Chương 7: Tổ Chức
1
Chương 7: Tổ Chức
I. Khái niệm, mục tiêu và các nguyên
tắc của tổ chức
a. Khái niệm
–
Tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả
nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được
mục tiêu.
–
Các công việc của hoạt động tổ chức bao gồm xác
định và phân chia công việc, qui định về trách nhiệm, về
cách thức phối hợp công việc, qui định về các cấp báo
cáo công việc và xác định rõ các cấp, bộ phận ra quyết
định trong tổ chức.
2
I. Khái niệm, mục tiêu và các
nguyên tắc của tổ chức
b. Mục tiêu của tổ chức
−
Tạo nên một môi trường làm việc thuận lợi cho mỗi cá
nhân, mỗi bộ phận nhằm phát huy được hết năng lực của
mình, đóng góp tốt nhất cho việc hoàn thành mục tiêu
chung.
−
Mục tiêu cụ thể của công việc tổ chức:
+
Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ
+
Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh

+
Tổ chức công việc một cách khoa học
+
Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những yếu kém
+
Phát huy thế mạnh của các nguồn tài nguyên sẵn có
+
Giúp tổ chức linh động, thích nghi với sự thay đổi
3
I. Khái niệm, chức năng và các nguyên
tắc của tổ chức
c. Các nguyên tắc quản trị của tổ chức
–
Thống nhất chỉ huy
–
Hiệu quả
–
Cân đối
–
Linh hoạt
4
I. Khái niệm, chức năng và các
nguyên tắc của tổ chức
d. Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức
–
Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
–
Môi trường vi mô và vĩ mô
–
Công nghệ/ kỹ thuật sản xuất

–
Các nguồn lực của doanh nghiệp (đặc
biệt là nguồn nhân lực)
–
Tiến trình thực hiện chức năng của tổ
chức
5
II. Một số vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức
2.1 Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là
số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà
quản trị có thể điều khiển (giao việc –
hướng dẫn- kiểm tra) hiệu quả.
6
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Nhà quản trị
Hình 7.1: Tầm hạn quản trị
II. Một số vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức

Một nhà quản trị nên quản lý trực tiếp bao
nhiêu nhân viên?
−
Tầm hạn quản trị phụ thuộc:
+
Năng lực của nhà quản trị,
+

Khả năng và ý thức của cấp dưới,
+
Mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên và với
nhân viên với nhà quản trị,
+
Mức độ ứng dụng kỹ thuật thông tin và độ phức tạp/
ổn định của công việc.
7
II. Một số vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức
−
Tầm hạn quản trị liên quan trực tiếp đến số lượng các tầng nấc trung gian trong tổ chức.
 Ưu và nhược điểm của tầm hạn quản trị Rộng, Hẹp?
8
NV
NV
NV
NV
Giám đốc
NV
NV
Giám đốc
NV NV
Trưởng phòngTrưởng phòng
NV NV
Tầm hạn quản trị Rộng
Tầm hạn quản trị Hẹp
II. Một số vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức
9

Tầm hạn
quản trị
Ưu điểm Nhược điểm
Hẹp
−
Giám sát chặt
−Nhà quản trị cấp cao có thể
tận dụng sự hỗ trợ của nhà
quản trị cấp dưới
−
Tăng số cấp quản trị
−Cấp trên can thiệp sâu vào công việc
cấp dưới
−
Chi phí quản trị cao
−
Thông tin đến cấp cuối cùng chậm và
bị nhiễu
−
Mức độ phản ứng với thay đổi chậm
Rộng
−
Giảm số cấp quản trị
−
Tiết kiệm chi phí quản trị
−Mức độ phân quyền cao 
cấp dưới có cơ hội phát triển
−
Nhà quản trị cấp trên có thể không
kiểm soát hết công việc

−Cấp trên có thể bị quá tải ra quyết
định chậm hoặc sai
−
Yêu cầu năng lực nhà quả trị cao
−
Nhà quản trị cấp cao không có nhiều
thời gian dành cho hoạch định


2.2 Quyền hành trong quản trị
−
Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người
khác hành động theo chỉ đạo của mình.
−
Yêu cầu về quyền hành của nhà quản trị:
+

+
 !"#
+
$%&'()*+,-% !./
10
II. Một số vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức
2.3 Phân cấp quản trị
−
Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy thác bớt
quyền hành, trách nhiệm của nhà quản trị cho cấp
dưới.
−

Mục đích của việc phân cấp:
+
Giúp tổ chức linh hoạt hơn
+
Giảm bớt công việc cho nhà quản trị cấp cao
+
Phát huy năng lực, chuẩn bị lực lượng kế thừa
11
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
3.1 Cơ cấu tổ chức
−
Cơ cấu tổ chức quản trị là tập hợp các bộ
phận khác nhau, được chuyên môn hóa và
có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định,
được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực
hiện các chức năng quản trị và mục tiêu
chung của tổ chức.
12
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
3.2 Sự phân chia các bộ phận trong tổ
chức
−
Theo số lượng nhân viên
+
Phân chia những nhân viên làm công việc giống nhau
trong tổ chức thành một bộ phận.
+
Áp dụng khi công việc của mọi người giống nhau, ổn định
−
Theo thời gian

+
Phân công và thành lập đơn vị theo thời gian làm việc
+
Áp dụng cho những đơn vị phải hoạt động để liên tục khai
thác công suất máy móc
–
Theo qui trình sản xuất/ công nghệ: Áp dụng cho tổ chức
phân chia bộ phận theo qui trình làm việc/ thiết bị sản
xuất.
Ví dụ xí nghiệp may hình thành các bộ phận dệt, bộ
phận nhộm, bộ phận hồ, bộ phận ủi, bộ phận cắt, bộ phận may.
13
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
−
Theo chức năng: Thành lập những bộ phận đảm nhiệm
những chức năng chủ yếu trong tổ chức.
14
Ưu điểm Nhược điểm
−
Đảm bảo thi hành các chức năng chính
−Áp dụng kiến thức chuyên môn
−
Thuận tiện trong đào tạo và kiểm tra
−
Tập trung vào chức năng, quên mục
tiêu chung
−
Khó phối hợp, khó thay thế
−
Nhân viên không có kiến thức chung

Giám đốc
GĐ
Tài chính
GĐ
Nhân sự
GĐ
Sản xuất
GĐ
Marketing
Hình 7.2: Phân chia bộ phận theo chức năng
012-3'
−
Theo lãnh thổ: áp dụng khi tổ chức hoạt động trên một
địa bàn rộng, kinh doanh những sản phẩm giống nhau.
15
Giám đốc
Quản lý KV
miền Tây
Quản lý KV
miền Trung
Quản lý KV
miền Bắc
Quản lý KV
miền Nam
Ưu điểm Nhược điểm
−Tập trung vào thị trường và các đặt điểm
của địa phương kinh doanh
−
Hiểu biết về nhu cầu của thị trường một
cách cụ thể và chính xác

−Cơ sở để đào tạo nhà quản trị cấp cao
−Yêu cầu nhà quản trị phải có năng
lực tổng quát
−
Trùng lắp trong tổ chức
Hình 7.3: Phân chia bộ phận theo lãnh thổ
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
−
Theo sản phẩm: áp dụng khi tổ chức kinh doanh nhiều
sản phẩm, thành lập những đơn vị chuyên kinh doanh
theo từng loại sản phẩm.
−
Các sản phẩm có qui trình công nghệ sản xuất và
chiến lược tiếp thị, đối tượng khách hàng khác nhau.
16
Giám đốc
GĐ sản phẩm
X
Tài
chính
GĐ sản phẩm
Y
Nhân sự Sản xuất
Tài
chính
Nhân sự Sản xuất
Hình 7.4: Phân chia bộ phận theo sản phẩm
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
17
Ưu Điểm Nhược điểm

−
Nâng cao trình độ chuyên môn
hóa sản xuất kinh doanh
−
Khai thác tối đa ưu thế từng loại
sản phẩm
−
Nhà quản trị phải có khả
năng chuyên môn
−
Gây trùng lắp trong tổ chức
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
−
Theo khách hàng: căn cứ vào các nhóm khách hàng
để phân chia bộ phận, thể hiện sự quan tâm đến khách
hàng của tổ chức.
−
Áp dụng nhiều cho các tổ chức kinh doanh và các tổ
chức hành chánh sự nghiệp.
18
Giám đốc
Quản lý KH
cá nhân
Quản lý KH
Doanh ngiệp
Quản lý KH
Chính phủ
Ưu Điểm Nhược điểm
−Hiểu rõ nhu cầu khách hàng
−Tạo tác động tâm lý tốt cho khách hàng

−Cần có nhà quản lý có năng lực và
đội ngũ chuyên gia hỗ trợ
−
Các nhóm khách hàng có lúc không
xác định rõ
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức

19
3.3 Các mô hình bộ máy tổ chức phổ biến
a.Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
–
Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp.
–
Quan hệ trong cơ cấu tổ chức thiết lập theo chiều
dọc.
–
Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.
GIÁM ĐỐC
Quản đốc
Phân xưởng 2
Tổ
trưởng
Tổ
trưởng
Quản đốc
Phân xưởng 3
Tổ
trưởng
Tổ
trưởng

Quản đốc
Phân xưởng 2
Tổ
trưởng
Tổ
trưởng
Hình 7.5: Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
20
Ưu điểm Nhược điểm
−
Thừa hành mệnh lệnh từ
một cấp trên trực tiếp
−
Trách nhiệm quyền hạn
rõ ràng
−
Yêu cầu nhà lãnh đạo có
kiến thức và năng lực
−
Dễ dẫn đến cách quản lý
độc đoán
 Phù hợp với những tổ chức có qui mô nhỏ, sản
phẩm/ dịch vụ đơn giản và tính chất sản xuất liên tục.
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
21
b. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
–
Có sự tồn tại các đơn vị chức năng
–

Không theo tuyến
–
Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị
trực tuyến, do đó một người cấp dưới có thể có nhiều
cấp trên trực tiếp.
Quản trị chức
năng A
GIÁM ĐỐC
Quản trị chức
năng B
Quản trị chức
năng C
Quản đốc phân
xưởng 1
Quản đốc phân
xưởng 2
Quản đốc phân
xưởng 3
Hình 7.6: Cơ cấu tổ chức theo chức năng
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
22
Ưu điểm Nhược điểm
−Sử dụng các chuyên gia
giỏi
−Không đòi hỏi nhà quản
trị phải có kiến thức toàn
diện
−
Dễ đào tạo, dễ tìm nhà
quản trị

−Vi phạm nguyên tắc
thống nhất chỉ huy
−Chế độ trách nhiệm
không rõ ràng
−
Phối hợp giữa lãnh đạo
và các bộ phận chức năng
khó khăn
 Cơ cấu này khó áp dụng trong thực tế
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
23
c. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức
năng
–
Cơ cấu hỗn hợp của 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức
năng
–
Đơn vị chức năng chỉ phụ trách chuyên môn, không có
quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
GIÁM ĐỐC
Chức năng
quản trị B
Chức năng
quản trị C
Quản đốc phân
xưởng 1
Quản đốc phân
xưởng 2
Quản đốc phân
xưởng 3

Chức năng
quản trị A
Hình 7.7: Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến-chức năng
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
24
Ưu điểm Nhược điểm
−
Có được ưu điểm của cơ
cấu trực tuyến và chức
năng
−
Tạo điều kiện phát triển
nhà quản trị trẻ
–
Hạn chế sử dụng kiến
thức chuyên môn
−
Vẫn có xu hướng can
thiệp của các đơn vị chức
năng
III. Xây dựng cơ cấu tổ chức
25
d. Cơ cấu quản trị ma trận
–
Cơ cấu theo ma trận cho phép cùng một lúc thực hiện
nhiều đề án
–
Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau
–
Ngoài người lãnh đạo theo trực tuyến và chức năng, còn

có sự hỗ trợ của người lãnh đạo theo đề án
–
Mỗi thành viên bộ phận trực tuyến với bộ phận chức
năng gắng liền với việc thực hiện một đề án trên một khu
vực nhất định.
–
Sau khi kết thúc đề án, các thành viên trong đề án trở về
vị trí, bộ phận cũ.