1

Chương 2: Phương pháp chứng từ


1. a. CHỨNG TỪ
Căn cứ chứng minh bằng giấy hoặc vật mang tin
về nghiệp vụ
kinh tế tài chính
đã phát sinh và
thực sự hồn thành

là cơ sở để hạch tốn
vào sổ sách kế tốn
của đơn vị

Ví dụ
Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …
2


HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu 01AA/14P

(Liên số: 3 nội bộ)

Ngày….tháng ….năm….

Số 0000001

Đơn vị bán hàng:………..
Địa chỉ:………
Số tài khoản:………….
Điện thoại…………..

MS:………………

Họ tên người mua hàng:…………
Tên đơn vị:……………
Địa chỉ……………….
Số tài khoản:……
Hình thức thanh tốn………..

MS:………….

TT

Tên hàng hố, dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tền

A


B

C

1

2

3=1x2

Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT…. Tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán

Số tiền viết bằng chữ:………..
Người mua hàng

3
Người bán hàng

Thủ trưởng đơn vị


Đơn vị:...

PHIẾU NHẬP KHO

Địa chỉ:…


Ngày…tháng…năm 200… Nợ:…

Số:…

Có:…

Họ, tên người giao hàng:…………………………..
Theo:……Số…..ngày…tháng…năm…của……….
Nhập tại kho:…………. Địa điểm:…….
Số
TT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Mã
chất vật tư, sản phẩm, hàng hố số

A

B

C

Số lượng

Đơn
vị
tính

Theo
CT


Thực
nhập

D

1

2

Đơn
giá

Thành
tiền

3

4

Cộng
Ngày… tháng… năm 200...

Người lập phiếu

Người giao hàng

Thủ kho

Kế toán trưởng
4



PHIẾU XUẤT KHO

Đơn vị:...
Địa chỉ:…

Số:…

Ngày…tháng…năm 200… Nợ:…
Có:…

Họ, tên người nhận hàng………………………….. Địa chỉ (bộ phận):…..
Lý do xuất kho:…………..
Xuất tại kho:…………. Địa điểm:…….
Số
TT

A

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Mã
chất vật tư, sản phẩm, hàng hố số
B

C

Số lượng

Đơn
vị

tính

u
cầu

Thực
xuất

D

1

2

Đơn
giá

Thành
tiền

3

4

Cộng
Ngày… tháng… năm 200...
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
5



Đơn vị: Cơng ty cổ phần COVICO
Địa chỉ: 115 B4-Hồng Cầu-Đống Đa-HN

PHIẾU THU
Ngày 02 tháng 01 năm N

Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:

01
01-001
111
411

Họ tên người nộp tiền: Phạm Hồng Anh
Địa chỉ: Cổ đơng
Lý do nộp: Góp vốn
Số tiền: 1.000.000.000 đ
(Viết bằng chữ): Một tỷ đồng chẵn.
Kèm theo: 0 chứng từ gốc.
Giám đốc
(Ký, đóng dấu)

Nguyễn Văn Thái

Kế tốn trưởng
(Ký, đóng dấu)


Thái Minh Qn

Người nộp tiền
(Ký, đóng dấu)

Phạm Hồng Anh

Người lập phiếu
(Ký, họ tên)

Đinh Thị Nga

Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Đinh Thị Nga

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một tỷ đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ................................................................................................................
+ Số tiền quy đổi: ................................................................................................................................................


Đơn vị: Cơng ty cổ phần COVICO
Địa chỉ: 115 B4-Hồng Cầu-Đống Đa-HN

PHIẾU CHI
Ngày 03 tháng 01 năm N

Quyển số:
Số:

Nợ:
Có:

01
01-001
141
111

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Mạnh
Địa chỉ: Phó giám đốc
Lý do chi: Tạm ứng đi công tác
Số tiền: 10.000.000 đ
(Viết bằng chữ): Mười triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 01 (Giấy đề nghị tạm ứng) chứng từ gốc.
Giám đốc
(Ký, đóng dấu)

Nguyễn Văn Thái

Kế tốn trưởng
(Ký, đóng dấu)

Thái Minh Qn

Người nhận tiền
(Ký, đóng dấu)

Nguyễn Văn Mạnh

Người lập phiếu

(Ký, họ tên)

Đinh Thị Nga

Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Đinh Thị Nga

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ................................................................................................................
+ Số tiền quy đổi: ................................................................................................................................................

(Liên gửi ra ngồi phải đóng dấu)


b. PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ
Phản ánh

Nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và hoàn thành

Vào các bản chứng từ
&
Sử dụng các bản chứng từ trong
cơng tác kế tốn và quản lý ở DN.
Biểu hiện: Hệ thống bản chứng từ
và chương trình luân chuyển chứng từ

8



9

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ


1. Tªn
chøng tõ

HỐ ĐƠN

Mẫu số:01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

MX/2014B

Ngày….tháng ….năm….

