ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC


KHOA TIẾNG HÀN

CƠNG TRÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Tên cơng trình:
XÂY DỰNG QUY TRÌNH TIẾP ĐĨN CÁC ĐỒN SINH VIÊN QUỐC TẾ
ĐẾN GIAO LƯU

Người thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Huệ
Chức vụ: Nhân viên

Tp. Hồ Chí Minh, Tháng 05/2015


MỤC LỤC

PHẦN A: ĐẶT VẤN ĐỀ…………………………………………………...2
PHẦN B: NỘI DUNG QUY TRÌNH ……………………………………..3
I.

Mục đích và Phạm vi áp dụng ………………………………….5
1. Mục đích………………………………………………………3
2. Phạm vi áp dụng ………………………………………………3

II.

Định nghĩa và các ký hiệu, từ viêt tắt ………………………….3

1. Định nghĩa……………………………………………………..3
2. Các ký hiệu, từ viết tắt………………………………………...3

III.

Tài liệu liên quan…………………………………………………4

IV.

Lưu đồ quy trình và mô tả chi tiết ……………………………..5
1. Lưu đồ ………………………………………………………...5
2. Mô tả chi tiêt ………………………………………………….6

PHÀN C: KẾT LUẬN ……………………………………………………20
PHẦN D: PHỤ LỤC …………………………………………………… 21

1


PHẦN A: ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong những năm gần đây, hoạt động giao lưu với học sinh sinh viên
quốc tế thông qua chương trình hoạt động tình nguyện và giao lưu văn hóa
đang được nhà trường chú trọng đẩy mạnh. Hoạt động này mang một tầm quan
trọng chiến lược, không những hỗ trợ cho học sinh sinh viên của trường trong
việc tìm hiểu văn hóa các nước mà nó cịn thúc đẩy chiến lược xây dựng, củng
cố quan hệ hợp tác của nhà trường với bạn bè quốc tế. Chính vì thế, việc tổ
chức các chương trình giao lưu càng cần phải tỷ mỷ, chu đáo để thể hiện tinh
thần hợp tác hỗ trợ giữa hai bên cũng như tạo được sự chuyên nghiệp trong
công tác tổ chức, phục vụ của đội ngũ cán bộ nhân viên nhà trường.
Với lý do trên, việc xây dựng một quy trình chuẩn về cơng tác tiếp đón

các đồn sinh viên quốc tế đến giao lưu là vơ cùng thiết yếu. Nó giúp cho cơng
tác tổ chức và đón tiếp được diễn ra nhất quán và xuyên suốt ngày từ những
khâu chuẩn bị đầu tiên. Vì đây là một hoạt động thường niên nên việc tổ chức
cũng cần phải ngày một chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn. Sự ra đời của một quy
trình chuẩn là cơ sở để định hướng việc tổ chức hoạt động cũng như giúp cho
việc bổ sung, điều chỉnh được thuận tiện hơn, từ đó cơng tác phối hợp giữa các
đơn vị liên quan sẽ được nhịp nhàng và dễ dàng phát hiện những sai sót, bất
cập.

2


PHẦN B: NỘI DUNG QUY TRÌNH
I. Mục đích và phạm vi áp dụng
1. Mục đích
Quy trình này hướng dẫn các tổ chức, đơn vị, cá nhân nắm vững quy
định, trách nhiệm, tiếp nhận thơng tin lập kế hoạch và đón tiếp các đoàn sinh
viên quốc tế đến giao lưu tại nhà trường một cách chặt chẽ, đúng quy trình,
đúng pháp luật.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân của
TDC trong việc đón tiếp và tổ chức các hoạt động giao lưu cho đoàn sinh viên
quốc tế tại nhà trường.
II. Định nghĩa và các ký hiệu, từ viết tắt
1. Định nghĩa: Quy trình tiếp đón các đồn sinh viên quốc tế đến giao lưu
là hoạt động đón tiếp và tổ chức các chương trình giao lưu văn hóa, học thuật,
tình nguyện cho các đồn sinh viên quốc tế tại Việt Nam.
2. Các ký hiệu, từ viết tắt:
TDC


Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức

BGH

Ban Giám hiệu

BP. HTQT

Bộ phận Hợp tác Quốc tế

P. HCTH

Phịng Hành chính Tổng hợp

P. TCNS

Phịng Tổ chức Nhân sự

P. TCKT

Phịng Tài Chính Kế tốn

P. KHVT

Phịng Kế hoạch Vật tư

P. CTCT HSSV

Phịng Cơng tác Chính trị Học sinh Sinh viên


ĐTN

Đoàn thanh niên

HSV

Hội sinh viên
3


I.

