MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

1

1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu

1

2. Mục đích của bài báo cáo

2

3. Đối tượng nghiên cứu

2

4. Cơ cấu của bài báo cáo

3

NỘI DUNG

3

Phần 1: Một số vấn đề chung về hoạt động công chứng và công chứng viên

3

1. Về hoạt động công chứng

3

2. Về công chứng viên

5

3. Về hợp đồng giao dịch

6

Phần 2: Quy định pháp luật về Quy trình cơng chứng

7

1. Tiếp nhận u cầu công chứng

10

2. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ

14

4. Ký công chứng

18

4. Hồn tất thủ tục cơng chứng

19


Phần 3: Một số hạn chế trong quy định về quy trình cơng chứng, đề xuất hướng hoàn
thiện pháp luật và thực tiễn áp dụng

20

1. Một số hạn chế trong quy định về quy trình cơng chứng và đề xuất hướng hồn thiện
pháp luật.
20
2. Thực tiễn việc thực hiện quy trình cơng chứng
Phần 4: Nguyên nhân, Giải pháp, kiến nghị

23
27

1. Nguyên nhân

27

2. Giải pháp, kiến nghị

27

KẾT LUẬN

29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

29


1


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
Từ sau công cuộc đổi mới đất nước, nền kinh tế không ngừng phát triển, các giao
dịch cũng theo đó gia tăng cả về số lượng, quy mơ và tính phức tạp. Cùng với sự gia tăng
đó Pháp luật điều chỉnh các quan hệ của các bên trong hợp đồng giao dịch ngày càng hồn
thiện với mục đích bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và an toàn pháp lý của các quan hệ
hợp đồng. Tuy nhiên để hiện thực hóa pháp luật vào thực tiễn đời sống, “Nhà nước, với tư
cách là người bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và an toàn pháp lý của các quan hệ hợp
đồng, uỷ quyền cho một nhà chuyên nghiệp do mình bổ nhiệm và giám sát để thực hiện
chức năng đó.” Nhà chun nghiệp đó chính là cơng chứng viên. Cơng chứng viên là
người nhân danh nhà nước chứng nhận tính hợp pháp của các hợp đồng giao dịch. Các văn
bản đã được công chứng được khoa học pháp lý gọi là văn bản công chứng và Công chứng
viên là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng,
giao dịch dân sự mà mình đã chứng nhận. Văn bản công chứng do công chứng viên chứng
nhận sẽ có giá trị chứng cứ khơng cần chứng minh đối với cơ quan giải quyết tranh chấp và
giá trị thi hành đối với các bên.
Để công chứng viên thực hiện được sứ mệnh của mình, nhà nước đã ban hành
hệ thống các văn bản quy định về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc
hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về cơng chứng và khơng
ngừng hồn thiện theo từng thời kỳ để phù hợp với xu thế phát triển của hệ thống pháp luật
và của xã hội. Trong đó quan trọng nhất là các quy định về quy trình cơng chứng hợp đồng
giao dịch của cơng chứng viên vì để hợp đồng giao dịch được cơng chứng viên chứng nhận
ln đảm bảo an tồn pháp lý và phịng ngừa tranh chấp thì bắt buộc hoạt động cơng chứng
phải tuân theo trình tự, thủ tục chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Ngày 20/6/2014, tại Kỳ
họp thứ 7, Quốc hội khóa XIII đã thơng qua Luật cơng chứng số 53/2014/QH13. Chủ tịch
nước ký Lệnh công bố số 08/2014/L-CTN ngày 26/6/2014 cơng bố Luật cơng chứng và
Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015. Luật công chứng năm 2014 ban hành với mục

đích nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập về thể chế, tạo cơ sở pháp lý cho bước phát
triển mới của hoạt động công chứng theo chủ trương xã hội hóa, nâng cao chất lượng và
tính bền vững của hoạt động cơng chứng, từng bước phát triển nghề công chứng Việt Nam
phù hợp với thông lệ quốc tế. Theo đó về cơ bản, quy định về thủ tục công chứng hợp đồng,
giao dịch được kế thừa từ Luật cơng chứng 2006, có sửa đổi, bổ sung theo hướng rõ ràng,
chặt chẽ và đơn giản hơn; sửa đổi quy định về phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch, lời
chứng của công chứng viên, sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng…; bổ sung quy định
về người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch và thủ tục công chứng
2


bản dịch giấy tờ. Tuy nhiên thực tiễn áp dụng cho thấy một số quy định về quy trình cơng
chứng cịn một số hạn chế. Do đó học viên lựa chọn đề tài: Khó khăn, bất cập trong việc áp
dụng quy định của pháp luật về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải
pháp hoàn thiện Luật Công chứng. Báo cáo này tập trung nghiên cứu quy trình cơng chứng
hợp đồng giao dịch theo Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, trên cơ sở đó đề xuất
một số kiến nghị nhằm hồn thiện hơn các quy định về quy trình cơng chứng hợp đồng giao
dịch.
2. Mục đích của bài báo cáo
Cung cấp thêm một cách nhìn tồn diện và cụ thể hơn về quy trình cơng chứng hợp
đồng giao dịch kiến nghị một số giải pháp hoàn thiện pháp luật. Đồng thời trên cơ sở nghiên
cứu thực tiễn thực hiện quy định về quy trình cơng chứng, đưa ra một số giải pháp nhằm
nâng cao hơn nữa trách nhiệm của công chứng viên trong việc tuân thủ các quy định trên.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là các quy định về quy trình cơng chứng hợp đồng
giao dịch.
4. Cơ cấu của bài báo cáo
Cơ cấu báo cáo gồm 3 phần
Phần 1: Một số vấn đề chung về hoạt động công chứng và công chứng viên
Phần 2: Quy định pháp luật về Quy trình cơng chứng

