ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC
----------

CƠNG TRÌNH
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Tên đề tài:

XÂY DỰNG QUY TRÌNH VỀ CƠNG TÁC ĐƯA
ĐỒN CÁN BỘ, GIẢNG VIÊN ĐI
TẬP HUẤN NƯỚC NGOÀI

Người thực hiện: Nguyễn Trung Chánh
Chức danh: Nhân viên

Thành Phố Hồ Chí Minh 05/2015

1


Mục lục
I. Bối cảnh hình thành quy trình ......................................................................................... 3
II. Đánh giá thực trạng để xây dựng quy trình.................................................................... 3
III. Mục đích ............................................................................................................................. 3
IV. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................ 4
V. T vi t t t ........................................................................................................................... 4
VI. Tài liệu liên quan ............................................................................................................... 4
VII. Lưu đồ............................................................................................................................... 6
VIII. Mô tả ............................................................................................................................... 6
1. Các phịng/khoa trao đổi thơng tin, liên hệ với ĐTNN: ............................................. 7

2.Trưởng đơn vị các phòng/khoa trao đổi với Hiệu trưởng: ......................................... 7
3. Bộ phận HTQT xử lý thông tin, lập k hoạch trình Hiệu trưởng duyệt: ................. 7
4. P. TCNS tổng hợp hồ sơ CBGV đi tập huấn: ............................................................. 9
5. P.TCKT tạm thu phí (vé máy bay, ăn uống…) ......................................................... 10
6. Bộ phận HTQT làm hồ sơ xin cấp visa: .................................................................... 10
7. Bộ phận HTQT chuẩn bị tài liệu, thơng tin cần thi t cho đồn: ............................. 12
8. Bộ phận HTQT và ĐTNN ti n hành chương trình tập huấn theo lịch trình ......... 12
9. Bộ phận HTQT tổng hợp hóa đơn để quy t tốn và chi bồi dưỡng: ...................... 12
10. Bộ phận HTQT tổng hợp các báo cáo, lưu hồ sơ: .................................................. 13
IX. Lưu hồ sơ: ....................................................................................................................... 14
IX. K t luận : ......................................................................................................................... 16

2


I. Bối cảnh hình thành quy trình
-

Trước thời cơ và thách thức mới như hiện nay, trường Cao đẳng Công nghệ
Thủ Đức đã và đang xây dựng chiến lược phát triển nhằm thực hiện một cách
chủ động và sáng tạo chủ trương đường lối chính sách kinh tế xã hội, tận dụng
thời cơ và vượt qua thách thức, xây dựng và nhanh chóng thực hiện tốt Sứ
mệnh của Trường.

-

Học ln đi đôi với hành, cũng như các trường cao đẳng, đại học khác đầu tư
rất lớn cho hoạt động tập huấn, ứng dụng các kỹ thuật tiến tiến của nước
ngoài vào quá trình giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng dạy và học. Vì lẽ đó,
đội ngũ cán bộ, giảng viên trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức luôn được

ưu tiên nâng cao năng lực chuyên môn, được đào tạo và tiếp thu các ứng dụng,
kỹ thuật từ nước ngoài.

-

Từ khi hoạt động, bộ phận hợp tác quốc tế thuộc khoa tiếng Hàn đã nhiều lần
tổ chức đưa đoàn cán bộ, giảng viên đi tập huấn tại nước ngoài. Thế nhưng,
nhiều năm qua hoạt động tổ chức vẫn còn bất cập, chưa hoàn toàn chủ động
trong các việc do chưa có một quy trình hồn chỉnh để áp dụng. Do đó, cần
thiết phải có một quy trình chuẩn, cụ thể mang tính khoa học cao, hiệu quả áp
dụng thực tế cao.

-

Các lĩnh vực hoạt động trọng tâm trong mảng quan hệ quốc tế: tiếp nhận tài
trợ giáo dục: tài trợ cơ sở vật chất, giảng viên, học bổng, trao đổi sinh viên,
đưa đoàn đi học tập, tập huấn, tiếp nhận đồn sinh viên đến giao lưu và hoạt
động tình nguyện…Trong đó, hoạt động đồn CBGV đi tập huấn tại nước
ngồi (ở đây chủ yếu tập huấn tại Hàn Quốc) được nhà trường chú trọng quan
tâm.