4. YÕu tè vÒ
thêi gian

2. Tên & địa chỉ, TK,
ĐT của các chủ thể
liên quan trong
chứng từ

Đơn vị bán hàng:………..
Địa chỉ:………

Số tài khoản:………….
Điện thoại…………..

Số: 0045547

3. STT cña
chøng tõ

MS:………………

Họ tên người mua hng:

5. Nội dung kế
toán bên trong
chứng từ

Tờn n v:

a ch.
S tài khoản:……
Hình thức thanh tốn………..

MS:………….

TT

Tên hàng hố, dịch vụ

Đơn vị tính


Số lượng

Đơn giá

Thành tền

A

B

C

1

2

3=1x2

Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT…. Tiền thuế GTGT

6. Chữ
ký

Tổng cộng tiền thanh toán

Số tiền viết bằng chữ:………..
Người mua hàng

10

Người bán hàng

Thủ trưởng đơn vị


Ý nghĩa của chứng từ kế tốn
• Sao chụp và ghi chép kịp thời, trung thực nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
• Cơng cụ để giám sát các hoạt động kinh tế tài chính
trong đơn vị.
• Phương tiện thơng tin phục vụ điều hành các nghiệp vụ.
• Cơ sở pháp lý cho các số liệu kế tốn.
• Cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra việc chấp hành chính
sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính.
• Cơ sở để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về kinh tế
tài chính.
Click

11


Ch ký của nhng ngời có trách nhiệm
có liên quan đến chứng từ
- Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ ch ký theo chức danh
quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
- Riêng chứng từ ®iƯn tư ph¶i cã chữ ký ®iƯn tư theo quy định
của pháp luật.
- Tất cả các ch ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng
bút mực hoặc bút bi, không đợc ký bng bút chỡ, bút đỏ.


- Ch ký cđa mét ngưêi ph¶i thèng nhÊt víi chữ ký đà đng
ký theo quy định, nếu không ng ký ch ký thỡ ch ký lần
sau phải khớp với ch ký lần trớc đó.
Click

12


Hình thức chứng từ
- Chất liệu làm chứng từ: vật liệu để có thể ghi chép bằng các
phương tiện hiện có, tiện cho sử dụng, tiết diện khơng q lớn
dễ bảo quản.
VD: bằng giấy hoặc chứng từ điện tử
- Cách sắp xếp và bố trí các chỉ tiêu trên chứng từ: dễ ghi, dễ
đọc, dễ kiểm tra.

- Cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ: bằng ký hiệu, lời
văn, mã số… nhưng phải đảm bảo gọn và diễn đạt rõ ràng,
nội dung phản ánh chính xác.
Click

13


Phân loại chứng từ
Theo công dụng:
1

2


3

4

Chứng từ TH các
nghiệp vụ kinh tế
liên quan theo đối
tượng hạch toán cụ
thể, được sử dụng
cùng với chứng từ
ban đầu mới đủ căn
cứ ghi sổ.
VD: Bảng kê danh
sách

Chứng từ mang
đặc điểm của 2
hoặc
3
loại
chứng từ trên.
VD: hoá đơn
kiêm phiếu xuất
kho…

Chứng từ mang
quyết định của
chủ thể quản lý.
VD: lệnh xuất vật
tư, lệnh điều

động lao động,
tài sản

Phản ánh nghiệp
vụ kinh tế đã
hồn thành.
VD: hố đơn,
biên lai, phiếu
xuất…

Chứng từ

Chứng từ

Chứng từ

Chứng từ

mệnh lệnh

chấp hành

thủ tục kế toán

liên hợp

14


Phân loại chứng từ

Theo địa điểm lập chứng từ
- Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ được lập trong
phạm vi đơn vị hạch tốn khơng phụ thuộc vào đặc tính
của nghiệp vụ.
VD: phiếu xuất vật tư cho sản xuất, bảng kê thanh toán
lương, biên bản kiểm kê nội bộ, hố đơn bán hàng
- Chứng từ bên ngồi: chứng từ có liên quan đến đơn
vị nhưng được lập ở 1 đơn vị khác.
VD: hoá đơn mua hàng, hợp đồng thuê ngoài
Click

15


Phân loại chứng từ
Theo trình độ khái quát của chứng từ
- Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): chứng từ phản
ánh trực tiếp đối hạch tốn, “tấm hình” gốc chụp lại
nghiệp vụ kinh tế.
VD: hoá đơn, lệnh thu-chi tiền mặt
- Chứng từ tổng hợp (chứng từ khái quát): chứng từ
tổng hợp các các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, giúp đơn
giản trong việc ghi sổ.