Phần 3: Một số hạn chế trong quy định về quy trình cơng chứng, đề xuất hướng hoàn thiện
pháp luật và thực tiễn áp dụng
Phần 4: Nguyên nhân, Giải pháp, kiến nghị
NỘI DUNG
Phần 1: Một số vấn đề chung về hoạt động công chứng và công chứng viên
1. Về hoạt động công chứng
Ở Việt Nam, Công chứng xuất hiện là vào những năm 30 của thế kỷ XX, do người Pháp
đưa vào Việt Nam. Thời điểm này công chứng được gọi là "Chưởng khế", là hoạt động thị
thực của các cấp chính quyền, chỉ có thể do Nhà nước thực hiện. Đến năm 1987, công
chứng mới đề cập lần đầu tiên trong hệ thống pháp luật Việt Nam, cụ thể công chứng “ Là
một hoạt động của Nhà nước với mục đích giúp các cơng dân, cơ quan, tổ chức lập và xác
nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm
cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện. Bằng hoạt động trên, công chứng nhà
nước tạo ra những bảo đảm pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các
cơ quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

3


Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết tranh chấp được thuận lợi,
góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.”1
Song hành với công cuộc đổi mới đất nước (1991-2000), Chính phủ đã ban hành ba nghị
định về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước, đó là: Nghị định số 45/HĐBT ngày
27/2/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về tổ chức và hoạt động công chứng
nhà nước và tiếp sau đó là Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và
hoạt động cơng chứng nhà nước. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính
phủ về công chứng, chứng thực. Tại Nghị định số 45/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng năm
1991, thuật ngữ công chứng nhà nước được xác định là việc chứng nhận tính xác thực của
các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp
của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội góp phần phịng ngừa vi

phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Các hợp đồng và giấy tờ đã được
công chứng có giá trị chứng cứ. Đến năm 1996, khi Chính phủ ban hành Nghị định số
31/CP thay thế Nghị định số 45/HĐBT thì khái niệm cơng chứng cũng được xác định như
khái niệm công chứng nhà nước được quy định tại Nghị định số 45/HĐBT nhưng bổ sung
thêm quy định loại trừ giá trị chứng cứ của hợp đồng, giấy tờ đã được công chứng 13 nhà
nước chứng nhận hoặc Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp có thẩm quyền chứng thực khi bị Tịa
án tun bố vơ hiệu. Tuy nhiên ở hai nghị định trên khái niệm cơng chứng cịn chung
chung, khó hiểu và chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa hoạt động công chứng và chứng thực.
Đến Nghị định số 75/2000/NĐ-CP khái niệm công chứng mới được tách bạch khỏi
khái niệm chứng thực và được xác định một cách cụ thể và khoa học hơn. Theo Nghị định
này: Cơng chứng là việc phịng cơng chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được
giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và
quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo
quy định của Nghị định này (khoản 1 Điều 2). Tuy nhiên điểm hạn chế nổi bật của quy định
này là xác định chủ thể của hoạt động cơng chứng là Phịng cơng chứng. Quy định như trên
đã làm "mờ" đi vai trị của cơng chứng viên trong hoạt động công chứng. Đồng thời quan
niệm về hoạt động cơng chứng vẫn là hoạt động mang tính cơng.
Luật cơng chứng 2006 ra đời đã đánh dấu sự thay đổi lớn trong quan điểm về hoạt
động công chứng ở nước ta. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc cụ thể hóa nội dung
về hồn thiện thể chế cơng chứng ở nước ta được nêu trong Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày
02/6/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, bước khởi đầu
của chủ trương xã hội hóa cơng chứng. khái niệm cơng chứng được nêu ra trong Luật Công
chứng 2006 như sau: “Công chứng là việc cơng chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản
mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu
công chứng.” Với việc cách xác định nội hàm của thuật ngữ "công chứng" trong Luật Công
chứng như trên “ hoạt động công chứng ở Việt Nam dần trở về đúng bản chất là một hoạt
động dịch vụ công, đồng thời là một nghề do công chứng viên (không nhất thiết là công
chức) thực hiện, nhằm mang lại tính xác thực cho các hợp đồng, giao dịch qua đó bảo đảm
1


Bộ Tư pháp (1987), Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10 về công tác công chứng nhà nước, Hà Nội

4


an tồn pháp lý cho các bên giao kết, phịng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật.” 2 Qua 8
năm triển khai thực hiện, Luật công chứng 2006 đã đạt được kết quả đáng khích lệ, góp
phần tích cực vào việc thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động cơng chứng, thực hiện cải
cách hành chính và cải cách tư pháp. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện cho
thấy một số quy định của Luật và các văn bản hướng dẫn thi hành đã bất cập, không cịn
phù hợp với tình hình thực tiễn. Ngày 20/06/2014, Quốc hội đã ban hành Luật công chứng
số 53/2014/QH13 (Luật công chứng 2014) với 10 chương, 81 điều, quy định về công chứng
viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và
quản lý nhà nước về cơng chứng. Luật cơng chứng 2014 có hiệu lực từ ngày 01/01/2015.
Luật công chứng 2014 đã thay thế cho Luật công chứng 2006, trên cơ sở những bất cập cần
phải hồn thiện của luật cũ, Luật cơng chứng 2014 đã có những quy định mới thể hiện quan
điểm đổi mới của Nhà nước ta về hoạt động công chứng.
Khái niệm công chứng một lần nữa lại tiếp tục được thay đổi. Theo đó, cơng chứng
là việc cơng chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực,
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao
dịch), tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ
tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là
bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện
yêu cầu công chứng( Khoản 1 Điều 2).
Như vậy có thể hiểu, Cơng chứng là hành vi của công chứng viên lập, chứng nhận tính
xác thực của các giao dịch nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các chủ thể tham gia giao
dịch, phịng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật. Cơng chứng là một hoạt động quan
trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Thông qua hoạt động
công chứng và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh pháp luật trở thành hiện thực sinh động