II. Đánh giá thực trạng để xây dựng quy trình
-

Hàng năm, Khoa tiếng Hàn đưa khoản từ 2 đến 3 đoàn cán bộ giảng viên đi
tập huấn tại nước ngồi nhưng vẫn chưa có một quy trình chuẩn, thống nhất
để áp dụng, khiến cho cơng tác chuẩn bị các thủ tục và hồ sơ còn bị động.

III. Mục đích


3


-

Quy trình này hướng dẫn các tổ chức, đơn vị, cá nhân nắm vững quy định,
trách nhiệm, tiếp nhận thông tin lập kế hoạch đưa đoàn cán bộ, giáo viên đi
cơng tác nước ngồi một cách chặt chẽ, theo đúng quy định của pháp luật.

-

Xây dựng một quy trình thống nhất và chặt chẽ trong cơng tác đưa các đồn
cán bộ giảng viên đi tập huấn tại các trường học và doanh nghiệp nước ngồi,
giúp cho q trình chuẩn bị đưa đồn đi được xúc tiến nhanh chóng và hạn
chế những thiếu sót và sai sót khơng mong muốn.

-

Tạo ra một quy trình chuẩn để áp dụng và hồn thiện trong tương lai cũng như
trong việc bàn giao công tác khi khoa không đảm nhận nhiệm vụ hợp tác quốc
tế.

-

Tạo ra một quy trình chuẩn hồn thiện áp dụng sau này và phát triển thành
chuẩn ISO.

IV.Phạm vi áp dụng
Áp dụng trong cơng tác đưa địan cán bộ, giảng viên đi tập huấn nước ngoài
của khoa tiếng Hàn trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức.

V. T vi t t t
Sở GD&ĐT

Sở Giáo dục và Đào tạo Tp.HCM

TDC
Bộ phận HTQT
P. HCTH

Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức
Bộ phận Hợp tác quốc tế
Phịng Hành chính-Tổng hợp

P. TCNS
P. TCKT

Phịng Tổ chức-Nhân sự
Phịng Tài Chính Kế tốn

CBGV

Cán bộ, giảng viên

ĐTNN

Đối tác nước ngồi

VI.Tài liệu liên quan
-


Luật Cán bộ công chức năm 2009;

-

Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về
xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

-

Chỉ thị số 29/2007/CT-TTg ngày 11 tháng 12 năm 2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc thực hiện cải cách hành chính trong công tác quản lý xuất cảnh,
nhập cảnh của cán bộ, công chức, công dân;

4


-

Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Bộ Ngoại giao
hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu
công vụ ở trong nước và ở nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP
ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công
dân Việt Nam;

-

Nghị định 165/2004/ND-CP ngày 16/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều Luật Giáo dục về quản lý Hợp tác quốc tế
trong lĩnh vực giáo dục.


5


VII. Lưu đồ

1

2

3

Các
phịng/khoa
trao đổi
thơng tin liên
hệ với ĐTNN

Trưởng đơn vị
các phịng/khoa
trao đổi với
Hiệu trưởng

Bộ phận HTQT xử lý thơng
tin, lập k hoạch trình Hiệu
trưởng duyệt

10

P. TCNS tổng hợp hồ sơ
CBGV đi tập huấn


Bộ phận HTQT tổng hợp
hóa đơn để quy t tốn và
chi bồi dưỡng

9

4

P.TCKT tạm thu phí (vé
máy bay, ăn uống…

5

8

Bộ phận HTQT làm hồ sơ
xin cấp visa

7

6

6

Bộ phận
HTQT tổng
hợp các báo
cáo, lưu hồ
sơ.


Bộ phận HTQT và ĐTNN
ti n hành chương trình tập
huấn theo lịch trình

Bộ phận HTQT chuẩn bị
tài liệu, thơng tin cần thi t
cho đồn


VIII. Mơ tả
1. Các phịng/khoa trao đổi thơng tin, liên hệ với ĐTNN:
-

Vào mỗi năm học, các đơn vị đề xuất với Hiệu trưởng về nhu cầu tập
huấn, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao năng lực chuyên môn của
CBGV từng đơn vị.

