OEMS 1.0

LÀM THẾ NÀO ĐỂ
CHUYỂN ĐỔI SỐ
NHANH & HIỆU QUẢ?

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRẦN ĐÌNH CỬU
163A – 165 BC1, P. 12, Q. TÂN BÌNH, TP. HCM
Website: www.trandinhcuu.com | Blog: www.phạmxuântiến.vn


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

OEMS

Thiết kế để chuyển đổi số
được thực hiện:

1. ĐƠN GIẢN HƠN
2. NHANH HƠN
3. HIỆU QUẢ HƠN

PostgreSQL

Trần Đình Cửu
Phạm Xn Tiến

© 2022 TDC
CƠNG TY TNHH TƯ VẤN TRẦN ĐÌNH CỬU
163A-165 BC 1, P. 12, Q.Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
www.trandinhcuu.com | www.phạmxuântiến.vn

1


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Giới thiệu
Thưa Quý Anh/Chị, với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn các doanh
nghiệp, đội ngũ chuyên gia tư vấn của TDC đúc kết được rất
nhiều bài học quý giá. Nay xin chia sẻ 03 câu chuyện quản lý của
03 doanh nghiệp để Anh/Chị cân nhắc thực hiện chương trình
chuyển đổi số sao cho hiệu quả và phù hợp với bối cảnh của
doanh nghiệp mình.
Doanh nghiệp thứ 1:
Doanh nghiệp này là một công ty sản xuất thuộc lĩnh vực cơ khí &
điện, có tổng cộng 125 nhân viên, đã hoạt động được 8 năm và
đang phát triển ổn định. CEO của doanh nghiệp này rất muốn
kiểm sốt tính “Hiệu quả tức thì” của từng cơng việc, từng hoạt
động, từng q trình, từng bộ phận, từng đơn hàng, từng dự án &
của từng người. Vị CEO này mong muốn có báo cáo ngay tức thì
về những điều này. Việc kiểm sốt, ghi nhận kết quả kiểm sốt và
báo cáo thủ cơng chiếm quá nhiều thời gian, báo cáo chậm trễ,
không kịp thực hiện các hành động dự phòng, điều chỉnh kịp thời,
suốt ngày phải đi xử lý sự vụ đã rồi.
Sau một thời gian tìm hiểu, vị CEO phát hiện trên thị trường có
rất nhiều phần mềm được thiết kế sẵn, giúp kiểm sốt chi tiết
các yếu tố:
•

Cơng việc được giao cho từng người


•

Khung thời gian thực hiện, bao gồm thời hạn phải hồn
thành cho từng cơng việc

•

Mức độ ưu tiên của từng cơng việc

•

Cho phép đính kèm file mơ tả rõ các yêu cầu chi tiết đối
với công việc.

Đặc biệt, các phần mềm này cung cấp giao diện rất trực quan,
vận hành đa nền tảng (chạy được trên máy tính để bàn, laptop,
máy tính bảng, điện thoại Android và iPhone), cho phép thực hiện
giao việc bằng thao tác “kéo – thả” mang đến trải nghiệm người
dùng thật tuyệt vời. Nó cũng cung cấp các báo cáo theo thời gian
thực về:
2


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
•

Tình trạng thực hiện của từng cơng việc

•


Tỷ lệ hồn thành các cơng việc được giao của từng người

•

Cảnh báo các cơng việc q hạn

•

Chỉ rõ cơng việc đang bị “tắc” ở vị trí nào, ai là người đang
xử lý.

Những báo cáo này giúp kiểm soát tiến độ thực hiện công việc
cực kỳ hiệu quả, hầu hết các vấn đề nảy sinh đều được xử lý kịp
thời.
Sau một thời gian áp dụng, với mong muốn phân tích dữ liệu để
thực hiện các cải tiến chuyên sâu hơn, lúc này phần mềm đang sử
dụng không thể cung cấp được các bảng tổng hợp dữ liệu chi
tiết các thơng tin như:
•

Kết quả kiểm tra chất lượng các chi tiết gia công, bao gồm
kết quả đo lường về quy cách, độ dày của lớp sơn, cảm
quan chất lượng mối hàn,…của từng đơn hàng, từng cơng
đoạn, từng ca sản xuất.

•

Tỷ lệ hao hụt của từng mã vật tư, của từng đơn hàng


•

Số giờ cơng tham gia thực hiện từng cơng đoạn, từng đơn
hàng

•

Tỷ lệ sản phẩm lỗi, phân loại lỗi, công đoạn phát sinh lỗi,
khoảng thời gian phát sinh lỗi (theo ca sản xuất)

•

Mức độ sử dụng năng lượng điện, khí hàn,..

Vấn đề ở chỗ, tất cả các thông tin theo dõi, đo lường này đều
được nhân viên giám sát ghi nhận lại, chúng đều được gửi bằng
file báo cáo đính kèm trên phần mềm. Nay muốn có bảng tổng
hợp các thơng tin này thì cần phải mở từng file để xem và tổng
hợp dữ liệu vào file Excel chung, rồi mới có thể sử dụng để phân
tích được.
Đến đây, vị CEO phát hiện các phần mềm dạng này chỉ đáp ứng
mục tiêu kiểm soát: (1) số lượng (Productivity); (2) thời gian /
tiến độ (Time). Khơng thể dùng để kiểm sốt các chỉ tiêu chất
lượng (Quality), điều này có nghĩa là rất khó đánh giá hiệu quả vì
khơng thể phân tích đánh giá đầy đủ các chỉ tiêu kiểm soát.

3


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Rất rõ ràng, để quản lý “Hiệu quả tức thì”, nhất định ta phải
kiểm soát được cả P, T, Q.
Vị CEO tiếp tục tìm kiếm và được giới thiệu các phần mềm ERP
có khả năng đáp ứng đầy đủ các tiêu chí mà vị CEO này đưa ra,
nhưng chỉ ngặt một điều là chi phí đầu tư cho phần mềm quá đắt
đỏ. Phí này bao gồm phí bản quyền, phí triển khai, phí đầu tư
nâng cấp cơ sở hạ tầng mạng và thiết bị, phí đào tạo chuyển giao,
… là 1.300.000.000đ, phí này chưa bao gồm phí bảo trì hàng
năm. Vị CEO thất kinh với mức phí này và cảm thấy q sức đối
với doanh nghiệp mình.
Giải quyết bài tốn ngân sách cho chuyển đổi số thực sự là vấn
đề đau đầu đối với các doanh nghiệp SME.
Doanh nghiệp thứ 2:
Doanh nghiệp này là một công ty hoạt động trong lĩnh vực in bao
bì rất lớn, đã hoạt động 30 năm. Họ đã tự triển khai và vận hành
phần mềm ERP gần 10 năm, đã gặt hái được rất nhiều kết quả.
Tuy nhiên, họ gặp phải các vấn đề sau đây:
•

Khơng thể chuyển đổi số tồn diện các biểu mẫu giám sát
chất lượng tại từng công đoạn. Lý do là các biểu mẫu này
vừa chi tiết, vừa thường xuyên thay đổi theo yêu cầu kiểm
soát của các tiêu chuẩn, yêu cầu của khách hàng,...Kết
quả là vẫn phải duy trì ghi chép tay vào biểu mẫu giám
sát.

•

Vì duy trì ghi chép tay, nên rất khó kiểm sốt đảm bảo
nhân viên giám sát đúng tần suất quy định, càng khơng

thể phân tích dữ liệu tức thời đưa đến nhiều sự cố về chất
lượng mà lẽ ra có thể ngăn ngừa được.

•

Việc phân tích cải tiến dựa trên dữ liệu gần như bị bỏ ngỏ,
có quá nhiều hồ sơ giám sát viết tay, và cần đáng kể thời
gian nếu muốn lập các bảng tổng hợp dữ liệu.

Các khó khăn này cũng làm cho CEO rất đau đầu, làm thế nào để
quản lý “Hiệu quả tức thì” dựa trên nền ERP đã có?

4


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Doanh nghiệp thứ 3:
Đây là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm,
sau một thời gian dài xây dựng hệ thống quy trình và áp dụng hệ
thống báo cáo bằng Excel, Ban Giám đốc đã quyết định triển khai
áp dụng ERP với mong đợi kiểm soát các hoạt động tốt hơn.
Sau khi triển khai ERP, các báo cáo kết quả sản xuất được lập và
gửi trễ hơn so với trước khi làm ERP, cụ thể:
•

Trước triển khai ERP: 09 giờ sáng hơm nay đã hồn tất
báo cáo kết quả sản xuất của hôm qua, bao gồm các chỉ số
về sử dụng nguyên nhiên liệu, nhân công, chỉ tiêu chất
lượng, thơng số q trình và các vấn đề phát sinh trong
quá trình sản xuất. Lúc bấy giờ Ban Giám đốc chỉ nhận

một báo cáo là bao gồm đủ nội dung yêu cầu.

•

Sau khi triển khai ERP: 16 giờ chiều hơm nay mới có báo
cáo kết quả sản xuất của hôm qua, lúc này Ban Giám đốc
nhận được 02 báo cáo, một báo với dữ liệu từ ERP, và báo
cáo còn lại là dữ liệu lấy từ các file Excel.

Sau khi điều tra về sự khác biệt này, Ban Giám đốc phát hiện
nguyên nhân sau:
•

Trước khi làm ERP, phụ trách mỗi công đoạn đều tự nhập
báo cáo của mình vào file Excel rồi gửi về cho thư ký sản
xuất tổng hợp thành một file báo cáo chung.

•

Sau khi làm ERP, vì chỉ có một số người có tài khoản ERP
(vì lý do chi phí tăng theo số tài khoản người dùng), nên
các phiếu giám sát ghi tay được chuyển về cho những
người này nhập liệu, nhiều phiếu quá, họ nhập khơng kịp.

