã có các nhiệm vụ sau đây:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban
của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
2. Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành cơng việc chung
của Hội đồng nhân dân; điều hồ, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo
đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ
Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong
hoạt động đối ngoại;
3. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban của Hội
đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội
đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng
nhân dân;
6
4. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựng báo
cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị
quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết của Hội đồng nhân
dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân
dân;
5. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng
nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ
quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;
6. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng
nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của công dân;
7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp
xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và
gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
8. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án
Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực Hội đồng nhân
dân thành phố;
9. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội
và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Hội đồng nhân dân phường, xã;
10. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong công
tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu Hội đồng
nhân dân các cấp.
11. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng
nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và thị xã, Thường trực Thị
ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát
nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương;
12. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động hàng
năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân;
13. Bảo đảm điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng
nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện chế độ, chính sách đối với
đại biểu Hội đồng nhân dân;
7
14. Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, cơng tác hành chính, lưu
trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của Hội đồng nhân dân;
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.
Cơ cấu tổ chức
1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phịng, khơng
q 03 Phó Chánh Văn phịng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy
định của pháp luật.
a. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân thị xã và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao
và toàn bộ hoạt động của Văn phịng.
b. Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
cơng tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Chánh Văn phịng vắng mặt một Phó Chánh Văn phịng được Chánh Văn
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
c. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức,
thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thị xã quyết định theo quy định của pháp luật.
2. Biên chế: Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân do Ủy
ban nhân dân thị xã quyết định trong tổng biên chế hành chính của thị xã.
Danh sách Chánh/Phó Chánh Văn phịng
Liên hệ
Họ và tên
Chức
danh
ĐT cố định
Di động
TT
Hà Ngọc
1
Qn
2
3
Vũ Thị
Phương
Lê Thu
Huyền
Chánh
Văn 0433832254 0978617818 hangocquan_sontay @hanoi.gov.vn
phịng
Phó
Chánh
0433616907 0389893658 vuthiphuong_sontay @hanoi.gov.vn
Văn
phịng
Phó
Chánh
0433832254 0978917918 lethuhuyen_sontay @hanoi.gov.vn
Văn
phịng
8
4
Kiều Đức
Lộc
Phó
Chánh
Văn
phịng
0912.865.283
2.1.2. Vị trí việc làm trong Văn phịng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây
1. Đ/c Hà Ngọc Quân - Chánh Văn phịng.
Lãnh đạo và điều hành tồn diện các lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ
của Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND Thị xã. Là chủ tài
khoản và quản lý tài chính cơ quan. Quản lý, tổ chức, chỉ đạo công chức, nhân viên Văn
phòng thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Văn phòng đạt hiệu quả. Thực hiện các chủ
trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết của HĐND
Thị xã, Quyết định, Chỉ thị của UBND Thị xã trong cơ quan Văn phòng. Phụ trách công tác
thi đua - khen thưởng của cơ quan.
Kiểm tra thể thức, hình thức, thủ tục ban hành văn bản của HĐND, UBND Thị xã
trước khi phát hành. Thực hiện chuyển văn bản đến trên hệ thống cho các lãnh đạo HĐND,
UBND Thị xã. Theo dõi, tổng hợp báo cáo kết quả công tác, xây dựng lịch công tác tuần,
tham dự giao ban hàng tuần với Thường trực Thị uỷ, HĐND, UBND Thị xã, họp giao ban
chung Thị xã.
Tổ chức công tác cán bộ, trực tiếp chỉ đạo công tác cải cách hành chính của Văn
phịng, trực tiếp phụ trách cơng tác đối ngoại của Văn phịng, phụ trách công tác công nghệ
thông tin. Chỉ đạo thực hiện tốt quy chế làm việc, quy chế dân chủ, công tác phòng chống
tham nhũng và thực hành tiết kiệm trong cơ quan, thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường
trực HĐND và UBND Thị xã giao. Phụ trách công tác HĐND Thị xã.
Phân công trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho 01 đồng chí Phó Chánh Văn
phịng điều hành cơng việc của Văn phịng khi vắng mặt.
