Bài 7. Các chủ đề khác

1. Tìm kiếm dữ liệu
- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ơ trong bảng tính

hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.

- Từ Menu Bar vào Edit\Find... hoặc nhắn tổ hợp phím Ctrl+E.
J] Undo Column Width

Ctri+Z
Ctri+X,

Chương

trình sẽ cung

cấp cho

ban

hép

thoai

Find

and

Replace với cá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các

thơng tin cầẦn tìm kiếm của mình.
Find and Replace

Find

reba:
etre

Sorc

Leak:

[Reclace |

pee

[E] Match entire cel contents

(rea) (eee) (ae)
145


Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử
dụng nó một cách dê dàng.

+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số
bảng tính.
+


Search:

Có hai chức

năng:

By Row

tìm theo

dịng.

By

Column tìm theo cột.
+ Look in:

Eormalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh cơng thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm
sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format... Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung
Find What.

+ Find All: Tim kiếm tất cả.
+ Find Next: Tìm từng mục một.

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.


- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
- Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.

2. Tìm kiếm và thay thế đữ liệu
Lệnh Replace cho phép

bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu

cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn.

146


- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng
tính-hoặc lựa chọn
kiếm và thay thế.

một

ea

vùng

để

Undo Column Width
Repeat Font
Cut


Ctrl+Z
Cưl+Y
Ctl+X

Copy

Ctri+C

Paste

Ctrl+V

Office Clipboard...

a)

- Từ Menu

giới hạn

Paste Special...
Paste as Hyperlink

Bar vào EditWReplace...

Ctrl+H.

phạm

vi cần


tìm

hoặc nhấn tổ hợp phím
:

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những

tùy chọn

để bạn xác lập.
Find and Replace

| Find | Replace

Fat
Replace wth:

vn
oe

tate:

|

:

Elvan

iM) [No Format Set


Format..-

x

[Match entire cell contents

[leen) (km ] [ ma )[Bmex] [ s= ]

|


+ Eind what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.
+ Within:

Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số

bảng tính.
+

Search:

Có hai chức

năng:

By Row

tìm theo dịng,


By

Columns tim theo cột.
+ Look in: Có ba chức năng sau:

Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh cơng thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ơ.

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm
phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format... Dùng để định dạng cho đữ liệu nhập ở khung
Find What va khung Replace with.

+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất ca.

+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.

+ Eind All: Tìm tất cả.
+ Eind Next: Tìm từng mục một.

+

Options: Dùng
kiếm và thay thế.

để bật các chức

năng


định

dạng

tìm

- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.
- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và
thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà

khơng thay thế dữ liệu mới hãy nhấp Find All hay.
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.

148


2. Chèn hình ảnh vào bảng tính

- Draw:

một

Menu

hiển

thị khi

bạn


nhấp

chọn

cơng

cụ

này, các lệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho
các đối tượng hình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.

SN
4

ta xDcrbee
Reseoro.

GB Reroute Connectors

- Select

Objects:

Khi nhAp

vào

biểu


tượng

này thì co trỏ

trở thành cơng cụ để chọn đối tượng đồ hoạ.

- AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu
hiển thị các Menu

dạng vẽ có sẵn.

con. Các Menu

con này chứa đựng các hình


+ Line: Dùng để vẽ một đường thẳng.
+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu
mũi tên xuất hiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.
+ Recbanngle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vng.
+ Oval: Ding để vẽ một hình Elip hay hình trịn.

+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt
khung này bắt kỳ nơi đâu trong bảng tính.
- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art.
Trong hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình

một kiểu chữ thích hợp để trang trí cho bảng tính.

i


#

IWedart|WUtrt

š

Jjo;21J[WordArtllWordArtllsra+nn|IWardft

0\2asel|<^»s¬exl[~->zezzll»»ak»s||ss»e:

WordAr( wordt stordae,| Word |WordAdt

iz

Select
a Wordart style:

- Insert Diagram:

Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu tượng

này để bật hộp thoại Diagram Gallery, trong hộp thoại này hãy

chọn một kiểu lưu đồ thích hợp để đưa ra bảng tính.
150


Diagram Gallery


SA:

- Clip Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng tính.
Nhấp vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp
đơi vào hình thích hợp để đưa ra bảng tính.