của đời sống xã hội, thành hành vi sử xự theo đúng pháp luật.
2. Về công chứng viên
Công chứng viên – chủ thể thực hiện hoạt động công chứng - là người có đủ tiêu
chuẩn theo quy định của Luật, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công
chứng (Khoản 2 Điều 2 Luật Công chứng 2014) . Công chứng viên cung cấp dịch vụ công
do Nhà nước ủy nhiệm, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao
dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức;
ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.
Theo cách nói của MICHEL CORDIER – Chủ tịch danh dự Hội đồng công chứng tối
cao Pháp, ông coi cơng chứng viên được coi như "Thẩm phán phịng ngừa", hay "Thẩm
phán hợp đồng", đó chính là người có đủ năng lực để nhận biết và phòng ngừa rủi ro pháp
lý cho các bên tham gia giao dịch. Với vai trị đó, nhiệm vụ của cơng chứng viên là phải rất
thận trọng trước khi thực hiện công chứng hợp đồng để đảm bảo tính hợp pháp của hợp
đồng, sự công bằng trong hợp đồng và cả việc bảo quản hợp đồng 3. Hồn tồn khác với
cơng việc của một luật sư, ln phải nghiêng về bảo vệ lợi ích của thân chủ, công chứng
2

Đỗ Đức Hiển - Luận văn thạc sĩ “Giá trị pháp lý của văn bản công chứng”, Tr.28

5


viên có chức năng như một “thẩm phán phịng ngừa”, một người thứ ba tham gia chứng
kiến giao dịch một cách khách quan, trung thực không thiên vị bất cứ bên nào. Từ đó cơng
chứng viên giúp các bên soạn thảo hợp đồng và ghi nhận ý chí của họ trong giao kết một
cách chính xác, rõ ràng, đúng pháp luật, ngăn chặn thỏa thuận bất công hay bất hợp pháp
của các bên tham gia nhằm đảm bảo sự công bằng cho các bên, đảm bảm sự nghiêm minh
của pháp luật. Đồng thời công chứng viên là người nhân danh nhà nước chứng minh tính
hợp pháp của các hợp đồng giao dịch đã được công chứng ( văn bản công chứng) và chịu
trách nhiệm về tính hợp pháp đó.

Để thực hiện được điều đó, một người cơng chứng viên khơng chỉ cần kiến thức pháp
luật vững vàng, kinh nghiệm và kỹ năng hành nghề mà cịn phải có nhân phẩm, đạo đức.
Nếu công chứng viên không đảm bảo được các yêu cầu trên, nhất là về đạo đức hành nghề,
dẫn đến các hành vi công chứng sai nhằm vụ lợi, có thể dẫn đến nhiều hệ lụy, nhất là đối
với các bên liên quan đến giao dịch, và trên đó là trật tự an toàn pháp lý của xã hội. Vì vậy
pháp luật đã đưa ra những điều kiện rất chặt chẽ để bổ nhiệm một công chứng viên. Để
được bổ nhiệm trở thành cơng chứng viên, người đó phải đáp ứng những tiêu chuẩn khắt
khe về quá trình đào tạo và tuyển chọn (tốt nghiệp đại học chuyên ngành luật, tốt nghiệp
khóa đào tạo nghề cơng chứng viên tại Học viện Tư pháp, có kinh nghiệm làm việc về pháp
luật tối thiểu là 05 năm và phải vượt qua được kỳ thi sát hạch của Bộ Tư pháp). Đồng thời
pháp luật cũng đưa ra các quy định hết sức chặt chẽ về quy trình cơng chứng hợp đồng của
cơng chứng viên nhằm hướng tới đảm bảo tính hợp pháp, sự cơng bằng, an tồn pháp lý của
các bên trong giao dịch.
3. Về hợp đồng giao dịch
⮚ Theo quy định tại Điều 121 BLDS: "Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý
đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự." Giao dịch
dân sự là hoạt động phổ biến giữa các cá nhân, tổ chức nhằm đạt được mục đích minh
mong muốn.
Về khái niệm hợp đồng dân sự được quy định tại Điều 383 BLDS: "Hợp đồng dân sự
là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân
sự. Chẳng hạn: hợp đồng mua bán tài sản, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng vay tài sản,.. Từ
quy định này có thể thấy rằng hợp đồng là một loại giao dịch dân sự.
Còn khái niệm hành vi pháp lý đơn phương không được quy định rõ trong BLDS, tuy
nhiên có thể hiểu hành vi pháp lý đơn phương là là giao dịch trong đó thể hiện ý chí của một
bên nhằm làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Thông thường, hành vị
pháp lý đơn phương được xác lập theo ý chí của một bên chủ thể duy nhất, ví dụ: lập di
chúc, từ chối hưởng thừa kế.
⮚ Giao dịch dân sự là một sự kiện pháp lí làm phát sinh hậu quả pháp lí . Tùy từng giao
dịch cụ thể mà làm phát sinh , thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ dân sự . Giao dịch dân sự
3


Michel Cordier – Chủ tịch danh dự Hội đồng công chứng tối cao Pháp, “Cơng chứng viên với vai trị là bổ trợ viên Tư
pháp” - Kỷ yếu hội thảo quốc tế “vai trò của các nghề tư pháp bổ trợ trong nhà nước pháp quyền”, Nhà Pháp luật Việt
Pháp, 1999, TP.HCM