2. Đ/c Kiều Đức Lộc - Phó Chánh Văn phịng phụ trách Hành chính - quản trị,
Trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính thị xã
Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND Thị xã và Chánh Văn phòng về
việc đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thường trực
HĐND, UBND Thị xã. Quản lý tài sản chung của cơ quan, cấp phát xăng dầu, văn phịng
phẩm, bố trí điều hành xe ô tô phục vụ lãnh đạo đi công tác, bố trí địa điểm và các điều kiện
cần thiết phục vụ cho các cuộc họp, tiếp khách của HĐND, UBND Thị xã, đôn đốc thực
hiện nội quy cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh nội vụ cơ quan. Chủ động đề xuất với Chánh
9
Văn phòng về sửa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị cơ quan, tạo điều kiện làm việc cần
thiết cho lãnh đạo HĐND và UBND Thị xã và công chức, nhân viên Văn phòng.
Trực tiếp quản lý Tham mưu giúp UBND Thị xã thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về cơng tác dân tộc. Bố trí, sắp xếp hội trường các cuộc họp và chịu trách nhiệm ký
tắt và các giấy mời họp của Lãnh đạo HĐND, UBND Thị xã. Phụ trách công tác văn thư lưu trữ.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
Chánh Văn phòng giao.
3. Đ/c Vũ Thị Phương - Phó Chánh Văn phịng, Trưởng Ban Tiếp công dân Thị
xã.
Phụ trách Ban Tiếp công dân thị xã Sơn Tây, chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp Trụ
sở Tiếp công dân thị xã. Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND Thị xã và
Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tiếp công dân theo quy
định tại Điều 13 Luật Tiếp công dân năm 2013 và Điều 8 Nghị định số 64/2014/NĐ-CP
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân.
Ký các văn bản liên quan đến hoạt động tiếp công dân, xử lý đơn thư theo thẩm quyền
hoặc được ủy quyền của Thường trực HĐND, UBND Thị xã, Chánh Văn phịng.
Kiểm tra thể thức, hình thức, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy các văn bản liên
quan đến công tác giải quyết đơn thư của UBND thị xã.
Tham gia theo dõi, giúp việc, dự các cuộc họp của đồng chí Phó Chủ tịch UBND thị
xã phụ trách lĩnh vực Đô thị - Xây dựng.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
Chánh Văn phịng giao.
Phụ trách Cơng đồn cơ quan, quan tâm chăm lo đời sống cán bộ công chức trong cơ
quan.
4. Đ/c Nguyễn Mạnh Linh - Phó Chánh Văn phịng, phụ trách Bộ phận Tổng hợp
Phụ trách cơng tác tham mưu tổng hợp, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND Thị
xã và Chánh Văn phịng về cơng tác tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện các nhiệm vụ kinh
tế - xã hội tuần, tháng, quý, năm đảm bảo đúng thời gian quy định. Phối hợp với các phòng,
ban, ngành chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc các hội nghị, kỳ họp của HĐND, UBND
Thị xã, thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo HĐND, UBND Thị xã, rà sốt đơn đốc các kết
luận chỉ đạo của Lãnh đạo HĐND, UBND Thị xã để đôn đốc các đơn vị thực hiện; chủ động
đề xuất với Chánh Văn phòng để tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND Thị xã trong
thực hiện nhiệm vụ.
10
Phụ trách tham mưu các văn bản cho lãnh đạo UBND Thị xã, lãnh đạo phụ trách lĩnh
vực Kinh tế. Kiểm tra thể thức, hình thức, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy các văn bản
trước khi trình đồng chí Lãnh đạo UBND phụ trách khối ký.
Trực tiếp phụ trách Bộ phận Tổng hợp; quản lý, chỉ đạo, điều hành cơng chức ở Bộ
phận đảm bảo hồn thành các nhiệm vụ được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
Chánh Văn phòng giao.
5. Đ/c Nguyễn Thị Diệu Linh - Chuyên viên phụ trách kế toán.
Chịu trách nhiệm về nhiệm vụ kế tốn của Văn phịng. Hướng dẫn cơng chức, nhân
viên văn phịng làm thủ tục tạm ứng, thanh quyết tốn kịp thời đúng chế độ, trực tiếp viết
phiếu nhập, xuất kho vật tư, phiếu thu chi, phiếu cấp phát xăng dầu, thực hiện nhiệm vụ đối
chiếu xăng dầu hàng tháng với lái xe, hàng quý đối chiếu kho văn phòng phẩm, vật tư với
thủ kho.