CB

Cán bộ

HSSV

Học sinh sinh viên

GD & ĐT

Giáo dục và Đào tạo

UBND TP. HCM

Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

P. QHQT


Phòng quan hệ quốc tế

Tài liệu liên quan (nội bộ và bên ngoài)
- Nghị định 21/2001/ND-CP ngày 28/5/2001 của Chính phủ quy định chi

tiết thi hành pháp lệnh xuất cảnh, nhập cảnh của người nước ngồi tại Việt
Nam.
- Thơng tư liên tịch Bộ Công an-Bộ Ngoại giao 04/2002/TTLT-BCABNG ngày 29/1/2002 về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định 21/2001/ND-CP.
- Nghị định 165/2004/ND-CP ngày 16/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Giáo dục về quản lý Hợp tác quốc
tế trong lĩnh vực giáo dục.
- Nghị định 82/2001/ND-CP ngày 6/11/2005 của Thủ tướng Chính phủ về
nghi lễ nghi lễ Nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài
- Hướng dẫn tạo tài liệu chất lượng
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính
- Hướng dẫn làm cơng trình sáng kiến kinh nghiệm
- Tiến độ năm học của Phòng Quản lý Đào tạo
- Kế hoạch hoạt động của Khoa trong năm học
- Kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động
- Thơng tin và giá cả các tour tham quan du lịch, tìm hiểu văn hóa, thơng
tin các danh lam thắng cảnh, khu di tích, lịch sử trong địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh và các tỉnh lân cận
- Thông tin các địa điểm làm từ thiện, các địa điểm cô nhi viện, viện
dưỡng lão…

4


II. Lưu đồ quy trình và mơ tả chi tiết
1. Lưu đồ:

1

2



3

4

5

BP. HTQT liên
hệ với P.QHQT
các trường quốc
tế về việc tổ chức
chương trình giao
lưu sinh viên

BP. HTQT trình
Hiệu trưởng duyệt
các số lượng các
trường giao lưu và
điều kiện giao lưu

BP. HTQT kết hợp với P. TCNS làm hồ
sơ đăng ký giao lưu gửi các cơ quan
chức năng liên quan

BP. HTQT lập kế hoạch đón tiếp và

giao lưu

BP. HTQT họp với
BGH và các trưởng
đơn vị có liên quan
để hiệu chỉnh kế
hoạch và phổ biến
cơng việc

6
BP. HTQT trình Hiệu trưởng ký
duyệt kế hoạch

7
BP. HTQT phối hợp với các đơn vị liên
quan để chuẩn bị cơ sở vật, cơ sở nhân
lực chất tiếp đón

8

BP. HTQT báo
cáo kết quả, báo
cáo chi tiêu, lưu
hồ sơ

BP. HTQT phối hợp với các đơn vị liên
quan tổ chức tiếp đón và giao lưu

9
5



2. Mô tả chi tiết lưu đồ
Các bước thực hiện lưu đồ như sau:
1) BP. HTQT liên hệ với P.QHQT các trường quốc tế về việc tổ chức
chương trình giao lưu sinh viên
- Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của khoa về vấn đề tổ chức chương trình
giao lưu sinh viên đã được đề ra vào đầu từng năm học, BP. HTQT tiến hành
gửi thư, liên hệ với các P. QHQT của các trường đối tác đã từng giao lưu sinh
viên với TDC những năm trước để đề nghị tổ chức giao lưu.
- Nếu trường bạn thơng báo có ý định đưa sinh viên qua giao lưu thì tiến
hành gửi mail trao đổi về các vấn đề sau:
o

Các hoạt động giao lưu mong muốn thực hiện: Cần nắm rõ các

hoạt động mà đoàn sinh viên quốc tế mong muốn thực hiện, không muốn thực
hiện, không thể thực hiện … để có thể tổ chức chương trình phù hợp
o

Điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực tiếp đón: Điều kiện cơ sở vật

chất và nhân lực cần thiết để tổ chức chương trình
o Số lượng sinh viên tham gia đồn dự kiến
o Thời gian giao lưu dự kiến
o

Dự trù kinh phí tổ chức: thỏa thuận kinh phí tổ chức thích hợp để

tổ chức chương trình. Kinh phí hoạt động cần căn cứ trên tình hình thực tế và

điều kiện kinh tế của đoàn sinh viên quốc tế.
Lưu ý:
- Trong trường hợp có nhiều trường đối tác cùng tiếp nhận giao lưu: cần
kiểm tra lại các điều kiện về nhân lực và cơ sở vật chất xem có thể tiếp đón
được bao nhiều trường và kết hợp căn cứ vào tình hình tiến độ năm học, tình
hình thi học kỳ của học sinh sinh viên theo tiếp độ của P. QL ĐT để tư vấn cho
Hiệu trưởng về việc nên chọn giao lưu với bao nhiêu trường.

