ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM VŨ TÀI

LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH,
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM VŨ TÀI

LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH,
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐỖ VĂN THẮNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân
quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” là cơng trình nghiên cứu khoa học của

riêng tơi. Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung
thực./.
Tp. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2021
Tác giả luận văn

Phạm Vũ Tài


MỤC LỤC
NỘI DUNG ................................................................................................... TRANG
MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 4
1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 4
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................... 6
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 6
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ...................................................................................... 7
5. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................... 13
6. Đóng góp của đề tài về lý luận và thực tiễn .......................................................... 15
7. Kết cấu của đề tài .................................................................................................. 16
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN
TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN ...................................... 16
1.1. Tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử ......................................................................... 16
1.1.1. Tài liệu điện tử ................................................................................................ 16
1.1.2. Hồ sơ và hồ sơ điện tử..................................................................................... 24
1.2. Lập và quản lý hồ sơ điện tử .............................................................................. 28

1.2.1. Lập hồ sơ điện tử ............................................................................................. 28
1.2.2. Quản lý hồ sơ điện tử ...................................................................................... 33
1.3. Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện .................. 35
1.3.1. Đặc điểm công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp
quận/huyện ................................................................................................................ 35
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy
ban nhân dân cấp quận/huyện ................................................................................... 37
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 39
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN
TỬ TẠI ỦỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH ............................................ 40
2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Tân Bình .................................................. 40
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của UBND quận Tân Bình ........ 40


2.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND quận Tân
Bình ........................................................................................................................... 48
2.2. Thực hiện công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình ..... 51
2.2.1. Ban hành các quy định, hướng dẫn về lập và quản lý hồ sơ điện tử ............... 51
2.2.2. Bố trí và bồi dưỡng nhân sự làm công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử ......... 56
2.2.3. Thực hiện quy trình nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ điện tử .......................... 59
2.3. Nhận xét, đánh giá.............................................................................................. 67
2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................................... 67
2.3.2. Tồn tại, hạn chế ............................................................................................... 68
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ........................................................ 73
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 75
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP VÀ
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH. 76
3.1. Phương hướng, nhiệm vụ chung ........................................................................ 76
3.2. Giải pháp ............................................................................................................ 79
3.2.1. Các giải pháp về đảm bảo những điều kiện cần thiết cho công tác lập và quản

lý hồ sơ điện tử .......................................................................................................... 79
3.2.2. Các giải pháp về chuyên môn - kỹ thuật ......................................................... 85
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 92
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 95
PHỤ LỤC ...............................................................................................................103

2


DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ đầy đủ

Chữ viết tắt

Tài liệu lưu trữ

TLLT

Ủy ban nhân dân

UBND

Hội đồng nhân dân

HĐND

Văn thư lưu trữ nhà nước

VTLTNN


Chính phủ

CP

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đề tài luận văn thạc sĩ “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình,
thành phố Hồ Chí Minh” được học viên thực hiện vì những lý do chính sau đây:
Thứ nhất, với sự phát triển bùng nổ của khoa học và công nghệ, trong bối cảnh
của cách mạng công nghiệp lần thứ tư (gọi là 4.0) đã và đang tạo ra một khối lượng
tài liệu điện tử khổng lồ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và chúng
cần được quản lý, lưu trữ một cách khoa học. Đối với Việt Nam nói chung và thành
phố Hồ Chí Minh nói riêng đang đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, đẩy mạnh
việc thực hiện chính phủ điện tử và các dịch vụ công trực tuyến, do đó, khối lượng
tài liệu điện tử được hình thành, ln chuyển sử dụng ngày càng nhiều. Việc lập và
quản lý hồ sơ điện tử đầy đủ, có hệ thống, giúp cán bộ, công chức, viên chức giải
quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, năng suất, chất lượng và hiệu quả. Tuy
nhiên, ngay cả đối với cơ quan quản lý về mặt nhà nước như UBND các quận, huyện
công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử cũng còn thiếu thống nhất, đồng bộ, chưa đúng
quy định làm ảnh hưởng đến q trình hoạt động, giải quyết cơng việc của cơ quan,
tổ chức.
Thứ hai, Ủy ban nhân dân quận Tân Bình là một trong những quận của thành
phố Hồ Chí Minh, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân quận Tân Bình, Hội đồng
nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. Với chức năng quản lý
hành chính nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc

phịng…trong q trình hoạt động, UBND quận Tân Bình đã sản sinh rất nhiều văn
bản, tài liệu, đặc biệt là số lượng lớn tài liệu điện tử phản ánh chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Các tài liệu này cần được lập hồ sơ, và quản lý một cách khoa học để
phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và của cán bộ, công chức, viên chức.