Theo dõi chi tiêu các hội nghị, cuộc họp, kiểm tra các chứng từ hóa đơn, kịp thời
phát hiện các trường hợp chi sai chế độ theo quy định hoặc các hóa đơn chứng từ khơng
hợp lệ. Thực hiện kiểm tra đối chiếu quỹ tiền mặt với thủ quỹ vào ngày 30 hàng tháng, theo
dõi quản lý và đề xuất việc mua sắm tài sản, sửa chữa tài sản, sử dụng tài sản, định kỳ kiểm
kê tài sản báo cáo theo quy định. Thực hiện công tác tài chính kế tốn đúng theo quy định
hiện hành, hàng tháng tổng hợp báo cáo tình hình tài chính với chủ tài khoản. Quản lý, theo
dõi tài sản cơ quan.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
lãnh đạo Văn phòng giao.
6. Đ/c Tạ Thị Thuý An - Chuyên viên phụ trách văn thư, lưu trữ.
Thực hiện nhiệm vụ văn thư - lưu trữ của HĐND, UBND và Văn phòng. Chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng về các hoạt động của Văn thư - lưu trữ cơ quan.
Quản lý văn bản đến theo quy định, tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính
xác văn bản đến của HĐND, UBND Thị xã, đơn thư gửi đến UBND Thị xã. Thực hiện
đăng ký, cập nhật trên máy tính văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản đến và in đóng
sổ để quản lý (lưu ý văn bản khẩn, mật đến được đăng ký vào sổ riêng).
Trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ, tổ chức thực hiện quản lý bảo quản tài liệu,
trang thiết bị phục vụ công tác văn thư - lưu trữ, thực hiện công tác lưu trữ hiện hành của
cơ quan, thường xuyên kiểm tra đảm bảo an tồn tài liệu kho lưu trữ, khơng để mất mát hư
hỏng, đáp ứng kịp thời công tác tra cứu hồ sơ lưu trữ phục vụ nhiệm vụ chính trị của thị xã.
11
Phát hiện các trường hợp hư hỏng và đề xuất biện pháp khắc phục kịp thời, thực hiện nghiêm
các yêu cầu về công tác bảo mật.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
lãnh đạo Văn phòng giao.
7. Đ/c Lê Thanh Huyền - Nhân viên văn thư.
Trực tiếp quản lý văn bản đi theo quy định: tiếp nhận và chuyển phát văn bản đi đầy
đủ, kịp thời, chính xác các văn bản đi của HĐND, UBND Thị xã, Văn phòng theo quy định.
Kiểm tra thể thức, hình thức văn bản trước khi phát hành; chịu trách nhiệm quản lý và sử
dụng con dấu của HĐND, UBND, Văn phòng theo đúng quy định.
Thực hiện quản lý trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, bảo quản tài liệu sắp xếp
hồ sơ để chuyển vào lưu trữ cơ quan, thường xuyên kiểm tra đảm bảo an tồn tài liệu lưu,
khơng để mất mát hư hỏng, đáp ứng kịp thời công tác tra cứu hồ sơ lưu phục vụ nhiệm vụ
chính trị của Thị xã, thực hiện đầy đủ các yêu cầu về công tác bảo mật.
Thực hiện chuyển tài liệu văn bản cho Chánh Văn phòng xử lý.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
lãnh đạo Văn phòng giao.
8. Đ/c Nguyễn Tiến Việt - Nhân viên văn thư lưu trữ, kỹ thuật.
Chịu trách nhiệm quản lý văn bản đi theo đúng quy định. Tiếp nhận chuyển phát đầy
đủ, kịp thời, chính xác văn bản đi của HĐND, UBND Thị xã kiểm tra hình thức, thể thức
văn bản trước khi phát hành, thực hiện gửi văn bản đi có gắn chữ ký điện tử. Thực hiện cập
nhật văn bản trên máy vi tính, báo cáo đầy đủ danh mục văn bản đi kịp thời trong ngày,
tuần, tháng.
Thực hiện quản lý trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, bảo quản tài liệu sắp xếp
hồ sơ để chuyển vào lưu trữ cơ quan. Thực hiện đầy đủ các u cầu về cơng tác bảo mật.
Phụ trách phịng máy in ấn và scan văn bản, tài liệu của Văn phòng, văn bản đến, văn bản
đi của HĐND và UBND Thị xã.
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc
lãnh đạo Văn phòng giao.
9. Đ/c Nhữ Ngọc Tuấn - Lái xe 29A -–00071.
10. Đ/c Nguyễn Văn Trung - Nhân viên bảo vệ.