-

Ban giám hiệu TDC căn cứ vào đề xuất của các đơn vị và làm việc
với lãnh đạo các phịng/khoa tìm kiếm ĐTNN, lập kế hoạch bồi
dưỡng, tập huấn cho CBGV.

-

Trước 3-4 tháng diễn ra chương trình tập huấn, các đơn vị liên hệ với
các ĐTNN về chương trình tập huấn, thời gian tập huấn, dự kiến kinh
phí cho đồn CBGV.


2. Trưởng các đơn vị phịng/khoa đổi thơng tin với Hiệu trưởng:
a. Trường hợp các đơn vị có liên hệ ĐTNN:
-

Các đơn vị liên hệ ĐTNN về thư ngỏ chương trình tập huấn.

-

Các đơn vị kết hợp với bộ phận HTQT để lập kế hoạch, chuẩn bị các
nội dung, thơng tin cần thiết cho chuyến tập huấn trình Hiệu trưởng.

-

Dịch các tài liệu, thông tin sang tiếng Việt (nếu có).
b. Trường hợp bộ phận HTQT liên hệ ĐTNN:

-

Bộ phận HTQT tiếp nhận thư ngỏ (biểu mẫu 1) do ĐTNN gửi qua và
dịch sang tiếng Việt (bao gồm: dự trù kinh phí, nội dung tập huấn,
thời gian) trình Hiệu trưởng.

-

P.TCNS và P.TCKT tham mưu cho Hiệu trưởng về tình hình đội ngũ
nhân sự và nguồn kinh phí nhà trường.

-

Hiệu trưởng căn cứ vào thư ngỏ của ĐTNN, tình hình đội ngũ nhân

sự các đơn vị, nguồn kinh phí của nhà trường xét duyệt việc tập huấn
cho CBGV.

3. Bộ phận HTQT xử lý thơng tin, lập k hoạch trình Hiệu trưởng:

7


-

Bộ phận HTQT xử lý thơng tin: mục đích tập huấn, nội dung tập
huấn, chương trình tập huấn ở nước ngồi, thời gian đi, địa điểm đến,
nguồn kinh phí…sau khi đã trao đổi với Hiệu trưởng và trưởng các
đơn vị liên quan.

-

Bộ phận HTQT liên hệ phía ĐTNN gửi lại thư ngỏ chính thức để
trình lãnh đạo Sở GD&ĐT.

-

Bộ phận HTQT lập kế hoạch đưa đoàn CBGV đi tập huấn tại nước
ngoài (biểu mẫu 2) căn cứ theo thư ngỏ chính thức của ĐTNN, trình
Hiệu trưởng xét duyệt.

-

P.TCKT và bộ phận HTQT căn cứ vào kế hoạch được duyệt, tìm
cơng ty nhận báo giá vé máy bay và bảo hiểm cho đồn.

a. Về phía lãnh đạo Sở GD&ĐT:

-

P.TCNS căn cứ vào kế hoạch và thư ngỏ chính thức, lập cơng văn
trình Sở GD&ĐT về chương trình tập huấn (biểu mẫu 3).

-

Sở GD&ĐT duyệt công văn của TDC, ra thông báo đến các trường
trực thuộc Sở đăng kí tham gia.

-

Các trường đăng ký tham gia theo chỉ tiêu của từng trường, chuẩn bị
hồ sơ theo thông báo và nộp về P.TCNS trường TDC.
b. Về phía TDC:

-

Gửi kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt đến các đơn vị liên
quan để phối hợp.

-

P.TCNS căn cứ vào kế hoạch ra thông báo đến các đơn vị về chương
trình tập huấn, thời gian nộp hồ sơ, các hồ sơ cần thiết.

-


Các đơn vị căn cứ thơng báo về chương trình tập huấn và trao đổi
làm việc với P.TCNS về tuyển chọn CBGV, lập công văn cử cán bộ
đi cơng tác nước ngồi (biểu mẫu 4) gửi về P.TCNS.