4


Thứ ba, trong những năm gần đây UBND quận Tân Bình là một trong những
cơ quan đi đầu trong việc thực hiện lập và quản lý hồ sơ điện tử, đã đạt được một số
kết quả đáng kể: danh mục hồ sơ được ban hành, văn thư cơ quan và một số cán bộ,
công chức, viên chức đã lập hồ sơ công việc sau khi giải quyết xong, khi công việc
kết thúc một năm, số hồ sơ này được nộp lưu về lưu trữ cơ quan để quản lý. Tuy
nhiên, bên cạnh một số nội dung đạt được, qua quá trình khảo sát, tác giả luận văn
nhận thấy, cơng tác lập hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình vẫn còn rất nhiều tồn
tại, hạn chế, làm ảnh hưởng đến việc lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng thơng
tin trong tài liệu điện tử, đó là:
- Nhiều cán bộ, công chức, viên chức không thực hiện lập hồ sơ sau khi giải
quyết cơng việc; hoặc có lập hồ sơ nhưng chất lượng hồ sơ chưa cao, các nội dung
trong hồ sơ không đầy đủ, hồ sơ không có mục lục văn bản, chưa đánh số tờ, khơng
có chứng từ kết thúc...
- Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về công tác lập và quản lý hồ sơ điện
tử chưa được quan tâm, có chăng, chỉ chú trọng các nghiệp vụ liên quan đến lập và
quản lý hồ sơ giấy. Do đó, trình độ cán bộ, cơng chức, viên chức chưa đáp ứng yêu
cầu, dẫn đến việc lập hồ sơ điện tử còn kém hiệu quả, thiếu chất lượng.
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về cơng tác văn
thư nói chung, công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử nói riêng cịn chậm, khơng đáp
ứng u cầu của thực tế công việc.
Những tồn tại, hạn chế nêu trên gây khó khăn rất lớn đến việc khai thác và sử
dụng thông tin trong hồ sơ điện tử, ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả hoạt động của cơ

quan, đơn vị, đặc biệt là việc phát triển chính phủ điện tử trong bối cảnh cải cách
hành chính điện tử tại UBND quận Tân Bình. Việc nghiên cứu, khảo sát tình hình
thực tế, làm rõ những ưu, khuyết điểm của hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử,
tìm và phân tích các nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, từ đó đề xuất các giải
pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lập hồ sơ điện tử là việc làm cấp thiết.
5


Từ những lý do đó, học viên đã chọn đề tài “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại
Ủy ban nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc
sĩ ngành Lưu trữ học.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và quản lý hồ
sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh luận văn đề ra các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử tại đây.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ nhất, nghiên cứu, tổng hợp hệ thống cơ sở lý luận, các quy định pháp lý
cần thiết về lập và quản lý hồ sơ điện tử, làm rõ sự vận dụng những cơ sở đó đối với
UBND cấp quận.
Thứ hai, nghiên cứu, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác lưu trữ điện tử và
lập hồ sơ lưu trữ điện tử tại UBND quận Tân Bình, nêu rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân.
Thứ ba, đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc lập và quản lý hồ sơ
điện tử tại UBND quận Tân Bình.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
Đề tài nghiên cứu công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân
Bình, thành phố Hồ Chí Minh.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Đề tài giới hạn nghiên cứu thực trạng công tác lập và quản lý hồ
sơ điện tử trên phần mềm HCMeGov tại UBND quận Tân Bình, tìm hiểu nguyên
nhân hạn chế và đề xuất các giải pháp khắc phục mà không đi sâu vào hoạt động lưu
trữ và bảo mật hồ sơ điện tử.
- Về không gian: hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử tại các phòng ban, đơn

vị trực thuộc UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh.
6


- Về thời gian: Về thời gian, tác giả luận văn tiến hành khảo sát việc lập và quản

lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình từ tháng 10 năm 2015 đến tháng 10 năm
2020. Ngày 14 tháng 10 năm 2015 là thời điểm Chính phủ ban hành Nghị quyết
36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử, với mong muốn công khai, minh bạch hoạt động
của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho người
dân và các cơ quan, tổ chức. Một trong những với nhiệm vụ, mục tiêu chủ yếu được
nêu trong Nghị quyết số 36a/NQ-CP là xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối
và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện,
cấp xã. Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc quản lý thống nhất nguồn
tài liệu điện tử sản sinh trong hoạt động của các cơ quan tổ chức. Đây là cơ sở để học
viên lựa chọn giới hạn thời gian nghiên cứu của luận văn.
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử trong thời gian qua rất được các nhà
khoa học, các nhà quản lý, người làm công tác văn thư, lưu trữ quan tâm nghiên cứu
dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Cho đến nay, đã có nhiều cơng trình
nghiên cứu khoa học, sách, giáo trình, bài báo, luận văn thạc sĩ,… viết về công tác
lập và quản lý hồ sơ điện tử. Cụ thể:
- Sách, giáo trình:
Nguồn tài liệu ở nước ngoài:

+ Tác giả Wilkinson và cộng sự với cuốn sách: Document Computing:
Technologies for Managing Electronic Document Collections (Điện tốn tài liệu:
Cơng nghệ quản lý các bộ sưu tập hồ sơ điện tử -tg) xuất bản năm 1998, của nhà xuất
bản Springer đã tập hợp các khái niệm, nghiên cứu và thực hành từ các lĩnh vực khác
nhau bao gồm tính tốn tài liệu, truy xuất thơng tin, thủ thư, quản lý hồ sơ... Bên cạnh
đó, nhóm tác giả đi sâu nghiên cứu về các khía cạnh quan trọng của điện toán tài liệu
và khuyến nghị các công nghệ và kỹ thuật để quản lý tài liệu, nhấn mạnh vào các quy
trình phù hợp khi máy tính được sử dụng để tạo, truy cập và xuất bản tài liệu; mô tả
về bản chất của tài liệu điện tử, các thành phần và cấu trúc của chúng, và cách chúng
7