2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Nghị quyết
Quyết định
12
Chỉ thị
Quy định
Thơng cáo
Chương trình
Phương án
Dự án
Biên bản
Hợp đồng
Cơng điện
Bản thỏa thuận
Giấy mời
Giấy nghỉ phép
Phiếu chuyển
Thư công
Giấy cam kết
Quy chế
Thông báo
Hướng dẫn
Kế hoạch
Đề án
Báo cáo
Tờ trình
Cơng văn
Bản ghi nhớ
Giấy ủy quyền
Giấy giới thiệu
Phiếu gửi
Phiếu báo
Giấy biên nhận hồ sơ
Giấy đi đường
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Hội đồng nhân dân cấp huyện ban hành Nghị quyết, Ủy ban nhân dân cấp huyện ban
hành quyết định để quy định những vấn đề được Luật, Nghị quyết của Quốc hội giao
hoặc để thực hiện phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới
theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương.
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành
phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những
trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
i) Nơi nhận.
13
3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành
phần khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng
chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I. Viết hoa trong văn
bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II. Chữ viết tắt tên loại văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III. Cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐCP về công tác văn thư.
2.3. Quản lý văn bản đi
TT
Trình tự
Trách nhiệm
Trách
Thời
thực hiện
nhiệm phối
gian
hợp
Cá nhân được giao giải quyết văn bản
có trách nhiệm nghiên cứu văn bản, tài
liệu, hồ sơ,... liên quan đến dự thảo
văn bản chỉ đạo đảm bảo tiến độ, chất
1
lượng và hiệu quả - Tạo dự thảo trên
phầm mềm – Lãnh đạo Văn phòng
Các cá nhân
kiểm tra văn bản, ký nháy vào cuối nội
được giao
dung văn bản và chuyển lại cho
chuyên viên
Chuyên viên chuyển văn bản đến Bộ
2
phận Văn thư kiểm tra, rà soát thể thức
văn bản
Bộ phận Văn thư chuyển văn bản đã
được kiểm tra, rà soát đảm bảo về thể
3
0,5 ngày
thức đến Chánh văn phịng (hoặc Phó
Cháng VP phụ trách Bộ phận Tổng
hợp)
4
Chánh VP (hoặc Phó Chánh Văn
Chánh VP (hoặc
phịng phụ trách BPTH) góp ý vào văn
Phó Chánh Văn
bản dự thảo
Ghi
Kết quả
chú
14
phòng) phụ
trách BPTH
5
Chỉnh sửa văn bản theo yêu cầu của
Các cá nhân
lãnh đạo (nếu có) và trình Chánh VP
được giao
Ký nháy văn bản – chuyển bộ phận
văn thư, bộ phận tổng hợp trình lãnh
6
Chánh VP
đạo cơ quan ký văn bản
Lấy số văn bản, phát hành văn bản
7
Bộ phận Văn
0,5 ngày
thư
theo quy trình
Sau khi
Đóng dấu văn bản, Lưu trữ bản gốc tại
8
bộ phận Văn thư
Bộ phận Văn
phát hành
thư
văn bản
Phát hành văn bản: Bộ phận Văn thư
quét bản gốc chuyển các thành phần
nơi tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn
bản điện tử (hồ sơ công việc). Cá nhân
9
phụ trách chịu trách nhiệm chuyển văn
Văn thư
bản đi đến nơi nhận nếu cần u cầu
có bản chính, có đóng dấu
Lưu trữ, sắp xếp văn bản đi sau khi
10
phát hành theo tên loại, thứ tự, được
Bộ phận văn thư
đánh số theo tập tài liệu hoặc theo
chương trình
Theo dõi việc thực hiện văn bản tại cơ
11
sở, báo cáo lãnh đạo kết quả hoặc các
vướng mắc (nếu có)
Trong
Phụ trách
q trình
chương trình
thực hiện
Khi hồn
thành các
12
2.4.
TT
Lập hồ sơ cơng việc theo quy định
Phụ trách
nội dung
chương trình
cơng việc
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Trình tự
Trách
Trách
nhiệm thực
nhiệm
Thời
hiện
phối hợp
gian
Kết quả
Ghi
chú
Văn bản được
nhập vào hệ
15
Nhận văn bản đến (qua email, phần mềm
quản lý văn bản hoặc nhận trực tiếp)
1
Bộ phận Văn
0,5 ngày
thư
thống phần
mềm QLVB
HSCV
Văn bản được
Báo cáo Chánh VP, đề xuất chuyển văn
chuyển vào
bản đến các cá nhân có liên quan để giải
Bộ phận Văn
quyết (đảm bảo 1 người chịu trách nhiệm
thư
TK của Chánh
0,5 ngày
chính trong trường hợp văn bản cần phối
2
văn phịng và
phó Chánh
văn phòng phụ
hợp của nhiều bộ phận)
trách
Chánh VP cho ý kiến phê duyệt, chỉ đạo.