-

CBGV được tuyển chọn căn cứ theo thông báo chuẩn bị hồ sơ, hộ
chiếu và các hồ sơ liên quan nộp về P.TCNS.

8


4. P. TCNS tổng hợp hồ sơ CBGV đi tập huấn:
a. Về phía các trường trực thuộc Sở GD&ĐT:
-

Các trường liên hệ với P.TCNS và bộ phận HTQT để làm hồ sơ và
tổng hợp danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài.

-

Các trường tổng hợp danh sách CBGV đi tập huấn và hồ sơ CBGV đi
tập huấn gửi về P.TCNS gồm:
 Danh sách CBGV đi tập huấn có Hiệu trưởng phê duyệt (bao
gồm các thông tin: họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, đơn vị,
số passport, email) (biểu mẫu 5)
 04 bản sao CMND (không cần sao y)
 04 bản Sơ yếu lý lịch đi cơng tác nước ngồi (có dán ảnh). (biểu
mẫu 6 )
b. Về phía các đơn vị tại TDC:


-

P.TCNS tiếp nhận đề nghị cử CBGV đi tập huấn từ các đơn vị và hồ
sơ của CBGV đi tập huấn. Nội dung hồ sơ tương tự như phần 4a.

-

P.TCNS lập danh sách CBGV đi tập huấn nước ngồi trình Hiệu
trưởng xét duyệt và kiểm tra hồ sơ đi cơng tác nước ngồi của CBGV
trường.

-

Hiệu trưởng xét duyệt danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài với
sự tham mưu của P.TCNS và trưởng đơn vị cử CBGV đi tập huấn.

-

P. TCNS căn cứ vào danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài tiến
hành soạn thảo quyết định cử CBGV đi cơng tác (biểu mẫu 7) trình
Hiệu trưởng.
 Lưu ý: Quyết định cử đi công tác của đơn vị lập thành 02 bản
(01 bản tiếng Việt và 01 bản tiếng Anh)

-

P.TCNS dựa vào danh sách CBGV đi tập huấn từ các đơn vị trực
thuộc Sở GD&ĐT và danh sách CBGV tại TDC tổng hợp thành danh
sách đoàn để lưu thông tin, đồng thời chuyển 1 bộ danh sách về bộ


9


phận HTQT để gửi danh sách chính thức đến ĐTNN; 1 bộ danh sách
về P.TCKT để làm thủ tục mau vé máy bay, bảo hiểm…
-

P.TCNS dựa vào danh sách đoàn để kiểm tra, sắp xếp hồ sơ đi công
tác nước ngồi của các đơn vị nộp cho Phịng Tổ chức Cán bộ, Sở
GD&ĐT.
c. Về phía Sở GD&ĐT Tp.HCM.

-

Sở GD&ĐT ra Quyết định cử CBGV đi tập huấn tại nước ngoài sau
khi xem xét danh sách đoàn và hồ sơ CBGV đi tập huấn tại nước
ngoài.

-

Sở GD&ĐT kiểm tra lại hồ sơ đi cơng tác nước ngồi của CBGV và
lập cơng văn gửi hồ sơ xác minh lý lịch tại PA83.

5. P.TCKT tạm thu phí (vé máy bay, ăn uống…)
-

P.TCKT căn cứ vào kế hoạch tổ chức đưa đoàn đi tập huấn, danh
sách đoàn CBGV các trường đăng ký tham gia để tạm thu phí (vé
máy bay, ăn uống, bảo hiểm…)


-

P. TCKT liên hệ đại lý vé máy bay làm hợp đồng mua vé máy bay và
công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu bảo hiểm cho đoàn (biểu mẫu 14)

6. Bộ phận HTQT làm hồ sơ xin cấp visa:
a. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp visa:
-

Bộ phận HTQT kiểm tra lại danh sách CBGV đi tập huấn (họ tên,
ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, ..) để làm giấy bảo lãnh, thư mời
cho CBGV.

-

Bộ phận HTQT liên hệ ĐTNN về thư mời cho đoàn ( biểu mẫu 8),
giấy bảo lãnh cho từng CBGV (biểu mẫu 9), lịch trình tập huấn và
giấy phép kinh doanh của ĐTNN.