6


- Số đoàn tiếp trong một kỳ căn cứ theo chỉ tiêu hoạt động tiếp đón đồn
đã đề ra đầu năm và theo tình hình thực tế. Mức tối thiểu là 1 và mức tối đa là
3~ 4 đoàn cho 1 học kỳ.
- Trong trường hợp các trường đã gửi sinh viên những năm trước khơng
có ý định gửi sinh viên giao lưu tiếp, hoặc số trường đề nghị giao lưu ít hơn
chỉ tiêu cần đạt thì BP. HTQT phải tiến hành liên hệ với các trường, cơ quan,
đoàn thể khác để tìm kiếm các đồn sinh viên giao lưu mới.
- Trong trường hợp đơn vị ráp mối và tổ chức giao lưu không phải Bộ
phận Hợp tác Quốc tế mà là một đơn vị khác trực thuộc trường thì đơn vị đó
cũng sẽ thực hiện các bước tương tự như quy trình trên. Khi đó, Bộ phận Hợp
tác Quốc tế có trách nhiệm phối hợp cùng thực hiện, hỗ trợ các hồ sơ, hướng
dẫn các thủ tục liên quan và hỗ trợ dịch thuật, thông dịch khi cần thiết.
2) BP. HTQT trình Hiệu trưởng duyệt các số lượng các trường giao lưu
và điều kiện giao lưu
- Trình Hiệu trưởng thông tin về số lượng các trường đối tác muốn giao
lưu sinh viên, các điều kiện thỏa thuận. Xin ý kiến chỉ đạo về số lượng trường
sẽ tiếp đón và về các điều kiện mà các trường đối tác đã đưa ra để tiếp tục
thương thảo với phía trường đối tác
- Nếu hai bên trường đều đồng ý với các điều kiện thỏa thuận thì BP.

HTQT tiến hành gửi đề nghị cho P. QHQT của trường đối tác yêu cầu các hồ
sơ, thơng tin sau:
1/ Văn bản chính thức đề nghị giao lưu hoặc xác nhận đồng ý giao lưu
cho TDC. (Văn bản có thể là cơng văn hoặc thư điện tử do Trưởng Phòng
Quan hệ Quốc tế hoặc cơ quan cùng cấp trở lên của trường đối tác ghi hoặc ký
tên đại diện)
2/ Danh sách sinh viên giao lưu (Mẫu 1) cho TDC: Cần tìm hiểu đầy đủ
các thơng tin về (1) số lượng sinh viên đoàn, (2) số lượng giáo sư hướng dẫn,
(2) giới tính, (3) hoạt động chuyên môn của sinh viên, (4) độ tuổi của sinh viên
để có thể lập kế hoạch hoạt động phù hợp.

7


3/ Xác nhận về kinh phí tổ chức (dự tốn) (Mẫu 2).
4/ Xác nhận về lịch trình giao lưu: Các hoạt động giao lưu chi tiết sẽ tiếp
tục thương thảo và bổ sung cho đến trước khi tổ chức giao lưu nên việc xác
nhận lịch trình chỉ bao gồm xác nhận thời gian tổ chức, lịch trình các hoạt động
chính dự kiến sẽ tổ chức. (mẫu 3).
5/ Các thông tin liên quan đến hộ chiếu, visa: Cần tìm hiểu kỹ về thơng
tin hộ chiếu của đồn sinh viên quốc tế để có kế hoạch hỗ trợ thích hợp (về thủ
tục, hồ sơ liên quan) trong trường hợp đồn khơng thể sử dụng visa du lịch.
- Nếu TDC và trường đối tác không đạt được sự đồng thuận về nội dung
chương trình tổ chức, kinh phí… hoặc gặp vấn đề liên quan đến việc cấp phát
visa thì chương trình giao lưu sẽ bị hủy bỏ.
3) BP. HTQT kết hợp với P. TCNS làm hồ sơ đăng ký giao lưu gửi các cơ
quan chức năng liên quan
- Sau khi nhận được các hồ sơ, thông tin từ các trường đối tác, BP. HTQT
dịch các công văn, hồ sơ tiếng Hàn qua sang tiếng Việt và gửi các hồ sơ cần
thiết về P. TCNS để tiến hành làm hồ sơ giao lưu. Các hồ sơ cịn lại khơng

phục vụ cho việc làm sồ sơ thì lưu để quản lý ở BP. HTQT.
- P. TCNS sau khi nhận được các giấy tờ từ BP. HTQT thì tiến hành làm
hồ sơ đăng ký giao lưu.
Hồ sơ đăng ký giao lưu cho 1 đoàn sinh viên gồm:
1) Công văn xin phép giao lưu (mẫu 4)
2) Công văn đăng ký giao lưu hoặc xác nhận đồng ý giao lưu của
trường đối tác và bản dịch.
3) Danh sách đồn (mẫu 1)
4) Lịch trình giao lưu (mẫu 3)
- Sau khi làm xong hồ sơ, P. TCNS gửi các bộ hồ sơ xin phép giao lưu lên
Sở GD & ĐT TP. HCM.

8


- Sau khi xét hồ sơ, Sở GD & ĐT TP. HCM sẽ gửi lên UBND TP. HCM
xin ý kiến và ra quyết định.
4) BP. HTQT lập kế hoạch đón tiếp và giao lưu
- Liên hệ với các trường đối tác để cập nhật các thông tin làm kế hoạch
tiếp đón và tổ chức giao lưu như sau:
o

Thơng tin danh sách đồn chính thức (u cầu đầy đủ các mục:

Họ và tên, giới tính, năm sinh, số hộ chiếu, khoa trực thuộc) (mẫu 1)
o

Lịch trình chuyến bay (Vé hoặc thơng tin chuyến bay khứ hồi để

thống nhật lịch trình hoạt động tại TDC, chuẩn bị đưa đón tại sân bay)

o

Lịch trình hoạt động (Ghi đầy đủ các hoạt động dự định sẽ tổ chức,

ngày giờ, địa điểm để chuẩn bị làm kế hoạch dự thảo) (mẫu 3)
- Căn cứ theo những thông tin đã thảo thuận với các trường đối tác lập
bản kế hoạch tiếp đón và giao lưu (mẫu 5) để chuẩn bị cho cuộc họp phổ biến
chương trình và phân công phối hợp công việc với các đơn vị hỗ trợ liên quan.
Lưu ý: Cần lập các bản kế hoạch riêng cho từng trường đối tác để thuận
lợi cho công tác quản lý và kiểm tra.
5) BP. HTQT họp với BGH và các trưởng đơn vị có liên quan để hiệu
chỉnh kế hoạch và phổ biến công việc
- Mục đích cuộc họp: họp Ban giám hiệu, các trưởng đơn vị phối hợp liên
quan để đóng góp ý kiến, bổ sung, hiệu chỉnh bản dự thảo, phổ biến các công
việc, hoạt động cần hỗ trợ, phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị đón
tiếp và giao lưu.
- Thành phần tham gia cuộc họp: Tùy thuộc vào tính chất của chương
trình giao lưu liên quan đến các bộ phận hỗ trợ nào, thơng thường thì thành
phần tham gia cuộc họp gồm các đơn vị như sau.
o Ban Giám hiệu (quản lý chỉ đạo chung).
o Bộ phận Hợp tác Quốc tế (bộ phận ráp mối, chịu trách nhiệm tổ
chức chung).
9


o Phịng Hành chính Tổng Hợp (Bộ phận chịu trách nhiệm về cơ sở
vật chất, dịch vụ tiếp đón (phịng ở, phương tiện đi lại, ăn uống, y tế,
đăng ký tạm trú, liên hệ với an ninh địa phương, hỗ trợ đăng ký
phòng họp và các vật dụng đi kèm…).
o Phịng Tài Chính Kế tốn (Bộ phận chịu trách nhiệm thu, chi).

o Phòng Kế hoạch Vật tư (Bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm, cung
cấp, cho mượn các vật dụng để giao lưu…).
o Phịng Cơng tác Chính trị HSSV (Bộ phận chịu trách nhiệm về việc
hỗ trợ nhân sự giao lưu tức hỗ trợ thông báo cho HSSV đến giao
lưu và quản lý HSSV trong thời gian giao lưu)
o Đoàn sinh viên – Hội sinh viên (Bộ phận chịu trách nhiệm về việc
liên hệ với các đơn vị giao lưu, tình nguyện bên ngồi, hỗ trợ hướng
dẫn, tổ chức các hoạt động giao lưu, tình nguyện, homestay…).
- Các cơng tác chuẩn bị cho cuộc họp:
o

Thư mời họp hoặc thông báo họp các trưởng đơn vị liên quan qua

E-office (yêu cầu thơng báo đầy đủ, chính xác thời gian, địa điểm cuộc họp).
o

Bản kế hoạch (Mẫu 5): gửi cùng với thư mời để tham khảo trước

o

Chuẩn bị phòng họp và các vật dụng liên quan đến cuộc họp: đăng

ký phòng họp qua E-office cho P. HCTH, nếu sử dụng phòng học làm phịng
họp thì đăng ký sử dụng tại Phịng Quản lý Đào tạo. Chuẩn bị nước uống và
các vật dụng cần thiết khác cho buổi họp: căn cứ vào số lượng người tham gia
họp và tính chất cuộc họp.
o

Biên bản cuộc họp (mẫu 6): thư ký sẽ ghi biên bản cuộc họp. Yêu


cần ghi đầy đủ các ý kiến chỉ đạo của Ban giám hiệu, các ý kiến đóng góp, bổ
sung, hiệu chỉnh của các đơn vị liên quan.
6) BP. HTQT trình Hiệu trưởng ký duyệt kế hoạch
- Tiếp nhận các ý kiến trong cuộc họp trên và căn cứ vào biên bản cuộc
họp bổ sung, hiệu chỉnh lại bản kế hoạch (mẫu 5), bảng dự trù kinh phí tổng
thể (mẫu 2) trình Hiệu trưởng phê duyệt.
10


Lưu ý : Khi lưu kế hoạch : 1 bản gốc gửi đến P.TCKT để làm hồ sơ thanh
toán, 1 bản gốc gửi P.HCTH để lưu. Scan bản photo có đóng mộc gửi đến các
đơn vị phối hợp liên quan qua E-Office để phối hợp thực hiện. Bản photo
khơng đóng mộc lưu tại BP. HTQT.
7) BP. HTQT phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị cơ sở vật, cơ
sở nhân lực chất tiếp đón
Căn cứ vào nội dung phân công phối hợp thực hiện thể hiện trên bản kế
hoạch chính thức, BP. HTQT phối hợp với các đơn vị liên quan tiến hành
chuẩn bị các cơ sở vật chất, phương tiện và dịch vụ phục vụ cho việc đón tiếp
và tổ chức giao lưu như sau:


Phịng Hành chính tổng hợp : Phụ trách cơ sở vật chất tiếp đón,

giao lưu và đăng ký tạm trú…
- Về việc chuẩn bị cơ sở vật chất: BP. HTQT làm và gửi các đề nghị sau
cho P. HCTH phối hợp thực hiện:
o Giấy đề nghị sử dụng phòng khách sạn (mẫu 6)
o Giấy đề nghị sử dụng xe (mẫu 7)
o Giấy báo cơm (mẫu 8)
o Giấy đề nghị sử dụng phòng họp (mẫu 9)

o Giấy đề nghị nước uống (mẫu 10)
o Giấy đề nghị sửa chữa (nếu cần) (mẫu 11)
o Giấy đề nghị treo băng rôn (mẫu 12)
Lưu ý : trong trường hợp đồn sinh viên có hoạt động xây nhà tình
thương thì P. HCTH có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan chức năng để tìm
đơn vị, cá nhân cần xây nhà tình thương, hỗ trợ cơng tác xây nhà, cơng tác
kiểm định và hồn cơng cùng các cơng việc liên quan.

11




Phịng Tài chính Kế tốn: Phụ trách thu chi theo kế hoạch.

- P. KHVT thu tiền kinh phí tổ chức chương trình theo bảng dự tốn kinh
phí từ đồn sinh viên quốc tế.
- BP. HTQT lập và gửi các giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 13) cho P. TCKT
để xin tạm ứng trước khi đón tiếp và trước khi tổ chức các hoạt động giao lưu.
Có thể tạm ứng tồn bộ số tiền hoặc tạm ứng theo từng ngày, từng công
việc.Việc tạm ứng phải đề nghị sớm, trước thời gian tổ chức để trách có sai sót
xảy ra.


Phịng Kế hoạch Vật tư : Phụ trách cung cấp, cho mượn các vật

dụng, thiết bị phục vụ giao lưu.
Khoa tiếng Hàn gửi các giấy đề nghị cho P. KHVT để phối hợp chuẩn bị
các vật dụng giao lưu, quà và kỷ niệm chương theo kế hoạch. Các giấy đề nghị
bao gồm:

- Giấy đề nghị cung cấp vật tư (mẫu 14): (bao gồm đề nghị làm băng rơn
đón tại sân bay, băng rơn chào mừng tại trường, quà tiếp đoàn, làm kỷ niệm
chương (nếu có), cung cấp các vật dụng sử dụng trong các hoạt động giao lưu.
- Giấy đề nghị mượn thiết bị vật tư (mẫu 15)
- Giấy đề nghị quay phim các hoạt động (mẫu 16)
Lưu ý:
Nếu trong trường hợp mượn phịng họp đột xuất thì phải đề nghị máy
tính, máy chiếu, màn hình chiếu cho P. KHVT.


Phịng Cơng tác Chính trị Học sinh Sinh viên : Phụ trách thông

báo cho HSSV về lịch trình các hoạt động giao lưu ; tập trung và quản lý
HSSV khi giao lưu với các đoàn sinh viên quốc tế.
- BP. HTQT gửi đề nghị thông báo giao lưu đến sinh viên (mẫu 17) cho P.
CTCT HSSV để tập trung sinh viên giao lưu theo từng hoạt động.

12


- Cần đảm bảo tỷ lệ tối thiểu giữa số lượng HSSV TDC so với thành viên
đoàn là 2 :1. Riêng với các hoạt động mang tính chất thi thố, văn nghệ thì số
lượng sinh viên tham gia cần nhiều hơn tùy thuộc vào từng chương trình.


Đồn Thanh niên : Phụ trách liên hệ các địa điểm giao lưu văn

hóa, hoạt động tình nguyện trong địa bàn thành phố và các tỉnh lân cận, hướng
dẫn và tổ chức các hoạt động tìm hiểu văn hóa, lịch sử và hoạt động homestay ;
hỗ trợ tập trung và quản lý HSSV tham gia các hoạt động giao lưu với các đoàn

sinh viên quốc tế.
BP. HTQT gửi đề nghị hỗ trợ phối hợp tổ chức các hoạt động giao lưu
cho Đoàn thanh niên với các hồ sơ như sau :
- Công văn cho phép giao lưu của Sở GD & ĐT TP. HCM
- Quyết định cho phép giao lưu của UBND TP. HCM
- Kế hoạch đón tiếp (mẫu 5)
- Lịch trình hoạt động (mẫu 3)
- Giấy đề nghị hỗ trợ liên hệ, hướng dẫn và tổ chức các chương trình hoạt
động (mẫu 18)


Trung tâm truyền thông và Tư vấn tuyển sinh (TT. TT &

TVTS: Phụ trách chụp hình, viết bài, đăng tin các hoạt động giao lưu với đoàn
sinh viên quốc tế lên Website trường.
BP. HTQT gửi đề nghị đến TT. TT & TVTS đề nghị chụp hình, viết bài,
đăng tin lên Website trường. (mẫu19)


Trung tâm Thông tin Thư viện (TT.TTTV): Phụ trách chạy đèn

led chào mừng, hỗ trợ thiết kế thư mời.
Khoa tiếng Hàn lập giấy đề nghị sau đến TT. TTTV để hỗ trợ tổ chức
chương trình :
- Giấy đề nghị chạy đèn led chào mừng (mẫu 20)

13


- Giấy đề nghị hỗ trợ thiết kế thư mời tham dự các hoạt động đặc biệt

trong chương trình giao lưu, thư cảm ơn… (khơng có mẫu)


Trung tâm Đào tạo Phát triển nguồn nhân lực và HTDN: Phụ

trách quản lý phòng học buổi sáng.
BP. HTQT gửi đề nghị đến TT. ĐT QT NNL & HTDN để đề nghị sử
dụng các phòng học phục vụ cho việc giao lưu buổi tối. (mẫu 21)
 Phòng Quản lý Đào tạo: Phụ trách quản lý phòng học buổi sáng
BP. HTQT gửi đề nghị sử dụng phòng học làm phòng giao lưu buổi sáng
cho P. QLĐT (mẫu 22)
8) Tổ chức tiếp đón và giao lưu
Các công việc cần tiến hành như sau:
8.1) Tổ chức đưa đón khách tại sân bay:
- Trước khi đi đón đồn cần kiểm tra các thông tin sau :
o Kiểm tra công tác điều động xe
o Kiểm tra lại giờ đáp máy bay, tình hình chuyến bay
o Sắp xếp nước uống trên xe đón tiếp
o Bố trí người đi đón
o Kiểm tra băng rơn đón tại sân bay
- Sau khi đón đoàn, kiểm tra số lượng thành viên, hành lý rồi đưa đoàn về
nhà nghỉ TDC.
Lưu ý:
Cần cập nhật liên tục các thơng tin về chuyến bay và việc đón tiếp tại
sân bay để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh

14


8.2) Kiểm tra, bố trí nơi ở, làm đăng ký tạm trú

- Kiểm tra lại tình trạng phịng, tình trạng trang thiết bị nội thất, các vật
dụng sinh hoạt trong phòng của tất cả các phòng nghỉ, mở máy lạnh trước 1
tiếng trước khi đón đồn
- Bố trí phịng theo danh sách đã sắp xếp trước
- Đưa các thông tin hướng dẫn sử dụng phòng, nội quy sử dụng phòng,
thời gian giới nghiêm… cho đồn
- Kiểm tra lại phịng và ghi nhận các thơng tin phản hồi của đồn
- Thu hộ chiếu, chuyển cho P. HCTH làm thủ tục đăng ký tạm trú (mẫu
đăng ký theo yêu cầu của công an phường)
- Cử người trực đêm tại phòng lễ tân khách sạn
Lưu ý: Trong trường hợp đón có hai hay nhiều đồn trùng lịch giao lưu
thì phải bố trí sắp xếp phòng nghỉ sao cho hợp lý. Trường hợp thiếu phịng ở,
có thể liên hệ với các khách sạn trên địa bàn. Cơng tác đặt phịng, báo giá,
kiểm tra phịng và các thiết bị trong phòng phải chu đáo.
8.3) Họp với Trưởng đồn, thống nhất chương trình hoạt động
Mục đích họp:
- Thống nhất lịch trình hoạt động lần cuối trước khi tiến hành tổ chức các
hoạt động với đoàn sinh viên quốc tế;
- Bổ sung hoặc hiệu chỉnh nội dung chương trình căn cứ theo tình hình
thực tế;
- Thu chi phí tổ chức chương trình, nộp lại cho P. TCKT.
Thành phần dự họp:
- Trưởng Bộ phận Hợp tác Quốc tế
- Thư ký cuộc họp
- Trưởng và Phó đồn

15


Chuẩn bị:

- Biên bản họp (mẫu 23),
- Lịch trình hoạt động (mẫu 3).
8.4) Tổ chức buổi đón tiếp và định hướng, hướng dẫn thông tin cho
sinh viên:
 Các việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức:
- Gửi thư mời cho các Khách mời tham gia buổi đón tiếp
- Soạn kịch bản đón tiếp (1 bản tiếng Việt và 1 bản tiếng nước ngoài tùy
theo) (mẫu 24)
- Chuẩn bị nhân sự làm MC (MC tiếng Việt và MC tiếng nước ngoài tùy
theo).
- Phối hợp với P.HCTH, P.KHVT kiểm tra phòng tổ chức và các vật
dụng đi kèm (nước uống, micro, khăn trải bàn, máy chiếu, màn hình chiếu,
decal (nếu có), âm thanh ánh sáng, người phụ trách âm thanh, ánh sáng, hoa
chào mừng (nếu có), q tặng đồn (nếu có)
- Kiểm tra lại các tiết mục văn nghệ biểu diễn trong buối chào (nếu có)
- Kiểm tra lại các thơng tin hướng dẫn, định hướng trước khi giao lưu
- Cử nhân sự hướng dẫn, định hướng cho đoàn sinh viên quốc tế và HSSV
TDC trước khi giao lưu để các HSSV hiểu đúng ý nghĩa của chương trình giao
lưu và có thái độ tích cực khi giao lưu.
- Phối hợp với P. CTCT HSSV thông báo cho HSSV tham gia buổi đón
tiếp.
- Thơng báo Trung tâm Truyền thơng và Tư vấn tuyển sinh cử nhân sự
chụp hình, viết bài, đưa tin.
 Các việc cần làm khi tổ chức:
- Kiểm tra lại một lượt các vật dụng cần trong buổi đón tiếp
- Kiểm tra thành phần khách mời tham gia, số lượng HSSV tham gia
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra và điều phối các hoạt động
của chương trình buối đón tiếp
16