- Insert Picture: ngồi những hình ảnh có sẵn của chương
trình, bạn cũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhờ tùy chọn này.

Khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn tìm đường dẫn đến file
hình ảnh mà bạn cần chèn.


- Fill Color: Dung
vào

biểu

tượng

để

để tô màu

bật bảng

cho đối tượng

màu,


chọn

một

đồ hoạ.
màu

hay

Nhấp
chọn

màu bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

~- Line Color: bạn tô màu
bởi công

cụ vẽ,

chẳng

vào

tượng

để

biểu

cho đối tượng là đường được tạo


hạn như

bật bảng

các

màu,

bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

152

đường
chọn

bao

một

quanh.
màu

hay

Nhấp
chọn


- Font Color: tô màu

biểu

tượng

này

để

cho đối tượng dạng chữ. Nhắấp vào

bật bảng

màu,

chọn

một

màu

thích

hợp

trong bảng màu.
nnn
EERE EE EE
mmmHH.NH
*mB571RHBHHmNBj
MEILIEEIRRL)


- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ

dày cho đối tượng vẽ các đường cong hay đường thẳng.

- Dash

Style:

Nhấp

vào

biểu

tượng

này bạn

các kiểu đường gạch chấm cho đối tượng vẽ.

có thể

chọn


- ArRow Style: chọn các kiểu mũi tên cho đối tượng vẽ các

đường thẳng.


- Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tượng vẽ. Nhấp vào

biểu tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng
đổ trực tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow

Setting để điều chỉnh bóng đổ.

154


4. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số
Thường

sử dụng

đối số trong

dấu phẩy (,) để dùng

tất cả các chương

làm phân

trình kể cả Excel.

cách các

Nhưng

đơi


khi cũng có sự thay đổi, do người sử dụng thích phân cách các
đối số là dấu chấm phẩy, thì khi dùng chương trình Excel đó
bạn phải biết để sử dụng cho đúng hoặc bạn có thể đổi lại dấu
chấm phẩy để ngăn cách.

Thay đổi dấu ngăn cách bạn làm theo cách sau:
- Từ Menu

Start\Setting\Control Panel.

Cửa sổ Control Panel xuất hiện:

Nhấp

chọn

mục

Regionl and language

Options,

hộp

thoại

Regionl and language Options xuất hiện, bạn chọn Customize.



- Nhấp chọn nhãn Number trong hộp thoại.
- Trong khung List Separator cho phép chọn dấu ngăn của

các đối tượng hàm.

Nếu nhập dấu phẩy,

có nghĩa ngăn

dấu phẩy (,).

cách giữa các đối là

- Chọn kiểu dấu ngăn cách thích hợp, nhấp vào nút Apply
để chấp nhận dấu ngăn cách.

- Nhấp OK để đóng hộp thoại.
3. Autocorrect Options
Autocorrect có tác dụng giúp bạn định dạng những từ khóa
cho một cụm từ nào đó. Khi đó bạn chỉ cần gõ từ khóa, nhấn phím
cách các cụm từ được gán từ khóa sẽ tự động được thay thế.
- Bật

hộp

thoại AutoCorrect:
AutoCorrect Options...

156


Từ

Menu

Bar

vào

Tools\


Chương

trình cung cấp cho bạn hộp thoại AutoCorrect
bạn thực hiện việc xác lập từ khóa.
Eee

ee

Oe

để

is

| Mi show autocorrect
Options buttons
2) Correct TWo INtial Chptals

=


(i capitalze
first letter of sentences

Me captaize
names of days
[ea] Correct: accidental use of cAPS LOCK key

flReplace
text as you type
iReplace:

Nhấp chon nhãn AutoCorrect.
- Tại

Replace:

Gõ

nhập

chữ

đại

diện

cho

dòng


chữ

bên

khung With.
- Khung With nhập dòng chữ cần thay.

- Gõ nhập xong, nhấp vào Add để cộng thêm vào.

- Nhấp Ok để chấp nhận.
Khi soạn thảo trong bảng

tính, gặp từ vừa đặt nó lập tức

thay thế dịng chữ trong khung With.

5. Kiểm tra lỗi chính tả
Chọn ơ hay dãy ơ cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu
kiểm tra tồn bộ bảng tính thì nhấp vào một ơ bắt kỳ.

muốn


- Nhấp

chọn

biểu


tượng

Spelling

trên

thanh

cơng

cụ

Standard.

Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ khơng có
trong từ điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng

các

tuỳ chọn trong hộp thoại này.
Spelling: English {U.S.}

Nếu
khác,

muốn

kiểm

trong hộp


tra lỗi chính tả Text bằng một ngơn ngữ

thoại

Dictionary Language,

nhấp

chọn

ngôn

ngữ mà bạn muốn thực hiện kiểm tra.

6. Tạo chế độ Freeze
- Nhấp

chọn

ô để đặt đường

chọn ô của cột bắt đầu chứa
giải

cho

dịng,

ví dụ


chúng bạn sẽ chọn

một

Freeze,

thường chúng bạn

số liệu phần

bên trái sẽ là diễn

báo

cáo

ô kết thức phần

như mã, tên, địa chỉ và đặt đường

cơng

nợ

khách

hàng

thơng tin về khách


thì

hàng

Freeze cho các cột cịn lại.

Khi chúng bạn thu lại vẫn có thể biết các số liệu bị lấp là của
khác hàng nào.
158


- Chon Menu Window\Freeze Panes.
Khi nhấp

chọn

hiện lên màn

hình,

lệnh này hai đường
trong

bảng

tính,

trượt di chuyển


dữ liệu trong bảng

của gạch đứng

và trên gạch ngang

gạch

bạn

ngang

và đứng

có thể dùng

tính thì cột nằm

thanh

phía trái

của bảng tính khơng

cuốn, nó vẫn ln hiện trên màn hình để bạn nhìn thấy được.

Bỏ chế độ Freeze
- Nhấp chọn một ơ bất kỳ trong bảng tính.
- Chon Menu


Window\UnFreeze

Panes.

bị


Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường
bạn có thể cuộn tất cả các dịng các cột trong bảng tính.

7. Tạo chú thích
- Chọn ơ cần tạo chú thích
+ Chon Insert\Comment.

+ Trên thanh

cơng cụ Formula

Auditing nhấp vào biểu

tượng New Comment.

+

Nhấp

chuột

Insert Comment.
160


phải

tại

6 cần

tạo

chú

thích

chọn

lệnh


- Bật

hộp

thoại

Font

để định

dạng


nội

dung

chú

thích,

trên

thanh

chọn một trong các cách sau:
+ Tu Menu Bar vao Format\Comment...
+

Nhấp

chọn

biểu

tượng

Format

Comment

cơng cụ Picture.
+


Nhấp

chuột

phải tại vị trí bên

trong

khung

chú

thích

lệnh Eormat Comment.
- Di chuyển
thấy hình

mũi

chuột đến viền của khung

chú thích khi nào

tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp

đúp

chuột


để

hiện hộp thoại Font.
Định

dạng

Font

cho

chú

thích

cũng

tương

tự như

định

dạng Font trong cac 6.

8. Bao mật đữ liệu
Sử dụng lệnh Protection trên Menu Tools.

- Chọn ô, vùng cần bảo vệ.

- Chọn

Menu

\FormatCell...

và chọn nhãn Protection.

để gọi hộp

thoại FormatCell


Format Cells

+ Locked: Bat/t&t tính năng khố dữ liệu.
+ Hidden: Bật/tắt tính năng che dấu dữ liệu.
- Nhấp Ok để chấp nhận.
a. Thiết lập chế độ bảo mật
- Chon Menu

162

Tools\ Protection\Protect Sheet...


Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện:
Protect Sheet

(el Prtet worlshet or seers of ecard ete


Password to unprotect sheet:

Chọn

=

các chức năng trong khung Allow all Users of this

Worksheet to dé xdc lập bảo mật cho ơ, dịng và
cột.
- Nhập mật mã vào khung Password to Unprotect Sheet.

- Nhắp OK, một hộp thoại xuất hiện.
(62/00/00 da

- Nhập

lại mật

mã

báo lỗi và cho nhập lại.

mới

vừa nhập,

nếu


nhập

sai Excel

sẽ

- Nhắn OK để hồn tất q tình thiết lập.
Chứ ý: Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn
chỉ có xem
mà khơng thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính
này.


b. Bỏ chế độ bảo mật
- Chon Menu Tools\ Protection\ Unprotect Sheet...

ee

a

re

Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại để bạn đăng
nhập mật mã cho việc hủy bỏ.
Unprotect Sheet

- Nhập mật mã đã nhập trước.