 Lưu ý:

10


+ Đối với CBGV có hộ chiếu cơng vụ thì khơng cần phải làm giấy bảo
lãnh.
+ Thư mời phải có ký tên và đóng dấu của đại diện cơ quan mời.
+ Nếu trong trường hợp có thêm khách mời khơng thuộc Sở GD&ĐT
thì cần làm 01 thư mời riêng cho các đơn vị khách mời kèm theo thư

mời chung;
+ Thư mời gửi Sở GD&ĐT phải để người nhận là Giám đốc Sở và Đại
diện cơ quan chủ quản của phía Việt Nam (trong trường hợp này là
Hiệu trưởng TDC);
+ Thư mời phải ghi đầy đủ thời gian tham dự, thành phần tham dự,
kinh phí hoạt động (phải phân chia rõ kinh phí phía HQ tổ chức và
kinh phí phía các đơn vị cử đi phải chi trả).
+ Lịch trình tập huấn chính thức phải có chữ ký và dấu mộc của ĐTNN.
b. Làm hồ sơ xin cấp visa:
-

Bộ phận HTQT liên hệ từng CBGV đi tập huấn chuẩn bị hồ sơ xin
visa. Hồ sơ đầy đủ gửi về văn phòng Khoa tiếng Hàn – bộ phận
HTQT bao gồm:
 Đơn xin cấp visa (biểu mẫu 10)
 Giấy xác nhận công tác bằng tiếng Anh (biểu mẫu 11)
 Quyết định cử đi công tác của đơn vị bằng tiếng Anh
 Hộ chiếu bản gốc
 02 tấm ảnh nền trắng 3.5 x 4.5 (thời hạn trong vòng 6 tháng)
*Lưu ý: trong trường hợp các CBGV cùng đi tập huấn có quan hệ gia
đình, cần bổ sung thêm:
+ Bản dịch công chứng Giấy đăng kí kết hơn đối với CBGV có
quan hệ vợ chồng.
+ Bản dịch công chứng Giấy khai sinh, Thẻ học sinh/sinh viên đối
với CBGV có con đi cùng.
11


-


Bộ phận HTQT liên hệ Sở GD&ĐT nhận quyết định cử CBGV đi tập
huấn nước ngồi, liên hệ cơng ty dịch thuật sang tiếng Anh.
c. Nộp hồ sơ xin cấp visa:

-

Bộ phận HTQT liên hệ Tổng lãnh sự quán tại TP.HCM để nộp hồ sơ
xin cấp visa. Hồ sơ của các cá nhân được sắp xếp theo thứ tự trong
danh sách đồn, bao gồm:
 Đối với CBGV có hộ chiếu phổ thông:
+ Hồ sơ xin visa như trong mục 6b
+ Thư mời
+ Giấy bảo lãnh
+ Giấy phép kinh doanh của ĐTNN
+ Lịch trình cơng tác
+ Quyết định cử đi cơng tác của Sở GD&ĐT
(tất cả hồ sơ đều dịch sang tiếng Anh và cơng chứng)
 Đối với CBGV có hộ chiếu công vụ: không cần nộp hồ sơ xin
cấp visa (chỉ cần mang theo thư mời khi làm thủ tục tại sân bay)

-

Người nộp hồ sơ xin cấp visa phải trực tiếp nộp hồ sơ tại Tổng Lãnh
sự quán Hàn Quốc tại Tp.HCM. Trong trường hợp có người đại diện
đồn nộp hồ sơ xin cấp visa thì người đại điện cần mang theo Giấy
CMND và Giấy ủy uyền nộp hồ sơ xin visa cho đoàn của đơn vị tổ
chức (mẫu 12).

-


Nhận giấy hẹn xin cấp visa. Hồ sơ được trả về sau 08 ngày làm việc
(khơng tính thứ 7, CN)
*Lưu ý: trong trường hợp vì lý do nào đó phải nộp hồ sơ xin visa trễ
so với đoàn, CBGV nộp trễ làm thêm giấy đề nghị làm visa gấp (biểu
mẫu 13)

7. Bộ phận HTQT chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thi t cho đoàn
a. Bộ phận HTQT nhận visa, tạm ứng kinh phí, họp tồn đồn:

12


-

Bộ phận HTQT nhận visa tại Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc theo giấy
hẹn.