3
Chuyển phân cơng Phó Chánh VP phụ
Phó Chánh
trách lĩnh vực hoặc chuyển thẳng đến cá
VP
0,5 ngày
nhân giải quyết
Trước
Cá nhân được giao giải quyết văn bản có
4
thời hạn
trách nhiệm nghiên cứu văn bản, tài liệu,
Các cá nhân
quy định
hồ sơ,... liên quan đến dự thảo văn bản chỉ
được giao
của văn
đạo đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu
bản
quả
Cá nhân sắp xếp, lưu trữ văn bản theo lĩnh
5
vực được phân cơng
Trước
Đối với những trường hợp cần có văn bản
chỉ đạo – (tham mưu văn bản thực hiện
6
theo quy trình văn bản đi)
thời hạn
Các cá nhân
quy định
được giao
của văn
bản
Theo dõi việc thực hiện văn bản tại cơ sở,
Công chức
Trong
báo cáo lãnh đạo kết quả hoặc các vướng
tham mưu
quá trình
măc (nếu có)
7
thực hiện
Khi hồn
Lập hồ sơ cơng việc theo quy định
8
Cơng chức
thành các
tham mưu
nội dung
công việc
2.5.
Quản lý và sử dụng con dấu
16
Việc quản lý và sử dụng con dấu bản văn phòng HĐND -UBND thị xã Sơn Tây được
cán bộ văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt; được bảo quản trong tủ bảo quản riêng tại
văn phịng có khóa do cán bộ văn thư giữ dưới sự chỉ đạo, giám sát của Chánh Văn phòng.
Đảm bảo cho việc giữ an tồn con dấu, giữ con dấu khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng
văn bản khơng đúng thẩm quyền.
Cán bộ Văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản do Phịng ban hành, văn bản đúng
hình thức, thể thức và có chữ ký của Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng. Dấu được
đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký. Dấu có màu đỏ tươi theo
đúng quy định của Nhà nước.
2.6.
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ): Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả,... hình thành trong q
trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy
định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc
hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý cơng
việc).
Hồ sơ trình ký: Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng
để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành
một văn bản mới.
Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ
đảng viên, hồ sơ cán bộ,…).
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan
cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác của cơ quan, đơn vị và công việc của
từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty...
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh
mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian.
17
(Chi tiết tại Phụ lục 2)
Cách ban hành danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản: Trưởng phòng
tổ chức hành chính giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ. Cán bộ văn thư
giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụ trách đồng thời theo dõi để
ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào công văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ
đăng ký công văn đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập
trong năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng
dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ. Phòng Tổ chức hành chính sao
(hoặc trích sao) gửi mỗi phịng trong cơng ty một bản để thực hiện. Cán bộ nghiệp vụ căn
cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên
hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công
việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc
được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công văn đi.
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ
1) Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
2) Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh
mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ,
thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài
liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4) Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ;
loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ;
chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
18
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các
thơng tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.
2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1) Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực
hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng
trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3) Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản
“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá nhân
nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính
xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
trên Hệ thống.
2.7.
Văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan
Thể chế hóa những chủ trương của Đảng về nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của
cơ quan hành chính nhà nước, những năm qua nước ta đã ban hành nhiều văn bản QPPL
liên quan đên đạo đức công vụ, như Hiến pháp năm 2013, Luật CBCC năm 2008 cùng các
văn bản QPPL dưới Luật như: Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ
tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở tại cơ quan hành chính nhà nước;
Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26/02/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành quy tắc
ứng xử của CBCC, Viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương; Nghị định
số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và
quản lý công chức; Nghị định số 34/2011/NĐ-CP ngày 17/5/2011 của Chính phủ quy đinh
về xử lý kỷ luật đối với công chức;... Luật CBCC năm 2008 được coi là nền tảng pháp lý
19
trong lĩnh vực này đã xác định một trong những tiêu chí quan trọng bậc nhất của cơng chức
là phải có phẩm chất đạo đức.