6


là hành vi mang tính ý chí của chủ thể tham gia giao dịch ,với những mục đích và động
cơ nhất định .
⮚ Giao dịch dân sự phải là sự thống nhất giữa ý chí và bày tỏ ý chí . Nếu thiếu sự thống
nhất này giao dịch sẽ bị tun bố vơ hiệu hoặc sẽ vơ hiệu.“Mục đích của giao dịch dân
sự là lợi ích mà chủ thể mong muốn đạt được khi xác lập giao dịch đó”. (Điều 118. Bộ
luật Dân sự năm 2015)Đó chính là hậu quả pháp lí phát sinh từ giao dịch mà các bên
mong muốn đạt được . Nói cách khác , mục đích ở đây ln mang tính pháp lí . Mục đích
pháp lí đó sẽ trở thành hiện thực , nếu trong giao dịch chủ thể tuân thủ và thực hiện đúng
nghĩa vụ của mình theo quy định mà pháp luật đề ra , ko trái với điều luật. Và nhiệm vụ
của cơng chứng viên là ghi nhận ý chí của các bên trong giao kết một cách chính xác, rõ
ràng, đúng pháp, ngăn chặn thỏa thuận bất công hay bất hợp pháp của các bên tham gia
nhằm đảm bảo sự công bằng cho các bên, đảm bảm sự nghiêm minh của pháp luật. Chính
vì vậy có người đã gọi cơng chứng viên là “Người gác cổng cho hợp đồng, giao dịch”
⮚ Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, điều kiện có hiệu lực giao dịch dân sự được quy
định như sau:
“1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch
dân sự được xác lập;
b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái
đạo đức xã hội.
2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong

trường hợp luật có quy định.”
Như vậy, điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự bao gồm:
- Điều kiện về năng lực của chủ thể : Chủ thể phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực
hành vi dân sự. Theo điều 16 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về năng lực pháp luật dân sự
của cá nhân như sau:
“1. Năng lực pháp luật dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân có quyền dân sự và
nghĩa vụ dân sự.
2. Mọi cá nhân đều có năng lực pháp luật dân sự như nhau.
3. Năng lực pháp luật dân sự của cá nhân có từ khi người đó sinh ra và chấm dứt khi người
đó chết.”
Cịn về năng lực hành vi dân sự của cá nhân Điều 19 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Năng lực hành vi dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác
lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự.”
- Điều kiện về thái độ của chủ thể (tính tự nguyện): Các bên trong giao dịch phải hoàn toàn
tự nguyện, xuất phát từ ý chí của bản thân, khơng có sự cưỡng ép, đe doạ..
- Điều kiện về mục đích và nội dung của giao dịch:Giao dịch phải không vi phạm các quy
định của pháp luật, không trái với những chuẩn mực, đạo đức của xã hội.
- Điều kiện về hình thức của giao dịch (nếu có): Tuỳ từng giao dịch cụ thể có u cầu về
hình thức có thể bằng văn bản hoặc lời nói, văn bản phải cơng chứng, chứng thực.
7


Cơng chứng viên trong q trình cơng chứng hợp đồng giao dịch phải đảm bảo giao dịch
dân sự mà mình chứng nhận đáp ứng những điều kiện trên. Đó cũng là căn cứ để xây dựng
các quy định về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch của cơng chứng viên, với mục
đích văn bản được cơng chứng viên chứng nhận phải đảm bảo các điều kiện có hiệu lực của
giao dịch dân sự, trên đó là đảm bảo an tồn pháp lý cho các bên trong giao dịch, khơng có
sự nhầm lẫn hay lừa dối hay ép buộc, lơi kéo
Phần 2: Quy định pháp luật về Quy trình cơng chứng
Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch là quy định cần phải thực hiện khi công

chứng hợp đồng, giao dịch. Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch phải chuẩn bị
các giấy tờ cần thiết để công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó. Có hai loại
hợp đồng giao dịch thực hiện hoạt động công chứng, đó là các loại hợp đồng giao dịch theo
yêu cầu của pháp luật bắt buộc phải công chứng và các hợp đồng giao dịch do cá nhân, tổ
chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Các loại hợp đồng bắt buộc công chứng theo quy định của pháp luật bao gồm:
- Hợp đồng mua bán nhà ở
- Hợp đồng tặng cho nhà ở, bất động sản
- Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
- Hợp đồng mua bán bất động sản đấu giá
- Hợp đồng đổi nhà ở
- Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở
- Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
- Hợp đồng thế chấp nhà ở.
- Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất.
- Hợp đồng chuyển nhượng mua bán nhà ở thương mại.
- Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất.
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
- Hợp đồng thế chấp tài sản.
- Hợp đồng bảo lãnh.
- Hợp đồng trao đổi tài sản.

8


- Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ.
- Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài.
- Văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
Dù là loại hợp đồng nào thì trong q trình cơng chứng, cơng chứng viên phải tn theo quy
định về quy trình cơng chứng, những quy định này giống như quy tắc hành nghề mà bất kỳ

công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng nào cũng phải tuân thủ nghiêm
ngặt.
Cụ thể Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:
Về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn (Điều 40)
“1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thơng tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công
chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề
công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế
được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu,
quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải
có.
2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội
dung đầy đủ, chính xác như bản chính và khơng phải chứng thực.
3. Cơng chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu
cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ cơng
chứng.
4. Cơng chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về
thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng,
giao dịch; giải thích cho người yêu cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp
pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

9


5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa
rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về

năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao
dịch chưa được mơ tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ
hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc
yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng.
6. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng,
giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng,
giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì cơng chứng viên phải chỉ rõ cho
người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người u cầu cơng chứng khơng sửa
chữa thì cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng.
7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên
đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
8. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch
thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu
công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu
trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch”.
Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch do cơng chứng viên soạn thảo theo đề nghị
của người yêu cầu công chứng (Điều 41)
“1. Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d và đ
khoản 1 và khoản 2 Điều 40 của Luật này và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao
dịch.
2. Công chứng viên thực hiện các việc quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 40 của Luật
này.
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp
luật, khơng trái đạo đức xã hội thì cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
3. Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc
cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ
nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ
quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của
hợp đồng, giao dịch.”