-

Bộ phận HTQT thực hiện tạm ứng kinh phí mang theo cho đồn
(biểu mẫu 17)

-

Bộ phận HTQT đề xuất thời gian họp toàn đoàn đến Ban giám hiệu
TDC và gửi email thông báo lịch họp đến các CBGV tham gia tập
huấn. Buổi họp nhằm triển khai các thơng tin cần thiết trong q trình
tập huấn tại nước ngoài và được tổ chức trước ngày xuất cảnh từ 3-5
ngày tại TDC với một số nội dung như sau:
+ Thành phần tham dự: đại diện Ban giám hiệu TDC, các CBGV

tham gia tập huấn và hướng dẫn đoàn.
+ Nội dung:
o Hướng dẫn đoàn gửi lại hộ chiếu, vé máy bay, phổ biến lịch
trình, cách điền các biểu mẫu trên máy bay.
o Hướng dẫn đoàn phổ biến một số lưu ý về thời tiết, trang phục,
… được đề cập trong Cẩm nang đi nước ngoài.
o Các thành viên thống nhất bầu chọn trưởng đồn.
b. Chuẩn bị thơng tin, tài liệu:

-

Bộ phận HTQT chuẩn bị các tài liệu liên quan, thông tin cần thiết
cho chuyến tập huấn tại nước ngoài : cẩm nang đi nước ngoài (biểu
mẫu 15) và biểu mẫu hướng dẫn khai báo nhập cảnh Hàn Quốc (biểu
mẫu 16)

-

Bộ phận HTQT chuẩn bị quà, thuốc y tế cho đoàn, thực phẩm có thể
mang theo (trường hợp CBGV khó thích nghi thực phẩm nước ngoài).

8. Bộ phận HTQT và ĐTNN ti n hành chương trình tập huấn theo lịch
trình:
-

Bộ phận HTQT liên hệ với ĐTNN về thời gian đoàn đến nơi, thơng
tin trưởng đồn, đưa đón theo lịch trình chính thức.

13



-

Bộ phận HTQT và ĐTNN giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có)
trước khi đồn xuất cảnh sang nước ngoài.

-

Bộ phận HTQT tập trung và tiễn đoàn ra sân bay, làm thủ tục check
in và xuất cảnh.
Bộ phận HTQT và ĐTNN tiến hành các hoạt động theo kế hoạch đề

-

ra.
-

Bộ phận HTQT liên lạc trưởng đoàn và ĐTNN nắm bắt thơng tin
hàng ngày.

-

ĐTNN tiễn đồn ra sân bay, làm thủ tục xuất cảnh về nước.

9. Bộ phận HTQT tổng hợp hóa đơn để quy t tốn và chi bồi dưỡng:
-

Bộ phận HTQT tổng hợp các hóa đơn thu, chi của đồn trong thời
gian cơng tác tại nước ngồi.


-

Bộ phận HTQT lập bảng tổng hợp thu, chi cho đoàn. (biểu mẫu 18)

-

Bộ phận HTQT liên hệ P.TCKT về bảng tổng hợp thu, chi cho đồn
và trình Hiệu trưởng duyệt.

-

Bộ phận HTQT liên hệ các đơn vị về nội dung công việc đã thực hiện
trong cơng tác tổ chức đưa đồn đi tập huấn nước ngồi, trên cơ sở
đó để tiến hành chi bồi dưỡng cho các cán bộ, nhân viên thực hiện
công tác tổ chức.

-

Bộ phận HTQT căn cứ vào bảng tổng hợp chi, bảng nội dung công
việc của các cá nhân trong hoạt động tổ chức đưa đoàn đi tập huấn,
lập bảng đề nghị chi bồi dưỡng (biểu mẫu 19) trình Hiệu trưởng
duyệt.