 Các việc cần làm sau khi tổ chức:
- Tập hợp danh sách HSSV tham gia để tính điểm tham gia hoạt động
- Hướng dẫn đoàn về chỗ nghỉ hoặc tham gia các hoạt động khác nếu có
- Tổng hợp thơng tin, báo cáo hoạt động buổi tiếp đón
8.5) Tổ chức các hoạt động theo kế hoạch đã đề ra:
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra kỹ cơ sở vật chất, nhân lực để
tổ chức các hoạt động theo kế hoạch.
- Nếu trong kế hoạch có các hoạt động đặc biệt như tổ chức lễ hội văn hóa,
thi hùng biện, hội thi ẩm thực, hội thi thể dục thể thao… thì phải soạn kịch bản
và tổ chức chu đáo tương tự như các bước tổ chức của buổi đón tiếp.
- Trong chương trình có hoạt động phát biểu của khách mời, hoạt động chỉ
đạo của Hiệu trưởng… thì cần hỏi trước nội dung phát biểu, ý kiến chỉ đạo để
dịch trình chiếu PP, hoặc thơng dịch trực tiếp.
- Các chương trình tổ chức cần phải có chi phí hoạt động thì phải làm đề
nghị tạm ứng (mẫu 13), đề nghị chi (mẫu 25) theo kế hoạch; Hóa đơn thanh
tốn từ 200.000đ trở lên phải là hóa đơn đỏ.
- Trong trường hợp đoàn đi giao lưu hoạt động bên ngoài, cần phối hợp
chặt chẽ với Đoàn thanh niên để liên hệ các địa điểm hoạt động, tổ chức hoạt
động và hướng dẫn hoạt động; Phối hợp với P.HCTH để điều phối xe, báo cơm
hoặc cắt cơm; Phối hợp với P. HCTH đề đề nghị chi phí tổ chức; Cử nhân sự đi
hướng dẫn và thông dịch.
- Lưu ý cần phối hợp chặt chẽ với P. CTCT HSSV để thường xuyên theo
dõi tình trạng tham gia của HSSV TDC, có phương pháp khuyến khích HSSV
tham gia và tăng cường hoạt động tuyên truyền, thông báo.
- Sau mỗi hoạt động, làm hồ sơ báo cáo BGH và lưu tại Khoa (mẫu 26);
Tổng hợp danh sách HSSV tham gia để tính điểm hoạt động. Tổng hợp chi phí
chi tiêu cho các hoạt động để báo cáo và quyết toán.

17



- Nếu có vấn đề phát sinh cần liên hệ với đơn vị, cá nhân liên quan để giải
quyết nhanh, thỏa đáng.
- Trong trường hợp có nhiều đồn cùng giao lưu thì phải sắp xếp bố trí
nhân sự, bố trí cơ sở vật chất cho phù hợp.
9) Kết thúc đón đoàn, báo cáo kết quả, báo cáo chi tiêu, lưu hồ sơ
9.1) Quyết tốn chi tiêu với đồn
- Tổng kết và quyết tốn kinh phí hoạt động với Trưởng đồn SV.
- Làm giấy biên nhận kinh phí tổ chức cho đoàn (mẫu 27)
9.2) Tiễn đoàn ra sân bay về nước
- Trước khi đón đồn cần thực hiện các cơng việc sau :
o Kiểm tra phòng trước khi check out
o Kiểm tra hành lý đoàn
o Kiểm tra lại giờ bay, chuyến bay
o Kiểm tra xe đưa ra sân bay
- Sau khi kiểm tra xong các thơng tin, đưa đồn ra sân bay sớm 2 tiếng
trước giờ bay để làm thủ tục. Đảm bảo sự ân cần, chu đáo như lúc đón đồn.
- Thơng báo với P. QHQT của trường đối tác về tình trạng chuyến bay,
thời gian về nước của đồn
- Tiễn đồn và báo cáo cơng việc.
9.3) BP. HTQT làm báo cáo, kết toán và đề nghị chi bồi dưỡng
- Làm bảng tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức trình Hiệu trưởng. (mẫu
26). Thống kê cơng việc đã làm, ưu điểm, khuyết điểm, tình trạng phối hợp và
các vấn đề khó khăn cần hỗ trợ để làm đón tiếp các đoàn sau tốt hơn.
- Làm các giấy đề nghị chi (mẫu 25) và bảng thống kê chi phí tổ chức
(mẫu 28) gửi P TCKT để quyết toán.

18



- Làm bảng đề nghị chi bồi dưỡng (mẫu 30). (Đề nghị các đơn vị phối hợp
liên quan làm bảng chấm công (mẫu 29) chuyển về BP. HTQT để làm căn cứ
đề nghị chi bồi dưỡng. BP. HTQT căn cứ và bảng chấm công lập bảng đề nghị
chi bồi dưỡng gửi P. TCKT để cân đối và trình Hiệu trưởng duyệt.
- Tổng hợp tất cả hồ sơ liên quan, sao lưu, bảo quản theo quy định.

19


PHẦN C: KẾT LUẬN
Quy trình về cơng tác tiếp đón các đoàn sinh viên quốc tế đến giao lưu là một
trong những phương tiện hiệu quả để thực hiện thành cơng các cơng việc tiếp
đón đồn sinh viên quốc tế. Tuy nhiên, cần áp dụng một cách khoa học và linh
động các quy trình trên trong việc đón đồn sinh viên quốc tế đến giao lưu tại
TDC để công tác tiếp đón chun nghiệp, thành cơng, tn theo các quy định
của pháp luật của nhà nước và quy định của nhà trường. Và trong khi áp dụng,
cần sự phối hợp chặt chẽ của các đơn vị phối hợp liên quan để các hoạt động
diễn ra sn sẻ.
Quy trình được xây dựng như trên đã thể hiện được các ưu điểm như sau :
1. Tính mới: Lần đầu tiên các bước triển khai công tác tổ chức được xây
dựng thành quy trình mang tính khoa học
2. Tính khoa học: Khoa học trong việc bố trí lưu đồ, sắp đặt các bước trong
quy trình sao cho ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn bao quát đầy
đủ các công việc cần phải thực hiện
3. Tính thực tiễn: Quy trình được nghiệm thu sẽ được áp dụng ngay vào
các chương trình đón đồn, và được hiệu chỉnh tiếp để chuyển thành quy
trình ISO
4. Tính hiệu quả: Khi tổ chức tiếp đón theo quy trình, sẽ tiếp kiệm thời
gian, cơng sức khi thực hiện các công việc, tăng cường hiệu suất làm

việc, tiết kiệm ngân sách cho nhà trường. Thể hiện sự chuyên nghiệp
trong đội ngũ nhân sự của nhà trường, đặc biệt là đội ngũ thực hiện
nhiệm vụ quan hệ quốc tế. Thông qua đó, nâng cao đặc vị thế của trường
với bạn bè các nước.

20


PHẦN D: PHỤ LỤC
Danh sách các biểu mẫu/ hồ sơ thực hiện đính kèm
TT mẫu
01
02
03

Tên biểu mẫu
Danh sách đồn sinh viên giao lưu
Bản dự tốn kinh phí chi tiêu
Lịch trình giao lưu

Nơi lưu

Thời gian
lưu

P. HCTH,
BP. HTQT
P. TCKT
BP. HTQT
P. HCTH,

BP. HTQT
P. TCNS
P. HCTH,
BP. HTQT
P. HCTH

2 năm

2 năm

04

Công văn xin phép giao lưu

05

Kế hoạch tiếp đón và giao lưu

06

Giấy đề nghị sử dụng phòng nghỉ TDC

07

Giấy đề nghi sử dụng xe

P. HCTH

2 năm


08

Giấy báo cơm

P. HCTH

2 năm

09

Giấy đề nghị sử dụng phòng họp

P. HCTH

2 năm

10

Giấy đề nghị nước uống

P. HCTH

2 năm

11

Giấy đề nghị sửa chữa (nếu cần)

P. HCTH


2 năm

12

Giấy đề nghị treo băng rôn

P. HCTH

2 năm

13

Giấy đề nghị tạm ứng

P. TCKT

2 năm

14

Giấy đề nghị cấp vật tư

P.KHVT

2 năm

15

Giấy đề nghị mượn vật tư


P.KHVT

2 năm

16

Giấy đề nghị quay phim
Giấy đề nghị thông báo HSSV tham gia
các hoạt động

P.KHVT

2 năm

P. CTCT
HSSV
ĐTN

2 năm

TT. TT &
TVTT
TT. TTTV

2 năm

17
18

Giấy đề nghị Đoàn thanh niên hỗ trợ


19

Giấy đề nghị chụp hình đăng tin, viết bài

20

Giấy đề nghị chạy đèn led

21

Giấy đề nghị phòng giao lưu buổi tối
21

TT. ĐTNNL
& HTDN

2 năm
2 năm
2 năm

2 năm

2 năm
2 năm


22

Giấy đề nghị phòng giao lưu buổi sáng


23
24
25
26

Biên bản họp
Kịch bản đón tiếp
Giấy đề nghị chi
Bản báo cáo các hoạt động

P. QLĐT

2 năm

BP. HTQT
BP. HTQT
P. TCKT
BP. HTQT

2 năm
2 năm

Trường cử
đoàn sinh viên
quốc tế
P. TCKT

27


Biên nhận kinh phí tổ chức

28

Thống kê chi phí tổ chức

29

Bảng chấm cơng

P. TCKT

30

Giấy đề nghị chi bồi dưỡng

P. TCKT

22

2 năm