Theo đó, quy trình cơng chứng có thể được phân chia thành 4 bước:
10


Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Bước 2: Ngiên cứu, xử lý hồ sơ
Bước 3: Ký công chứng
Bước 4: Hồn tất thủ tục cơng chứng
1. Tiếp nhận u cầu công chứng
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước vơ cùng quan trọng trong hoạt động cơng
chứng vì nó sẽ là cơ sở thực hiện các bước tiếp theo nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật
Trước hết, Cơng chứng viên phải có sự trao đổi với người yêu cầu cơng chứng để có
thể làm rõ được ba vấn đề:
⮚ Thứ nhất: Ý chí chủ quan của các bên khi tham gia hợp đồng giao dịch. Điều này
giúp công chứng viên xác định được chính xác u cầu cơng chứng và làm rõ loại
hợp đồng, giao dịch mà các bên đề nghị công chứng.
⮚ Thứ hai, trên cơ sở đã nắm được yêu cầu công chứng cụ thể, công chứng viên phải
xác định được việc u cầu cơng chứng có thuộc thẩm quyền công chứng của tổ
chức hành nghề công chứng đó khơng. Đặc biệt chú trọng đến vấn đề địa hạt.
Điều 42 Luật Công chứng năm 2014 quy định phạm vi công chứng hợp đồng, giao
dịch về bất động sản: “Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ
được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ
trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và
văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản”
Theo quy định này, tất cả các giao dịch về bất động sản đều đặt ra vấn đề thẩm quyền địa
hạt, “về bất động sản” khó có thể được hiểu là giao dịch có đối tượng là bất động sản, sử
dụng cụm từ “về bất động sản” có khả năng cao trong tư duy của các nhà làm luật được hiểu
là: tất cả những giao dịch liên quan đến bất động sản. Thật khơng khó để chứng minh nhận
định này, các nhà làm luật đã loại trừ ngay lập tức ba loại giao dịch không cần quan tâm đến

thẩm quyền địa hạt đó là:
– Di chúc
– Văn bản từ chối nhận di sản
– Văn bản ủy quyền.
Ta có thể thấy văn bản ủy quyền có đối tượng không phải là tài sản, mà là công việc
cụ thể nên cho dù nó có liên quan đến bất động sản hay khơng cũng nằm ngồi quy định về
thẩm quyền địa hạt. Nếu văn bản uỷ quyền phụ thuộc vào địa hạt thì ý nghĩa của văn bản ủy
quyền khơng đạt được. Mục đích các bên trong văn bản uỷ quyền hướng tới khơng đồng
thời là các mục đích mà bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hướng tới.
Nếu các biện pháp bảo đảm có bất động sản là đối tượng, thẩm quyền địa hạt được đặt
ra khi công chứng hợp đồng bảo đảm. Tuy nhiên, nếu như Hợp đồng đặt cọc được công

11


chứng nhằm để giao kết Hợp đồng mua bán nhà thì quy định trên có áp dụng được hay
khơng?
Ví dụ: Hai bên A và B thỏa thuận mua bán nhà (ngôi nhà nằm trên địa bàn tại tỉnh X), bên B
đặt cọc trước cho bên A số tiền 10 triệu đồng và muốn ra kí kết Hợp đồng đặt cọc tại một tổ
chức hành nghề cơng chứng. Vậy họ có thể kí kết tại tổ chức hành nghề cơng chứng tỉnh Y
để thuận tiện cho việc đi lại giữa hai bên được hay không hay bắt buộc phải ra tổ chức hành
nghề công chứng tỉnh X? Về vấn đề này có nhiều quan điểm đưa ra. Một số cho rằng,
trường hợp trên đối tượng của Hợp đồng đặt cọc không phải là bất động sản mà là số tiền 10
triệu kia, mọi vấn đề pháp lý đều xoay quanh số tiền đó, ví dụ như bên B khơng mua nữa thì
bên B sẽ phải mất số tiền cọc hay bên A khơng bán nữa thì phải trả lại số tiền đã đặt cọc và
phải chịu phạt cọc một số tiền mà hai bên đã thỏa thuận, như vậy hai bên A và B có thể ra tổ
chức hành nghề cơng chứng tại tỉnh Y để kí kết Hợp đồng đặt cọc. Một quan điểm khác cho
rằng: theo quy định tại Điều 42 nêu trên thì ngoại trừ ba giao dịch là di chúc, văn bản ủy
quyền, văn bản từ chối nhận di sản thì tất cả các giao dịch khác có liên quan đến bất động
sản đều phải xác định thẩm quyền của công chứng viên theo địa hạt. Việc này gây ra sự

không đồng nhất trong hoạt động công chứng. Thiết nghĩ các nhà làm luật nên có quy định
cụ thể hơn về vấn đề này.
⮚ Thứ ba, nội dung u cầu cơng chứng có đảm bảo khơng vi phạm pháp luật và không
trái đạo đức xã hội không. Để xác định được, cơng chứng viên phải tìm hiểu nắm bắt được
các quy định pháp luật áp dụng với từng hồ sơ u cầu cơng chứng cụ thể. Ví dụ như khi
công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung của vợ chồng thì phải nắm được
các quy định về phân chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân được quy định trong Luật
Hôn nhân gia đình.
Sau khi làm rõ được ba vấn đề trên, cơng chứng viên sẽ hướng dẫn người yêu cầu công
chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng Hồ sơ yêu cầu công chứng phải chuẩn bị
theo Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014, bao gồm:
-

Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế
được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở
hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định
phải có.
Số lượng hồ sơ: Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
a) Phiếu yêu cầu công chứng

12


Phiếu yêu cầu công chứng là giấy tờ đầu tiên, làm căn cứ, cơ sở cho việc thực hiện các
bước tiếp theo trong quy trình cơng chứng. Điểm a Khoản 1 Điều 40 Luật công chứng
quy định Phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về:

-

Họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng,
Nội dung cần công chứng,
Danh mục giấy tờ gửi kèm theo;
Tên tổ chức hành nghề công chứng,
Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng,
Thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