- Nhấp OK để bỏ chế độ bảo vệ.
Bạn cần nhập đúng mật mã của bảng tính mà bạn đã gán


thì chương trình mới thực hiện việc huỷ bỏ.

9. In 4n
a. Dinh dang trang gidy dé in
Bạn cần định dạng cho trang in trước khi thực biện việc in.
164


- Từ Menu

Bar vào File\Page Setup... Hộp thoại Page Setup
hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Page.

+ Orientation: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu.
Portrait: in đữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
Landscape: dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy.

+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra
khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng
cho bạn chọn như sau:
Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này

nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.
Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy.
Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình
tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy

thích hợp.



Print Quality: lua chon chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là
số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu

sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất
lượng in. Thông thường người bạn chọn 600djpi.

Fist Page

Number:

chỉ định đánh

số trang đầu tiên cho

bảng tính có nhiều số trang.
Nhấp

các nút

Print,

Print Preview

và

Option

dé


in bang

tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Chọn

lựa các định dạng

trong hộp

thoại cho thích hợp

với từng tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK.
b. Găn lễ giấy cho trang in
Từ Menu

Bar vào FileVPage Setup... Hộp thoai Page Setup

hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Margins.
+ Top:
nội dung

định khoảng
dữ

liệu cần

cách này là 1Inch.
Page Setup


166

cách từ mép

in. Trong

trên của trang giấy đến

Excel mặc

định

cho

khoảng


+ Header:

định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong

Excel mặc định cho khoảng cách này là O.5Inch.
+

Left: định khoảng

cách từ mép

trái của trang giấy đến


nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng

cách nay 1a 0.75 Inch.
+

Hộp

giấy đến

Right:

nội dung

định

khoảng

cách

của dữ liệu cần

từ mép

in. Trong

phải

của


trang

Excel mặc

định

cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+

Hộp

Bottom:

định khoảng

cách

từ mép

dưới của trang

giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định
cho khoảng cách này là 1 Inch.
+ Hộp Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang.
Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là O.5Inch.
+ Chức năng Horizonbanlly:

Nếu nhấp chọn chức năng này

thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại

không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.

+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì
Excel

sẽ in dữ

liệu ở giữa

tờ giấy

theo

chiều

dọc,

ngược

lại

khơng chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
Nhấp

các

nút Print,

Print Preview


và

Option

để

in bảng

tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp
với từng tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.

c. In các tiêu đề đầu uà cuối trang
- Tu

Menu

Bar vao

File\Page

Setup...

Hép

thoai

Page


Setup

hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer.
167


Page Setup

+ Header và Footer: chương trình để nghị sử dụng mục có
sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên

_ hinh tam giác để bật danh sách, chọn trong danh

sách này

một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
+ Custom

Header:

tao tiéu dé dau trang tuy y. Nh4p

vào

nut Custom Header hép thoai sau hiện lên màn hình như sau:
Header

168



Các biểu tượng trong hộp thoại:

Biểu tượng

|Mã

Công dụng
Biểu tượng này dùng để định
é
Và
dạng Font chữ cho tiêu đề.

^

—

(|

|etagel

0|

In số trang hiện hành.

G[Page]

In tổng số trang của bảng tính.

G[Date]


Hiển thị ngày hiện hành.

G[Time]

Hiển thị giờ hiện hành.
Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin

|

&[Path]G[File] | bang tinh va tén tap tin bang

tính đang sử dụng.

|

G[Tab.

=

a

|etriel

DẦN

ood

tiBiubiel

+


Hiển thị tên tập tin bảng tính
đang sử dụng.

Hiển thị tên bảng tính hiện

hành.

Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên

ngoai vao.

Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh

=

được đưa vào ở bước trên.

+ Left Section: Khung nay cho phép bạn nhập dữ liệu bất

kỳ (chữ, số...) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên
góc trên bên trái của trang giấy.
+

Center Section: Khung

nay cho phép

bạn nhập


dữ liệu

bất kỳ (chữ, số...) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này
lên giữa trang giấy.

+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số...) và nó sẽ
169