KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
Tạo nên sự khác biệt
Nội dung Chính
Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước
Các Tiến trình Chính của Dự án
Khởi động Dự án
Lập Nhóm Quản lý Dự án
Phương pháp Phổ biến Dự án
Phân định Vai trò & Trách nhiệm
Các Tiến trình Chính
của Dự án
Các Tiến trình Chính của Dự án
Vì sao dự án kết thúc trước khi
được bắt đầu?
Tôi có 1 ý tưởng hay!
Nó chẳng dùng được ở đây
Chúng tôi đã từng thử qua rồi
Bây giờ thì không phải lúc
Không thể làm được!
Đó không phải là cách làm
Không làm thì có sao đâu!
Sẽ tốn kém lắm!
Thôi để lần khác bàn tiếp
Cần được cấp trên ủng hộ!
(project endorsement by
upper management – HP)
Khởi động
Nắm rõ mục tiêu
Hoạch định
Hiểu được sự phụ thuộc qua lại giữa các
nhiệm vụ, thời gian, nguồn lực & các rủi ro

Thực hiện
Xử lý vấn đề
Kiểm soát
Theo dõi để cập nhật & điều chỉnh
Kết thúc
Hoàn tất ở mọi khía cạnh
Trọng tâm qua từng Tiến trình
Khởi động Dự án
Khởi động Dự án
Có nhiều cách để khởi động
dự án khác nhau, nhưng tất cả
đều phải nhắm đến 1 đích
đến chung & duy nhất.
Mục tiêu của bước Khởi động
Dự án là tập trung và huy
động toàn bộ tổ chức cùng
hướng đến mục tiêu chung
Kết quả của bước này là sự
RÕ RÀNG THÔNG SUỐT về
nội dung, mục tiêu & 5 thành
phần dự án.
Hệ quả của bước này là hiểu
rõ mục tiêu, giảm thiểu làm
lại, giảm thiểu trục trặc.
Bản tóm tắt phát triển dự án (project development brief – PDB)
Mô tả ý tưởng / cơ hội / giải pháp
Mô tả kết quả sau cùng của dự án
Mô tả phương thức thực hiện
Định nghĩa phạm vi, nguồn lực, các cột mốc chính, các kết
quả phải được chuyển giao (deliverables)

Vai trò của PDB
Công cụ truyền đạt thông
tin chính trong giai đoạn
Khởi động Dự án
Hợp đồng / thỏa thuận nội
bộ giữa các thành viên dự
án, nhóm dự án & tổ chức
yêu cầu dự án (nếu có)
Công bố chính thức dự án
Các Công cụ Giúp Truyền đạt
Thông tin RÕ RÀNG,THÔNG SUỐT
Thảo luận nhóm 15’
Chọn ra 1 dự án chung cho cả nhóm
Suy nghĩ về dự án của mình
Viết bản tóm tắt phát triển dự án (project
development brief)
NHỚ MỤC TIÊU: RÕ RÀNG, THÔNG SUỐT
Lập Nhóm Quản lý
Dự án
“Individuals play the game, but teams
win championships” - Anon
Hình thành nhóm Dự án
Chọn trưởng nhóm & các thành viên chủ chốt của dự án
Xác định yêu cầu đối với các thành viên còn lại, trên cơ sở
cân nhắc các yếu tố sau:
Nhóm hiện có
Nhóm
“trong mơ”
Kỹ năng &
chuyên môn

cần thiết
Cam kết &
Thành tích
Tính tương
thích & đa
dạng
Thực tế
Nhu cầu
Các Giai đoạn Phát triển Nhóm
Forming.Hình thành
Các thành viên trong trạng thái
thăm dò & thiếu chắc chắn về
vai trò của mình trong dự án
Storming.Thử thách
Các thành viên cố gắng khẳng
định vị trí & tìm mọi cách phân
định cao thấp, hơn thua.
Norming.Đồng tâm
Các nguyên tắc, quy trình & giá trị
chung của nhóm được nhất trí &
thiết lập
Performing.Hiệp sức
Nhóm hoạt động hiệu quả & tích
cực để đạt mục tiêu chung của dự
án  Synergy
Giải thích rõ phần
đóng góp & phần
thưởng của mỗi
người trong dự án
Nhấn mạnh & làm