10. Bộ phận HTQT tổng hợp báo cáo và lưu trữ hồ sơ:
-

Bộ phận HTQT tiến hành họp để tổng kết lại q trình tổ chức đưa
đồn đi tập huấn, rút ra kinh nghiệm cho lần sau sau khi kết thúc đợt
tập huấn.


14


-

Bộ phận HTQT tổng hợp các tài liệu liên quan về việc đưa đoàn
CBGV đi tập huấn tại nước ngoài, các hồ sơ liên quan lưu giữ theo
quy định.

-

Bộ phận HTQT gửi thư cảm ơn ĐTNN và các đơn vị trong chuyến
công tác.

15


VIII. Lưu hồ sơ : các hồ sơ tổ chức đưa đoàn CBGV đi tập huấn tại nước ngoài
được lưu tối thiểu 2 năm tại bộ phận HTQT và các đơn vị liên quan.
Tên biểu mẫu

TT

Nơi lưu

01

Biểu mẫu 1 : Thư ngỏ.

02


Biểu mẫu 2 : Kế hoạch đưa đoàn CBGV đi tập huấn tại nước
P. HCTH
ngồi.

03

Biểu mẫu 3 : Cơng văn xin phép Sở GD&ĐT

P.TCNS

04

Biểu mẫu 4 : Công văn đề nghị cử CBGV đi tập huấn nước
ngoài

P.TCNS

05

Biểu mẫu 5 : Danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài.

P.TCNS

06

Biểu mẫu 6 : Sơ yếu lí lịch đi cơng tác nước ngoài

P.TCNS


07

Biểu mẫu 7 : Quyết định cử CBGV đi tập huấn tại nước
ngoài của đơn vị

P.TCNS

08

Biểu mẫu 8 : Thư mời cho đoàn CBGV.

Bộ phận HTQT

09

Biểu mẫu 9 : Giấy bảo lãnh cho CBGV đi tập huấn.

Bộ phận HTQT

10

Biểu mẫu 10 : Đơn xin cấp visa.

Bộ phận HTQT

11

Biểu mẫu 11 : Giấy xác nhận công tác bằng tiếng Anh.

Bộ phận HTQT


12

Biểu mẫu 12 : Giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin visa cho đoàn.

Bộ phận HTQT

13

Biểu mẫu 13 : Giấy đề nghị làm visa gấp.

Bộ phận HTQT

14

Biểu mẫu 14 : Giấy yêu cầu bảo hiểm. .

P.TCKT

15

Biểu mẫu 15 : Cẩm nang đi nước ngoài.

Bộ phận HTQT

16

Biểu mẫu 16 : Hướng dẫn khai báo nhập cảnh Hàn Quốc.

Bộ phận HTQT


17

Biểu mẫu 17 : Giấy đề nghị tạm ứng.

P.TCKT

18

Biểu mẫu 18 : Bảng tổng hợp thu, chi.

P.TCKT

19

Biểu mẫu 19 : Bảng đề nghị chi bồi dưỡng.

P.TCKT

Bộ phận HTQT

16


IX.

K t luận:
Quy trình đưa đồn CBGV đi tập huấn nước ngồi là một sáng kiến khoa
học giúp cho cơng tác đưa đồn đi cơng tác nước ngồi được thực hiện
nhanh chóng, thể hiện tính năng động trong cơng việc. Bên cạnh đó, nhờ

vào quy trình có thể nắm bắt được cách thức tổ chức, tiến trình các bước
thực hiện…nhằm hạn chế rủi ro. Việc thực hiện quy trình cần tuân thủ
quy định của pháp luật và sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Quy
trình này có các ưu điểm sau:
o Tính sáng tạo khoa học: thơng qua qua trình cơng tác đưa đồn đi, tích
lũy các kinh nghiệm trong quá trình làm việc và đúc kết nên q trình
đưa đồn đi tập huấn nước ngồi. Bên cạnh đó, q trình thực hiện
được thể hiện qua lưu đồ mang tính khoa học giúp người xem có thể
hiểu và nắm bắt thơng tin nhanh chóng.
o Tính thực tiễn: quy trình được áp dụng trong cơng tác đưa đồn CBGV
đi tập huấn nước ngoài tại TDC.

17