Click

16


Phân loại chứng từ

Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế
- Chứng từ 1 lần: chứng từ mà việc ghi chép chỉ tiến hành
1 lần sau đó chuyển vào ghi sổ kế tốn, có thể sử dụng để
ghi nhiều nghệp vụ kinh tế nếu phát sinh cùng lúc, cùng
địa điểm.
VD: hoá đơn. Lệnh thu-chi tiền mặt, bảng kê thanh toán….
- Chứng từ nhiều lần: chứng từ ghi 1 loại nghiệp vụ kinh tế
tiếp diễn nhiều lần.
VD: phiếu lĩnh vật tư theo định mức,
Click

17


Phân loại chứng từ
Theo nội dung kinh tế
- Chứng từ tiền mặt
- Chứng từ liên quan đến vật tư

- Chứng từ thanh toán với ngân hàng
- Chứng từ về tiêu thụ hàng hoá
- ………

Click

18


Phân loại chứng từ
Theo tính cấp bách của chứng từ

- Chứng từ bình thường: phù hợp vơi các quy luật xảy ra
của nghiệp vụ

- Chứng từ báo động: thể hiện diễn biến khơng bình
thường của nghiệp vụ kinh tế.
VD: sử dụng vật tư quá hạn mức, vay quá hạn

Click

19


Chế độ và nội quy chứng từ
Chế độ chứng từ
Do Bộ tài chính kết hợp với Tổng
cục thống kê và các ngành chủ
quản quy định về:

Nội quy chứng từ
Do các đơn vị hạch toán tự xây dựng
trên cơ sở của các cấp ngành có liên
quan, bao gồm:

• Biểu mẫu chứng từ tiêu chuẩn. • Biểu mẫu ctừ chuyên dùng của DN
• Cách tính các chỉ tiêu trên c.từ • Cách tính chỉ tiêu trên ctừ chun dùng
• Người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra,
• Thời hạn lập và lưu trữ
sử dụng, lưu trữ
• Người lập, sử dụng, k.tra, lưu trữ


• Trách nhiệm vật chất, hành
chính, quyền lợi tương ứng

• Trách nhiệm hành chính, chế độ
thưởng phạt đối với từng người, bộ
phận trong thực hiện nội quy
• Xây dựng các chương trình huấn
luyện đặc thù khi cần thiết
20


Lập và Ln chuyển chứng từ
Lập chứng từ:
• Mäi nghiƯp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của DN đều phải lập chứng từ kế toán.
ã Chứng từ kế toán chỉ lập mt lần cho mt nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh.
ã Ni dung chng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng,
trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết
tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng
số.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho
mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một
lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính,
máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than .
Các chứng từ kế tốn được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo
nội dung quy định cho chứng từ kế toán
21



Luân chuyển chứng từ
Bước

Bước

Bước

Bước

1

2

3

4 5

Lập hoặc
tiếp nhận
chứng từ

Kiểm tra tính
hợp lệ, hợp
pháp của
chứng từ

Sử dụng
chứng từ cho
lãnh đạo

nghiệp vụ và
ghi sổ kế toán

Bảo quản và
sử dụng lại
chứng từ

Bước

Lưu trữ và
tiêu huỷ
chứng từ

22


Luõn chuyn chng t
ã

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập
hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung

vào bộ phận kế toán DN.
ã

Bộ phận kế toán kiểm tra nhng chứng từ kế toán và
chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của

chứng tõ thì míi dïng những chøng tõ ®ã ®Ĩ ghi sỉ
kÕ to¸n.


Click

23


Kiểm tra chứng từ
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ có hợp
pháp hay khơng?

• Chứng từ có được lập đúng theo mẫu quy định và có đầy đủ
yếu tố cần thiết đã quy định khơng?
• Vịêc tính tốn trong chứng từ có chính xác, rõ rng khụng?
Do ú:
ã Khi kiểm tra chứng từ k toán nếu phát hiện có hành vi vi phm
chính sách, chế độ kế toán, các quy định về quản lý kinh tế, tài
chính phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay cho Giám đốc
DN biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
ã ối với nhng chứng từ kế toán không đúng thủ tục, nội dung và
ch số không rõ ràng thỡ ngời chịu trách nhiệm kiểm tra phải
trả lại và yêu cầu làm thêm thủ tục và ®iỊu chØnh sau ®ã míi ghi
sỉ kÕ to¸n.

24


Hồn chỉnh chứng từ
•

Ghi giá cho các chứng từ chưa có giá tiền theo đúng

quy ngun tắc tính giá và theo quy định hiện hành.

•

Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế,
từng thời điểm phát sinh cho phù hợp với u cầu
ghi sổ kế tốn.

•

Lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ.

Click

25