rõ vai trò của tinh
thần đồng đội
Tập trung toàn
bộ nỗ lực để
hoàn thành dự
án nhanh nhất
Phát huy tinh thần
đồng đội & phát triển
năng lực của nhóm
Xây dựng niềm tin
chung vào khả năng
tập thể: 1+1 > 2
Xây dựng “Dream Team”
Điều kiện thực tế luôn giới hạn so với nhu cầu – nguồn
nhân lực hiện có
Xác định các kỹ năng, phẩm chất bạn cần để xây dựng
“nhóm trong mơ” – Dream Team – cho dự án của bạn
Từ đó, biết được khoảng cách & tìm biện pháp thu hẹp
dần
Lưu ý các dạng tố chất khác nhau khi chọn nhân sự dự án
Bài tập
Bạn hãy và tự xác định các kỹ năng, phẩm chất
bạn cần để xây dựng “nhóm trong mơ” cho dự
án của bạn: cửa hàng quà tặng, một chuyến du
lịch, lập công ty…
Các cân nhắc khi lập nhóm dự án
Mức độ thường xuyên chúng ta cần phải sử dụng kỹ
năng của thành viên này?
Chúng ta có cần
thành viên này ở

cả 5 tiến trình của
dự án hay không?
Tổ chức của chúng
ta có kiến thức
chuyên môn để tự
thực hiện chức năng
này hay không?
Thành viên tiềm
năng đó có cam kết ở một nơi nào khác, một dự án
nào khác chưa?
Sau khi nhóm đã thành lập…
bước tiếp theo?
Sau khi đã thành lập nhóm quản lý dự
án, bước quan trọng tiếp theo là làm
sao để “thổi bùng” & duy trì ngọn lửa:
Hào hứng
Nhiệt tình
Động lực
Quyết tâm
Tập trung
Phương pháp
Phổ biến Dự án
Giới thiệu dự án và các thành viên với nhau
Đôi khi đây cũng là cơ hội duy nhất để có các
hoạt động xây dựng nhóm (team building)
Cần đảm bảo sự đồng lòng nhất trí của mọi
người
Cần đảm bảo sự RÕ RÀNG THÔNG SUỐT & tập
trung vào đích đến cuối cùng
Nắm bắt các mục tiêu dự án

Hiểu được sự phụ thuộc và hỗ trợ qua lại lẫn
nhau giữa các thành viên
Buổi họp Triển khai Dự án
(Kick-off Meeting)
“You only get one chance to
make a first impression” - Anon
Công bố mục tiêu dự án &
các kết quả phải chuyển
giao (deliverables)
Phân định & nhất trí về
vai trò & nhiệm vụ
Thảo luận & nhất trí phương thức làm việc
Tìm hiểu kinh nghiệm từ các dự án trước
Dự báo cơ hội, rủi ro, các vấn đề có thể nảy sinh
Chuẩn bị cho buổi họp tiếp theo (cùng hoạch định)
Xác định những việc cần làm ngay
Thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm
Công thức Thành công của
Buổi họp Triển khai
Phân định Vai trò &
Trách nhiệm

Tên
Trách nhiệm Chính
Maria Caspani
Phối hợp với nhóm dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề, tham gia quá trình ra quyết
định, cập nhật tiến độ cho cấp trên, đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án


Tên

Vai trò
Trách nhiệm Chính
Johan Wuyts
Kiểm soát
Chất lượng (QA)
Phối hợp với các nhà tư vấn bên ngoài để phát triển công
thức, sản xuất & kiểm soát độ ổn định sản phẩm…
Bart Lievens
Sản xuất
Đảm bảo khả thi sản xuất cho sản phẩm mới…
Sarah Divanbeigi
R&D
Nghiên cứu phát triển bao bì mới…
Nam Dương
Marketing
Phát triển & tung sản phẩm mới, nghiên cứu thị trường…
Paul Trainor
Cung ứng
Cung cấp ước tính giá thành cho sản phẩm mới, tìm kiếm &
thương lượng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu…
Sanja Petric
Điều phối viên
Dự án
Hỗ trợ chuyển tải thông tin & đảm bảo hoạt động thông
suốt giữa các thành viên dự án…


Tên
Vai trò
Trách nhiệm Chính

Kerstin Schwen


Paola Carosio


Diego Oldani


Esther Ezquerra






Thành viên
chủ chốt

Thành viên
mở rộng
Quản lý DA
Phân định Vai trò & Trách nhiệm |
Cấu trúc nhóm
Tóm tắt Khởi động Dự án
Nắm được khái quát dự án
Nắm được mục tiêu
Hình thành nhóm
Xác lập cam kết
Chính thức hóa

Bắt tay vào thực hiện
Khởi động Dự án
Bạn nhận được gì hôm nay?
Điều quan trọng nhất trong lúc Khởi động Dự
án?
Dự án nói chung phải trải qua những giai đoạn
nào?
Nhóm dự án sẽ phải trải qua những giai đoạn
nào?
Tại sao cần Ở đây, ngay bây giờ?
Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao?
Những gì bạn sẽ bắt đầu làm?
Những gì bạn sẽ không làm nữa?
Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước?