1

Chương 7

Sổ kế tốn, các hình thức kế tốn
và tổ chức bộ máy kế toán


Khái niệm sổ kế toán
- Về mặt lý thuyết: Sổ kế toán là biểu hiện vật
chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên
sổ là sự biểu hiện nguyên lý của phương pháp ghi
sổ kép.

- Về mặt ứng dụng: là phương tiện vật chất cần
thiết để người làm kế tốn ghi chép, phản ánh
một cách có hệ thống các thơng tin kế tốn theo

thời gian cũng như theo đối tượng.


Sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toán
- Sửa chữa trên sổ ghi bằng tay
- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính

- Sửa chữa sau khi báo cáo năm được duyệt
- Điều chỉnh sổ kế toán


Sửa chữa sổ kế toán ghi bằng tay
Nguyên tắc: Khi phát hiện sổ kế tốn ghi bằng tay có

sai sót trong q trình ghi sổ kế tốn thì khơng được

tẩy xố làm mất dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà
phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:
(1)- Phương pháp cải chính
(2)- Phương pháp ghi số âm (Phương pháp ghi đỏ)
(3)- Phương pháp ghi bổ sung


a. Phương pháp cải chính
- Điều kiện áp dụng: TH ghi chép sai sót, nhầm lẫn
được phát hiện sớm khi chưa cộng sổ và vẫn đúng quan
hệ đối ứng TK.
- Cách chữa: gạch số ghi sai bằng dòng mực đỏ, sau
đó ghi lại số đúng bằng mực thường ở phía trên số ghi

sai. Người chữa và kế toán trưởng cùng ký tên xác nhận.

Click

5


Ví dụ: Rút TGNH về nhập quỹ TM: 10.000.000
Nợ
TK 112 “TGNH”
Có
SD: xxx
10.000.000 (111)
9.000.000 (111)

0
10.000.000
SD: xxx

Nợ
TK 111 “TM”
SD: xxx
(112) 10.000.000
(112) 9.000.000
10.000.000
SD: xxx

Có

0

10.000.000
Nợ TK 111 “TM”
: 9.000.000
10.000.000
Có TK 112 “TGNH”
: 9.000.000
6


b. Phương pháp ghi bổ sung
- Điều kiện áp dụng:

+ Trường hợp ghi sai số liệu mà số sai nhỏ hơn
số đúng, áp dụng sau khi đã cộng sổ nhưng vẫn đúng

quan hệ đối ứng TK.
+ Trường hợp ghi sót NVKT.
- Cách chữa: ghi thêm 1 ĐK ở dòng tiếp sau với số liệu

là chênh lệch giữa số đúng và số sai.
Click

7


Ví dụ: Rút TGNH về nhập quỹ TM: 10.000.000
(ghi sai nhưng sau khi cộng sổ mới phát hiện ra)
Nợ
TK 112 “TGNH”
Có
SD: xxx
9.000.000 (111)
9.000.000
0
1.000.000 (111)
SD: xxx

Nợ
TK 111 “TM”
SD: xxx
(112) 9.000.000
9.000.000
(112) 1.000.000
SD: xxx


Có

0

Đã ghi:

Nợ TK 111 “TM”
: 9.000.000
Có TK 112 “TGNH” : 9.000.000
Ghi thêm: Nợ TK 111 “TM”
: 1.000.000
Có TK 112 “TGNH” : 1.000.000

8


c. Phương pháp ghi âm
- Điều kiện áp dụng:

+ TH ghi sai số liệu mà số sai lớn hơn số đúng được
phát hiện sau khi đã cộng sổ nhưng vẫn đúng quan hệ đối
ứng.
+ Ghi trùng NVKT PS
+ Ghi sai quan hệ đối ứng TK
- Cách chữa:
VD: Người mua chuyển TGNH thanh toán tiền hàng cho
doanh nghiệp: 60.000.000
Click

9



c1. Trường hợp số sai lớn hơn số đúng: giữ
nguyên định khoản nhưng dùng bút đỏ ghi số
tiền thừa

c2. Trường hợp ghi trùng NVKT PS: lập định
khoản mới cùng quan hệ đối ứng, cùng SPS và ghi
bằng bút đỏ để xóa giá trị thừa.
c3. Trường hợp ghi ghi sai định khoản: ghi lại
định khoản sai bằng mực đỏ, sau đó ghi định
khoản đúng bằng mực thường.
10


c1. Số tiền đúng là 60.000.000, nhưng ghi sai thành 90.000.000
Nợ
TK 131 “PTCKH”
Có
SD: xxx
90.000.000 (112)
90.000.000
0
30.000.000 (112)
SD: xxx
Đã ghi:
Sửa:

Nợ TK 112 “TGNH”
Có TK 131 “PTCKH”

Nợ TK 112 “TGNH”
Có TK 131 “PTCKH”

Nợ
TK 112 “TGNH”
SD: xxx
(131) 90.000.000
90.000.000
(131) 30.000.000
SD: xxx

Có

0

: 90.000.000
: 90.000.000
: 30.000.000
: 30.000.000
11


c2. Ghi 2 lần số tiền 60.000.000
Nợ TK 131 “PTCKH”
Có
SD: xxx
60.000.000 (112)
60.000.000 (112)
120.000.000
0

60.000.000 (112)
SD: xxx

Nợ
TK 112 “TGNH”
SD: xxx
(131) 60.000.000
(131) 60.000.000
120.000.000
0
(131) 60.000.000
SD: xxx

Có

Đã ghi: a.

Nợ TK 112 “TGNH”
: 60.000.000
Có TK 131 “PTCKH” : 60.000.000
b. Nợ TK 112 “TGNH”
: 60.000.000
Có TK 131 “PTCKH” : 60.000.000
Sửa:
Nợ TK 112 “TGNH”
: 60.000.000
Có TK 131 “PTCKH” : 60.000.000
12



c3. ĐK đúng: Nợ TK 112 “TGNH”

: 60.000.000

Có TK 131 “PTCKH”: 60.000.000
Nhưng ĐK sai:

ĐK sai: Nợ TK 111 “TM” : 60.000.000
Có TK 131 “PTCKH”: 60.000.000

13


Nợ
TK 131 “PTCKH”
Có
SD: xxx
60.000.000 (111)
60.000.000
0
60.000.000 (111)
60.000.000 (112)
SD: xxx

Nợ
TK 111 “TM”
SD: xxx
(131) 60.000.000
60.000.000
(131) 60.000.000

SD: xxx
Nợ
TK 112 “TGNH”
SD: xxx
(131) 60.000.000
60.000.000
SD: xxx

Có

Có

14


Như vậy

Đã ghi:

Nợ TK 111 “TM”: 60.000.000
Có TK 131 “PTCKH” : 60.000.000

Sửa:

Nợ TK 111 “TM”: 60.000.000

Có TK 131 “PTCKH” : 60.000.000
Và:

Nợ TK 112 “TGNH”: 60.000.000

Có TK 131 “PTCKH” : 60.000.000

Click

15


Sửa chữa trong TH ghi sổ bằng máy tính
(1)- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi BCTC năm nộp
cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực

tiếp vào sổ kế tốn của năm đó trên máy vi tính;
(2)- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp
cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực

tiếp vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi
tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm có sai sót;
(3)- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế tốn bằng máy vi
tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc
“Phương pháp ghi bổ sung”


Sửa chữa sau khi báo cáo năm được duyệt
- Khi báo cáo quyết tốn năm được duyệt hoặc khi cơng việc
thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận
chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên
BCTC liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tốn thì đơn vị phải sửa
lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế tốn có liên quan
theo phương pháp quy định.
- Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế tốn của

năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối
(dòng cuối) của sổ kế tốn năm trước có sai sót (nếu phát hiện
sai sót BCTC đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối
chiếu, kiểm tra.

- Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp
phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán
“Thay đổi chính sách kế tốn, ước tính kế tốn và các sai sót”


HÌNH THỨC KẾ TỐN
- Hình thức kế tốn là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số
lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử

dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hố số liệu từ chứng từ gốc
theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung
cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính,
phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán
- Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp
được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình trên cơ
sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy
đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.


BỘ MÁY KẾ TỐN
VÀ MƠ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN
Bộ máy kế tốn
- Đơn vị kế tốn
- Khối lượng cơng tác kế tốn và các phần hành kế tốn


- Bộ máy kế tốn
- Kế tốn trưởng

Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
- Mơ hình tập trung
- Mơ hình phân tán.
- Mơ hình hỗn hợp


Các hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Ý nghĩa và căn cứ của việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy
kế tốn
- DN cần lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với
đặc điểm hoạt động, qui mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh
doanh của DN; với mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính ở DN
trong giai đoạn hiện nay và xu hướng sau này, với biên chế bộ máy
kế tốn và trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế tốn hiện có, khả
năng th dịch vụ kế toán, phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả
năng tài chính và mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính
tốn, sử dụng cho cơng tác kế toán, với chất lượng phần mềm kế
toán đang sử dụng hoặc khả năng xây dựng phần mềm kế toán.

- Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn thích hợp nhằm thu
nhận, xử lý hệ thống hoá và cung cấp được đầy đủ, kịp thời tồn bộ
thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, tình hình biến
động tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động
20
kinh doanh của DN.



Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Kế tốn trưởng

Kế
tốn
TSCĐ
và vật
tư

Kế tốn
tiền
lương và
các
khoản
trích theo
lương

Kế tốn
ng̀n
vớn và
các quỹ

Kế tốn
vớn
bằng
tiền và
thanh
tốn

Kế tốn

chi phí
và tính
giá
thành

Kế tốn
tổng
hợp và
kiểm tra

Các nhân viên hạch tốn ban đầu
ở các đơn vị phụ thuộc

Tồn bợ doanh nghiệp (đơn vị hạch tốn cơ sở) chỉ tở chức 1 phịng
kế tốn ở đơn vị chính, cịn các đơn vị phụ thuộc đều khơng có tở

chức kế tốn riêng.

21


Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Kế tốn trưởng

Bợ phận kế
tốn văn
phòng
trung tâm

Kế tốn đơn

vị phụ thuộc
A

Kế
tốn
tổng
hợp

Kế tốn
vớn bằng
tiền và
thanh tốn

Bộ
phận
kiểm
tra

Kế tốn đơn
vị phụ thuộc
B

Ở đơn vị chính (đơn vị hạch tốn cơ sở) lập phịng kế tốn trung tâm,
cịn ở các đơn vị kế tốn phụ thuộc đều có tở chức kế tốn riêng và
đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bợ ở mức đợ cao
(đuợc giao vốn và tính kết quả hoạt động kinh doanh riêng)
22


Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp

Kế tốn trưởng
Bợ phận kế tốn Văn
phòng trung tâm và kế
tốn từ các đơn vị phụ
thuộc khơng có tở chức
kế tốn riêng

Kế toán
tổng hợp

Kế toán các đơn vị
phụ thuộc có tổ
chức kế tốn riêng

Kế tốn
vớn bằng
tiền, thanh
tốn

Bộ phận
tổng
hợp,
kiểm tra

Nhân viên hạch tốn các
đơn vị phụ thuộc khơng có
tở chức kế tốn riêng

Ở đơn vị chính vẫn lập phịng kế tốn trung tâm, ở các đơn vị phụ thuộc
đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính mức đợ cao thì có tở chức

cơng tác kế tốn riêng, cịn các đơn vị phụ thuộc chưa được phân cấp
quản lý kinh tế tài chính ở mức đợ cao thì khơng tở chức cơng tác kế
tốn riêng mà tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị này do
phịng kế toán trung tâm ghi chép, tổng hợp và báo cáo.
23


Lưu ý:
• Khi thành lập, đơn vị kế tốn phải tổ chức bộ máy kế tốn dưới hình
thức phịng, hoặc ban kế tốn. Tại mỗi phịng, ban kế tốn đơn vị kế
tốn phải bố trí người làm kế tốn và người làm kế tốn trưởng.
Đứng đầu bộ máy kế tồn là kế tốn trưởng. Trường hợp đơn vị
chưa bố trí được người làm kế tốn trưởng thì phải cử người phụ
trách kế tốn.
• Trường hợp khơng tổ chức phịng, ban kế tốn, khơng bố trí người
làm kế tốn trưởng thì đơn vị kế toán phải thuê làm kế toán, thuê
làm kế tốn trưởng có đủ khả năng cung cấp các dịch vụ về kế
toán theo yêu cầu. Khi thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng,
đơn vị kế toán phải ký hợp đồng kinh tế với tổ chức hoặc các nhân
cung cấp dịch vụ kế toán hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Trong
hợp đồng phải có điều khoản nêu rõ trách nhiệm đối với tổ chức, cá
nhân cung cấp dịch vụ kế tốn
• Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có đơn vị kế tốn cấp
trên và đơn vị kế tốn cấp cơ sở thì phải tổ chức bộ máy kế toán
phù hợp với tổ chức, biên chế và hoạt động của đơn vị kế toán. 24


Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế tốn
-Về tiêu chuẩn của người làm kế tốn:





+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý
thức chấp hành pháp luật;
+ Có trình độ chun mơn, nghiệp vụ về kế toán

- Về quyền hạn của người làm kế tốn:
Người làm kế tốn có quyền độc lập về chun mơn, nghiệp vụ kế tốn.
- Về trách nhiệm của người làm kế tốn:
Người làm kế tốn có trách nhiệm tuân thủ các qui định của pháp luật về
kế tốn, thực hiện các cơng việc được phân cơng và chịu trách nhiệm về
chun mơn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người
làm kế toán cũ phảI có trách nhiệm bàn giao cơng việc kế tốn và tài liệu
kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế tốn cũ phảI chịu
trách nhiệm về cơng việc kế tốn trong thời gian mình làm kế tốn.