Văn hóa cơng sở có vai trị rất quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh người cán bộ,
cơng chức nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Uỷ ban nhân dân, vì thế
ngày 25 tháng 01 năm 2017, UBND Thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định Số:
522/QĐ-UBND về việc Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
trong các cơ quan thuộc Thành phố Hà Nội; Quy tắc ứng xử nơi công cộng ban hành kèm
theo Quyết định số 1655/QĐ-UBND ngày 10/3/2017 của UBND thành phố Hà Nội .
Nghi thức nhà nước cũng đang được UBND áp dụng theo những quy định cụ thể tại
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban
hành Quy chế văn hóa cơng sở.
2.7.2. Nhận xét, đánh giá
Mọi thành công hay thất bại trong hoạt động của công sở phụ thuộc vào rất nhiều yếu
tố, trong đó yếu tố chủ yếu nhất là con người và hành vi ứng xử văn hóa nơi công sở của
các cá nhân, từ cấp lãnh đạo, quản lý, điều hành cho tới các nhân viên.
Tại Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây luôn cố gắng xây dựng đội ngũ cán bộ,
đảng viên, cơng chức, viên chức có phẩm chất đạo đức, tận tụy, có ý thức trách nhiệm trong
thực thi nhiệm vụ, hết lòng phụng sự Tổ quốc, phục vụ Nhân dân, luôn thấu hiểu để tham
mưu giải quyết kịp thời khó khăn, vướng mắc cho người dân; là xây dựng đoàn kết nội bộ
trong từng cơ quan, đơn vị.
2.8.
Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
2.8.1. Các loại thiết bị văn phịng được sử dụng
Tùy vào tính chất cơng việc và sự phân cơng nhiệm vụ mà mỗi phịng làm việc được
trang bị một số trang thiết bị như sau:
-
Máy vi tính (Computer)
Máy in laser: Là thiết bị khơng thể thiếu để để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong
máy
20
Máy Scanner: Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết
vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì đơn vị khơng có file của
dữ liệu đó. Máy photocopy: Là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính
xác theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ
để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.
- Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách
nhanh chóng, chính xác.
- Máy đa năng: Có những loại máy tích hợp các chức năng trên với nhau giúp tiết
kiệm diện tích, tuy nhiên, với văn phịng và đơng nhân viên thì việc sử dụng những
máy này sẽ bị chồng chéo và gây ra sự chờ đợi. Các đơn vị thường cân nhắc để trang
bị cho văn phịng của mình những máy móc phù hợp.
- Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu khơng cịn sử
dụng nữa vì những tài liệu này khơng được phép để lọt ra ngồi.
- Máy đếm tiền: Ở văn phịng cần có máy đếm tiền cho nhân viên kế tốn.
- Máy chấm công: Dùng để ghi lại giờ vào, giờ ra của các nhân viên để thuận tiện cho
cán bộ quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên.
- Máy điện thoại: Là phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi nhất giúp
cho các cuộc đàm thoại được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết
nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.
- Máy ghi âm, ghi hình:Ghi lại diễn biến của các hội nghị quan trọng, các cuộc hội
đàm có tính cam kết, các lời nhắn khi ra khỏi phịng và quản lí trang thiết bị cùng
q trình làm việc của nhân viên.
- Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị bố trí trang bị
phục vụ cho hội nghị như: Máy chiếu, máy điều hịa, quạt gió, quạt máy, máy giảm
nhiệt
2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
-
Văn phòng HĐND – UBND thị xã Sơn Tây có chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy
sẽ được cấp tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn
phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… những trang thiết bị này được quản lý theo
quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu
cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
* Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần
“cách mạng” trong cơng cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng
được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú.
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo
hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động
biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
21
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng
trang thiết bị
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản
lý và sử dụng.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất
việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng
có hiệu quả.
- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:
+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;
+ Bảo dưỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
* Bảo quản trang thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý,
khai thác, sử dụng và bảo quản
- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng
- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh
giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị
- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị
- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan, tổ chức.
2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
Hệ thống điều hành và quản lý văn bản Thành phố Hà Nội.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành này giúp các cơ quan nhà nước thực hiện hóa
các mục tiêu xây dựng một Văn phịng điện tử khơng giấy tờ.
Phần mềm sẽ quản lý bảo gồm cả văn bản đến, văn bản đi trên hệ thống. Tất cả các thủ
tục hành chính đều được sử dụng qua phần mềm này.
(Hình ảnh minh họa tại Phụ lục 1)