Việc luật công chứng không quy định mẫu mà chỉ quy định các nội dung cần phải có
trong Phiếu yêu cầu công chứng là phù hợp. Một mặt quy định như vậy tăng tính chủ động
cho các tổ chức hành nghề công chứng khi xây dựng mẫu áp dụng tại địa phương mình, mặt
khác vẫn đảm bảo các thơng tin cơ bản. Việc lựa chọn áp dụng mẫu phiếu yêu cầu công
chứng đơn giản hay phức tạp, chỉ đủ những nội dung theo quy định của luật hay đưa thêm
những nội dung khác phụ thuộc vào mục đích riêng của từng tổ chức hành nghề công
chứng.
Quy định như vậy có sự tiến bộ và chặt chẽ hơn nhiều so với quy định của Luật công
chứng 2006. Điều 35 Luật Công chứng 2006 quy định trong thành phần hồ sơ cơng chứng
phải có “Phiếu u cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu” tuy nhiên trong các văn
bản hướng dẫn Luật Cơng chứng 2006 lại khơng có bất kỳ văn bản nào đưa ra mẫu Phiếu
yêu cầu công chứng. Vì vậy hầu hết các tổ chức hành nghề cơng chứng sử dụng Mẫu số 01
ban hành kèm theo Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/03/2001 hướng dẫn Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng, chứng thực. Tuy nhiên
thực tiễn công tác thanh tra hoạt động các tổ chức hành nghề cơng chứng tại thời điểm đó
cho thấy việc sử dụng mẫu phiếu yêu cầu công chứng của các tổ chức hành nghề công
chứng không thống nhất và có Tổ chức mặc dù đề ra mẫu nhưng khơng ghi đầy đủ các
thơng tin có trong mẫu.4 Hiện nay, bên cạnh những tổ chức ngành nghề công chứng xây
dựng những mẫu Phiếu yêu cầu công chứng quy mô, cụ thể hơn thì có thể vẫn cịn những tổ
chức hành nghề công chứng áp dụng mẫu Phiếu yêu cầu công chứng như Mẫu số 01 nêu
trên (bởi mẫu này cũng đã thể hiện đầy đủ những nội dung như Điểm a Khoản 1 Điều 40

Luật công chứng quy định).
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Trong trường hợp người yêu cầu công chứng yêu soạn thảo văn bản, hợp đồng thì
Trong hồ sơ u cầu cơng chứng, khơng bắt buộc phải cung cấp dự thảo hợp đồng giao
dịch. Còn trong trường hợp công chứng Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo
sẵn thì các bên phải cung cấp dự thảo hợp đồng, giao dịch.
4

Hoàng Quốc Hùng - Thanh tra Bộ Tư pháp – “Một số vấn đề cần rút kinh nghiệm sau đợt thanh tra chuyên ngành
trong lĩnh vực công chứng tại Tp Hà Nội”

13


Cịn đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng giao dịch
thì hợp đồng văn bản phải theo đúng mẫu đó.
c) Bản sao giấy tờ tùy thân
Các bản sao theo quy định nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh
máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và khơng phải có
chứng thực. Khi nộp bản sao giấy tờ tùy thân thì người u cầu cơng chứng phải xuất trình
bản chính để đối chiếu. Giấy tờ tùy thân được hiểu là những loại giấy tờ có thể giúp xác
định đặc điểm và nhận dạng nhân thân của một con người cụ thể. Trong hoạt động công
chứng, giấy tờ tùy thân giúp công chứng viên xác định, nhận dạng đúng chủ thể tham gia
Hợp đồng, giao dịch. Bên cạnh đó giấy tờ tùy thân là căn cứ để công chứng viên xác định
được năng lục hành vi dân sự của chủ thể tham gia giao dịch, đảm bảo chủ thể có đủ điều
kiện tham gia giao dịch theo quy định tại Điều 117 Bộ luật dân sự 2015: “Chủ thể có năng
lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập”.
Đồng thời giấy tờ tùy thân có giá trị xác định chính xác người yêu cầu công chứng, giúp
một người khi xuất trình giấy tờ này khẳng định mình chính là chủ thể đang có quyền xác
lạp, thực hiện giao dịch trước công chứng viên.

d) Giấy tờ về tài sản
Theo điểm d Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, giấy tờ về tài sản dùng trong hoạt
động cơng chứng gồm có bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản
sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải
đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến
tài sản đó. Như vậy có thể liệt kê một số giấy tờ về tài sản phổ biến như:
● Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và
quyền sử dụng đất ở theo quy định của Luật đất đai năm 2013 và Luật nhà ở năm
2014
● Sổ tiết kiệm
● Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần
● Giấy đăng ký ô tô, xe máy và các giấy tờ chứng minh quyền về tài sản khác nếu có
Đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng giao dịch của người
yêu cầu công chứng, cũng là cơ sở để công chứng viên xác định được đối tượng của hợp
đồng giao dịch đối với những hợp đồng giao dịch có đối tượng là tài sản. Chỉ thông qua
giấy tờ này, người yêu cầu công chứng mới có thể chứng minh được mình là chủ sở hữu,
chủ sử dụng của tài sản đang là đối tượng của hợp đồng giao dịch.
e) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến Hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định
phải có.
14