•

Nhiều chỉ tiêu u cầu báo cáo khơng có trên ERP, nên
những chỉ tiêu này vẫn phải nhập vào File Excel, do vậy
phụ trách mỗi công đoạn sẽ dùng các phiếu giám sát (đã
được ghi tay) để nhập vào File Excel các chỉ tiêu khơng có

trên ERP (mà vẫn phải báo cáo), sau khi nhập xong họ mới
chuyển phiếu giám sát cho nhân viên nhập liệu ERP thực
hiện thao tác nhập liệu vào ERP. Đây chính là lý do làm
báo cáo có trễ hơn kể từ khi áp dụng ERP.

Như vậy, mặc dù có ERP, nhưng khơng phải lúc nào ERP cũng
giải quyết được mọi vấn đề, phần vì lý do chi phí, phần vì lúc
5


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
thiết kế ban đầu đã không lường được hết các vấn đề cần giải
quyết và khi mở rộng lại phát sinh thêm chi phí nữa. Trong
trường hợp này, lãng phí vẫn tồn tại khi có ERP.
Làm thế nào để thực hiện chuyển đổi số hệ thống quy trình mà
khơng lo lắng về chi phí, khơng lo tăng khối lượng cơng việc cho
nhân viên, mà vẫn đảm bảo quản lý “Hiệu quả tức thì”?
Thưa Q Anh/Chị, chúng tơi đã sử dụng 20 năm kinh nghiệm tư
vấn thiết lập các hệ thống quản lý theo quy trình để thiết kế bộ
cơng cụ OEMS - OPEN EFFECTIVE MANAGEMENT SYSTEM
(thay thế cho phiên bản trước đó là EMS4.0) nhằm giải quyết các
vấn đề đau đầu của các CEO / Chủ doanh nghiệp SME đang gặp
phải mà các phần mềm ERP và các phần mềm khác chưa giải
quyết được, có thể là do vấn đề chi phí hoặc thời gian.
OEMS giúp các doanh nghiệp quản lý “Hiệu quả tức thì” từng
cơng việc, từng q trình, hoạt động, bộ phận, cá nhân, đơn
hàng, dự án, hay hợp đồng,…
Và một tin rất vui dành cho Anh/Chị là chúng tơi cung cấp OEMS
mà khơng thu phí bản quyền. Do đó, Anh/Chị khơng phải lo
lắng, bận tâm q nhiều về kinh phí.

Vậy để có thơng tin chi tiết hơn về lợi ích, cách áp dụng & chuẩn
bị như thế nào khi triển khai chuyển đổi số hệ thống quy trình &
biểu mẫu bằng OEMS, Anh/Chị dành khoảng 30 phút để xem nội
dung tiếp theo của eBook này.

Chúc Anh/Chị thành cơng & ngày càng phát triển!
Đại diện Nhóm tác giả,
Phạm Xuân Tiến

6


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Mục lục
Giới thiệu......................................................................2
1. Chuyển đổi số là gì?.................................................8
Lợi ích của chuyển đổi số?.......................................8
Thách thức khi thực hiện chuyển đổi số?.................9
Khi nào cần chuyển đổi số?......................................9
OEMS giải quyết vấn đề gì?...................................11
2. Cắt giảm chi phí & Nâng cao năng suất................16
3. OEMS & LibreOffice..............................................27
4. OEMS - Các chức năng chính.................................30
4.1 Thiết kế biểu mẫu.............................................31
4.2 Quản lý các vai trò............................................32
4.3 Phân quyền.......................................................32
4.3 Luồng thơng tin................................................35
4.3 Quản lý người dùng..........................................36
4.6 Phê duyệt quy trình..........................................37

4.7 Vận hành quy trình...........................................38
4.7.1 Tạo hồ sơ mới.............................................38
4.7.2 Xử lý hồ sơ đến..........................................39
4.7.3 Tra cứu hồ sơ.............................................40
4.8 Báo cáo.............................................................42
4.8.1 Tiến trình & kết quả thực hiện..................42
4.8.2 Báo cáo phân tích tổng hợp.......................42
5. Bảo mật..................................................................46
6. Yêu cầu tối thiểu.....................................................46
6.1 Thiết bị đầu cuối...............................................46
6.2 Server...............................................................47
6.3 Nhân sự tham gia thiết kế & vận hành............47

7


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

1. Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số là một sự chuyển
đổi sâu sắc và toàn diện của doanh
nghiệp, liên quan đến việc sử dụng
các công nghệ kỹ thuật số để tối
ưu hóa quy trình kinh doanh, cải
thiện năng suất và cải thiện trải
nghiệm của khách hàng.
Ngày nay, càng nhiều CEO / Chủ
doanh nghiệp đã nhận ra sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt
động kinh doanh của họ. Các giải pháp kỹ thuật số mang lại lợi
thế cạnh tranh, nâng cao năng suất - chất lượng, tạo ra các

phương pháp kinh doanh có lợi nhuận, thúc đẩy tính đồng bộ,
nhất quán & tăng trưởng ổn định. Do đó, càng ngày càng có
nhiều doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số.