có thể được trình bày, kiểm tra các tài liệu được sử dụng và kiểm sốt; tìm hiểu các
vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế và thực hiện chiến lược quản lý hồ sơ
điện tử; và đưa ra các phân tích và khuyến nghị được dựa trên những phát hiện của
nghiên cứu mới nhất.
+ Tác giả Robert F. Smallwood với cuốn Managing Electronic records (Quản
lý hồ sơ điện tử - Phương pháp thực tiễn và kỹ thuật), xuất bản tại Mỹ năm 2013 đã
khẳng định, quản lý hồ sơ điện tử là một lĩnh vực quan trọng, đặc biệt đối với những
tổ chức phải đối mặt với các yêu cầu tuân thủ quy định ngày càng cao, yêu cầu kiện
tụng lớn hơn và quản trị nội bộ thắt chặt. Tác giả đi vào giới thiệu kỹ lưỡng các
nguyên tắc cơ bản của quản lý hồ sơ điện tử; giải thích việc sử dụng nguyên tắc lưu
trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn chung của Hiệp hội những nhà quản lý tài liệu và hành chính
(Association of Records Managers and Administrators – ARMA); chắt lọc hồ sơ điện
tử thực tiễn tốt nhất cho email, phương tiện truyền thông xã hội và điện tốn đám
mây; trình bày các kỹ thuật mới nhất để lập kế hoạch kiểm kê và lưu giữ hồ sơ điện
tử; trình b ày cách áp dụng tối ưu các kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh; làm rõ
cách thực hiện các chiến lược và cơng nghệ bảo mật tài liệu điện tử; trình bày đầy đủ
và thảo luận về các chiến lược và tiêu chuẩn bảo quản kỹ thuật số dài hạn…
Ở trong nước có các sách chun khảo, giáo trình:

+ Tác giả Vương Đình Quyền (2005) trong chương XIII của cuốn Lý luận và
phương pháp công tác văn thư (Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội), đã trình bày cụ thể
các vấn đề về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
+ Cuốn Quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp do TS. Nguyễn Văn
Báu chủ biên, nội dung chương 6 trình bày về cơng tác quản lý, lưu trữ và sử dụng
tài liệu điện tử trong các doanh nghiệp.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án:
+ Đề tài khoa học cấp bộ năm 2009: Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản
lý hồ sơ, tài liệu điện tử do ThS. Nguyễn Thị Chinh là chủ nhiệm. Đề tài đi vào phân
tích một số quan điểm của nước ngoài về tài liệu điện tử, đặc điểm, cách phân loại tài
8


liệu điện tử và khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức. Từ
đó, xây dựng cơ sở khoa học của việc quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam và đề ra
mục tiêu lâu dài của ngành lưu trữ với các giải pháp cụ thể về công nghệ.
+ Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của Phạm Thị Hạnh Các
giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của
thành phố Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học quốc gia
Hà Nội) năm 2013: Nội dung đề tài đề cập đến các vấn đề lý luận về lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, phân tích thực trạng và đề ra giải pháp đối với hoạt động lập hồ sơ tại các
UBND cấp quận thành phố Hà Nội.
+ Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của Lưu Thị Hằng, Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học quốc gia Hà Nội), Nghiên cứu xây
dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng năm
2016. Nội dung của đề tài đề cập đến các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác lập
hồ sơ và bảo quản tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của Trường
Đại học Hải Phòng; Xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn quản lý tài liệu, hồ sơ
điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản.
+ Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học Xây dựng quy trình và

phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi của
Võ Thị Thanh Châu (Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc
gia thành phố Hà Nội), năm 2017. Nội dung đề tài đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng
việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi, xây dựng quy
trình và phương pháp để làm cơ sở hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ
cơ quan.
+ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học: Tổ chức quản lý tài liệu điện tử
trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại thành
phố Hồ Chí Minh của tác giả Nguyễn Phạm Ngọc Hân năm 2017 (Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh), đã góp
phần khái qt thực trạng, đưa ra giải pháp cho hoạt động tổ chức quản lý tài liệu
9


điện tử tại các doanh nghiệp nước ngồi nói chung và các doanh nghiệp hoạt động
trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng.
+ Luận văn Thạc sĩ của tác giả Trần Đức Mạnh năm 2016, (Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia thành phố Hà Nội), với đề tài: Pháp
luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử - Thực trạng và một số vấn
đề đặt ra. Đề tài góp phần tổng hợp, phân loại các quy định của pháp luật về văn bản
điện tử, tài liệu điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật và phân tích ý nghĩa
của các quy định này đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp,
cơng dân. Từ đó, khái qt những ưu điểm, hạn chế đồng thời đưa ra một số giải
pháp nhằm kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản, tài
liệu điện tử.
- Các bài báo, báo cáo tham luận tại các hội nghị, hội thảo:
+ Bài viết “Tổ chức lập – quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý thuyết và thực
tế cần giải quyết”, của tác giả Nguyễn Văn Kết (2016), (bài viết in trong kỷ yếu hội
thảo khoa học: “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam”,
Hà Nội). Tác giả bài viết trình bày các quy định của pháp luật về lập và quản lý hồ