Ngoài hai loại giấy tờ quy định tại điểm c và điểm d Khoản 1 Điều 40 nêu trên, người
yêu cầu công chứng phải cung cấp bản sao giấy tờ khác có liên quan đến Hợp đồng giao
dịch mà pháp luật quy định phải có và xuất trình bản gốc để đối chiếu Bản sao giấy tờ
khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải có, như: giấy chứng
tử, giấy xác nhận tình trạng hơn nhân, giấy phép đăng ký kinh doanh
Nhìn chung đối với nhóm giấy tờ này khơng thể đưa ra được tiêu chí xác định cụ thể là
những loại giấy tờ nào vì đối với mỗi hợp đồng, giao dịch thì những nội dung cần chứng

minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch có cơ sở pháp lý, cơ sở thực tế khác nhau. Đồng
thời trong nhiều trường hợp, chỉ Giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử
dụng tài sản chưa đủ chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng của giao dịch
đang u cầu cơng chứng. Vì vậy việc đưa ra quy định về cấc giấy tờ khác là hoàn toàn hợp
lý.
2. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ
a) Kiểm tra, xem xét các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp
Khi tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên
phải tiến hành ngay việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ, tài liệu này. Căn
cứ cho việc ấc định là xem xét yêu cầy công chứng và thành phần hồ sơ cần thiết tương
ứng với yêu cầu cơng chứng đó.
Khoản 3, Khoản 4 Điều 40 Luật Công chứng quy định như sau:
“3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ
yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ
công chứng.
4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về
thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng,
giao dịch; giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp
pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Như vậy kết quả của việc thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng có thể
chia làm ba trường hợp:
● Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên hướng dẫn người
yêu cầu công chứng bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày
tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
● Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để thực hiện việc cơng chứng (người u cầu
cơng chứng khơng có năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch đang xác
lập, tài sản đang là đối tượng của hợp đồng giao dịch bị cấm giao dịch, có dấu hiệu một
bên trong giao dịch bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép….): Cơng chứng viên giải thích rõ lý do

15



và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản,
Công chứng viên báo cáo Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.
● Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật: công
chứng viên thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
b) Xác minh hồ sơ
Cùng với việc nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công chứng, công
chứng viên bằng những kỹ năng nghiệp vụ của mình, thực hiện biện pháp trao đổi với các
bên tham gia giao dịch để xác minh được ý chí của họ khi tham gia giAO Dịch, năng lực
hành vi dân sự của các bên cũng như đối tượng mà hợp đồng giao dịch hướng tới. Trong
quy trình công chứng, việc xác minh là một trong những hoạt động nghiệp vụ quan trọng
của Công chứng viên trong việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch đúng quy định của
pháp luật. Để văn bản cơng chứng có giá trị chứng cứ cần phải chấp hành đúng các quy định
của pháp luật chung và đặc biệt là pháp luật chuyên ngành về công chứng.
Luật công chứng năm 2014 quy định về vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng
như sau:
1. Tại Khoản 5 Điều 40 quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch: “Trong
trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa
rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi
ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng
của hợp đồng, giao dịch chưa được mơ tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị
người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công
chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp
khơng làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng".
2. Tại Khoản 2 Điều 56 quy định về công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng
viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không
thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc
lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì cơng chứng viên đề
nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ

chối cơng chứng di chúc đó.
Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người u cầu cơng chứng
khơng phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này
nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng"
3. Và tại Điều 57 Khoản 3 quy định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di
sản: "Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người
có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng
đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc
để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối u cầu cơng
chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến
hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
16


Tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng
văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng".
Như vậy, đối với hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực hiện xác minh do có
vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự
nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp
đồng, giao dịch chưa được mơ tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công
chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành
xác minh để bảo đảm được an toàn pháp lý cao cho văn bản công chứng.. Xác minh trong
hoạt động cơng chứng là xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công
chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng của Công chứng viên đúng
quy định. Việc xác minh là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá
nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang
pháp lý an toàn, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra. Xác minh trong hoạt động công chứng do
Công chứng viên hoặc có thể do cơ quan có chức năng thực hiện nhằm thu thập thông tin,
tài liệu, chứng cứ từ các đối tượng cần xác minh
Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh mà bỏ qua hoặc xác minh

khơng chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những người liên quan khi tham gia cơng
chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý
hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận
định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp mới nhận biết được vấn đề cần xác minh. Công
chứng viên phải xác định được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ
cần thiết để chứng minh. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất
năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, Công chứng viên cần
phải kiểm tra bằng những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để xác
minh năng lực hành vi dân sự.
Việc yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch hết sức đa dạng, cụ thể như: chuyển
nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, thế chấp tài sản, phân chia tài sản chung, tài sản
riêng của vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế… Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu
công chứng đều liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh khác nhau, kết quả xác minh
để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính xác của hợp đồng, giao dịch.
Xác minh trong hoạt động cơng chứng có thể thực hiện theo các biện pháp và kinh nghiệm
sau: Biện pháp đơn giản là Công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc
yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu cơng chứng để đạt được mục đích xác minh
hoặc Công chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề
cần xác minh. Trường hợp phức tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng hoặc cơ quan có
chun mơn xác minh, giám định sau đó cung cấp thơng tin kết luận việc xác minh cho
Cơng chứng viên. Đó là cơ sở cho Cơng chứng viên xác nhận chính xác người tham gia giao
dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không
vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch là có
thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao
dịch.
17


Trong trường hợp người yêu cầu công chứng đã cung cấp giấy tờ, tài liệu đầy đủ, phù
hợp với quy định của pháp luật, công chứng viên hướng dẫn các bên tham gia hợp đồng