Lợi ích của chuyển đổi số?
(1) Giảm chi phí & tăng hiệu quả hoạt động
◦

Tự động hóa các q trình nội bộ

◦

Ngăn ngừa lỗi của con người

◦

Lưu trữ dữ liệu an toàn, loại bỏ các dư thừa, rút ngắn
chuỗi & thời gian trao đổi thông tin

(2) Ra quyết định kịp thời
◦

Giảm và tiến tới loại trừ độ trễ của dữ liệu

◦

Phân tích dữ liệu theo thời gian thực

◦


Các cấp quản lý tiếp cận dữ liệu nhanh chóng và nhất
quán

(3) Đạt được cải tiến liên tục & nâng cao trải nghiệm của
khách hàng
◦

Cải tiến q trình trên cơ sở phân tích dữ liệu

◦

Cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm - dịch vụ

◦

Cải tiến tối ưu mức độ sử dụng nguồn lực

8


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Thách thức khi thực hiện chuyển đổi số?
(1) Chi phí thực hiện: Các chủ doanh nghiệp có
thể lo lắng về chi phí trả trước của việc
thực hiện các chuyển đổi số. Nó có thể là
một khoản đầu tư lớn.
(2) Thời gian thực hiện: Ngoại trừ sử dụng các
phần mềm dựng sẵn, các chương trình yêu
cầu chuyển đổi số các quy trình & biểu

mẫu đặc thù của doanh nghiệp thường kéo
dài, đơi khi đơn vị thời gian tính bằng năm.
(3) Rủi ro hệ thống trở nên lỗi thời nhanh
chóng: Mơi trường kinh doanh địi hỏi thay
đổi, cải tiến mơ hình & các quá trình một cách liên tục.
Điều này đưa đến việc các quy trình đã được chuyển đổi
số khơng cịn thích hợp với bối cảnh kinh doanh hiện tại.

Khi nào cần chuyển đổi số?
Chuyển đổi số đem lại các lợi ích to lớn, nâng cao kết quả hoạt
động của các doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Tuy
nhiên, việc xác định thời điểm thực hiện chuyển đổi số không
phải lúc nào cũng dễ dàng.
Nếu bạn thực hiện chuyển
đổi số các quy trình chưa
được chuẩn hóa thì chẳng
khác nào bạn nhân bản
“cách làm không tiêu chuẩn”
và nhiều khi điều này tạo ra các
hệ quả nghiêm trọng đối với
hoạt động kinh doanh của bạn.
Vậy cần phải chuẩn hóa quy
trình trước rồi mới chuyển đổi số sau?

9


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Vì bối cảnh hoạt động kinh doanh ln thay đổi, đưa đến hệ quả
là quy trình đã được chuẩn hóa nhanh chóng trở thành khơng phù

hợp cho việc áp dụng, và hoạt động cải tiến, tái chuẩn hóa quy
trình cần được thực hiện rất thường xuyên. Nếu chờ đến khi quy
trình được chuẩn hóa xong mới thực hiện chuyển đổi số thì biết
khi nào mới thực hiện được?
Có lẽ sự thay đổi, đổi mới, cải tiến liên tục trong cách làm nhằm
đáp ứng yêu cầu kiểm soát & điều hành phù hợp với bối cảnh
hoạt động kinh doanh là trở ngại lớn đối với các chương trình
chuyển đổi số tồn diện hệ thống quy trình của các doanh
nghiệp, vì mỗi khi cải tiến quy trình, thay đổi thơng tin cần theo
dõi, đo lường, kiểm soát,… là mỗi khi phải cấu hình lại hệ thống
phần mềm, làm phát sinh đáng kể chi phí cho doanh nghiệp. Và
vì thế, khơng q khó để hiểu được lý do tại sao nhiều giám đốc
điều hành tìm kiếm mơ hình chuẩn được thiết kế sẵn và ép các
quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình theo, hoặc là chần
chờ khơng thực hiện các chương trình chuyển đổi số.

Với sự phát triển của kỹ thuật công nghệ thông tin ngày nay, việc
cung cấp các giải pháp chuyển đổi số tồn diện hệ thống quy
trình của một doanh nghiệp khơng phải là bài tốn khó đối với
các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm. Vấn đề trở ngại mà
doanh nghiệp gặp phải đó chính là thời gian & chi phí, các CEO /
Chủ doanh nghiệp lo lắng về vòng đời hoặc chu kỳ cập nhật, họ lo
rằng “chưa kịp thu hồi vốn” thì phần mềm khơng còn phù hợp để
sử dụng nữa.

10


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Vậy vấn đề cần giải quyết để CEO / Chủ doanh nghiệp quyết định

thực hiện các chương trình chuyển đổi số ngay lập tức là:
(1) Thời gian thực hiện chương trình chuyển đổi số ngắn
(2) Chuyển đổi đúng quy trình đặc thù của doanh nghiệp,
khơng áp đặt mẫu quy trình dựng sẵn.
(3) Dễ dàng cập nhật hệ thống quy trình đã được chuyển đổi
& chi phí cập nhật thấp
Ngồi ra, các CEO / Chủ doanh nghiệp cũng cần cam kết & duy
trì cung cấp nguồn lực để thực hiện các hoạt động chuyển đổi số,
đảm bảo các quá trình đã được chuẩn hóa trước khi tiến hành
chuyển đổi, tránh tình trạng sửa đổi do thiếu xem xét kỹ lưỡng sự
phù hợp của các quy trình.

OEMS giải quyết vấn đề gì?
Sử dụng kinh nghiệm 20 năm trong lĩnh vực tư vấn thiết lập và
cải tiến hệ thống quản lý, hiểu rõ nhu cầu thiết lập hệ thống quy
trình tiêu chuẩn và phương pháp cải tiến các quá trình. Đội ngũ
chuyên gia của Cơng ty TNHH Tư vấn Trần Đình Cửu xây dựng
bộ công cụ OEMS giúp các doanh nghiệp:

a) OEMS giúp đạt được các lợi ích của chuyển đổi số
(1) Giảm chi phí & tăng hiệu quả
hoạt động
•

Tự động hóa tồn bộ quy
trình & biểu mẫu, bao gồm
cả các báo cáo tổng hợp.

•


Loại trừ hồn tồn việc ghi
chép tay

•

Ngăn ngừa lỗi của con người
11


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
(2) Ra quyết định kịp thời
•

Dữ liệu được ghi nhận trực tiếp vào cơ sở dữ liệu dùng
chung.

•

Báo cáo & phân tích dữ liệu theo thời gian thực,

•

Cho phép làm việc tại bất kỳ đâu có internet

(3) Đạt được cải tiến liên tục & nâng cao trải nghiệm của
khách hàng
•

Phân tích dữ liệu theo thời gian thực, xác định nhu cầu
và thực hiện cải tiến nâng cao kết quả hoạt động của

các q trình

•

Phân tích dữ liệu theo thời gian thực, xác định nhu cầu
và thực hiện cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ

•

Phân tích dữ liệu theo thời gian thực, xác định nhu cầu
và thực hiện cải tiến tối ưu mức độ sử dụng nguồn lực

b) OEMS giúp vượt qua các thách thức
(1) Chi phí thực hiện:
▪

Doanh nghiệp khơng
phải trả phí bản
quyền khi sử dụng
OEMS, vì OEMS được
thiết kế tích hợp vào
bộ phần mềm mã
nguồn mở LibreOffice,
sử dụng cơ sở dữ liệu
PostgreSQL.

▪

Doanh nghiệp không phải tuyển dụng nhân sự bổ
sung để thiết lập và vận hành OEMS, vì nó được thiết

kế theo cách đảm bảo bất kỳ ai biết dùng Excel & được
đào tạo cơ bản về OEMS đều có thể thực hiện chuyển
đổi số bất kỳ quy trình & biểu mẫu nào để chúng vận
hành tự động.

▪

Doanh nghiệp hồn tồn có thể sử dụng hệ thống
máy tính hiện có để triển khai OEMS, vì LibreOffice
có thể vận hành trên các máy tính (PC, Laptop) chạy

12


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
hệ điều hành Window 7 SP1 trở lên, và hầu hết các
máy tính chạy các phiên bản Linux.
(1) Thời gian thực hiện: 01 ngày là thời gian cần thiết để
chuyển đổi số một quy trình đặc thù, đã được chuẩn hóa,
của doanh nghiệp bằng OEMS, bao gồm các biểu mẫu
kèm theo.
(2) Rủi ro hệ thống trở nên lỗi thời nhanh chóng:
▪

Doanh nghiệp khơng phải lo
lắng về hệ thống đã được
chuyển đổi có lỗi thời hay
khơng, vì OEMS được thiết kế
nhằm giúp doanh nghiệp tự
chủ trong việc phát triển, cải

tiến, cập nhật các quy trình &
biểu mẫu đã được chuyển đổi
một cách dễ dàng, đảm bảo hệ thống được chuyển đổi
số luôn phù hợp với bối cảnh hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.

▪

Việc cập nhật quy trình đã chuyển đổi trên OEMS có
thể được thực hiện “ngay lập tức”, vì OEMS khơng
u cầu thiết kế lại tồn hệ thống quy trình khi phát
sinh nhu cầu cải tiến, cập nhật.

Hình minh họa so sánh thời gian thực hiện một quá trình điển hình từ
khi phát sinh u cầu cơng việc cho đến khi có báo cáo tổng hợp (ví dụ
báo cáo tháng, báo cáo quý) về kết quả thực hiện quá trình.

Biểu
mẫu in

Lấy &
điền
phiếu

File Biểu
mẫu

Mở file
& điền
phiếu


File Biểu
mẫu

Mở file
& điền
phiếu

Di chuyển
trình ký

Ký

Ký

Ký

Ký

Ký

Di chuyển
trình ký

Ký

Thực hiện Cập nhật, Hồ sơ,
cơng việc & báo cáo báo cáo
tổng hợp


File
Thực hiện Cập nhật,
Báo cáo
công việc & báo cáo tổng hợp
tổng hợp

Thực hiện
công việc

13

Database

File
Báo cáo
tự động

Áp dụng
chữ ký
điện tử
Sốdụng
hóa
Sử
bằng
OEMS
EMS4.0


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
OEMS được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện ngay các

chương trình chuyển đổi số mà khơng gặp bất kỳ trở ngại đáng
kể nào vì:
(1) Chỉ cần 01 ngày để chuyển đổi hồn tất một quy trình
đặc thù của doanh nghiệp bằng OEMS. Điều này giúp
doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện chương trình
chuyển đổi số, đáp ứng nhu cầu kiểm sốt và điều hành
của mình.
(2) OEMS thực hiện chuyển đổi đúng quy trình đặc thù
của doanh nghiệp, khơng áp đặt mẫu quy trình dựng
sẵn, và gần như giữ nguyên định dạng trình bày các biểu
mẫu mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng. Điều này giúp
giảm thời gian đào tạo và nâng cao tính tuân thủ.
(3) Khi cần thay đổi, cập nhật, cải tiến một quy trình hay biểu
mẫu, chỉ cần 01 ngày để hoàn tất việc chuyển đổi số
quy trình / biểu mẫu sau thay đổi, cập nhật, cải tiến. Và
đặc biệt là, một khi đã được tư vấn chuyển giao, nhân sự
của doanh nghiệp hoàn tồn có thể tự tiến hành các cập
nhật với chi phí 0 đồng.

14


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Thực tế, trong quá trình tư vấn trong suốt 20 năm qua, chúng tôi
nhận thấy các CEO / Chủ doanh nghiệp hay có quan điểm sau
đây:
(1) Khi quy mơ nhỏ, quan điểm thường là “Doanh nghiệp của
tơi cịn rất nhỏ, không cần phải chuyển đổi số, mọi việc
đều đang được kiểm soát tốt!”.
(2) Sau một thời gian, Doanh nghiệp phát triển, quy mô tăng

lên, đơn hàng về nhiều. Lúc này, quan điểm mới xuất hiện
là: “Hiện nay bận quá, việc làm khơng hết, khơng có thời
gian để thực hiện chuyển đổi số!”
(3) Đến khi Doanh nghiệp phát triển quá lớn, mất khả năng
kiểm soát, vấn đề phát sinh ngày càng nhiều, suốt ngày lo
điều hành “chữa cháy”. Quan điểm lúc này là: “Lúc này là
lúc nào mà chuyển với chả đổi!”
Và cuối cùng là kết thúc!

Vì vậy, chúng tơi kêu gọi các CEO / Chủ doanh nghiệp, hãy vì sự
phát triển của chính mình, của nhân viên và của xã hội:

Hãy thực hiện chuyển đổi số ngay hôm nay!

Hãy liên hệ với chúng tơi để được tư vấn hỗ trợ:

•

Phạm Xuân Tiến – 0903495804 -

15


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

2. Cắt giảm chi phí & Nâng cao năng suất
Phần này trình bày gợi ý các giải pháp cắt giảm chi phí thơng qua chương trình chuyển đổi số bằng
OEMS
Tình huống
Vận hành bất kỳ

quy trình nào
với
các
biểu
mẫu ghi chép
tay

Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

•

Chi phí giấy, mực, máy in, máy
photo,... để chuẩn bị sẵn các biểu
mẫu trắng.

•

Chuyển đổi số quy trình và các biểu
mẫu bằng OEMS

•

Chi phí trang bị các phương tiện sử
dụng cho việc sắp xếp, lưu trữ hồ
sơ (ví dụ bìa cịng, tủ, kệ,…).

•


Trang bị khơng gian lưu trữ dữ liệu
số [cơ sở dữ liệu dùng cho OEMS]

•

Thời gian tìm kiếm, truy cập và cất
giữ (kể cả khi bạn có làm 5S).

•

Tạo và cấp tài khoản truy cập cho
từng nhân sự tham gia thực hiện
quy trình. Sử dụng tính năng Tìm
kiếm & Truy vấn của OEMS

•

Thời gian di chuyển, chờ trình ký
(xác nhận, phê duyệt).

•

Định nghĩa luồng thơng tin trên
OEMS để biểu mẫu tự động được

16


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống


Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

•

Thời gian di chuyển để nhận lại hồ
sơ đã được duyệt.

•

Chi phí photo nhân bản / thời gian
scan để phát hành bản được duyệt
đến người liên quan.

•

Chi phí ẩn gây ra bởi việc phải có
mặt tại nơi làm việc mới có thể xử
lý các hồ sơ chứng từ (tạo lập, kiểm
tra, phê duyệt, báo cáo,…)

•

Với OEMS bạn có thể làm việc tại
bất kỳ đâu có máy tính được cài đặt
OEMS và có mạng internet.

•


Thời gian nhập dữ liệu từ các bản
ghi chép tay vào file theo dõi để lập
các báo cáo theo dõi tiến độ, báo
cáo tổng hợp, báo cáo phân tích,…

•

Cập nhật thơng tin trực tiếp trên
OEMS.

•

OEMS đảm nhiệm vai trị tổng hợp
dữ liệu tự động.

•

Xác định thời điểm bắt đầu & kết
thúc thực hiện một tác vụ (biểu
mẫu).

•

Thiết kế các báo cáo theo dõi tiến

•

Chi phí ẩn do việc khơng ra được
quyết định kịp thời và/hoặc thực

hiện các hành động tiếp theo do độ
trễ của dữ liệu báo cáo thủ công.

17

chuyển đến người liên quan.


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Mua phần mềm
dựng sẵn nhằm
tận dụng các
“thực hành tốt”
của ngành & rút
ngắn thời gian

Các loại chi phí có thể cắt giảm
•

Chi phí ẩn do các quyết định hành
động khơng được thực thi đúng hạn
vì khơng có hệ thống theo dõi, truy
vết.

•

Chi phí ẩn do sai sót trong việc
nhập dữ liệu, che giấu sai lỗi, chỉnh

sửa dữ liệu báo cáo.

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
độ, báo cáo tổng hợp & phân tích
dữ liệu trên OEMS

•

Loại bỏ nhập liệu nhiều lần bằng
cách nhập dữ liệu trực tiếp trên
OEMS

•

OEMS đảm trách việc tổng hợp dữ
liệu tự động, ngăn ngừa chỉnh sửa
và truy vết mọi thay đổi thơng tin
báo cáo.

•

Chi trả cho những tính năng sẵn có
của phần mềm mà doanh nghiệp
khơng có nhu cầu sử dụng hoặc
không cần sử dụng trong lúc này.

•

Chuyển đối số quy trình & biểu
mẫu đúng theo nhu cầu kiểm soát

& điều hành thực tế của doanh
nghiệp bằng OEMS

•

Chi phí gây ra bởi việc điều chỉnh
cách làm thực tế để phù hợp với mơ
hình hoạt động của phần mềm

•

Phát triển mở rộng quy trình, biểu
mẫu và chuyển đổi chúng khi có
nhu cầu.

18


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Các loại chi phí có thể cắt giảm

thực
hiện
chuyển đổi số

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

dựng sẵn. Điều này có nghĩa là phải

sửa lại quy trình để phù hợp với
phần mềm dựng sẵn.
•

•

Chi phí trang bị / nâng cấp cơ sở hạ
tầng mạng, server, thiết bị đầu cuối
và tuyển dụng bổ sung nhân sự
chuyên trách IT.

Chi phí cho việc đào tạo nhân viên
làm quen với phần mềm mới, quy
trình mới, cách thức ghi nhận dữ
liệu hoàn toàn khác biệt với cách
thức đang thực hiện.

19

•

OEMS có thể vận hành tốt trên
máy tính chạy hệ điều hành
Window 7 SP1 trở lên, do vậy bạn
hồn tồn n tâm sử dụng thiết bị
hiện tại.

•

OEMS chỉ yêu cầu nhân sự biết

Excel và được đào tạo về thiết lập,
vận hành, quản trị OEMS để có thể
làm chủ OEMS

•

OEMS tích hợp với LibreOffice
Calc có giao diện tương tự Excel
quen thuộc với nhân viên của bạn.

•

Thiết kế màn hình nhập liệu và các
màn hình báo cáo giống với phiên
bản giấy đang được sử dụng, loại


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
trừ sự khác biệt giữa thực tế đang
vận hành và cách thức vận hành
trên OEMS

•

Khơng loại trừ việc dùng biểu mẫu

ghi chép tay vì giới hạn số lượng
người dùng (phí bản quyền).

•

Chi phí cho việc nhập thơng tin
trên biểu mẫu ghi chép tay vào
phần mềm, vừa tồn tại rủi ro sai
sót, vừa khơng đảm bảo tính kịp
thời của dữ liệu.

•

Loại trừ hồn tồn việc ghi chép dữ
liệu bằng tay vào các biểu mẫu in.
OEMS miễn phí bản quyền và
khơng giới hạn số lượng người
dùng.

•

Tồn bộ dữ liệu được lưu trữ trong
cơ sở dữ liệu trên cơ sở dữ liệu
dùng chung (do bạn quản lý).

•

Chi phí cho việc lưu trữ, tìm kiếm
lại hồ sơ gốc (bản ghi chép tay).


•

Khi cần thiết, các biểu mẫu trên
OEMS vẫn có thể được in ra.

•

Chi phí ẩn do nhân viên vừa phải sử
dụng phần mềm để cập nhật dữ
liệu, vừa phải sử dụng Excel hoặc
phần mềm khác để phân tích dữ
liệu.

•

LibreOffice Calc chính là phần
mềm bảng tính, có đầy đủ các tính
năng tính tốn, dựng các đồ thị
trực quan cơ bản như Excel, vì vậy,
chỉ cần sử dụng OEMS tích hợp

20


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

trong LibreOffice Calc là đủ.

Thuê
đơn
vị
cung cấp phần
mềm thiết kế
“may đo” theo
tình hình thực tế
của
doanh
nghiệp

•

Thiết kế “may đo” ln địi hỏi thời
gian và chi phí rất đáng kể.