sơ điện tử; Thực tế công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại một số cơ quan, tổ chức;
đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản lý hồ sơ điện
tử như: lập mục lục văn bản của hồ sơ điện tử; áp dụng mã vạch cho lập và khai thác
yếu tố Mã hồ sơ.
+ Tác giả Đỗ Văn Thắng (2019), với bài viết: “Việc đảm bảo an toàn, bảo mật
tài liệu điện tử hiện nay” (bài viết đăng trong kỷ yếu khoa học: “Đổi mới tổ chức quản
lý và phương thức khai thác thông tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại”,
Trà Vinh), đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao việc đảm bảo an toàn, bảo mật tài
liệu điện tử. Với giải pháp công nghệ, tác giả đề xuất: Nên sao lưu dữ liệu đối với
những tài liệu có nguy cơ bị làm hỏng, pháp huy, cần có cơ chế sao lưu, bảo tồn dữ
liệu; nhất là đối với các cơ sở dữ liệu quan trọng; thực hiện việc quản lý mật khẩu và
chứng chỉ số (Password and certificate management policy; Sử dụng mật mã và mã
10


hóa dữ liệu trước khi đưa lên mạng; thực hiện phân quyền, bảo mật Database, điện
toán đám mây theo các Modun hệ thống, bước tường lửa, thậm chí thiết lập các cơ
chế chống đánh cắp, cương bức đưa password xâm nhập cơ sở dữ liệu; Sử dụng các
phần mềm diệt Virus... Với giải pháp ngồi cơng nghệ, theo tác giả, để đảm bảo an
toàn, bảo mật tài liệu điện tử, nên Đẩy mạnh việc thực hiện chữ ký điện tử, chứng thư
điện tử; Đẩy mạnh việc đăng ký và thực hiện sở hữu trí tuệ; thuê vệ sĩ an ninh mạng...
- Tác giả Nguyễn Văn Báu (2019), trong bài viết “Phân loại, sử dụng tài liệu
điện tử phục vụ hoạt động tổ chức và quản lý các doanh nghiệp” (bài viết đăng trong
kỷ yếu khoa học: “Đổi mới tổ chức quản lý và phương thức khai thác thông tin, hồ
sơ, tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại”, Trà Vinh) đã trình bày sơ lược các vấn
đề về quá trình hình thành các loại hình tài liệu điện tử; phân loại và hệ thống tài liệu
điện tử; sử dụng tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp; một số đề xuất tổ chức hiệu quả
hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử trong doanh nghiệp.
- Các bài viết của các tác giả là những nhà nghiên cứu, các chuyên gia
ngành văn thư, lưu trữ đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam:

+Bài viết: “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của
tác giả Vũ Thị Phụng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 2017.
Bài viết đã nêu các vấn đề đặt ra đối với quản lý hồ sơ điện tử đó là: Làm rõ trách
nhiệm và thẩm quyền quản lý hồ sơ điện tử; Các công cụ, giải pháp công nghệ để
quản lý hồ sơ điện tử và những yêu cầu đặt ra đối với các giải pháp công nghệ nhằm
đạt được mục tiêu quản lý hồ sơ điện tử; Những điều kiện cần có để quản lý hồ sơ
điện tử; Những rủi ro và giải pháp quản trị rủi ro trong quản lý hồ sơ.
+ Tác giả Nguyễn Văn Kết và Nguyễn Lê Thảo Hà với bài: “Lập hồ sơ điện tử:
góc nhìn từ thuật ngữ “electronic records archives”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 2-2017. Hai tác giả chỉ ra những vấn đề liên quan đến việc lập, quản lý hồ
sơ điện tử là: Việc quản lý tài liệu điện tử dưới dạng nào, quản lý theo “đơn vị” hồ
sơ hay quản lý theo “đơn vị” tài liệu đơn lẻ; Nếu quản lý theo “đơn vị” tài liệu đơn
11


lẻ thì có cần lập và quản lý hồ sơ hay khơng? Trên cơ sở phân tích các quy định của
chính phủ về tài liệu điện tử, phân tích ngữ nghĩa của thuật ngữ “electronic records
archives”, hai tác giả khẳng định: Với phạm vi của tin học, việc quản lý tài liệu điện
tử thường là theo “đơn vị” tài liệu đơn lẻ, được tập hợp vào cơ sở dữ liệu; Với phạm
vi nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, việc quản lý tài liệu vẫn cần thực hiện theo đơn vị hồ
sơ.
+ Tác giả Hà Chi trong bài: “Tài liệu điện tử” và “Quản lý tài liệu điện tử” –
Một vài cách tiếp cận trên thế giới”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4-2017,
cho rằng, quản lý tài liệu điện tử là quản lý vòng đời của tài liệu và quản lý các loại
hình tài liệu khác nhau bằng phần mềm.
+ Tác giả Nguyễn Văn Kết (2017) trong bài viết: “Mã hồ sơ – cách hiểu và cách
vận dụng trong công tác văn thư - lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 112017, đã phân tích định nghĩa liên quan từ một số từ điển khoa học và kết luận có ba
cách hiểu về “mã hồ sơ” như sau: Ký hiệu quy ước riêng dùng cho từng loại hồ sơ;
Mã hồ sơ là ký hiệu bằng chữ số dùng để xác lập hồ sơ đã được sắp xếp, phân loại
theo một hệ thống quản lý hồ sơ; Mã hồ sơ gồm dãy số tương ứng với hàng vạch sọc

đứng ở trên, biểu thị nội dung phân loại, địa chỉ lưu qua cấu trúc của dãy số/vạch để
phân loại và quản lý hồ sơ.
+ Tác giả Đỗ Văn Học - Nguyễn Thị Mỹ Diệu: “Hiểu thêm về mã hồ sơ điện
tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12-2017. Bài viết bàn cụ thể đến quy cách
và phương pháp thiết lập “mã hồ sơ”. Các tác giả đề xuất thể hiện mã hồ sơ ở cả hai
dạng: dạng ký tự số; dạng chữ cái và mã vạch.
+ Tác giả Đỗ Văn Thuận với bài viết: “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan
nhà nước, góc nhìn từ khía cạnh quản lý”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
5/2018. Bài viết nêu lên thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn bản,
tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay. Đề ra định hướng và
nhiệm vụ trọng tâm trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử với những giải pháp
cụ thể: hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; xây dựng cơ sở dữ liệu tài
12


liệu điện tử quốc gia; nâng cao trình độ nguồn nhân lực; đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ
thuật công nghệ thơng tin.
Ngồi ra, cịn có nhiều bài viết giới thiệu các quy định của pháp luật về văn bản
điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử được đăng trong kỷ yếu của các Hội
thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ sở đào tạo chuyên
ngành Lưu trữ tổ chức như:
+ Hội thảo khoa học quốc tế Sarbica Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử
tổ chức tại Hà Nội vào năm 2014. Nội dung chính của các báo cáo tham luận tập
trung các chủ đề: Thảo luận cơ sở lý luận về tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử;
những giải pháp để đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử và kinh nghiệm
của các nước trong việc đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử;
+ Hội thảo khoa học Quản lý và bảo mật tài liệu điện tử trong bối cảnh cách
mạng công nghiệp 4.0: thực trạng - giải pháp tổ chức tại Hà Tĩnh vào năm 2018 đã
nêu nhiều vấn đề cần trao đổi về cơ sở lý luận - pháp lý đối với tài liệu điện tử, tài
liệu lưu trữ điện tử.

Qua quá trình tổng hợp, nghiên cứu, tác giả luận văn nhận thấy, các cơng trình
nghiên cứu kể trên đã góp phần làm sáng rõ nhiều vấn đề mang tính lý luận và thực
tiễn quan trọng về công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ điện tử. Đây là nguồn tài liệu hết
sức phong phú và cần thiết, tác giả đã kế thừa một số nội dung trong quá trình thực
hiện luận văn. Tuy nhiên, nội dung “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận
Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” vẫn chưa có tác giả nào nghiên cứu một cách hệ
thống và đầy đủ.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận:
Tác giả luận văn đã vận dụng phương pháp luận của quan điểm duy vật biện
chứng và duy vật lịch sử, cùng với các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước
về công tác văn thư - lưu trữ vào việc nghiên cứu các nội dung của đề tài. Cụ thể,
luận văn giải quyết vấn đề đặt ra trên cơ sở xuất phát từ thực tế khách quan – là thực
13


trạng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử hiện nay tại UBND quận Tân Bình nói
riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung, nghiên cứu cơng tác lập và quản lý hồ sơ
điện tử đặt trong nhiều mối quan hệ chứ không tách rời, chẳng hạn nghiên cứu vấn
đề trong mối quan hệ với hệ thống cơ sở pháp lý của Nhà nước Việt Nam, làm rõ mối
quan hệ lý luận và thực tiễn của công tác văn thư và công tác lập hồ sơ điện tử tại
UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh.
5.2. Các phương pháp cụ thể:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở quy định của pháp luật và các
tài liệu thu thập được, đề tài sử dụng phương pháp phân tích để nghiên cứu, đánh giá
thực trạng hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình. Đồng
thời, đề tài kết hợp với phương pháp tổng hợp để liên kết dữ liệu thông tin đã được
phân tích, từ đó đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lập và quản lý
tài liệu điện tử tại UBND quận Tân Bình nói riêng và các quận, huyện trên địa bàn
thành phố Hồ Chí Minh nói chung.

- Phương pháp điều tra và khảo sát: Đây là là một trong những phương pháp
chính của luận văn, được tác giả vận dụng nhằm khảo sát về hoạt động lập và quản
lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh nhằm nắm bắt các
thông tin quan trọng về thực trạng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử, những kết
quả đạt được, hạn chế còn tồn tại thông qua các hoạt động như phát phiếu khảo sát
tới các phịng ban chun mơn thuộc UBND quận, theo dõi trực tiếp quá trình thực
hiện hoạt động lập hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức, thu thập các tài
liệu, quay phim, chụp ảnh...
- Ngoài ra, luận văn cũng sử dụng phương pháp so sánh để so sánh thực trạng
quản lý hồ sơ điện tử với các quy định, hướng dẫn do Nhà nước đặt ra và các quy
định do UBND quận ban hành, từ đó rút ra một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế của
thực trạng.

14


6. Đóng góp của đề tài về lý luận và thực tiễn
Về lý luận, luận văn góp phần hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề về lý luận,
pháp lý đối với việc lập và quản lý hồ sơ điện tử, áp dụng cho UBND quận Tân Bình
nói riêng và các quận, huyện nói chung.
Về thực tiễn, luận văn đưa ra những giải pháp thiết thực góp phần nâng cao hiệu
quả công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình nói riêng, đồng
thời có thể áp dụng cho UBND các quận, huyện khác ở nước ta.
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học
cấp quốc gia “Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính
quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0)”
Luận văn sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên, học viên thuộc các
chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phịng.
7. Kết cấu của đề tài
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội

dung của đề tài được trình bày trong 3 chương sau đây:
Chương I: Một số vấn đề chung về lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân
dân cấp quận/huyện.
Chương II: Thực trạng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân
dân quận Tân Bình
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử
tại Ủy ban nhân dân quận Tân Bình

15


CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN
1.1. Tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử
1.1.1. Tài liệu điện tử
1.1.1.1. Khái niệm:
Cùng với sự ra đời của máy tính (vào những năm 1970) thì cũng bắt đầu có sự
xuất hiện của tài liệu điện tử, nhưng khi đó, người ta gọi chúng bằng nhiều tên khác
nhau: “tài liệu đọc bằng máy”, “tài liệu trên vật mang tin máy tính”, “tài liệu do máy
định hướng”, “tài liệu được lập ra có sử dụng vật mang và các phương thức ghi ký
bảo đảm việc xử lý thông tin của tài liệu đó bằng máy tính điện tử” … Tuy nhiên, với
sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là khoa học lưu trữ và công nghệ
thơng tin thì những thuật ngữ trên chưa thể hiện hết nội hàm và khả năng phát triển
của tài liệu điện tử. Chính điều đó đã đặt ra u cầu nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện
khái niệm tài liệu điện tử nhằm phù hợp với bản chất, việc luân chuẩn, sử dụng, lưu
trữ và được rất nhiều các nhà khoa học ngành lưu trữ, cơng nghệ thơng tin… trong
và ngồi nước thực hiện, như: Giáo sư luật học Henry H.Perritt.Jr (1990), Trưởng
Khoa Luật, trường Đại học Luật Chicago – Kent, Mỹ, ngay từ năm 1990 đã đưa ra
khái niệm: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dưới

định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ
trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử” [19]. Sở dĩ khái niệm tài liệu điện tử này
được đưa ra, bởi ở thời điểm đó tại Mỹ tài liệu điện tử bắt đầu được sử dụng ngày
càng phổ biến.
Từ quan niệm của Henry H.Perritt.Jr, tại Hội nghị Khoa học Quốc tế được tổ
chức tại Mỹ năm 1997, David Bearman và Jennifer Trant, đại diện của Viện Lưu trữ
và Bảo tàng thông tin Mỹ, đồng thời là đại diện của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã
trình bày bài báo cáo về việc quản lý tài liệu điện tử và đưa ra quan niệm: “Những
16


bản ghi điện tử như là tài liệu lưu trữ nếu chúng đảm bảo các yếu tố như nội dung,
ngữ cảnh và cấu trúc” [20]. Trong những năm tiếp theo, quan điểm này được đánh
giá cao vì thực tế hoạt động của các cơ quan đã chứng minh vai trò và vị trí của những
bản ghi điện tử. Mãi đến thế kỷ 20, các nhà nghiên cứu vẫn khơng tìm cách định
nghĩa hay giải thích khái niệm “tài liệu điện tử” mà họ nghiễm nhiên thừa nhận các
bản ghi điện tử như là “tài liệu điện tử”.
Mãi đến năm 2001, tiêu chuẩn quốc tế về ISO 15489 đưa ra quan niệm và cách
nhìn nhận mới về tài liệu là: “Tài liệu là thông tin được tạo ra, nhận được và duy trì
như là các bằng chứng và thơng tin được tạo ra bởi các cá nhân, tổ chức trong quá
trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [21]. Luật Liên
bang Nga cũng quy định: “tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể
hiện dưới dạng số điện tử” [25, tr.31].
Tại Malaysia, trong quá trình xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các
chuyên gia đã đưa ra định nghĩa: “tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính
của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức” [17].
Bên cạnh đó, các chun gia cũng giải thích thêm nguồn của tài liệu điện tử trong
máy tính từ ứng dụng các giao dịch như Word, Excel và thư điện tử thuộc về các ứng
dụng như hệ thống tài chính và hệ thống liên kết siêu dữ liệu. Với quan niệm này, các
chuyên gia Malaysia đã thừa nhận sự tồn tại một phiên bản khác của tài liệu được lưu

trữ ngoài máy tính, và điều đó khơng hồn tồn phù hợp với thực tế tình hình quản lý
tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.
Tại Việt Nam, khái niệm “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử” đã được
nhiều nhà nghiên cứu đề cập và bàn đến, tuy nhiên, trên thực tế khái niệm về thuật
ngữ này vẫn còn nhiều quan điểm khác nhau, như:
Một số chuyên gia trong lĩnh vực tin học và lưu trữ cũng đã đưa ra các khái
niệm về tài liệu điện tử trong các bài nghiên cứu của mình, như: Trong bài viết
“Nghiên cứu trao đổi về các thuật ngữ “tài liệu” “tài liệu lưu trữ”, “tài liệu lưu trữ
điện tử” “tài liệu số hóa”, Trung tâm Khoa học Cơng nghệ -Văn thư Lưu trữ (2015)
17


cho rằng: “So với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có thể được hiểu một cách
chung nhất là tài liệu được tổ chức truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông
qua các phương tiện điện tử” [52, tr3]. Tác giả Vũ Hải Thanh (2016) từ những phân
tích, luận giải về “tài liệu điện tử” ở Việt Nam, cũng đã đưa ra khái niệm đối với
thuật ngữ này như sau: “Tài liệu điện tử là tài liệu được số hóa hoặc tài liệu được
hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân bằng các phương
tiện điện tử”.[69]
PGS.TS Dương Văn Khảm (2015), trong “Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị
văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam”, cũng chỉ ra: “tài liệu đọc bằng máy là tài
liệu điện tử được xử lý và khai thác bằng máy tính”. [13]
Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đề cập đến “Thông điệp dữ liệu” với việc thỏa
mãn điều kiện: “là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ
bằng phương tiện điện tử” [40, Điều 4]. Và thơng điệp dữ liệu “được thể hiện dưới
hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo,
fax và các hình thức tương tự khác” [40, Điều 10].
Nghị định số: 64/2007/NĐ/CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về Ứng dụng công
nghệ thông trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đề cập đến văn bản điện tử với ý
nghĩa“là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” [3, Điều 3]. Văn bản

điện tử được hiểu bao gồm toàn bộ dữ liệu ở các dạng text (gồm các ký tự), dạng ảnh,
dạng âm thanh và bao gồm cả vật mang tin.
Tại Luật Lưu trữ năm 2011, “tài liệu lưu trữ điện tử” được giải thích là: “tài
liệu được tạo lập ở dạng thơng điệp dữ liệu .hình thành trong q trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác” [42, Điều 3].
Và “tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy
cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt”
[42, Điều 13].
18


Từ các cách tiếp cận khác nhau về “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử”
như đã phân tích, tác giả luận văn nhận thấy, tài liệu điện tử có những điểm chung
sau:
Thứ nhất, tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu điện
tử và đáp ứng các quy định của tài liệu, như tính chỉnh thể, tính pháp lý (khơng chối
bỏ…) hoặc tài liệu đã được số hóa từ các vật mang tin khác. Những dữ liệu ở dạng
thông điệp điện tử được lưu trong các cơ sở dữ liệu chưa thể coi là tài liệu điện tử,
chúng chỉ là cơ sở để hình thành tài liệu điện tử; tài liệu điện tử được tồn tại dưới
dạng file trong máy tính.
Thứ hai, tài liệu điện tử được hình thành, truyền tải và lưu trữ bằng các phương
tiện điện tử. Ngày nay, việc luân chuyển tài liệu điện tử chủ yếu thông qua hệ thống
mạng Lan và mạng Internet.
Như vậy, tài liệu điện tử có thể được hiểu một cách khái quát là tài liệu được
hình thành (tạo dựng) bằng các phương tiện điện tử hoặc đượcchuyển (số hóa) từ tài
liệu truyền thống) được chuyển vào để quản lý, lưu trữ bằng các phương tiện điện tử.
Vì vậy, việc truy cập, khai thác, quản lý tài liệu điện tử phải được thực hiện thông
qua các phương tiện điện tử như: máy tính, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, USB, băng

từ… và phải được lưu trữ, quản lý bằng các hồ sơ điện tử theo đúng quy định và khoa
học.
Để có thể lập và quản lý sử dụng hồ sơ điện tử một cách thuận lợi thì cần nắm
rõ hơn về thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử như:

- Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi
đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.” [40, Khoản 12, Điều 4]

- Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa
trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học,
điện tử hoặc công nghệ tương tự.” [40, Khoản 10, Điều 1].

- Dữ liệu: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh,
âm thanh hoặc dạng tương tự.” [40, Khoản 5, Điều 1]
19


- Cơ sở dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức
để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.” [40,
Khoản 4, Điều 4]

- Dữ liệu thông tin đầu vào: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thơng tin
mơ tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng,
điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản,
tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu”. [4, Khoản 3, Điều 2]

- Dữ liệu đặc tả (Metadata): “Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin
mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các
đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu
trữ dữ liệu”. [3, Khoản 3, Điều 3]


- Số hóa: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thơng tin sang thơng tin số mà thơng tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.” [41,
Khoản 2, Điều 4]
1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử
Từ khái niệm nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy, tài liệu điện tử ẩn chứa những
đặc điểm cơ bản của các loại tài liệu truyền thống như: có bản chính, bản gốc và các
bản sao; có nguồn xuất xứ và các yếu tố tạo thành; chứa đựng thơng tin; có mối quan
hệ logic với những tài liệu khác để tạo nên hồ sơ hồn chỉnh và một phần của tài liệu
điện tử có ý nghĩa các mặt chính trị, văn hóa, xã hội… chứa đựng thông tin phản ánh
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu sẽ trở thành “tài liệu lưu
trữ điện tử” và là một phần không thể thiếu trong phông lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Việc xác định được đặc điểm của tài liệu
điện tử sẽ giúp cho quá trình lập hồ sơ điện tử được chính xác và đảm bảo an tồn
cho tài liệu khi hồ sơ được lập.
Thứ nhất, đặc điểm cơ bản nhất của tài liệu điện tử là ở cách biểu diễn (phương
cách ghi ký) thơng tin. Trong “Báo cáo tình hình cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử tại
các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Việt Nam hiện nay”, tác giả Nguyễn Cảnh Đương,
20


Lê Văn Năng khẳng định: “toàn bộ nội dung tài liệu điện tử được ghi trên vật mang
tin đặc thù, được biểu diễn dưới dạng các số nhị phân, có thể xử lý, truyền, đọc và
hiểu nhờ vào máy tính hoặc cơng nghệ tương tự theo một chương trình hệ thống cũng
như chương trình ứng dụng nhất định.” [27] Đặc điểm cơ bản này là một trong các
đặc điểm quy định những nét đặc thù của công tác lưu trữ tài liệu điện tử. Có nghĩa
là cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử từ các nghiệp vụ như: thu thập, xác định giá trị,
phân loại, hệ thống hóa biên mục, tổ chức sử dụng, bảo quản... đều phải thực hiện với
sự trợ giúp của cả hệ thống các thiết bị liên quan đến việc sử dụng máy vi tính và các
hệ thống chương trình (phần cứng và phần mềm). Hay nói cách khác, cơ quan lưu trữ
khi thực hiện các chức năng cơ bản của mình đối với cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử

phải có hệ thống các máy tính với phần mềm tương thích.
Thứ hai, tài liệu điện tử được ghi trên các vật mang tin cơ bản như: đĩa mềm các
loại; đĩa cứng; các loại băng từ kể cả băng quang từ; CD-ROM… . Đặc điểm vật
mang tin này khiến cho tài liệu điện tử có một ưu điểm nổi bật so với tài liệu giấy là
khả năng chứa thơng tin rất lớn. Ví dụ như, một vật mang tin điện tử có dung lượng
1GB sẽ chứa được một lượng thông tin rất lớn, tương đương 1000 quyển sách với
500trang/quyển, có nghĩa là vật mang tin điện tử sẽ chứa được số trang tài liệu (khổ
A4): 8*1000*500=4.000.000 trang. Nếu một hồ sơ dày 100 trang thì chúng ta có thể
chứa vào vật mang tin điện tử tồn bộ thơng tin của 40.000 hồ sơ, tương đương với
400m giá tài liệu. Đĩa CD-ROM cũng có ưu điểm như vậy. Một đĩa CD-ROM kích
thước đường kính 12cm có thể chứa 250.000 trang văn bản hoặc 70 phút hình ảnh
động…Đây là một trong những ưu thế nổi bật của các vật mang tin điện tử xét trên
phương diện tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản như giá tủ, bìa, hộp
đựng hồ sơ cũng như các thiết bị chuyên dụng khác. Đồng thời cũng giúp chúng ta
tiết kiệm được công sức trong công tác vệ sinh, khử trùng, tu bổ phục chế tài liệu.
Tuy nhiên, đối với vật mang tin điện tử, cũng định trước những yêu cầu bảo
quản chúng. Nhiệt độ từ 15-20 độ với độ ẩm tương đối là điều kiện tốt nhất để bảo
21


quản các thiết bị xử lý thông tin. Nếu vật mang tin từ tính thì phải được bảo quản ở
mơi trường khơng có nhiệt độ q nóng, khơng có tia X và từ trường mạnh.
Thứ ba, tài liệu điện tử tồn tại ở dạng siêu liên kết, siêu dữ liệu (metadata).
Thứ tư, đặc điểm về sự liên kết giữa nội dung thông tin và vật mang tin cũng là
một đặc điểm đặc biệt của tài liệu điện tử. Như chúng ta thường thấy, tài liệu truyền
thống được hình thành trên cơ sở nội dung thông tin được tạo lập và thể hiện ngay
trên nền vật mang tin hoặc ẩn bên trong vật mang tin. Nghĩa là, nội dung tài liệu và
vật mang tin không thể tách rời nhau hoặc là khi hai yếu tố này tách rời nhau là lúc
tài liệu đã bị hư hỏng, không sử dụng được. Khác với tài liệu truyền thống, tài liệu
điện tử cũng được lưu trữ trong vật mang tin, nhưng qua thời gian nó dễ dàng được

dịch chuyển sang những vật mang tin khác, có thể làm thay đổi cả định dạng ban đầu
của nó nhưng vẫn đảm bảo nguyên vẹn nội dung thông tin của tài liệu. Như vậy,
thông thường một tài liệu truyền thống gắn kết vĩnh viễn với vật mang tin ban đầu
nhưng với tài liệu điện tử điều đó không phải là yếu tố bắt buộc, cần thiết.
1.1.1.3. Ưu thế của tài liệu điện tử
Các ưu thế của tài liệu điện tử so với tài liệu truyền thống được thể hiện ở những
khía cạnh sau:
Thứ nhất, truyền tải văn bản một cách nhanh chóng, xóa bỏ giới hạn về không
gian và thời gian, tức là người chuyển và người nhận có thể giao dịch với nhau mọi
lúc và ở bất cứ đâu khi có sự hỗ trợ bởi phương tiện điện tử và mạng internet. Thông
qua tài liệu điện tử, các cơ quan, tổ chức, doamh nghiệp đã có nhiều thuận lợi trong
quá trình ghi lại và truyền đạt thông tin phục vụ hoạt động quản lý, sản xuất và kinh
doanh. So với tài liệu giấy truyền thống, việc truyền tin, phổ biến thông tin (gửi văn
bản) trong môi trường điện tử cho thấy nhiều ưu thế vượt trội của tài liệu điện tử. Nếu
trước đây, sau khi đánh máy xong một văn bản, các nhân viên phải in ra để đưa tới
phòng làm việc của lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt thì với tài liệu điện tử, người ta
không cần in ra, chỉ cần một số thao tác đơn giản là có thể gửi văn bản cho lãnh đạo
và dù lãnh đạo không ở trong cơ quan vẫn có thể nhận được sau vài phút. Đấy là chưa
22