giao dịch hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng;
Giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của
họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng.
Thực tế hiện nay sau khi thụ lý và giải quyết hồ sơ, khi văn bản công chứng đã được
các bên ký trước mặt công chứng viên, tiếp theo công chứng viên ký tên và chuyển hợp
đồng , văn bản tới bộ phận thu lệ phí, đóng dấu, lúc đó mới tiến hành ghi vào sổ cơng
chứng. Do có nhiều trường hợp cơng chứng viên đã ghi vào sổ cơng chứng nhưng sau đó vì
nhiều lý do người yêu cầu công chứng không ký vào hợp đồng, văn bản cơng chứng hoặc
rút hồ sơ thì u cầu cơng chứng đó khơng được thực hiện. Việc để các bên ký trước, sau đó
đóng lệ phí, đóng dấu, lúc đó mới tiến hành ghi vào sổ công chứng rồi mới tiến hành ghi
vào sổ công chứng sẽ bảo đảm các giao dịch đã được thực hiện công chứng trước khi ghi
vào sổ công chứng.
c) Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng.
⮚ Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng
viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm
pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của
pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.
Nếu người yêu cầu cơng chứng khơng sửa chữa thì Cơng chứng viên có quyền từ
chối cơng chứng;
⮚ Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi
phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội thì Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng,
giao dịch;
4. Ký cơng chứng
Sau khi hồn thành việc soạn thảo/ kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng
viên cung cấp bản dự thảo này cho các bên đọc, trường hợp người yêu cầu công chứng
khơng đọc được thì cơng chứng viên đọc cho họ nghe để đảm bảo tất cả người tham gia giao
dịch đều nắm được thơng tin, hiểu và nhất trí với nội dung hợp đồng, văn bản.
⮚ Trường hợp người yêu cầu cơng chứng có u cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng
viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại.

⮚ Trường hợp người u cầu cơng chứng đồng ý tồn bộ nội dung ghi trong dự thảo
hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang
của hợp đồng.
❖ Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng: được quy định trong Luật rất chặt
chẽ đó là người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản
18


công chứng trước mặt công chứng viên. Trong trường hợp người có thẩm
quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký
chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề cơng chứng thì người đó có thể ký trước vào
hợp đồng; cơng chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với
chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. Việc điểm chỉ được thay thế
việc ký trong văn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công
chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi
điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải;
nếu khơng điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái;
trường hợp khơng thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón
khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào. Việc
điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau
đây:
- Công chứng di chúc;
- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công
chứng.
⮚ Công chứng viên u cầu người u cầu cơng chứng xuất trình bản chính của các
giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp
đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.
❖ Lời chứng của công chứng viên:
Theo Điều 22 Thông tư 06/2015/TT-BTP “Lời chứng là bộ phận cấu thành của

văn bản công chứng.”Như vậy, Lời chứng của công chứng viên là một bộ phận không thể
tách rời của hợp đồng, giao dịch được công chứng. Hơn thế nữa, dường như lời chứng của
cơng chứng viên chính là đặc điểm pháp lý quan trọng bậc nhất để người ta có thể phân biệt
giữa một bản hợp đồng thông thường và một bản hợp đồng được công chứng.. Theo quy
định tại Khoản 1 Điều 46 Luật Công chứng 2014, lời chứng của công chứng viên đối với
hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên,
tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hồn
tồn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch
khơng vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp
đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch;
trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của cơng chứng viên và đóng
dấu của tổ chức hành nghề cơng chứng. Đồng thời mẫu lời chứng đối với hợp đồng giao
dịch cụ thể được ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT. Lời chứng thể hiện trách nhiệm
pháp lý của công chứng viên đối với tính “xác thực”, tính “hợp pháp” trong nội dung cũng
như trình tự, thủ tục giao kết bản hợp đồng đó. Do hiện nay, mẫu lời chứng đã được ban

19


hành nên về mặt nguyên tắc, công chứng viên phải tuân thủ chặt chẽ mẫu lời chứng như đã
trích dẫn kể trên khi soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn bản công chứng.
⮚ Về Thời hạn trả hồ sơ công chứng: là vấn đề rất được người yêu cầu công chứng
quan tâm. Do vậy, Luật công chứng quy định: thời hạn công chứng được xác định kể
từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày
trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định khơng tính vào thời hạn công
chứng. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc. Đối với hợp đồng, giao
dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn cơng chứng có thể kéo dài hơn nhưng
khơng q mười ngày làm
4. Hồn tất thủ tục công chứng
Thực hiện xong các bước quy định tại Điều 40 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề

công chứng phải thực hiện các bước sau để hoàn tất thủ tục cơng chứng hợp đồng giao dịch:
-

Thu phí, thù lao công chứng khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Cơng
chứng.
Đóng dấu, phát hành văn bản cơng chứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
Tiến hành lưu trũ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật cơng chứng

Ngồi việc quy định một cách chặt chẽ các bước trong quy trình cơng chứng,để phịng tránh
sự lạm dụng quyền hạn của công chứng viên làm ảnh hưởng đến sự công bằng và sai phạm
khi thực hiện quy trình cơng chứng, Luật cơng chứng đã có quy định nghiêm cấm một số
hành vi đối với công chứng viên như: không được tiết lộ thông tin về nội dung cơng chứng
mà mình biết được khi hành nghề, khơng được sử dụng thơng tin đó để xâm hại quyền, lợi
ích hợp pháp của người khác; khơng được nhận hoặc địi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích
nào khác ngồi phí cơng chứng, thù lao cơng chứng khi đã được thoả thuận; không được
thực hiện công chứng khi mục đích và nội dung hợp đồng, giao dịch trái với đạo đức xã hội,
vi phạm pháp luật. Công chứng viên không được công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan
đến tài sản, lợi ích của bản thân và gia đình...
Phần 3: Một số hạn chế trong quy định về quy trình cơng chứng, đề xuất hướng hồn
thiện pháp luật và thực tiễn áp dụng
1. Một số hạn chế trong quy định về quy trình cơng chứng và đề xuất hướng hồn
thiện pháp luật.
⮚ Chưa có quy định cụ thể về giấy tờ tùy thân sử dụng trong hoạt động công
chứng.
Luật công chứng quy định trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng phải có bản sao giấy tờ
tùy thân. Tuy nhiên giấy tờ tùy thân có thể sử dụng trong hoạt động công chứng bao gồm
những loại giấy tờ nào thì luật khơng có quy định. Và hiện nay trong các quy định của pháp
luật Việt Nam khơng có quy định nào định nghĩa giấy tờ tùy thân là gì, bao gồm những loại
20