•

OEMS Miễn phí bản quyền, thời
gian triển khai cực kỳ nhanh chóng,
chuyển đổi xong quy trình nào là có
thể áp dụng được ngay quy trình đó
một cách tự động.

•

Rủi ro phần mềm nhanh chóng rơi
vào tình trạng khơng phù hợp vì

thay đổi bối cảnh hoạt động của
doanh nghiệp.

•

Nhân sự được đào tạo về OEMS có
khả năng tự mở rộng, cập nhật các
quy trình & biểu mẫu đã được
chuyển đổi số, đảm bảo chúng ln
phù hợp cho việc áp dụng.

•

Chi phí cho thiết kế dự phịng các
tính năng mở rộng trong tương lai,
và đơi khi chúng khơng bao giờ
được dùng đến.

•

OEMS được thiết kế cho phép thực
hiện cập nhật, mở rộng các quy
trình & biểu mẫu đã chuyển đổi dễ
dàng, do vậy khơng phải thiết kế dự
phịng, chỉ cần thiết kế vừa đủ
dùng trong hiện tại, vừa tinh gọn,
vừa hiệu quả.

21



Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

•

Chi phí cho việc cập nhật, mở rộng
tính năng của phần mềm nhằm đáp
ứng nhu cầu kiểm soát & điều hành
của doanh nghiệp khi bối cảnh hoạt
động thay đổi.

•

Nhân sự được đào tạo về OEMS có
khả năng tự mở rộng, cập nhật các
quy trình & biểu mẫu đã được
chuyển đổi số với phí bản quyền 0
đồng, khơng giới hạn số quy trình,
khơng giới hạn số người dùng –>
Phí cập nhật, mở rộng là 0 đồng.

•

Chi phí cho việc vận hành, duy trì
hệ thống, hoặc là tuyển dụng nhân

sự IT hoặc là sử dụng dịch vụ của
đơn vị cung cấp phần mềm.

•

OEMS chỉ yêu cầu nhân sự thiết
kế, vận hành, quản trị biết sử dụng
Excel và được đào tạo về OEMS do
đó khơng làm phát sinh chi phí vận
hành, duy trì và khơng u cầu
tuyển dụng bổ sung nhân sự IT.

•

Chi phí duy trì chính là chi phí chi
trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ về
Server mà bạn lựa chọn (nếu không
đầu tư Server tại doanh nghiệp).

22


Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Sử dụng phần
mềm thiết kế
đặc thù theo
ngành và được
tùy biến lại theo

điều kiện thực
tế của doanh
nghiệp

Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

•

Chi phí ẩn do phụ thuộc hoàn toàn
vào đơn vị thiết kế phần mềm

•

Sau khi được tư vấn chuyển giao,
doanh nghiệp hồn tồn làm chủ
OEMS và khơng phụ thuộc vào bất
kỳ bên nào.

•

Chi phí bản quyền theo tính năng /
thời gian sử dụng / số tài khoản
người dùng / dung lượng lưu trữ

•

OEMS Miễn phí bản quyền và
khơng giới hạn số tài khoản người

dùng, khơng giới hạn số tính năng.

•

OEMS sử dụng Server do chính
doanh nghiệp quản lý nên khơng
giới hạn dung lượng lưu trữ hay
thời gian sử dụng.

•

OEMS chuyển đổi số chính quy
trình và biểu mẫu tốt nhất đang
được doanh nghiệp sử dụng, khơng
những khơng thay đổi quy trình mà
cả dạng trình bày của biểu mẫu
cũng được bảo tồn. Điều này giúp
nhân sự của doanh nghiệp nhanh

•

Khơng phải mọi quy trình đặc thù
của doanh nghiệp đều có thể cấu
hình khớp hồn tồn trên phần
mềm, do đó vẫn phát sinh các chi
phí ẩn gây ra bởi sự gị ép quy trình
thực tế cho phù hợp với khả năng
tùy biến của phần mềm và của đơn
23



Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống

Các loại chi phí có thể cắt giảm

Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

vị triển khai.

chóng thích ứng với OEMS hơn là
với các phần mềm khác.

•

Chi phí ẩn do phụ thuộc hồn tồn
vào đơn vị thiết kế chuyển giao
phần mềm

•

Sau khi được tư vấn chuyển giao,
doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ
OEMS và khơng phụ thuộc vào bất
kỳ bên nào.

•

Chi phí cho việc vận hành, duy trì
hệ thống, hoặc là tuyển dụng nhân

sự IT hoặc là sử dụng dịch vụ của
đơn vị cung cấp phần mềm.

•

OEMS chỉ yêu cầu nhân sự thiết
kế, vận hành, quản trị biết sử dụng
Excel và được đào tạo về OEMS do
đó khơng làm phát sinh chi phí vận
hành, duy trì và khơng u cầu
tuyển dụng bổ sung nhân sự IT.

•

Chi phí duy trì chính là chi phí chi
trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ về
Server mà doanh nghiệp lựa chọn
(nếu không đầu tư Server tại doanh
nghiệp).

24